Groeiende aandacht voor familiegovernance bij ondernemers: de effectiviteit voor het bedrijfsleven uitgelegd per categorie

Het komt vaak voor dat er berichten verschijnen over ‘familiegeschillen’ binnen bekende familiebedrijven. Als zulke berichten gepubliceerd worden, hebben velen van u wellicht de term ‘familiegovernance’ gehoord. ‘Familie’ staat voor ‘gezin’ en ‘governance’ voor ‘bestuur’. Letterlijk vertaald betekent het ‘gezinsbestuur’, maar wat houdt het precies in?

Kennis van familiegovernance is essentieel voor ondernemers die vermogen hebben opgebouwd. Echter, er zijn ook ondernemers die niet goed begrijpen wat dit systeem inhoudt en welke betekenis het heeft.

In dit artikel leggen we uit wat familiegovernance inhoudt en bespreken we waarom het belangrijk is voor ondernemers om een dergelijk bestuur op te zetten. We gaan gedetailleerd in op de voordelen die familiegovernance kan bieden bij het leiden van een bedrijf. Dit artikel is dus zeker de moeite waard om te raadplegen.

Wat is familiegovernance voor ondernemers?

Omdat er geen wettelijke definitie of regelgeving voor familiegovernance bestaat, kan het voor sommigen moeilijk te begrijpen zijn. Hier leggen we de essentie uit van familiegovernance om het belang ervan te begrijpen.

Overzicht van familiegovernance

Familiegovernance verwijst naar de bestuursstructuur binnen een familie of verwantschap. Het wordt vooral gebruikt in de context van governance regels voor familiebedrijven waarbij familieleden betrokken zijn bij het management.

Een belangrijke functie van familiegovernance is het afstemmen van verschillende meningen en belangen binnen de familie.

Met andere woorden, het nut van familiegovernance beperkt zich niet tot de zakelijke context. Het heeft betekenis in het breed opzetten en beheren van een gemeenschap als familie. Familiegovernance wordt opgebouwd niet alleen om zakelijke noodzakelijkheden vast te stellen, maar ook om het welzijn van de hele familie te bevorderen.

Echter, in dit artikel zullen we familiegovernance uitleggen in de ‘zakelijke context’.

De relatie met corporate governance

Corporate governance is het systeem dat zorgt voor een goed management- en toezichtstructuur voor gezond bedrijfsbeheer. Het is een essentieel systeem geworden voor bedrijven om hun maatschappelijke verantwoordelijkheid na te komen en wordt daarom steeds belangrijker in bedrijfsmanagement.

In familiebedrijven moet men zowel de gebruikelijke corporate governance als familiegovernance in evenwicht brengen. Dit evenwicht is niet slechts een kwestie van naast elkaar bestaan, maar er ontstaat een dubbele structuur waarbij de corporate governance gebaseerd is op het familiebedrijf.

Dit komt omdat in familiebedrijven de kwaliteit van het bestuur van de familie direct verbonden is met de bedrijfsprestaties. In familiebedrijven wordt daarom een sterke opbouw van zowel familiegovernance als corporate governance vereist.

Drie redenen waarom ondernemers familiebestuur moeten opzetten

Ondernemers hebben veel te winnen bij het opzetten van familiebestuur.

Hier bespreken we de redenen waarom ondernemers familiebestuur zouden moeten opzetten.

Er zijn specifieke risico’s verbonden aan familiebedrijven

In familiebedrijven, waar familieleden of verwanten betrokken zijn bij het management, doen zich unieke problemen voor die je niet ziet in gewone bedrijven. Conflicten binnen de familie of erfeniskwesties, die vaak leiden tot familiedrama’s, kunnen directe invloed hebben op het bedrijf. Om deze risico’s te vermijden, is het essentieel om familiebestuur goed te regelen.

Typische risico’s waarmee een familiebedrijf te maken kan krijgen, zijn onder andere:

• Beheer door een minderheidsaandeelhouder
• Uitstroom van familievermogen
• Echtscheiding en vermogensverdeling
• Afhaakproblemen bij opvolgers
• Claims op legitieme porties
• Inbreuk op privacy

Een familiebedrijf heeft als sterkte de hechte relatie die ‘familie’ heet, maar conflicten binnen de familie kunnen zich snel ontwikkelen tot zakelijke risico’s.

Bij familiebestuur is het belangrijk om van tevoren bestuursregels vast te stellen die deze risico’s aanpakken.

