Quali sono gli elementi che gli imprenditori dovrebbero progettare nella governance familiare? Spiegazione dettagliata dei metodi di costruzione e gestione operativa.

Molti imprenditori, a conoscenza dei benefici del “Family Governance” di recente discussione, stanno seriamente considerando la sua progettazione e costruzione.

Il Family Governance è un termine collettivo che si riferisce a tutte le regole stabilite per perseguire la prosperità della famiglia. In particolare per gli imprenditori, il Family Governance può essere considerato un elemento cruciale strettamente legato al futuro dell’azienda. L’efficacia del Family Governance per gli imprenditori è discussa in dettaglio in questo articolo.

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Se sentite la necessità di costruire un governance, il passo successivo è comprendere quali regole specifiche dovrebbero essere progettate.

In questo articolo, spieghiamo in dettaglio le procedure di progettazione del Family Governance e il contenuto delle regole da creare. Affrontiamo anche punti di attenzione durante la progettazione e la gestione operativa dopo la costruzione, quindi vi invitiamo a consultarlo come riferimento.

Panoramica sulla progettazione della governance familiare

Costruire una governance familiare può sembrare un compito arduo, specialmente se non si sa da dove iniziare o cosa creare. In questa sezione, forniremo una panoramica delle fasi per progettare e costruire una governance familiare efficace.

Obiettivi e organizzazione attuale della Family Governance

La costruzione della Family Governance ha lo scopo di chiarire i valori e le politiche della famiglia e di far sì che questi siano compresi e rispettati da tutti i membri della famiglia.

Creare una governance non è un fine di per sé, ma un mezzo per proteggere gli asset e mirare alla prosperità della famiglia nel lungo termine. È importante iniziare stabilendo obiettivi e scopi il più concretamente possibile, in linea con ciò che la famiglia desidera raggiungere.

In seguito, si procede con la verifica dei meccanismi delle regole tacite che esistono attualmente tra i membri della famiglia. Organizzando lo stato attuale in questo modo, si può identificare il divario tra la situazione presente e gli obiettivi e scopi desiderati.

Infine, si inizia a costruire la governance per potenziare i punti di forza della famiglia che sono emersi e per colmare le lacune identificate.

Implementazione della Comunicazione

Per permeare efficacemente la governance familiare, è fondamentale creare un ambiente che favorisca una comunicazione fluida. Se i valori e le prospettive che dovrebbero essere condivisi all’interno della famiglia diventano frammentati, anche la migliore struttura di governance familiare non funzionerà correttamente.

Inoltre, se le relazioni diventano distaccate a causa della mancanza di comunicazione, questo può trasformarsi in un rischio di governance.

Per assicurare che la governance costruita sia utilizzata in modo coeso, è essenziale procedere con un allineamento attento delle percezioni già dalla fase di preparazione.

Creazione di Regolamenti Scritti per la Governance Familiare

Per la creazione di “regolamenti” che serviranno da governance familiare, prepariamo i seguenti documenti scritti:

• Carta della Famiglia
• Regolamenti Familiari
• Contratti Patrimoniali Coniugali, Accordi Prematrimoniali
• Contratti di Tutela Volontaria, Contratti di Fiducia, Mandati di Gestione Patrimoniale, ecc.
• Testamenti, Contratti di Donazione per Causa di Morte, ecc.
• Accordi tra Azionisti

I documenti scritti tra familiari sono spesso oggetto di contestazioni sulla loro validità legale, quindi il processo di creazione deve essere condotto con cautela. Coinvolgere esperti nella redazione dei documenti è essenziale e assicurarsi che tutte le parti contraenti comprendano correttamente il contenuto dei documenti.

Inoltre, è consigliabile autenticare i documenti importanti tramite atto pubblico. Questo può rafforzare la validità del contenuto e prevenire rischi di perdita o falsificazione.

Perfezionamento

È fondamentale costruire una governance familiare che non presupponga un perfezionamento frequente. Di solito, le regole utilizzate negli affari vengono perfezionate ciclicamente attraverso il ciclo PDCA, adeguandole alle circostanze.

Tuttavia, nel caso della governance familiare, spesso non è possibile applicare il perfezionamento basato sul ciclo PDCA. Ad esempio, un contratto patrimoniale coniugale viene stipulato prima del matrimonio, quindi, anche se si identificano punti da migliorare dopo aver presentato la dichiarazione di matrimonio, è quasi impossibile apportare modifiche.

Inoltre, le relazioni familiari sono di natura emotiva e non si limitano alle relazioni economiche tipiche dell’ambiente aziendale. Cambiare frequentemente e in modo irregolare le regole per una famiglia, che già di per sé fatica a imporre disciplina, renderebbe difficile l’assimilazione della governance.

