Kerangka Undang-Undang Kuasa Personalia dalam Undang-Undang Buruh Jepun: Panduan untuk Pengurus

Kuasa pengurusan sumber manusia merupakan hak penting dalam pengurusan korporat, yang berdasarkan kontrak kerja dengan pekerja untuk memastikan pengurusan organisasi yang lancar. Hak ini merangkumi keputusan yang luas seperti promosi atau penurunan pangkat pekerja, perintah perpindahan termasuk perubahan tempat kerja atau kandungan tugas, penugasan ke syarikat berkaitan, serta perintah cuti sakit bagi pekerja yang mengalami kecederaan atau penyakit. Walau bagaimanapun, di bawah undang-undang buruh Jepun, kuasa pengurusan sumber manusia ini tidaklah tanpa batasan. Kuasa yang dimiliki oleh syarikat harus dilaksanakan dalam kerangka undang-undang yang dibentuk oleh peraturan buruh dan kes-kes mahkamah, dan prinsip asas yang paling penting adalah ‘doktrin penyalahgunaan hak’. Doktrin ini menyatakan bahawa walaupun secara formal hak tersebut dilaksanakan dengan sah, jika ia melampaui batas yang diterima secara sosial dalam situasi tertentu, keberkesanannya boleh dinafikan. Khususnya, dalam amalan pekerjaan Jepun, bukanlah umum untuk menetapkan semua situasi pengurusan sumber manusia secara terperinci dalam kontrak kerja individu, tetapi lebih kepada melalui peraturan kerja syarikat yang menyeluruh. Oleh itu, memahami bagaimana kuasa luas yang ditetapkan dalam peraturan kerja ini secara legal dibatasi dalam kes-kes tertentu adalah sangat penting untuk menjalankan perniagaan di Jepun. Artikel ini akan memberi tumpuan kepada empat tema utama pengurusan sumber manusia: latihan dan pembangunan, promosi dan penurunan pangkat, perpindahan dan penugasan, serta cuti sakit, dan akan menjelaskan keperluan dan batasan legal dalam melaksanakan kuasa pengurusan sumber manusia ini berdasarkan undang-undang dan kes-kes mahkamah yang spesifik.  

Asas Legal Kuasa Personalia: Prinsip Kejujuran dan Larangan Penyalahgunaan Hak di bawah Undang-Undang Jepun

Di bawah Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun, setiap keputusan berkaitan kuasa personalia syarikat disokong oleh dua prinsip asas. Prinsip pertama adalah prinsip kejujuran dan kesetiaan yang menetapkan bahawa “seseorang harus menggunakan hak dan memenuhi kewajipan dengan jujur dan setia,” manakala prinsip kedua adalah larangan penyalahgunaan hak yang menyatakan “tidak boleh menyalahgunakan hak yang timbul dari kontrak kerja.” Prinsip-prinsip ini dinyatakan dengan jelas dalam Pasal 3, Ayat 4 dan 5 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun, yang menunjukkan pendekatan asas dalam mengatur hubungan antara majikan dan pekerja.

Prinsip larangan penyalahgunaan hak ini secara khusus diperincikan dalam peruntukan individu yang berkaitan dengan penugasan (Pasal 14 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun), disiplin (Pasal 15), dan pemecatan (Pasal 16), yang mempunyai kesan signifikan terhadap pekerja. Peruntukan ini merupakan kodifikasi prinsip-prinsip hukum yang telah dibentuk oleh mahkamah melalui kumpulan keputusan hukum yang telah lama terakumulasi.

Rangka kerja hukum ini tidak hanya menuntut pematuhan pasif terhadap teks undang-undang oleh pengurus. Sebaliknya, ia menuntut tanggungjawab aktif untuk bersedia membuktikan secara proaktif bahawa setiap keputusan personalia adalah objektif rasional, berdasarkan keperluan operasi, dan seimbang dengan kerugian yang ditanggung oleh pekerja. Apabila penggunaan kuasa personalia dipertikaikan di mahkamah, pihak syarikat bertanggungjawab untuk membuktikan bahawa keputusan tersebut tidak bersifat sewenang-wenang, tetapi merupakan pertimbangan pengurusan yang sah berdasarkan prosedur yang adil. Oleh itu, penting untuk membangun prosedur dalaman yang jelas dan adil, mendokumentasikan alasan penilaian personalia dan perintah perpindahan, serta memastikan penerapan yang konsisten untuk mengurus risiko hukum dengan efektif.

