Wat moeten managers ontwerpen met familiebestuur? Een gedetailleerde uitleg over de opbouw en operationeel beheer.

Veel ondernemers zijn zich bewust geworden van de voordelen van ‘Family Governance’ en overwegen serieus het ontwerp en de opbouw ervan. Bent u ook een van hen?

Family Governance is een overkoepelende term voor alle regels die worden opgesteld om de welvaart van de familie te waarborgen. Vooral voor ondernemers kan Family Governance van cruciaal belang zijn, aangezien het nauw verbonden is met de toekomst van het bedrijf. De effectiviteit van Family Governance voor ondernemers wordt uitgebreid besproken in het volgende artikel.

Gerelateerd artikel: De toenemende aandacht voor Family Governance bij ondernemers en de effectiviteit ervan voor het bedrijfsleven, uitgelegd per type[ja]

Als u de noodzaak voelt om governance te structureren, is het volgende wat u moet begrijpen welke specifieke regels u moet ontwerpen.

In dit artikel leggen we gedetailleerd uit welke stappen u moet volgen bij het ontwerpen van Family Governance en welke regels u zou moeten opstellen. We bespreken ook waar u op moet letten tijdens het ontwerpproces en hoe u het governance-systeem na de opbouw kunt beheren en onderhouden. Dit artikel is zeker de moeite waard om als referentie te gebruiken.

Overzicht van het ontwerpen van familiegovernance

Het opzetten van familiegovernance kan een uitdaging zijn als u niet weet welke stappen u moet volgen of wat u precies moet creëren. In dit artikel leggen we de basisprincipes uit voor het ontwerpen en opbouwen van een effectieve familiegovernance structuur.

Het Doel en de Huidige Stand van Zaken van Family Governance

Het opzetten van family governance heeft als doel de waarden en richtlijnen van de familie te verduidelijken en ervoor te zorgen dat deze door de hele familie worden omarmd en nageleefd.

Het creëren van governance is op zichzelf geen doel, maar slechts een middel om vermogen te beschermen en te streven naar de welvaart van de familie op de lange termijn. Het is belangrijk dat de familie eerst zo concreet mogelijk doelen en ambities vaststelt die zij ideaal acht.

Vervolgens bekijken we de impliciete regels die momenteel binnen de familie bestaan. Door de huidige situatie op deze manier in kaart te brengen, kunnen we de kloof tussen de huidige stand van zaken en de gewenste doelen en ambities identificeren.

Daarna, met de sterke punten van de familie die uit de huidige situatie naar voren komen, beginnen we met het opbouwen van governance om de ontbrekende elementen aan te vullen en de sterke punten verder te ontwikkelen.

Effectieve communicatie

Voor het succesvol implementeren van familiegovernance is het creëren van een omgeving waarin effectieve communicatie mogelijk is van cruciaal belang. Als de waarden en perspectieven binnen de familie uiteenlopen, zal zelfs een zorgvuldig opgebouwde familiegovernance niet naar behoren functioneren.

Bovendien kan een verwaterde relatie waarin communicatie ontbreekt, op zichzelf een risico vormen voor de governance.

Om ervoor te zorgen dat de opgebouwde governance door iedereen gezamenlijk wordt benut, is het belangrijk om al in de voorbereidende fase nauwgezet afstemming te zoeken over de wederzijdse verwachtingen.

Het opstellen van schriftelijke regelingen

Bij het creëren van ‘regelingen’ die dienen als familiebestuur, bereiden we de volgende soorten documenten voor:

• Familiehandvest
• Familie reglementen
• Huwelijkse voorwaarden en prenuptiale overeenkomsten
• Vrijwillige bewindvoeringsovereenkomsten, trustovereenkomsten, vermogensbeheerovereenkomsten, enz.
• Testamenten, overeenkomsten voor schenkingen op grond van overlijden, enz.
• Aandeelhoudersovereenkomsten

Omdat de juridische geldigheid van familiedocumenten vaak betwist wordt, moet het opstellingsproces zorgvuldig worden uitgevoerd. Betrek specialisten bij het opstellen van de documenten en zorg ervoor dat de contractpartijen de inhoud correct begrijpen.

Bovendien is het aan te raden om belangrijke documenten te formaliseren in een notariële akte. Dit kan de geldigheid van de inhoud versterken en het risico op verlies of vervalsing verminderen.

