Diferencias y distinciones entre los contratos de subcontratación y los contratos de delegación en el desarrollo de sistemas

En la recepción y emisión de pedidos de desarrollo de sistemas, se intercambian contratos con diversos títulos, como el contrato de encargo, el contrato de encargo de trabajo y el contrato de desarrollo de sistemas.

Según la ley, se distingue entre el contrato de obra y el contrato de mandato en el que una de las partes asume un servicio (como el trabajo de desarrollo) y la otra paga una remuneración por ello.

En pocas palabras,

• Contrato de obra: un contrato que permite recibir una remuneración si se entrega lo prometido

• Contrato de mandato: un contrato que implica recibir una remuneración y hacer el mejor esfuerzo acorde a esa remuneración

¿Es el desarrollo de sistemas un contrato de obra o un contrato de mandato?

El desarrollo de sistemas tiene como objetivo crear un “producto prometido”, que es el sistema. Según la distinción mencionada anteriormente, podría parecer que se trata de un contrato de obra, pero no es tan simple. Esto se debe a que el desarrollo de sistemas difiere ligeramente de los contratos de obra típicos que la ley contempla.

Un contrato de obra típico sería, por ejemplo, un traje a medida. En el caso de un traje, una vez que se han determinado las medidas, es fácil para las partes involucradas imaginar el producto final y juzgar si el producto terminado cumple con el pedido. Por otro lado, en el desarrollo de sistemas, normalmente no existen documentos que permitan entender fácilmente la imagen completa del sistema, lo que hace difícil para el cliente comprender la imagen completa. Además, el sistema a desarrollar tiene la particularidad de ir concretándose gradualmente a través de procesos de naturaleza diferente.

Por lo tanto, se puede decir que a menudo es problemático distinguir si la naturaleza del contrato en ciertas etapas del desarrollo del sistema, especialmente en las etapas iniciales, es un contrato de obra que promete la finalización del trabajo, o un contrato de mandato que se esfuerza por hacer lo mejor. Y dependiendo de esta distinción, si el trabajo no se completa, la remuneración que la empresa de desarrollo de sistemas puede obtener puede llegar a ser cero, lo que puede llevar a que una de las partes tenga que soportar una carga financiera excesiva y considerable. Por lo tanto, es importante distinguir qué tipo de contrato es.

Por lo tanto, explicaremos las diferencias entre los contratos de obra y los contratos de mandato, cuál de los dos contratos se debe firmar y los criterios para distinguir entre ambos.

Diferencias entre el contrato de obra y el contrato de mandato

Primero, explicaremos las diferencias entre las disposiciones del contrato de obra y el contrato de mandato en el Código Civil japonés, así como el tratamiento en caso de celebrar un contrato especial.

Recepción de remuneración, rescisión, responsabilidad por defectos, subcontratación y contrato especial en el contrato de obra

El contrato de obra es un contrato en el que una de las partes (el contratista/proveedor) se compromete a completar un trabajo, y la otra parte (el cliente/usuario) se compromete a pagar una remuneración (precio del contrato) por el resultado de ese trabajo.

“Completar el trabajo” puede referirse, por ejemplo, a la creación de productos finales que ambas partes han acordado, como “planes”, “documentos de definición de requisitos”, “documentos de diseño básico”, “programas”, “sistemas”, etc.

Recepción de remuneración

Si el trabajo no se completa, el contratista/proveedor no puede recibir la remuneración. Si desea recibir el pago antes de que se complete el trabajo, debe celebrar un contrato especial de prepago. En los proyectos de desarrollo de sistemas basados en contratos de obra, “la finalización del trabajo” es un concepto muy importante.

Además, “la finalización del trabajo” en este contexto, en el caso del desarrollo de sistemas, normalmente se reconoce después de una “inspección”.

Incluso si se celebra un contrato especial, si el trabajo no se completa debido a la cancelación del proyecto, el contratista/proveedor debe devolver la remuneración ya recibida al cliente/usuario como un beneficio sin causa. Esta es la mayor diferencia con el contrato de mandato.

