Oplossingsmethoden voor Arbeidsconflicten in het Japanse Arbeidsrecht: Een Overzicht van het Systeem en Strategisch Gebruik

In het bedrijfsbeheer zijn arbeidsconflicten tussen werkgevers en werknemers, oftewel arbeidsgeschillen, helaas een van de managementrisico’s die moeilijk te vermijden zijn. Deze geschillen variëren van kwesties met betrekking tot individuele rechten en plichten, zoals achterstallig loon en de geldigheid van ontslag, tot problemen met betrekking tot toekomstige relaties, zoals wijzigingen in arbeidsvoorwaarden. Wanneer een geschil uitmondt in een rechtszaak, kost dit een bedrijf niet alleen veel tijd en geld, maar omdat rechtszaken in principe openbaar zijn, kan het ook ernstige schade toebrengen aan de reputatie en het merkimago van het bedrijf. Om dergelijke risico’s te beheren en een snellere en flexibelere oplossing te vinden, bevordert het Japanse rechtssysteem actief het gebruik van alternatieve geschillenbeslechtingsprocedures, oftewel Alternative Dispute Resolution (ADR), buiten de rechtbank. ADR is een procedure waarbij een eerlijke en neutrale derde partij tussenkomt tussen de betrokken partijen en streeft naar een schikking door middel van overleg. Het biedt bedrijven vele strategische voordelen, zoals privacy, snelheid, lage kosten en flexibele oplossingen. Het ADR-systeem op het gebied van arbeid in Japan wordt voornamelijk aangeboden door overheidsinstanties, waarbij de ‘Prefectural Labour Bureaus’ en de ‘Labour Commissions’ de kern vormen. De diensten die door deze instanties worden aangeboden, zijn een zeer belangrijke infrastructuur voor bedrijven om effectief om te gaan met het managementprobleem van arbeidsgeschillen. In dit artikel zullen we de specifieke inhoud en het proces van deze openbare ADR-systemen uitleggen en in detail bespreken hoe bedrijven deze systemen strategisch kunnen gebruiken vanuit een managementperspectief.

Arbeidsconflicten en hun oplossingssystemen onder Japans recht

Arbeidsconflicten worden, gezien hun aard, grofweg ingedeeld in ‘individuele arbeidsrelatiegeschillen’ en ‘collectieve arbeidsconflicten’. De eerste categorie betreft geschillen tussen individuele werknemers en werkgevers, terwijl de tweede categorie verwijst naar geschillen tussen vakbonden en werkgevers. Afhankelijk van de inhoud van het conflict worden deze verder geclassificeerd als ‘rechtengeschillen’, waarbij het bestaan of de afwezigheid van rechten onder bestaande wetten of arbeidsovereenkomsten wordt betwist, en ‘belangengeschillen’, waarbij men streeft naar het creëren of wijzigen van toekomstige rechten, zoals loonsverhogingen of veranderingen in arbeidsvoorwaarden.

In de bedrijfscultuur van Japan worden arbeidsrelaties gevormd binnen de context van langdurige dienstverbanden, wat betekent dat relaties complex kunnen worden zodra er een conflict ontstaat. In dergelijke situaties kan een rechtszaak, zelfs als de werkgever wint, onherstelbare scheuren in de werkomgeving achterlaten. Daarentegen is ADR (Alternative Dispute Resolution) gericht op het vormen van een overeenkomst tussen partijen en kan daarom een betere optie zijn dan rechtszaken voor het fundamenteel oplossen van conflicten en het heropbouwen van gezonde arbeidsrelaties.

Daadwerkelijk ontvangen de Comprehensive Labor Consultation Corners, opgezet door het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn, jaarlijks meer dan 1,2 miljoen consultaties, wat aantoont hoeveel potentiële conflicten er zijn tussen werkgevers en werknemers. Dit feit benadrukt het belang voor bedrijven om effectieve middelen voor conflictresolutie te begrijpen en voor te bereiden. Zelfs in typische ‘rechtengeschillen’, zoals die over de geldigheid van ontslag, kan de werkelijke situatie vaak neerkomen op onderhandelingen over een schikking, ofwel een ‘belangengeschil’. Deze realiteit van conflicten benadrukt de bruikbaarheid van ADR, die meer flexibele financiële oplossingen mogelijk maakt die zijn afgestemd op de werkelijke omstandigheden van de partijen, in tegenstelling tot de strikte wettelijke interpretaties van een rechtszaak. Door ADR te gebruiken, kunnen bedrijven juridisch onzekere risico’s omzetten in voorspelbare en beheersbare zakelijke kosten.