Vermogen behouden en beschermen

Het ontwerpen van familiebestuur om de unieke risico’s van een familiebedrijf te vermijden, draagt ook bij aan het behoud en de bescherming van het familievermogen. Het opzetten van familiebestuur heeft betekenis in het beschermen van het huidige vermogen en het ontwikkelen ervan voor de volgende generatie.

Het is belangrijk om familiebestuur op te zetten om de risico’s die het zakelijk en familievermogen kunnen schaden te vermijden, en om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen.

Er zijn veel belanghebbenden

Een reden voor ondernemers om familiebestuur op te zetten, is de complexiteit die eigen is aan familiebedrijven.

In bedrijven waar de familie niet betrokken is, zijn de enige betrokkenen bij het bedrijfsbeheer de ‘eigenaren’ en de ‘managers’. In het systeem van een naamloze vennootschap kunnen deze twee gebieden volledig gescheiden zijn.

Echter, in een familiebedrijf komt daar het unieke domein van ‘familie’ bij.

Doordat het aantal belanghebbenden toeneemt, wordt het afstemmen van belangen in het management aanzienlijk complexer. Familiebestuur heeft daarom een grote betekenis in het ordenen van deze complexe managementoverwegingen.

Te overwegen posities in familiebedrijven

In familiebedrijven ontstaan vaak complexere belangen dan in reguliere bedrijfsvoering. Hier lichten we de verschillende soorten stakeholders toe die in acht genomen moeten worden binnen een familiebedrijf.

Over het Drie-Cirkel Model

In familiebedrijven bestaan er, zoals de onderstaande afbeelding illustreert, drie betrokken standpunten bij het management: ‘eigenaren’, ‘managers’ en ‘familie’.

Dit diagram waar de drie gebieden elkaar overlappen staat bekend als het ‘Drie-Cirkel Model’ en vertegenwoordigt de overwegingen die van belang zijn voor familiebedrijven.

Wanneer de invloed van de familie op de business sterk is, wordt het overlappende gebied groter. In dit geval moet men de complexer wordende belangen nog nauwkeuriger op elkaar afstemmen.

Bovendien veranderen deze drie gebieden in grootte naarmate het bedrijf groeit en de tijd verstrijkt. Als de business zich ontwikkelt, neemt ook het aantal stakeholders toe, waardoor het noodzakelijk is om de te overwegen elementen aan te passen aan de veranderende omstandigheden.

Aandeelhouders

In familiebedrijven kunnen we de eigenaren van de onderneming, oftewel de aandeelhouders, onderverdelen in de volgende vier categorieën:

• Aandeelhouders die geen familie, bestuurders of werknemers zijn (1)
• Familieleden die aandelen bezitten, maar geen bestuurder of werknemer zijn (4)
• Bestuurders of werknemers die geen familie zijn, maar wel aandelen bezitten (6)
• Aandeelhoudende familieleden die ook bestuurder of werknemer zijn (7)

In het Three Circle Model behoort categorie 1 tot degenen die wel aandelen bezitten, maar geen deel uitmaken van de familie en ook niet betrokken zijn bij het bedrijf. Omdat zij stemrecht hebben op de algemene vergadering van aandeelhouders en daarmee de bedrijfsvoering kunnen beïnvloeden, moet hun belang, net als bij een normale naamloze vennootschap, altijd in overweging worden genomen.

De personen die tot categorie 7 behoren, hebben de kenmerken van aandeelhouders, familieleden, en bestuurders of werknemers. Een typisch voorbeeld hiervan is de ‘eigenaar-directeur’.

Aandeelhouders hebben verschillende rechten, afhankelijk van het aantal stemmen dat zij kunnen uitbrengen en het aantal aandelen dat zij bezitten. Bij het opzetten van governance moet rekening worden gehouden met de rechten van de aandeelhouders binnen het bedrijf, en moeten zaken zoals de aanpassing van de stemverhoudingen en het ontwerp van preferente aandelen en aandeelhoudersovereenkomsten worden overwogen.

Ondernemers

In het domein van ondernemers binnen familiebedrijven bestaan de volgende vier patronen van personen:

• Bestuurders of werknemers die geen aandelen bezitten en geen familie zijn (3)
• Familieleden die bestuurder of werknemer zijn maar geen aandelen bezitten (5)
• Bestuurders of werknemers die geen familie zijn maar wel aandelen bezitten (6)
• Familieleden die zowel aandelen bezitten als bestuurder of werknemer zijn (7)

De personen die tot het gebied van nummer 3 in het Drie-Cirkel-Model behoren, zijn de zogenaamde normale bestuurders en werknemers. Het bedrijfsbeheer wordt ondersteund door de functionarissen in dit gebied.