Verfijning

Het is van cruciaal belang dat familiebestuur wordt opgezet met de veronderstelling dat het niet frequent verfijnd hoeft te worden. In de zakelijke context worden regels gewoonlijk verfijnd door de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) te draaien en aanpassingen te maken op basis van de huidige situatie.

Echter, bij familiebestuur passen veel van de verfijningen die gebruikmaken van de PDCA-cyclus niet goed. Neem bijvoorbeeld een huwelijkse voorwaardenovereenkomst, die voor het huwelijk wordt gesloten. Zelfs als er na het indienen van de huwelijksaangifte verbeterpunten worden gevonden, is het bijna onmogelijk om wijzigingen aan te brengen.

Bovendien zijn familierelaties van een psychologische aard en beperken zich niet tot de economische relaties die in de zakelijke wereld bestaan. Het is al moeilijk genoeg om regels op te leggen aan families, en als je deze regels frequent en onregelmatig verandert, wordt het doorvoeren van bestuur een uitdaging.

Om situaties te vermijden waarin kort na de opzet onregelmatige wijzigingen nodig zijn, is het van groot belang dat de regels binnen een familie vanaf het begin zorgvuldig worden opgesteld.

Documenten die ondernemers moeten opstellen bij het ontwerpen van familiebestuur

Bij het ontwerpen van familiebestuur zijn er talrijke regels die opgesteld moeten worden. In dit artikel lichten we de belangrijke documenten toe die ondernemers zonder twijfel moeten opstellen.

Familiehandvest

Een familiehandvest is een document dat de filosofie, waarden, gedragsrichtlijnen en beoordelingscriteria van een familie vastlegt en vormt de hoogste norm binnen de familie. Het staat ook bekend als familievoorschriften of familiewet en omvat de volgende onderwerpen:

• Te koesteren waarden
• Gedragsnormen
• Verantwoordelijke van de familie
• Leden van de familiebestuursvergadering
• Systemen en richtlijnen voor bedrijfsvoering
• Systemen en richtlijnen voor vermogensbeheer en -overdracht
• Basisregels voor familiebeheer
• Methoden voor het oplossen van geschillen
• Onderwijs

Een familiehandvest wordt in principe niet gewijzigd nadat het is vastgesteld. Het legt de universele inhoud voor de familie duidelijk vast en streeft naar het vormen van een gemeenschappelijk begrip over de te volgen richting.

Hoewel het familiehandvest zelf geen juridische bindende kracht heeft, beïnvloedt het als hoogste norm binnen de familie wel documenten die wel juridische bindende kracht hebben. Bovendien zal het waarschijnlijk een feitelijke dwingende kracht uitoefenen door middel van onderling toezicht. Bij het ontwerpen is het belangrijk om goed te overleggen en overeenstemming binnen de familie te bereiken, zodat het handvest met instemming wordt vastgesteld.

Familievoorschriften

Familievoorschriften zijn een concretisering van de inhoud van het familiehandvest. Om ervoor te zorgen dat de regels, beginnend met het familiehandvest, door generaties heen worden geaccepteerd, raden we aan om de ontwikkelingsgeschiedenis van de familie en de gedachten van de verantwoordelijken vast te leggen.

De familievoorschriften stellen specifieke disciplines vast die van invloed zijn op de familie, en daarom is het normaal dat ze enigszins worden bijgewerkt naarmate de tijd en de uitgangspunten veranderen. Daarom is het goed om een moment in te plannen voor herziening van de inhoud na een bepaalde periode.

Wat de juridische bindende kracht betreft, hebben de familievoorschriften, net als het familiehandvest, geen juridische bindende kracht. Echter, op basis van de inhoud die is vastgesteld in de familievoorschriften en het familiehandvest, zullen concrete juridische relaties worden gereguleerd.

Huwelijkse voorwaarden & Prenuptiale overeenkomsten

Huwelijkse voorwaarden zijn contracten die aanstaande echtgenoten voor hun huwelijk sluiten. Ze regelen zaken zoals de verdeling van huishoudelijke taken en kinderopvoeding, het beheer van vermogen en de verdeling van eigendommen in geval van een scheiding.

Voor een gedetailleerde uitleg van huwelijkse voorwaarden binnen familiebestuur, verwijzen we u naar het gerelateerde artikel hieronder.

