Difetti nella convocazione dell'assemblea degli azionisti secondo la legge societaria giapponese e casi giurisprudenziali correlati

La gestione appropriata dell’assemblea generale degli azionisti è di fondamentale importanza per gli amministratori di una società, al fine di mantenere una governance aziendale fluida e un buon rapporto con gli azionisti. In particolare, se il processo di “convocazione” dell’assemblea generale degli azionisti presenta difetti, la validità delle delibere prese in tale assemblea può essere contestata, causando potenzialmente disordini imprevisti e impatti significativi sulla gestione dell’azienda. Per prevenire tali rischi legali e garantire una gestione stabile della società, è essenziale comprendere profondamente il sistema legale relativo alla convocazione dell’assemblea generale degli azionisti secondo la legge societaria giapponese. Questo articolo fornisce una spiegazione dei principi fondamentali della convocazione dell’assemblea generale degli azionisti sotto la legge societaria giapponese, dei tipi di difetti e dei principali casi giudiziari rilevanti.

I Principi Fondamentali della Convocazione dell’Assemblea degli Azionisti nel Diritto Societario Giapponese

Il diritto societario giapponese stabilisce norme dettagliate per assicurare la corretta gestione dell’assemblea degli azionisti. Queste norme costituiscono un quadro fondamentale per garantire che gli azionisti possano partecipare all’assemblea e esercitare adeguatamente i loro diritti di voto, nonché per mantenere la trasparenza e l’integrità della gestione aziendale.

Chi ha il Diritto di Convocare e Come si Decidono gli Argomenti

La convocazione dell’assemblea degli azionisti è di norma una prerogativa dei direttori (Articolo 296, Paragrafo 3 del diritto societario giapponese). Questo è strettamente legato al fatto che il consiglio di amministrazione è l’organo che decide l’esecuzione degli affari aziendali, e l’assemblea è considerata parte integrante di questa esecuzione. Quando si convoca un’assemblea, i direttori devono decidere su questioni stabilite dal diritto societario giapponese, come la data, il luogo, gli argomenti (punti all’ordine del giorno) e se gli azionisti che non partecipano possono esercitare il loro diritto di voto per iscritto o elettronicamente (Articolo 298, Paragrafo 1 del diritto societario giapponese). La chiarezza su questi punti permette agli azionisti di comprendere in anticipo i contenuti dell’assemblea e di prepararsi adeguatamente. Per i manager, è essenziale decidere con precisione su questi aspetti e assicurare una completa informazione agli azionisti per prevenire future dispute.

In via eccezionale, anche gli azionisti che soddisfano certe condizioni possono richiedere la convocazione dell’assemblea. In particolare, gli azionisti che detengono almeno un terzo dei diritti di voto per almeno sei mesi possono richiedere ai direttori di convocare l’assemblea (Articolo 297, Paragrafo 1 del diritto societario giapponese). Se, nonostante la richiesta, la società non procede senza indugi alla convocazione, gli azionisti possono convocare l’assemblea di propria iniziativa con l’autorizzazione del tribunale (Articolo 297, Paragrafo 4 del diritto societario giapponese). Questa è una disposizione importante per proteggere i diritti degli azionisti di minoranza e prevenire il rifiuto da parte della gestione di tenere l’assemblea, e i manager hanno il dovere di rispondere adeguatamente alle richieste di convocazione degli azionisti.

Metodo e Periodo di Notifica della Convocazione

La notifica della convocazione dell’assemblea degli azionisti è di norma effettuata per iscritto nelle società con consiglio di amministrazione (Articolo 299, Paragrafo 2 del diritto societario giapponese). Tuttavia, con il consenso degli azionisti, è possibile anche la notifica tramite metodi elettronici, come l’email, che sono sempre più utilizzati negli ultimi anni (Articolo 299, Paragrafo 3 del diritto societario giapponese). Questo si adatta al progresso della digitalizzazione e mira ad aumentare la convenienza sia per la società che per gli azionisti.

