Het Japanse verblijfskwalificatiesysteem: Een uitleg over de basisprincipes en de juridische verantwoordelijkheden van bedrijven

Het is essentieel voor bedrijven die in Japan opereren en buitenlandse werknemers in dienst nemen om een nauwkeurig begrip te hebben van het Japanse immigratiecontrolesysteem, met name het systeem van verblijfsstatussen. Dit systeem bepaalt de juridische basis waarop buitenlanders in Japan kunnen verblijven en werken, en naleving ervan is een cruciaal element van bedrijfscompliance en risicomanagement. De ‘Japanse Immigratiecontrole en Vluchtelingenherkenning Act’ (hierna te noemen ‘Immigratiewet’) heeft als doel om een eerlijk beheer te waarborgen van de in- en uitreis van alle personen die Japan binnenkomen of verlaten, en van het verblijf van alle buitenlanders in Japan. Onder deze wet mogen buitenlanders in Japan alleen verblijven en activiteiten ontplooien binnen de grenzen van hun individueel toegekende ‘verblijfsstatus’ en de corresponderende ‘verblijfsperiode’. Een verblijfsstatus categoriseert juridisch de soort activiteiten die men in Japan mag uitvoeren en de status die men bezit, en bepaalt direct de mogelijkheid en reikwijdte van werkzaamheden. Daarom is het voor bedrijven die buitenlandse talenten willen inzetten en hun capaciteiten optimaal willen benutten, van groot belang om de structuur en principes van dit systeem van verblijfsstatussen grondig te begrijpen en de bijbehorende juridische procedures adequaat te beheren. In dit artikel zullen we de basisprincipes van het systeem van verblijfsstatussen, de structuur ervan, en de juridische verantwoordelijkheden van bedrijven bij naleving van het systeem bespreken, gebaseerd op specifieke wetgeving en jurisprudentie.

De Basisprincipes van het Japanse Immigratiecontrolesysteem

Het Japanse immigratiecontrolesysteem is gebaseerd op het principe van ‘toestemmingsbeleid’, wat betekent dat het verblijf van buitenlanders niet als een vanzelfsprekend recht wordt beschouwd, maar onder bepaalde voorwaarden door de Japanse staat wordt toegestaan op basis van soevereiniteit. Dit concept is fundamenteel voor het begrijpen van het gehele systeem. Artikel 2-2, lid 1 van de Japanse Immigratiewet stelt dat buitenlanders in Japan moeten verblijven met een verblijfsstatus die is bepaald bij het verlenen van toestemming om aan land te gaan. Dit illustreert het ‘statusgerichte principe’, wat betekent dat alle buitenlanders in Japan een vorm van verblijfsstatus moeten hebben.

Verder heeft elke verblijfsstatus een ‘verblijfsperiode’ die is vastgesteld door een ministeriële verordening van het Ministerie van Justitie. Deze verblijfsperiode is de termijn waarbinnen het is toegestaan om met die status in Japan te verblijven, en het is in principe niet toegestaan om langer te blijven dan deze periode. Om het verblijf voort te zetten, moet men vóór het verstrijken van de verblijfsperiode een aanvraag indienen voor verlenging van de verblijfsperiode en daarvoor toestemming krijgen.

Het meest cruciale aspect van dit systeem is dat de toegekende verblijfsstatus strikt de reikwijdte van activiteiten die binnen Japan uitgevoerd mogen worden, bepaalt. Vooral activiteiten waarvoor een vergoeding wordt ontvangen, oftewel werkactiviteiten, worden duidelijk onderscheiden door de verblijfsstatus. Het verrichten van werkactiviteiten buiten de toegestane reikwijdte of het verblijven in Japan na het verstrijken van de verblijfsperiode wordt beschouwd als ‘illegale tewerkstelling’ of ‘illegaal verblijf’, wat een overtreding van de Immigratiewet kan zijn en kan leiden tot strenge maatregelen zoals gedwongen uitzetting. Dit principe van toestemming wordt ook herhaaldelijk bevestigd in latere rechtszaken en de toekenning of verlenging van een verblijfsstatus is onderworpen aan de brede discretionaire bevoegdheid van de Minister van Justitie. Daarom wordt bij een aanvraag vereist dat men de vervulling van elke vereiste volgens de wet- en regelgeving met documenten bewijst, en individuele omstandigheden worden beoordeeld onder deze brede discretionaire bevoegdheid.