Per evitare la necessità di apportare modifiche a breve termine e in modo irregolare dopo la loro istituzione, è cruciale un’attenta elaborazione iniziale delle regole familiari.

Documenti che gli imprenditori dovrebbero creare durante la progettazione della governance familiare

Le regole da stabilire nella creazione di una governance familiare sono molteplici. In questa sezione, spiegheremo i documenti importanti che gli imprenditori devono assolutamente preparare.

La Carta della Famiglia

La Carta della Famiglia è un documento che esplicita la filosofia, i valori, le linee guida comportamentali e i criteri di giudizio di una famiglia, rappresentando la norma suprema all’interno di essa. Conosciuta anche come codice di famiglia o costituzione familiare, stabilisce elementi quali:

• I valori da privilegiare
• Le norme comportamentali
• Il responsabile della famiglia
• I membri del consiglio di gestione familiare
• Il sistema e le direttive per la gestione dell’impresa
• Il sistema e le direttive per la gestione e il passaggio dei beni
• Le regole fondamentali per la gestione della famiglia
• Le modalità di risoluzione delle controversie
• L’educazione

Una volta stabilita, la Carta della Famiglia non viene di norma modificata. È importante definire chiaramente i contenuti universali per la famiglia e sviluppare una comprensione comune della direzione da seguire.

Sebbene la Carta della Famiglia non abbia di per sé forza giuridica vincolante, in quanto norma suprema della famiglia, essa può influenzare documenti con effettiva forza legale. Inoltre, è probabile che eserciti una forza coercitiva de facto attraverso meccanismi come la sorveglianza reciproca. Durante la sua formulazione, è fondamentale procedere con la stesura in modo che sia accettata all’interno della famiglia, attraverso un’attenta e condivisa consultazione.

Regole di Famiglia

Le Regole di Famiglia sono un’ulteriore concretizzazione del contenuto della Carta di Famiglia. Si raccomanda di includere nella Carta di Famiglia e nelle relative regole la storia dello sviluppo della famiglia e le riflessioni del responsabile, affinché queste possano essere accettate attraverso le generazioni.

Le Regole di Famiglia stabiliscono in modo specifico la disciplina che influisce sulla famiglia, pertanto è naturale che subiscano aggiornamenti in risposta ai cambiamenti del tempo e delle circostanze. Di conseguenza, è opportuno prevedere momenti per la revisione del contenuto dopo un certo periodo di tempo.

Per quanto riguarda la forza vincolante legale, le Regole di Famiglia non ne possiedono, similmente alla Carta di Famiglia. Tuttavia, è sulla base del contenuto stabilito dalle Regole di Famiglia e dalla Carta di Famiglia che si procederà a regolare le specifiche relazioni legali.

Contratti Patrimoniali Coniugali e Accordi Prematrimoniali

Il contratto patrimoniale coniugale è un accordo che le coppie di futuri sposi stipulano prima del matrimonio. Esso stabilisce la divisione dei compiti domestici e di cura dei figli, la gestione dei beni e la divisione dei beni in caso di divorzio.

Per una spiegazione dettagliata dei contratti patrimoniali coniugali nel contesto della governance familiare, si prega di fare riferimento all’articolo correlato qui sotto.

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Quando una persona che non è il capofamiglia si sposa, è necessario un giudizio particolarmente attento. È importante dare priorità alla prevenzione di eventuali inconvenienti che il nuovo coniuge potrebbe causare alla famiglia, stabilendo un contratto adeguato. A seconda del ruolo che la persona che si sposa ricopre all’interno del business familiare, i contenuti e i punti focali del contratto patrimoniale coniugale possono variare significativamente.

Contratti di amministrazione fiduciaria volontaria, contratti di trust e contratti di mandato per la gestione patrimoniale

Per prepararsi a situazioni in cui la capacità di giudizio possa diminuire, è importante stabilire in anticipo contratti di amministrazione fiduciaria volontaria e contratti di trust. Inoltre, è necessario considerare l’utilizzo di contratti di mandato per la gestione patrimoniale nel caso in cui si perda la libertà di gestire il proprio corpo.

Se un imprenditore diventa incapace di compiere atti legali, ciò può avere un impatto significativo sui portatori di interesse dell’azienda e sulla famiglia. È essenziale predisporre in anticipo quali misure adottare nel caso in cui la propria capacità di giudizio si riduca.

Inoltre, anche per coloro che non sono responsabili di una famiglia ma possiedono un patrimonio considerevole o sono profondamente coinvolti negli affari, è vantaggioso utilizzare i contratti sopra menzionati per prepararsi a una possibile diminuzione della capacità di giudizio.

Testamento

Per prevenire problemi nella successione patrimoniale, la redazione di un testamento è essenziale. Nel caso degli imprenditori, la successione aziendale diventa un problema rilevante, rendendo il testamento ancora più importante.

