Mengupas Sistem Baru 'Mesyuarat Agung Pemegang Saham Tanpa Penentuan Tempat' yang Membolehkan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, situasi telah menjadi sukar untuk mengadakan mesyuarat agung pemegang saham yang mengumpulkan pemegang saham secara besar-besaran di tempat. Oleh itu, mesyuarat agung pemegang saham hibrid yang menggabungkan tempat dan penyebaran melalui internet telah diperkenalkan di banyak syarikat.

“Mesyuarat Agung Pemegang Saham Virtual Sahaja” merujuk kepada mesyuarat agung pemegang saham yang dijalankan hanya melalui penyebaran internet tanpa menentukan tempat, yang merupakan langkah seterusnya dari model hibrid ini.

Artikel ini akan menjelaskan keperluan pelaksanaan dan cara melaksanakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Virtual Sahaja. Kami juga akan membincangkan perkara yang perlu diberi perhatian semasa mengadakan mesyuarat, jadi sila gunakan sebagai rujukan apabila mempertimbangkan sama ada syarikat anda harus mengadakan mesyuarat agung pemegang saham secara nyata, hibrid, atau virtual sahaja.

Apa itu Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja

Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja adalah mekanisme di mana pemegang saham menghadiri mesyuarat agung pemegang saham hanya melalui siaran internet tanpa menyiapkan tempat tertentu. Walau bagaimanapun, sebelum ini, undang-undang syarikat Jepun menganggap bahawa tempat fizikal diperlukan untuk mengadakan mesyuarat agung pemegang saham, jadi ia dianggap tidak mungkin dilaksanakan.

Empat Klasifikasi Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Pada bulan Jun 2020, Kementerian Ekonomi, Perdagangan dan Industri Jepun telah mengeluarkan ‘Panduan Pelaksanaan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Hibrid’, yang mengklasifikasikan mesyuarat agung pemegang saham ke dalam empat kategori berikut:

1. Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Fizikal
2. Mesyuarat Agung Pemegang Saham Hibrid Jenis Penyertaan
3. Mesyuarat Agung Pemegang Saham Hibrid Jenis Kehadiran
4. Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja

Mesyuarat Agung Pemegang Saham Hibrid Jenis Penyertaan, yang merupakan kategori kedua, membolehkan pemegang saham mendengar isi mesyuarat agung pemegang saham secara fizikal melalui internet. Walau bagaimanapun, pemegang saham yang mendengar tidak dianggap hadir di mesyuarat agung pemegang saham.

Untuk kategori ketiga, ia merupakan langkah seterusnya dari kategori kedua, di mana kehadiran secara online juga dianggap sebagai ‘kehadiran’ menurut undang-undang syarikat Jepun.

Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja, yang merupakan kategori keempat, adalah kaedah untuk mengadakan mesyuarat agung pemegang saham hanya secara online, yang sebelum ini dianggap tidak mungkin menurut undang-undang syarikat Jepun.

Peruntukan Undang-undang Syarikat dan Latar Belakang Pelaksanaan Sistem

Mulai tahun 2020, jumlah syarikat yang mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Hibrid jenis kedua dan ketiga telah meningkat untuk mengelakkan situasi di mana banyak pemegang saham berkumpul, berdasarkan interpretasi undang-undang syarikat.

Dengan kata lain, sementara mereka mengadakan mesyuarat di tempat fizikal, mereka meminta pemegang saham untuk menahan diri dari menghadiri dan meminta mereka untuk menggunakan hak undi mereka sebelumnya.

Walau bagaimanapun, menurut undang-undang syarikat sebelum ini, mesyuarat agung pemegang saham harus diadakan di tempat yang ditentukan secara fizikal, jadi Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja, yang merupakan kategori keempat, dianggap tidak mungkin dilaksanakan tanpa pindaan undang-undang.

Perkecualian Undang-undang Syarikat oleh Undang-undang Peningkatan Daya Saing Industri

Mengingat latar belakang ini, sebahagian daripada ‘Undang-undang Peningkatan Daya Saing Industri[ja]‘ yang dilaksanakan pada Jun 2021 telah dipinda, dan sekarang, jika syarat tertentu dipenuhi, Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja boleh diadakan.

Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja mempunyai kelebihan seperti berikut:

• Memudahkan pemegang saham di lokasi jauh untuk menghadiri
• Tiada keperluan untuk menyiapkan tempat, mengurangkan kos operasi

Syarat-syarat Penyelenggaraan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja

Untuk mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara Virtual Sahaja, anda perlu memenuhi empat syarat berikut:

1. Menjadi syarikat tersenarai
2. Menerima ‘pengesahan’ daripada Menteri Ekonomi, Perdagangan dan Industri serta Menteri Kehakiman mengenai ‘keperluan perintah kabinet’
3. Melakukan perubahan peraturan melalui resolusi khas Mesyuarat Agung Pemegang Saham untuk menetapkan peraturan dalam peraturan (ada langkah-langkah peralihan)
4. Memenuhi ‘keperluan perintah kabinet’ pada masa keputusan panggilan

Kami akan menjelaskan dengan lebih terperinci di bawah.

Pengesahan mengenai ‘Keperluan Perintah Kabinet’

Untuk mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara Virtual Sahaja, anda perlu memenuhi semua ‘keperluan perintah kabinet’ berikut dan menerima pengesahan daripada Menteri Ekonomi, Perdagangan dan Industri serta Menteri Kehakiman:

1. Pelantikan pengurus bertanggungjawab untuk urusan berkaitan cara komunikasi
2. Pembentukan dasar mengenai langkah-langkah untuk masalah yang berkaitan dengan cara komunikasi
3. Penentuan dasar untuk mempertimbangkan kepentingan pemegang saham yang menghadapi masalah menggunakan internet sebagai cara komunikasi
4. Jumlah pemegang saham yang tercatat dalam senarai pemegang saham adalah 100 orang atau lebih

Pemegang saham adalah pemilik syarikat, jadi situasi di mana mereka tidak dapat menghadiri Mesyuarat Agung Pemegang Saham kerana masalah komunikasi tidak boleh berlaku. Oleh itu, anda perlu mengambil langkah-langkah untuk masalah komunikasi dan melantik pengurus bertanggungjawab.

Untuk melindungi kepentingan semua pemegang saham, anda juga perlu mengambil langkah-langkah yang mempertimbangkan kepentingan pemegang saham yang kurang mahir dengan internet. Selain itu, jika jumlah pemegang saham adalah sedikit, keperluan untuk mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara Virtual Sahaja adalah rendah, jadi sistem ini ditujukan kepada syarikat dengan 100 pemegang saham atau lebih.

Perubahan Peraturan untuk Mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja

Untuk mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara Virtual Sahaja, anda perlu membuat perubahan peraturan yang membolehkan anda mengadakan ‘Mesyuarat Agung Pemegang Saham tanpa penentuan tempat’.

Walau bagaimanapun, perubahan peraturan memerlukan resolusi khas Mesyuarat Agung Pemegang Saham. Resolusi khas Mesyuarat Agung Pemegang Saham memerlukan penyertaan pemegang saham yang memiliki dua pertiga hak mengundi dan mendapatkan persetujuan lebih dari separuh hak mengundi pemegang saham yang hadir. Walau bagaimanapun, untuk syarikat tersenarai, langkah-langkah peralihan telah diambil di mana peraturan dianggap ada selama dua tahun selepas pelaksanaan pada 16 Jun 2021.

Cara Melaksanakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Sahaja

Berikut adalah penjelasan mengenai cara melaksanakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara virtual sahaja.

Cara Mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Pertama sekali, Mesyuarat Agung Pemegang Saham akan diadakan tanpa menentukan tempat, dengan penggunaan hak mengundi awal melalui surat, cara komunikasi, dan penanganan jika terdapat penggunaan hak mengundi awal dan pada hari itu berlaku secara serentak, akan ditentukan melalui resolusi panggilan oleh Lembaga Pengarah.

Dalam notis panggilan sebenar, selain daripada perkara yang diputuskan dalam panggilan seperti yang ditetapkan dalam Perenggan 4 Artikel 299 Undang-Undang Syarikat Jepun[ja], perkara-perkara berikut akan dicatat dan dihantar kepada pemegang saham:

1. Pengesahan penggunaan hak mengundi awal melalui surat
2. Cara komunikasi
3. Penanganan jika terdapat penggunaan hak mengundi awal dan pada hari itu berlaku secara serentak
4. Cara untuk menghadiri Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara virtual sahaja (URL, ID, kata laluan, dan lain-lain)
5. Dasar penyelesaian masalah komunikasi
6. Dasar pertimbangan terhadap pemegang saham yang tidak dapat menyesuaikan diri dengan digital

Proses Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Proses Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara virtual sahaja pada dasarnya tidak berbeza dengan mesyuarat sebenar. Siaran langsung akan dilakukan di dalam laman web khas yang dicatat dalam notis panggilan, dan sistem yang membolehkan pengajuan soalan atau usul, atau penggunaan hak mengundi akan disediakan.

