De juridische behandeling van handelingen verricht door oprichters in naam van een 'bedrijf in oprichting' onder het Japanse vennootschapsrecht

Het oprichten van een bedrijf is niet slechts een reeks administratieve procedures. Juridisch gezien wordt de organisatie vanaf het opstellen van de statuten tot de voltooiing van de registratie van de oprichting behandeld als een ‘bedrijf in oprichting’. Deze fase is een cruciale periode voor het leggen van de basis voor toekomstige bedrijfsactiviteiten, maar het is tegelijkertijd juridisch zeer ambigu en omvat veel risico’s. Een bedrijf in oprichting heeft nog geen volledige rechtspersoonlijkheid. Er zijn echter verschillende contractuele handelingen nodig, zoals het huren van een kantoor of het aannemen van personeel voor het toekomstige bedrijf. Hier rijst een fundamentele vraag: worden de handelingen die door de oprichters namens het bedrijf in oprichting zijn verricht, juridisch toegeschreven aan het uiteindelijk opgerichte bedrijf? En wie draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de verplichtingen die uit deze handelingen voortvloeien? Bijvoorbeeld, als een kostbaar leasecontract dat vóór de oprichting is gesloten, niet past in het bedrijfsplan van het opgerichte bedrijf, kan dit contract dan ongeldig worden verklaard, of moet de oprichter persoonlijk de verantwoordelijkheid dragen?

In dit artikel richten we ons op de complexe juridische status van een ‘bedrijf in oprichting’ onder Japans recht. We zullen specifiek de reikwijdte van de handelingen die een bedrijf in oprichting kan verrichten en hoe de juridische effecten daarvan worden behandeld, gedetailleerd uitleggen op basis van de Japanse vennootschapswet en gerelateerde jurisprudentie. Verder zullen we ingaan op de juridische verantwoordelijkheden die de oprichters en betrokkenen moeten dragen als de oprichting van het bedrijf succesvol is, of helaas mislukt. Dit omvat de verantwoordelijkheden jegens het bedrijf zelf, jegens derden die partij zijn bij transacties, en jegens de ‘pseudo-oprichters’ die niet de oprichters zijn maar wel diep betrokken waren bij de oprichting. Het begrijpen van deze kwesties is essentieel om het proces van bedrijfsoprichting soepel te laten verlopen en toekomstige juridische geschillen te voorkomen.

Oprichting van een Bedrijf en de Bijbehorende Handelingen Onder Japans Recht

Tijdens het oprichtingsproces van een bedrijf, vanaf het moment dat de initiatiefnemers de statuten opstellen en activiteiten starten gericht op het gemeenschappelijke doel van het oprichten van een bedrijf, tot aan het moment dat het bedrijf juridisch tot stand komt door de oprichtingsregistratie, wordt de organisatie aangeduid als een ‘bedrijf in oprichting’. Aangezien dit bedrijf in oprichting nog geen rechtspersoonlijkheid heeft onder de Japanse vennootschapswet, wordt de juridische status ervan geïnterpreteerd als vergelijkbaar met die van een ‘vereniging zonder rechtspersoonlijkheid’. Een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid is een organisatie die is uitgerust met een groepsstructuur, waar beslissingen worden genomen op basis van meerderheid van stemmen, die blijft bestaan ongeacht veranderingen in het ledenbestand, en waarbij de wijze van vertegenwoordiging, de werking van de algemene vergadering, het beheer van eigendommen en andere belangrijke aspecten van de organisatie zijn vastgesteld.

Als orgaan van het bedrijf in oprichting handelen de initiatiefnemers binnen de benodigde reikwijdte als vertegenwoordigers voor de oprichting van het bedrijf. Of de rechtseffecten van de handelingen die door de initiatiefnemers zijn verricht, toekomen aan het bedrijf na de oprichting, hangt af van de aard van de handelingen. Specifiek wordt er gekeken of de handelingen binnen het doelbereik van het bedrijf in oprichting vallen. De handelingen van het bedrijf in oprichting kunnen grofweg worden gecategoriseerd in ‘handelingen die essentieel zijn voor de oprichting van het bedrijf zelf’ en ‘handelingen gerelateerd aan de voorbereiding van de bedrijfsactiviteiten’, waarbij de laatste verder onderverdeeld kan worden in ‘voorbereidende handelingen voor de opening’ en ‘bedrijfshandelingen’. Daarnaast bestaat er een aparte categorie van handelingen, genaamd ‘vermogensovername’, die specifiek gereguleerd wordt door de Japanse vennootschapswet.

