Menerangkan Poin Utama dalam 'Undang-Undang Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam Jepun (Amendments)' - Apakah Langkah yang Harus Diambil oleh Pengusaha?

Akta Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Act) telah dipinda pada tahun 2020 dan dilaksanakan pada 1 Jun 2022. Dengan pindaan ini, perniagaan telah dikenakan kewajipan untuk mempersiapkan sistem yang sesuai untuk menangani laporan dalaman dengan betul.

Artikel ini akan menerangkan tentang poin utama pindaan Akta Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam dan tindakan yang harus diambil oleh perniagaan berkenaan dengan pindaan ini.

Apa itu Skim Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam

“Skim Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam” adalah sistem yang melindungi individu yang memberikan maklumat tentang insiden atau aktiviti tidak sah dengan tujuan untuk kepentingan awam (pengadu).

Sebagai contoh, penipuan seperti penarikan balik kereta yang disembunyikan atau pemalsuan makanan oleh organisasi adalah sukar untuk dikesan dari luar, dan seringkali menjadi jelas melalui laporan dari orang dalam. Walau bagaimanapun, ada orang yang ragu-ragu untuk membuat laporan kerana takut akan mendapat perlakuan tidak adil di dalam syarikat. Untuk mengelakkan situasi seperti ini, penting untuk memastikan bahawa pengadu dalaman tidak menerima perlakuan tidak adil seperti pemecatan.

Laporan dalaman, dari perspektif organisasi, membolehkan penemuan awal masalah atau aktiviti tidak sah melalui laporan, yang membolehkan tindakan awal diambil. Selain itu, melindungi pengadu dan menangani laporan dengan sewajarnya mempunyai kelebihan dalam merangsang fungsi pembersihan sendiri organisasi, meningkatkan kredibilitas sosial, dan meningkatkan nilai syarikat.

Skim Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam bertujuan untuk mempromosikan pematuhan undang-undang oleh pengusaha dengan melindungi pengadu dalaman, dan untuk memastikan keselamatan dan ketenangan rakyat.

Poin Utama Dalam Pindaan Undang-Undang Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam Jepun

Pindaan pada tahun 2020 (Tahun Reiwa 2) telah dilakukan untuk meningkatkan keberkesanan sistem laporan dalaman. Pindaan ini mempunyai poin-poin berikut:

Memaksa Penyedia Perkhidmatan untuk Menyusun Struktur

Penyedia perkhidmatan diwajibkan untuk melakukan perkara-perkara berikut (Undang-Undang Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam Jepun, Artikel 11):

• Menetapkan pekerja yang bertanggungjawab dalam menangani laporan kepentingan awam
• Menyusun struktur yang diperlukan untuk menangani laporan dalaman dengan sewajarnya

Walau bagaimanapun, untuk perusahaan kecil dan sederhana dengan jumlah pekerja (termasuk pekerja separuh masa) kurang dari 300 orang, ini hanya menjadi kewajiban usaha.

Untuk kewajiban-kewajiban ini, apabila Perdana Menteri Jepun menganggap perlu, dia boleh meminta laporan dari penyedia perkhidmatan dan memberikan nasihat, arahan, dan cadangan (Undang-Undang yang sama, Artikel 15). Jika cadangan tidak dipatuhi, fakta tersebut boleh diumumkan (Undang-Undang yang sama, Artikel 16).

Selain itu, pekerja yang bertanggungjawab dalam menangani laporan kepentingan awam dikenakan kewajiban kerahsiaan mengenai maklumat yang boleh mengenal pasti pengadu, dan jika melanggar kewajiban kerahsiaan, denda sehingga 300,000 yen boleh dikenakan (Undang-Undang yang sama, Artikel 12, Artikel 21).

Maklumat yang boleh mengenal pasti pengadu di sini merujuk kepada nama pengadu, nombor pekerja, dan sebagainya, dan termasuk maklumat umum seperti jantina, jika maklumat tersebut dapat digunakan untuk mengenal pasti pengadu apabila digabungkan dengan maklumat lain.

Memudahkan Laporan kepada Agensi Kerajaan dan Sebagainya

Jika syarikat memecat pengadu kerana melaporkan kepada agensi kerajaan atau media, syarat-syarat untuk membatalkan pemecatan tersebut telah dilonggarkan, menjadikan laporan lebih mudah (Undang-Undang yang sama, Artikel 3).

