¿Qué es un contrato multietapa en el desarrollo de sistemas? Explicación teniendo en cuenta las razones recomendadas

En los proyectos de desarrollo de sistemas, a menudo se avanza en la práctica contractual mediante un método llamado contrato multietapa. En este artículo, explicaremos sobre el contrato multietapa en el desarrollo de sistemas, incluyendo las razones por las que se recomienda.

¿Qué es un contrato multietapa?

Generalmente, la práctica para celebrar un contrato se realiza a través de un contrato escrito. Es decir, la parte que paga (el usuario en el caso del desarrollo de sistemas) asume la obligación de pagar la remuneración, y la parte que recibe el trabajo (el proveedor en el caso del desarrollo de sistemas) promete proporcionar el servicio correspondiente por escrito. De esta manera, la esencia del contrato es que ambas partes prometen cumplir con sus obligaciones.

Concluir contratos de acuerdo con la naturaleza de cada proceso y completar el trabajo

Sin embargo, en el caso de los proyectos de desarrollo de sistemas, el contenido del proyecto en sí también avanza a través de varios procesos, y su contenido tiende a ser complejo. Teniendo en cuenta la naturaleza de este trabajo, también se puede considerar apropiado proceder con el contrato en varias ocasiones. En otras palabras, es mejor crear la idea estructuralmente incluso para el contrato que maneja todo el proyecto. Por ejemplo, en la práctica, es muy preferible firmar un contrato para cada proceso. Este método de contrato se llama contrato multietapa. El contrato modelo proporcionado por el Ministerio de Economía, Comercio e Industria (METI) de Japón también se basa en este contrato multietapa.

Tipos de contratos celebrados en cada proyecto

Los contratos comúnmente utilizados en el desarrollo de sistemas son dos tipos: contratos de obra y contratos de mandato. Dependiendo de la naturaleza de cada proceso, se maneja todo utilizando estos dos de manera intercambiable. En todos los procesos de desarrollo de sistemas, por ejemplo, el diseño detallado, la implementación del programa, las pruebas unitarias, etc., es común utilizar contratos de obra. La razón por la que estos procesos se adaptan bien a los contratos de obra es que los contratos de obra enfatizan el “cumplimiento del trabajo” como un requisito para el cumplimiento de la obligación, y es fácil concretar los requisitos de “cumplimiento” en términos de la naturaleza del proceso. Para obtener más detalles sobre el “cumplimiento del trabajo” en los contratos de obra, consulte el siguiente artículo.

https://monolith.law/corporate/completion-of-work-in-system-development[ja]

Por otro lado, en las etapas iniciales del desarrollo de sistemas, como la planificación y la definición de requisitos, los contratos de mandato se utilizan con frecuencia. La característica de estos procesos es que a menudo no es fácil aclarar los requisitos de “cumplimiento del trabajo”, y la relación de confianza entre las dos partes a menudo se basa en el contrato. En procesos como el diseño básico y las pruebas de integración, se utilizan tanto contratos de mandato como contratos de obra, dependiendo de la naturaleza del proyecto. Un punto a considerar al elegir qué contrato seleccionar en estos procesos es cuánta cooperación se requiere del usuario.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

Si la naturaleza del trabajo es tal que el proveedor unilateralmente exige el “cumplimiento del trabajo” como una obligación, se considera conveniente seleccionar un contrato de obra. Sin embargo, si en realidad se requiere un trabajo conjunto entre el usuario y el proveedor, es posible que sea más realista proporcionar protección legal a esa relación basada en la confianza mutua. Para obtener más detalles sobre las diferencias entre los contratos de obra y los contratos de mandato, consulte el siguiente artículo.

https://monolith.law/corporate/contract-and-timeandmaterialcontract[ja]

En este artículo, explicamos que los contratos de obra se utilizan con frecuencia para cosas como la implementación de programas, donde es fácil identificar específicamente el producto final, y que cuanto menor es esta tendencia, más probable es que se utilicen contratos de mandato. De esta manera, la práctica contractual basada en contratos multietapa captura una serie de proyectos como un todo a través de varios contratos de obra y contratos de mandato. Además, lo que resume los asuntos comunes para que no tenga que repetir la misma descripción una y otra vez se llama “contrato básico”. Es muy similar a agrupar elementos comunes en clases o funciones en la implementación de programas.

