Judul Artikel: "Peran dan Tanggung Jawab Akuntan Partisipatif dalam Hukum Perusahaan Jepang: Analisis Mendalam"

Undang-Undang Perusahaan Jepang (Japanese Companies Act) dirancang untuk memastikan operasi perusahaan yang sehat dan transparan dengan menetapkan berbagai lembaga. Di antaranya, “Kansayaku San’yō” atau Penasihat Akuntansi adalah posisi yang relatif baru namun sangat penting, diperkenalkan dalam amandemen Undang-Undang Perusahaan tahun 2006 (2006). Meskipun berada dalam posisi internal sebagai pejabat perusahaan, Penasihat Akuntansi memiliki perspektif eksternal sebagai ahli akuntansi, menempati posisi unik. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan keandalan dan akurasi dokumen keuangan, terutama di perusahaan skala menengah dan kecil yang tidak diwajibkan memiliki dewan auditor atau auditor akuntansi. Penasihat Akuntansi terlibat langsung dalam proses pembuatan dokumen keuangan bekerja sama dengan direksi, memastikan kualitas pelaporan keuangan dari dalam. Sistem ini merupakan mekanisme penting untuk meningkatkan kepercayaan terhadap informasi keuangan perusahaan dan memperkuat kredit dari pemangku kepentingan seperti lembaga keuangan dan mitra bisnis. Artikel ini akan menjelaskan secara rinci kerangka kerja hukum Penasihat Akuntansi di bawah Undang-Undang Perusahaan Jepang, termasuk makna dan tujuannya, metode pengangkatan dan persyaratan kualifikasi, tugas dan wewenang spesifik, serta kewajiban dan tanggung jawab hukum berdasarkan peraturan perundang-undangan.  

Makna dan Tujuan dari Sistem Partisipasi Akuntansi di Jepang

Sistem Partisipasi Akuntansi merupakan mekanisme inovatif yang diperkenalkan bersamaan dengan pemberlakuan Undang-Undang Perusahaan Jepang pada tahun 2006 (Heisei 18) untuk meningkatkan keandalan laporan keuangan perusahaan. Latar belakang pembentukan sistem ini terutama terletak pada tantangan jangka panjang untuk memastikan akurasi dokumen keuangan, khususnya di perusahaan kecil dan menengah. Di masa lalu, telah dipertimbangkan untuk mengadopsi sistem seperti “audit terbatas” atau “audit sederhana” oleh akuntan pajak, namun karena perbedaan pendapat mengenai kerangka kerja audit dan siapa yang harus melakukannya, rencana tersebut tidak terwujud.

Sistem Partisipasi Akuntansi menyelesaikan masalah historis ini dengan pendekatan yang berbeda. Bukan melalui “audit” dari pihak luar, melainkan dengan memperkenalkan konsep baru di mana para profesional akuntansi, sebagai “organ internal” perusahaan, bekerja sama dengan direksi untuk menyusun dokumen keuangan. Mekanisme “pembuatan bersama” ini bertujuan untuk mencegah kesalahan sejak tahap pembuatan dan secara proaktif memastikan akurasi, bukan hanya memeriksa dokumen yang telah selesai. Pendekatan pencegahan ini dapat dikatakan sebagai model yang lebih efisien dan kolaboratif daripada audit eksternal tradisional, terutama bagi perusahaan kecil dan menengah.

Dengan mengadopsi sistem ini, perusahaan dapat memperoleh banyak manfaat praktis. Yang paling penting adalah peningkatan signifikan dalam kepercayaan eksternal terhadap dokumen keuangan. Informasi keuangan yang disusun dengan partisipasi ahli akuntansi mengirimkan pesan kuat kepada pemangku kepentingan seperti lembaga keuangan, mitra bisnis, dan kreditur bahwa kondisi keuangan perusahaan dilaporkan dengan akurat. Sebenarnya, banyak lembaga keuangan di Jepang menawarkan kondisi pinjaman yang lebih baik dan produk pinjaman khusus kepada perusahaan yang memiliki sistem Partisipasi Akuntansi. Ini adalah bukti langsung bahwa keberadaan Partisipasi Akuntansi dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan. Selain itu, kerja sama dengan para ahli juga dapat memperkuat sistem manajemen keuangan internal dan meningkatkan disiplin manajemen sebagai efek samping yang menguntungkan.

