Il quadro giuridico delle procedure di bilancio secondo la legge societaria giapponese

Quando una società per azioni giapponese svolge attività commerciali, il “bilancio” che si effettua alla fine di ogni esercizio non è semplicemente un’operazione contabile. Si tratta di una serie di procedure legali rigorosamente stabilite dalla legge giapponese sulle società. Queste procedure costituiscono il nucleo della governance aziendale, essenziale per comprendere accuratamente la situazione patrimoniale e dei profitti e perdite dell’azienda, garantendo trasparenza nella gestione nei confronti di azionisti e creditori, ovvero le parti interessate. In questo articolo, spiegheremo sistematicamente l’intero quadro delle procedure legali relative al bilancio, basandoci su specifici articoli della legge giapponese sulle società. In particolare, seguiremo il flusso che va dall’obbligo di redigere i documenti contabili, passando per le verifiche da parte dei revisori e dei revisori contabili, l’approvazione da parte del consiglio di amministrazione e dell’assemblea degli azionisti, fino alla divulgazione finale delle informazioni alle parti interessate. Comprendere e rispettare correttamente i requisiti legali in ciascuna di queste fasi è essenziale per mantenere la conformità aziendale e ridurre il rischio legale per i singoli amministratori.

Panoramica delle Procedure di Bilancio

Le procedure di bilancio stabilite dalla Legge sulle Società Giapponesi rappresentano un processo annuale che si conclude con la chiusura dell’assemblea generale ordinaria degli azionisti, solitamente tenuta entro tre mesi dalla fine dell’anno fiscale. Questo processo si compone di quattro principali fasi legali.

1. Redazione: Ogni anno fiscale, la società per azioni deve redigere documenti che illustrino la situazione patrimoniale e i risultati di gestione. Questo è un obbligo fondamentale stabilito dall’articolo 435 della Legge sulle Società Giapponesi.
2. Revisione: I documenti redatti vengono sottoposti a verifica da parte degli organi di controllo, come i revisori o i revisori contabili, a seconda della struttura organizzativa della società. Questa revisione è un processo cruciale per garantire l’affidabilità dei documenti ed è basata sull’articolo 436 della Legge sulle Società Giapponesi.
3. Approvazione: I documenti sottoposti a revisione vengono prima approvati dal consiglio di amministrazione e successivamente ricevono l’approvazione finale dagli azionisti durante l’assemblea generale ordinaria, oppure vengono riportati agli azionisti. Questo processo di approvazione è regolato dagli articoli 436 e 438 della Legge sulle Società Giapponesi.
4. Divulgazione: I contenuti del bilancio confermati durante l’assemblea degli azionisti vengono resi pubblici (annunciati) secondo le modalità previste dalla legge e sono disponibili presso la sede centrale per la consultazione da parte degli azionisti e dei creditori. Questo è un obbligo basato sugli articoli 440 e 442 della Legge sulle Società Giapponesi.

Le attività contabili pratiche, come la registrazione delle transazioni quotidiane nei libri contabili e le scritture di assestamento di bilancio, costituiscono il presupposto per l’adempimento di queste procedure legali. Tuttavia, in questo articolo, ci concentreremo non sui metodi specifici di elaborazione contabile, ma sulle procedure legali richieste dalla Legge sulle Società Giapponesi.

Documenti di Calcolo Obbligatori

L’articolo 435, comma 2, della Legge sulle Società Giapponesi (2005) impone alle società per azioni di redigere documenti relativi a specifici calcoli per ogni esercizio finanziario, insieme a un rapporto aziendale e ai relativi allegati dettagliati. Questi documenti, collettivamente noti come “documenti di calcolo”, costituiscono la base per mostrare la situazione finanziaria e operativa della società agli stakeholder.

Secondo la legge, i documenti che devono essere redatti sono i seguenti:

Documenti di Calcolo

Secondo l’articolo 59, comma 1, del Regolamento Giapponese sui Calcoli Aziendali, questi documenti sono definiti come composti da quattro elementi:

• Bilancio: Documento che mostra lo stato delle attività, passività e patrimonio netto della società alla fine dell’esercizio finanziario, chiarendo la situazione finanziaria.
• Conto Economico: Documento che confronta i ricavi e i costi di un esercizio finanziario, mostrando il profitto o la perdita e chiarendo i risultati operativi.
• Prospetto delle Variazioni del Patrimonio Netto: Documento che mostra come la sezione del patrimonio netto del bilancio sia variata durante un esercizio finanziario.
• Note Integrative: Documento che fornisce politiche contabili importanti e note esplicative per integrare il contenuto dei documenti di calcolo sopra menzionati.

