Modalità di gestione dell'assemblea degli azionisti e di adozione delle delibere nelle società per azioni secondo il diritto societario giapponese

Nel diritto societario giapponese, l’assemblea generale degli azionisti è chiaramente posizionata come l’organo decisionale supremo delle società per azioni. Questo organo rappresenta il luogo più importante per gli azionisti per partecipare direttamente alla gestione dell’azienda e supervisionare la dirigenza, svolgendo un ruolo essenziale nell’aumentare la trasparenza della gestione e nel garantire la fiducia degli investitori. Questo articolo ha lo scopo di spiegare in dettaglio gli aspetti legali legati alla convocazione e alle risoluzioni dell’assemblea generale degli azionisti secondo la legge societaria giapponese, procedendo con spiegazioni basate su specifiche normative e casi giurisprudenziali rilevanti in Giappone.

Il pubblico di riferimento di questo articolo comprende investitori stranieri che stanno considerando di investire in aziende giapponesi, aziende straniere con filiali in Giappone o studenti di lingua giapponese interessati al diritto societario giapponese. Ci impegniamo a fornire un’espressione chiara e diretta, facilmente comprensibile per chi sta imparando il giapponese e parla più lingue, per consentire una profonda comprensione del sistema di governance aziendale in Giappone.

Sebbene la legge societaria giapponese designi l’assemblea generale degli azionisti come l’organo decisionale supremo, nella pratica quotidiana l’esecuzione delle operazioni aziendali è gestita dal consiglio di amministrazione, rendendo l’assemblea generale un luogo di approvazione formale. Questo è particolarmente vero per le aziende quotate in borsa, dove i risultati delle risoluzioni sono spesso predeterminati tramite votazioni per corrispondenza o elettroniche, e il significato sostanziale dell’assemblea si sposta verso la fornitura di informazioni e il dialogo con gli azionisti. Questa discrepanza tra la posizione legale e la pratica può portare a malintesi, specialmente tra gli investitori stranieri, che tendono a vedere l’assemblea generale degli azionisti come un’opportunità per esercitare un’influenza diretta sulla dirigenza. Pertanto, è importante che le aziende giapponesi non solo soddisfino i requisiti legali formali, ma anche che attraverso l’assemblea generale degli azionisti garantiscano opportunità sostanziali di informazione e dialogo, costruendo un sistema di governance aziendale che risponda alle aspettative degli azionisti.

Obiettivi e ruoli dell’assemblea degli azionisti secondo la legge societaria giapponese

Status legale e autorità dell’assemblea degli azionisti

Secondo l’articolo 295, paragrafo 1, della legge societaria giapponese, “l’assemblea degli azionisti può deliberare su questioni previste da questa legge, nonché su tutte le questioni relative all’organizzazione, alla gestione e all’amministrazione della società per azioni”. Questa disposizione chiarisce che l’assemblea degli azionisti è l’organo supremo di decisione della società. L’assemblea ha il potere di decidere su questioni estremamente importanti per la società, come la modifica dello statuto, la nomina e la revoca dei direttori, la determinazione dei dividendi e i cambiamenti nella forma societaria, come fusioni e scissioni.

Finalità dell’assemblea degli azionisti

Le finalità dell’assemblea degli azionisti sono principalmente due: il monitoraggio della gestione e la raccolta di informazioni, e la decisione su questioni importanti.

• Monitoraggio della gestione e raccolta di informazioni: l’assemblea degli azionisti è il luogo in cui gli azionisti ricevono rapporti sui piani aziendali e sulla situazione finanziaria della direzione, e possono esprimere domande e opinioni. Questo processo aumenta la trasparenza della gestione e consente di verificare se l’operato è appropriato, contribuendo al miglioramento della redditività aziendale e alla stabilità del prezzo delle azioni.
• Decisione su questioni importanti: si effettuano decisioni fondamentali per la gestione aziendale. Tutti gli azionisti possono esercitare il diritto di voto in assemblea e partecipare direttamente alla gestione della società.