Per quanto riguarda il periodo di notifica, nelle società quotate è necessario inviare la notifica di convocazione almeno due settimane prima della data dell’assemblea (Articolo 299, Paragrafo 1 del diritto societario giapponese). Questo garantisce agli azionisti tempo sufficiente per esaminare le proposte e prepararsi all’esercizio del diritto di voto. Nel caso di società non quotate, il periodo di notifica può essere ridotto a una settimana prima dell’assemblea, come stabilito dallo statuto. Questa riduzione del periodo tiene conto delle caratteristiche delle società non quotate, dove il numero di azionisti è limitato e la condivisione delle informazioni tra di loro è relativamente semplice. I manager devono rispettare il periodo di notifica appropriato al tipo di società e assicurarsi che la notifica raggiunga tutti gli azionisti, in particolare quelli giapponesi, con la massima attenzione.

Omissione della Procedura di Convocazione

Se tutti gli azionisti sono d’accordo, è possibile tenere un’assemblea senza la procedura di convocazione, nota come “assemblea con la presenza di tutti gli azionisti” (Articolo 300 del diritto societario giapponese). Questo sistema è spesso utilizzato, in particolare, nelle società a conduzione familiare o con un numero limitato di azionisti. Omettendo la rigorosa procedura di convocazione, si facilita la gestione efficiente della società e si dà priorità alla formazione di un consenso sostanziale basato su strette relazioni tra azionisti, dimostrando la flessibilità del diritto societario giapponese.

Le regole dettagliate sulla convocazione dell’assemblea degli azionisti non sono solo procedure formali, ma funzionano come dispositivi di sicurezza fondamentali per proteggere i diritti degli azionisti, in particolare quelli di minoranza. D’altra parte, disposizioni eccezionali come l'”assemblea con la presenza di tutti gli azionisti” riconoscono che il formalismo rigoroso può essere eccessivo in società con pochi azionisti e relazioni strette, dando priorità alla formazione di un consenso sostanziale. Questo contrasto evidenzia l’importanza di proteggere gli azionisti dispersi e numerosi, sottolineando l’obiettivo sottostante delle regole.

Tipologie e conseguenze legali dei difetti nella convocazione dell’assemblea degli azionisti secondo il diritto societario giapponese

Secondo la legge societaria del Giappone, i difetti nelle delibere dell’assemblea degli azionisti sono classificati in tre livelli a seconda della loro gravità, stabilendo per ciascuno effetti legali e modalità di contestazione differenti. Questa classificazione stratificata mira a bilanciare la necessità di garantire la stabilità legale nelle attività aziendali con la correzione di irregolarità fondamentali. Come dirigenti stranieri, è essenziale comprendere l’impatto che tali difetti possono avere sulla gestione della propria azienda e prepararsi a intraprendere le azioni appropriate.

Tipologie di difetti nelle delibere: Delibere annullabili, delibere nulle e delibere inesistenti secondo il Diritto Societario Giapponese

Secondo il Diritto Societario Giapponese, i difetti nelle delibere dell’assemblea degli azionisti si classificano in base alla loro gravità in tre categorie: “delibere annullabili (difetti annullabili)”, “delibere nulle (cause di nullità)” e “delibere inesistenti (cause di inesistenza)”.  

Risoluzione annullabile ai sensi dell’articolo 831, comma 1, della Legge sulle Società Giapponese

Questo si riferisce a difetti procedurali o sostanziali relativamente minori. Le principali cause di annullamento includono “quando la procedura di convocazione dell’assemblea degli azionisti o il metodo di risoluzione violano le leggi o lo statuto, o sono marcatamente ingiusti” (articolo 831, comma 1, punto 1, della Legge sulle Società Giapponese). Esempi specifici includono la mancata notifica della convocazione ad alcuni azionisti, inadeguatezze nella notifica della convocazione, periodi di notifica insufficienti, mancanza del numero legale, violazione dell’obbligo di spiegazione, e interferenza nell’esercizio del diritto di voto. Il periodo per presentare un reclamo è fissato entro tre mesi dalla data della risoluzione, e i soggetti con diritto di azione sono limitati a coloro che hanno un forte interesse nella risoluzione, come azionisti, direttori e sindaci. Questo breve periodo per intentare una causa mira a stabilire rapidamente la stabilità legale della risoluzione. Per i manager, è essenziale verificare l’esistenza di difetti entro questo periodo di tre mesi e, se necessario, considerare le misure appropriate.  