Rapporto Aziendale

Mentre i documenti di calcolo forniscono principalmente informazioni finanziarie, il rapporto aziendale è un documento che spiega in forma scritta questioni importanti riguardanti lo stato attuale della società, come il contenuto delle attività, la situazione degli amministratori e lo stato delle azioni.

Allegati Dettagliati

Documenti che forniscono informazioni più dettagliate su questioni importanti per integrare il contenuto dei documenti di calcolo e del rapporto aziendale.

Sebbene la Legge sulle Società Giapponesi non specifichi chiaramente chi sia responsabile della redazione di questi documenti, generalmente si ritiene che il rappresentante legale incaricato dell’esecuzione delle operazioni aziendali della società ne sia responsabile.

Revisione dei Documenti Finanziari in Giappone

Secondo l’articolo 436 della Legge sulle Società Giapponesi, i documenti finanziari preparati devono essere sottoposti a revisione da parte dei sindaci o dei revisori contabili prima di essere approvati dal consiglio di amministrazione o dall’assemblea degli azionisti. Questa revisione è un processo estremamente importante che verifica l’accuratezza dei documenti da una prospettiva indipendente dalla gestione. La Legge sulle Società Giapponesi prevede due tipi di organi di revisione, a seconda delle dimensioni e della forma della società.

Sindaci

I sindaci sono organi interni della società e il loro compito principale è quello di verificare che l’esecuzione delle funzioni da parte dei direttori sia conforme alle leggi e allo statuto. Nel processo di chiusura dei conti, effettuano la revisione dal punto di vista della “legalità”, in particolare per quanto riguarda la relazione d’affari e i relativi allegati, per assicurarsi che riflettano correttamente la situazione della società.

Revisori Contabili

Al contrario, i revisori contabili devono essere contabili certificati o società di revisione e sono esperti esterni indipendenti dalla società. La loro istituzione è obbligatoria in grandi società (società per azioni con capitale sociale di almeno 500 milioni di yen o passività totali di almeno 20 miliardi di yen). Il loro compito è specializzato nella revisione della “correttezza” dei documenti finanziari e dei relativi allegati secondo standard contabili professionali.

Relazione tra i Due Organi di Revisione

Queste due revisioni non si sovrappongono, ma svolgono ruoli complementari. Mentre i sindaci supervisionano la legalità dell’esecuzione generale delle funzioni da parte dei direttori, i revisori contabili verificano l’affidabilità dei numeri nei bilanci da un punto di vista professionale. Questo sistema di doppio controllo è una delle caratteristiche importanti della governance aziendale giapponese. Al termine della revisione, i sindaci e i revisori contabili redigono un rapporto di revisione (rapporto di revisione contabile per i revisori contabili) che include i risultati e le opinioni, e lo notificano ai direttori. Questo rapporto di revisione costituisce una condizione preliminare per il successivo processo di approvazione.

Approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione e dell’Assemblea degli Azionisti

I documenti contabili, dopo essere stati sottoposti a revisione, vengono confermati come bilancio ufficiale della società attraverso un processo di approvazione in due fasi: il Consiglio di Amministrazione e l’Assemblea degli Azionisti.

In primo luogo, gli amministratori che hanno ricevuto il rapporto di revisione devono presentare i documenti contabili al Consiglio di Amministrazione e ottenere la loro approvazione. Questo è un requisito stabilito dall’articolo 436, comma 3, della Legge sulle Società Giapponesi.

Dopo l’approvazione del Consiglio di Amministrazione, gli amministratori devono presentare o fornire i documenti contabili approvati all’Assemblea Generale degli Azionisti ordinaria (articolo 438, comma 1, della Legge sulle Società Giapponesi). La procedura qui si divide in due modelli: il principio generale e l’eccezione.

In linea di principio, in base all’articolo 438, comma 2, della Legge sulle Società Giapponesi, i documenti contabili devono ricevere una delibera di approvazione dall’Assemblea Generale degli Azionisti. Per quanto riguarda il rapporto di gestione, è sufficiente riportarne il contenuto all’Assemblea degli Azionisti.

Tuttavia, per le società che hanno un revisore contabile, l’articolo 439 della Legge sulle Società Giapponesi prevede un’importante eccezione. Se vengono soddisfatti tutti i seguenti requisiti, non è necessaria una delibera di approvazione dei documenti contabili da parte dell’Assemblea degli Azionisti, e sarà sufficiente una semplice relazione da parte degli amministratori.

1. Il rapporto di revisione contabile del revisore contabile deve esprimere un giudizio senza riserve.
2. Nel rapporto di revisione del revisore (o del consiglio di revisione), non devono esserci opinioni che considerino inadeguato il metodo o il risultato della revisione del revisore contabile.

Questa disposizione eccezionale dimostra la grande fiducia che la Legge sulle Società Giapponesi ripone nel “sigillo di approvazione” di un revisore contabile indipendente ed esterno. Quando viene effettuata una revisione esterna di alta qualità e l’accuratezza dei bilanci è garantita, l’intento legislativo è quello di semplificare le procedure di approvazione nell’Assemblea degli Azionisti e migliorare l’efficienza della governance aziendale.

Il termine “giudizio senza riserve” si riferisce a un tipo di opinione espressa dal revisore contabile. Le opinioni di revisione si suddividono principalmente in quattro categorie, e il loro contenuto è direttamente collegato all’affidabilità della società.

• Giudizio senza riserve: è la valutazione migliore, espressa quando i bilanci sono considerati correttamente presentati in tutti gli aspetti significativi.
• Giudizio con riserva: viene espresso quando ci sono alcune questioni inappropriate, ma il loro impatto è limitato e l’accuratezza complessiva non è compromessa.
• Giudizio negativo: viene espresso quando i bilanci non sono considerati correttamente presentati nel loro complesso e si ritiene che ci siano gravi inesattezze.
• Astensione dal giudizio: viene espressa quando non è possibile eseguire procedure di revisione importanti e non si riesce a ottenere prove sufficienti per esprimere un giudizio.

La relazione tra il principio e l’eccezione è riassunta nella tabella seguente.

Divulgazione di Informazioni agli Stakeholder

I contenuti finanziari approvati o riportati durante l’assemblea generale degli azionisti non rimangono confinati all’interno dell’azienda. La legge sulle società giapponesi (Japanese Corporate Law) stabilisce due principali obblighi di divulgazione delle informazioni per proteggere gli stakeholder come azionisti e creditori.

Deposito e Consultazione

L’articolo 442 della legge sulle società giapponesi impone alle società per azioni di conservare i documenti contabili definitivi, i rapporti aziendali e i rapporti di revisione presso la sede principale per un periodo di cinque anni a partire da un certo periodo prima dell’assemblea generale ordinaria degli azionisti. Gli azionisti e i creditori possono richiedere di consultare o ottenere copie di questi documenti durante l’orario di lavoro dell’azienda.

Questo diritto di consultazione non si limita a garantire una trasparenza formale. È uno strumento attivo per gli stakeholder per proteggere i propri diritti. Ad esempio, i creditori possono esercitare questo diritto per esaminare la situazione finanziaria dei partner commerciali e pianificare strategie di recupero crediti. Per gli azionisti, rappresenta un mezzo importante per monitorare la gestione aziendale e indagare in caso di sospetti di irregolarità.

È importante notare che, per richiedere la consultazione di questi documenti contabili, gli azionisti e i creditori non devono fornire una motivazione. Questo contrasta con la richiesta di consultazione dei libri contabili principali, che richiede una giustificazione legittima come indagini per l’esercizio dei diritti. Se l’azienda rifiuta ingiustificatamente questa richiesta di consultazione, i direttori possono essere soggetti a una sanzione amministrativa fino a 1 milione di yen, secondo l’articolo 976, comma 4, della legge sulle società giapponesi.

Annuncio dei Risultati Finanziari

Un altro obbligo di divulgazione è l’annuncio dei risultati finanziari. L’articolo 440 della legge sulle società giapponesi richiede alle società per azioni di annunciare il bilancio (e, nel caso di grandi società, anche il conto economico) senza indugio dopo la conclusione dell’assemblea generale ordinaria degli azionisti. L’annuncio implica la comunicazione delle informazioni al pubblico in generale.

L’azienda può effettuare l’annuncio in uno dei seguenti modi, come stabilito dallo statuto:

1. Gazzetta Ufficiale: È il giornale ufficiale pubblicato dal governo giapponese. Ha il vantaggio di costi di pubblicazione relativamente bassi e consente la pubblicazione di un “riassunto” del bilancio.
2. Quotidiano: È un giornale quotidiano che pubblica notizie di attualità. Come la Gazzetta Ufficiale, consente la pubblicazione di un “riassunto”, ma i costi di pubblicazione sono molto elevati.
3. Annuncio Elettronico: È il metodo di pubblicazione sul sito web dell’azienda. Può ridurre i costi, ma richiede la pubblicazione del “testo completo” e l’informazione deve rimanere disponibile per cinque anni dalla conclusione dell’assemblea generale ordinaria degli azionisti.

Se l’azienda non effettua l’annuncio dei risultati finanziari, i direttori possono essere soggetti a una sanzione amministrativa fino a 1 milione di yen, secondo l’articolo 976, comma 2, della legge sulle società giapponesi.

Le caratteristiche di ciascun metodo di annuncio sono riassunte nella tabella seguente:

Conseguenze Legali delle Violazioni Procedurali: Lezioni dalla Causa dei Soci di Daiwa Bank

In caso di violazione delle disposizioni della legge giapponese sulle società riguardanti le procedure di bilancio, i direttori possono essere soggetti a sanzioni amministrative sotto forma di ammende. Tuttavia, le conseguenze legali non si limitano a questo. Se le carenze procedurali indicano problemi gestionali più gravi, i direttori rischiano di affrontare responsabilità personali per ingenti risarcimenti danni.

Un esempio emblematico di questa lezione è rappresentato dalla sentenza del 20 settembre 2000 del Tribunale Distrettuale di Osaka riguardante la causa dei soci di Daiwa Bank. In questo caso, un impiegato della filiale di New York di Daiwa Bank (all’epoca) ha causato perdite enormi di circa 11 miliardi di dollari attraverso operazioni fuori bilancio. Il problema si è aggravato quando la dirigenza, dopo aver scoperto i fatti, ha omesso di segnalarli alle autorità finanziarie statunitensi e ha intrapreso azioni di occultamento sistematico. Di conseguenza, Daiwa Bank è stata perseguita penalmente negli Stati Uniti, multata per 340 milioni di dollari e bandita dal mercato statunitense.

Il giudizio espresso dal tribunale in questo caso è stato rivoluzionario nella storia della corporate governance giapponese. La sentenza ha chiaramente stabilito che i direttori hanno l’obbligo di costruire e gestire un sistema di controllo interno per gestire i rischi aziendali e garantire la conformità legale, come parte del loro dovere di diligenza come amministratori prudenti (diligenza del buon padre di famiglia).

La serie di procedure di bilancio discusse in questo articolo, ovvero la preparazione di documenti contabili adeguati, la revisione da una posizione indipendente e il rigoroso processo di approvazione da parte del consiglio di amministrazione, costituiscono il nucleo di questo sistema di controllo interno. I direttori di Daiwa Bank non solo hanno omesso di costruire un sistema di controllo interno per prevenire e rilevare operazioni fraudolente, ma sono stati anche riconosciuti colpevoli di violare gravemente il loro dovere attraverso azioni illegali di occultamento dopo la scoperta dei problemi. La conseguenza è stata una sanzione estremamente severa, che ha imposto ai direttori di pagare risarcimenti danni per un totale superiore a 800 milioni di dollari.

Questo caso giurisprudenziale dimostra che le procedure di bilancio non sono semplici operazioni amministrative. Esse rappresentano una pietra di paragone per valutare se i direttori stanno governando l’azienda in modo appropriato. Anche lievi difetti procedurali possono costituire prove di una violazione più fondamentale del dovere di diligenza del buon padre di famiglia da parte dei direttori, portando a responsabilità personali devastanti.

Conclusione

Le procedure di bilancio stabilite dalla Legge sulle Società Giapponesi (Japanese Corporate Law) rappresentano un quadro giuridico meticolosamente progettato per garantire la solidità finanziaria e la trasparenza gestionale delle imprese, dalla redazione dei documenti contabili alla revisione, approvazione e divulgazione. Queste procedure costituiscono un obbligo che tutte le società per azioni devono rispettare e sono un elemento essenziale del sistema di controllo interno delle aziende. L’adempimento diligente di ciascuna procedura secondo le normative giapponesi è fondamentale per ottenere la fiducia degli stakeholder, come azionisti, creditori e partner commerciali, e per sostenere una crescita aziendale sostenibile. Inoltre, come dimostrato dal caso della Banca Daiwa, il rispetto di queste procedure rappresenta la linea di difesa minima per i direttori al fine di evitare responsabilità legali e proteggersi da gravi rischi gestionali.

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