Juridische Uitleg van Arbeidsovereenkomsten in het Japanse Arbeidsrecht

In de arbeidsverhoudingen in Japan is een arbeidsovereenkomst een uiterst belangrijk juridisch document. Het is niet slechts een overeenkomst tussen de vakbond en de werkgever, maar een speciale norm met een krachtige juridische werking die voorrang heeft op individuele arbeidscontracten en bedrijfsreglementen. De Japanse Wet op de Vakbonden geeft arbeidsovereenkomsten de kracht om direct de arbeidsvoorwaarden van individuele werknemers te reguleren en te wijzigen. Daarom is voor bedrijfsleiders en juridische medewerkers een nauwkeurig begrip van de juridische aard, de vereisten voor totstandkoming, de reikwijdte van de werking en de regels omtrent de beëindiging van een arbeidsovereenkomst essentieel. Dit gaat verder dan een eis voor compliance; het is onmisbare kennis voor het opbouwen van stabiele en voorspelbare arbeidsrelaties en voor het beheren van juridische risico’s. Het sluiten van een arbeidsovereenkomst betekent dat de werkgever een deel van de bevoegdheid om unilateraal arbeidsvoorwaarden te bepalen, overlaat aan de uitkomst van bilaterale onderhandelingen met de vakbond. De impact hiervan strekt zich uit van kernarbeidsvoorwaarden zoals loon en werktijden tot aan procedures die betrekking hebben op managementbeslissingen zoals personeelsverplaatsingen en ontslag. In dit artikel verduidelijken we de juridische positie van arbeidsovereenkomsten onder Japans arbeidsrecht en bespreken we de vereisten voor totstandkoming en de twee unieke effecten: het systeem van ‘algemene bindende kracht’, waarbij de werking zich ook uitstrekt tot werknemers die geen lid zijn van de vakbond, en de juridische procedures en aandachtspunten bij de beëindiging van een arbeidsovereenkomst, gebaseerd op specifieke wetgeving en jurisprudentie vanuit een professioneel perspectief.

De Juridische Behandeling van Arbeidsovereenkomsten en de Relatie met Andere Normen Onder Japans Recht

In Japan worden arbeidsvoorwaarden gereguleerd door meerdere normen, die een duidelijke hiërarchie kennen. Het begrijpen van deze hiërarchische structuur is essentieel om de juridische positie van arbeidsovereenkomsten te bevatten. Bovenaan staan wetten zoals de Japanse Arbeidsnormenwet en de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Arbeidsovereenkomsten hebben een sterkere rechtskracht dan bedrijfsreglementen en individuele arbeidsovereenkomsten en krijgen voorrang.

Deze hiërarchie is vastgelegd in meerdere Japanse wetten. Allereerst bepaalt artikel 92 van de Japanse Arbeidsnormenwet dat “bedrijfsreglementen niet in strijd mogen zijn met wetgeving of arbeidsovereenkomsten die van toepassing zijn op de betreffende werkplek”. Dit verbiedt werkgevers om eenzijdig bedrijfsreglementen op te stellen die de inhoud van arbeidsovereenkomsten, die tot stand komen door overeenstemming tussen werkgever en werknemers, schenden.

Vervolgens versterkt artikel 13 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet deze relatie door te bepalen dat “wanneer bedrijfsreglementen in strijd zijn met arbeidsovereenkomsten, de bepalingen van artikel 7, artikel 10 en het voorgaande artikel niet van toepassing zijn op de arbeidsovereenkomst met de werknemer die onder de arbeidsovereenkomst valt”. Dit betekent in wezen dat delen van bedrijfsreglementen die in strijd zijn met arbeidsovereenkomsten, geen rechtskracht hebben ten opzichte van de werknemers die onder die overeenkomsten vallen.