Risoluzioni invalide secondo l’articolo 830, comma 2, del Codice delle Società Giapponese

Una risoluzione si considera invalida quando il suo contenuto viola le leggi e i regolamenti, e il grado di difetto è più grave rispetto alle cause di annullamento. Un esempio è una risoluzione che include contenuti proibiti dal Codice delle Società in Giappone. Una risoluzione invalida è automaticamente nulla senza la necessità di una sentenza definitiva, e non ci sono limitazioni né sul periodo per intentare una causa né sui soggetti che hanno il diritto di farlo; chiunque può contestarne la validità in qualsiasi momento. Questo avviene perché la correzione della fondamentale illegalità di una risoluzione e il mantenimento della supremazia della legge sono considerati imperativi di giustizia prioritari.  

Risoluzioni Inesistenti ai Sensi dell’Articolo 830, Paragrafo 1, del Codice delle Società Giapponese

Questa è considerata una delle irregolarità più gravi e si verifica quando una risoluzione non esiste fisicamente (ad esempio, se viene redatto un verbale di assemblea senza che l’assemblea stessa sia stata effettivamente tenuta) o quando i difetti nelle procedure di convocazione o nei metodi di adozione delle risoluzioni sono così significativi che l’esistenza legale dell’assemblea degli azionisti non può essere riconosciuta. Tra gli esempi concreti rientrano i casi in cui l’assemblea si tiene senza alcuna notifica di convocazione o quando un direttore che non è l’amministratore delegato convoca l’assemblea senza una risoluzione del consiglio di amministrazione. Anche in questi casi, non ci sono limitazioni sul periodo per intentare una causa o sui soggetti che hanno il diritto di farlo.  

Il sistema di classificazione dei difetti a tre livelli nel diritto societario giapponese

Il sistema di classificazione dei difetti a tre livelli illustra l’equilibrio tra due esigenze fondamentali nel diritto societario giapponese: la garanzia della “stabilità legale” e la correzione di “violazioni fondamentali”. Per difetti relativamente minori (cause di annullamento), è previsto un breve periodo di tempo per agire legalmente, tre mesi, al fine di stabilire rapidamente la stabilità legale delle delibere. Questo perché se le delibere potessero essere costantemente rovesciate a causa di piccoli errori procedurali, la gestione dell’azienda diventerebbe estremamente instabile, mettendo a rischio anche la sicurezza delle transazioni con terzi. D’altra parte, per difetti estremamente gravi (cause di invalidità o di inesistenza delle delibere), non si pone un limite temporale per agire in giudizio, permettendo di contestare in qualsiasi momento la fondamentale illegalità di tali delibere e dando priorità alla realizzazione della giustizia. Questa struttura dimostra che il diritto societario giapponese non si limita al formalismo, ma considera l’impatto sostanziale e l’ordine legale.

Il Principio di Discrezionalità nel Rigetto (Articolo 831, Paragrafo 2, del Diritto Societario Giapponese)

L’articolo 831, paragrafo 2, del Diritto Societario Giapponese stabilisce che, anche in presenza di violazioni della legge o dello statuto nella convocazione dell’assemblea degli azionisti o nel metodo di adozione delle risoluzioni, il tribunale può rigettare la richiesta di annullamento presentata dagli azionisti se “ritiene che il fatto violato non sia grave e non influenzi la risoluzione”.