Assemblea ordinaria degli azionisti e assemblea straordinaria degli azionisti

Esistono due tipi di assemblee degli azionisti: l’assemblea ordinaria e l’assemblea straordinaria.

• Assemblea ordinaria degli azionisti: è l’assemblea convocata dopo la fine di ogni esercizio finanziario. Di solito si svolgono l’approvazione del bilancio e la nomina o la revoca degli ufficiali. In relazione al sistema di data di riferimento dell’articolo 124, paragrafo 2, della legge societaria giapponese, per le società con esercizio finanziario a marzo, tende ad essere tenuta entro la seconda metà di giugno.
• Assemblea straordinaria degli azionisti: è un’assemblea convocata in base alle necessità. Ad esempio, viene tenuta per approvare importanti operazioni di M&A o per la revoca di ufficiali a seguito di scandali, per decidere su questioni di urgenza.

Procedure di Convocazione dell’Assemblea degli Azionisti in Giappone

Chi ha il diritto di convocare

In Giappone, la convocazione dell’Assemblea degli Azionisti è di norma compito dei direttori, come stabilito dall’articolo 296, paragrafo 3, della Legge sulle Società Giapponese. In via eccezionale, anche gli azionisti che soddisfano determinati requisiti possono richiedere la convocazione dell’assemblea. Ad esempio, un azionista che detiene più di un terzo dei diritti di voto totali può richiedere ai direttori di convocare l’assemblea, come previsto dall’articolo 297, paragrafo 1, della Legge sulle Società Giapponese. Se i direttori non rispondono a questa richiesta, gli azionisti possono ottenere il permesso dal tribunale per convocare l’assemblea di propria iniziativa, come specificato dall’articolo 297, paragrafo 4, della Legge sulle Società Giapponese.

Periodo di invio della notifica di convocazione

La notifica di convocazione deve essere inviata almeno due settimane prima della data dell’Assemblea degli Azionisti, come principio generale stabilito dall’articolo 299, paragrafo 1, della Legge sulle Società Giapponese. Tuttavia, per le società private che non hanno previsto l’esercizio del diritto di voto per corrispondenza o per via elettronica, è sufficiente l’invio una settimana prima. Inoltre, per le società private che non hanno un consiglio di amministrazione e non prevedono l’esercizio del diritto di voto per corrispondenza o per via elettronica, è possibile ridurre il periodo di notifica della convocazione attraverso lo statuto societario.

Gli investitori stranieri si aspettano l’invio e la divulgazione anticipati della notifica di convocazione e dei materiali correlati. Questo perché il periodo legale giapponese standard (di norma due settimane prima) può essere insufficiente considerando il tempo necessario per l’elaborazione delle informazioni e la presa di decisioni dall’estero. Tenendo conto del fuso orario, dei tempi di spedizione e dei processi di approvazione interni degli investitori, un invio al limite del periodo legale può non lasciare abbastanza tempo per raccogliere informazioni e prendere decisioni di qualità. Pertanto, la divulgazione anticipata, che va oltre i requisiti legali, non è solo un servizio, ma una condizione necessaria affinché gli investitori stranieri possano esercitare efficacemente i loro diritti di voto. Se le aziende desiderano guadagnare la fiducia e l’impegno attivo degli investitori stranieri, la divulgazione anticipata dovrebbe essere adottata come una strategia proattiva in linea con le migliori pratiche internazionali, migliorando la qualità della comunicazione tra aziende e investitori e aumentando la trasparenza della governance aziendale.

Informazioni da includere nella notifica di convocazione

I direttori devono includere le seguenti informazioni nella notifica di convocazione, come stabilito dall’articolo 298, paragrafo 1, della Legge sulle Società Giapponese:

• Data, ora e luogo dell’Assemblea degli Azionisti
• Argomenti all’ordine del giorno (punti da discutere)
• Se è consentito l’esercizio del diritto di voto per corrispondenza o per via elettronica, deve essere indicato
• Altre informazioni richieste dai regolamenti del Ministero della Giustizia

Possibilità di omettere la procedura di convocazione

Se tutti gli azionisti acconsentono, non è necessario seguire la procedura di convocazione. Questo è previsto dall’articolo 300 della Legge sulle Società Giapponese e si riferisce a ciò che viene chiamato “Assemblea con la presenza di tutti gli azionisti”. In caso di Assemblea con la presenza di tutti gli azionisti, eventuali errori nella procedura di convocazione non diventeranno un problema in seguito, come stabilito dalla giurisprudenza. Inoltre, nelle società private, se tutti gli azionisti acconsentono, può essere possibile omettere non solo la procedura di convocazione ma anche la risoluzione stessa.

