De juridische kaders van personeelsbevoegdheden in het Japanse arbeidsrecht: Een gids voor managers

Het personeelsbeleid vormt de kern van bedrijfsmanagement en is gebaseerd op arbeidsovereenkomsten met werknemers, een essentieel recht voor bedrijven om hun organisatie soepel te laten functioneren. Dit recht omvat een breed scala aan beslissingsbevoegdheden, zoals het bevelen van promoties of degradaties van werknemers, het wijzigen van hun werklocatie of functieomschrijving, het detacheren naar gelieerde bedrijven, en het opleggen van verlof in geval van persoonlijk letsel of ziekte. Echter, binnen het Japanse arbeidsrecht is dit personeelsbeleid niet onbeperkt. De personeelsbevoegdheden die een bedrijf heeft, moeten worden uitgeoefend binnen een juridisch kader gevormd door arbeidswetgeving en jurisprudentie, waarbij het meest belangrijke basisprincipe de ‘misbruik van recht’-doctrine is. Deze doctrine stelt dat zelfs als de uitoefening van een recht formeel gerechtvaardigd is, het effect ervan kan worden ontkend als het in een specifieke situatie de sociaal aanvaardbare grenzen overschrijdt. Vooral onder Japanse arbeidspraktijken is het gebruikelijk dat niet alle personeelsaangelegenheden in detail worden geregeld in individuele arbeidsovereenkomsten, maar dat de basis voor personeelsbeleid wordt vastgesteld door de alomvattende regels van het arbeidsreglement van een bedrijf. Daarom is het van cruciaal belang om te begrijpen hoe de uitgebreide bevoegdheden die in het arbeidsreglement zijn vastgelegd, juridisch worden beperkt in individuele gevallen voor het zakendoen in Japan. In dit artikel richten we ons op vier belangrijke personeelsthema’s: opleiding en training, promotie en degradatie, overplaatsing en detachering, en verlof, en bespreken we de juridische vereisten en beperkingen van de uitoefening van personeelsbeleid aan de hand van specifieke wetgeving en rechtspraak.  

De Juridische Basis van Personeelsbevoegdheden: Het Beginsel van Goedertrouw en het Verbod op Misbruik van Rechten

Aan de basis van alle beslissingen met betrekking tot personeelsbevoegdheden binnen een onderneming liggen twee fundamentele principes vastgelegd in de Japanse Wet op Arbeidsovereenkomsten. Dit zijn het beginsel van goedertrouw, dat voorschrijft dat “rechten moeten worden uitgeoefend en verplichtingen moeten worden nagekomen in overeenstemming met de goede trouw”, en het verbod op misbruik van rechten, dat stelt dat “bij de uitoefening van rechten op basis van een arbeidsovereenkomst, deze niet misbruikt mogen worden”. Deze principes zijn expliciet opgenomen in artikel 3, lid 4 en 5 van de Japanse Wet op Arbeidsovereenkomsten en geven de fundamentele denkwijze weer die de relatie tussen werkgevers en werknemers reguleert.

Het verbod op misbruik van rechten wordt in het bijzonder geconcretiseerd in individuele artikelen met betrekking tot de uitoefening van personeelsbevoegdheden die een significante impact kunnen hebben op werknemers, zoals detachering (artikel 14 van de Japanse Wet op Arbeidsovereenkomsten), disciplinaire maatregelen (artikel 15), en ontslag (artikel 16). Deze artikelen codificeren de juridische principes die door rechtbanken zijn gevormd over vele jaren van jurisprudentie.