Pengangkatan dan Kualifikasi Akuntan Partisipatif di Jepang

Untuk pengangkatan dan kualifikasi akuntan partisipatif, hukum perusahaan Jepang menetapkan aturan ketat untuk memastikan profesionalisme dan independensi dalam menjalankan tugasnya.

Akuntan partisipatif diangkat melalui resolusi umum rapat umum pemegang saham, sama seperti pejabat lainnya. Masa jabatannya secara prinsip berakhir dalam jangka waktu dua tahun setelah pengangkatan, pada penutupan rapat umum pemegang saham tahunan terakhir, namun untuk perusahaan tertentu seperti perusahaan dengan pembatasan transfer saham, anggaran dasar dapat memperpanjang masa jabatan hingga maksimal sepuluh tahun.

Yang paling khas adalah persyaratan kualifikasinya. Pasal 333 ayat (1) Undang-Undang Perusahaan Jepang membatasi kandidat yang dapat menjadi akuntan partisipatif hanya kepada para profesional di bidang akuntansi, seperti akuntan publik bersertifikat, firma audit, konsultan pajak, atau firma konsultan pajak. Ini merupakan syarat mutlak untuk menjalankan tugas yang memerlukan pengetahuan spesialisasi tinggi dalam pembuatan dokumen keuangan.

Lebih lanjut, untuk menjamin independensi akuntan partisipatif, pasal yang sama ayat (3) menetapkan alasan-alasan yang membuat seseorang tidak memenuhi syarat. Berikut ini adalah individu yang tidak dapat menjadi akuntan partisipatif:

• Direktur, auditor, eksekutif, manajer, atau karyawan lain dari perusahaan tersebut atau anak perusahaannya.
• Individu yang menerima sanksi penghentian kegiatan berdasarkan Undang-Undang Akuntan Publik atau Undang-Undang Konsultan Pajak dan masa hukumannya belum berakhir.
• Individu yang dilarang melakukan kegiatan konsultan pajak berdasarkan Undang-Undang Konsultan Pajak.

Ketentuan-ketentuan ini secara hukum menjamin bahwa akuntan partisipatif menjalankan tugasnya secara independen dari manajemen perusahaan. Meskipun akuntan partisipatif memiliki posisi internal sebagai ‘pejabat’ perusahaan, persyaratan kualifikasi dan independensinya didasarkan pada standar eksternal sebagai profesional. ‘Independensi yang tertanam di dalam’ inilah inti dari sistem akuntan partisipatif. Sementara mereka bekerja sama erat dengan dewan direksi, mereka juga diharapkan untuk mempertahankan objektivitas dan skeptisisme sebagai seorang profesional, dan jika perlu, menyampaikan pendapat mereka kepada manajemen. Tegangan internal ini merupakan kesulitan dari peran akuntan partisipatif dan pada saat yang sama merupakan sumber nilai mereka.

Tugas dan Wewenang Akuntan Partisipatif di Jepang

Tugas dan wewenang akuntan partisipatif didefinisikan dengan jelas dalam Undang-Undang Perusahaan Jepang, dan fokus utamanya adalah pada aktivitas untuk memastikan keandalan dokumen keuangan.

Tugas terpenting akuntan partisipatif, berdasarkan Pasal 374 Ayat (1) Undang-Undang Perusahaan Jepang, adalah bekerja sama dengan direksi untuk menyusun dokumen keuangan perusahaan (seperti neraca dan laporan laba rugi) serta lampiran terperinci yang menyertainya. ‘Kerja sama’ ini tidak sekadar meninjau dokumen yang telah dibuat oleh direksi, tetapi juga berarti terlibat secara mendalam dalam proses pembuatan sebagai seorang ahli. Selama proses ini, akuntan partisipatif bertanggung jawab untuk memastikan keabsahan pengolahan akuntansi dan keakuratan representasi berdasarkan pengetahuan profesionalnya. Selain itu, akuntan partisipatif juga berkewajiban untuk menyusun ‘Laporan Akuntan Partisipatif’ yang merangkum pelaksanaan tugasnya.