Onmisbare handelingen voor de oprichting van een bedrijf onder Japans recht

Om het doel van het oprichten van een bedrijf te bereiken, zijn er handelingen die zowel wettelijk als feitelijk essentieel zijn. Dit omvat het opstellen van de statuten, het contract waarbij de oprichters aandelen onderschrijven, het werven van personen om aandelen uit te geven bij de oprichting, en het houden van de oprichtingsvergadering. Deze handelingen sluiten direct aan bij het doel van het bedrijf in oprichting. Daarom behoren de rechten en verplichtingen die uit deze handelingen voortvloeien vanzelfsprekend toe aan het bedrijf na de oprichting. Bijvoorbeeld, de vergoedingen die de oprichters aan de notaris hebben betaald voor de bekrachtiging van de statuten, of de advertentiekosten die gemaakt zijn om aandeelhouders te werven, kunnen na de oprichting van het bedrijf als kosten voor het bedrijf worden aangemerkt. Er ontstaan zelden juridische geschillen over het feit dat de effecten van deze handelingen toebehoren aan het bedrijf.

Voorbereidingshandelingen voor de start van een onderneming in Japan

Na de oprichting van een bedrijf zijn er voorbereidingshandelingen nodig om de bedrijfsactiviteiten soepel te kunnen starten, de zogenaamde voorbereidingshandelingen voor de start van een onderneming. Deze handelingen zijn te onderscheiden van de daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten. Voorbeelden van dergelijke voorbereidingshandelingen zijn het sluiten van huurovereenkomsten voor bedrijfsruimtes, de aanschaf van kantoorapparatuur en benodigdheden, en het aangaan van arbeidsovereenkomsten met werknemers.

Of de juridische effecten van deze voorbereidingshandelingen toekomen aan de onderneming na de oprichting is niet uniform bepaald. Rechtspraak stelt dat deze handelingen alleen aan de onderneming na de oprichting toekomen als ze ‘objectief gezien noodzakelijk zijn voor de voorbereiding van de start van de onderneming’ en binnen de bevoegdheden van de oprichters zijn verricht. Bijvoorbeeld, in een rechtszaak (Oita District Court, 24 maart 1986 (1986)), werd geoordeeld dat een arbeidsovereenkomst aangegaan door een bedrijf in oprichting, waarvan de tewerkstelling essentieel werd geacht voor de start van de bedrijfsactiviteiten, werd overgenomen door de onderneming na de oprichting.

Echter, de beoordeling van deze noodzaak is strikt. Bijvoorbeeld, de aankoop van onroerend goed voor een bedrag dat niet in verhouding staat tot de omvang van de onderneming, of het aannemen van een duidelijk onnodig aantal werknemers voor de start van de activiteiten, worden beschouwd als handelingen die buiten de bevoegdheden van de oprichters vallen en behoren in principe niet tot de onderneming na de oprichting. In dat geval draagt de oprichter die de handeling heeft verricht persoonlijk de verantwoordelijkheid.

Bedrijfsactiviteiten Onder Japans Recht

Bedrijfsactiviteiten verwijzen naar de acties waarbij een bedrijf, dat nog in oprichting is, al begint met het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten die het na oprichting zou moeten uitvoeren. Bijvoorbeeld, een productiebedrijf dat nog in oprichting is, kan al beginnen met het produceren en verkopen van producten, of een consultancybedrijf kan al consultancycontracten sluiten met klanten en diensten leveren tijdens de oprichtingsfase.

Een bedrijf dat nog in oprichting is, heeft nog geen rechtspersoonlijkheid en mist de capaciteit om als entiteit bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Daarom worden bedrijfsactiviteiten uitgevoerd door een bedrijf in oprichting in principe beschouwd als onbevoegde handelingen die buiten de bevoegdheid van de oprichters vallen, en worden ze niet toegeschreven aan het bedrijf na oprichting. Zelfs als deze bedrijfsactiviteiten winst opleveren, behoren de rechten en verplichtingen in principe toe aan de individuele oprichter die de handelingen heeft verricht.

Desalniettemin is het mogelijk voor het bedrijf na oprichting om deze bedrijfsactiviteiten goed te keuren. Goedkeuring betekent dat men achteraf een verklaring aflegt om de effecten van een juridische handeling, die oorspronkelijk niet aan hen zou worden toegeschreven, aan zichzelf toe te kennen. Als na de oprichting van het bedrijf een geschikt orgaan, zoals de raad van bestuur, besluit om de effecten van de bedrijfsactiviteiten op zich te nemen, kunnen deze uitzonderlijk aan het bedrijf worden toegeschreven. Dit is echter een uitzonderlijke maatregel en het starten van bedrijfsactiviteiten tijdens de oprichtingsfase brengt aanzienlijke juridische risico’s met zich mee.