Gestione dell’Assemblea Generale degli Azionisti sotto il Diritto Societario Giapponese

Il Ruolo e le Autorità del Presidente dell’Assemblea degli Azionisti

Il presidente gestisce il corso delle discussioni durante l’Assemblea Generale degli Azionisti. Il presidente ha l’autorità di mantenere l’ordine e organizzare i dibattiti, come stabilito dall’articolo 315, paragrafo 1, della Legge sulle Società Giapponese (会社法, Kaisha-hō). Inoltre, il presidente può espellere chiunque non segua i suoi ordini o disturbi l’ordine dell’assemblea, secondo quanto previsto dall’articolo 315, paragrafo 2, della Legge sulle Società Giapponese.

Nonostante la Legge sulle Società Giapponese non specifichi chi debba assumere il ruolo di presidente, è comune che tale incarico sia svolto dall’amministratore delegato. Molte società stabiliscono il presidente nell’atto costitutivo e, in assenza di tale disposizione o in caso di assenza del presidente, l’Assemblea Generale degli Azionisti elegge un presidente all’inizio della riunione.

Il Flusso Generale della Conduzione delle Riunioni

I passaggi generali per la conduzione di un’assemblea degli azionisti includono la dichiarazione di apertura, la selezione dei firmatari del verbale, la dichiarazione di quorum, la spiegazione degli argomenti all’ordine del giorno, la sessione di domande e risposte, le risoluzioni e la dichiarazione di chiusura. I firmatari del verbale sono responsabili di attestare l’assenza di falsità nel contenuto del verbale, e il metodo di selezione varia in base allo statuto societario.  

Esempi di Giurisprudenza Giapponese: L’esercizio dell’autorità del Presidente e la gestione ingiusta delle riunioni

Il Presidente dispone di un ampio margine di discrezionalità, ma deve esercitarlo senza ledere ingiustamente i diritti degli azionisti. I tribunali, nel valutare se l’esercizio della discrezionalità del Presidente corrisponda a un “metodo di risoluzione marcatamente ingiusto”, pongono l’accento non solo sul rispetto delle procedure formali, ma anche sulla garanzia sostanziale che gli azionisti abbiano l’opportunità di discutere adeguatamente e di esprimere le loro opinioni. In particolare, gli azionisti stranieri, che possono essere meno familiari con le pratiche di gestione delle assemblee in Giappone, richiedono che il Presidente presti maggiore attenzione a condurre i lavori in modo equo e trasparente. Le aziende non dovrebbero procedere unilateralmente nelle riunioni solo perché il Presidente detiene l’autorità legale. È importante dare priorità al dialogo con gli azionisti, specialmente quelli stranieri, e creare un ambiente che permetta loro di chiarire i dubbi e di esprimere le loro opinioni. Questo non solo assicura la validità delle risoluzioni dell’assemblea, ma contribuisce anche alla costruzione di relazioni azionarie a lungo termine, un elemento essenziale per migliorare la qualità della governance aziendale.

L’articolo 314 del Codice delle Società Giapponese stabilisce che i direttori devono fornire le spiegazioni necessarie in risposta alle domande degli azionisti. La sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 28 gennaio 1988 (1988) ha riconosciuto l’annullamento di una risoluzione relativa alla concessione di un premio di congedo per insufficienza di spiegazioni durante l’assemblea degli azionisti. Questa sentenza sottolinea l’importanza dell’obbligo di spiegazione.