De Structuur van het Japanse Visumsysteem voor Verblijfsstatus

Het Japanse visumsysteem voor verblijfsstatus kan grofweg worden ingedeeld in twee categorieën, gebaseerd op de grondslag voor toestemming. De ene categorie betreft verblijfsstatussen die worden verleend op basis van specifieke ‘activiteiten’ die in Japan worden uitgevoerd, en de andere categorie betreft verblijfsstatussen die worden verleend op basis van een specifieke ‘status of positie’. Het begrijpen van deze indeling is van cruciaal belang bij het overwegen van de activiteitenscope en carrièrepaden van buitenlands personeel dat u in dienst neemt.

Verblijfsstatussen gebaseerd op activiteiten zijn vastgelegd in Bijlage 1 van de Japanse Immigratiewet en kunnen worden onderverdeeld in categorieën waarbij werk is toegestaan en waarbij dit niet het geval is. Voorbeelden van verblijfsstatussen waarbij werk is toegestaan, zijn ‘Techniek, Specialist in de Menswetenschappen, Internationale Diensten’, ‘Bedrijfsmanagement’ en ‘Specifieke Vaardigheden’. Personen die deze verblijfsstatussen bezitten, mogen alleen werkzaamheden en activiteiten uitvoeren die specifiek zijn voor hun vakgebied. Bijvoorbeeld, een ingenieur met de verblijfsstatus ‘Techniek, Specialist in de Menswetenschappen, Internationale Diensten’ mag zich bezighouden met gespecialiseerde ontwikkelingswerkzaamheden, maar mag in principe niet werken in ongeschoold werk dat niet gerelateerd is aan zijn specialisme. Kenmerkend is dat er strikte beperkingen zijn op het bereik van activiteiten.

Aan de andere kant worden verblijfsstatussen gebaseerd op status of positie vastgelegd in Bijlage 2 van de Japanse Immigratiewet en omvatten ‘Permanente Resident’, ‘Echtgenoot van een Japanner, etc.’ en ‘Langdurige Resident’. Deze verblijfsstatussen worden verleend op basis van een specifieke status of een sterke band met Japan, en daarom zijn er in principe geen beperkingen op de soort activiteiten. Dus, personen die deze verblijfsstatussen bezitten, kunnen net als Japanse burgers vrijelijk deelnemen aan alle legale werkactiviteiten, ongeacht het beroep of de industrie.

Het verschil tussen deze twee categorieën heeft een directe impact op de strategieën voor human resource management van bedrijven. Werknemers met een verblijfsstatus gebaseerd op activiteiten worden verwacht bij te dragen binnen hun specialisme, maar bij veranderingen in positie of werkzaamheden kan het nodig zijn om een aanvraag in te dienen voor wijziging van de verblijfsstatus. Daarentegen kunnen werknemers met een verblijfsstatus gebaseerd op status of positie flexibel worden ingezet in verschillende afdelingen en functies binnen het bedrijf, en kunnen zij worden beschouwd voor langdurige talentontwikkeling en carrièreontwikkeling.

Verlenging van de verblijfsperiode en wijziging van de verblijfsstatus onder Japans recht

Buitenlanders die in Japan verblijven en hun toegestane verblijfsperiode willen overschrijden of andere activiteiten willen ondernemen dan waarvoor ze momenteel toestemming hebben, moeten de nodige juridische procedures doorlopen. Dit betreft specifiek de aanvragen voor ‘verlenging van de verblijfsperiode’ en ‘wijziging van de verblijfsstatus’. Beide procedures worden niet automatisch goedgekeurd, maar zijn onderhevig aan discretionaire beoordeling door de Minister van Justitie.

De verlenging van de verblijfsperiode is geregeld in artikel 21 van de Japanse Immigratiewet. Volgens dit artikel kan de Minister van Justitie de verlenging van de verblijfsperiode goedkeuren ‘alleen als er voldoende reden is om de verlenging passend te achten’. Bij het beoordelen of er ‘voldoende reden’ is, worden de activiteiten van de aanvrager tijdens het verblijf, de naleving van belastingen en openbare verplichtingen, en het gedrag in het algemeen uitvoerig geëvalueerd. Bijvoorbeeld, als er sprake is van wettelijke overtredingen of een crimineel verleden, is de kans groter dat de verlenging van de verblijfsperiode wordt geweigerd.