Dienstverlening voor de behandeling van individuele arbeidsgeschillen bij de Japanse Prefecturale Arbeidsbureaus

In heel Japan bieden de Prefecturale Arbeidsbureaus, opgericht in elke prefectuur, gratis diensten aan voor de oplossing van geschillen tussen individuele werknemers en werkgevers. Deze diensten zijn gebaseerd op de ‘Wet ter bevordering van de oplossing van individuele arbeidsrelatiegeschillen’ en bestaan voornamelijk uit drie opeenvolgende diensten.

Ten eerste is er de ‘Algemene Arbeidsconsultatie’. Dit is een informatiepunt bedoeld om geschillen te voorkomen en biedt advies over allerlei arbeidskwesties aan werknemers en werkgevers. Gespecialiseerde consultants verstrekken informatie over wetgeving en jurisprudentie.

Ten tweede is er ‘Advies en Begeleiding’. Wanneer een vrijwillige oplossing tussen de partijen moeilijk is, kan de directeur van de Prefecturale Arbeidsbureau de partijen wijzen op de problemen en richting geven aan de oplossing. Dit systeem heeft echter geen juridische dwangkracht; het is puur bedoeld om partijen aan te moedigen tot een vrijwillige oplossing te komen.

Ten derde, en centraal in de rol, staat ‘Bemiddeling (Mediation)’. Dit is een procedure waarbij een ‘Commissie voor Geschillenregeling’, bestaande uit experts op het gebied van arbeidsproblemen zoals advocaten en universiteitsprofessoren, tussenbeide komt om gesprekken tussen de partijen te bevorderen en naar een oplossing te streven.

De specifieke stappen van de bemiddelingsprocedure zijn als volgt. Eerst dient een werknemer of werkgever een bemiddelingsaanvraag in bij de Prefecturale Arbeidsbureau die onder hun jurisdictie valt, waarmee de procedure start. Er zijn geen kosten aan verbonden. Na acceptatie van de aanvraag roept de arbeidsbureau de andere partij op om deel te nemen aan de bemiddelingsprocedure. Deelname is echter vrijwillig en kan niet worden afgedwongen. Als de andere partij instemt met deelname, wordt een bemiddelingsdatum vastgesteld en zal de bemiddelingscommissaris gewoonlijk afzonderlijk de situatie met beide partijen bespreken. Deze procedure is volledig vertrouwelijk, dus interne bedrijfsinformatie of persoonlijke privacy wordt niet naar buiten gelekt. De bemiddelaar organiseert de argumenten van beide partijen en moedigt toenadering aan. Soms kan de bemiddelaar ook een specifieke oplossing (bemiddelingsvoorstel) voorstellen. Als beide partijen instemmen met het voorstel, heeft de overeenkomst de kracht van een schikkingsovereenkomst onder het burgerlijk recht en bindt het de partijen juridisch. Als er geen overeenstemming wordt bereikt, eindigt de bemiddeling als ‘afgebroken’.

Volgens statistieken van het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn zijn ‘pesten en intimidatie’ al jaren de meest voorkomende onderwerpen van civiele individuele arbeidsgeschillen, gevolgd door ‘ontslag’ en ‘verlaging van arbeidsvoorwaarden’. Deze gegevens tonen aan dat problemen in intermenselijke relaties op de Japanse werkplek een belangrijke bron van geschillen zijn, en suggereren dat bedrijven niet alleen de wetgeving moeten naleven, maar ook actief personeelsbeleid moeten voeren om een goede werkomgeving te creëren.

Opvallend is dat van de redenen voor het beëindigen van de bemiddelingsprocedure, slechts ongeveer 30% resulteert in een overeenkomst, terwijl ongeveer 65% eindigt zonder overeenkomst als ‘afgebroken’. Dit hoge percentage afgebroken procedures lijkt op het eerste gezicht de beperkingen van het systeem aan te tonen. Echter, vanuit het oogpunt van bedrijfsstrategie is een andere interpretatie mogelijk. De waarde voor een bedrijf om deel te nemen aan de bemiddelingsprocedure ligt niet alleen in het bereiken van een overeenkomst. Zelfs als er geen overeenkomst wordt bereikt, kan deelname op zichzelf dienen als sterk bewijs dat het bedrijf een serieuze houding had ten aanzien van het oplossen van het geschil door middel van overleg, wat later in arbeidsrechtelijke procedures of rechtszaken van pas kan komen. Bovendien biedt deze vertrouwelijke setting, zonder kosten, de mogelijkheid om de argumenten en bewijzen van de tegenpartij te begrijpen, wat zeer waardevolle informatie kan zijn voor het ontwikkelen van een strategie voor toekomstige geschillen. Daarom kan het weigeren om deel te nemen aan bemiddeling wanneer deze door een werknemer wordt aangevraagd, op korte termijn lijken op het vermijden van een geschil, maar op lange termijn kan het de tegenpartij naar een meer publieke en confrontatievere procedure duwen, wat uiteindelijk nadelig kan zijn voor het bedrijf. Deelname aan bemiddeling moet worden gezien als een middel om geschillen op te lossen en tegelijkertijd als een strategisch proces om risico’s te beoordelen en te beheren.