Los asuntos que a menudo se escriben juntos en el contrato básico incluyen, por ejemplo,

• Definición de términos que se utilizan repetidamente
• Procedimiento para celebrar contratos individuales
• Método para cambiar las especificaciones a realizar posteriormente
• Forma de entrega y aceptación de productos para cada proceso
• Manera de mantener la confidencialidad

Estas características son que, incluso si los contratos se dividen por separado para cada etapa, no es necesario distinguirlos por proceso normalmente porque son una serie de proyectos, y el contenido es consistente. De esta manera, la característica del contrato multietapa es extraer acuerdos más generales y de alta versatilidad como contratos básicos, y colocar acuerdos individuales que deben ser acordados individualmente para cada proceso como contratos individuales bajo el contrato básico. Los contratos multietapa se utilizan comúnmente en transacciones comerciales que se caracterizan por su tamaño y complejidad, no solo en el desarrollo de sistemas. Por otro lado, el concepto opuesto a los contratos multietapa con una estructura compleja es el contrato global. Si el tema no es el desarrollo de sistemas, sino la orden de un traje a medida, un contrato global sería suficiente.

¿Cuáles son las ventajas de los contratos multietapa?

Entonces, ¿cuáles son las ventajas de adoptar este enfoque de contratos multietapa? Si lo organizamos un poco más concretamente, podemos mencionar las siguientes ventajas.

Ventaja de los contratos multietapa 1: Facilita el manejo de la fluidez de los proyectos de desarrollo

Una de las ventajas de los contratos multietapa es que facilitan el manejo de la fluidez de los proyectos de desarrollo. Normalmente, un proyecto de desarrollo de sistemas en su conjunto avanza de acuerdo con los requisitos definidos previamente, como el diseño y la implementación del programa, y se lleva a cabo de una sola vez sin interrupciones ni retrocesos. Sin embargo, debido a la complejidad del producto final, es común que el proyecto se extienda durante un período considerable, y no es raro que el contenido de las especificaciones que se deben implementar cambie después. Además, se explica en detalle en el siguiente artículo cómo manejar adecuadamente las solicitudes de cambio de especificaciones después de la facturación.

https://monolith.law/corporate/howto-manage-change-in-system-development[ja]

Es decir, en el momento de inicio del proyecto, el objetivo final no siempre está claramente definido. En proyectos con estos elementos inciertos, puede ser difícil prometer todas las obligaciones de una sola vez en el momento de la firma del contrato. Dividirlo en cada etapa puede evitar riesgos innecesarios para ambas partes y también facilitar el avance de las transacciones comerciales.

Ventaja de los contratos multietapa 2: Facilita la realización de estimaciones precisas

Además, la ventaja mencionada anteriormente de “poder evitar comprometerse con lo incierto” también se traduce en la capacidad de hacer estimaciones precisas. Si las especificaciones cambian después de la facturación, es muy posible que la estimación también deba cambiar después. El método para recalcular las estimaciones en tales casos se explica en detalle en el siguiente artículo.

https://monolith.law/corporate/increase-of-estimate[ja]

Aunque el enfoque para cambiar las estimaciones debido a cambios en las especificaciones después de la facturación es como se describe en el artículo anterior, lidiar con tales cambios después de la facturación no es algo que ni los usuarios ni los proveedores deseen. Es mejor no hacer una estimación que necesite ser corregida desde el principio, y completarla con precisión en un solo intento. Con un contrato multietapa, se puede esperar que sea más fácil hacer estimaciones precisas para cada etapa y evitar cambios en las estimaciones después de la facturación.

Ventaja de los contratos multietapa 3: Facilita la comprensión de la razonabilidad de los montos desde el punto de vista del pagador

Además, el hecho de hacer estimaciones dividiendo cada etapa también significa que es más fácil para el usuario, que paga la remuneración, entender la razonabilidad del monto de la remuneración para todo el proyecto. Como se mencionó anteriormente, no es fácil abordar un proyecto completo con una planificación perfecta. Por lo tanto, es común que el proyecto avance a través de varios cambios, y que incluso la estimación inicial cambie. En un contrato global, se espera que la única oportunidad para explicar el monto de la estimación sea en el momento de la firma del contrato. Para el usuario, puede ser difícil entender por qué hay una diferencia entre la estimación inicial y el monto de pago real en el momento del pago. Teniendo en cuenta estos puntos, se puede decir que los contratos multietapa también tienen ciertas ventajas para los usuarios.

Resumen

Los contratos multietapa son adecuados para formar un acuerdo entre ambas partes de manera justa y clara, y también son efectivos para prevenir problemas futuros. Sin embargo, es posible que algunas personas se pregunten si hay alguna desventaja en los contratos multietapa y si en algunos casos sería mejor un contrato individual. En este sentido, si se nos obliga a decir algo, se podría argumentar que si es un proyecto pequeño y es evidente que el trabajo se completará rápidamente, sería suficiente con un contrato global debido al esfuerzo de tener que firmar un contrato cada vez. Sin embargo, es más importante comprender plenamente los beneficios de los contratos multietapa, que son precisos y resistentes a los cambios, que ser consciente de las muy limitadas desventajas de estos contratos. Si se trata de un proyecto de cierta envergadura, deberíamos utilizar este método como algo natural.