Visti di lavoro per l'impiego di stranieri in Giappone: procedure e requisiti per le principali 5 qualifiche di residenza

Negli ultimi anni, la presenza di talenti stranieri nel mercato del lavoro giapponese è diventata sempre più significativa. Secondo il Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare del Giappone, il numero di stranieri che lavorano in Giappone continua a raggiungere livelli record, e le statistiche del Ministero della Giustizia giapponese indicano anche un aumento nel numero totale di stranieri residenti in Giappone. Questa tendenza riflette la realtà di molte aziende giapponesi che cercano di assicurarsi talenti eccezionali oltre i confini nazionali. Tuttavia, la sfida per le aziende non è solo trovare talenti qualificati. Piuttosto, risiede nella comprensione e nel rispetto accurato del complesso sistema giapponese di controllo dell’immigrazione. Malintesi o errori nelle procedure di richiesta dello status di residenza (comunemente chiamato “visto”) possono portare a significativi ritardi nel processo di assunzione, rischi legali e la perdita di opportunità nella competizione globale per l’acquisizione di talenti. Questo articolo è stato creato come una guida esaustiva e pratica per dirigenti aziendali, membri del dipartimento legale e responsabili delle risorse umane, per comprendere il quadro completo delle procedure legali essenziali per l’impiego di stranieri in Giappone. In questo documento, ci concentriamo sui cinque principali status di residenza legati al lavoro, ovvero “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali”, “Competenze Specifiche”, “Trasferimenti Interni Aziendali”, “Gestione e Amministrazione” e “Attività Specifiche”. Per ciascuno di questi status di residenza, spieghiamo i requisiti legali, le condizioni richieste sia agli applicanti che alle aziende ospitanti e i dettagliati passaggi delle procedure di richiesta, basandoci su specifiche leggi giapponesi come la “Legge sul Controllo dell’Immigrazione e Riconoscimento dei Rifugiati” e i relativi ordinamenti del Ministero della Giustizia.

Procedure fondamentali: comprendere il Certificato di Idoneità al Soggiorno in Giappone

Quando si intende impiegare un cittadino straniero residente all’estero in Giappone, la procedura standard prevede la presentazione di una “domanda di rilascio del Certificato di Idoneità al Soggiorno” (Certificate of Eligibility, di seguito “COE”). Il COE è un documento rilasciato dal Ministro della Giustizia giapponese che attesta la conformità del cittadino straniero alle condizioni di sbarco stabilite dall’articolo 7-2 della “Legge giapponese sull’Immigrazione e il Riconoscimento dei Rifugiati”. Ottenere il COE accelera il processo di rilascio del visto presso le ambasciate o i consolati giapponesi all’estero e la revisione dell’ingresso negli aeroporti giapponesi e altri punti di ingresso.

Il flusso generale della procedura è il seguente: innanzitutto, l’azienda ospitante in Giappone prepara e presenta la domanda di COE per conto del cittadino straniero che intende assumere. L’ufficio a cui si presenta la domanda è l’Ufficio Regionale dell’Immigrazione che ha giurisdizione sul luogo di residenza previsto dell’azienda o del richiedente straniero. Successivamente, l’Agenzia per l’Immigrazione giapponese esamina la domanda, verificando se l’istruzione e la carriera professionale del richiedente, nonché la stabilità e la continuità dell’attività dell’azienda ospitante, soddisfano i criteri per il tipo di status di residenza richiesto. Se la domanda viene approvata dopo l’esame, il COE viene emesso e inviato all’azienda ospitante in Giappone. Negli ultimi anni è diventato possibile ricevere il COE anche via e-mail. L’azienda invia quindi l’originale o i dati elettronici del COE emesso al richiedente all’estero. Il richiedente, avendo ricevuto il COE, presenta il documento insieme al passaporto e ad altri documenti necessari all’ambasciata o al consolato giapponese nel proprio paese per richiedere il visto. Il COE ha un periodo di validità di tre mesi di principio, durante il quale è necessario fare domanda per il visto. L’ingresso in Giappone deve avvenire entro il periodo di validità del visto rilasciato. Questo periodo di validità di tre mesi è estremamente importante. Durante il controllo dell’ingresso negli aeroporti giapponesi e altri punti di ingresso, presentando il passaporto e il visto e consegnando il COE, viene rilasciata la carta di residenza, permettendo di iniziare ufficialmente le attività lavorative in Giappone.