Latihan dan Pendidikan sebagai Arahan Kerja

Hak syarikat untuk mengarahkan pekerja mengikuti latihan dan pendidikan diakui sebagai sebahagian daripada kuasa arahan kerja yang luas yang melekat dalam kontrak kerja. Walaupun tiada peruntukan khusus dalam Akta Standard Buruh Jepun atau Akta Kontrak Buruh Jepun yang secara langsung mengatur hak untuk mengeluarkan arahan latihan dan pendidikan, hak ini telah ditegakkan melalui kes-kes mahkamah sebagai sebahagian daripada kuasa untuk memberikan arahan yang diperlukan bagi kelancaran operasi perniagaan dan pembangunan kemahiran pekerja. Secara prinsipnya, majikan boleh mengarahkan pekerja untuk menjalani latihan dan pendidikan berdasarkan keperluan kerja dengan budi bicara mereka sendiri.

Namun, kuasa arahan kerja ini juga tertakluk kepada batasan yang dikenakan oleh doktrin penyalahgunaan hak. Arahan latihan dan pendidikan yang jelas-jelas tidak munasabah dari segi tujuan, kandungan, atau cara pelaksanaannya menurut norma sosial, dan yang melanggar hak personaliti pekerja, boleh dianggap sebagai penyalahgunaan hak yang tidak sah.

Sebagai contoh penting dalam kes mahkamah yang berkaitan dengan isu ini, kita boleh merujuk kepada kes Honjo Hosen District (Keputusan Mahkamah Daerah Akita, 14 Disember 1990). Dalam kes ini, sebuah syarikat kereta api telah mengarahkan seorang pekerja untuk menyalin peraturan kerja di depan staf lain selama kira-kira satu setengah hari sebagai hukuman atas pelanggaran peraturan kerja. Mahkamah menilai bahawa walaupun arahan tersebut dinamakan sebagai latihan dan pendidikan, hakikatnya ia tidak memiliki tujuan pendidikan yang sah seperti peningkatan kemahiran, dan lebih kepada tindakan punitif yang dilakukan sebagai peringatan. Oleh itu, mahkamah memutuskan bahawa cara seperti itu merupakan pelanggaran serius terhadap personaliti pekerja dan merupakan penyalahgunaan kuasa arahan kerja yang melampaui batas budi bicara yang sah.

Seperti yang ditunjukkan oleh kes ini, mahkamah tidak terikat oleh nama formal ‘latihan dan pendidikan’ tetapi akan meneliti tujuan dan niat sebenar di sebaliknya. Terutamanya apabila latihan dan pendidikan dilaksanakan atas alasan kekurangan kemampuan pekerja dalam melaksanakan tugas, program tersebut mesti secara objektif menunjukkan bahawa ia bertujuan untuk peningkatan kemampuan dan bukan sebagai hukuman atau gangguan. Oleh itu, adalah penting bagi syarikat untuk mendokumentasikan dengan jelas tujuan, kandungan, dan tempoh program latihan dan pendidikan, serta memastikan bahawa kaedah yang digunakan adalah sesuai dengan norma sosial. Ini akan membuktikan bahawa arahan tersebut bukanlah bermotifkan hukuman tetapi berdasarkan pertimbangan pengurusan yang konstruktif, dan menjadi bantahan yang berkesan terhadap tuduhan penyalahgunaan hak.

Pertimbangan dan Perhatian Hukum dalam Penentuan Kenaikan Pangkat, Promosi, dan Penurunan Pangkat di Jepun

Keputusan mengenai kenaikan pangkat, promosi, dan penurunan pangkat pekerja merupakan salah satu elemen teras dalam kuasa pengurusan sumber manusia. Khususnya, keputusan mengenai promosi dan kenaikan pangkat cenderung dihormati sebagai bagian dari pertimbangan pengurusan yang luas oleh syarikat. Namun, dalam hal penurunan pangkat yang merugikan pekerja, diperlukan pertimbangan yang lebih berhati-hati agar tidak dianggap sebagai penyalahgunaan kuasa. Jika arahan penurunan pangkat tidak didasarkan pada keperluan kerja yang sah, atau bermotifkan niat yang tidak adil (contohnya, pelecehan), atau memberikan kerugian yang jauh melampaui batas yang dapat diterima oleh norma sosial kepada pekerja, maka ia boleh dianggap sebagai penyalahgunaan kuasa pengurusan dan mungkin dianggap tidak sah.