Overname van Eigendommen Onder Japans Vennootschapsrecht

Als laatste is er binnen het Japanse vennootschapsrecht een specifieke handeling bekend als ‘overname van eigendommen’. Volgens artikel 28, lid 2 van het Japanse vennootschapsrecht verwijst dit naar ‘de eigendommen die na de oprichting van een naamloze vennootschap zijn overeengekomen om over te dragen, de waarde ervan en de naam of de benaming van de overdrager’. Concreet gaat het om een contract waarin de oprichters van een bedrijf beloven bepaalde eigendommen (zoals onroerend goed of machines) tegen een specifieke prijs over te nemen van de eigenaar na de oprichting van het bedrijf.

Deze overname van eigendommen lijkt op voorbereidende handelingen voor de opening van een bedrijf, maar juridisch gezien is de behandeling aanzienlijk anders. Het is niet iets dat de oprichters naar eigen inzicht vrij kunnen uitvoeren; de details moeten in de statuten worden opgenomen, anders wordt de handeling niet erkend. Dit wordt een afwijkend oprichtingsartikel in de statuten genoemd. Door dit in de statuten op te nemen, wordt vooraf aan andere aandeelhouders en schuldeisers bekendgemaakt welke eigendommen het bedrijf direct na oprichting zal verkrijgen en hoeveel het daarvoor zal betalen, om zo te voorkomen dat eigendommen onrechtmatig hoog worden gewaardeerd en het bedrijfsvermogen wordt beschadigd.

Als een contract voor de overname van eigendommen wordt gesloten zonder dit in de statuten te vermelden, is het contract in principe ongeldig. Zelfs als de raad van bestuur het contract na de oprichting van het bedrijf goedkeurt, kan een ongeldige handeling niet geldig worden gemaakt. In dit verband heeft het Japanse Hooggerechtshof in een uitspraak van 24 december 1968 (Showa 43) duidelijk geoordeeld dat een overname van eigendommen zonder vermelding in de statuten ongeldig is en niet geldig kan worden gemaakt door goedkeuring achteraf. Daarom is het noodzakelijk om, als het vaststaat dat bepaalde eigendommen na de oprichting zullen worden verkregen, de procedure te volgen om dit in de statuten op te nemen.

Verantwoordelijkheden bij de oprichting van een bedrijf onder Japans recht

Tijdens het oprichtingsproces van een bedrijf kunnen verschillende juridische verantwoordelijkheden ontstaan. Deze verantwoordelijkheden rusten voornamelijk op de schouders van de oprichters, maar kunnen uiteenlopen in zowel doel als inhoud. In dit artikel bespreken we de verantwoordelijkheden van de oprichters ten opzichte van de opgerichte naamloze vennootschap, ten opzichte van derden als handelspartners, en de verantwoordelijkheden van de zogenaamde ‘pseudo-oprichters’.

Verantwoordelijkheden ten opzichte van de opgerichte naamloze vennootschap

Oprichters moeten hun taken bij het oprichten van een bedrijf uitvoeren met de zorg van een goed beheerder. Als zij deze plicht schenden, zijn zij aansprakelijk voor eventuele schade aan de opgerichte vennootschap.

Artikel 52, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat oprichters aansprakelijk zijn voor schade die ontstaat wanneer zij hun taken bij de oprichting van het bedrijf verwaarlozen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er onnodig hoge oprichtingskosten worden gemaakt of als ongeschikte voorbereidingshandelingen schade toebrengen aan het bedrijf. Deze aansprakelijkheid kan niet worden kwijtgescholden zonder de toestemming van alle aandeelhouders (Artikel 54, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht).

Bovendien dragen oprichters een bijzondere verantwoordelijkheid wanneer de waarde van de in natura ingebrachte activa, zoals vermeld in de statuten, aanzienlijk lager is dan de werkelijke waarde. Artikel 52-2, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt dat in dergelijke gevallen de oprichters gezamenlijk verplicht zijn het tekort aan de vennootschap te betalen. Dit is een strikte verantwoordelijkheid om de verrijking van het bedrijfsvermogen te waarborgen en kan in principe niet worden ontlopen, zelfs niet als de oprichters kunnen bewijzen dat zij bij het uitvoeren van hun taken de nodige zorgvuldigheid niet hebben verzaakt.

Verantwoordelijkheden ten opzichte van derden

Oprichters kunnen ook verantwoordelijk zijn voor handelingen die zij hebben verricht in verband met de oprichting van het bedrijf ten opzichte van derden.