Rescisión

Si ninguna de las partes ha incumplido sus obligaciones (incumplimiento de promesas), el cliente/usuario puede rescindir el contrato indemnizando los daños hasta que se complete el trabajo. En este caso, los “daños” son la cantidad de los gastos incurridos por el contratista/proveedor y la remuneración que podría haber recibido, menos los gastos que pudo haber ahorrado al ser liberado de la obligación de completar el trabajo. Por otro lado, el contratista/proveedor no puede rescindir el contrato.

Si se celebra un contrato especial que no permite la rescisión a menos que la otra parte incumpla sus obligaciones, el contratista/proveedor no corre el riesgo de ser rescindido en cualquier momento, incluso si no hay incumplimiento del contrato.

Responsabilidad por defectos

Si el objeto del trabajo tiene defectos, el cliente puede solicitar la reparación de los defectos, reclamar daños y perjuicios, y rescindir el contrato si no se puede lograr el objetivo del contrato.

Un defecto se refiere a una falta o falla, y se reconoce cuando la calidad o el rendimiento que el objeto debe tener según el propósito del contrato está ausente. Un “defecto” se aplica cuando, después de completar el último proceso previsto en el contrato, el sistema no cumple con las especificaciones o rendimiento prometidos.

En un caso judicial, se determinó que un error relacionado con la fuga de información personal en la construcción del sistema de una universidad no era un defecto, pero la falta de control exclusivo, que es esencial en dicho sistema, fue reconocida como un “defecto”. Se puede celebrar un contrato especial para no asumir la responsabilidad por defectos, o para acortar el período de responsabilidad por defectos.

Subcontratación

El contratista/proveedor puede subcontratar libremente. Si se celebra un contrato especial que prohíbe la subcontratación, no se puede subcontratar.

Recepción de remuneración, rescisión, responsabilidad por defectos, subcontratación y contrato especial en el contrato de mandato

El contrato de mandato es un contrato en el que una persona (el mandatario/proveedor) se compromete a realizar una tarea encomendada por otra persona (el mandante/usuario). El mandatario tiene la obligación de ejercer su capacidad y realizar su trabajo de manera razonable, con la diligencia de un buen administrador. En otras palabras, se trata de “hacer lo mejor posible”.

Un ejemplo típico es la atención médica, donde no se asume la responsabilidad hasta la curación, pero se promete proporcionar un nivel de tratamiento superior al estándar.

La gran diferencia con el contrato de obra es que no es necesario asumir la responsabilidad hasta el resultado del trabajo.

Recepción de remuneración

A diferencia del contrato de obra, incluso si el trabajo no se completa, si el procesamiento de la tarea se realiza correctamente, el mandatario/proveedor puede recibir la remuneración. Además, si el mandato termina a mitad de camino debido a una causa que no puede atribuirse al mandatario, este puede solicitar la remuneración en proporción al rendimiento ya realizado.

Además, en la reforma de la Ley de Obligaciones promulgada en 2017 (en vigor en abril de 2020), se estableció una disposición que permite solicitar el pago de la remuneración después de la finalización del resultado, incluso en el caso de un mandato, cuando se paga la remuneración por el resultado logrado.

Rescisión

A diferencia del contrato de obra, tanto el mandante/usuario como el mandatario/proveedor pueden rescindir el contrato en cualquier momento, incluso si la otra parte no ha incumplido sus obligaciones.

Si se celebra un contrato especial que no permite la rescisión a menos que la otra parte incumpla sus obligaciones, no existe el riesgo de ser rescindido en cualquier momento sin motivo.

Responsabilidad por defectos

A diferencia del contrato de obra, no existe una disposición para la responsabilidad por defectos. “Responsabilidad por defectos” y “inspección”, que se mencionaron anteriormente, son conceptos que solo aparecen en el caso de un contrato de obra. Sin embargo, el mandatario tiene la obligación de “hacer lo mejor posible”, y si no realiza su trabajo de manera razonable, puede ser objeto de una reclamación de daños y perjuicios o de rescisión por incumplimiento de obligaciones.