Gerelateerd artikel: Binnenkort te publiceren

Wanneer iemand die geen familiehoofd is in het huwelijk treedt, is een bijzonder zorgvuldige afweging vereist. Het is belangrijk om een overeenkomst op te stellen die ervoor zorgt dat de nieuwe echtgenoot geen onvoorziene problemen veroorzaakt binnen de familie. Afhankelijk van de positie die iemand binnen het familiebedrijf inneemt, kunnen de inhoud en aandachtspunten van de huwelijkse voorwaarden verschillen.

Vrijwillige toezichtscontracten, trustovereenkomsten en vermogensbeheervolmachten

Het is van cruciaal belang om voorbereid te zijn op situaties waarin uw beslissingsvermogen afneemt, door het opstellen van vrijwillige toezichtscontracten en trustovereenkomsten. Ook is het noodzakelijk om de mogelijkheid van een vermogensbeheervolmacht te overwegen voor wanneer u niet langer fysiek in staat bent om uw eigen zaken te beheren.

Als een ondernemer niet langer in staat is om juridische handelingen uit te voeren, kan dit een aanzienlijke impact hebben op de stakeholders van het bedrijf en de familie. Het is essentieel om vooraf maatregelen te treffen voor het geval uw beslissingsvermogen afneemt.

Bovendien is het voor personen die niet noodzakelijkerwijs de verantwoordelijke van een familie zijn, maar die aanzienlijke activa bezitten of diep betrokken zijn bij een bedrijf, eveneens voordelig om dergelijke overeenkomsten op te stellen ter voorbereiding op een eventuele afname van hun beslissingsvermogen.

Testamenten

Om problemen bij de overdracht van vermogen te voorkomen, is het opstellen van een testament essentieel. Voor ondernemers is ook de bedrijfsoverdracht een belangrijk punt, waardoor een testament nog crucialer wordt.

Voor een specifieke uitleg van testamenten binnen familiebestuur, zie de onderstaande gerelateerde artikelen.

Gerelateerd artikel: Binnenkort te publiceren

Een testament zou niet alleen door de hoofdverantwoordelijke van de familie, maar door alle familieleden opgesteld moeten worden. Aangezien een testament meerdere keren herschreven kan worden, is het raadzaam om eerst samen een testament op te stellen en vervolgens de situatie regelmatig te herzien en indien nodig aan te passen. Afhankelijk van de positie die iemand inneemt binnen het familiebedrijf, kunnen de inhoud en aandachtspunten in het testament verschillen.

Wat betreft kinderen, zij kunnen een testament opstellen vanaf de leeftijd van 15 jaar. Het is verplicht dat de persoon zelf het testament opstelt, dus het is aan te raden om een testament te maken zodra men 15 jaar oud wordt.

Aandeelhoudersovereenkomsten, Preferente Aandelen & Persoonsgebonden Bepalingen

Wanneer u een familiebedrijf runt, zult u aandeelhoudersovereenkomsten gebruiken om de behandeling van aandelen vast te leggen. De rol van een aandeelhoudersovereenkomst is om, wanneer meerdere personen als aandeelhouders bij het familiebedrijf betrokken zijn, de verspreiding van aandelen en het ontsporen van het management te voorkomen.

Er worden afspraken gemaakt tussen aandeelhouders over het beheer en de vervreemding van aandelen, zoals bepalingen voor de verplichte overname van aandelen, overdrachtsbeperkingen en beperkingen op stemrechten.

Naast aandeelhoudersovereenkomsten kan men ook gebruik maken van preferente aandelen of persoonsgebonden bepalingen in de statuten om discipline aan te brengen.

Kenmerken en aandachtspunten van aandeelhoudersovereenkomsten in familiebedrijfsbestuur

In familiebedrijven is het vaak zo dat familieleden en verwanten aandelen bezitten. Wanneer het gaat om het beschermen van vermogen, is het ontwerpen van een aandeelhoudersovereenkomst een cruciaal element. Daarom is het voor ondernemers die familiebedrijfsbestuur willen opzetten van groot belang om een diepgaand begrip van aandeelhoudersovereenkomsten te hebben.

Hier bespreken we de kenmerken van aandeelhoudersovereenkomsten en waar u op moet letten bij het opstellen ervan.