Questa disposizione rappresenta un meccanismo cruciale per prevenire che le risoluzioni dell’assemblea degli azionisti vengano facilmente annullate a causa di lievi difetti procedurali, danneggiando significativamente la stabilità legale dell’azienda. Il tribunale adotta un punto di vista pratico, considerando non solo la violazione formale della legge, ma anche l’impatto sostanziale di tale violazione e il danno alla stabilità legale dell’azienda. Questo principio è un mezzo importante per introdurre una realtà pratica nel formalismo rigoroso della legge.

Tuttavia, quando si giudica che un difetto sia “grave”, anche se si ritiene che tale difetto non influenzi il risultato della risoluzione, il tribunale non è autorizzato a esercitare il rigetto discrezionale e dovrebbe riconoscere l’annullamento della risoluzione, come stabilito dalla giurisprudenza (ad esempio, la sentenza della Corte Suprema del 18 marzo 1971). Questo dimostra un forte impegno verso la giustizia procedurale, indicando che i difetti che toccano l’essenza della procedura non possono essere ignorati, anche se non influenzano il risultato.

Tipologie e conseguenze legali delle risoluzioni difettose dell’assemblea degli azionisti secondo il diritto giapponese

Abbiamo riassunto nella seguente tabella i tipi di azioni legali relative alle risoluzioni difettose dell’assemblea degli azionisti in Giappone e le loro conseguenze legali, nonché i requisiti per intentare una causa.

Criteri di valutazione delle irregolarità nella convocazione delle assemblee azionarie secondo i principali casi giudiziari in Giappone

I tribunali giapponesi hanno emesso una varietà di decisioni riguardo alle irregolarità nella convocazione delle assemblee degli azionisti, a seconda delle specificità del caso. Queste sentenze rappresentano un’importante linea guida su come le disposizioni della legge societaria giapponese vengano applicate nella pratica legale.

Difetti nell’autorità di convocazione

I difetti nell’autorità di convocazione dell’assemblea degli azionisti rappresentano uno dei problemi più fondamentali che possono influenzare la validità delle delibere.

Se un’assemblea degli azionisti viene convocata da un direttore che non sia il rappresentante legale, senza basarsi su una valida delibera del consiglio di amministrazione, tale assemblea non può essere considerata un’assemblea degli azionisti con significato legale in Giappone, e le delibere prese in quella sede sono giudicate come “delibere inesistenti” (decisione della Corte Suprema del Giappone del 20 agosto 1970 (1970)). Questo è un esempio in cui la mancanza di autorità di convocazione è stata valutata come un difetto così grave da negare l’esistenza stessa dell’assemblea. Questo precedente giuridico chiarisce il principio secondo cui la legittimità dell’assemblea degli azionisti deriva direttamente dall’approvazione e dall’autorità di un appropriato organo interno dell’azienda (il consiglio di amministrazione). Se l’assemblea viene convocata senza una valida delibera del consiglio di amministrazione (o da un soggetto non autorizzato), ciò non è considerato un mero errore procedurale, ma piuttosto qualcosa che compromette fondamentalmente l'”esistenza stessa” dell’assemblea o delle sue delibere. I dirigenti devono assicurarsi di passare sempre attraverso una valida delibera del consiglio di amministrazione quando convocano l’assemblea degli azionisti.

Allo stesso modo, esistono casi in cui la convocazione di un’assemblea senza una valida delibera del consiglio di amministrazione, anche se si ritiene che il difetto non influenzi il risultato della delibera, è stata considerata un “difetto grave” che non permette il rigetto discrezionale (decisione della Corte Suprema del Giappone del 18 marzo 1971 (1971)). Questo sottolinea il ruolo estremamente importante del consiglio di amministrazione come “guardiano” nell’organizzazione dell’assemblea degli azionisti.

Insufficienza del Periodo di Convocazione o Mancata Notifica

Le decisioni dei tribunali riguardo ai difetti nelle notifiche di convocazione variano sottilmente in base alla “gravità” del difetto e all’effetto “pratico o potenziale” che esso ha sul risultato della delibera.