En particular, las obligaciones que el proveedor debe asumir en el desarrollo de sistemas incluyen la obligación de gestión de proyectos.

Subcontratación

A diferencia del contrato de obra, el mandatario/proveedor no puede subcontratar en principio. Si desea subcontratar, debe celebrar un contrato especial para ello.

Este punto a menudo se convierte en un problema en la práctica y requiere precaución. Si contrata un proyecto de desarrollo de tipo mandato sin un contrato especial que permita la subcontratación, basándose en el juicio de que “dado que es desarrollo de sistemas, debería poder subcontratar a menos que se especifique lo contrario”, puede encontrarse en una situación en la que se le acuse de incumplimiento del contrato simplemente por haber subcontratado.

El usuario, que es el cliente, también tiene obligaciones

Aunque la discusión hasta ahora ha sido principalmente sobre las obligaciones del proveedor, que es el contratista, en el desarrollo de sistemas, que requiere una gran cantidad de mano de obra y tiempo, el usuario, que es el cliente, también tiene ciertas “obligaciones de cooperación”.

¿Debería elegir un contrato de obra o un contrato de mandato?

Ventajas y desventajas para la empresa de desarrollo/proveedor

Para la empresa de desarrollo/proveedor, la ventaja de optar por un “contrato de obra” es que si se hace bien con menos personal, se puede ganar más dinero que con un mandato. A diferencia del mandato, la obra tiene la obligación de “completarse”, lo que significa que, independientemente de cuánto se reduzca el personal o se optimice el trabajo, siempre que se complete, se habrá cumplido la obligación.

Las desventajas son:

• No se puede garantizar la remuneración hasta que el trabajo esté terminado
• Si se requiere más tiempo del previsto para completar los requisitos, puede surgir el costo de trabajo adicional, lo que podría resultar en una pérdida
• Se asume la responsabilidad por los defectos
• Incluso si se requiere más tiempo del previsto para completar los requisitos, el costo de trabajo adicional puede resultar en una pérdida
• Se asume la responsabilidad por los defectos

Las ventajas de optar por un “contrato de mandato” son las siguientes:

• Se puede recibir el pago incluso si el trabajo no está terminado
• Se puede recibir el pago por el tiempo adicional requerido
• No es necesario asumir la pesada responsabilidad de completar un trabajo sin defectos
• A diferencia de la obra, el mandato tiene la obligación de “hacer un esfuerzo que corresponda a la remuneración”, por lo que es más fácil prever el costo de cumplir con esa obligación

Ventajas y desventajas para el cliente/usuario

Para el cliente/usuario, las ventajas de optar por un “contrato de obra” son las siguientes:

• No es necesario pagar hasta que el trabajo esté terminado (se puede obtener un reembolso incluso si se paga por adelantado)
• La remuneración a pagar está fija, por lo que no hay costos adicionales por tiempo adicional requerido, etc.

La desventaja es que existe el riesgo de que se presente una estimación de alto costo para evitar el riesgo de pérdida.

La ventaja de optar por un “contrato de mandato” es que se puede esperar una estimación más baja que con un contrato de obra. La desventaja es que no se puede hacer que el mandatario/proveedor asuma la responsabilidad de completar el trabajo, y si se requiere más tiempo del previsto, puede surgir el costo de trabajo adicional.

Casos judiciales

En los casos judiciales, ha habido casos en los que se ha considerado un contrato de mandato hasta la definición de los requisitos y la confirmación del diseño básico, y casos en los que se ha considerado un contrato de obra para el trabajo desde el proceso posterior al diseño básico hasta la prueba unitaria.

¿Debería firmar un contrato de obra o un contrato de mandato?

Se puede considerar firmar un tipo de contrato de modelo según el proceso, pero la dificultad y el contenido del desarrollo, la cantidad de dinero que se desea recibir/preparar, la intención de la otra parte y la relación de poder entre ambas partes, y si se puede imaginar y describir el producto final en el contrato, deben ser decididos y negociados en función de las circunstancias individuales de cada empresa desde el punto de vista de la gestión y el derecho.