Belangrijkste bepalingen in aandeelhoudersovereenkomsten

Bij het ontwerpen van aandeelhoudersovereenkomsten binnen familiebestuur, stellen we regels vast voor de volgende zaken:

• Overdrachtsbeperkingen
• Informatieverstrekking
• Bepalingen omtrent besluitvorming door de raad van bestuur
• Vetorecht
• Rechten met betrekking tot de benoeming en ontslag van bestuurders
• Dividendbeleid
• Gedwongen overname
• Concurrentieverbod
• Vaststelling van schadevergoedingen
• Bepalingen bij erfopvolging
• Gronden voor ontbinding

Bij het runnen van een familiebedrijf zijn de overdracht en behandeling van aandelen vaak complexer en risicovoller dan normaal. Daarom is het essentieel om alle mogelijke problemen te voorzien en regels vast te stellen die passen bij uw eigen familie.

Ontwerp- en operationele kenmerken

Een kenmerk van aandeelhoudersovereenkomsten is dat ze, vergeleken met preferente aandelen of persoonsgebonden bepalingen, een hoge mate van flexibiliteit bieden in zowel de inhoud van de overeenkomst als de procedures bij wijzigingen. Bijvoorbeeld, preferente aandelen kunnen alleen worden uitgegeven binnen de wettelijk vastgestelde voorwaarden. Ook de mogelijkheden om zaken te regelen via persoonsgebonden bepalingen in de statuten zijn beperkt.

Aan de andere kant is een aandeelhoudersovereenkomst het resultaat van vrije onderhandelingen tussen gelijkwaardige partijen. Zolang de inhoud niet in strijd is met dwingend recht of aanzienlijk onrechtvaardig, wordt de geldigheid ervan erkend.

Daarnaast vereist het wijzigen van de statuten of de voorwaarden van preferente aandelen een procedure volgens het Japanse vennootschapsrecht (Companies Act). Echter, het wijzigen van een aandeelhoudersovereenkomst kan zonder speciale procedures plaatsvinden, mits er overeenstemming is tussen de contractpartijen.

Zo bieden aandeelhoudersovereenkomsten een gebruiksvriendelijk systeem dankzij hun flexibiliteit in ontwerp en uitvoering.

Kenmerken van de effectiviteit bij overtredingen

Een nadeel van aandeelhoudersovereenkomsten is dat, in geval van een overtreding van de afspraken, de dwingende kracht om verantwoordelijkheid af te dwingen zwakker is in vergelijking met preferente aandelen of persoonlijke bepalingen.

Handelingen van een bedrijf die in strijd zijn met de statuten of de procedures van de vergadering van preferente aandeelhouders, kunnen twijfel doen rijzen over hun geldigheid. Bestuurders die de regels overtreden, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor het schenden van hun zorgvuldigheidsplicht, en het is mogelijk om een verbod op dergelijke handelingen te verkrijgen.

Aan de andere kant, aangezien een aandeelhoudersovereenkomst slechts een contract is, kan het de geldigheid of verantwoordelijkheid van de handelingen van een bedrijf niet betwisten. Het is mogelijk om aansprakelijkheid voor niet-nakoming van contractuele verplichtingen tussen de partijen te eisen, maar het is onmogelijk om verdergaande verantwoordelijkheid of een verbod op te leggen. Daarom kan worden gezegd dat, vanuit het oogpunt van verhaal en preventie van schade voor de partij die de afspraak heeft geschonden, een ontwerp met behulp van statuten of preferente aandelen effectiever is.

Echter, door vooraf een boete voor contractbreuk in de overeenkomst op te nemen, is het mogelijk om verhaal te halen bij overtredingen.

Aandachtspunten bij het aanwijzen van minderjarige kinderen als erfgenamen

Wanneer u een minderjarig kind als erfgenaam aanwijst en dit kind partij wordt in een aandeelhoudersovereenkomst, is het belangrijk om rekening te houden met het recht op annulering van contracten door minderjarigen (Artikel 5 van het Japanse Burgerlijk Wetboek).

Het overdragen van aandelen aan een minderjarige is op zich geen probleem. Echter, wanneer een aandeelhoudersovereenkomst wordt gesloten, ontstaan er wettelijke verplichtingen. Als een minderjarige zonder toestemming een contract aangaat, bestaat het risico dat het recht op annulering wordt uitgeoefend.