Inoltre, la sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 6 dicembre 2007 (2007) riguarda un caso in cui una società ha inviato ai suoi azionisti un documento che prometteva un buono (del valore di 500 yen) a prescindere dal voto, allo scopo di incoraggiare l’esercizio del diritto di voto in assemblea. Il tribunale ha annullato la risoluzione dell’assemblea degli azionisti, ritenendo che tale offerta di vantaggi potesse influenzare indebitamente l’esercizio dei diritti degli azionisti. Questa sentenza chiarisce che l’offerta di vantaggi agli azionisti in relazione all’esercizio dei loro diritti è in linea di principio proibita, indipendentemente dall’importo, e che l’intento dietro tali offerte è soggetto a un esame rigoroso per quanto riguarda la sua legittimità. In particolare, in situazioni come l’esercizio del diritto di proposta degli azionisti o le battaglie per le deleghe di voto (proxy fight), è più probabile che si ritenga che l’azienda abbia l’intenzione di influenzare l’esercizio del diritto di voto degli azionisti. Quando le aziende offrono vantaggi agli azionisti in relazione all’assemblea, devono valutare con estrema cautela se l’intento è influenzare l’esercizio dei diritti degli azionisti, se è entro i limiti accettabili secondo le norme sociali e se non ha impatto sulla base patrimoniale della società. Gli azionisti stranieri, a causa delle differenze con le pratiche del loro paese di origine, possono anche correre il rischio di compiere azioni involontariamente considerate come offerta di vantaggi, rendendo essenziale un controllo legale preventivo da parte di esperti.

Si possono verificare anche problemi con le domande pilotate. La sentenza del Tribunale Distrettuale di Tokyo del 15 dicembre 2016 (2016) ha affrontato un caso in cui si contestava se l’azienda, facendo porre ai suoi azionisti dipendenti domande preparate in anticipo, avesse violato i diritti degli altri azionisti sottraendo loro l’opportunità di fare domande. Il tribunale ha ritenuto che tale comportamento da parte di una società quotata, pur essendo inappropriato, non avesse avuto un impatto sostanziale sull’esercizio del diritto di voto e quindi non ha annullato la risoluzione. Tuttavia, questo comportamento suggerisce che potrebbe danneggiare il significato sostanziale dell’assemblea degli azionisti.

Le Delibere dell’Assemblea degli Azionisti in Giappone

Metodi di Esercizio del Diritto di Voto

Gli azionisti, di norma, esercitano il diritto di voto partecipando all’assemblea. Tuttavia, le società possono permettere agli azionisti di esercitare il loro diritto di voto per iscritto o tramite metodi elettromagnetici (voto elettronico) anche in assenza, come stabilito dagli articoli 311 e 312 della Legge sulle Società Giapponese. È anche possibile esercitare il diritto di voto attraverso un rappresentante, come previsto dall’articolo 310 della Legge sulle Società Giapponese. Tuttavia, ci sono restrizioni legali e statutarie, come limiti sul numero di rappresentanti che possono essere nominati.

La piattaforma di voto elettronico può ridurre i tempi di invio dei documenti cartacei, ma gli investitori hanno evidenziato problemi come la duplicazione dei flussi di istruzioni quando si possiedono titoli di società partecipanti e non partecipanti alla piattaforma. Inoltre, le aziende con una bassa percentuale di azionisti stranieri o istituzionali potrebbero non vedere i benefici di partecipare alla piattaforma a fronte dei costi. L’introduzione di piattaforme di voto elettronico ha il potenziale di facilitare l’esercizio del diritto di voto da parte degli azionisti stranieri e di promuovere la loro partecipazione, ma non tutte le aziende sono attualmente attrezzate per questo, e gli investitori devono anche adattarsi ai sistemi. La diffusione di queste piattaforme richiederà tempo e costi. In particolare, gli investitori stranieri che investono in molteplici aziende giapponesi potrebbero trovarsi ad affrontare un onere maggiore a causa delle diverse risposte richieste da ciascuna azienda. Le aziende giapponesi dovrebbero considerare la partecipazione a piattaforme di voto elettronico per incoraggiare un’esercizio attivo del diritto di voto da parte degli azionisti stranieri. Allo stesso tempo, i fornitori di piattaforme dovrebbero lavorare per migliorare la convenienza per gli investitori, ad esempio semplificando i flussi di istruzioni.