Deze juridische kaders leggen niet alleen een passieve verplichting op aan managers om de letter van de wet na te leven. Ze vereisen eerder een actieve verantwoordelijkheid om voorbereid te zijn om aan te tonen dat alle personeelsbeslissingen objectief redelijk zijn, gebaseerd op zakelijke noodzaak, en in balans met de nadelen die werknemers ondervinden. Wanneer de uitoefening van personeelsbevoegdheden voor de rechter wordt betwist, draagt de onderneming de verantwoordelijkheid om te bewijzen dat de beslissing niet willekeurig was, maar een rechtvaardig managementbesluit gebaseerd op een eerlijke procedure. Daarom is het essentieel om duidelijke en eerlijke interne regelgeving te ontwikkelen, redenen voor personeelsbeoordelingen en overplaatsingsopdrachten te documenteren en een consistente toepassing te waarborgen om juridische risico’s te beheren.

Onderwijs en Training als Bedrijfsopdracht

Het recht van een bedrijf om zijn werknemers te bevelen deel te nemen aan onderwijs en training wordt erkend als onderdeel van de uitgebreide bevoegdheid van de werkgever die voortvloeit uit de arbeidsovereenkomst. Hoewel de Japanse Arbeidsnormenwet en de Arbeidsovereenkomstenwet geen artikelen bevatten die direct het recht op het bevelen van onderwijs en training regelen, is dit recht in de rechtspraak gevestigd als onderdeel van de bevoegdheid om instructies te geven die nodig zijn voor de soepele uitvoering van werkzaamheden en de ontwikkeling van de vaardigheden van werknemers. In principe kan de werkgever, op basis van de noodzaak van het werk, naar eigen inzicht werknemers opdragen om onderwijs en training te volgen.

Echter, dit recht om opdrachten te geven is ook onderhevig aan beperkingen op basis van het misbruik van recht. Als een bevel tot onderwijs en training in zijn doel, inhoud of methode aanzienlijk afwijkt van wat maatschappelijk aanvaardbaar is en inbreuk maakt op de persoonlijkheidsrechten van de werknemer, dan kan het als een onwettige uitoefening van rechten worden beschouwd en wordt de effectiviteit ervan ontkend.

Een belangrijk rechtsgeval in dit verband is de Honjo Onderhoudsafdeling-zaak (vonnis van de Akita District Court op 14 december 1990 (1990)). In deze zaak beval een spoorwegmaatschappij een werknemer, als straf voor het overtreden van de werkregels, om de werkregels over te schrijven voor de ogen van andere medewerkers gedurende ongeveer anderhalve dag. De rechtbank oordeelde dat, hoewel deze opdracht de naam ‘onderwijs en training’ droeg, het in werkelijkheid een punitieve actie was die geen legitiem educatief doel had, zoals het verbeteren van vaardigheden, en meer een publieke bestraffing was. De methode werd beschouwd als een ernstige inbreuk op de persoonlijkheid van de werknemer en werd beoordeeld als een illegale uitoefening van de bevoegdheid van de werkgever die buiten de grenzen van redelijke discretie viel.

Zoals dit rechtsgeval illustreert, richten rechtbanken zich niet alleen op de formele naam ‘onderwijs en training’, maar onderzoeken zij ook de werkelijke doelen en intenties. Vooral wanneer onderwijs en training wordt uitgevoerd op basis van een tekortkoming in de uitvoeringscapaciteit van een specifieke werknemer, moet objectief worden aangetoond dat het programma niet bedoeld is als straf of intimidatie, maar werkelijk gericht is op het verbeteren van vaardigheden. Daarom is het voor bedrijven noodzakelijk om het doel, de inhoud en de duur van het onderwijs- en trainingsprogramma duidelijk te documenteren en te zorgen dat de methode maatschappelijk aanvaardbaar is. Dit kan aantonen dat de opdracht niet punitief bedoeld is, maar gebaseerd is op een constructief managementbesluit, en dient als een effectief tegenargument tegen beschuldigingen van misbruik van rechten.