Aan de andere kant is de wijziging van de verblijfsstatus gebaseerd op artikel 20 van de Japanse Immigratiewet. Dit is bijvoorbeeld noodzakelijk wanneer iemand die in Japan verblijft met een ‘studenten’-verblijfsstatus, na afstuderen bij een Japans bedrijf gaat werken en een verblijfsstatus voor ‘technologie, humanistische kennis en internationale diensten’ nodig heeft. Ook hier kan de Minister van Justitie de wijziging van de verblijfsstatus goedkeuren ‘alleen als er voldoende reden is om de wijziging passend te achten’, en wordt er een breed discretionair vermogen toegekend, vergelijkbaar met de verlengingsprocedure.

Wat belangrijk is, is dat de beslissing of deze aanvragen worden goedgekeurd afhangt van de beoordeling door de administratieve autoriteiten, rekening houdend met de individuele omstandigheden. Aanvragers moeten niet alleen aantonen dat ze aan de formele vereisten voldoen, maar ook overtuigend bewijzen waarom de voortzetting van hun verblijf of de wijziging van hun activiteiten noodzakelijk is en aanvaardbaar voor de Japanse samenleving, met behulp van objectief bewijsmateriaal.

Verblijfsstatus en Jurisprudentie: De Betekenis van de McCarran-Zaak in Japan

Als een van de meest belangrijke rechterlijke beslissingen die de uitgebreide discretionaire bevoegdheden van de Japanse overheid binnen het verblijfsstatussysteem symboliseren, wordt de uitspraak van het Grote Rechtscollege van het Japanse Hooggerechtshof op 4 oktober 1978 (Showa 53), bekend als de ‘McCarran-Zaak’, aangehaald. Deze jurisprudentie vormt tot op de dag van vandaag de basis van de fundamentele benadering van de Japanse immigratieadministratie en toont de juridische achtergrond die bedrijven moeten begrijpen bij het beheren van de verblijfsstatus van buitenlands personeel.

In deze zaak diende de Amerikaanse heer McCarran een aanvraag in voor verlenging van zijn verblijfsperiode, die door de Japanse minister van Justitie werd geweigerd. Een van de redenen voor de weigering was dat meneer McCarran tijdens zijn verblijf in Japan had deelgenomen aan politieke activiteiten tegen de Vietnamoorlog en het Japans-Amerikaanse veiligheidsverdrag.

Het Hooggerechtshof heeft in deze zaak de volgende belangrijke beslissingen genomen. Ten eerste stelde het dat de Japanse grondwet niet de vrijheid van buitenlanders garandeert om Japan binnen te komen of om in Japan te blijven. Ten tweede oordeelde het dat de beslissing om een buitenlander verblijf toe te staan of de verlenging van de verblijfsperiode te erkennen, behoort tot de soevereiniteit van de staat en overgelaten is aan de uitgebreide discretionaire bevoegdheid van de minister van Justitie.

En ten derde, als het meest cruciale punt, verklaarde het dat buitenlanders tijdens hun verblijf in Japan weliswaar onder de bescherming van fundamentele mensenrechten zoals de vrijheid van meningsuiting vallen, maar dat dit slechts ‘binnen het kader van het Japanse verblijfsstatussysteem’ wordt verleend. Met andere woorden, bij het beoordelen van de verlenging van de verblijfsperiode kan de minister van Justitie rekening houden met de inhoud van de activiteiten, zelfs als het legale politieke activiteiten betreft, en de relatie met het nationale belang van Japan, en kan besluiten dat voortzetting van het verblijf ongepast is binnen de grenzen van zijn discretionaire bevoegdheid.