Il periodo standard di revisione del COE, dalla domanda al rilascio, è di circa uno a tre mesi, ma questo può variare a seconda del tipo di status di residenza, delle dimensioni dell’azienda e del carico di lavoro dell’Ufficio Regionale dell’Immigrazione. Questo sistema COE può essere interpretato come un design intenzionale del governo giapponese per gestire i rischi. Centralizzando la parte principale della revisione presso l’Agenzia per l’Immigrazione giapponese, che possiede l’esperienza per valutare le leggi giapponesi e la realtà aziendale, si riduce il carico di lavoro delle revisioni presso le rappresentanze all’estero e si assicura l’uniformità delle decisioni. Il ruolo delle rappresentanze all’estero è limitato principalmente alla verifica dell’identità del richiedente e all’autenticità del COE, con la decisione sostanziale di approvazione già presa. Questo meccanismo significa che la domanda di COE rappresenta la principale sfida per l’azienda e, una volta superata questa fase, il processo di rilascio del visto procede con un alto grado di certezza.

Analisi Dettagliata dei Cinque Principali Visti di Lavoro in Giappone

Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Affari Internazionali

Questo status di residenza rappresenta uno dei visti di lavoro più comuni e versatili per professionisti specializzati. Secondo l’Appendice 1, Numero 2 della “Legge giapponese sull’Immigrazione e il Riconoscimento dei Rifugiati”, questo status è destinato a coloro che sono impegnati in attività che richiedono competenze o conoscenze in campi scientifici naturali come scienze fisiche, ingegneria e altri (denominati “Tecnologia”), o in campi di scienze umane come giurisprudenza, economia, sociologia e altri (“Conoscenze Umanistiche”), o in attività che richiedono un pensiero o una sensibilità basati sulla cultura straniera (“Affari Internazionali”).

I criteri per ottenere questo status di residenza sono dettagliatamente definiti nell’ordinanza ministeriale che stabilisce gli standard per l’approvazione di sbarco secondo l’articolo 7, paragrafo 1, punto 2 della “Legge giapponese sull’Immigrazione e il Riconoscimento dei Rifugiati”. Per attività nei campi della “Tecnologia” o delle “Conoscenze Umanistiche”, il richiedente deve generalmente aver conseguito una laurea in un campo correlato o aver ricevuto un’istruzione equivalente o superiore, oppure avere un’esperienza lavorativa di almeno 10 anni. Tuttavia, per gli specialisti in tecnologie dell’informazione, esiste un’eccezione che alleggerisce questi requisiti se hanno superato un esame specifico designato dal Ministro della Giustizia. Nel campo degli “Affari Internazionali” (ad esempio, traduzione, interpretariato, marketing, commercio internazionale), è generalmente richiesta un’esperienza lavorativa di almeno tre anni. Tuttavia, se il lavoro riguarda la traduzione, l’interpretariato o l’insegnamento delle lingue, i laureati possono essere esentati dal requisito dei tre anni di esperienza lavorativa. Un requisito importante comune a tutti questi campi è che il compenso ricevuto dal richiedente deve essere almeno pari a quello che un giapponese riceverebbe per lo stesso lavoro.

I documenti richiesti per la procedura di domanda variano a seconda delle quattro “categorie” stabilite in base alle dimensioni e alla credibilità dell’azienda ospitante. Questo sistema di categorie è stato introdotto dall’Agenzia dei Servizi di Immigrazione per ottimizzare il processo di revisione. La categoria 1 comprende, ad esempio, le aziende quotate alla Borsa Valori del Giappone, la categoria 2 comprende enti o individui con un importo di tasse prelevate alla fonte sui salari dell’anno precedente di almeno 10 milioni di yen, la categoria 3 comprende enti o individui che hanno presentato il riepilogo dei rapporti legali dell’anno precedente (esclusa la categoria 2), e la categoria 4 comprende nuove aziende e altre situazioni simili.