Sebagai contoh, dalam kes Japan Tourism Agency (Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 17 Mei 2007), penurunan pangkat yang dilakukan berdasarkan penilaian subjektif oleh atasan yang tidak memahami sepenuhnya realiti kerja di luar negeri dianggap tidak mempunyai alasan yang objektif dan rasional, dan oleh itu dianggap sebagai penyalahgunaan kuasa pengurusan dan tidak sah. Kes ini menunjukkan bahawa penilaian kinerja yang menjadi dasar penurunan pangkat harus dilakukan berdasarkan kriteria yang adil dan objektif.

Lebih lanjut, ketika mempertimbangkan penurunan pangkat, sangat penting untuk membedakan secara hukum antara ‘penurunan pangkat’ yang merupakan penurunan posisi dan ‘pengurangan gaji’. Penurunan pangkat tidak secara otomatis membenarkan pengurangan gaji. Pengurangan gaji merupakan perubahan kondisi kerja yang merugikan bagi pekerja, sehingga tidak dapat dilakukan secara sepihak tanpa adanya ketentuan dasar yang jelas dalam peraturan kerja atau skema gaji yang menghubungkan posisi atau tingkat pekerjaan dengan jumlah gaji. Dalam kasus HP Japan (Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 9 Juni 2023), pengurangan gaji dasar yang disebabkan oleh penurunan pangkat dari posisi manajerial dianggap tidak sah karena aturan pengurangan gaji tersebut tidak cukup diketahui di dalam syarikat.

Pedoman pengurusan yang dapat ditarik dari contoh-contoh kasus ini adalah pentingnya membangun dan mengoperasikan sistem pengurusan sumber manusia yang sistematis dan transparan sebagai prasyarat untuk melaksanakan kuasa pengurusan dalam penurunan pangkat. Secara khusus, perlu untuk menetapkan secara jelas isi pekerjaan dan persyaratan kemampuan yang diperlukan untuk setiap posisi, dan menetapkan sistem penilaian yang objektif berdasarkan hal tersebut. Selain itu, perlu untuk mengaitkan secara jelas tabel gaji dengan tingkat pekerjaan dalam peraturan kerja. Tanpa dasar sistematis seperti ini, bahkan penurunan pangkat yang tampak sah sekalipun, terutama jika disertai dengan pengurangan gaji, berisiko tinggi berkembang menjadi sengketa hukum.

Pengubahan Penempatan Pekerja: Pertukaran dan Penugasan Sementara di Bawah Hukum Jepun

Di dalam pengurusan sumber manusia Jepun, terdapat dua jenis utama perubahan penempatan pekerja, iaitu ‘pertukaran’ dan ‘penugasan sementara’, yang mana kedua-duanya mempunyai sifat dan keperluan legal yang berbeza.

Pertukaran Jawatan Dalam Syarikat Yang Sama di Jepun

Pertukaran jawatan merujuk kepada perubahan dalam kandungan kerja atau lokasi kerja pekerja dalam syarikat yang sama. Perubahan yang melibatkan lokasi kerja sering juga disebut sebagai ‘pemindahan’. Hak majikan untuk mengarahkan pertukaran jawatan ini berasaskan kepada kontrak kerja itu sendiri, dan jika terdapat peruntukan umum dalam peraturan pekerjaan atau perjanjian buruh yang menyatakan ‘atas keperluan perniagaan, majikan boleh mengarahkan pertukaran jawatan kepada pekerja’, maka tidak diperlukan persetujuan individu pekerja untuk setiap pertukaran jawatan yang dilakukan.

