Belangrijke punten van de gewijzigde Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders: Welke maatregelen moeten bedrijven nemen?

De Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders (Whistleblower Protection Act) is in 2020 (Gregoriaans kalenderjaar) gewijzigd en op 1 juni 2022 in werking getreden. Door deze wijziging zijn bedrijven verplicht gesteld om een systeem op te zetten dat adequaat reageert op interne meldingen.

In dit artikel bespreken we de belangrijkste punten van de wijziging van de Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders en de maatregelen die bedrijven moeten nemen in verband met deze wijziging.

Wat is het Beschermingssysteem voor Klokkenluiders in het Openbaar Belang?

Het ‘Beschermingssysteem voor Klokkenluiders in het Openbaar Belang’ is een systeem dat bedoeld is om degenen die informatie verstrekken over incidenten of onrechtmatige handelingen met het oog op het algemeen belang (de klokkenluiders) te beschermen.

Bijvoorbeeld, het verbergen van auto-recalls of voedselvervalsing en andere onregelmatigheden of schandalen binnen een organisatie zijn vaak moeilijk te ontdekken van buitenaf, en worden vaak onthuld door interne meldingen. Echter, er zijn mensen die aarzelen om te melden uit angst dat ze nadelige gevolgen kunnen ondervinden binnen het bedrijf als ze dat doen. Om dit te voorkomen, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat interne klokkenluiders niet worden ontslagen of op een andere manier nadelig worden behandeld.

Voor een organisatie kunnen interne meldingen ervoor zorgen dat problemen of onrechtmatige handelingen vroegtijdig worden ontdekt, waardoor een snelle reactie mogelijk wordt. Bovendien heeft het beschermen van klokkenluiders en het adequaat omgaan met meldingen het voordeel dat het de zelfreinigende functie van de organisatie bevordert, het maatschappelijk vertrouwen verhoogt en de bedrijfswaarde verbetert.

Het Beschermingssysteem voor Klokkenluiders in het Openbaar Belang heeft als doel de naleving van wet- en regelgeving door bedrijven te bevorderen en de veiligheid en gemoedsrust van de burgers te waarborgen door de bescherming van interne klokkenluiders vanuit dit perspectief.

Belangrijke punten van de wijziging van de Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders

De wijziging in 2020 (Reiwa 2 jaar) werd uitgevoerd om de effectiviteit van dit interne klokkenluidersysteem verder te verbeteren. Deze wijziging omvat de volgende punten.

Verplichting voor bedrijven om een systeem op te zetten

Bedrijven zijn verplicht om het volgende te doen (Artikel 11 van de Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders).

• Het aanstellen van een medewerker die verantwoordelijk is voor het omgaan met klokkenluidersmeldingen
• Het opzetten van een systeem dat nodig is om adequaat te reageren op interne meldingen

Echter, voor kleine en middelgrote bedrijven met minder dan 300 werknemers (inclusief parttimers) blijft dit een inspanningsverplichting.

Als de premier van Japan het nodig acht, kan hij bedrijven vragen om te rapporteren en advies, begeleiding en aanbevelingen te geven over deze verplichtingen (Artikel 15 van dezelfde wet). Bovendien, als ze de aanbevelingen niet volgen, kan dit openbaar worden gemaakt (Artikel 16 van dezelfde wet).

Bovendien is er een geheimhoudingsplicht opgelegd aan de medewerker die verantwoordelijk is voor het omgaan met klokkenluidersmeldingen, met betrekking tot informatie die de klokkenluider kan identificeren. Als deze geheimhoudingsplicht wordt geschonden, kan er een boete van maximaal 300.000 yen worden opgelegd (Artikelen 12 en 21 van dezelfde wet).

De informatie die de klokkenluider kan identificeren, zoals hier bedoeld, verwijst naar de naam van de klokkenluider, het personeelsnummer, enz., en omvat ook algemene informatie zoals geslacht, die, in combinatie met andere informatie, de klokkenluider kan identificeren.