Per una spiegazione dettagliata del testamento nel contesto della governance familiare, si prega di fare riferimento ai seguenti articoli correlati.

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Il testamento dovrebbe essere redatto non solo dal capofamiglia ma da tutti i membri della famiglia. Poiché è possibile riscrivere il testamento più volte, è consigliabile che tutti lo redigano almeno una volta e poi, periodicamente, rivedano la situazione per eventuali aggiornamenti. A seconda del ruolo che si ricopre all’interno dell’impresa familiare, i contenuti e i punti di attenzione da includere nel testamento possono variare.

Inoltre, per quanto riguarda i figli, è possibile redigere un testamento a partire dai 15 anni di età. Il testamento deve essere necessariamente redatto dalla persona stessa, quindi è opportuno prepararlo non appena si raggiungono i 15 anni.

Accordi tra Azionisti, Azioni di Categoria e Disposizioni Personali

Quando si gestisce un’impresa familiare, si utilizzano gli accordi tra azionisti per stabilire le modalità di trattamento delle azioni. Il ruolo di tali accordi è prevenire la dispersione delle azioni e il controllo eccessivo nella gestione quando più persone sono coinvolte come azionisti nell’impresa familiare.

Si stabiliscono accordi tra gli azionisti per la gestione e la disposizione delle azioni, inclusi meccanismi di acquisizione forzata delle azioni, regole di restrizione del trasferimento e limitazioni dei diritti di voto.

Oltre agli accordi tra azionisti, si possono utilizzare anche azioni di categoria e disposizioni personali stabilite nello statuto societario per regolare la disciplina.

Caratteristiche e punti di attenzione dei contratti tra azionisti nella governance familiare

Nelle imprese familiari, è comune che i membri della famiglia o i parenti detengano azioni, e quando si tratta di proteggere il patrimonio, la progettazione di un contratto tra azionisti diventa un punto cruciale. Pertanto, è importante che gli imprenditori approfondiscano la loro comprensione dei contratti tra azionisti quando progettano la governance familiare.

Qui di seguito, spiegheremo le caratteristiche dei contratti tra azionisti e i punti di attenzione nella loro redazione.

Principali disposizioni da definire in un accordo tra azionisti

Nella progettazione di un accordo tra azionisti per la governance familiare, si stabiliscono regole per le seguenti questioni:

• Divieto di trasferimento
• Fornitura di informazioni
• Definizione delle questioni soggette a delibera del consiglio di amministrazione
• Diritto di veto
• Diritto di nomina e revoca degli amministratori
• Politica dei dividendi
• Acquisto forzato
• Divieto di impiego
• Stima dell’importo del risarcimento
• Disposizioni in caso di successione
• Cause di risoluzione

Quando si gestisce un’impresa familiare, la successione e la gestione delle azioni comportano rischi più complessi del normale. Pertanto, è essenziale prevedere ogni possibile problema e stabilire regole adatte alla propria famiglia.

Caratteristiche nella progettazione e gestione

Una caratteristica distintiva del contratto tra azionisti è la sua flessibilità nei contenuti e nelle procedure di modifica, rispetto alle azioni di categoria speciale o alle disposizioni personali. Ad esempio, le azioni di categoria speciale possono essere emesse solo secondo i contenuti previsti dalla legge. Anche le disposizioni personali stabilite nello statuto sono limitate negli argomenti che possono regolare.

D’altra parte, il contratto tra azionisti è il risultato di negoziazioni libere tra parti su un piano di parità. Se il contenuto non contravviene alle norme imperative o non è eccessivamente ingiusto, la sua validità è riconosciuta.

Inoltre, la modifica del contenuto dello statuto o delle azioni di categoria speciale richiede di seguire le procedure previste dal diritto societario giapponese. Invece, la modifica di un contratto tra azionisti può essere effettuata senza procedure speciali, a condizione che vi sia l’accordo tra le parti contraenti.

In questo modo, il contratto tra azionisti si rivela uno strumento flessibile e pratico in termini di progettazione e gestione.

Caratteristiche dell’efficacia in caso di violazione

Uno svantaggio degli accordi tra azionisti è che, in caso di violazione degli accordi, la forza coercitiva per chiamare in causa la responsabilità è più debole rispetto a quella relativa alle azioni di categoria o alle disposizioni personali.

Le azioni di una società che violano lo statuto o le procedure dell’assemblea degli azionisti di categoria possono sollevare dubbi sulla loro efficacia. Gli amministratori che violano tali norme possono essere ritenuti responsabili per violazione del dovere di diligenza e, in alcuni casi, è possibile ottenere un’ingiunzione per fermare tali atti.

