Administratieve rechtsmiddelen bij onrechtmatige arbeidspraktijken in Japan: Een strategische gids voor managers

In Nederland een bedrijf leiden vereist een grondige kennis van arbeidsrecht, en in het bijzonder de wetgeving die de relatie met vakbonden reguleert. Artikel 28 van de Japanse grondwet garandeert werknemers het recht op vereniging, collectieve onderhandeling en collectieve actie. Om deze grondwettelijke rechten effectief te beschermen, verbiedt de Japanse vakbondswet bepaalde handelingen van werkgevers als ‘oneerlijke arbeidspraktijken’. Oneerlijke arbeidspraktijken zijn niet alleen overtredingen van regelgeving, maar vormen ook een ernstig risico dat direct invloed kan hebben op de reputatie van een bedrijf, de arbeidsrelaties en uiteindelijk de stabiliteit van het management.

Wanneer vakbonden of werknemers beweren dat er sprake is van oneerlijke arbeidspraktijken, wordt het geschil behandeld door een uniek administratief verhaalproces dat streeft naar een gespecialiseerde en snelle oplossing, anders dan de gebruikelijke civiele procedures in de rechtbank. Dit proces wordt voornamelijk geleid door een administratieve instantie genaamd de ‘Arbeidscommissie’. Dit systeem heeft een drietrapsstructuur: de eerste aanleg procedure, de herzieningsprocedure en de administratieve rechtszaak, elk met hun eigen regels en strategische overwegingen. De eerste aanleg wordt behandeld door de prefecturale arbeidscommissie, die de feiten vaststelt en de eerste beoordeling maakt, wat de meest cruciale fase is die de basis legt voor het gehele proces. Als men het niet eens is met deze beslissing, kan men een herziening aanvragen bij de centrale arbeidscommissie. Uiteindelijk kan het geschil overgaan in een administratieve rechtszaak waar de geldigheid van de bevelen van de arbeidscommissie juridisch betwist kan worden. Het begrijpen van deze reeks procedures is de eerste stap in het nemen van een passende en strategische actie wanneer er een geschil ontstaat over oneerlijke arbeidspraktijken. Dit artikel zal een gedetailleerde uitleg geven over deze drietraps administratieve verhaalprocedures vanuit het perspectief van de werkgever, met een overzicht van elke fase, belangrijke punten en juridische risico’s.

Typen van oneerlijke arbeidspraktijken die managers onder Japans recht moeten begrijpen

Artikel 7 van de Japanse Wet op de Arbeidsunies specificeert de oneerlijke arbeidspraktijken die werkgevers niet mogen uitvoeren. Het is uiterst belangrijk om deze typen nauwkeurig te begrijpen vanuit het perspectief van preventieve juridische zorg.

Nadelige Behandeling en Gele Hond-contracten Onder Japans Arbeidsrecht

Artikel 7, lid 1 van de Japanse Wet op de Arbeidsunies verbiedt het ontslaan of anderszins nadelig behandelen van werknemers op grond van hun lidmaatschap van een vakbond, hun pogingen om lid te worden van een vakbond, hun inspanningen om een vakbond op te richten, of hun legitieme vakbondsactiviteiten. ‘Nadelige behandeling’ omvat elke maatregel die een negatieve invloed heeft op de positie of behandeling van werknemers, zoals ontslag, degradatie, salarisverlaging of nadelige overplaatsingen. Voorbeelden hiervan zijn het ontslaan van een werknemer die de oprichting van een vakbond leidt of het uitsluiten van een werknemer van loonsverhogingen omdat hij of zij heeft deelgenomen aan een staking.

Dezelfde bepaling verbiedt ook ‘Gele Hond-contracten’. Dit zijn contracten die als voorwaarde voor tewerkstelling stellen dat een werknemer geen lid wordt van een vakbond of zich terugtrekt uit een vakbond. Een typisch voorbeeld is het vereisen van een verklaring bij aanname waarin de werknemer belooft geen lid te worden van een vakbond.

Weigering tot Collectieve Onderhandelingen Onder Japans Arbeidsrecht

Artikel 7, lid 2 van de Japanse Wet op de Arbeidsorganisaties verbiedt werkgevers zonder geldige reden om collectieve onderhandelingen te weigeren met vertegenwoordigers van hun werknemers. Deze bepaling richt zich niet alleen op het weigeren om aan de onderhandelingstafel plaats te nemen, maar omvat ook het zogenaamde ‘oneerlijke collectieve onderhandelen’, waarbij formeel wel wordt onderhandeld, maar er in werkelijkheid geen oprechte poging wordt gedaan tot een eerlijke dialoog.

Acties die als oneerlijk collectief onderhandelen kunnen worden beschouwd, zijn divers. Bijvoorbeeld, het zonder redelijke grond weigeren om financiële informatie van het bedrijf te delen die nodig is voor loononderhandelingen, alleen onderhandelaars zonder beslissingsbevoegdheid naar de onderhandelingen sturen en herhaaldelijk antwoorden met ‘we zullen het overwegen’, of het voortdurend uitstellen van onderhandelingsdata met drukte als excuus. De wet vereist niet dat er een overeenkomst wordt bereikt, maar wel dat er oprecht wordt geprobeerd om tot een overeenkomst te komen. Deze ‘oprechtheid’ omvat een subjectief element, wat betekent dat zelfs als de werkgever denkt dat zijn reactie redelijk is, deze objectief gezien als oneerlijk kan worden beoordeeld. Daarom is het uiterst belangrijk om een nauwkeurige administratie bij te houden van de notulen van de onderhandelingen en de specifieke gronden voor antwoorden, om een oprechte benadering objectief te kunnen bewijzen. In de zaak ExxonMobil (uitspraak van het Tokyo High Court op 14 maart 2012 (2012)), werd geoordeeld dat oneerlijke collectieve onderhandelingen een onrechtmatige daad vormden, en werd het bedrijf veroordeeld tot het betalen van schadevergoeding aan individuele vakbondsleden. Dit is een belangrijk precedent dat aantoont dat oneerlijke collectieve onderhandelingen niet alleen kunnen leiden tot herstelorders van de arbeidscommissie, maar ook tot financiële aansprakelijkheid.

Beheersing, Interventie en Financiële Ondersteuning van Vakbonden onder Japans Recht

Artikel 7, lid 3 van de Japanse Wet op de Vakbonden verbiedt werkgevers om controle uit te oefenen of in te grijpen in de vorming en het beheer van vakbonden (beheersing en interventie), en om financiële ondersteuning te bieden voor de operationele kosten van een vakbond (financiële ondersteuning). Dit is bedoeld om de autonomie van vakbonden te waarborgen en een gelijkwaardige arbeidsrelatie op te bouwen die onafhankelijk is van de invloed van de werkgever.

Voorbeelden van beheersing en interventie omvatten acties zoals een bedrijf dat de oprichting van een bepaalde vakbond ondersteunt terwijl het openlijk vijandig staat tegenover andere bonden, het ingrijpen in de verkiezing van vakbondsfunctionarissen, het aanmoedigen van werknemers om zich terug te trekken uit de vakbond, of het onderzoeken van de deelname van werknemers aan vakbondsactiviteiten. In de zaak Prima Ham (uitspraak van de Tokyo District Court op 21 mei 1976 (1976)), werd geoordeeld dat een verklaring van de president die de houding van het vakbondsbestuur bekritiseerde, een belemmering vormde voor de eenheid van de vakbond en dus een vorm van beheersing en interventie was.

Wat betreft financiële ondersteuning zijn er uitzonderingen die toegestaan zijn, zoals het verstrekken van een vakbondskantoor van minimale omvang, maar ondersteuning die invloed heeft op de financiën van de vakbond en de autonomie ervan schaadt, is verboden.

Vergeldingsmaatregelen onder Japans Arbeidsrecht

Artikel 7, lid 4 van de Japanse Arbeidswet verbiedt het nemen van nadelige maatregelen tegen werknemers omdat zij een klacht over oneerlijke arbeidspraktijken hebben ingediend bij de Arbeidscommissie, of omdat zij bewijs hebben geleverd of getuigenis hebben afgelegd tijdens een onderzoek of hoorzitting van de Arbeidscommissie. Deze bepaling waarborgt dat werknemers zonder aarzeling gebruik kunnen maken van de rechtsmiddelen die door de Arbeidscommissie worden aangeboden.

Eerste Aanleg Procedures: Beoordeling door de Prefecturale Arbeidscommissie in Japan

De procedure voor het verhelpen van onrechtmatige arbeidspraktijken begint in principe met de eerste aanleg procedures bij de bevoegde prefecturale arbeidscommissie. Deze fase is het meest cruciale onderdeel van het gehele proces, waarbij de feiten van het geschil worden vastgesteld en de eerste juridische beoordeling wordt gemaakt.

Indiening en de eerste reactie van de werkgever

Een vakbond of werknemer initieert de procedure door binnen één jaar na de datum van de vermeende onrechtmatige arbeidspraktijk een verzoekschrift in te dienen bij de arbeidscommissie. Na ontvangst van het verzoekschrift stuurt de arbeidscommissie een kopie naar de werkgever (de aangeklaagde) en vraagt om een verweerschrift in te dienen.

Dit verweerschrift is het eerste en uiterst belangrijke document in de verdedigingsactiviteiten van de werkgever. In het verweerschrift moet de werkgever duidelijk reageren op elk feit dat door de eiser wordt beweerd, door het te erkennen, te ontkennen of aan te geven dat het onbekend is. Bovendien moet de werkgever de juridische gronden waarop zijn handelingen geen onrechtmatige arbeidspraktijken vormen en de feiten die de rechtmatigheid van zijn handelingen ondersteunen, concreet naar voren brengen. De argumenten en tegenargumenten die hier worden gepresenteerd, zullen de geschilpunten vormen in het latere onderzoek en de hoorzitting. Daarom moet het opstellen van het verweerschrift strategisch worden uitgevoerd, gebaseerd op juridische expertise.

Onderzoek en hoorzitting

Zodra het verweerschrift is ingediend, gaat de zaak de onderzoeksfase in. Het onderzoek wordt gewoonlijk achter gesloten deuren uitgevoerd door een panel bestaande uit openbare leden, werknemersleden en werkgeversleden. In deze fase worden de argumenten van beide partijen geordend en het bewijs gecontroleerd om de geschilpunten te verduidelijken. Aan het einde van het onderzoek wordt vaak een ‘onderzoeksplan’ opgesteld, waarin de procedure van de hoorzitting, het aantal getuigen en het tijdstip van het geven van bevelen worden vastgelegd.

Na het onderzoek, als er een kloof blijft tussen de partijen over de geschilpunten, gaat de procedure verder naar de hoorzitting. De hoorzitting wordt, net als in een rechtbank, in principe openbaar gehouden en er wordt bewijs verzameld door ondervraging van partijen en getuigen. Getuigen zijn verplicht om onder ede te getuigen en worden onderworpen aan hoofdondervraging en kruisverhoor door advocaten van beide partijen. De getuigenissen en bewijzen die tijdens deze hoorzitting worden verkregen, vormen de basis voor de feitelijke vaststellingen door de arbeidscommissie.

Deze eerste aanleg procedure is niet slechts een eerste ronde. De feiten en bewijsstukken die hier worden opgebouwd, vormen de basis voor latere herzieningen en administratieve rechtszaken. Het is vaak moeilijk om in latere stadia nieuw bewijs in te dienen, en een nederlaag in de eerste aanleg kan zeer moeilijk te keren zijn in latere procedures. Daarom is het essentieel dat bedrijven vanaf de eerste aanlegfase maximale juridische middelen inzetten en een grondige argumentatie en bewijsvoering voeren.

Bevel of schikking

Na afloop van de hoorzitting wordt een beraadslaging gehouden door de openbare leden, waarbij wordt beoordeeld of de handelingen van de werkgever onrechtmatige arbeidspraktijken vormen.

Als onrechtmatige arbeidspraktijken worden vastgesteld, geeft de arbeidscommissie een ‘herstelbevel’ uit. De inhoud van het bevel varieert afhankelijk van de zaak, maar kan bijvoorbeeld het herstel van de oorspronkelijke positie van ontslagen vakbondsleden, het aangaan van collectieve onderhandelingen, het stopzetten van handelingen die de autonomie van de vakbond schenden en het beloven om dergelijke handelingen in de toekomst niet te herhalen, omvatten, evenals het intern posten van een document (post-notice) dat dit belooft.

Als onrechtmatige arbeidspraktijken niet worden erkend, wordt een ‘afwijzingsbevel’ uitgevaardigd en wordt de eis van de eiser afgewezen.

Op elk moment tijdens de beoordelingsprocedure kan de arbeidscommissie beide partijen aanmoedigen om tot een schikking te komen. Als er een schikking wordt bereikt, wordt de zaak daarmee afgesloten. Een schikking kan een effectieve optie zijn om de verlenging van een geschil te voorkomen en de arbeidsrelaties te herstellen.

Herzieningsprocedures: Bezwaar bij de Centrale Arbeidscommissie in Japan

Partijen die bezwaar hebben tegen een besluit van de prefecturale arbeidscommissie (zowel werkgevers als vakbonden) kunnen een herziening aanvragen bij de Centrale Arbeidscommissie. Dit biedt een kans op heroverweging door een hogere instantie binnen de administratie.

Het belangrijkste aandachtspunt in deze procedure is de korte termijn voor het indienen van een bezwaar. Een verzoek tot herziening moet binnen slechts 15 dagen na ontvangst van een kopie van het besluit worden ingediend, te rekenen vanaf de dag na ontvangst. Deze termijn is uiterst strikt; als deze met ook maar één dag wordt overschreden, wordt het bezwaar als onrechtmatig afgewezen. Daarom moeten bedrijven die de oorspronkelijke beslissing ontvangen, onmiddellijk de inhoud analyseren en snel beslissen of ze een herziening willen aanvragen.

De herzieningsprocedure is in veel gevallen gebaseerd op de dossiers die tijdens de eerste aanleg zijn ingediend (zoals pleitnota’s, bewijsstukken en verhoorverslagen). De Centrale Arbeidscommissie beoordeelt of de beslissingen van de eerste aanleg wat betreft feitelijke vaststellingen en juridische interpretaties redelijk waren. Het indienen van nieuw bewijs of het uitvoeren van eigen onderzoek en verhoren is toegestaan, waardoor zowel de feiten als de juridische aspecten opnieuw worden overwogen. Afhankelijk van de uitkomst van de herziening kan de Centrale Arbeidscommissie besluiten de oorspronkelijke beslissing te handhaven, te wijzigen of te annuleren. Ook in deze fase blijft de mogelijkheid tot een schikking bestaan.

Administratieve Rechtszaken: De Ultieme Remedie om een Bevel van de Japanse Arbeidscommissie te Annuleren

Als laatste middel van beroep tegen een bevel van de Arbeidscommissie, bestaat de mogelijkheid om een administratieve rechtszaak aan te spannen bij de rechtbank om het bevel te annuleren. Dit is een procedure waarbij de beslissingen van administratieve instanties worden getoetst in de rechtszaal.

Asymmetrische Termijnen voor het Aanspannen van een Rechtszaak

De termijn voor het aanspannen van een administratieve rechtszaak verschilt aanzienlijk afhankelijk van de partij. Als de werkgever de eiser is, moet deze binnen 30 dagen na ontvangst van een kopie van het bevel een rechtszaak aanspannen. Aan de andere kant heeft een vakbond als eiser tot 6 maanden de tijd. Deze asymmetrische termijnstelling vereist een uiterst snelle besluitvorming van de kant van de werkgever.

Een ander belangrijk punt is dat de werkgever niet tegelijkertijd een verzoek om herziening bij de Centrale Arbeidscommissie en het aanspannen van een administratieve rechtszaak bij de rechtbank kan kiezen. Men wordt gedwongen om een keuze te maken tussen het direct aanspannen van een administratieve rechtszaak tegen het bevel van de prefecturale Arbeidscommissie zonder herziening, of het aanspannen van een rechtszaak na een herzieningsprocedure tegen het bevel van de Centrale Arbeidscommissie.

Reikwijdte van de Rechterlijke Toetsing en het Risico van Spoedbevelen

De rechtbank toetst de bevelen van de Arbeidscommissie op zowel feitelijke vaststellingen als juridische interpretaties, maar er is een tendens om een bepaalde mate van discretie toe te kennen aan de beslissingen van de Arbeidscommissie, een gespecialiseerde administratieve instantie voor arbeidskwesties. Daarom wordt van de werkgever een hoge bewijslast verwacht, aangezien de rechtbank de feitelijke vaststellingen van de Arbeidscommissie alleen zal omkeren als er fouten zijn in de bewijswaardering of de vaststellingsbeslissing.

Een van de grootste strategische risico’s voor de werkgever is het ‘spoedbevel’ systeem. Als de werkgever een rechtszaak aanspant om annulering van het bevel te eisen, kan de Arbeidscommissie de rechtbank verzoeken om de werkgever te bevelen het gehele bevel of een deel ervan na te leven totdat het vonnis definitief is. Als de rechtbank dit toestaat en een spoedbevel uitvaardigt, moet de werkgever, zelfs tijdens de hangende rechtszaak, bijvoorbeeld doorgaan met het betalen van het loon van een ontslagen werknemer. Overtreding van dit spoedbevel kan leiden tot een boete en is een krachtig systeem dat het tijdelijke voordeel van de rechtszaak in feite teniet kan doen.

Zo worden de tijdslimieten voor de werkgever strenger naarmate de procedure vordert en nemen de juridische risico’s toe. Als men in eerste aanleg een ongunstig bevel ontvangt, is de weg om dit te herroepen steil en gaat gepaard met aanzienlijke kosten en risico’s. Dit suggereert dat het zwaartepunt van het geschil altijd bij de eerste aanleg ligt, en hoe men een gunstig resultaat kan behalen in de eerste aanleg is de sleutel tot het oplossen van onrechtmatige arbeidspraktijken.

Vergelijking van Administratieve Remedies bij Ongerechtvaardigd Arbeidsgedrag Onder Japans Recht

Wanneer we de belangrijkste kenmerken van de drie besproken procedures vergelijken, resulteert dit in de onderstaande tabel. Deze tabel toont duidelijk de verschillende bevoegde instanties, termijnbeperkingen, de reikwijdte van de beoordeling en de verschillende uitkomsten, wat helpt bij het begrijpen van het totaalbeeld.

Samenvatting

De administratieve rechtsmiddelen tegen onrechtmatige arbeidspraktijken in Japan worden geleid door een gespecialiseerde instantie, de Arbeidscommissie, en kennen unieke regels en dynamieken. Vooral de subjectieve vereiste van ‘oprechtheid’ tijdens collectieve onderhandelingen, het cruciale belang van de eerste aanleg procedure, en de zeer korte termijnen en risico’s van spoedbevelen die aan werkgeverszijde worden opgelegd, zijn essentiële elementen waarvan managers zich bewust moeten zijn bij het opstellen van hun strategieën. De aanpak in de beginfase van een conflict met een vakbond kan de verdere ontwikkelingen sterk beïnvloeden. Regelmatig arbeidsmanagement, oprechte interacties tijdens collectieve onderhandelingen en nauwgezette verslaglegging van het onderhandelingsproces, evenals snelle en accurate respons bij het ontstaan van een conflict, zijn cruciaal om risico’s te beheren en de belangen van het bedrijf te beschermen.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst als vertegenwoordiger van talrijke binnenlandse en buitenlandse bedrijven in zaken van onrechtmatige arbeidspraktijken, van de beoordelingsprocedures bij de prefecturale en centrale arbeidscommissies tot aan de daaropvolgende administratieve rechtszaken. Ons kantoor heeft meerdere advocaten in dienst met buitenlandse juridische kwalificaties die Engels spreken, waardoor we internationale cliënten die geconfronteerd worden met het complexe Japanse arbeidsrechtssysteem, kunnen voorzien van geavanceerde en soepele communicatie en strategisch advies, ongeacht taal- of cultuurbarrières. In dit gespecialiseerde rechtsgebied bieden wij op alle niveaus uitgebreide ondersteuning.