Dalam kes laporan kepada agensi kerajaan, selain daripada “alasan yang cukup untuk percaya” seperti sebelum ini, “penyerahan dokumen bertulis yang mencatat nama dan alamat dan sebagainya” juga telah ditambahkan sebagai syarat.

Untuk laporan kepada media, sebelum pindaan, hanya bahaya kepada nyawa dan kesihatan yang diambil kira, tetapi selepas pindaan, “bahaya kepada harta benda” juga telah ditambah. Selain itu, “alasan yang cukup untuk percaya bahawa syarikat akan membocorkan maklumat yang dapat mengenal pasti pengadu” juga telah ditambahkan.

Memperluas Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam

Sebelum ini, hanya pekerja yang menjadi subjek perlindungan, tetapi dengan pindaan ini, bekas pekerja dalam tempoh setahun selepas berhenti kerja dan pegawai juga telah ditambahkan (Undang-Undang yang sama, Artikel 2, Perenggan 1).

Dengan penambahan pegawai sebagai subjek perlindungan, perlakuan yang merugikan terhadap pegawai juga dilarang, dan jika pegawai diberhentikan kerana melaporkan kepentingan awam, mereka boleh membuat tuntutan ganti rugi (Undang-Undang yang sama, Artikel 5, Perenggan 3, Artikel 6). Selain itu, subjek laporan yang dilindungi, yang sebelum ini hanya hukuman jenayah, kini juga termasuk hukuman pentadbiran, dan lingkupnya telah diperluas (Undang-Undang yang sama, Artikel 2, Perenggan 3).

Selain itu, selain dari pemecatan yang tidak sah kerana laporan dan larangan terhadap perlakuan yang merugikan seperti penurunan pangkat atau pengurangan gaji, syarikat juga dilarang membuat tuntutan ganti rugi terhadap pengadu kepentingan awam atas alasan kerugian yang disebabkan oleh laporan kepentingan awam (Undang-Undang yang sama, Artikel 7).

Memperluas Lingkup Fakta yang Menjadi Subjek Laporan yang Dilindungi

Dengan pindaan ini, lingkup fakta yang menjadi subjek laporan yang dilindungi telah diperluas (Undang-Undang yang sama, Artikel 2, Perenggan 3).

“Fakta tentang perbuatan jenayah yang ditetapkan dalam undang-undang ini dan undang-undang yang disenaraikan dalam jadual (termasuk perintah berdasarkan undang-undang ini.) atau fakta yang menjadi alasan untuk denda yang ditetapkan dalam undang-undang ini dan undang-undang yang disenaraikan dalam jadual (termasuk perintah berdasarkan undang-undang ini.)” telah ditetapkan.

“Undang-undang yang disenaraikan dalam jadual” ini ditetapkan dalam “Perintah Kabinet yang Menetapkan Undang-Undang dalam Jadual 8 Undang-Undang Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam (Perintah Kabinet No. 146, 2005)” berdasarkan Jadual Undang-Undang Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam dan Jadual 8. Senarai undang-undang ini diterbitkan oleh Agensi Pengguna Jepun sebagai “Senarai Undang-Undang yang Menjadi Subjek Laporan (474 undang-undang) (sehingga 1 Februari Tahun Reiwa 3)”.

Tindakan yang Perlu Diambil oleh Pengusaha untuk Menangani Laporan Dalaman dengan Sempurna

Pengusaha dengan lebih daripada 300 pekerja perlu memahami kandungan yang telah diwajibkan oleh pindaan kali ini dan perlu memberikan respons yang tepat. Di sini, kami akan menerangkan tentang tindakan yang perlu diambil oleh pengusaha.

Membina Sistem untuk Menangani Laporan Dalaman dengan Sempurna

Tiada peraturan dalam Undang-Undang Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam (Japanese Whistleblower Protection Act) mengenai cara menubuhkan saluran laporan dalaman, dan bentuk saluran laporan sebenar adalah bergantung kepada pertimbangan pengusaha. Terdapat pelbagai kes, seperti menubuhkan saluran laporan di dalam organisasi seperti jabatan sumber manusia, melantik firma undang-undang atau entiti luar sebagai saluran laporan, atau menubuhkan saluran laporan di kedua-dua tempat tersebut.