I documenti da presentare includono il “Certificato di Idoneità allo Status di Residenza” (con foto allegata) e una busta preindirizzata per la risposta, comuni a tutte le categorie, oltre a documenti che attestano la categoria dell’azienda (ad esempio, una copia del rapporto trimestrale per la categoria 1), certificati di laurea o attestati di lavoro che dimostrano l’istruzione e la carriera professionale del richiedente, e certificati di registrazione aziendale o bilanci recenti dell’azienda ospitante (specialmente per le categorie 3 e 4). Inoltre, è essenziale una copia del contratto di lavoro o della notifica delle condizioni di lavoro che specificano il contenuto del lavoro, il salario e la durata dell’impiego, in conformità con l’articolo 15 della “Legge giapponese sulle Norme del Lavoro”. I moduli di domanda sono disponibili sul sito web dell’Agenzia dei Servizi di Immigrazione e la domanda deve essere presentata all’ufficio dell’immigrazione competente per il luogo in cui si trova l’azienda.

Competenze

Il visto di “Competenze” in Giappone è destinato a professionisti con abilità specializzate in specifici settori industriali, piuttosto che a persone con un’istruzione formale. Tra le professioni specifiche rientrano cuochi di cucina straniera, allenatori sportivi, piloti di aerei e artigiani che lavorano con metalli preziosi. Questo visto si differenzia dal “Visto per Competenze Specifiche”, che mira ad accogliere una forza lavoro più ampia in settori industriali specifici dove la carenza di manodopera è grave, in quanto richiede un alto livello di specializzazione.

Il fulcro dei criteri di ammissione non è l’istruzione, ma l’esperienza lavorativa pluriennale. Il Ministero della Giustizia giapponese stabilisce specificamente il numero di anni di esperienza lavorativa necessari per ogni professione. Ad esempio, per i cuochi di cucina straniera, è richiesta un’esperienza lavorativa di oltre 10 anni, inclusi gli anni di studio presso istituti di formazione correlati. Per gli allenatori sportivi, sono necessari almeno 3 anni di esperienza lavorativa o esperienza di partecipazione a competizioni internazionali come le Olimpiadi o i campionati mondiali in qualità di atleta. Anche per sommelier e piloti di aerei sono richiesti almeno 5 anni di esperienza lavorativa o un determinato numero di ore di volo e qualifiche specifiche. Inoltre, come per altri visti di lavoro, è essenziale ricevere una retribuzione almeno pari a quella che un giapponese riceverebbe per lo stesso lavoro.

La procedura di domanda segue il flusso standard per l’emissione del Certificato di Idoneità (COE). I documenti presentati devono dimostrare in modo oggettivo l’ampia esperienza lavorativa del richiedente. Certificati di lavoro rilasciati da precedenti datori di lavoro, che dettagliano la posizione, le specifiche mansioni e il periodo di impiego, sono prove cruciali. Il modulo di domanda “Domanda di Certificato di Idoneità per Visto di Competenze” è disponibile sul sito web dell’Agenzia dei Servizi di Immigrazione del Giappone e deve essere presentato all’ufficio dell’immigrazione competente per la giurisdizione.

Trasferimenti Interni Aziendali in Giappone

Questo status di residenza è specificamente progettato per i dipendenti di aziende straniere che vengono trasferiti per un periodo determinato a svolgere il loro lavoro presso la sede centrale, le filiali o le società affiliate in Giappone. Le attività svolte in Giappone devono rientrare nell’ambito delle operazioni consentite dallo status di residenza per “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Affari Internazionali”.

I criteri per l’ottenimento del permesso di sbarco includono requisiti chiari sia per il richiedente che per l’azienda. Per il richiedente, è necessario che, immediatamente prima del trasferimento, abbia lavorato per oltre un anno in modo continuativo in attività rientranti in “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Affari Internazionali” presso l’ufficio estero da cui viene trasferito. Per l’azienda, è richiesta l’esistenza di una chiara relazione di capitale tra l’ufficio di origine e quello di destinazione, come una relazione tra società madre e filiale o tra sede centrale e filiale. Anche il compenso deve essere almeno equivalente a quello che riceverebbe un giapponese che svolge lo stesso tipo di lavoro.