Wat betreft de relatie tussen individuele arbeidsovereenkomsten en arbeidsovereenkomsten, plaatst artikel 16 van de Japanse Vakbondswet een cruciale bepaling. Dit artikel stelt dat “delen van een arbeidsovereenkomst die in strijd zijn met de arbeidsvoorwaarden en andere normen voor de behandeling van werknemers zoals vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, nietig zijn”, en dat de nietige delen worden vervangen door de normen van de arbeidsovereenkomst.

Wanneer we deze bepalingen samenvoegen, zien we dat de hiërarchie van normen die arbeidsvoorwaarden reguleren, als volgt is: wetgeving, arbeidsovereenkomsten, bedrijfsreglementen en arbeidsovereenkomsten. Deze hiërarchische structuur toont aan dat arbeidsovereenkomsten niet slechts contracten zijn, maar functioneren als een soort mini-wetgeving die minimale standaarden stelt voor specifieke groepen werknemers.

Belangrijk om op te merken is dat het principe van ‘gunstigheid’, dat van toepassing is op de relatie tussen bedrijfsreglementen en arbeidsovereenkomsten, gewoonlijk niet van toepassing is op de relatie tussen arbeidsovereenkomsten en individuele arbeidsovereenkomsten. Volgens artikel 12 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet worden delen van een arbeidsovereenkomst die niet voldoen aan de normen van bedrijfsreglementen als nietig beschouwd en worden de normen van de bedrijfsreglementen toegepast, maar als een arbeidsovereenkomst gunstigere voorwaarden voor de werknemer bevat dan de bedrijfsreglementen, dan krijgen die gunstigere voorwaarden voorrang. Echter, met betrekking tot arbeidsovereenkomsten, verklaart artikel 16 van de Japanse Vakbondswet simpelweg dat arbeidsovereenkomsten die “in strijd zijn” met de normen van de arbeidsovereenkomst nietig zijn, zonder te vragen of ze gunstig of ongunstig zijn voor de werknemer. Dit betekent dat arbeidsovereenkomsten de kracht kunnen hebben om zelfs gunstigere voorwaarden die een individuele werknemer met de werkgever is overeengekomen, nietig te verklaren om de uniformiteit en eerlijkheid van de arbeidsvoorwaarden voor alle vakbondsleden te waarborgen. Dit kan nuttig zijn voor werkgevers om consistentie in de behandeling van werknemers te behouden, maar het kan ook de mogelijkheid beperken om speciale incentives te bieden aan bepaalde getalenteerde individuen die afwijken van de overeenkomst.

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de hiërarchie tussen deze normen.

Vereisten en Effectiviteit van een Arbeidsovereenkomst onder Japans Recht

Om de krachtige wettelijke effectiviteit van een arbeidsovereenkomst te laten gelden, is het noodzakelijk om te voldoen aan de strikte formele vereisten die door de wet zijn vastgesteld. Eenmaal tot stand gekomen, heeft de overeenkomst twee verschillende soorten effecten: ‘normatieve kracht’ en ‘verplichtende kracht’.

Vereisten voor totstandkoming

Voor de totstandkoming van een arbeidsovereenkomst is het essentieel om te voldoen aan de formele vereisten zoals vastgesteld in artikel 14 van de Japanse Wet op de Arbeidsorganisaties. Dit artikel bepaalt dat “een arbeidsovereenkomst tot stand komt door het opstellen van een schriftelijk document, ondertekend door beide partijen of voorzien van hun naam en zegel”. Mondelinge overeenkomsten of documenten zonder handtekening of naamstempel worden, zelfs als er een substantiële overeenkomst tussen werkgever en werknemer bestaat, niet erkend als arbeidsovereenkomst met de speciale juridische kracht (vooral de normatieve kracht die later wordt besproken).