Un caso in cui la notifica è stata effettuata due giorni in meno rispetto al periodo di convocazione legale (12 giorni prima dell’assemblea) è stato considerato un difetto “grave” che non permette il rigetto discrezionale (decisione della Corte Suprema del Giappone del 18 marzo 1971 (1971)). Questo perché la mancanza nel periodo di notifica potrebbe privare gli azionisti del tempo necessario per prepararsi e influenzare l’esercizio del diritto di voto, rendendo il difetto non trascurabile.

Quando la mancata notifica di convocazione riguarda una parte significativa degli azionisti, ad esempio, se 6 su 9 azionisti non ricevono affatto la notifica (corrispondente a circa il 42% del totale delle azioni) e l’amministratore delegato comunica solo oralmente a due azionisti che sono suoi parenti, la delibera è stata considerata un difetto “grave” tale da rendere la delibera “inesistente” (decisione della Corte Suprema del Giappone del 3 ottobre 1958 (1958)). Questo perché la convocazione è stata così negligente da far mancare all’assemblea la sostanza di un’ “assemblea generale degli azionisti”.

D’altra parte, esiste anche un caso in cui la mancanza di notifica di convocazione a uno dei proprietari di unità immobiliari (ad esempio, in un’associazione di gestione di un condominio) non ha reso la delibera dell’assemblea “invalida” (decisione del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 28 novembre 1988 (1988)). Questo perché si è ritenuto che la mancanza di notifica non avesse influenzato la delibera dell’assemblea, e il risultato ha tenuto conto sia del grado del difetto sia dell’impatto sulla delibera. I tribunali pongono enfasi non solo sulla violazione formale, ma anche sull’impatto sostanziale che tale violazione può avere sui diritti degli azionisti e sul processo decisionale dell’assemblea. È essenziale che i manager gestiscano con precisione l’elenco di invio delle notifiche di convocazione e assicurino il rispetto rigoroso dei termini.

Procedure di convocazione e metodi di delibera marcatamente ingiusti sotto il diritto societario giapponese

Il criterio di “marcata ingiustizia” dipende fortemente dalla valutazione dei fatti e riflette le aspettative sociali verso la governance aziendale del nostro tempo.

Se un’assemblea degli azionisti viene convocata in un luogo o in un orario che rende estremamente difficile la partecipazione, o se si verifica una gestione ingiusta dell’assemblea (come l’ostacolo all’esercizio del diritto di voto o la conduzione degli affari con la collaborazione di specifici azionisti, ad esempio azionisti dipendenti), tali circostanze possono essere considerate come difetti “marcatamente ingiusti”.

Per esempio, è stato giudicato “marcatamente ingiusto” il metodo di delibera in cui persone prive di diritto di voto hanno esercitato il voto o in cui un procuratore, detentore di deleghe sia per la maggioranza che per la minoranza, ha ignorato le deleghe contrarie e ha semplicemente votato a favore (sentenza della Corte d’Appello di Osaka del 26 settembre 1967). Inoltre, è stato considerato “marcatamente ingiusto” un caso in cui, nonostante lo stato di confusione dell’assemblea, il presidente ha ignorato la dichiarazione di sfiducia degli azionisti, ha privato l’opportunità di domande e discussioni e ha dichiarato la delibera con un semplice applauso. Questi casi giurisprudenziali stabiliscono che azioni fondamentali come la manipolazione del processo decisionale o il trattamento scorretto del diritto di voto sono chiaramente “marcatamente ingiuste”, evidenziando la forte richiesta che il processo decisionale dell’assemblea degli azionisti sia condotto in modo equo. I dirigenti devono prestare la massima attenzione affinché tutti gli azionisti siano trattati equamente e i diritti di voto esercitati correttamente durante la gestione dell’assemblea.