Namun, hak untuk mengeluarkan arahan pertukaran jawatan ini tidaklah tanpa batasan dan terhad oleh doktrin penyalahgunaan hak. Kes utama yang berkaitan dengan isu ini di Jepun adalah kes Toa Paint (Keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 14 Julai 1986). Dalam keputusan ini, Mahkamah Agung Jepun telah menetapkan tiga kriteria untuk menilai sama ada arahan pertukaran jawatan merupakan penyalahgunaan hak:

1. Jika arahan pertukaran jawatan itu tidak mempunyai keperluan perniagaan.
2. Jika arahan pertukaran jawatan itu dikeluarkan dengan motif atau tujuan yang tidak wajar.
3. Jika arahan pertukaran jawatan itu menyebabkan kerugian yang jauh melebihi apa yang sepatutnya ditanggung oleh pekerja.

Kriteria ketiga, ‘kerugian yang jauh melebihi’, memerlukan interpretasi yang kontemporari. Pada masa keputusan itu dibuat, pemisahan dari keluarga akibat penugasan seorang diri sering dianggap sebagai kerugian yang dapat diterima oleh pekerja tetap. Namun, dengan pertimbangan terhadap undang-undang yang dibuat kemudian, seperti ‘Undang-Undang Kesejahteraan Pekerja yang Melakukan Penjagaan Anak atau Keluarga’, kini terdapat tuntutan yang lebih kuat untuk mempertimbangkan kerugian yang ditanggung oleh pekerja dalam kehidupan keluarga mereka, terutama dalam hal penjagaan anak atau keluarga. Oleh itu, penting bagi syarikat untuk memeriksa situasi keluarga pekerja yang terlibat dan mempertimbangkan keadaan tersebut dengan teliti sebelum membuat keputusan tentang pertukaran jawatan yang melibatkan pemindahan, untuk mengelakkan risiko dituduh menyalahgunakan hak.

Pemindahan ke Syarikat Lain (Pengeluaran)

Pengeluaran merujuk kepada situasi di mana pekerja terus menjaga kontrak pekerjaan dengan syarikat asal sambil bekerja di bawah arahan dan perintah syarikat lain (syarikat tujuan pengeluaran) untuk tempoh yang signifikan. Karena kuasa arahan dan perintah beralih dari syarikat asal ke syarikat tujuan pengeluaran, ini membawa perubahan besar kepada persekitaran kerja pekerja. Oleh itu, untuk mengeluarkan arahan pengeluaran, dasar hukum yang lebih ketat daripada perpindahan biasa diperlukan.

Perkara 625(1) dalam Undang-Undang Sivil Jepun melarang majikan daripada memindahkan hak pekerja kepada pihak ketiga tanpa persetujuan mereka, dan prinsip ini juga diterapkan pada pengeluaran. Oleh itu, secara prinsipnya, persetujuan pekerja diperlukan untuk arahan pengeluaran. Walau bagaimanapun, berdasarkan kes mahkamah, walaupun tanpa persetujuan individu, jika terdapat peruntukan dalam peraturan pekerjaan atau perjanjian buruh yang menyatakan bahawa pengeluaran mungkin berlaku, dan syarat-syarat kerja di syarikat tujuan pengeluaran, tempoh pengeluaran, dan peraturan kembali ke syarikat asal dinyatakan dengan jelas, maka arahan pengeluaran boleh dianggap sah dengan persetujuan menyeluruh.

Lebih lanjut, Artikel 14 dalam Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun secara eksplisit menetapkan doktrin penyalahgunaan hak dalam konteks arahan pengeluaran. Menurut artikel ini, walaupun majikan mempunyai hak untuk mengeluarkan arahan pengeluaran, jika arahan tersebut dianggap sebagai penyalahgunaan hak berdasarkan keperluan, pemilihan pekerja yang terlibat, dan keadaan lain, maka arahan tersebut akan dianggap tidak sah.