Voor deze algemene functionarissen is het belangrijk om begrip te hebben voor de unieke risico’s en waarden die specifiek zijn voor familiebedrijven.

Bovendien kan de manier waarop familieleden die tot gebied 5 behoren betrokken zijn bij het bedrijf en de aard van hun dienstverband problematisch zijn.

Als iemand die niet overeenkomt met de familiewaarden betrokken raakt bij het management, kan dit leiden tot ongecontroleerd gedrag in het management of privatisering van bedrijfsactiva. Dit kan ook leiden tot conflicten met andere familieleden of functionarissen, dus zelfs als het familieleden zijn, zijn maatregelen nodig om ze te kunnen isoleren van het familiebedrijf.

Verder, wanneer familieleden worden aangenomen, moet men ook opletten dat familie-ethiek niet langer van toepassing is onder de invloed van wetten zoals de Japanse Arbeidswetgeving (労基法). Het is noodzakelijk om van tevoren regels op te stellen om te voorkomen dat familieproblemen zich ontwikkelen tot arbeidsconflicten.

Familie & Verwanten

Binnen de sfeer van familiebedrijven kunnen de volgende vier patronen onder de familieleden worden onderscheiden:

• Verwanten die geen aandelen bezitten en geen bestuurders of werknemers zijn (2)
• Verwanten die aandelen bezitten, maar geen bestuurders of werknemers zijn (4)
• Verwanten die geen aandelen bezitten, maar wel bestuurders of werknemers zijn (5)
• Verwanten die zowel aandelen bezitten als bestuurders of werknemers zijn (7)

De verwanten die onder nummer 2 van het Drie-Cirkel-Model vallen, bezitten geen aandelen en zijn ook geen bestuurders of werknemers. Omdat ze niet betrokken zijn bij de bedrijfsvoering of het eigendom, zou je kunnen denken dat er geen belangen zijn om af te stemmen. Echter, ook deze familieleden moeten worden overwogen in het kader van familiebestuur.

Zelfs als ze niet direct betrokken zijn bij het management, vormen familieleden een basis voor de mentale en economische activiteiten van de ondernemer. Hun meningen en waarden zullen op de een of andere manier invloed hebben op de bedrijfsvoering.

Daarnaast ontstaan er specifieke juridische kwesties binnen de familie, zelfs als ze niet betrokken zijn bij het management:

• Verdeling van eigendom
• Adoptie
• Erfenis
• Kwesties rondom legitieme portie

Dergelijke kwesties worden niet alleen binnen de familiekring opgelost, maar hebben ook een grote impact op het eigendom en de bedrijfsvoering. Het is belangrijk voor ondernemers om een bestuursstructuur op te zetten binnen het familiebestuur, inclusief de familieleden die niet betrokken zijn bij het management.

De kernpunten van belangenafstemming binnen familiegovernance

Zoals het Three-Circle Model aantoont, zijn er binnen familiebedrijven veel verschillende posities betrokken, en de kernpunten voor het afstemmen van belangen verschillen per positie. In dit artikel bespreken we de kernpunten van belangen die afgestemd moeten worden door het opzetten van familiegovernance.

Binnen het domein van familierelaties

In familiegovernance coördineren we de belangen binnen het domein van familierelaties, inclusief zaken die op het eerste gezicht misschien niet direct gerelateerd lijken aan het bedrijfsleven. Het afstemmen van zaken die nodig zijn voor het welzijn en de vervulling van het gezinsleven is voordelig voor alle activiteiten, zowel in het openbare als in het privéleven. Het is belangrijk om deze afstemming af te stemmen op de specifieke omstandigheden van elke familie.

De belangrijkste punten die afstemming vereisen, zijn onder andere:

• Werk en geldbesteding
• Waarden met betrekking tot huishoudelijk werk, opvoeding en onderwijs
• Verdeling van eigendommen bij een scheiding
• Beheer en investeringsstrategieën voor privévermogen
• Methoden voor de overdracht en erfenis van privévermogen

Als het gaat om de betrokkenheid van familieleden in de zakelijke sfeer, is het noodzakelijk om zorgvuldig te overwegen of ze überhaupt betrokken moeten worden en, indien ja, om de governance-risico’s die hiermee gepaard gaan, zorgvuldig te beheren.