Het gemakkelijker maken om melding te maken bij overheidsinstanties, enz.

Als een bedrijf een klokkenluider ontslaat omdat hij of zij een melding heeft gedaan bij een overheidsinstantie of een nieuwsorganisatie, zijn de voorwaarden om dat ontslag ongeldig te verklaren versoepeld, waardoor het gemakkelijker is geworden om een melding te doen (Artikel 3 van dezelfde wet).

In het geval van een melding aan een overheidsinstantie, is naast de bestaande voorwaarde van “een redelijke reden om te geloven” nu ook de voorwaarde toegevoegd dat “een schriftelijk document met naam en adres, enz. is ingediend”.

Voor meldingen aan nieuwsorganisaties was het voor de wijziging alleen mogelijk in geval van gevaar voor leven of lichamelijke integriteit, maar na de wijziging is ook “schade aan eigendommen” toegevoegd. Bovendien is “een redelijke reden om te geloven dat het bedrijf informatie zal lekken die de klokkenluider kan identificeren” ook toegevoegd.

Uitbreiding van de bescherming van klokkenluiders

Voorheen waren alleen werknemers het onderwerp van bescherming, maar door de wijziging zijn ook voormalige werknemers binnen een jaar na hun vertrek en bestuurders toegevoegd (Artikel 2, lid 1, van dezelfde wet).

Met de toevoeging van bestuurders aan degenen die worden beschermd, is het ook verboden om bestuurders nadelig te behandelen, en als een bestuurder wordt ontslagen vanwege het doen van een klokkenluidersmelding, kan hij of zij een schadevergoeding eisen (Artikelen 5, lid 3, en 6 van dezelfde wet). Bovendien, terwijl alleen strafrechtelijke sancties het onderwerp van beschermde meldingen waren, zijn nu ook administratieve sancties opgenomen, waardoor het bereik is uitgebreid (Artikel 2, lid 3, van dezelfde wet).

Bovendien, naast het ongeldig verklaren van ontslag omwille van een melding, het verbod op nadelige behandeling zoals degradatie en loonsverlaging, is het nu ook verboden voor bedrijven om een schadevergoeding te eisen van klokkenluiders op grond van schade veroorzaakt door de klokkenluidersmelding (Artikel 7 van dezelfde wet).

Uitbreiding van het bereik van feiten die het onderwerp zijn van beschermde meldingen

Door deze wijziging is het bereik van de feiten die het onderwerp zijn van beschermde meldingen uitgebreid (Artikel 2, lid 3, van dezelfde wet).

Het is bepaald als “de feiten van criminele handelingen van misdaden bepaald door deze wet en de wetten vermeld in de bijlage (inclusief bevelen op basis van deze wetten) of de feiten die de reden zijn voor boetes bepaald door deze wet en de wetten vermeld in de bijlage (inclusief bevelen op basis van deze wetten)”.

Deze “wetten vermeld in de bijlage” zijn bepaald door de “Verordening die de wetten van Bijlage 8 van de Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders vaststelt (Verordening nr. 146 van 2005)”. De lijst van wetten is gepubliceerd door de Consumentenagentschap als “Lijst van wetten die het onderwerp zijn van meldingen (474 in totaal) (vanaf 1 februari van het derde jaar van Reiwa)”.

Maatregelen die bedrijven moeten nemen om adequaat te reageren op interne meldingen

Bedrijven met meer dan 300 werknemers moeten zich bewust zijn van de inhoud die verplicht is gesteld door de recente wijzigingen en moeten hier adequaat op reageren. In dit artikel zullen we de maatregelen bespreken die bedrijven moeten nemen.

Opzetten van een systeem om adequaat te reageren op interne meldingen

De Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders (Whistleblower Protection Act) bevat geen bepalingen over hoe een intern meldpunt moet worden opgezet, en de daadwerkelijke vorm van het meldpunt is aan het bedrijf zelf. Er zijn verschillende scenario’s mogelijk, zoals het opzetten van een meldpunt binnen de organisatie, zoals de HR-afdeling, het uitbesteden van het meldpunt aan een extern advocatenkantoor, of het opzetten van meldpunten in beide.

Ongeacht de gekozen vorm, is het essentieel om de volgende punten in acht te nemen:

• Opzetten van een intern meldpunt voor klokkenluiders: Duidelijk definiëren van de afdeling of persoon die verantwoordelijk is voor onderzoek en corrigerende maatregelen
• Maatregelen om onafhankelijkheid van de organisatieleiding en andere leidinggevenden te waarborgen: Zorgen voor onafhankelijkheid van de organisatieleiding en andere leidinggevenden in gevallen die hen betreffen
• Maatregelen met betrekking tot de uitvoering van taken in reactie op klokkenluiders: Uitvoering van intern onderzoek en corrigerende maatregelen
• Maatregelen om belangenconflicten in taken in reactie op klokkenluiders te voorkomen: Voorkomen dat personen die bij de zaak betrokken zijn, betrokken raken bij taken in reactie op klokkenluiders

Bedrijven moeten personeel aanstellen om te reageren op klokkenluiders, klokkenluidersmeldingen te ontvangen, intern onderzoek uit te voeren en, indien nodig, corrigerende maatregelen te nemen.

Opzetten van een systeem om klokkenluiders te beschermen

Zelfs als er een intern meldpunt is opgezet, zal het klokkenluidersbeschermingssysteem niet goed functioneren als de bescherming van de melder niet wordt gewaarborgd. Daarom moeten bedrijven de volgende maatregelen nemen:

• Maatregelen om nadelige behandeling te voorkomen: Voorkomen van nadelige behandeling en het bieden van verlichting als nadelige behandeling wordt ontdekt / het bestraffen van degenen die nadelige behandeling hebben uitgevoerd, enz.
• Maatregelen om het delen van informatie buiten het toegestane bereik te voorkomen: Voorkomen van het delen van informatie buiten het toegestane bereik en het bieden van verlichting als dit wordt ontdekt, enz.

Nadelige behandeling van klokkenluiders omvat niet alleen ontslag, maar ook loonsverlaging, degradatie, en gedwongen ontslag.

Voor de maatregelen die bedrijven moeten nemen, zie de Richtlijnen die nodig zijn om een adequate en effectieve implementatie van de maatregelen die bedrijven moeten nemen op basis van de bepalingen van artikel 11, lid 1 en 2, van de Wet op de Bescherming van Klokkenluiders te waarborgen[ja] (Kennisgeving van het Kabinet van 20 augustus 2021 (Reiwa 3) nr. 118), die in detail zijn samengevat.

Samenvatting: Raadpleeg een advocaat voor maatregelen tegen de Japanse Wet ter Bescherming van Klokkenluiders

De Japanse Wet ter Bescherming van Klokkenluiders is gewijzigd en er zijn meer verplichtingen voor bedrijven bijgekomen, zoals het verplicht stellen van een systeem dat adequaat reageert op interne meldingen. Bovendien, als er een melding is, moet er van tevoren een systeem worden opgezet om adequaat op de melding te reageren.

Het adequaat beschermen van melders en oprecht reageren op meldingen is belangrijk voor zowel bedrijven als de samenleving. Raadpleeg een advocaat voor vragen over het Japanse systeem voor de bescherming van klokkenluiders.

Informatie over onze maatregelen

Monolith Advocatenkantoor is een juridisch kantoor met uitgebreide ervaring in IT, met name internet en recht. De Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders trekt veel aandacht en de noodzaak van juridische controles neemt steeds meer toe. Ons kantoor biedt oplossingen voor alle aspecten van bedrijfsjuridische zaken in IT en startups. Details worden beschreven in het onderstaande artikel.

Behandelingsgebieden van Monolith Advocatenkantoor: Bedrijfsjuridische zaken in IT en startups[ja]