Oplossing en Aanpassing van Arbeidsconflicten bij de Japanse Arbeidscommissie

In tegenstelling tot de prefecturale arbeidsbureaus, die zich voornamelijk richten op individuele arbeidsgeschillen, zijn de arbeidscommissies, opgericht in elke prefectuur en op nationaal niveau (Centrale Arbeidscommissie), administratieve organen met een breder mandaat. Ze behandelen niet alleen collectieve arbeidsgeschillen waarbij vakbonden betrokken zijn, maar ook individuele arbeidsconflicten. De arbeidscommissies bieden drie soorten procedures voor geschillenbeslechting: ‘mediation’, ‘conciliation’ en ‘arbitration’.

‘Mediation’ lijkt op de mediation die door de prefecturale arbeidsbureaus wordt aangeboden, maar een belangrijk verschil is de samenstelling van de leden. De mediators van de arbeidscommissie bestaan doorgaans uit leden die het publieke belang vertegenwoordigen, leden die werknemers vertegenwoordigen en leden die werkgevers vertegenwoordigen. Deze driepartijenstructuur betekent dat vertegenwoordigers die de standpunten van elke partij belichamen deelnemen aan de discussie, wat vooral voordelig is omdat de aanwezigheid van een lid namens de werkgeverszijde het mogelijk maakt om praktische oplossingen te zoeken die rekening houden met de realiteit van bedrijfsvoering en branchegewoonten. De procedure begint op verzoek van een partij, waarbij de mediator naar beide kanten luistert en advies geeft voor een oplossing, en soms een mediationvoorstel doet. Echter, de acceptatie hiervan is vrijwillig.

‘Conciliation’ is een enigszins formelere procedure dan mediation. Net als bij mediation wordt een driepartijen conciliatiecommissie gevormd, die niet alleen naar de argumenten van de partijen luistert, maar indien nodig ook feitenonderzoek doet. Vervolgens stelt de commissie een officieel conciliatievoorstel op en beveelt de partijen aan dit te accepteren. Hoewel dit voorstel geen dwingende kracht heeft, heeft het vanwege de gedetailleerde feitenonderzoek door een overheidsinstantie een bepaald gewicht voor de partijen. Als beide partijen het accepteren, heeft de inhoud de kracht van een contract.

De meest kenmerkende en krachtige procedure is ‘arbitration’. Arbitrage kan alleen worden gestart als beide partijen overeenkomen met het begin van de procedure, of als er een bepaling in de arbeidsovereenkomst staat. De arbitragecommissie bestaat gewoonlijk alleen uit leden die het publieke belang vertegenwoordigen en neemt na het horen van beide partijen een definitieve beslissing in de vorm van een ‘arbitrale uitspraak’. Het meest opvallende kenmerk van deze uitspraak is de juridische bindende kracht. De arbitrale uitspraak heeft dezelfde kracht als een arbeidsovereenkomst en de partijen zijn juridisch gebonden aan de inhoud ervan. Tegen deze uitspraak kan geen bezwaar worden gemaakt.

Vanwege de definitieve en bindende aard kan arbitrage voor bedrijven een tweesnijdend zwaard zijn. Het kan een effectieve optie zijn als de impact van een langdurig conflict op het bedrijfsbeheer aanzienlijk is of als een bedrijf absoluut vertrouwen heeft in zijn standpunt en een snelle definitieve beslissing wenst. Echter, zodra een zaak aan arbitrage is toevertrouwd, verliest het bedrijf alle controle over de uitkomst van het geschil. Het risico van een onvoorspelbare of onaanvaardbare uitspraak maakt dat het gebruik van arbitrage een geavanceerde managementbeslissing moet zijn, die zorgvuldig wordt genomen na het afwegen van juridische vooruitzichten en zakelijke voor- en nadelen.