Daarnaast is het belangrijk om privévermogen, dat niet tot de zakelijke activa behoort, te beheren en te investeren op een manier die verspreiding, afname of beschadiging voorkomt, en om dit vermogen over te dragen aan de volgende generatie. Terwijl u rekening houdt met juridische kwesties zoals erfbelasting en testamenten van de erfgenamen, moet u maatregelen nemen die anticiperen op risico’s.

Binnen het domein van eigendomsrelaties

Ook in het domein van het bezitten en managen van een bedrijf zijn diverse aanpassingen noodzakelijk.

Wanneer de leidinggevende verandert, veranderen ook de relaties met de stakeholders. In dit proces worden we geconfronteerd met het behoud en de overdracht van de bedrijfsfilosofie, organisatorische veranderingen en de ontwikkeling van opvolgers.

Om het bedrijf voort te zetten zoals gewenst, is het belangrijk om een bedrijfsoverdrachtsplan op te stellen met inachtneming van de volgende risico’s:

• Risico op discontinuïteit van de onderneming
• Risico op conflicten tussen erfgenamen
• Risico op belastingverplichtingen

Bij het vaststellen van de basisprincipes moeten diverse zaken in overweging worden genomen.

Vanuit het perspectief van eigendom overwegen we aandeelhoudersovereenkomsten en het gebruik van preferente aandelen en statuten. Het is belangrijk om duidelijke regels vast te stellen voor de behandeling van aandelen om te voorkomen dat aandelen verspreid raken bij elke bedrijfsoverdracht.

Bovendien moeten we begrijpen dat het voorkomen van risico’s door middel van familiegovernance ook bijdraagt aan de bescherming van immateriële activa zoals netwerken en reputatie, die door de familie zijn opgebouwd.

Binnen het domein van zakelijke relaties

In de relaties met stakeholders die ontstaan door arbeidsrelaties, is speciale aandacht vereist die kenmerkend is voor familiebedrijven. Wanneer u familieleden in dienst neemt, is het verstandig om vooraf betrokkenheidsvormen en arbeidsvoorwaarden vast te stellen ter voorbereiding op mogelijke arbeidsconflicten. Omdat arbeidscontracten door de bescherming van de arbeidswetgeving niet zomaar ontbonden kunnen worden, is het belangrijk om rekening te houden met situaties waarin de harmonieuze familierelaties verstoord kunnen raken.

Het is ook van cruciaal belang om begrip te krijgen van de reguliere werknemers die niet tot de familie behoren, voor het werken binnen een familiebedrijf.

Als familiewaarden en problemen op een opdringerige manier worden opgelegd, bestaat het risico dat bekwame werknemers het bedrijf verlaten. Communicatie is essentieel; het delen van de bedrijfsfilosofie, visie, en de passie en wortels van de oprichtersfamilie kan van grote betekenis zijn.

Samenvatting: Bespreek uw zorgen over familiebestuur met een advocaat

Familiebestuur speelt een cruciale rol bij het vermijden van specifieke risico’s van familiebedrijven en het behouden en overdragen van opgebouwde vermogens. Familiebedrijven kenmerken zich door een groter aantal stakeholders dan gewone bedrijven, wat het afstemmen van belangen complex maakt. Het ordenen van deze verstrengelde belangen en vooraf rekening houden met familie-specifieke problemen is essentieel voor ondernemers om hun bedrijf met een gerust hart te kunnen voeren.

Echter, het opzetten van familiebestuur vereist aandacht voor een breed scala aan overwegingen. Er is niet alleen een systeem nodig dat past bij de huidige situatie van het bedrijf, maar ook de flexibiliteit om dit systeem aan te passen aan veranderende omstandigheden. Daarom is het raadzaam om juridisch en objectief advies in te winnen bij een advocaat bij het opbouwen van familiebestuur.

Voor specifieke ontwerpen, opbouw en beheermethoden van familiebestuur, zie hier.

Gerelateerd artikel: Wat moet een ondernemer ontwerpen voor familiebestuur? Een gedetailleerde uitleg van de opbouw en beheermethoden[ja]

Maatregelen van ons kantoor

Het Monolith Advocatenkantoor is een juridische firma met een hoge mate van specialisatie in IT, en in het bijzonder internetrecht. Bij het bevorderen van familiegovernance kan het soms nodig zijn om contracten op te stellen. Ons kantoor verzorgt het opstellen en beoordelen van contracten voor een breed scala aan zaken, variërend van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange Prime tot startende ondernemingen. Mocht u problemen ondervinden met contracten, raadpleeg dan het onderstaande artikel.

Expertisegebieden van Monolith Advocatenkantoor: Contractopstelling & Beoordeling, etc.[ja]