Sebagai titik perhatian dalam pengurusan, penting untuk menjelaskan ‘tujuan’ pengeluaran. Undang-Undang Keselamatan Pekerjaan Jepun secara prinsip melarang ‘perniagaan penyediaan pekerja’ yang menyediakan pekerja kepada syarikat lain untuk mendapatkan keuntungan. Oleh itu, pengeluaran harus dilakukan dengan tujuan pengurusan yang jelas dan sah, seperti bimbingan teknikal antara syarikat dalam kumpulan, pembangunan sumber manusia, atau penyesuaian pekerjaan sementara. Mendokumentasikan tujuan ini dan dapat menjelaskan keperluan operasi secara objektif tidak hanya memenuhi keperluan yang ditetapkan oleh Artikel 14 Undang-Undang Kontrak Kerja tetapi juga penting untuk mengelakkan syak wasangka terhadap perniagaan penyediaan pekerja yang tidak sah.

Perbandingan Antara Penempatan Semula dan Penugasan

Untuk memahami perbezaan undang-undang antara penempatan semula dan penugasan dengan jelas, kami telah menyusun poin utama dalam jadual di bawah ini.

Pengurusan Cuti Sakit Pekerja di Bawah Undang-Undang Pekerjaan Jepun

Proses Mengarahkan Cuti Sakit

Apabila seorang pekerja tidak dapat menyediakan tenaga kerja untuk tempoh yang panjang disebabkan oleh penyakit atau kecederaan peribadi yang tidak berkaitan dengan kerja (penyakit/kecederaan peribadi), syarikat boleh mengarahkan cuti sakit mengikut peraturan yang ditetapkan dalam peraturan pekerjaan.

Di bawah undang-undang buruh Jepun, tiada peruntukan undang-undang yang langsung mengenai cuti sakit akibat penyakit/kecederaan peribadi, dan sistem ini ditetapkan oleh setiap syarikat melalui peraturan pekerjaan mereka. Secara undang-undang, sistem cuti sakit akibat penyakit/kecederaan peribadi dianggap sebagai ‘langkah penangguhan pemecatan’. Secara asasnya, ketidakupayaan untuk menyediakan tenaga kerja untuk tempoh yang panjang akibat penyakit/kecederaan peribadi boleh dianggap sebagai pelanggaran kontrak kerja yang boleh menyebabkan pemecatan, tetapi dengan menetapkan sistem cuti sakit, syarikat dapat menunggu pemulihan pekerja untuk tempoh tertentu dan menangguhkan hak untuk menggunakan kuasa pemecatan selama itu.

Ketika mengarahkan cuti sakit, sangat penting untuk mempunyai prosedur yang jelas. Bukan sahaja memberi arahan secara lisan atau membiarkan ketidakhadiran berterusan dalam keadaan yang tidak jelas, tetapi juga penting untuk memberikan ‘Arahan Cuti Sakit’ kepada pekerja yang menyatakan peruntukan yang relevan dalam peraturan pekerjaan, tarikh mula dan tamat tempoh cuti sakit, kaedah berkomunikasi semasa cuti sakit, dan apa yang akan berlaku jika pekerja tidak dapat kembali bekerja setelah tempoh tamat (biasanya berakhir dengan peletakan jawatan secara semula jadi atau pemecatan), untuk mengelakkan pertikaian di kemudian hari.

Proses Penentuan Kembali Bekerja

Apabila tempoh cuti sakit hampir tamat dan pekerja mengajukan permohonan untuk kembali bekerja, syarikat harus membuat keputusan dengan berhati-hati mengenai sama ada untuk membenarkan kembali bekerja. Proses penentuan ini bukan sahaja prosedur untuk mengesahkan pemulihan medis, tetapi juga proses pengurusan risiko yang penting yang berkaitan dengan kewajipan syarikat untuk memastikan keselamatan.

Keputusan akhir mengenai sama ada membenarkan kembali bekerja terletak pada syarikat. Dan, secara prinsip, kriteria untuk kembali bekerja adalah ‘pemulihan keadaan kesihatan yang membolehkan pekerja menjalankan tugas yang sama seperti sebelum cuti sakit, pada tahap biasa’. Keputusan ini harus dibuat berdasarkan bukti objektif dan secara komprehensif.