Lo status di residenza per “Trasferimenti Interni Aziendali” è uno strumento cruciale per le imprese globali che desiderano posizionare strategicamente il proprio personale. In particolare, non è richiesto il livello di istruzione universitaria normalmente necessario per le attività in “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Affari Internazionali”. Invece, si dà importanza all’esperienza lavorativa di oltre un anno presso l’ufficio di origine. Questo permette alle aziende di trasferire in Giappone personale eccellente che, pur non avendo titoli accademici, ha accumulato anni di esperienza all’interno dell’azienda e possiede un’elevata specializzazione. In altre parole, questo sistema valuta più l’esperienza e i risultati ottenuti all’interno dell’azienda piuttosto che la formazione esterna, rendendolo uno strumento indispensabile per le aziende che vogliono sviluppare il proprio personale internamente e sfruttarne le competenze oltre i confini nazionali.

Il processo di richiesta utilizza il processo standard per l’emissione del COE (Certificato di Idoneità alla Residenza) e il sistema di categorie aziendali sopra menzionato. I documenti chiave da presentare includono quelli che attestano la relazione di capitale tra l’ufficio di origine e quello di destinazione (ad esempio, documenti che dimostrano la partecipazione azionaria), un certificato di lavoro che attesta l’esperienza lavorativa di oltre un anno presso l’ufficio di origine e l’ordine di trasferimento o altri documenti simili emessi dall’azienda. Il modulo di domanda “Certificato di Idoneità alla Residenza per Trasferimenti Interni Aziendali” può essere scaricato dal sito web dell’Agenzia per i Servizi di Immigrazione e Residenza del Giappone e presentato all’ufficio locale competente.

Gestione Aziendale

Il visto per “Gestione Aziendale” è destinato agli stranieri che intendono gestire un’attività commerciale o altra impresa in Giappone o che si occupano della gestione di tale attività. Questo include rappresentanti legali di aziende, direttori e manager.

I criteri per l’ottenimento di questo visto sono particolarmente rigorosi rispetto ad altri visti lavorativi. Secondo i regolamenti del Ministero della Giustizia giapponese, è necessario innanzitutto che l’attività commerciale disponga di un ufficio fisico all’interno del Giappone. Gli uffici virtuali o semplici indirizzi residenziali non sono generalmente accettati. Inoltre, per quanto riguarda le dimensioni dell’impresa, è necessario soddisfare uno dei seguenti requisiti: impiegare almeno due dipendenti residenti in Giappone a tempo pieno, esclusi coloro che si occupano di gestione o amministrazione, oppure avere un capitale sociale o un investimento totale di almeno 5 milioni di yen. Inoltre, se il richiedente non è un investitore o proprietario dell’impresa, ma si occupa della gestione, è richiesta un’esperienza di almeno tre anni nel campo della gestione aziendale o amministrativa, inclusi gli anni di specializzazione in tali materie a livello di master. Anche il livello di retribuzione deve essere almeno equivalente a quello che un giapponese riceverebbe per una posizione simile.

La procedura di richiesta del Certificato di Idoneità (COE) è standard, ma i documenti richiesti sono molto vari. Oltre ai documenti personali del richiedente, sono necessari un dettagliato piano d’affari che dimostri la concretezza e la fattibilità dell’impresa, documenti che attestino un investimento di almeno 5 milioni di yen (ad esempio, estratti conto bancari che confermino il versamento del capitale sociale), contratti di locazione degli uffici, certificati di registrazione aziendale e, in caso di impiego di almeno due dipendenti a tempo pieno, i relativi contratti di lavoro e copie delle carte di soggiorno. Il modulo di domanda “Certificato di Idoneità per la Gestione Aziendale” è disponibile sul sito web dell’Agenzia dei Servizi di Immigrazione del Giappone e la domanda deve essere presentata all’ufficio dell’immigrazione competente per la località in cui si trova l’azienda.