Beoordeling van Promotie, Verhoging en Degradatie en Juridische Aandachtspunten Onder Japans Recht

Het beslissen over de promotie, verhoging en degradatie van werknemers is een van de kernaspecten van personeelsbevoegdheden. Vooral bij promoties en verhogingen wordt de brede managementbeoordeling van een bedrijf vaak gerespecteerd. Echter, bij degradaties, die nadelig kunnen zijn voor werknemers, is een zorgvuldiger beoordeling vereist om te voorkomen dat de beslissing wordt gezien als misbruik van bevoegdheden. Als een degradatiebevel geen zakelijke noodzaak heeft, gebaseerd is op oneerlijke motieven of doelen (zoals pesterijen), of een buitensporig nadeel oplegt dat ver buiten de maatschappelijk aanvaardbare grenzen valt, kan het worden beschouwd als misbruik van personeelsbevoegdheden en daarmee ongeldig zijn.

Bijvoorbeeld, in de zaak van de Onafhankelijke Administratieve Instelling voor Internationale Toerismebevordering (uitspraak van de rechtbank van Tokio op 17 mei 2007), werd een degradatiebesluit dat uitsluitend gebaseerd was op de subjectieve beoordeling van een leidinggevende die de realiteit van het werken in het buitenland niet volledig begreep, als ongeldig beschouwd omdat het een objectieve en rationele basis miste. Deze uitspraak suggereert dat de personeelsbeoordeling die ten grondslag ligt aan een degradatie eerlijk en op objectieve criteria gebaseerd moet zijn.

Verder is het bij het overwegen van een degradatie van cruciaal belang om juridisch onderscheid te maken tussen ‘degradatie’, een verlaging van de functie, en ‘salarisverlaging’. Het is niet vanzelfsprekend dat het salaris verlaagd kan worden simpelweg omdat iemand gedegradeerd is. Een salarisverlaging is een belangrijke wijziging in de arbeidsvoorwaarden voor de werknemer en kan niet eenzijdig worden doorgevoerd, tenzij er in de arbeidsreglementen of loonregelingen een duidelijke basis is die aangeeft dat de functie of de functiegraad direct gekoppeld is aan het salarisbedrag. In de zaak van Japan HP (uitspraak van de rechtbank van Tokio op 9 juni 2023), werd een verlaging van het basissalaris als gevolg van degradatie van een managementpositie ongeldig verklaard omdat de regels voor verlaging niet voldoende bekend waren binnen het bedrijf.

De managementrichtlijnen die uit deze rechtszaken voortvloeien, benadrukken het belang van het opzetten en uitvoeren van een systematisch en transparant personeelssysteem als voorwaarde voor het uitoefenen van de bevoegdheid tot degradatie. Concreet betekent dit dat het essentieel is om de functie-eisen en bekwaamheidsvereisten voor elke positie duidelijk vast te stellen en op basis daarvan een objectief beoordelingssysteem te implementeren. Bovendien is het noodzakelijk om in de arbeidsreglementen een duidelijke koppeling te maken tussen de functiegraad en de salaristabel. Zonder deze systematische basis kan zelfs een degradatiebesluit dat op het eerste gezicht legitiem lijkt, vooral als het gepaard gaat met een salarisverlaging, het risico op juridische geschillen aanzienlijk verhogen.

Wijziging van de plaatsing van werknemers in Japan: Overplaatsing en Detachering

In Japan zijn er twee hoofdtypen van personeelswijzigingen die de plaatsing van werknemers veranderen: ‘overplaatsing’ en ‘detachering’, en beide hebben aanzienlijk verschillende juridische kenmerken en vereisten.

Interne Overplaatsingen binnen een Bedrijf onder Japans Arbeidsrecht

Overplaatsing verwijst naar het wijzigen van de functie-inhoud of werklocatie van een werknemer binnen hetzelfde bedrijf. Wanneer een wijziging van de werklocatie betrokken is, wordt dit ook wel ‘overdracht’ genoemd. De bevoegdheid van de werkgever om een overplaatsing op te leggen, is gebaseerd op de arbeidsovereenkomst zelf, en als de arbeidsvoorwaarden of collectieve arbeidsovereenkomst een algemene bepaling bevat zoals “om bedrijfsredenen kan de werknemer worden overgeplaatst”, dan is het niet nodig om voor elke individuele overplaatsing afzonderlijke toestemming van de werknemer te verkrijgen.