Untuk melaksanakan tugas-tugas ini secara efektif, akuntan partisipatif diberikan hak akses informasi yang kuat dan kewenangan untuk melakukan penyelidikan. Sesuai dengan Pasal 374 Ayat (2) Undang-Undang Perusahaan Jepang, akuntan partisipatif dapat kapan saja memeriksa dan menyalin buku-buku akuntansi dan dokumen terkait perusahaan, serta meminta laporan terkait akuntansi dari direksi atau karyawan. Objek dari kewenangan ini termasuk buku besar umum dan buku pembantu, namun umumnya tidak termasuk risalah rapat dewan direksi.

Lebih lanjut, jika diperlukan untuk pelaksanaan tugasnya, akuntan partisipatif juga dapat meminta laporan akuntansi dari anak perusahaan atau menyelidiki keadaan bisnis dan aset anak perusahaan. Namun, anak perusahaan dapat menolak penyelidikan ini jika ada ‘alasan yang sah’ seperti perlindungan rahasia dagang (sesuai dengan Pasal 374 Ayat (3) dan (4) Undang-Undang Perusahaan Jepang).

Akuntan partisipatif tidak hanya bertugas membuat dokumen keuangan, tetapi juga memegang fungsi pengawasan penting dalam tata kelola perusahaan. Menurut Pasal 375 Undang-Undang Perusahaan Jepang, jika akuntan partisipatif menemukan tindakan tidak sah oleh direksi atau fakta serius yang melanggar hukum atau anggaran dasar selama menjalankan tugasnya, mereka harus segera melaporkannya kepada pemegang saham (atau kepada auditor, jika perusahaan memiliki auditor). Akuntan partisipatif juga diwajibkan untuk menghadiri rapat dewan direksi tempat dokumen keuangan disetujui dan menyampaikan pendapatnya jika diperlukan (sesuai dengan Pasal 376 Undang-Undang Perusahaan Jepang). Hak dan kewajiban ini menjadi dasar hukum yang mendukung akuntan partisipatif dalam menjaga keuangan perusahaan dari berbagai sudut.

Kewajiban dan Tanggung Jawab Sebagai Akuntan Partisipatif di Jepang

Akuntan partisipatif di Jepang, sejalan dengan tugas dan wewenang penting yang diemban, memiliki tanggung jawab hukum yang berat. Tanggung jawab ini dapat dibagi menjadi dua kategori besar: tanggung jawab terhadap perusahaan itu sendiri dan tanggung jawab terhadap pihak ketiga seperti pemegang saham dan kreditur.

Pertama, terkait tanggung jawab kepada perusahaan, Pasal 423 Ayat (1) dari Undang-Undang Perusahaan Jepang menetapkan bahwa akuntan partisipatif, termasuk dalam kategori pejabat, memiliki kewajiban untuk mengganti kerugian yang ditimbulkan kepada perusahaan jika mereka lalai dalam menjalankan tugasnya (kelalaian tugas). ‘Kelalaian tugas’ oleh akuntan partisipatif, misalnya, dapat mencakup mengabaikan kesalahan serius dalam pembuatan dokumen keuangan, menyetujui perlakuan yang tidak sesuai dengan standar akuntansi, atau tidak melaporkan tindakan curang yang ditemukan pada direktur. Tanggung jawab ini dapat dikecualikan atau dibatasi hanya di bawah kondisi tertentu, seperti persetujuan dari keseluruhan pemegang saham atau ketentuan dalam anggaran dasar dan resolusi khusus rapat umum pemegang saham.

Selanjutnya, tanggung jawab terhadap pihak ketiga juga sangat penting. Pasal 429 Ayat (1) dari Undang-Undang Perusahaan Jepang menyatakan bahwa pejabat, termasuk akuntan partisipatif, yang bertindak dengan niat jahat atau kelalaian serius dalam menjalankan tugasnya, bertanggung jawab untuk mengganti kerugian yang ditimbulkan kepada pihak ketiga. Sebagai contoh, jika lembaga keuangan yang memberikan pinjaman kepada perusahaan berdasarkan laporan keuangan yang dipalsukan dengan keterlibatan akuntan partisipatif mengalami kerugian akibat kebangkrutan perusahaan tersebut, maka ini termasuk dalam kasus yang dimaksud.