Attività Specifiche

Le “Attività Specifiche” rappresentano una categoria comprensiva e particolare, istituita per gli stranieri che si dedicano ad attività non classificabili in nessun altro status di residenza. Diversamente dagli altri status di residenza definiti nell’allegato della “Legge giapponese sull’Immigrazione e il Riconoscimento dei Rifugiati”, questo status è concesso dal Ministro della Giustizia, che specifica individualmente le attività per ciascun straniero. Questo status di residenza si divide principalmente in attività predefinite dal Ministero della Giustizia (Attività Specifiche Notificate) e attività non predefinite ma concesse considerando le circostanze individuali (Attività Specifiche Non Notificate). È importante notare che la natura di questo status è molto fluida, con nuove attività che vengono aggiunte in risposta ai cambiamenti della situazione socio-economica.

Le principali “Attività Specifiche” legate alle attività aziendali includono:

• Attività di ricerca di lavoro per laureati in Giappone: uno status di residenza per studenti internazionali che, dopo aver completato gli studi in università o scuole professionali giapponesi, rimangono in Giappone per continuare la ricerca di lavoro. Normalmente, il periodo di residenza è di 6 mesi, con la possibilità di un’unica estensione di altri 6 mesi (per un massimo di 1 anno). Per ottenere questo status, è necessaria una lettera di raccomandazione dall’università di appartenenza.
• Internship: consentito agli studenti iscritti a università straniere che partecipano a tirocini presso aziende giapponesi come parte del loro curriculum educativo. È richiesto un contratto tra l’università e l’azienda ospitante, e la durata dell’Internship è generalmente entro un anno e non deve superare la metà del periodo di studio previsto dall’università di appartenenza.
• Working Holiday: un programma che permette ai giovani di paesi o regioni che hanno un accordo con il Giappone di soggiornare nel paese per vacanza, con la possibilità di lavorare per sostenere le spese di soggiorno. Di solito, ci sono limiti di età che vanno dai 18 ai 30 anni.
• Digital Nomad: una categoria introdotta nel 2024, destinata agli stranieri che lavorano in remoto senza vincoli di luogo, guadagnando un reddito elevato. I requisiti principali includono un reddito annuo di almeno 10 milioni di yen, essere cittadini di paesi o regioni esenti da visto e con i quali il Giappone ha stipulato trattati fiscali, e l’iscrizione a un’assicurazione sanitaria privata. Il periodo di residenza è di 6 mesi e non è rinnovabile.

Le procedure di domanda per queste attività variano notevolmente a seconda del loro contenuto. Ad esempio, per i Digital Nomad e gli Internship, la procedura standard prevede un invito dall’estero (richiesta di rilascio del COE), mentre per la ricerca di lavoro post-laurea è più comune che gli studenti internazionali già presenti in Giappone cambino il loro status di residenza. I documenti richiesti variano anche in base all’attività: per la ricerca di lavoro è necessaria una lettera di raccomandazione dall’università, per l’Internship è richiesto un contratto tra l’università e l’azienda, mentre per i Digital Nomad sono necessari documenti che attestino il reddito e l’iscrizione all’assicurazione. Informazioni dettagliate sulla domanda possono essere trovate sulla pagina “Status di Residenza ‘Attività Specifiche'” del sito web dell’Agenzia dei Servizi di Immigrazione e Residenza del Giappone.

Confronto tra i principali visti di lavoro in Giappone

I cinque principali status di residenza che abbiamo discusso finora hanno scopi e requisiti diversi. Per consentire ai responsabili delle risorse umane e ai dirigenti aziendali di determinare rapidamente lo status di residenza più adatto per i talenti stranieri che stanno considerando di assumere, in base al loro background e alle funzioni lavorative previste, di seguito presentiamo una tabella comparativa delle loro caratteristiche.

Come si può vedere da questo confronto, la scelta dello status di residenza non è semplicemente una procedura amministrativa, ma è profondamente legata alla strategia di assunzione stessa. Ad esempio, se si desidera assumere uno sviluppatore software di talento con 15 anni di esperienza pratica ma senza una laurea universitaria, non soddisferebbe i requisiti di istruzione per il visto “Tecnologia, Conoscenze umanistiche, Affari internazionali”, ma potrebbe qualificarsi attraverso i requisiti di esperienza lavorativa. Se tale talento ha lavorato per più di un anno in una società del gruppo, potrebbe emergere l’opzione del “Trasferimento intra-aziendale”, che potrebbe offrire una procedura più semplificata. Pertanto, analizzare in anticipo il background del candidato e selezionare lo status di residenza con la più alta probabilità di approvazione è di vitale importanza per facilitare il processo di assunzione. Il coinvolgimento del dipartimento delle risorse umane e del dipartimento legale fin dalle prime fasi dell’assunzione e la definizione di una strategia di visto ottimale non solo aumentano l’efficienza delle procedure amministrative, ma sono anche la chiave per garantire un vantaggio competitivo nell’acquisizione di talenti globali.

