Principes van Werkuren en Vakantiedagen in het Japanse Arbeidsrecht en Overuren & Vakantiewerk

Beheer van menselijk kapitaal, de basis van bedrijfsactiviteiten, vereist een grondige kennis van de regelgeving omtrent arbeidstijden en vakantiedagen, wat een van de meest fundamentele en cruciale aspecten is. De Japanse arbeidswetgeving, en in het bijzonder de Japanse Arbeidsnormenwet, stelt strikte principes vast met betrekking tot arbeidstijden en vakantiedagen om de gezondheid en het welzijn van werknemers te beschermen. Deze regelgeving kan niet vrijelijk worden vastgesteld door interne bedrijfsregels of contracten tussen partijen, maar moet voldoen aan wettelijk vastgestelde limieten en procedures die voor alle bedrijven verplicht zijn. In principe is het verboden om werknemers te laten werken boven de wettelijke arbeidstijd of op wettelijke vakantiedagen, en overtredingen kunnen leiden tot sancties. Om deze verboden uitzonderlijk op te heffen en overwerk of werken op vakantiedagen wettelijk toe te staan, moet een specifieke arbeidsovereenkomst, bekend als de ’36-overeenkomst’, worden gesloten en bij de administratieve autoriteiten worden gemeld via een strikte procedure. In dit artikel zullen we eerst de definitie van ‘arbeidstijd’ onder de Japanse wetgeving verduidelijken aan de hand van jurisprudentie, en vervolgens de basisprincipes van arbeidstijd en vakantiedagen uitleggen. Daarna gaan we in detail in op het kader voor overwerk en werken op vakantiedagen op basis van de 36-overeenkomst en de verplichting tot het betalen van extra loon die daarbij hoort. Tot slot onderzoeken we de positie van ‘managers en supervisors’, een belangrijke uitzondering op deze principes, en de strikte vereisten daarvoor, samen met relevante rechtspraak. Een nauwkeurig begrip en naleving van deze regelgeving is essentieel om compliance te waarborgen en gezonde arbeidsrelaties op te bouwen.  

De definitie van ‘werktijd’ onder Japans arbeidsrecht

Het is van cruciaal belang om te begrijpen hoe ‘werktijd’ juridisch gedefinieerd wordt binnen het Japanse arbeidsrecht. Dit is omdat of iets als werktijd wordt beschouwd, de basis vormt voor de verplichting tot loonbetaling, met name voor de berekening van overwerkvergoedingen. De jurisprudentie van het Japanse Hooggerechtshof toont een consistente standaard die stelt dat ‘werktijd’ niet wordt bepaald door wat in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement staat, maar objectief wordt beoordeeld als de tijd waarin een werknemer onder het bevel van de werkgever staat. Dit omvat niet alleen expliciete instructies, maar ook impliciete instructies of situaties waarin een bepaalde handeling onvermijdelijk is, wat betekent dat de werktijd die een bedrijf voorziet vaak breder wordt geïnterpreteerd dan verwacht.

Er zijn twee belangrijke rechtszaken die deze beoordelingscriteria concreet illustreren. De eerste is de zaak van de Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (uitspraak van het Hooggerechtshof van 9 maart 2000 (2000)). In deze zaak werd betwist of de tijd die werknemers van de scheepswerf besteedden aan het aantrekken van voorgeschreven werkkleding en beschermingsmiddelen in de kleedkamer voor aanvang van de werkdag en het verplaatsen naar de werkplek als werktijd beschouwd moest worden. Het Hooggerechtshof oordeelde dat, aangezien het bedrijf het dragen van werkkleding en dergelijke verplicht stelde om veiligheids- en gezondheidsredenen en dit op een aangewezen plaats binnen het bedrijf moest gebeuren, deze handelingen als onder bevel van de werkgever geplaatst konden worden beschouwd. Met andere woorden, zelfs als het niet om de werkzaamheden zelf gaat, wordt de tijd die ruimtelijk en temporeel beperkt is door instructies van het bedrijf voor essentiële voorbereidende handelingen, als wettelijke werktijd beschouwd.

De tweede zaak betreft de wachttijd (handenwachttijd) in de zaak van het Daihoshi Building Management (uitspraak van het Hooggerechtshof van 28 februari 2002 (2002)). Hier werd de vraag gesteld of de rusttijd tijdens een 24-uursdienst van werknemers die belast waren met het beheer van gebouwfaciliteiten als werktijd gold. Werknemers werden opgedragen om in de rustkamer te wachten en moesten onmiddellijk reageren als er een alarm afging of als er een noodgeval was. Het Hooggerechtshof oordeelde dat werknemers, zelfs als ze in werkelijkheid sliepen en er niets gebeurde, niet volledig vrij waren van arbeid en dus onder het bevel van de werkgever stonden. Met andere woorden, de tijd die men in afwachting doorbrengt om op elk moment aan het werk te kunnen gaan, wordt juridisch gezien als werktijd, zelfs als het ‘pauze’ of ‘rusttijd’ wordt genoemd.