Peranan penting dalam proses ini adalah pandangan medis dari doktor yang merawat pekerja dan doktor perusahaan yang dilantik oleh syarikat. Surat keterangan ‘boleh kembali bekerja’ yang dikeluarkan oleh doktor yang merawat adalah dokumen penting, tetapi tidak cukup untuk membuat keputusan kembali bekerja. Ini kerana doktor yang merawat adalah pakar yang bertanggungjawab atas rawatan harian tetapi tidak semestinya mengetahui secara mendalam tentang tugas pekerjaan khusus atau persekitaran tempat kerja. Sebaliknya, doktor perusahaan adalah pakar yang dapat memberikan pendapat tentang kesesuaian bekerja dari sudut pandangan medis dengan memahami persekitaran tempat kerja syarikat dan kandungan kerja pekerja yang bersangkutan.

Dalam praktik, tidak jarang terdapat perbezaan pendapat antara doktor yang merawat dan doktor perusahaan. Dalam kes kehakiman terkini, apabila terdapat pertentangan pendapat antara kedua-duanya, kecenderungan untuk memberi penekanan pada pendapat doktor perusahaan dapat dilihat. Dalam kes Hope Net (Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 10 April 2023), walaupun doktor yang merawat menilai pekerja boleh kembali bekerja, doktor perusahaan yang mengamati tingkah laku dan perkembangan simptom pekerja menyatakan bahawa kembali bekerja adalah sukar, dan tindakan syarikat yang tidak mengizinkan kembali bekerja dan menganggap pekerja telah berhenti kerja setelah tamat tempoh cuti sakit, telah disahkan oleh mahkamah.

Oleh itu, syarikat harus menetapkan proses dalam peraturan pekerjaan mereka untuk mendapatkan surat keterangan dari doktor yang merawat dan kemudian melaksanakan temu bual dengan doktor perusahaan untuk mendengar pendapatnya. Jika masih ragu-ragu dalam membuat keputusan, menggunakan sistem ‘percubaan bekerja’ yang membolehkan pekerja bekerja dengan beban kerja yang dikurangkan untuk tempoh tertentu dapat menjadi cara yang efektif untuk menilai keadaan pemulihan pekerja secara objektif. Keputusan kembali bekerja yang dibuat dengan mudah boleh menyebabkan kambuhnya penyakit pekerja dan membawa risiko syarikat dituduh melanggar kewajipan keselamatan, oleh itu, pertimbangan yang berhati-hati dan pelbagai sudut diperlukan.

Kesimpulan

Seperti yang telah diuraikan dalam artikel ini, pelaksanaan kuasa sumber manusia di bawah sistem perundangan buruh Jepun memerlukan keseimbangan antara luasnya budi bicara syarikat dan batasan hukum yang ketat melalui doktrin penyalahgunaan hak. Di setiap situasi seperti latihan dan pembangunan, kenaikan atau penurunan pangkat, pertukaran atau penempatan, serta cuti sementara, adalah penting untuk menunjukkan secara objektif bahawa keputusan tersebut dibuat berdasarkan keperluan rasional pekerjaan, melalui prosedur yang adil, dan tidak mengabaikan pertimbangan terhadap pekerja. Ini merupakan kunci untuk mengelakkan risiko hukum dan memelihara hubungan kerja yang sihat. Isu-isu sumber manusia ini tidak hanya erat kaitannya dengan pengurusan organisasi syarikat tetapi juga merupakan bidang yang cenderung berkembang menjadi konflik hukum.

Firma Guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang luas dalam memberikan nasihat mengenai keseluruhan perundangan buruh, termasuk tema yang dibincangkan dalam artikel ini, kepada pelbagai jenis klien di dalam Jepun. Firma kami mempunyai pakar yang fasih dalam bahasa Inggeris dan memiliki kelayakan sebagai peguam di Jepun serta di negara asing, yang memahami secara mendalam kedua-dua perspektif pengurusan antarabangsa dan peraturan hukum Jepun. Ini memungkinkan kami untuk menjembatani jurang yang mungkin timbul antara budaya korporat dan sistem sumber manusia luar negeri dengan keperluan hukum buruh Jepun, serta menyediakan sokongan hukum yang praktikal dan efektif yang disesuaikan dengan keadaan setiap syarikat. Dari pembinaan sistem sumber manusia hingga konsultasi mengenai perubahan sumber manusia individu, firma kami berkomitmen untuk menyokong aktiviti perniagaan anda dari segi hukum dengan kuat.