De belangrijkheid van dit strikte formalisme is bevestigd door jurisprudentie van het Japanse Hooggerechtshof. In de zaak van de Tomin Auto Rijschool (Hooggerechtshof van Japan, uitspraak van 13 maart 2001 (2001)), oordeelde het Hooggerechtshof dat, ondanks een duidelijke overeenkomst tussen werkgever en werknemer over loonsverhoging, er geen normatieve kracht van een arbeidsovereenkomst ontstond omdat het niet was vastgelegd in een ondertekend document met naam en zegel. Het hof gaf als reden dat, aangezien een arbeidsovereenkomst direct de inhoud van individuele arbeidscontracten reguleert, de aanwezigheid en inhoud ervan duidelijk moeten zijn om toekomstige geschillen te voorkomen.

Deze jurisprudentie illustreert een strikt formalisme dat ook een beschermende functie heeft voor de werkgever. Het voorkomt dat voorlopige overeenkomsten of mondelinge beloftes gemaakt tijdens collectieve onderhandelingen onbedoeld juridische bindende kracht krijgen als arbeidsovereenkomst. Juridisch bindende verplichtingen ontstaan alleen wanneer een formeel document, ondertekend door beide partijen, uiteindelijk is opgesteld, waardoor bedrijven de juridische onzekerheid tijdens het onderhandelingsproces kunnen verminderen.

De Twee Effecten van een Arbeidsovereenkomst onder Japans Recht

Een rechtsgeldig tot stand gekomen arbeidsovereenkomst in Japan brengt twee verschillende effecten tegelijkertijd teweeg: ‘normatieve kracht’ en ‘verplichtende kracht’.  

Normatieve kracht is een effect dat voortvloeit uit artikel 16 van de Japanse Wet op de Arbeidsorganisaties en houdt in dat de in de arbeidsovereenkomst vastgestelde normen voor loon, arbeidstijd, vrije dagen en ontslagprocedures als ‘standaarden voor arbeidsvoorwaarden en andere behandelingen van werknemers’ direct van toepassing zijn op individuele arbeidscontracten en arbeidsreglementen, en voorrang hebben op deze documenten. Als een arbeidscontract of arbeidsreglement bepalingen bevat die in strijd zijn met de normen van de arbeidsovereenkomst, worden deze automatisch ongeldig en worden de normen van de arbeidsovereenkomst toegepast. Deze kracht laat de arbeidsovereenkomst functioneren als een wettelijke norm die direct de rechten en plichten van individuele werknemers vormt.  

Aan de andere kant verwijst verplichtende kracht naar de kracht die, net als bij een normaal contract, de partijen die de arbeidsovereenkomst hebben gesloten bindt, namelijk de werkgever en de vakbond als organisatie. Deze kracht is voornamelijk van toepassing op zaken die de relatie tussen werkgever en werknemers regelen, zoals regels voor collectieve onderhandelingen, toestemming voor het gebruik van bedrijfsfaciliteiten voor vakbondsactiviteiten en de verplichting om tijdens de geldigheidsperiode van de overeenkomst geen geschillen te voeren over zaken die in de overeenkomst zijn vastgelegd. Bij schending van de verplichtende kracht kan een partij de andere partij aanspreken om contractuele verplichtingen na te komen of schadevergoeding te eisen op basis van wanprestatie.  

Het onderscheid tussen deze twee effecten is uiterst belangrijk bij juridische reacties op overtredingen. Bijvoorbeeld, als een werkgever het in de overeenkomst vastgestelde loon niet betaalt, is dit een kwestie van normatieve kracht en kunnen de betrokken individuele werknemers de betaling van achterstallig loon direct van de werkgever eisen als een recht op grond van hun arbeidscontract. Aan de andere kant, als een werkgever weigert om de vakbondskantoren te verstrekken zoals beloofd in de overeenkomst, is dit een kwestie van verplichtende kracht en zal de vakbond als organisatie, niet de individuele werknemers, een rechtszaak aanspannen tegen de werkgever om de nakoming van de verplichtingen te eisen. Werkgevers moeten de risico’s die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst beoordelen en beheren op twee verschillende niveaus: claims van individuele werknemers (normatieve kracht) en geschillen met de vakbond als organisatie (verplichtende kracht).