Zoals deze rechtszaken duidelijk maken, wordt de beoordeling van werktijd niet gebaseerd op formele benamingen of contractinhoud, maar objectief bepaald door of werknemers daadwerkelijk onder het beheer van de werkgever staan en hun vrijheid van handelen beperkt is. Dit suggereert dat bedrijven onbedoeld het risico lopen ‘verborgen werktijd’ te creëren, wat kan leiden tot claims voor onbetaald loon.

Principes van Arbeidstijden en Rustdagen onder Japans Recht

De Japanse Arbeidsnormenwet stelt twee fundamentele principes vast als minimumnormen voor arbeidstijden en rustdagen. Deze principes zijn van toepassing op alle werkplekken, ongeacht de omvang van het bedrijf of de sector.

Ten eerste is er een bovengrens voor arbeidstijden. Artikel 32 van de Japanse Arbeidsnormenwet bepaalt dat werkgevers werknemers niet langer dan 40 uur per week, exclusief pauzes, mogen laten werken, en niet meer dan 8 uur per dag. Dit wordt ‘wettelijke arbeidstijd’ genoemd en arbeid die deze limiet overschrijdt, is in principe illegaal. Deze dubbele limiet van ‘8 uur per dag en 40 uur per week’ is strikt en mag niet worden overschreden.

Ten tweede is er de verplichting om rustdagen te verlenen. Artikel 35 van de Japanse Arbeidsnormenwet bepaalt dat werkgevers werknemers ten minste één rustdag per week moeten geven. Dit is het principe van de wekelijkse rustdag. Als uitzondering staat het tweede lid van hetzelfde artikel ‘vier of meer rustdagen in een periode van vier weken’ toe, maar dit is slechts bedoeld om tegemoet te komen aan onregelmatige werkschema’s; de standaard is één rustdag per week. De term ‘rustdag’ verwijst hier naar een kalenderdag (24 uur van middernacht tot middernacht) waarop de werknemer volledig is vrijgesteld van de arbeidsplicht.

Deze principes van wettelijke arbeidstijd en wettelijke rustdagen hebben belangrijke praktische gevolgen. Bijvoorbeeld, als een bedrijf een standaard werkdag van 8 uur heeft vastgesteld, dan resulteert 5 dagen werken in een totaal van 40 uur per week (8 uur x 5 dagen), wat de bovengrens van de wettelijke arbeidstijd bereikt. Als er een zesde dag wordt gewerkt, wordt de regel van 40 uur per week overtreden. Daarom moeten bedrijven die een 8-urige werkdag hanteren, in feite twee rustdagen per week instellen om zowel het principe van de wekelijkse rustdag (één rustdag per week) als de 40-urige werkweek te respecteren.

Deze twee rustdagen verschillen juridisch van aard. De ene dag is een ‘wettelijke rustdag’, verplicht gesteld door artikel 35 van de Japanse Arbeidsnormenwet, en de andere dag is een ‘geplande rustdag’ (niet-wettelijke rustdag) die door het bedrijf wordt bepaald. Dit onderscheid is uiterst belangrijk voor de berekening van overwerkvergoedingen. Als er op een wettelijke rustdag wordt gewerkt, wordt dit beschouwd als ‘werk op een rustdag’ en is een toeslag van minimaal 35% vereist. Aan de andere kant, als er op een geplande rustdag wordt gewerkt, wordt het deel van het werk dat de wettelijke arbeidstijd van 40 uur per week overschrijdt, beschouwd als ‘overwerk’ en is een toeslag van minimaal 25% vereist. Het is daarom essentieel om in arbeidsreglementen of dergelijke documenten duidelijk vast te leggen welke dag als wettelijke rustdag wordt beschouwd, vanuit het oogpunt van arbeidsmanagement en kostenbeheersing.