D’altra parte, è stato deciso che non è “marcatamente ingiusto” se la società permette agli azionisti dipendenti di entrare per primi nella sala dell’assemblea e di sedersi nelle prime file, anche se ciò comporta la perdita per gli altri azionisti della possibilità di scegliere il posto desiderato (sentenza della Corte Suprema del 12 novembre 1996). Questo indica che, anche se esiste una sensazione di ingiustizia formale, non si configura immediatamente come illegale a meno che non sia impedito l’esercizio sostanziale dei diritti. Suggerisce che i tribunali considerano non solo l’equità formale ma anche l’impatto sostanziale.

Per quanto riguarda le recenti tendenze giurisprudenziali, la sentenza del Tribunale d’Appello di Tokyo del 5 giugno 2024 ha stabilito che non vi erano difetti nella procedura di convocazione dell’assemblea degli azionisti basata su una riunione del consiglio di amministrazione convocata da un direttore che non era il presidente, in seguito alla decisione che il “regolamento del consiglio di amministrazione” della società era “invalido”. Questo dimostra che, anche in presenza di una violazione formale delle procedure, può essere presa in considerazione la validità stessa del regolamento. Inoltre, sono stati respinti i casi relativi alla convocazione dell’assemblea in luoghi remoti o all’inclusione di deleghe per alcuni azionisti (inviati da un’altra entità legale), in quanto non violavano le leggi o gli statuti né le procedure erano “marcatamente ingiuste”. Questo suggerisce una tendenza a riconoscere una certa discrezionalità alle aziende nella gestione dell’assemblea e una possibile transizione verso una valutazione più sostanziale dell’equità.

Punti di attenzione pratici nella convocazione dell’assemblea degli azionisti in Giappone

Per gestire efficacemente una società in Giappone e mantenere buone relazioni con gli azionisti, è fondamentale comprendere il sistema legale giapponese e afferrare i punti di attenzione pratici.

Verifica accurata della notifica di convocazione

La legge giapponese sulle società specifica dettagliatamente le informazioni che devono essere incluse nella notifica di convocazione (articolo 298, comma 1, della legge giapponese sulle società), e per i dirigenti è estremamente importante verificare minuziosamente i dettagli come data, luogo, oggetto della riunione, e la possibilità di esercitare il diritto di voto per corrispondenza o per via elettronica, assicurandosi di comunicare correttamente queste informazioni a tutti gli azionisti. In particolare, nelle società private potrebbero applicarsi procedure semplificate di convocazione (articolo 300 della legge giapponese sulle società), quindi è necessario comprendere la forma societaria della propria azienda e le regole applicabili. Questo rappresenta il primo passo di una gestione proattiva del rischio per prevenire potenziali rischi e obiezioni da parte degli azionisti.

Comprensione dei metodi di esercizio del diritto di voto e nomina di rappresentanti

Nelle assemblee degli azionisti in Giappone, oltre a esercitare il diritto di voto in presenza, è possibile votare anche per corrispondenza o per via elettronica in determinate circostanze (articoli 311 e 312 della legge giapponese sulle società). I dirigenti devono preparare adeguatamente queste opzioni di voto per gli azionisti e fornire le informazioni necessarie affinché possano scegliere il metodo più adatto alle loro esigenze. Inoltre, è possibile esercitare il diritto di voto tramite rappresentante, ma ci sono restrizioni, come il numero limitato di rappresentanti che possono partecipare, a seconda delle disposizioni legislative e statutarie, quindi è consigliabile verificare in anticipo e comunicare chiaramente queste informazioni agli azionisti (articolo 310 della legge giapponese sulle società).

Riepilogo

Il sistema giuridico giapponese relativo alle irregolarità nella convocazione dell’assemblea degli azionisti è progettato con attenzione per bilanciare due aspetti fondamentali: la protezione dei diritti degli azionisti e la stabilità della gestione aziendale. Per guadagnare la fiducia degli azionisti, le aziende devono assicurare la correttezza delle procedure di convocazione dell’assemblea degli azionisti e praticare una governance aziendale altamente trasparente.