De onderstaande tabel vergelijkt de verschillen tussen normatieve kracht en verplichtende kracht.

De Uitbreiding van de Werkingssfeer van Arbeidsovereenkomsten: Algemene Bindendverklaring onder Japans Recht

De normatieve kracht van een arbeidsovereenkomst strekt zich in principe alleen uit tot de leden van de vakbond die de overeenkomst heeft gesloten. Echter, de Japanse Wet op de Vakbonden bevat een belangrijke uitzondering op dit principe, namelijk de ‘algemene bindendverklaring’. Dit is een systeem waarbij, onder bepaalde voorwaarden, de werking van een arbeidsovereenkomst automatisch wordt uitgebreid naar werknemers die geen lid zijn van de vakbond.  

Artikel 17 van de Japanse Wet op de Vakbonden bepaalt over deze algemene bindendverklaring: “Wanneer in een fabriek of werkplaats driekwart of meer van de werknemers van dezelfde soort onder een arbeidsovereenkomst vallen, wordt deze overeenkomst ook van toepassing verklaard op andere werknemers van dezelfde soort die in die fabriek of werkplaats werkzaam zijn.”  

Als we de vereisten van dit artikel ontleden, zien we het volgende:

1. “Een fabriek of werkplaats”: Dit wordt beoordeeld op basis van een specifieke locatie, zoals een individuele fabriek, filiaal of kantoor, en niet op het niveau van het hele bedrijf.  
2. “Werknemers van dezelfde soort die constant worden gebruikt”: Dit wordt bepaald op basis van de objectieve gelijkenis in werkzaamheden, niet op basis van de vorm van het arbeidscontract (zoals vaste medewerkers, contractmedewerkers, etc.) of functietitel. Werknemers die feitelijk continu worden ingezet, inclusief tijdelijke werknemers, kunnen hier ook onder vallen.  
3. “Driekwart of meer”: Van de werknemers van dezelfde soort in de bovengenoemde eenheid moet 75% of meer lid zijn van de vakbond die onder de arbeidsovereenkomst valt.  

Wanneer aan deze vereisten is voldaan, wordt de normatieve inhoud van de arbeidsovereenkomst (zoals loon en werktijden) automatisch van toepassing op de resterende minderheid van werknemers van dezelfde soort die geen lid zijn van de vakbond. Het doel van dit systeem is om ongelijkheid in arbeidsvoorwaarden tussen werknemers die hetzelfde werk verrichten te elimineren, uniformiteit in arbeidsmanagement te bevorderen en te voorkomen dat werkgevers de solidariteit van de vakbond ondermijnen door niet-leden gunstiger te behandelen dan leden.

Er zijn echter belangrijke beperkingen aan de toepassing van deze algemene bindendverklaring. Vooral de vraag of het ook van toepassing is op niet-leden wanneer de arbeidsovereenkomst de arbeidsvoorwaarden nadelig wijzigt, is een punt van discussie. De leidende zaak hierover is het Asahi Brand en Marine Insurance-incident (uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 26 maart 1996 (1996)). In deze zaak oordeelde het Hooggerechtshof dat in principe, zelfs als de inhoud van de overeenkomst nadelig is voor niet-leden, de algemene bindendverklaring van een arbeidsovereenkomst die aan de driekwart-eis voldoet, van toepassing is. Het Hof stelde echter tegelijkertijd een belangrijke uitzondering vast: als het toepassen van de arbeidsovereenkomst op de betreffende werknemer ‘aanzienlijk onredelijk’ wordt geacht vanwege ‘bijzondere omstandigheden’, dan strekt de werking ervan zich niet uit. Of deze ‘bijzondere omstandigheden’ aanwezig zijn, moet worden beoordeeld door de mate en aard van het nadeel dat de niet-leden ondervinden, de omstandigheden waaronder de overeenkomst is gesloten, en of de niet-leden in aanmerking kwamen om lid te worden van de vakbond, in overweging te nemen.  