Lebih lanjut, Ayat (2) dari pasal yang sama menetapkan ketentuan yang sangat ketat bagi akuntan partisipatif. Menurut ketentuan ini, jika terdapat pernyataan palsu mengenai hal-hal penting dalam dokumen keuangan atau laporan akuntan partisipatif yang dibuatnya, akuntan partisipatif harus membuktikan bahwa mereka tidak lalai dalam tindakannya, jika tidak, mereka akan bertanggung jawab atas kerugian yang ditimbulkan kepada pihak ketiga. Ini berarti bahwa beban pembuktian dipindahkan ke pihak akuntan partisipatif, memudahkan pihak ketiga untuk menuntut tanggung jawab. Hal ini menunjukkan bahwa akuntan partisipatif diharuskan untuk memenuhi standar perhatian yang sangat tinggi.

Di samping tanggung jawab sipil ini, jika terjadi pelanggaran terhadap ketentuan Undang-Undang Perusahaan Jepang, seperti pelanggaran kewajiban penyimpanan dokumen keuangan atau pernyataan palsu, sanksi administratif berupa denda hingga satu juta yen juga dapat dikenakan.

Keputusan Yudisial Mengenai Kewajiban Keberhatian dalam Partisipasi Akuntansi di Jepang

Untuk memahami standar kewajiban keberhatian yang harus dipenuhi oleh partisipan akuntansi, terdapat keputusan yudisial yang sangat penting sebagai pedoman. Keputusan tersebut dikeluarkan oleh Mahkamah Agung Jepang pada tanggal 19 Juli 2021 (Reiwa 3). Meskipun secara langsung kasus ini berkaitan dengan tanggung jawab “auditor yang auditnya dibatasi pada akuntansi berdasarkan ketentuan anggaran dasar perusahaan” (auditor terbatas pada akuntansi), namun logika hukum yang digunakan sangat relevan dengan tugas partisipan akuntansi.  

Dalam kasus ini, masalah yang muncul adalah ketidakmampuan auditor terbatas pada akuntansi untuk mengidentifikasi tindakan penggelapan yang dilakukan oleh karyawan bagian keuangan perusahaan selama periode yang panjang. Karyawan tersebut telah memalsukan bukti saldo bank, dan auditor tidak menyadari hal ini, sehingga menghasilkan laporan audit yang menyatakan dokumen keuangan tersebut sesuai. Pengadilan tingkat menengah, yaitu Pengadilan Tinggi, telah menyatakan bahwa “selama tidak ada keadaan khusus yang dengan mudah dapat menunjukkan bahwa buku akuntansi perusahaan tidak dapat diandalkan, cukup dengan mempercayai isi buku akuntansi perusahaan untuk melakukan audit,” dan dengan demikian menolak tanggung jawab auditor.  

Namun, Mahkamah Agung membatalkan keputusan tersebut. Mahkamah Agung menyatakan bahwa dalam perusahaan yang tidak memiliki auditor akuntansi, pejabat yang bertanggung jawab atas audit akuntansi tidak boleh menganggap isi buku akuntansi sebagai benar secara asumsi dan melakukan audit pada dokumen keuangan berdasarkan asumsi tersebut. Mahkamah Agung juga menekankan bahwa terdapat situasi di mana pejabat harus meminta laporan tentang proses pembuatan buku akuntansi dan memeriksa dokumen yang menjadi dasarnya untuk memastikan bahwa dokumen keuangan mencerminkan kondisi keuangan perusahaan dengan tepat.  

Dampak keputusan Mahkamah Agung ini terhadap partisipan akuntansi tidak dapat diukur. Jika bahkan auditor terbatas pada akuntansi tidak diizinkan untuk mempercayai buku akuntansi tanpa syarat, maka logis jika partisipan akuntansi yang tidak hanya mereview dokumen keuangan tetapi juga ‘bersama-sama membuatnya’ dengan direksi, memiliki kewajiban keberhatian yang setara atau bahkan lebih tinggi. Keputusan ini secara eksplisit menunjukkan bahwa partisipan akuntansi memiliki tanggung jawab untuk tidak hanya menerima informasi yang diberikan oleh manajemen begitu saja, tetapi sebagai profesional, mereka harus memiliki keraguan profesional dan secara aktif memverifikasi keabsahan dokumen yang menjadi dasar tersebut.