D’altra parte, poiché un accordo tra azionisti è semplicemente un contratto, non è possibile contestare la validità o la responsabilità degli atti della società. È possibile chiamare in causa la responsabilità per inadempimento contrattuale tra le parti, ma non è possibile richiedere responsabilità ulteriori o ottenere un’ingiunzione. Pertanto, dal punto di vista del rimedio per la parte lesa o della prevenzione del danno, un design che utilizza lo statuto o le azioni di categoria può essere considerato più efficace.

Tuttavia, è possibile cercare un rimedio in caso di violazione stabilendo in anticipo delle penalità contrattuali per tali violazioni.

Punti di attenzione quando si designa un minore come erede

Quando si designa un minore come erede e questo minore diventa parte di un contratto tra azionisti, è necessario prestare attenzione al diritto di annullamento del contratto relativo agli atti giuridici dei minori (articolo 5 del Codice Civile Giapponese).

Il trasferimento di azioni a un minore può essere effettuato senza problemi. Tuttavia, se si stipula un contratto tra azionisti, sorgono obblighi legali e, se il contratto viene concluso arbitrariamente, potrebbe essere esercitato il diritto di annullamento.

Naturalmente, se il contratto viene stipulato dal rappresentante legale, che è il titolare della potestà genitoriale, esso sarà valido e avrà effetto sul minore senza rischio di annullamento. Tuttavia, se il titolare della potestà genitoriale rientra tra le parti del contratto tra azionisti, anche se stipula il contratto, si troverà in una situazione di rappresentanza senza potere. In questo caso, sarà necessario ottenere la nomina di un rappresentante speciale da parte del tribunale per i minorenni.

Aspetti da considerare in relazione al coniuge

Quando si trasferiscono azioni al proprio coniuge, è importante prestare attenzione affinché il diritto di annullamento previsto dal contratto tra azionisti (articolo 754 del Codice Civile Giapponese) non venga esercitato in relazione al contratto coniugale.

Se si prevede un coinvolgimento nel business familiare prima del matrimonio, i dettagli di tale coinvolgimento devono essere definiti in un contratto patrimoniale tra coniugi (contratto prematrimoniale). Se l’accordo viene stabilito dopo il matrimonio, assicuratevi che il contratto azionario in questione sia chiaramente distinto da un contratto coniugale.

Metodi di gestione operativa della governance familiare per gli imprenditori

Per mantenere l’efficacia della governance familiare costruita, è richiesta una gestione operativa fluida. Qui, spieghiamo in modo sintetico i metodi di gestione operativa della governance familiare.

Gestione degli organi collegiali

Per far permeare la governance familiare costruita, è fondamentale la comunicazione tra i membri della famiglia. Un mezzo efficace per promuovere consapevolmente la comunicazione è l’istituzione e la gestione di organi collegiali. A seconda delle dimensioni della famiglia e della presenza o meno di un’impresa familiare, si dovrebbero considerare le seguenti forme per gli organi collegiali:

• Selezionare o meno i membri costituenti
• Creare un organo collegiale per la presa di decisioni
• Stabilire un organo collegiale che non vincoli le decisioni, ma esprima pareri consultivi

Inizialmente, può essere sufficiente utilizzare eventi come i raduni di Capodanno come riunioni per la governance familiare. Poi, gradualmente, si può aggiungere un senso di serietà per comunicare l’importanza dell’incontro come riunione.

Family Office

Per rendere la governance familiare e gli organi collegiali familiari meccanismi efficaci, è utile organizzare un Family Office. Dal Family Office si richiedono le seguenti funzioni:

• Gestione, investimento e successione dei beni
• Strategie fiscali
• Strategie di investimento
• Prevenzione e risoluzione dei conflitti

Includendo professionisti specializzati in questi ambiti come membri del Family Office, è possibile risolvere in modo comprensivo e one-stop tutti i problemi che circondano l’imprenditore. È un mezzo estremamente efficace per assicurare una gestione operativa certa della governance familiare.

Riassunto: Rivolgetevi a un avvocato per le questioni di Family Governance

La progettazione della Family Governance inizia con la definizione degli obiettivi della famiglia e procede con la costruzione di contenuti concreti per realizzare questi ideali. Se si apportano cambiamenti frequenti dopo la costruzione, sarà difficile far permeare la governance all’interno della famiglia. Pertanto, è essenziale costruire con attenzione durante la fase di progettazione, comunicando efficacemente.

Tuttavia, la progettazione della Family Governance richiede di stabilire accordi specifici in una varietà di aree, simulando sviluppi futuri. Inoltre, è necessario che le disposizioni siano complete e autosufficienti nel contesto scritto.

Per completare con successo la Family Governance e renderla efficace, consigliamo di cercare il consiglio di un avvocato con una vasta conoscenza in diversi settori del diritto.

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