Deze uitspraak biedt belangrijke inzichten voor werkgevers. Het feit dat er een overeenkomst is met een vakbond die de meerderheid vertegenwoordigt, betekent niet dat elke arbeidsvoorwaarde eenzijdig kan worden opgelegd aan de resterende minderheid van niet-leden. Dit geldt met name wanneer een arbeidsovereenkomst wordt gesloten die nadelige wijzigingen bevat, zoals het verlagen van de pensioenleeftijd of het verlagen van lonen, en men probeert deze uit te breiden naar niet-leden. Er moet zorgvuldig worden overwogen of deze wijzigingen niet tot een aanzienlijk onredelijke uitkomst leiden voor bepaalde niet-leden. Als een rechtbank oordeelt dat dit ‘aanzienlijk onredelijk’ is, bestaat er een juridisch risico dat de werking van de overeenkomst voor die niet-leden wordt ontkend.

Beëindiging van een Arbeidsovereenkomst onder Japans Recht

Een arbeidsovereenkomst in Japan is niet eeuwigdurend na het sluiten ervan; deze kan beëindigd worden om bepaalde redenen. Echter, speciale aandacht is vereist voor de procedures van beëindiging en de juridische gevolgen die daarop volgen.

De voornaamste redenen voor de beëindiging van een arbeidsovereenkomst zijn als volgt:

1. Verstrijken van de geldigheidsduur: Volgens artikel 15 van de Japanse Wet op de Arbeidsunies mag de geldigheidsduur van een arbeidsovereenkomst niet langer zijn dan drie jaar. Een overeenkomst met een vastgestelde geldigheidsduur verliest in principe zijn kracht na het verstrijken van die periode. Het is echter mogelijk om een ‘automatische verlengingsclausule’ op te nemen, waarbij de overeenkomst automatisch wordt vernieuwd onder dezelfde voorwaarden bij het verstrijken van de termijn, mits er een overeenkomst is tussen werkgever en werknemers.
2. Wederzijdse beëindiging: Ongeacht of er een geldigheidsduur is vastgesteld, kunnen werkgever en werknemers altijd overeenkomen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen.
3. Eenzijdige beëindiging: Een arbeidsovereenkomst zonder vastgestelde geldigheidsduur (inclusief overeenkomsten die zijn vernieuwd door een automatische verlengingsclausule) kan eenzijdig worden beëindigd door een van de partijen door ten minste 90 dagen van tevoren een schriftelijke kennisgeving met handtekening of zegel aan de andere partij te verstrekken (artikel 15 van de Japanse Wet op de Arbeidsunies).

Wanneer een werkgever deze eenzijdige beëindigingsrecht uitoefent, is bijzondere voorzichtigheid geboden. Hoewel de wet geen specifieke reden vereist voor de beëindiging, kunnen er juridische problemen ontstaan als de motivatie voor de beëindiging onrechtmatig is. Artikel 7 van de Japanse Wet op de Arbeidsunies verbiedt werkgevers om de werking van een arbeidsunie te domineren of te interveniëren, wat wordt beschouwd als ‘oneerlijke arbeidspraktijken’. Rechtspraak heeft uitgewezen dat als de beëindiging van een arbeidsovereenkomst door een werkgever wordt uitgevoerd zonder legitieme zakelijke redenen en uitsluitend met het doel om de arbeidsunie te verzwakken, dit als oneerlijke arbeidspraktijken kan worden beschouwd (Suruga Bank-zaak, Tokyo High Court, 26 december 1990). Daarom is het belangrijk dat een werkgever die een overeenkomst eenzijdig beëindigt, zich voorbereidt om rationele redenen voor die beslissing te kunnen uitleggen om het risico van oneerlijke arbeidspraktijken te vermijden.

