Drie redenen waarom het monitoren van bedrijfsmedewerkers e-mails geen inbreuk maakt op de privacy

In veel bedrijven wordt e-mail gebruikt voor interne en externe communicatie. Als een bedrijf de inhoud van werknemersmails zou monitoren en onderzoeken, zou dit dan een inbreuk op de privacy zijn?

Voor bedrijfsleiders lijkt het monitoren en onderzoeken van werknemersmails een belangrijk aandachtspunt, gezien de toenemende bewustwording van bedrijfscompliance.

Om tot de conclusie te komen, wordt in dit artikel uitgelegd dat het monitoren en onderzoeken van werknemersmails door een bedrijf niet illegaal wordt geïnterpreteerd om drie redenen. Echter, niet alle soorten monitoring en onderzoek zijn toegestaan, dus voorzichtigheid is geboden.

In dit artikel zullen we uitleggen welk soort monitoring en onderzoek is toegestaan, gericht op bedrijfsleiders, terwijl we ook daadwerkelijke rechtszaken introduceren.

Gerelateerd artikel: Een grondige uitleg van het recht op privacy. Wat zijn de drie vereisten voor inbreuk?[ja]

Redenen waarom een bedrijf het e-mailverkeer van werknemers mag controleren en onderzoeken

Reden 1: Voor het behoud van de bedrijfsorde

Een bedrijf heeft het recht om de orde te handhaven, omdat het als organisatie moet handelen voor het beheer. Om de orde in het bedrijf te handhaven, moet het bedrijf ‘verkeerd verzonden e-mails’ van werknemers voorkomen en infecties door virussen stoppen.

Vooral als er een ‘verkeerd verzonden e-mail’ van een werknemer plaatsvindt, bestaat er ook het risico dat bedrijfsgeheimen worden gelekt. Daarom wordt aangenomen dat het bedrijf, als een recht dat is erkend om de bedrijfsorde te handhaven, de zakelijke e-mails van werknemers kan controleren.

Reden 2: Omdat ze gebruik maken van de faciliteiten van het bedrijf

De computers die werknemers op het werk gebruiken en de mobiele telefoons die door het bedrijf worden verstrekt, zijn meestal eigendom van het bedrijf. Zelfs als werknemers hun eigen laptops meenemen om te werken, zullen ze e-mails verzenden en ontvangen via de communicatielijnen, e-mailservers, en andere faciliteiten van het bedrijf.

Met andere woorden, de faciliteiten van het bedrijf omvatten ook de computers en mobiele telefoons die werknemers voor hun werk gebruiken, evenals het systeem zelf. Omdat het een faciliteit van het bedrijf is, kan het bedrijf het recht hebben om de e-mailgebruikssituatie van werknemers te controleren.

Reden 3: Omdat er een plicht is om zich te concentreren op het werk

De ‘plicht om zich te concentreren op het werk’ verwijst naar de ‘plicht van de werknemer om tijdens de werkuren de instructies van de werkgever te volgen en zich te concentreren op zijn werk’. De Japanse Nationale Ambtenarenwet en de Lokale Ambtenarenwet, die van toepassing zijn op ambtenaren, bepalen de plicht om zich te concentreren op het werk.

Voor particuliere werknemers is er echter geen wet die de plicht om zich te concentreren op het werk expliciet maakt. Echter, het wordt beschouwd als een plicht die inherent is aan het arbeidscontract.

Het bedrijf kan onderzoeken of de werknemer eerlijk werkt, dat wil zeggen, of hij zich houdt aan de plicht om zich te concentreren op het werk, en of hij de geheimhoudingsplicht naleeft en geen informatie lekt. Het controleren van e-mails kan worden beschouwd als onderdeel van dit onderzoek.

Maar kan een bedrijf of een baas zonder toestemming van de persoon onbeperkt toegang krijgen tot werknemerse-mails?

Gerelateerd artikel: Is het publiceren van persoonlijke informatie op het internet een inbreuk op de privacy?[ja]

【Rechtszaak ①】Bedrijfsmonitoring van werknemersmail en seksuele intimidatie

We introduceren een geval waarin een werknemer van een bedrijf schadevergoeding eiste van het bedrijf omdat hij beweerde dat zijn privacy was geschonden toen zijn privémails zonder toestemming door zijn leidinggevende werden gecontroleerd. De conclusie was dat er geen inbreuk op de privacy was.

Samenvatting van de zaak

De eiseres, een vrouwelijke werknemer genaamd X1, interpreteerde een e-mail van haar directe leidinggevende, de gedaagde Y (afdelingshoofd), waarin stond “Ik zou graag wat tijd willen besteden om de problemen binnen onze afdeling te bespreken”, als een uitnodiging voor een etentje. Ze besprak dit met haar echtgenoot X2.

X1, die sterk verontwaardigd was, probeerde een e-mail te sturen naar X2 via het interne computernetwerksysteem van het bedrijf met de inhoud “Hij bemoeit zich zelfs met de fijne details en de relaties tussen vrouwen. Hoe we kunnen werken zonder betrokken te raken is de uitdaging voor de toekomst. Het is gewoon een uitnodiging voor een drankje, toch?” maar per ongeluk stuurde ze deze naar Y.

Daarop begon Y, die zich realiseerde dat X1 en X2 hem probeerden aan te klagen voor seksuele intimidatie, de e-mails van X1 te monitoren met hulp van de IT-afdeling van het bedrijf.

Na deze gebeurtenis hadden X1, X2 en Y een gesprek dat echter op niets uitliep. X1 en X2 klaagden Y aan voor schadevergoeding op basis van onrechtmatige daad, met als redenen dat ze seksueel geïntimideerd waren door Y en dat hun privacy was geschonden doordat hun privé-e-mails zonder toestemming waren gelezen.

Aan de andere kant, Y klaagde X1 en X2 aan voor laster, bewerend dat hun beschuldiging van seksuele intimidatie door hem hun reputatie had geschaad.

Belangrijkste geschilpunten

In deze zaak waren de aanwezigheid van seksuele intimidatie door Y en de vraag of de aanklacht van X en anderen als smaad kan worden beschouwd, belangrijke geschilpunten. In het volgende zullen we echter focussen op de vraag of het toezicht van Y op de e-mails van X een inbreuk op de privacy vormt, en kijken we naar de beslissing van de rechtbank.

Rechterlijke beslissing

Eerst heeft de rechtbank het volgende geoordeeld over de vraag of het privégebruik van bedrijfsmails is toegestaan:

Het is vanzelfsprekend dat werknemers, die deel uitmaken van het maatschappelijk leven, het telefoonsysteem van het bedrijf mogen gebruiken als contactpunt voor de communicatie die normaal nodig is in het dagelijks leven. Bovendien, zolang het de uitvoering van taken binnen het bedrijf niet belemmert en de economische last voor het bedrijf zeer gering is, moet het ook sociaal aanvaardbaar worden geacht om het telefoonsysteem van het bedrijf te gebruiken voor uitgaande oproepen binnen de grenzen die noodzakelijk en redelijk zijn om adequaat te reageren op deze externe communicatie. Dit geldt in principe ook voor het verzenden en ontvangen van privé-e-mails via het netwerksysteem van het bedrijf.

Tokyo District Court, 3 december 2001 (Heisei 13)

Met andere woorden, het is toegestaan dat werknemers het e-mailsysteem van het bedrijf voor privédoeleinden gebruiken, zolang dit binnen noodzakelijke en redelijke grenzen blijft.

Aan de andere kant heeft de rechtbank het volgende geoordeeld en besloten dat het monitoren van werknemersmails in dit geval geen inbreuk op de privacy vormt:

Wanneer werknemers het interne netwerksysteem van het bedrijf gebruiken om privé-e-mails te verzenden, moet de mate van privacybescherming die ze kunnen verwachten aanzienlijk lager zijn dan in het geval van een normaal telefoonsysteem. Als iemand die geen verantwoordelijke positie heeft om het privégebruik van e-mails door werknemers te monitoren dit doet, of als iemand met een verantwoordelijke positie dit doet zonder enige redelijke noodzaak voor zijn werk, puur uit persoonlijke nieuwsgierigheid, of als hij het feit van het monitoren verbergt voor de interne beheerafdeling of andere interne derden en het monitoren uitvoert op een manier die gebaseerd is op persoonlijke willekeur, dan zou het, na het afwegen van het doel, de middelen en de manier van het monitoren en de nadelen die de gemonitorde partij heeft ondervonden, redelijk zijn om te concluderen dat er sprake is van een inbreuk op het recht op privacy alleen als het monitoren aanzienlijk afwijkt van wat sociaal aanvaardbaar is.

Idem

Met andere woorden, het kan worden gezegd dat er is geoordeeld dat “het toezicht van de verweerder niet aanzienlijk afwijkt van wat sociaal aanvaardbaar is, en de eiser moet dit niveau van toezicht accepteren”.

Belangrijke punten uit het vonnis: Toezicht als manager is mogelijk

In het vonnis wordt gesteld dat het volgende soort toezicht wordt beschouwd als ‘toezicht dat de redelijke grenzen van maatschappelijk begrip overschrijdt’:

1. Wanneer iemand die niet in de positie is om het privégebruik van e-mails van werknemers te controleren (niet op managementniveau) toezicht houdt
2. Zelfs als iemand met verantwoordelijkheid toezicht houdt, als er geen redelijke reden is om toezicht te houden (toezicht uit persoonlijke nieuwsgierigheid)
3. Wanneer iemand toezicht houdt op basis van persoonlijke willekeur, zonder de feiten van het toezicht aan derden te onthullen

In dit geval, met betrekking tot het bovenstaande punt 1, zou het zijn dat de verdachte de afdelingshoofd was en halverwege vroeg aan de betreffende afdeling om het toezicht voort te zetten, en dat hij niet helemaal persoonlijk toezicht hield.

Overigens werd in dit bedrijf op dat moment het verbod op privégebruik van e-mail niet strikt nageleefd, en werd de werknemers ook niet van tevoren op de hoogte gesteld dat het bedrijf mogelijk zou kijken.

Zelfs in dergelijke gevallen, zolang het de redelijke grenzen van maatschappelijk begrip niet overschrijdt, is het toegestaan dat het bedrijf of de baas de e-mails van de werknemers controleert.

【Rechtszaak ②】 Onderzoek naar e-mails van werknemers die verdacht worden van laster binnen het bedrijf

In dit artikel bespreken we een geval waarin een bedrijf een onderzoek uitvoerde naar een werknemer die verdacht werd van het verzenden van lasterlijke e-mails binnen het bedrijf. Tijdens dit onderzoek werden persoonlijke e-mails ontdekt en de werknemer werd ondervraagd over deze e-mails.

In dit geval werd geen inbreuk op de persoonlijke rechten zoals eer en privacy erkend in verband met het onderzoek. Bovendien kwamen de eerder genoemde ‘handhaving van de bedrijfsorde’ en ‘plicht tot toewijding aan de taak’ aan de orde.

Samenvatting van de zaak

Er zijn meerdere e-mails verzonden naar de manager van de administratieafdeling die werknemer A belasteren. Het bedrijf heeft een klacht ontvangen van A en na onderzoek bleek dat de betreffende e-mails waren verzonden vanaf een computer die gedeeld wordt door de verkoopafdeling, met behulp van een gratis e-maildienst, naar het interne e-mailadres van A.

Omdat er maar een beperkt aantal mensen waren die de omstandigheden die in de e-mail werden beschreven kenden, werd eiser X, die een motief had om de vriendschap tussen A en vrouwelijke werknemer B te belemmeren, verdacht en werd er een eerste hoorzitting gehouden.

Omdat de eiser de verzending ontkende, heeft het bedrijf ongeveer een jaar aan e-mailcommunicatieregistraties van de eiser op de door het bedrijf beheerde bestandsserver onderzocht, maar er werd geen bewijs gevonden dat de eiser betrokken was bij de lasterlijke e-mails.

Echter, tijdens het onderzoek werd duidelijk dat er veel persoonlijke e-mails buiten het werk om door X waren verstuurd.

Vervolgens heeft het bedrijf twee hoorzittingen gehouden met X over de lasterlijke e-mails en persoonlijke e-mails, en daarna heeft het bedrijf X berispt (door het indienen van een schriftelijke waarschuwing) op grond van het feit dat de persoonlijke e-mails in strijd waren met de arbeidsregels.

Daarop heeft X het bedrijf aangeklaagd voor schadevergoeding, met het argument dat de manier waarop de hoorzittingen werden gehouden zijn eer en andere persoonlijke rechten schond, en dat het feit dat het bedrijf zijn e-mails had onderzocht, deze aan betrokkenen had laten zien en ze niet aan hem had teruggegeven, inbreuk maakte op zijn eigendomsrechten en privacyrechten met betrekking tot persoonlijke informatie in zijn privéleven.

Belangrijkste geschilpunten

In dit geval was het belangrijkste geschilpunt of een mondeling onderzoek een inbreuk op de persoonlijkheidsrechten zou kunnen vormen. Hieronder zullen we echter kijken naar de beslissing van de rechtbank met betrekking tot de vraag of een e-mailonderzoek om interne problemen op te lossen een inbreuk op het recht op privacy zou kunnen vormen.

Oordeel van de rechtbank

De rechtbank heeft in verband met het e-mailonderzoek het volgende aangegeven en geoordeeld dat het e-mailonderzoek in deze zaak geen inbreuk maakt op het recht op privacy:

Er waren redelijke gronden om te vermoeden dat de eiser de afzender was van de lasterlijke e-mails. Na het horen van de omstandigheden, ontkende de eiser de afzender te zijn, maar kon hij de twijfel niet wegnemen. Daarom was verder onderzoek nodig. Gezien het feit dat de incidenten intern via e-mail plaatsvonden, was het mogelijk dat informatie die zou kunnen leiden tot de identificatie van de dader in de e-mailbestanden van de eiser stond, en het was noodzakelijk om de inhoud te controleren. Bovendien, aangezien het bestaan van een groot aantal privé-e-mails buiten het werk duidelijk werd in de privé-e-mailzaak, was het noodzakelijk om nieuw onderzoek naar de eiser te starten. Of het al dan niet privé-e-mails buiten het werk waren, kon niet nauwkeurig worden beoordeeld op basis van de titel alleen, en het was noodzakelijk om dit te beoordelen op basis van de inhoud. Geen van beide onderzoeken kan worden beschouwd als een illegale daad die de geestelijke vrijheid van de eiser heeft geschonden door de sociaal aanvaardbare grenzen te overschrijden.

Tokyo District Court, 26 februari 2002 (Heisei 14)

Er zijn enkele verschillen in de formulering, maar ook in dit precedent kan worden gezegd dat het wordt beoordeeld vanuit het perspectief van “of het de sociaal aanvaardbare grenzen overschrijdt” (of het aanzienlijk afwijkt van wat algemeen aanvaardbaar is in de samenleving).

Belangrijke punten uit het vonnis: Plicht tot volledige toewijding aan het werk en handhaving van de bedrijfsorde

Verder heeft de rechtbank het volgende aangegeven met betrekking tot de plicht tot volledige toewijding aan het werk en de handhaving van de bedrijfsorde.

Persoonlijke e-mails impliceren niet alleen dat de verzender zijn plicht om zich volledig op zijn werk te concentreren schendt door de tijd te nemen om de e-mail te bedenken, op te stellen en te verzenden, en dat hij de bedrijfsorde overtreedt door bedrijfsfaciliteiten voor persoonlijk gebruik te gebruiken, maar ook dat hij de werkzaamheden van de ontvanger belemmert door hem de persoonlijke e-mail te laten lezen. Bovendien, in dit geval, volgens het bewijs (〈bewijs weggelaten〉), waren er een aanzienlijk aantal gevallen waarin de ontvanger werd gevraagd om te antwoorden, en in feite werden persoonlijke e-mails verzonden als antwoord. Dit betekent niet alleen dat de verzender zijn plicht om zich volledig op zijn werk te concentreren en andere verplichtingen schendt, maar ook dat hij de ontvanger dwingt om de bedrijfsorde te overtreden door hem een antwoord te laten bedenken, opstellen en verzenden, en bedrijfsfaciliteiten voor persoonlijk gebruik te laten gebruiken.

Idem

Met andere woorden, het kan worden geïnterpreteerd dat als er redelijkerwijs kan worden aangenomen dat er sprake is van een schending van de plicht om zich volledig op het werk te concentreren, het noodzakelijk en passend is om een e-mailonderzoek uit te voeren, zoals in dit geval, om de bedrijfsorde te handhaven.

Aan de andere kant, zelfs als het geen inbreuk op het recht op privacy is, is het mogelijk dat het de eer of andere persoonlijke rechten schendt, afhankelijk van de methode, dus voorzichtigheid is geboden.

Gerelateerd artikel: Hoeveel is de schadevergoeding voor inbreuk op de privacy? Een advocaat legt de praktijkstandaard uit[ja]

Verduidelijk de arbeidsregels met betrekking tot werknemersmail

Het is belangrijk voor een bedrijf om de regels met betrekking tot werknemersmail duidelijk te maken en deze vooraf met de werknemers te delen, om de controle van de mail op een passende manier uit te voeren.

Daarnaast is het raadzaam om de regels voor werknemersmail vast te leggen in de vorm van arbeidsregels, aangezien deze van toepassing moeten zijn op alle werknemers.

Als de regels voor werknemersmail duidelijk zijn vastgelegd in de arbeidsregels, is de kans op problemen met werknemers kleiner, zelfs als hun mail wordt gecontroleerd om te zien of ze de arbeidsregels niet overtreden.

Samenvatting: Raadpleeg een advocaat als u problemen ondervindt met het monitoren van werknemersmail

Ik denk dat er bedrijven zijn die een zekere mate van privémail voor zakelijke doeleinden toestaan. Echter, dit mag niet de limiet overschrijden.

Bovendien kan een bedrijf niet onvoorwaardelijk e-mails monitoren of onderzoeken. Dit is alleen toegestaan voor het behoud van de bedrijfsorde, de plicht om zich volledig op het werk te concentreren, en voor bedrijfsfaciliteiten.

Het vereist gespecialiseerde kennis om te beoordelen of het monitoren van werknemersmail inbreuk maakt op privacyrechten, en om arbeidsregels op te stellen. Als u problemen ondervindt bij het beoordelen van de situatie of het opstellen of wijzigen van arbeidsregels, aarzel dan niet om een advocaat te raadplegen.

Informatie over onze maatregelen bij ons kantoor

Monolis Law Firm is een advocatenkantoor met hoge expertise in IT, met name internet en recht. Wij bieden ondersteuning bij het opstellen van handleidingen voor werknemers in de ruimste zin van het woord, zoals parttime werknemers en contractmedewerkers, en richtlijnen met betrekking tot het gebruik van internet en sociale media door werknemers. We vinden het belangrijk om juridische problemen te voorkomen en de belasting voor uw kernpersoneel zoveel mogelijk te verminderen. Hieronder vindt u meer details.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]