Strategische Vergelijking van Verschillende Oplossingsprocedures

Zoals we tot nu toe hebben gezien, biedt het Japanse arbeidsrecht via twee overheidsinstanties, de prefecturale arbeidsbureaus en de arbeidscommissies, een verscheidenheid aan ADR-opties (Alternative Dispute Resolution). Het kiezen van de juiste procedure voor een conflict waarmee een bedrijf wordt geconfronteerd, of het bepalen van de juiste reactie op een procedure die door de andere partij is ingediend, is een belangrijke strategische beslissing in het oplossen van geschillen.

Als we eerst kijken naar het type conflict, dan zijn de bemiddelingsprocedures van de prefecturale arbeidsbureaus gespecialiseerd in geschillen met individuele werknemers, terwijl de arbeidscommissies een breder scala aan geschillen dekken, van collectieve arbeidsconflicten met vakbonden tot individuele geschillen.

Vanuit het oogpunt van dwingende kracht is er een duidelijke hiërarchie. Deelname aan de procedures van de prefecturale arbeidsbureaus en de bemiddeling en arbitrage van de arbeidscommissies is volledig vrijwillig, evenals de acceptatie van de voorgestelde oplossingen. Deze procedures zijn bedoeld om vrijwillige overeenstemming tussen de partijen te ondersteunen. Daarentegen vereist arbitrage door de arbeidscommissie de instemming van beide partijen om te beginnen, maar eenmaal gestart zijn zowel het proces als de uitkomst (arbitrale uitspraak) juridisch bindend voor de partijen en is er geen mogelijkheid tot beroep. Deze eigenschap van ‘vrijwillig beginnen en dwingend eindigen’ is het meest kenmerkende aspect van arbitrage.

Een ander belangrijk verschil is de samenstelling van de neutrale derde partijen. De geschillencommissies van de prefecturale arbeidsbureaus bestaan voornamelijk uit juridische experts, terwijl de bemiddeling en arbitrage van de arbeidscommissies worden gevormd door een tripartiete samenstelling van vertegenwoordigers van het publieke belang, werknemers en werkgevers. Deze tripartiete samenstelling maakt het mogelijk om vanuit verschillende perspectieven te overwegen en kan met name vanuit het oogpunt van de werkgever leiden tot een bevredigende oplossing.

Al deze procedures zijn kosteloos en vertrouwelijk, wat een gemeenschappelijk voordeel is. Dit is een groot voordeel van ADR in het algemeen, in vergelijking met rechtszaken die tijdrovend en kostbaar zijn en waarvan de inhoud openbaar wordt gemaakt.

De onderstaande tabel vergelijkt de belangrijkste kenmerken van deze procedures.

Samenvatting

Zoals besproken in dit artikel, heeft Japan een divers en gelaagd kader voor alternatieve geschillenbeslechting (ADR) buiten de rechtbank, opgezet via de prefecturale arbeidsbureaus en arbeidscommissies. Deze systemen bieden gemeenschappelijke voordelen zoals vertrouwelijkheid, snelheid en lage kosten, en kunnen dienen als krachtige instrumenten voor bedrijven om onvermijdelijke managementrisico’s, zoals arbeidsgeschillen, flexibel en strategisch te beheren zonder afhankelijk te zijn van formele en rigide gerechtelijke procedures. Afhankelijk van de specifieke omstandigheden van het geschil en de strategische doelen van het bedrijf, is het mogelijk om de meest geschikte methode te kiezen, variërend van op consensus gebaseerde procedures zoals bemiddeling en mediation tot arbitrage, die een definitieve en bindende beslissing vereist. Een correct begrip en gebruik van deze systemen is essentieel, niet alleen voor het oplossen van individuele geschillen, maar ook voor het beschermen van de reputatie van het bedrijf en het onderhouden en opbouwen van gezonde arbeidsrelaties.

Echter, om deze procedures succesvol te doorlopen, is louter juridische kennis niet voldoende. Een diepgaand begrip van de operationele praktijken van elke instantie, de dynamiek van onderhandelingen en soms zelfs ongedocumenteerde gebruiken is vereist. Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het vertegenwoordigen van een groot aantal cliënten binnen Japan, van bemiddeling door de prefecturale arbeidsbureaus tot afstemmingsprocedures door de arbeidscommissies, met betrekking tot de thema’s die in dit artikel zijn besproken. Ons kantoor heeft meerdere advocaten in dienst die ook gekwalificeerd zijn in buitenlandse rechtsgebieden en Engels spreken, waardoor we juridische ondersteuning kunnen bieden die gebaseerd is op vloeiende communicatie en diepgaand inzicht, zelfs voor bedrijven die internationaal opereren en geconfronteerd worden met unieke uitdagingen. Als u problemen ondervindt met betrekking tot arbeidsgeschillen, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor.