Besluitvorming van de Raad van Bestuur onder het Japanse vennootschapsrecht: de vervreemding van belangrijke activa en het aangaan van aanzienlijke schulden

In Japanse naamloze vennootschappen beschikt de vertegenwoordigende directeur over uitgebreide bevoegdheden om de bedrijfsvoering uit te voeren. Echter, het is niet passend om bepaalde handelingen die een significante impact kunnen hebben op de bedrijfsbasis of financiële status van het bedrijf, enkel en alleen aan de beslissing van de vertegenwoordigende directeur over te laten. Daarom vereist het Japanse vennootschapsrecht dat beslissingen over dergelijke handelingen worden genomen door de raad van bestuur, bestaande uit alle directeuren, om zo zorgvuldige besluitvorming te waarborgen en de belangen van het bedrijf te beschermen. Dit mechanisme vormt de kern van een gezond corporate governance systeem. In de praktijk komen vooral ‘de overdracht en ontvangst van belangrijke eigendommen’ en ‘het aangaan van aanzienlijke schulden’ vaak voor als problematische zaken. Aangezien deze termen wettelijk niet gedefinieerd zijn met specifieke bedragen, is de interpretatie ervan overgelaten aan de beoordeling van de rechtbanken. Dit artikel zal eerst gedetailleerd uitleggen wat deze belangrijke besluitvormingsonderwerpen inhouden, gebaseerd op Japanse jurisprudentie. Vervolgens zullen we dieper ingaan op de juridische gevolgen van het uitvoeren van deze handelingen zonder een besluit van de raad van bestuur (de externe effectiviteit) en de verantwoordelijkheden die de betrokken directeuren dragen (interne aansprakelijkheid) vanuit twee perspectieven. Door deze analyse bieden we een uitgebreid begrip van het belang van het besluitvormingsproces van de raad van bestuur en de juridische risico’s die daarmee gepaard gaan voor het zakendoen in Japan.

Belangrijke Zaken die een Bestuursbesluit Vereisen onder Japans Vennootschapsrecht

In Japan vereist het vennootschapsrecht dat bedrijven met een raad van bestuur bepaalde belangrijke zaken exclusief door deze raad laten beslissen. Artikel 362, lid 4, van het Japanse vennootschapsrecht verbiedt expliciet het delegeren van beslissingen over ‘belangrijke bedrijfsuitvoeringen’, die de kern van het bedrijfsbeheer raken, aan individuele bestuurders. Het doel van deze bepaling is om autonome managementbeslissingen door specifieke personen, zoals de vertegenwoordigende bestuurder, te voorkomen en om door middel van zorgvuldige beraadslagingen binnen het collectieve bestuursorgaan de bedrijfsactiva te beschermen en de gezondheid van het management te waarborgen.

De zaken die niet gedelegeerd kunnen worden aan individuele bestuurders, zoals opgesomd in dit lid, omvatten de volgende:

• De overdracht en ontvangst van belangrijke eigendommen
• Het aangaan van aanzienlijke schulden
• De benoeming en het ontslag van managers en andere belangrijke werknemers
• De oprichting, wijziging of opheffing van filialen of andere belangrijke organisatorische eenheden

Deze zaken hebben een directe impact op het vermogen, de cashflow, het personeelsbeleid en de organisatiestructuur van een bedrijf, waardoor een collectieve beslissing van de raad van bestuur essentieel is. In dit artikel zullen we ons specifiek richten op ‘de overdracht en ontvangst van belangrijke eigendommen’ en ‘het aangaan van aanzienlijke schulden’, die een centrale rol spelen in de financiële activiteiten en vermogensstrategie van een onderneming, en zullen we de specifieke beoordelingscriteria en de juridische implicaties ervan bespreken.

Beoordelingscriteria voor ‘Belangrijke Overdracht en Overname van Eigendom’ onder Japans Vennootschapsrecht

Artikel 362, lid 4, punt 1 van het Japanse Vennootschapsrecht bevat geen specifieke monetaire criteria voor de term ‘belangrijke overdracht en overname van eigendom’. Daarom moet per geval worden beoordeeld of een transactie van eigendom ‘belangrijk’ is, en deze interpretatie is lange tijd overgelaten aan de beoordeling van de rechtbanken.

De meest gezaghebbende richtlijn op dit punt werd gegeven door een uitspraak van het Japanse Hooggerechtshof op 20 januari 1994 (1994). Deze uitspraak maakte duidelijk dat de beoordeling van ‘belangrijkheid’ niet op basis van een enkele standaard moet worden gedaan, maar door een veelheid aan factoren in overweging te nemen. De door de rechtbank aangegeven beoordelingsfactoren zijn als volgt:

1. De waarde van het betreffende eigendom: Dit is het absolute bedrag van het eigendom dat wordt verhandeld.
2. Het aandeel in het totale vermogen van de onderneming: Dit toont de relatieve waarde van het eigendom ten opzichte van de financiële omvang van de onderneming. Dit is een maatstaf voor kwantitatieve belangrijkheid.
3. Het doel van het bezit van het eigendom: Dit is een element dat de kwalitatieve aspecten beoordeelt. Bijvoorbeeld, een fabriek die door een bedrijf wordt gebruikt voor zijn primaire activiteiten of een patent op kern technologie kan strategisch ‘belangrijker’ worden geacht dan onroerend goed van dezelfde waarde dat voor investeringen wordt gebruikt.
4. De wijze van afstoting: De manier waarop het eigendom wordt afgestoten wordt ook in overweging genomen. Bijvoorbeeld, een onbetaalde overdracht zoals een gift of donatie, waarbij bedrijfseigendom wegvloeit, kan zelfs bij een lagere waarde als een ‘belangrijkere’ afstoting worden beschouwd dan een verkoop tegen marktprijs.
5. De gebruikelijke behandeling binnen het bedrijf: De manier waarop het bedrijf in het verleden soortgelijke transacties heeft behandeld, is ook een factor in de beoordeling.

Wat dit veelzijdige beoordelingskader betekent, is dat bedrijven niet kunnen volstaan met formele criteria zoals ‘minder dan X% van het totale vermogen, dus geen probleem’. In plaats daarvan is het van cruciaal belang dat bedrijven zelf, aangepast aan hun eigen situatie, bijvoorbeeld in hun interne regelgeving zoals de statuten van de raad van bestuur, vooraf duidelijke en redelijke criteria vaststellen over welke transacties onderworpen moeten zijn aan besluitvorming door de raad van bestuur, om zo governance-risico’s te beheren.

Beoordelingscriteria voor ‘Aanzienlijke Schulden’ onder Japans Vennootschapsrecht

Net als bij ‘belangrijke eigendommen’ bestaat er geen wettelijke duidelijke geldelijke drempel voor ‘aanzienlijke schulden’, zoals gedefinieerd in artikel 362, lid 4, punt 2 van het Japanse Vennootschapsrecht. Ook voor deze interpretatie hebben rechterlijke uitspraken de beoordelingscriteria gevormd. Een bijzonder relevante uitspraak is die van de Tokyo District Court op 17 maart 1997 (1997). Deze uitspraak stelde dat bij het beoordelen of een bepaalde schuld ‘aanzienlijk’ is, de volgende elementen in overweging genomen moeten worden:

1. Het bedrag van de betreffende schuld: Dit is het absolute bedrag van de lening of schuldgarantie.
2. Het aandeel van de schuld in het totale vermogen en de operationele winst van het bedrijf: Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de omvang van de activa van het bedrijf, maar ook naar de relatieve omvang van de schuld ten opzichte van de winstgevendheid.
3. Het doel van de betreffende schuld: Dit betreft het belang van het gebruik van de fondsen voor de bedrijfsvoering van het bedrijf.
4. De gebruikelijke behandeling van dergelijke zaken binnen het bedrijf: Dit zijn de interne gebruiken van het bedrijf met betrekking tot financiering en garanties in het verleden.

In de zaak die door deze rechterlijke uitspraak werd behandeld, was er een geschil of een solidariteitsgarantiereservering van 1 miljard yen door een bedrijf (Y) voor een gelieerd bedrijf (A) als ‘aanzienlijke schuld’ beschouwd kon worden. Hoewel het bedrag van 1 miljard yen slechts 0,51% van het totale vermogen van Y bedrijf uitmaakte, benadrukte de rechtbank dat dit bedrag 7,75% van het kapitaal en met name 24,6% van de operationele winst vertegenwoordigde. Bovendien werd opgemerkt dat de regels van de raad van bestuur van Y bedrijf zelf ‘garantieschulden van meer dan 500 miljoen yen’ als een besluitvormingspunt van de raad van bestuur hadden vastgesteld.

Wat opvalt in deze beslissing is dat de rechtbank niet alleen rekening hield met de totale activa, een statische indicator op de balans, maar ook met ‘operationele winst’, een dynamische indicator op de winst- en verliesrekening. Dit toont de houding van de rechterlijke macht die niet alleen de omvang van het bedrijf, maar ook het vermogen om schulden terug te betalen en de impact op de winstgevendheid, oftewel het risico voor de continuïteit van de onderneming, benadrukt bij het beoordelen van de impact van schulden. Zelfs schulden die klein lijken in verhouding tot de omvang van de activa kunnen als ‘aanzienlijke schulden’ worden beschouwd als ze een grote druk leggen op de winsten van het bedrijf.

Vergelijking van Beoordelingscriteria

De beoordelingscriteria van de rechtbank voor de twee belangrijke besluitvormingskwesties die eerder zijn genoemd, hebben veel gemeenschappelijke punten, maar er zijn ook belangrijke verschillen. Door deze criteria te vergelijken, kunnen we een duidelijker begrip krijgen van hoe Japanse rechtbanken belangrijke bedrijfskwesties beoordelen. De onderstaande tabel organiseert de twee sets van beoordelingscriteria.

Zoals duidelijk wordt uit deze vergelijking, bestaan beide beoordelingskaders uit drie pijlers: het kwantitatieve aspect, het kwalitatieve aspect en de gebruikelijke praktijk binnen het bedrijf, wat aantoont dat de rechtbanken deze kwesties benaderen met een consistente denkwijze. Het grootste verschil ligt in de evaluatie van het kwantitatieve aspect, waarbij bij ‘grote schulden’ een indicator van winstgevendheid, zoals ‘gewone winst, etc.’, wordt toegevoegd. Dit suggereert dat de rechtbanken een nauwkeurig begrip hebben van het fundamentele verschil dat de vervreemding van activa een eenmalige actie is die voornamelijk de balans beïnvloedt, terwijl schulden gepaard gaan met doorlopende rentebetalingen en een langdurige impact hebben op de cashflow en winststructuur van een bedrijf. Deze flexibele en situatie-afhankelijke benadering weerspiegelt de volwassenheid van de rechterlijke besluitvorming in het Japanse corporate governance systeem.

De Rechtskracht van Transacties Zonder Bestuursbesluit in Japan (Externe Effecten)

Wanneer een vertegenwoordigend directeur in Japan ‘belangrijke vermogensafhandelingen’ of ‘aanzienlijke leningen’ uitvoert zonder de vereiste bestuursbesluiten, rijst de vraag of deze transacties juridisch geldig zijn. Dit probleem raakt aan het snijvlak van interne procedurele gebreken en de bescherming van het vertrouwen van de tegenpartij.

De basispositie van Japanse rechtbanken over dit punt werd vastgesteld door het Hooggerechtshof met een uitspraak op 22 september 1965 (Showa 40). Volgens deze uitspraak zijn transacties uitgevoerd door een vertegenwoordigend directeur zonder bestuursbesluit in principe geldig, ondanks het ontbreken van een intern besluitvormingsproces. Dit is een belangrijk principe om derden die te goeder trouw handelden in de overtuiging dat de vertegenwoordigend directeur de juiste autoriteit had, te beschermen en de veiligheid van transacties te waarborgen.

Echter, er bestaat een belangrijke uitzondering op dit principe. Als de tegenpartij wist dat er geen bestuursbesluit was (kwaadwilligheid) of nalatig was in het niet weten hiervan (met nalatigheid), dan is de transactie ongeldig. Deze rechtsleer wordt vaak uitgelegd als een analoge toepassing van artikel 93 van het Japanse Burgerlijk Wetboek en staat bekend als de ‘relatieve ongeldigheidstheorie’.

Wat deze rechtsleer impliceert, is dat er een bepaalde zorgplicht rust op de tegenpartij, vooral op professionele partijen zoals financiële instellingen en vastgoedbedrijven. Wanneer een transactie objectief gezien als ‘belangrijk’ of ‘aanzienlijk’ wordt beschouwd, kan de tegenpartij niet simpelweg beweren dat zij ‘het niet wist’. Er wordt verwacht dat zij de nodige zorgvuldigheid betrachten, zoals het controleren van de notulen van de bestuursvergadering, om de aan- of afwezigheid van een besluit te verifiëren. In een uitspraak van de rechtbank van Tokio op 17 maart 1997 werd dit punt precies aangekaart, waarbij de rechtbank nalatigheid vaststelde bij een bank die een garantieovereenkomst van 1 miljard yen had gesloten zonder de aanwezigheid van een bestuursbesluit te verifiëren, en de ongeldigheid van de garantieovereenkomst erkende.

Overigens kan in principe alleen de onderneming zelf de ongeldigheid van dergelijke transacties aanvoeren, en het is niet toegestaan voor de tegenpartij om ongeldigheid te claimen voor eigen gewin.

De verantwoordelijkheid van bestuurders (interne gevolgen) onder Japans recht

De juridische gevolgen van transacties zonder bestuursbesluit beperken zich niet alleen tot de geldigheid van externe transacties. Veel directer en ernstiger is de verantwoordelijkheid die betrokken bestuurders intern bij het bedrijf dragen.

Artikel 423, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat bestuurders die hun taken verwaarlozen (plichtsverzuim) en daardoor schade aan het bedrijf veroorzaken, verantwoordelijk zijn voor het vergoeden van deze schade. Het bewust negeren van de wettelijk vastgestelde procedure van een bestuursbesluit om belangrijke bedrijfsactiviteiten uit te voeren, valt duidelijk onder dit plichtsverzuim.

Deze verantwoordelijkheid is niet alleen beperkt tot de uitvoerende bestuurder die de transactie daadwerkelijk heeft uitgevoerd. Andere bestuurders hebben ook een toezichthoudende plicht als lid van de raad van bestuur om het uitvoeren van taken door andere bestuurders te controleren. Daarom kunnen ook andere bestuurders die afwijkend gedrag van de uitvoerende bestuurder herkennen, of dit hadden moeten herkennen en het negeren, aansprakelijk worden gesteld voor schadevergoeding wegens schending van hun toezichthoudende plicht.

Het belang van deze toezichthoudende plicht van bestuurders is herhaaldelijk benadrukt in de Japanse rechtspraak door bekende zaken zoals de aandeelhoudersvertegenwoordigingszaak van Daiwa Bank. Deze jurisprudentie toont aan dat bestuurders een actieve plicht hebben om een effectief intern controlesysteem op te zetten om naleving van wet- en regelgeving te waarborgen en om toezicht te houden op de adequate werking ervan. Een passieve houding van simpelweg niet betrokken zijn bij onrechtmatig gedrag is onvoldoende, en verontschuldigingen zoals ‘ik wist het niet’ of ‘het was niet mijn verantwoordelijkheid’ zijn in principe niet aanvaardbaar.

Bovendien wordt deze schadevergoedingsplicht beschouwd als een gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid. Dit betekent dat elke bestuurder die verantwoordelijk is, verplicht is om de volledige schade die het bedrijf heeft geleden te vergoeden, wat voor de individuele bestuurder zeer strenge gevolgen kan hebben.

Samenvatting

Zoals uitgelegd in dit artikel, vereist de Japanse vennootschapswet (Companies Act) dat besluiten van de raad van bestuur juridisch verplicht zijn voor de uitvoering van bedrijfsactiviteiten die de kern van de onderneming raken, zoals “de overdracht en ontvangst van belangrijke eigendommen” en “het aangaan van aanzienlijke schulden”. De interpretatie van deze termen is gebaseerd op veelzijdige normen die zijn gevormd door jurisprudentie, en vereist een substantiële beoordeling die rekening houdt met individuele omstandigheden, in plaats van een formele beoordeling. Als een onderneming deze wettelijke vereisten niet naleeft, staat zij voor een dubbel risico. Enerzijds is er het externe risico dat een contract ongeldig kan worden verklaard, afhankelijk van de goede trouw en het gebrek aan fouten van de tegenpartij. Anderzijds is er een ernstiger intern risico dat bestuurders die betrokken zijn bij illegale bedrijfsvoering, en zelfs degenen die dit hebben genegeerd, aansprakelijk kunnen worden gesteld voor aanzienlijke schadevergoedingen aan de onderneming. Het adequaat beheren van deze risico’s is een essentiële managementtaak voor alle bedrijven die in Japan opereren.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het ondersteunen van een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten op het gebied van juridische zaken met betrekking tot corporate governance in Japan. Onze firma heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, die in staat zijn om de complexe vereisten van de Japanse vennootschapswet nauwkeurig uit te leggen binnen de context van internationale zakelijke praktijken en praktisch advies te bieden. Wij staan klaar met een volledig uitgeruste ondersteuning om ervoor te zorgen dat uw bedrijfsvoering in Japan soepel en in overeenstemming met de wet verloopt, inclusief het beheer van de raad van bestuur, juridische due diligence met betrekking tot belangrijke besluitvorming, en het beheer van risico’s met betrekking tot bestuurdersaansprakelijkheid, zoals besproken in dit artikel.