Arbeid Boven de Limiet: Overwerk en Werk op Rustdagen onder de Japanse 36-Arbeidsovereenkomst

De wettelijke arbeidstijd in Japan, zoals vastgesteld door de Japanse Arbeidswet (8 uur per dag en 40 uur per week), en de principes van wettelijke rustdagen zijn niet absoluut. Door bepaalde juridische procedures te volgen, is het mogelijk om werknemers uitzonderlijk meer te laten werken dan deze limieten. De principiële basis voor overwerk en werk op rustdagen is de arbeidsovereenkomst volgens artikel 36 van de Arbeidswet (algemeen bekend als de “36-Arbeidsovereenkomst”). Echter, in het geval van een ramp of andere tijdelijke noodzaak (Artikel 33 van de Arbeidswet) is het mogelijk om, met toestemming of achteraf melding, een uitzondering te maken.

Het laten werken van werknemers boven de wettelijke arbeidstijd of op wettelijke rustdagen zonder een 36-Arbeidsovereenkomst is illegaal, zelfs als de werknemers hebben ingestemd, en kan leiden tot sancties. Om een 36-Arbeidsovereenkomst effectief tot stand te brengen, moet er eerst een schriftelijke overeenkomst worden gesloten met een vakbond die de meerderheid van de werknemers op de werkplek vertegenwoordigt, of, bij afwezigheid van zo’n vakbond, met een vertegenwoordiger van de meerderheid van de werknemers. Het meest cruciale proces is het indienen van de gesloten overeenkomst bij de directeur van het lokale arbeidsnormeninspectiebureau. Deze melding is een vereiste voor de 36-Arbeidsovereenkomst om juridische kracht te hebben, en alleen na het sluiten van de overeenkomst en het melden ervan bij de directeur van het arbeidsnormeninspectiebureau is overwerk en werk op rustdagen toegestaan.

Zelfs als een 36-Arbeidsovereenkomst is gesloten, is onbeperkt overwerk niet toegestaan. De wet stelt strikte limieten aan overwerk. In principe is de limiet voor overwerk 45 uur per maand en 360 uur per jaar.  

In het geval van onvoorziene plotselinge toenames in werklast of andere tijdelijke speciale omstandigheden, is het mogelijk om een “36-Arbeidsovereenkomst met speciale clausule” te sluiten die het overschrijden van deze limieten toestaat. Deze “tijdelijke speciale omstandigheden” worden niet erkend voor vage redenen zoals “wanneer het nodig is voor het werk”, maar moeten concreet en tijdelijk zijn, zoals plotselinge specificatiewijzigingen of het omgaan met grootschalige klachten.  

Zelfs wanneer de speciale clausule wordt toegepast, stelt de wet de volgende absolute limieten vast die niet mogen worden overschreden (met sancties):

1. Overwerk mag niet meer dan 720 uur per jaar zijn.  
2. De totale som van overwerk en werk op rustdagen moet minder dan 100 uur per maand zijn.  
3. De totale som van overwerk en werk op rustdagen moet gemiddeld over een periode van 2, 3, 4, 5 of 6 maanden, niet meer dan 80 uur per maand zijn.  
4. Overwerk mag slechts 6 maanden per jaar meer dan 45 uur per maand zijn.  

Vooral de derde regel, “een gemiddelde van minder dan 80 uur over meerdere maanden”, fungeert als een krachtig mechanisme om bedrijven te dwingen aanhoudend overwerk te beperken. Als bijvoorbeeld in een bepaalde maand de totale som van overwerk en werk op rustdagen 99 uur bereikt (net onder de limiet van 100 uur per maand), dan mag de totale tijd de volgende maand niet meer dan 61 uur zijn ((99 uur + 61 uur) ÷ 2 maanden = 80 uur). Op deze manier, als er een maand is met een toename in arbeidstijd, moet de arbeidstijd in de volgende maanden aanzienlijk worden verminderd, en bedrijven worden niet alleen verplicht om arbeidstijd te registreren, maar ook om toekomstige arbeidstijd planmatig te beheren.

Financiële Kosten: Overwerktoeslag

Bedrijven zijn verplicht om een overwerktoeslag (premium pay) te betalen bovenop het normale loon voor werk dat de wettelijke arbeidstijd overschrijdt, op wettelijke rustdagen of tijdens de nachtelijke uren. Deze verplichting is vastgelegd in artikel 37 van de Japanse Arbeidsnormenwet en heeft een directe impact op de financiën van een onderneming.

De te betalen overwerktoeslag varieert afhankelijk van het type arbeid:

• Overwerk: Voor arbeid die de wettelijke arbeidstijd (8 uur per dag of 40 uur per week) overschrijdt, moet een overwerktoeslag van ten minste 25% bovenop het normale loon worden betaald.
• Overwerk van meer dan 60 uur per maand: Voor het deel van het overwerk dat de 60 uur per maand overschrijdt, wordt de toeslag verhoogd tot ten minste 50%. Deze regelgeving is van toepassing op alle bedrijven, inclusief kleine en middelgrote ondernemingen, vanaf 1 april 2023.
• Werk op rustdagen: Voor arbeid op de wettelijke rustdagen, zoals vastgelegd in artikel 35 van de Japanse Arbeidsnormenwet, is een toeslag van ten minste 35% vereist. Dit is te onderscheiden van arbeid op de zogenaamde niet-wettelijke rustdagen.
• Nachtarbeid: Voor arbeid tussen 22:00 uur en 05:00 uur moet een nachttoeslag van ten minste 25% worden betaald.

Deze toeslagpercentages worden cumulatief toegepast. Bijvoorbeeld, als er tijdens de nachtelijke uren overwerk plaatsvindt, worden de overwerktoeslag van 25% en de nachttoeslag van 25% bij elkaar opgeteld, wat resulteert in een totale toeslag van ten minste 50%. Evenzo, als er op een wettelijke rustdag nachtarbeid wordt verricht, wordt de toeslag voor werk op rustdagen van 35% en de nachttoeslag van 25% gecombineerd tot een toeslag van ten minste 60%.

De basis voor de berekening van deze overwerktoeslagen is het normale loon voor de gebruikelijke arbeidstijd of werkdag van de werknemer. Echter, bepaalde looncomponenten die zijn vastgelegd in artikel 21 van de uitvoeringsregels van de Japanse Arbeidsnormenwet mogen worden uitgesloten van dit basisloon. De uit te sluiten looncomponenten zijn beperkt tot die welke worden betaald op basis van persoonlijke omstandigheden van de werknemer, zoals:

• Gezinstoeslag
• Reiskostenvergoeding
• Ontheemdingstoeslag
• Onderwijstoeslag voor kinderen
• Huursubsidie
• Incidenteel betaald loon
• Loon dat wordt betaald voor perioden langer dan een maand (zoals bonussen)

Echter, of deze toeslagen kunnen worden uitgesloten, wordt niet bepaald door de naam, maar door de inhoud. Bijvoorbeeld, zelfs als het ‘huursubsidie’ heet, als het een vast bedrag is dat aan alle werknemers wordt betaald, wordt het niet als persoonlijk beschouwd en kan het niet worden uitgesloten van het basisloon.

Hieronder volgt een overzicht van de overwerktoeslagpercentages:

Deze overwerktoeslagen, vooral de hoge toeslag van 50% voor meer dan 60 uur werk per maand, weerspiegelen niet alleen een regel voor loonberekening, maar ook een beleidsmatige intentie om bedrijven economisch te ontmoedigen om lange werktijden te hanteren en de gezondheid van werknemers te beschermen.

Belangrijke Uitzondering: ‘Managers en Toezichthouders’

In de strikte regelgeving omtrent werktijden, pauzes en vrije dagen die tot nu toe besproken zijn, bestaat er een belangrijke uitzondering vastgelegd in artikel 41 van de Japanse Arbeidsnormenwet. Dit artikel stelt dat de bepalingen met betrekking tot werktijden, pauzes en vrije dagen niet van toepassing zijn op personen die “ongeacht het type bedrijf een positie van toezicht of management bekleden” (hierna “managers en toezichthouders” genoemd). Hierdoor zijn bedrijven niet verplicht om overwerktoeslagen of toeslagen voor werk op vrije dagen te betalen aan werknemers die als managers en toezichthouders worden beschouwd.

Echter, de beoordeling of iemand al dan niet als een “manager of toezichthouder” wordt beschouwd, is niet formeel gebaseerd op de functietitel die door het bedrijf is toegekend (zoals ‘afdelingshoofd’ of ‘sectiechef’), maar wordt strikt beoordeeld op basis van de werkelijke functie-inhoud, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, en de manier van werken van de werknemer. Japanse rechtbanken staan een gemakkelijke toepassing van deze uitzonderingsregel niet toe en neigen naar een zeer beperkte interpretatie ervan. Door administratieve interpretaties en talrijke rechtszaken is vastgesteld dat aan de volgende drie criteria moet worden voldaan om als manager of toezichthouder erkend te worden:

1. Een belangrijke functie-inhoud, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die een eenheid vormen met de bedrijfsleiding: van de werknemer wordt verwacht dat hij of zij belangrijke bevoegdheden heeft in het personeelsbeheer van het bedrijf, zoals het aannemen, ontslaan, beoordelen van personeel en het bepalen van arbeidsvoorwaarden, en diep betrokken is bij de besluitvorming van de bedrijfsleiding. Het is niet voldoende om alleen ondergeschikten te hebben; de werknemer moet voldoende autoriteit hebben om als een eenheid met de bedrijfsleiding te worden beschouwd, zoals het vermogen om zelfstandig het beleid van de afdeling te bepalen.
2. Een werkwijze waarbij de werktijden niet strikt worden beheerd: de werknemer moet aanzienlijke discretie hebben over zijn of haar eigen werktijden en de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. Als de werknemer strikt wordt beheerd door het bedrijf met betrekking tot werktijden, of als het salaris wordt verlaagd vanwege te laat komen of vroegtijdig vertrek, dan wordt de werknemer niet als manager of toezichthouder beschouwd. Het is essentieel dat de werknemer in staat is om de werktijden flexibel aan te passen op basis van zakelijke noodzaak.
3. Een passende beloning voor de positie: het salaris, inclusief basisloon en functietoeslagen, moet gunstiger zijn dan dat van gewone werknemers en passend voor de belangrijke verantwoordelijkheden. Er moet een hoge mate van compensatie worden geboden die het ontbreken van overwerktoeslag ruimschoots compenseert. Als het uurloon, rekening houdend met de werkelijke arbeidstijd, lager uitvalt dan dat van gewone werknemers of parttime werknemers, dan is dit een belangrijke factor die de status als manager of toezichthouder kan ontkennen.

Een rechtszaak die deze strikte beoordelingscriteria illustreert, is de zaak van McDonald’s Japan (uitspraak van de rechtbank van Tokio op 28 januari 2008). In deze zaak oordeelde de rechtbank dat de manager van een hamburgerrestaurant, hoewel hij een bepaalde mate van autoriteit had over de bedrijfsvoering van de winkel, niet betrokken was bij de besluitvorming over het algemene bedrijfsbeleid van de onderneming, en dat zijn discretie over werktijden beperkt was omdat hij zelf diensten moest draaien bij personeelstekorten, en dat zijn salaris niet voldoende was om als manager of toezichthouder te worden beschouwd.

Zoals blijkt, is de uitzondering voor managers en toezichthouders een van de meest betwiste gebieden in het Japanse arbeidsrecht. Het simpelweg toekennen van een managementtitel om overwerktoeslagen te vermijden, de zogenaamde ‘manager in naam alleen’, wordt juridisch niet erkend en kan later leiden tot het risico van het moeten betalen van aanzienlijke achterstallige lonen.

Zelfs als een werknemer terecht als een legitieme manager of toezichthouder wordt erkend, wordt de verplichting om toeslagen te betalen voor nachtwerk (van 22.00 uur tot 05.00 uur) niet opgeheven. Bovendien is het recht op jaarlijks betaald verlof gegarandeerd, net als voor gewone werknemers.

Samenvatting

Zoals uiteengezet in dit artikel, vormen de regels omtrent arbeidstijden en vakantiedagen onder de Japanse arbeidswetgeving de kern van personeelsbeheer binnen bedrijven en zijn zeer strikt. ‘Arbeidstijd’ wordt juridisch beoordeeld op basis van objectieve realiteit, niet op contract, en is in principe beperkt tot ‘8 uur per dag en 40 uur per week’. Overwerk en werken op vakantiedagen is alleen mogelijk met een correct gesloten en gemelde 36-overeenkomst, en zelfs dan kan men niet over de absolute maximale uren heen die bij wet zijn vastgesteld. Bovendien is voor deze arbeid een wettelijk vastgestelde toeslag voor loonbetaling verplicht. Er bestaat een uitzondering voor ‘managers en supervisors’, maar de reikwijdte hiervan wordt in jurisprudentie zeer nauw geïnterpreteerd, en een gemakkelijke toepassing ervan brengt grote juridische risico’s met zich mee. Deze regelgeving nauwkeurig begrijpen en naleven is een fundamentele verplichting voor het bedrijfsleven in Japan en is essentieel vanuit het oogpunt van compliance management.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het bieden van juridisch advies en geschillenbeslechting met betrekking tot arbeidstijden en vakantiedagen aan een groot aantal cliënten in Japan. Ons kantoor heeft niet alleen experts met een Japanse advocaatkwalificatie, maar ook Engelssprekende professionals met buitenlandse juridische kwalificaties, waardoor we ook de unieke uitdagingen kunnen aanpakken waarmee bedrijven met internationale activiteiten worden geconfronteerd. Of het nu gaat om het opzetten van een arbeidstijdmanagement systeem, de juiste toepassing van de 36-overeenkomst, of de beoordeling van managers en supervisors, wij bieden nauwkeurige en praktische ondersteuning voor alle vragen met betrekking tot de complexe Japanse arbeidswetgeving.