Perbandingan dengan Lembaga Lain

Dalam hukum perusahaan Jepang, selain keberadaan akuntan partisipatif, terdapat juga lembaga ‘auditor’ dan ‘akuntan publik’ yang bertugas mengawasi keuangan dan manajemen perusahaan. Meskipun peran-peran ini sering kali disalahpahami sebagai serupa, kewenangan, kualifikasi, dan posisi mereka dalam perusahaan adalah fundamental berbeda. Untuk memahami keunikan akuntan partisipatif, perbandingan dengan lembaga-lembaga tersebut adalah esensial.

Ciri paling menonjol dari akuntan partisipatif adalah sebagai bagian dari lembaga internal perusahaan (pejabat), mereka ‘bersama-sama’ dengan direksi dalam menyusun dokumen keuangan . Tujuannya adalah untuk membangun keakuratan informasi keuangan secara proaktif dengan melibatkan ahli sejak tahap pembuatan.  

Sebaliknya, auditor juga merupakan bagian dari lembaga internal perusahaan (pejabat), namun tugas utama mereka bukanlah penyusunan dokumen keuangan, melainkan ‘mengaudit (mengawasi)’ pelaksanaan tugas direksi secara keseluruhan. Meskipun ruang lingkup audit auditor dapat dibatasi oleh anggaran dasar untuk mencakup hanya masalah akuntansi, peran dasar mereka adalah dalam pengawasan manajemen, bukan keterlibatan dalam proses pembuatan. Selain itu, berbeda dengan akuntan partisipatif, auditor pada prinsipnya tidak diwajibkan memiliki kualifikasi profesional seperti akuntan publik atau konsultan pajak.  

Di sisi lain, akuntan publik adalah ahli ‘eksternal’ yang sepenuhnya independen dari perusahaan. Akuntan publik harus merupakan akuntan bersertifikat atau firma audit, dan tugas mereka adalah untuk ‘mengaudit’ apakah dokumen keuangan yang disusun oleh perusahaan adalah tepat dari posisi yang independen dan menyampaikan pendapat mereka melalui laporan audit. Penunjukan akuntan publik diwajibkan untuk perusahaan besar dan jenis perusahaan tertentu. Berbeda dengan akuntan partisipatif yang mendukung pembuatan dari dalam, akuntan publik memverifikasi produk jadi dari luar, sehingga posisi dan fungsinya jelas dibedakan.  

Ringkasan perbedaan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Dengan demikian, akuntan partisipatif memegang peran unik dan penting dalam hukum perusahaan Jepang sebagai pejabat internal yang memiliki keahlian eksternal dan terlibat dalam proses pembuatan sejak awal, bukan hanya pengawasan atau audit setelahnya.

Kesimpulan

Seperti yang telah dijelaskan dalam artikel ini, Kansayaku adalah sistem unik yang ditetapkan oleh Undang-Undang Perusahaan Jepang untuk meningkatkan keandalan dokumen keuangan perusahaan dari dalam. Sebagai seorang ahli akuntansi yang bertindak sebagai pejabat perusahaan, Kansayaku bekerja sama dengan direksi untuk menciptakan dokumen keuangan, secara proaktif memastikan akurasi pelaporan keuangan. Peran ini membawa manfaat praktis yang signifikan, seperti meningkatkan kredibilitas perusahaan dan membantu pembiayaan yang lancar. Namun, dengan wewenang penting ini, datang tanggung jawab hukum yang berat terhadap perusahaan dan pihak ketiga. Keputusan Mahkamah Agung Jepang belakangan ini menunjukkan bahwa tingkat kehati-hatian yang diharapkan dari Kansayaku sangat tinggi, dan pelaksanaan tugas mereka memerlukan keahlian dan etika profesional yang tinggi.

Monolith Law Office telah menunjukkan rekam jejak yang kaya dalam menyediakan layanan hukum terkait tata kelola perusahaan, termasuk pendirian dan pengoperasian Kansayaku, kepada berbagai klien di Jepang. Kantor kami memiliki beberapa profesional yang fasih berbahasa Inggris dengan kualifikasi hukum asing, memungkinkan kami untuk memberikan dukungan khusus bagi perusahaan yang mengembangkan bisnis internasional untuk mematuhi persyaratan kompleks Undang-Undang Perusahaan Jepang dan membangun sistem tata kelola yang efektif dan sesuai dengan kepatuhan.