Keputusan akan diambil dengan menggabungkan data pengumpulan hak mengundi pada hari itu dan data pengumpulan hak mengundi awal. Dengan cara ini, adalah mungkin untuk melaporkan nilai awal pengundian pada hari Mesyuarat Agung Pemegang Saham.

Perkara yang Perlu Diperhatikan Semasa Mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Hanya Secara Maya

Mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham hanya secara maya dapat mengurangkan kos dan usaha untuk mengekalkan lokasi sebenar. Walau bagaimanapun, perlu diambil perhatian terhadap perkara berikut.

Peruntukan Perubahan Perlembagaan Dianggap Sebagai Langkah Sementara Selama 2 Tahun

Selepas pelaksanaan sistem pada 16 Jun 2021, syarikat tersenarai dianggap telah melakukan perubahan perlembagaan yang membolehkan mereka mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham hanya secara maya selama 2 tahun. Namun, peruntukan ini dianggap sebagai langkah sementara selama 2 tahun.

Perubahan perlembagaan untuk mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham hanya secara maya tidak boleh diputuskan dalam Mesyuarat Agung Pemegang Saham hanya secara maya. Oleh itu, anda perlu mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara fizikal sekurang-kurangnya sekali dan meluluskannya melalui resolusi khas.

Untuk resolusi khas Mesyuarat Agung Pemegang Saham, pemegang saham yang mempunyai lebih daripada separuh hak undi perlu hadir, dan lebih daripada dua pertiga hak undi pemegang saham yang hadir diperlukan (Perkara 309, Perenggan 2, Undang-Undang Syarikat Jepun[ja]).

Langkah Praktikal untuk Menghadapi Gangguan Komunikasi adalah Wajib

Dalam menjalankan Mesyuarat Agung Pemegang Saham hanya secara maya, langkah untuk menghadapi gangguan komunikasi dan tindakan apabila ia berlaku mungkin menjadi risiko yang nyata. Bergantung pada masa gangguan komunikasi berlaku, ia boleh menjadi sebab pembatalan resolusi.

Sebagai langkah untuk menghadapi gangguan komunikasi, anda perlu mengambil langkah seperti meningkatkan talian komunikasi terlebih dahulu, menyediakan cadangan, atau menetapkan hari simpanan.

Jika anda membuat resolusi untuk memberi kuasa kepada pengerusi untuk menangguhkan atau meneruskan (Perkara 66, Perenggan 2, Undang-Undang Peningkatan Daya Saing Industri Jepun[ja]), pengerusi dapat membuat keputusan untuk menangguhkan atau meneruskan dengan segera apabila gangguan komunikasi berlaku.

Rumusan: Adakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Secara Virtual Hanya Selepas Berunding Dengan Peguam

Kemungkinan untuk mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara virtual sahaja dapat mengurangkan usaha dan kos bagi pihak syarikat, dan juga membolehkan pemegang saham untuk mengurangkan masa dan kos untuk menghadiri dari jauh.

Walau bagaimanapun, untuk melaksanakannya, perlu ada persiapan seperti perubahan perlembagaan syarikat, penyelesaian masalah komunikasi, dan pertimbangan kepada pemegang saham yang tidak dapat menggunakan teknologi digital.

Untuk mengadakan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara virtual sahaja, anda harus berunding dengan peguam yang tidak hanya mahir dalam undang-undang syarikat, tetapi juga dalam masalah sistem.

Artikel Berkaitan: Apa itu sistem penyediaan bahan Mesyuarat Agung Pemegang Saham secara elektronik? Penjelasan poin penting dalam revisi Undang-Undang Syarikat Jepun yang berlaku pada tahun 2022[ja]

Panduan Mengenai Langkah-langkah yang Diambil oleh Firma Kami

Firma undang-undang Monolith adalah sebuah firma undang-undang yang memiliki kepakaran tinggi dalam bidang IT, khususnya internet dan undang-undang. Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, mesyuarat agung pemegang saham maya semata-mata telah menarik perhatian, dan keperluan untuk pemeriksaan undang-undang proses penganjurannya semakin meningkat. Firma kami menyediakan penyelesaian berkaitan IT dan startup. Butiran lanjut dinyatakan dalam artikel di bawah.

Bidang yang ditangani oleh Firma Undang-Undang Monolith: Undang-undang korporat untuk IT dan Startup[ja]