Tipi e Requisiti delle Delibere

Le delibere dell’assemblea degli azionisti sono classificate in tre categorie a seconda dell’importanza dell’oggetto della delibera: ordinarie, speciali e straordinarie. I requisiti per le delibere variano, essendo più flessibili per le ordinarie e più stringenti per le straordinarie.

La Legge sulle Società Giapponese stabilisce requisiti molto diversificati e rigorosi per le delibere ordinarie, speciali e straordinarie (articoli 309, paragrafi 3 e 4), e regola dettagliatamente la possibilità di modificare questi requisiti tramite lo statuto. Questo sistema multilivello di requisiti per le delibere è il risultato del tentativo della Legge sulle Società Giapponese di bilanciare la protezione dei diritti degli azionisti con la stabilità della gestione aziendale. Per gli investitori stranieri, questo complesso sistema di requisiti per le delibere può rappresentare un ostacolo significativo nelle decisioni di investimento e nel coinvolgimento nella gestione. In particolare, la possibilità di modificare i requisiti statutari (sia allentandoli che inasprendoli) può generare rischi e opportunità specifici che non possono essere valutati solo sulla base delle leggi, rendendo la due diligence un’analisi approfondita dello statuto delle aziende giapponesi in cui si intende investire di fondamentale importanza.

Riassunto

La gestione e le delibere dell’assemblea degli azionisti secondo la legge societaria giapponese rappresentano un ambito estremamente complesso, data l’importanza della loro posizione legale e le dettagliate disposizioni che vanno dalle procedure di convocazione ai requisiti per le delibere. In particolare, la comprensione dei diversi requisiti per le delibere ordinarie, speciali e particolari, nonché la conoscenza delle possibilità di modifica tramite lo statuto, sono essenziali per la gestione aziendale. Inoltre, la giurisprudenza giapponese fornisce criteri concreti per valutare l’impatto che problemi quali difetti nelle procedure di convocazione, la gestione ingiusta delle discussioni da parte del presidente e la concessione di benefici possono avere sulla validità delle delibere dell’assemblea degli azionisti. Questi casi giudiziari chiariscono che è richiesta una gestione equa che vada oltre il semplice rispetto formale delle leggi, al fine di proteggere sostanzialmente i diritti degli azionisti.

Per gli azionisti stranieri e le imprese estere, le barriere linguistiche e culturali, nonché le sfide pratiche nell’utilizzo delle piattaforme di voto elettronico, possono ostacolare la partecipazione fluida alle assemblee degli azionisti in Giappone. Tuttavia, nell’attuale tendenza di un aumento degli “azionisti attivisti”, è sempre più importante per le aziende giapponesi rafforzare il dialogo con gli azionisti stranieri e praticare una governance aziendale trasparente.

Il nostro studio legale Monolith possiede un’ampia esperienza e profonda conoscenza nel campo della legge societaria giapponese, in particolare nella gestione e nelle delibere dell’assemblea degli azionisti, avendo servito numerosi clienti in Giappone. Lo studio include avvocati che parlano inglese con qualifiche legali sia giapponesi che straniere, permettendoci di fornire servizi legali di alta qualità sia in giapponese che in inglese. Offriamo un ampio supporto che va dalla redazione di avvisi di convocazione, alla creazione di scenari per le assemblee degli azionisti, alla stesura dei verbali, alla consulenza sulla validità legale delle varie delibere, fino alla pianificazione delle strategie di comunicazione con gli azionisti, per assicurare che gli azionisti stranieri possano esercitare adeguatamente i loro diritti secondo la legge societaria giapponese. Se avete domande sulla governance aziendale in Giappone o sfide specifiche relative alla gestione dell’assemblea degli azionisti, non esitate a contattare lo studio legale Monolith per una consulenza.