Le Importanti Obbligazioni Legali delle Aziende Ospitanti in Giappone

Le aziende che impiegano stranieri in Giappone non solo devono rispettare le procedure previste dalla legge sull’immigrazione, ma sono anche soggette agli obblighi derivanti dalla legislazione giapponese in materia di lavoro. In particolare, i seguenti due punti sono estremamente importanti poiché sono direttamente collegati alla richiesta e al mantenimento dello status di residenza.

Obbligo di Esplicitazione delle Condizioni di Lavoro

L’articolo 15 della “Legge sulle Norme del Lavoro” giapponese impone ai datori di lavoro di esplicitare per iscritto le condizioni principali del lavoro, come salario, orario di lavoro e altre condizioni significative, al momento della stipula del contratto di lavoro con il lavoratore. Questo documento è comunemente noto come “notifica delle condizioni di lavoro” ed è essenziale anche nella richiesta di status di residenza, in quanto serve a dimostrare l’esistenza di un valido rapporto di lavoro e a certificare la retribuzione e la descrizione del lavoro. Le “condizioni assolutamente da esplicitare” che devono essere indicate per iscritto includono la durata del contratto di lavoro, il luogo di lavoro e le mansioni da svolgere, gli orari di inizio e fine lavoro, i giorni di riposo e le ferie, il metodo di determinazione e pagamento del salario e le disposizioni relative alle dimissioni.

Obbligo di Iscrizione all’Assicurazione Sociale e all’Assicurazione Lavorativa

Per legge, i dipendenti stranieri che soddisfano gli stessi requisiti di iscrizione dei dipendenti giapponesi devono essere iscritti al sistema di assicurazione sociale e lavorativa del Giappone. Questo include l’assicurazione sanitaria, l’assicurazione pensionistica, l’assicurazione per l’impiego e l’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (assicurazione lavorativa). Rispettare l’obbligo di iscrizione a queste assicurazioni non è solo una questione di conformità alla legge sul lavoro. Negli ultimi anni, l’Agenzia per i Servizi di Immigrazione ha mostrato una tendenza a verificare rigorosamente lo stato di iscrizione all’assicurazione sociale durante l’esame delle richieste di rinnovo del periodo di soggiorno. Se un’azienda non iscrive adeguatamente i propri dipendenti alle assicurazioni, ciò può diventare un motivo per il rifiuto del rinnovo del periodo di soggiorno, portando al rischio diretto che l’azienda non possa mantenere il suo prezioso personale straniero.

Riassunto

L’adeguata gestione del sistema dei visti di lavoro in Giappone è un processo complesso che richiede conoscenze legali specialistiche e una pianificazione strategica attenta. Comprendere con precisione i requisiti di ogni status di residenza, preparare un’enorme quantità di documentazione senza errori e rimanere costantemente aggiornati sulle riforme legislative possono rappresentare un onere significativo per molte aziende. Piccoli errori procedurali possono comportare il rischio di far deragliare l’intero piano di assunzione. Il nostro studio legale Monolith ha un’ampia esperienza nel fornire un’ampia gamma di servizi legali a numerosi clienti, sia nazionali che internazionali, dalla richiesta di visti di lavoro, come spiegato in questo articolo, alla gestione dello status di residenza successivo. Il nostro punto di forza risiede non solo nella profonda conoscenza delle leggi giapponesi, ma anche nella presenza di diversi membri del team che parlano inglese e possiedono qualifiche legali straniere. Basandoci su questa profonda comprensione sia del diritto giapponese che delle pratiche commerciali internazionali, siamo in grado di offrire un supporto fluido e completo alle sfide che le aziende clienti devono affrontare. Le aziende che stanno affrontando sfide relative all’impiego di stranieri o che stanno pianificando di farlo, sono invitate a consultare il nostro team di esperti.