Walau apa pun bentuk yang diambil, adalah penting untuk mematuhi perkara-perkara berikut:

• Pemasangan saluran laporan dalaman kepentingan awam: Menentukan jabatan atau individu yang bertanggungjawab untuk melakukan siasatan dan tindakan pembetulan
• Tindakan untuk memastikan kemandirian dari ketua organisasi dan pegawai kanan lain: Memastikan kemandirian dari ketua organisasi dan lain-lain jika perkara tersebut melibatkan mereka
• Tindakan berkaitan dengan pelaksanaan tugas tanggapan laporan kepentingan awam: Melaksanakan siasatan dalaman dan tindakan pembetulan
• Tindakan untuk menghapuskan konflik kepentingan dalam tugas tanggapan laporan kepentingan awam: Memastikan bahawa individu yang terlibat dalam perkara tersebut tidak terlibat dalam tugas tanggapan laporan kepentingan awam

Pengusaha perlu menentukan pekerja yang bertanggungjawab untuk tugas tanggapan laporan kepentingan awam, menerima laporan kepentingan awam, menjalankan siasatan dalaman, dan jika perlu, melaksanakan tindakan pembetulan.

Membina Sistem Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam

Walaupun saluran laporan dalaman telah ditubuhkan, jika perlindungan pengadu tidak dijamin, sistem perlindungan pengadu kepentingan awam tidak akan berfungsi dengan betul. Oleh itu, pengusaha perlu mengambil langkah-langkah berikut:

• Tindakan untuk mencegah rawatan yang tidak menguntungkan: Mencegah rawatan yang tidak menguntungkan dan memberikan bantuan jika rawatan tersebut ditemui / mengambil tindakan terhadap mereka yang memberikan rawatan yang tidak menguntungkan
• Tindakan untuk mencegah perkongsian luar skop: Mencegah perkongsian luar skop dan memberikan bantuan jika perkongsian tersebut ditemui

Rawatan yang tidak menguntungkan terhadap pengadu kepentingan awam termasuk bukan sahaja pemecatan, tetapi juga pengurangan gaji, penurunan pangkat, dan paksaan untuk berhenti kerja.

Untuk tindakan yang perlu diambil oleh pengusaha, sila rujuk kepada Panduan yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan yang perlu diambil oleh pengusaha berdasarkan peruntukan Perenggan 1 dan 2 Artikel 11 Undang-Undang Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam secara tepat dan berkesan (Pemberitahuan Kabinet No. 118 pada 20 Ogos Tahun 3 Reiwa (2021)).

Rumusan: Sila rujuk kepada peguam untuk langkah-langkah berhubung dengan Akta Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam

Akta Perlindungan Pengadu Kepentingan Awam (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Act) telah dipinda dan peniaga kini diwajibkan untuk mempersiapkan sistem yang diperlukan untuk menangani laporan dalaman dengan sewajarnya. Selain itu, jumlah tugas yang perlu ditangani oleh syarikat telah bertambah. Jika ada laporan, anda perlu membina sistem untuk menangani laporan tersebut dengan sewajarnya terlebih dahulu.

Perlindungan yang sewajarnya terhadap pengadu dan penanganan yang jujur terhadap laporan adalah penting bagi peniaga dan masyarakat. Sila rujuk kepada peguam anda berkenaan dengan sistem perlindungan pengadu kepentingan awam.

Panduan Mengenai Langkah-langkah yang Diambil oleh Firma Kami

Firma guaman Monolith adalah sebuah firma guaman yang mempunyai pengalaman luas dalam bidang IT, khususnya internet dan undang-undang. Undang-Undang Perlindungan Pemberi Maklumat Awam (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Act) sedang mendapat perhatian dan keperluan untuk pemeriksaan undang-undang semakin meningkat. Di firma kami, kami menyediakan penyelesaian yang merangkumi semua aspek undang-undang korporat untuk syarikat IT dan startup. Butiran lanjut dinyatakan dalam artikel di bawah.

Bidang yang ditangani oleh Firma Guaman Monolith: Undang-undang korporat untuk IT dan startup