Criterios para distinguir entre un contrato de obra y un contrato de mandato

¿Qué es la determinación de la naturaleza del contrato?

La cuestión de “determinar si la naturaleza del contrato es un contrato de obra o un contrato de mandato” surge en ciertos contextos y tiene ciertas características. Específicamente,

Cuando no hay un acuerdo explícito entre las partes sobre si el contrato en cuestión (el contrato relacionado con el trabajo) es un contrato de obra o un contrato de mandato, es decir, cuando no se ha celebrado un contrato especial y no se ha incluido una cláusula al respecto en el contrato, la cuestión de qué tipo de contrato se aplica según el Código Civil japonés se basa en un juicio posterior sobre “qué tipo de contrato es”. Este juicio se realiza de acuerdo con ciertos criterios.

Además, esto presupone que:

1. Se ha establecido un contrato relacionado con el desarrollo del sistema
2. El contrato es un contrato de obra o un contrato de mandato

Antes de abordar esta cuestión, existe el problema de “si se ha establecido un contrato relacionado con el desarrollo del sistema”.

Y, suponiendo que se ha establecido el desarrollo del sistema, la cuestión de qué tipo de contrato es puede determinar quién soportará una cantidad excesiva de dinero, lo cual es un gran problema.

No es raro que no se especifique “obra” o “mandato” en el contrato, o que, aunque se especifique, la realidad sea diferente, o que haya una falta de acuerdo entre las partes. Por lo tanto, explicaré los criterios para distinguir entre un contrato de obra y un contrato de mandato.

La naturaleza del contrato se determina considerando varios elementos

Para determinar la naturaleza del contrato, se examina el contrato en su conjunto y se considera si su objetivo es “entregar el producto finalizado” o si el proveedor tiene como objetivo “realizar el trabajo de manera razonable”. Un punto clave es si el contenido del producto a ser finalizado se ha definido con cierto grado de especificidad y si el proyecto ha avanzado hacia ese fin.

Se consideran los siguientes elementos para determinar la naturaleza del contrato:

Experiencia de la empresa de desarrollo

Si tiene una historia de creación de sistemas de igual o mayor nivel, es probable que se considere que “se esperaba que se completara naturalmente, que era su obligación completarlo, y que había un acuerdo de que el pago se haría a la finalización”, lo que se inclina hacia un contrato de obra.

¿El objetivo en el plan de trabajo es “completar”?

Si es “completar”, es probable que se considere que “era su obligación completarlo”, lo que se inclina hacia un contrato de obra.

Claridad del contenido del producto en el contenido del contrato y en las descripciones del contrato

Cuanto más claro sea, es más probable que se considere que “se esperaba que se completara algo con requisitos claros”, lo que se inclina hacia un contrato de obra.

¿El pago es por unidad?

Si es así, es probable que se considere que “el pago se hace a la finalización, y era su obligación completarlo”, lo que se inclina hacia un contrato de obra.

¿El pago se hace después de la finalización?

Si es así, es probable que se considere que “era su obligación completarlo”, lo que se inclina hacia un contrato de obra.

Existencia de cláusulas de aceptación, responsabilidad por defectos y garantías

Si existen, es probable que se considere que “era su obligación completarlo” y que “se habían preparado cláusulas de aceptación, responsabilidad por defectos y garantías sobre esa base”, lo que se inclina hacia un contrato de obra.

Existencia de términos de “obra” o “mandato”

Por supuesto, los términos también son un elemento importante a considerar. Sin embargo, el juicio no se basa simplemente en los términos “obra” o “mandato”, por lo que es necesario tener cuidado al redactar el contrato.

Además, este juicio se realiza no sólo en base al contrato, sino también en base a las actas de las reuniones que se han elaborado durante el desarrollo del sistema.

Resumen

Aunque “contratación” y “subcontratación” parecen similares, sus efectos legales son completamente diferentes. Sería prudente buscar el juicio de un experto antes de comprometerse con un contrato. Nuestra firma tiene un alto nivel de experiencia en casos como el desarrollo de sistemas bajo contrato. No dude en consultarnos.