Echter, deze bevoegdheid om overplaatsingen op te leggen is niet onbeperkt en wordt beperkt door de rechtsleer van misbruik van recht. Een leidende zaak in Japan op dit gebied is de Toa Paint-zaak (Hooggerechtshof van Japan, 14 juli 1986 (1986)). In deze uitspraak heeft het Hooggerechtshof drie criteria vastgesteld om te beoordelen of een overplaatsingsbevel misbruik van recht vormt:

1. Als er geen zakelijke noodzaak is voor de overplaatsingsopdracht.
2. Als de overplaatsingsopdracht is gegeven met een oneigenlijk motief of doel.
3. Als de overplaatsingsopdracht de werknemer een nadeel oplegt dat aanzienlijk verder gaat dan wat normaal gesproken aanvaardbaar is.

In het bijzonder vereist het derde punt, “aanzienlijk nadeel”, een moderne interpretatie. Ten tijde van de uitspraak werd bijvoorbeeld verwacht dat vaste werknemers nadelen zoals gescheiden leven van hun gezin door alleenstaande opdrachten zouden accepteren. Echter, sinds de invoering van de “Wet betreffende het welzijn van werknemers die kinderopvang of familiezorg verlenen”, wordt er meer rekening gehouden met de impact op het gezinsleven van de werknemer, vooral met betrekking tot kinderopvang en zorg voor familieleden. Daarom is het voor bedrijven van cruciaal belang om de gezinssituatie van de betrokken werknemer te controleren en deze omstandigheden grondig in overweging te nemen bij het nemen van beslissingen over overplaatsingen die verhuizing vereisen, om het risico te vermijden dat de beslissing als misbruik van recht wordt beschouwd.

Overplaatsing naar Andere Bedrijven (Uitzending) in Japan

Uitzending verwijst naar het verrichten van werkzaamheden onder het gezag van een ander bedrijf (de ontvangende organisatie) voor een aanzienlijke periode, terwijl de arbeidsovereenkomst met het oorspronkelijke bedrijf behouden blijft. Omdat de gezagsverhouding verschuift van het oorspronkelijke bedrijf naar de ontvangende organisatie, brengt dit aanzienlijke veranderingen met zich mee voor de werkomgeving van de werknemer. Daarom vereist het geven van een uitzendingsopdracht een strengere juridische basis dan bij een overplaatsing.

Artikel 625, lid 1 van het Japanse Burgerlijk Wetboek verbiedt werkgevers om de rechten van werknemers over te dragen aan derden zonder hun toestemming, en dit principe wordt ook toegepast op uitzendingen. Daarom is in principe de toestemming van de werknemer vereist voor een uitzendingsopdracht. Echter, volgens jurisprudentie kan een uitzendingsopdracht geldig zijn zonder individuele toestemming als er vooraf in de arbeidsreglementen of collectieve arbeidsovereenkomsten bepalingen zijn opgenomen dat uitzending kan plaatsvinden, en als de arbeidsvoorwaarden bij de ontvangende organisatie, de duur van de uitzending en de regels omtrent terugkeer duidelijk zijn vastgelegd.

Verder specificeert artikel 14 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet expliciet de misbruik van recht-theorie met betrekking tot uitzendingsopdrachten. Volgens dit artikel kan een uitzendingsopdracht, zelfs als deze door de werkgever mag worden gegeven, ongeldig worden verklaard als deze “gezien de noodzaak ervan, de omstandigheden rond de selectie van de betrokken werknemer en andere omstandigheden, wordt beschouwd als een misbruik van dat recht”.