Natuurlijk, als de wettelijke vertegenwoordiger, zoals een ouder met ouderlijk gezag, het contract aangaat, zal het effectief zijn voor de betreffende minderjarige zonder geannuleerd te worden. Echter, als de ouder met ouderlijk gezag zelf partij is bij de aandeelhoudersovereenkomst, kan het handelen zonder bevoegdheid resulteren in een onbevoegde vertegenwoordiging. In dit geval is het noodzakelijk om een speciale vertegenwoordiger aan te stellen via de familierechtbank.

Aandachtspunten met betrekking tot echtgenoten

Wanneer u aandelen overdraagt aan uw echtgeno(o)t(e), is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het recht op annulering, dat van toepassing is op overeenkomsten tussen echtgenoten (Artikel 754 van het Japanse Burgerlijk Wetboek), niet kan worden uitgeoefend op de aandeelhoudersovereenkomst die u sluit.

Als voor het huwelijk al verwacht wordt dat er betrokkenheid bij het familiebedrijf zal zijn, dan dient u de details van deze betrokkenheid vast te leggen in een huwelijkse voorwaardenovereenkomst (premarital agreement). Indien u na het huwelijk afspraken maakt, zorg er dan voor dat duidelijk is dat de betreffende aandeelhoudersovereenkomst geen huwelijkse voorwaardenovereenkomst is.

Operationeel Beheer van Familie Governance voor Ondernemers

Om de effectiviteit van de opgezette familie governance te behouden, is soepel operationeel beheer vereist. Hier lichten we kort de methoden toe voor het operationeel beheer van familie governance.

Beheer van Vergaderorganen

Om de geïmplementeerde familie governance te laten doordringen, is communicatie tussen familieleden cruciaal. Een effectieve manier om bewust communicatie te bevorderen, is door vergaderorganen op te zetten en te beheren. Afhankelijk van de grootte van de familie en het al dan niet hebben van een familiebedrijf, kunt u de vorm van het vergaderorgaan als volgt overwegen:

• Selectie van de samenstellende leden ja of nee
• Een besluitvormend vergaderorgaan instellen
• Een adviserend vergaderorgaan instellen zonder bindende besluitvorming

Begin met het gebruiken van evenementen zoals nieuwjaarsbijeenkomsten als vergaderingen voor familie governance. Voeg geleidelijk aan elementen toe die de ernst van de vergaderingen benadrukken om een gevoel van urgentie over te brengen.

Family Office

Om de opgezette familie governance en familievergaderorganen effectief te laten functioneren, is het organiseren van een family office effectief. Van een family office worden de volgende functies verwacht:

• Beheer, exploitatie en overdracht van vermogen
• Fiscale strategieën
• Investeringsstrategieën
• Preventie en oplossing van conflicten

Door professionals op de bovengenoemde gebieden toe te voegen aan uw team, kunt u alle problemen waarmee ondernemers worden geconfronteerd op een one-stop en alomvattende manier oplossen. Het is een zeer effectieve methode om de familie governance met zekerheid operationeel te beheren.

Samenvatting: Raadpleeg een advocaat voor familie governance vraagstukken

Het ontwerpen van familie governance begint met het vaststellen van de doelen van de familie en vervolgens het bouwen van concrete inhoud om die idealen te realiseren. Als er na de constructie frequent wijzigingen worden aangebracht, wordt het moeilijk om de governance binnen de familie te laten doordringen. Daarom is het belangrijk om tijdens de ontwerpfase zorgvuldig te werken terwijl er goede communicatie plaatsvindt.

Echter, het ontwerpen van familie governance vereist het vaststellen van specifieke afspraken over een breed scala aan onderwerpen, terwijl tegelijkertijd toekomstige ontwikkelingen worden gesimuleerd. Bovendien wordt verwacht dat de betekenis volledig op papier kan worden afgerond.

Om familie governance effectief en volledig te maken, raden wij aan advies in te winnen bij een advocaat die deskundig is op een breed scala aan juridische gebieden.

Maatregelen aangeboden door ons kantoor

Monolith Advocatenkantoor is een juridische firma met een hoge mate van specialisatie in IT, en in het bijzonder internetrecht. Bij het bevorderen van familiegovernance kan het soms nodig zijn om contracten op te stellen. Ons kantoor biedt contractcreatie en -review voor een breed scala aan zaken, van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange Prime tot startende ondernemingen. Als u problemen ondervindt met contracten, raadpleeg dan het onderstaande artikel.

Expertisegebieden van Monolith Advocatenkantoor: Contractcreatie en -review, en meer[ja]