Wat deze uitspraak aantoont, is dat de toestemming voor het verblijf van buitenlanders niet alleen wordt beoordeeld op basis van naleving van de wet, maar ook vanuit een breder perspectief, of de algemene activiteiten van de persoon wenselijk zijn voor de Japanse samenleving en het nationale belang. Voor bedrijven betekent dit dat bij het behouden van de verblijfsstatus van buitenlandse werknemers niet alleen hun vermogen om taken uit te voeren en naleving van compliance op de werkplek van belang zijn, maar ook dat hun algemene gedrag in het sociale leven in overweging kan worden genomen bij de beoordeling van de verlenging van de verblijfsstatus, wat een belangrijke risicofactor impliceert.

Naleving van het Japanse verblijfskwalificatiesysteem en de juridische verantwoordelijkheid van bedrijven

Wanneer bedrijven buitenlandse professionals in dienst nemen, gaat het naleven van het Japanse verblijfskwalificatiesysteem verder dan alleen een administratieve procedure; het brengt aanzienlijke juridische verantwoordelijkheden met zich mee. De Japanse Immigratiewetgeving legt strikte verificatieplichten en verantwoordelijkheden op aan werkgevers om illegale tewerkstelling te voorkomen, en nalatigheid hierin kan leiden tot strenge straffen.

Illegale tewerkstelling kan voornamelijk in drie categorieën worden ingedeeld. Ten eerste, wanneer iemand zonder verblijfskwalificatie of die langer dan de toegestane verblijfsperiode in Japan blijft, werkzaamheden verricht. Ten tweede, wanneer iemand met een verblijfskwalificatie zoals ‘kort verblijf’ of ‘studie’, waarbij werken in principe niet is toegestaan, zonder de benodigde toestemming voor activiteiten buiten de kwalificatie toch werk verricht. En ten derde, wanneer iemand met een werkgerelateerde verblijfskwalificatie buiten de toegestane activiteiten van die kwalificatie werkzaamheden uitvoert.

Bedrijven hebben de juridische plicht om te controleren of buitenlandse werknemers over de juiste kwalificaties beschikken om legaal te mogen werken. Deze verificatie gebeurt voornamelijk aan de hand van de ‘verblijfskaart’. Het is noodzakelijk om zorgvuldig de sectie ‘werkbeperkingen’ op de voorkant van de kaart, de vervaldatum van de verblijfsperiode en de inhoud van de ‘toestemming voor activiteiten buiten de kwalificatie’ op de achterkant te controleren.

Van bijzonder belang is Artikel 73-2 van de Japanse Immigratiewet, dat het misdrijf van het bevorderen van illegale tewerkstelling definieert. Deze bepaling legt straffen op aan degenen die illegale werkactiviteiten faciliteren of bemiddelen, met een gevangenisstraf van maximaal drie jaar of een boete van maximaal 3 miljoen yen, of beide. Een belangrijk aspect van dit misdrijf is dat werkgevers strafbaar kunnen zijn, zelfs als zij niet expliciet wisten dat de door hen aangenomen buitenlander illegaal werk verrichtte, maar nalatig waren in het controleren van de verblijfskaart. Met andere woorden, het excuus ‘ik wist het niet’ is niet geldig als men de verificatieplicht heeft verzaakt.

Dit wettelijk systeem legt in feite de rol van toezicht en controle aan de frontlinie van immigratiebeheer op aan bedrijven. Daarom is het voor bedrijven essentieel om niet alleen bij aanname de verblijfskaart te controleren, maar ook gedurende de periode van tewerkstelling regelmatig de status van de verblijfskwalificatie en de vervaldatum te beheren en passende vernieuwingsprocedures te ondersteunen. Het opzetten van een continu compliance-systeem is cruciaal om ernstige managementrisico’s, inclusief strafrechtelijke sancties, te vermijden.

Recente Voorbeelden van het Faciliteren van Illegale Tewerkstelling onder Japans Recht

De juridische risico’s voor bedrijven met betrekking tot het faciliteren van illegale tewerkstelling zijn allerminst theoretisch. In de afgelopen jaren zijn er zelfs bij bekende bedrijven gevallen geweest waarin zij beschuldigd werden van deze misdaad, wat de realistische dreiging die bedrijven onder ogen zien, aantoont.

Een bijzonder opmerkelijk geval is dat van de grote voedselproducent Nakamuraya Co., Ltd., die in 2021 (Reiwa 3) werd aangeklaagd op verdenking van het faciliteren van illegale tewerkstelling. Het probleem in deze zaak was niet simpelweg dat er illegale verblijvers in dienst waren. Het bedrijf had via een uitzendbureau werknemers met de Nepalese nationaliteit in dienst genomen, die een verblijfsstatus hadden voor ‘technische en menselijke kennis en internationale diensten’, maar liet hen werken aan de productielijn voor traditionele Japanse zoetigheden, wat een vorm van eenvoudige arbeid is die niet toegestaan is onder hun verblijfsstatus.

Dit geval bevat enkele belangrijke lessen voor bedrijven. Ten eerste, het risico van illegale tewerkstelling ontstaat niet alleen wanneer men werknemers zonder verblijfsstatus in dienst neemt, maar ook wanneer men werknemers met een geldige verblijfsstatus laat werken buiten de toegestane activiteiten van hun status, wat bekend staat als ‘activiteiten buiten de kwalificaties’. Dit is een risico dat onbedoeld kan ontstaan, vooral in grote bedrijven waar de inhoud van het werk divers is en de verdeling van werkzaamheden gemakkelijk kan veranderen op basis van beslissingen op de werkvloer.

Ten tweede, volgens de berichtgeving was de verantwoordelijke persoon bij het bedrijf zich bewust van de illegaliteit maar zette de tewerkstelling voort vanwege personeelstekort. Dit benadrukt duidelijk dat zakelijke noodzaak geen geldige rechtvaardiging is voor het overtreden van de wet.

Ten derde toont deze zaak aan dat bedrijven die uitzendkrachten in dienst nemen (de inlenende bedrijven) ook verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor het faciliteren van illegale tewerkstelling. Het is niet toegestaan voor inlenende bedrijven om hun verificatieplicht te verwaarlozen met de gedachte dat ‘het uitzendbureau dit zou moeten hebben gecontroleerd’. Vergelijkbare gevallen zijn gemeld in verschillende sectoren, waaronder uitzendbureaus, bouwbedrijven en Japanse taalscholen, wat aantoont dat dit geen probleem is dat beperkt is tot een specifieke industrie. Uit deze gevallen blijkt dat een van de meest potentiële compliance-risico’s voor hedendaagse bedrijven niet alleen ligt in het nalaten van controles tijdens het wervingsproces, maar ook in de discrepantie tussen de verblijfsstatus en de daadwerkelijke werkzaamheden na tewerkstelling.

Samenvatting

Zoals besproken in dit artikel, vormt het Japanse verblijfskwalificatiesysteem een strikt en systematisch kader dat de juridische basis legt voor het verblijf en de activiteiten van buitenlanders in Japan. Aan de basis van dit systeem ligt het fundamentele principe dat verblijf geen recht is, maar een toestemming die afhankelijk is van de discretie van de staat. Voor bedrijven die buitenlands talent in dienst nemen en zakelijke activiteiten ontplooien, is een nauwkeurig begrip en naleving van dit systeem een absolute voorwaarde. Het is met name essentieel om de beperkingen van de toegestane activiteiten die door de verblijfskwalificatie zijn vastgesteld correct te begrijpen en een intern beheersysteem op te zetten om ernstige juridische risico’s, zoals het bevorderen van illegale tewerkstelling, te vermijden. Compliance is geen eenmalige procedure bij aanwerving, maar een managementkwestie die continu beheerd moet worden gedurende de gehele periode van tewerkstelling.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het leveren van juridische diensten aan een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten met betrekking tot zaken die de Japanse Immigratiewet betreffen. Ons kantoor heeft meerdere specialisten in dienst die bekend zijn met internationale juridische zaken, inclusief Engelssprekende professionals met buitenlandse advocatenkwalificaties. Wij kunnen een uitgebreide juridische ondersteuning bieden, variërend van hulp bij het verkrijgen, vernieuwen en wijzigen van verblijfskwalificaties voor buitenlands personeel, tot het opzetten van compliance-systemen om illegale tewerkstelling te voorkomen, en zelfs administratieve ondersteuning in geval van nood. In de steeds complexer wordende internationale personeelsbeheer, ondersteunen wij uw bedrijf krachtig vanuit een juridisch perspectief.