Als managementaandachtspunt is het van belang om het ‘doel’ van de uitzending te verduidelijken. De Japanse Wet op de Beroepsstabiliteit verbiedt in principe het bedrijfsmatig leveren van werknemers aan andere bedrijven met het oog op winst, bekend als ‘arbeidskrachtenlevering’. Daarom moet uitzending plaatsvinden met een duidelijk en legitiem managementdoel, zoals technische begeleiding binnen groepsbedrijven, personeelsontwikkeling of tijdelijke aanpassing van de werkgelegenheid. Het documenteren van dit doel en het objectief kunnen uitleggen van de zakelijke noodzaak is niet alleen essentieel om te voldoen aan de vereisten van artikel 14 van de Arbeidsovereenkomstenwet, maar ook om elke verdenking van illegale arbeidskrachtenlevering te vermijden.

Vergelijking tussen Overplaatsing en Detachering onder Japans Arbeidsrecht

Om het juridische verschil tussen overplaatsing en detachering duidelijk te begrijpen, hebben we de belangrijkste punten in de onderstaande tabel samengevat.

De Aanpak van Werknemersverlof en Re-integratie Onder Japans Recht

Het Proces van Verlof Opleggen

Wanneer een werknemer door persoonlijke ziekte of letsel buiten het werk (privéziekte) voor langere tijd niet in staat is arbeid te verrichten, kan een bedrijf volgens de bepalingen in het arbeidsreglement verlof opleggen.

In het Japanse arbeidsrecht zijn er geen directe wettelijke bepalingen over verlof wegens privéziekte; dit systeem wordt door elk bedrijf afzonderlijk in het arbeidsreglement vastgesteld. Juridisch gezien wordt het verlofsysteem voor privéziekte beschouwd als een ‘uitstelmaatregel voor ontslag’. Normaal gesproken kan langdurige afwezigheid door privéziekte als wanprestatie van de arbeidsovereenkomst worden beschouwd en een reden voor ontslag vormen, maar door het instellen van een verlofsysteem wacht een bedrijf een bepaalde periode op het herstel van de werknemer en behoudt het zich het recht voor om gedurende die tijd niet tot ontslag over te gaan.

Bij het opleggen van verlof is de duidelijkheid van de procedure van het grootste belang. In plaats van mondelinge instructies te geven of de werknemer in een onduidelijke staat te laten verzuimen, is het essentieel om een ‘verlofbevel’ te verstrekken aan de werknemer, waarin de start- en einddatum van het verlof, de communicatiemethode tijdens het verlof en de behandeling als de werknemer niet kan terugkeren voor het einde van de periode (vaak natuurlijk vertrek of ontslag) duidelijk worden vermeld, gebaseerd op de relevante bepalingen van het arbeidsreglement, om latere geschillen te voorkomen.

Het Proces van Re-integratiebeslissingen

Wanneer de verlofperiode bijna is verstreken en er een verzoek tot re-integratie van de werknemer komt, moet het bedrijf zorgvuldig beoordelen of re-integratie mogelijk is. Deze beoordeling van re-integratie is niet alleen een procedure om medisch herstel te bevestigen, maar ook een belangrijk risicobeheerproces dat verband houdt met de plicht van het bedrijf om veiligheid te waarborgen.

De uiteindelijke beslissingsbevoegdheid over het al dan niet toestaan van re-integratie ligt bij het bedrijf. De criteria voor re-integratie zijn in principe ‘herstel tot een gezondheidstoestand waarin de werknemer dezelfde werkzaamheden als voor het verlof kan uitvoeren op een normaal niveau’. Deze beslissing moet worden genomen op basis van objectief bewijs en een alomvattende beoordeling.