Verder zijn er juridische kwesties met betrekking tot de arbeidsrelaties na de beëindiging van een arbeidsovereenkomst. Dit concept staat bekend als ‘nawerking’. Dit houdt in dat, zelfs nadat een arbeidsovereenkomst formeel is verlopen door het verstrijken van de geldigheidsduur, de arbeidsvoorwaarden die in de overeenkomst zijn vastgesteld, feitelijk van kracht blijven als inhoud van individuele arbeidsovereenkomsten. Het is niet zo dat arbeidsvoorwaarden onmiddellijk terugkeren naar de staat van vóór de overeenkomst of worden verlaagd tot de wettelijke minimumnormen zodra de overeenkomst verloopt. De arbeidsvoorwaarden die door de overeenkomst zijn gevormd, blijven bestaan als inhoud van individuele arbeidsovereenkomsten, tenzij er een nieuwe arbeidsovereenkomst wordt gesloten of de voorwaarden wettelijk worden gewijzigd door een geldige procedure (bijvoorbeeld een redelijke wijziging in het arbeidsreglement in het nadeel van de werknemer). Het bestaan van deze nawerking betekent dat werkgevers, zelfs na het beëindigen van een arbeidsovereenkomst, niet onmiddellijk de arbeidsvoorwaarden eenzijdig kunnen verlagen, wat een belangrijke juridische beperking is waarvan men zich bewust moet zijn bij het nemen van zakelijke beslissingen.

Samenvatting

Zoals in dit artikel in detail is uitgelegd, neemt de arbeidsovereenkomst een bijzondere en zeer krachtige juridische positie in binnen het Japanse arbeidsrecht. De werking ervan heeft voorrang op de door de werkgever vastgestelde arbeidsreglementen en individuele arbeidsovereenkomsten met werknemers, en reguleert direct de arbeidsvoorwaarden. Managers en juridische medewerkers moeten begrijpen dat het sluiten van een arbeidsovereenkomst strikte schriftelijkheid vereist, evenals ondertekening en verzegeling, om te voorkomen dat een gemakkelijke mondelinge overeenkomst onbedoelde juridische verplichtingen met zich meebrengt. Bovendien moet men het onderscheid maken tussen de ‘normatieve werking’, die de rechten en plichten van individuele werknemers vormt, en de ‘obligatoire werking’, die de beloftes tussen de vakbond en de organisatie omvat, en de verschillende juridische risico’s die daaruit voortvloeien beheren. Daarnaast bestaat er, wanneer vakbondsleden meer dan driekwart van de werkplek uitmaken, een systeem van ‘algemene bindende kracht’ waarbij de werking van de overeenkomst zich ook uitstrekt tot niet-vakbondsleden, maar men moet zich bewust zijn van de mogelijkheid dat ongunstige wijzigingen onderworpen kunnen zijn aan een redelijkheidstoetsing door de rechtbank. Bij het beëindigen van een overeenkomst moet men rekening houden met het risico dat een eenzijdige opzegging als oneerlijke arbeidspraktijk kan worden beschouwd en met het juridische principe van ‘nawerking’, waarbij arbeidsvoorwaarden blijven bestaan na het vervallen van de overeenkomst, wat een zorgvuldige procedure vereist. Een arbeidsovereenkomst draagt bij aan de stabiliteit van arbeidsrelaties, maar kan, eenmaal gesloten, een langdurige en significante invloed hebben op bedrijfsbeslissingen.

Ons kantoor, Monolith Law Office, heeft een trackrecord van het bieden van uitgebreid advies en ondersteuning aan een groot aantal cliënten in Japan met betrekking tot de juridische kwesties rond arbeidsovereenkomsten die in dit artikel zijn besproken. Ons kantoor heeft ook meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse kwalificaties in dienst, waardoor we strategische ondersteuning kunnen bieden aan bedrijven die internationaal opereren en geconfronteerd worden met de complexe Japanse arbeidswetgeving. Of het nu gaat om het onderhandelen over nieuwe arbeidsovereenkomsten, het herzien van bestaande overeenkomsten, of het omgaan met geschillen met vakbonden, wij bieden gespecialiseerde juridische diensten in alle fasen.