Als oprichters bij de oprichting van het bedrijf hun taken met kwade opzet of grove nalatigheid uitvoeren, zijn zij aansprakelijk voor de schade die hierdoor aan derden wordt toegebracht (Artikel 53, lid 1 van het Japanse vennootschapsrecht). Een voorbeeld hiervan is het presenteren van een valse bedrijfsplanning om fondsen van derden te lenen.

Nog belangrijker is de verantwoordelijkheid wanneer het bedrijf niet tot stand komt. Als de oprichtingsprocedure mislukt en het bedrijf niet wordt opgericht, moeten de oprichters gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de handelingen die zij hebben verricht in verband met de oprichting van het bedrijf (Artikel 56 van het Japanse vennootschapsrecht). Als bijvoorbeeld een huurovereenkomst voor een kantoor wordt gesloten op basis van de aanname dat het bedrijf zal worden opgericht en het bedrijf uiteindelijk niet tot stand komt, worden alle oprichters de contractpartijen. Ook de kosten die zijn gemaakt in verband met deze handelingen moeten door alle oprichters gezamenlijk worden gedragen. Dit is een bepaling om de handelspartners te beschermen en toont de zware verantwoordelijkheid van het worden van een oprichter.

Verantwoordelijkheden van pseudo-oprichters

Ten slotte kunnen personen die formeel geen oprichters zijn, maar die wel substantieel betrokken zijn bij de oprichting van het bedrijf, verantwoordelijk worden gehouden. Dit wordt de verantwoordelijkheid van ‘pseudo-oprichters’ genoemd.

Artikel 55 van het Japanse vennootschapsrecht noemt twee gevallen. Het eerste geval betreft personen die hebben ingestemd met het vermelden of registreren van hun naam of bedrijfsnaam en hun steun voor de oprichting van de naamloze vennootschap in advertenties of andere documenten of elektronische records met betrekking tot de uitgifte van aandelen. Een voorbeeld hiervan is een bekende ondernemer die toestemming geeft om zijn reputatie te gebruiken voor de oprichting van een bedrijf. Het tweede geval betreft personen die niet als oprichter hebben getekend of hun naam hebben gestempeld in de statuten.

Deze personen worden beschouwd als oprichters en dragen dezelfde verantwoordelijkheden (ten opzichte van de vennootschap en ten opzichte van derden) als de eerder besproken oprichters. Dit is gebaseerd op het idee dat zij, door hun naam of acties te gebruiken om vertrouwen van buitenaf in de oprichting van het bedrijf te creëren, verantwoordelijk moeten zijn voor dat vertrouwen. Het is belangrijk om te beseffen dat zelfs als je niet officieel als oprichter wordt vermeld, je door je betrokkenheid bij de oprichting van een bedrijf zware juridische verantwoordelijkheden kunt dragen.

Samenvatting

Het oprichten van een bedrijf markeert een hoopvolle start van een nieuw zakelijk avontuur, maar het proces gaat gepaard met complexe juridische vraagstukken, zoals besproken in dit artikel. Vooral de geldigheid van handelingen en de verantwoordelijkheid tijdens de overgangsfase van een ‘bedrijf in oprichting’ zijn zonder gespecialiseerde kennis moeilijk te beoordelen. Handelingen die de bevoegdheden van de oprichters overschrijden, kunnen niet alleen onvoorziene lasten opleggen aan het bedrijf na oprichting, maar brengen ook het risico met zich mee dat de oprichters persoonlijk onbeperkte aansprakelijkheid dragen. Als men procedures zoals de overname van activa over het hoofd ziet, kan dit zelfs de basis van het geplande bedrijf volledig ondermijnen. Deze risico’s vooraf identificeren en adequaat beheren is de eerste stap naar een soepele bedrijfsoprichting en een gezonde toekomstige bedrijfsvoering.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het ondersteunen van talrijke cliënten met juridische kwesties rondom bedrijfsoprichting en de daarmee samenhangende stadia. Gebaseerd op diepgaande kennis van het Japanse vennootschapsrecht (Japanese Corporate Law), analyseren wij de potentiële risico’s van handelingen en verantwoordelijkheden van bedrijven in oprichting en bieden wij onze cliënten de best mogelijke oplossingen. Bovendien heeft ons kantoor meerdere experts in dienst die gekwalificeerd zijn als buitenlandse advocaten en Engels spreken, waardoor wij ook aan cliënten die internationaal zakendoen, nauwkeurige en gedetailleerde juridische ondersteuning kunnen bieden zonder taalbarrières. Als u juridische zorgen heeft bij een cruciaal moment zoals de oprichting van een bedrijf, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.