Een centrale rol in dit proces wordt gespeeld door de medische meningen van de behandelend arts van de werknemer en de bedrijfsarts die door het bedrijf is aangesteld. Een ‘geschikt voor re-integratie’ verklaring van de behandelend arts is een belangrijk document, maar op zichzelf niet voldoende om een beslissing over re-integratie te nemen. De behandelend arts is weliswaar de specialist die de dagelijkse behandeling verzorgt, maar is niet noodzakelijkerwijs goed bekend met de specifieke werkzaamheden of werkomgeving van de patiënt. Aan de andere kant kan de bedrijfsarts, die bekend is met de werkomgeving van het bedrijf en de werkzaamheden van de betreffende werknemer, vanuit een medisch oogpunt advies geven over de geschiktheid voor werk.

In de praktijk verschillen de meningen van de behandelend arts en de bedrijfsarts vaak. Recente rechtspraak toont een tendens om de mening van de bedrijfsarts te prioriteren wanneer deze meningen conflicteren. In de Hope Net-zaak (uitspraak van de rechtbank van Tokio op 10 april 2023 (2023)), werd de beslissing van het bedrijf om re-integratie niet toe te staan en de werknemer als vertrokken te beschouwen na het verstrijken van de verlofperiode, ondanks het oordeel van de behandelend arts dat re-integratie mogelijk was, bevestigd door de rechtbank, nadat de bedrijfsarts had geconcludeerd dat re-integratie moeilijk was op basis van de specifieke uitspraken en symptomen van de werknemer.

Daarom moet een bedrijf in zijn arbeidsreglement vastleggen dat, na het verkrijgen van een medische verklaring van de behandelend arts, altijd een gesprek met de bedrijfsarts moet plaatsvinden en diens mening moet worden gehoord. Als er twijfel is over de beslissing, kan het effectief zijn om gebruik te maken van een ‘proefwerksysteem’, waarbij de werknemer voor een bepaalde periode met een verminderde werklast wordt toegelaten om de herstelstatus van de werknemer objectief te beoordelen. Een gemakkelijke beslissing over re-integratie kan leiden tot een terugval van de ziekte van de werknemer en het risico met zich meebrengen dat het bedrijf wordt aangeklaagd wegens schending van de veiligheidszorgplicht, dus een zorgvuldige en veelzijdige overweging is vereist.

Samenvatting

Zoals uiteengezet in dit artikel, vereist de uitoefening van personeelsbevoegdheden onder het Japanse arbeidsrechtssysteem een evenwicht tussen de brede discretionaire bevoegdheden van bedrijven en de strikte juridische beperkingen van het misbruik van recht. In verschillende situaties zoals opleiding en training, promoties en degradaties, overplaatsingen en detacheringen, en verlof, is het essentieel om objectief aan te tonen dat beslissingen gebaseerd zijn op een rationele zakelijke noodzaak, uitgevoerd via een eerlijk proces, en geen gebrek aan overweging voor werknemers tonen. Dit is de sleutel tot het vermijden van juridische risico’s en het onderhouden van gezonde arbeidsrelaties. Deze personeelskwesties zijn niet alleen nauw verbonden met de organisatorische bedrijfsvoering, maar vormen ook een gebied dat gemakkelijk kan leiden tot juridische geschillen.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het bieden van advies over alle aspecten van arbeidsrecht, inclusief de thema’s die in dit artikel zijn besproken, aan een divers scala van cliënten binnen Japan. Ons kantoor heeft meerdere specialisten in dienst die niet alleen gekwalificeerd zijn als Japanse advocaten, maar ook buitenlandse juridische kwalificaties bezitten en Engels spreken. Zij hebben een diepgaand begrip van zowel internationale managementperspectieven als de Japanse wettelijke voorschriften. Dit stelt ons in staat om de kloof te overbruggen die kan ontstaan tussen buitenlandse bedrijfsculturen en personeelssystemen en de eisen van het Japanse arbeidsrecht, en biedt praktische en effectieve juridische ondersteuning die is afgestemd op de specifieke situatie van elk bedrijf. Van het opzetten van personeelssystemen tot advies over individuele personeelsveranderingen, Monolith Law Office staat klaar om uw zakelijke activiteiten krachtig te ondersteunen vanuit een juridisch oogpunt.