Overzicht en taakverdeling van 'organen van de vennootschap' in het Japanse vennootschapsrecht

In het Japanse vennootschapsrecht verwijst ‘organen van de vennootschap’ naar de verschillende organisatorische entiteiten die verantwoordelijk zijn voor besluitvorming, uitvoering van werkzaamheden en toezicht binnen een bedrijf. Deze organen zijn essentieel voor de juiste werking en governance van een bedrijf. In een naamloze vennootschap zijn de meest fundamentele en vereiste organen de algemene vergadering van aandeelhouders en ten minste één bestuurder.

Het vennootschapsrecht biedt bedrijven de mogelijkheid om hun interne structuur flexibel te ontwerpen, afgestemd op de omvang, aard en zakelijke doelstellingen van de onderneming. Hierdoor kunnen bedrijven kiezen uit een breed scala aan combinaties van organen, variërend van de meest eenvoudige samenstelling tot meer complexe structuren met ingestelde commissies.

De Basisinstellingen Onder Japans Ondernemingsrecht: Aandeelhouders en Bestuurders

Algemene Vergadering van Aandeelhouders: Het Ultieme Besluitvormingsorgaan in Japan

Rol, Bevoegdheden en Soorten Besluiten

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders is het hoogste besluitvormingsorgaan binnen een naamloze vennootschap en bestaat uit de aandeelhouders van de onderneming. De bevoegdheden zijn uitgebreid en omvatten alle besluiten met betrekking tot zaken die zijn vastgelegd in de Japanse vennootschapswet en de statuten van de onderneming. Echter, in bedrijven met een raad van bestuur zijn de bevoegdheden van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders doorgaans beperkt tot zaken die expliciet zijn vastgelegd in de Japanse vennootschapswet of de statuten.

De belangrijkste bevoegdheden van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders omvatten besluiten met betrekking tot de oprichting van de onderneming, zoals de benoeming van oprichtingsbestuurders en accountants, wijzigingen in de oprichtingsstatuten en beslissingen over de oprichting of opheffing van de onderneming. Wat betreft aandelen, worden besluiten genomen over zaken zoals de betaalde overname van eigen aandelen door de onderneming, de verwerving van aandelen met een volledige overnameclausule en verzoeken tot overdracht aan erfgenamen. Daarnaast worden beslissingen genomen over de benoeming en het ontslag van bestuurders, accountants, financiële adviseurs en accountantscontroleurs met betrekking tot de organisatie. Voor belangrijke zakelijke beslissingen geldt dat hoewel veel van de bedrijfsvoering wordt gedelegeerd aan de bestuurders, in bedrijven zonder raad van bestuur voor bepaalde belangrijke zaken, zoals de vervreemding van belangrijke activa of het aangaan van aanzienlijke schulden, goedkeuring van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders vereist kan zijn.

Er zijn verschillende soorten besluiten binnen de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, zoals gewone besluiten, speciale besluiten en bijzondere besluiten, en afhankelijk van het belang van de kwestie varieert het type vereist besluit.

Verplichtingen en Verantwoordelijkheden van Aandeelhouders en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders

De fundamentele verantwoordelijkheid van aandeelhouders is ‘beperkte aansprakelijkheid’, wat betekent dat aandeelhouders niet persoonlijk verantwoordelijk zijn voor de schulden van de onderneming voorbij het bedrag van hun investering.

De verplichtingen van de onderneming met betrekking tot de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (doorgaans uitgevoerd door de bestuurders) omvatten de plicht om de Algemene Vergadering van Aandeelhouders tijdig en op gepaste wijze bijeen te roepen, inclusief het verzenden van de oproepingskennisgeving. Daarnaast bestaat er een verplichting om aandeelhouders de benodigde uitleg over de agendapunten te verschaffen en om de notulen van de vergadering op te stellen en te bewaren.

Hoewel de Algemene Vergadering van Aandeelhouders zelf geen directe verantwoordelijkheid draagt, kunnen de oprichters, oprichtingsbestuurders en oprichtingsaccountants die betrokken zijn bij de oprichting van de onderneming aansprakelijk zijn voor schadevergoeding als zij hun taken met betrekking tot de oprichting, zoals een tekort in de waarde van activa of gefingeerde bijdragen, verwaarlozen.

Directeuren en de Raad van Bestuur: Management en Toezicht onder Japans Recht

Rol, Bevoegdheden en Structuur Onder Japans Recht

De directeur is de uitvoerder van de bedrijfsactiviteiten en draagt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Elke naamloze vennootschap in Japan moet ten minste één directeur hebben. In bedrijven met een raad van bestuur bestaat deze raad uit alle directeuren. De belangrijkste rollen zijn het nemen van beslissingen over de uitvoering van bedrijfsactiviteiten, het toezicht houden op de uitvoering van taken door individuele directeuren, en het aanstellen en ontslaan van de vertegenwoordigende directeur die de onderneming wettelijk vertegenwoordigt.

De raad van bestuur kan niet bepaalde belangrijke beslissingen over bedrijfsvoering delegeren aan individuele directeuren. Dit omvat de vervreemding en overdracht van belangrijke activa, het aangaan van aanzienlijke schulden, de aanstelling en het ontslag van managers en andere belangrijke werknemers, het opzetten, wijzigen en opheffen van filialen en andere belangrijke organisatorische eenheden, belangrijke zaken met betrekking tot de uitgifte van bedrijfsobligaties, en het waarborgen van een bedrijfsvoering die in overeenstemming is met wetten en statuten. Voor grote bedrijven met een raad van bestuur is het opzetten van een intern controlesysteem om een juiste uitvoering van werkzaamheden en naleving van wetten en statuten te waarborgen, verplicht.

Belangrijkste verplichtingen: de plicht tot goed beheer en de plicht tot trouw

De relatie tussen een bedrijf en zijn bestuurders is gebaseerd op een ‘mandaat’. Dit betekent dat bestuurders door de algemene vergadering van aandeelhouders zijn aangesteld om namens het bedrijf taken uit te voeren.  

Als onderdeel van de plicht tot goed beheer, hebben bestuurders een zorgplicht jegens het bedrijf. Dit houdt in dat zij hun taken moeten uitvoeren met de zorg die van een ‘goed beheerder’ verwacht mag worden. Deze standaard is objectief en varieert afhankelijk van de positie, expertise en omstandigheden van de bestuurder. Daarnaast is er de plicht tot trouw, waarbij bestuurders, bovenop de algemene zorgplicht, expliciet door het Japanse vennootschapsrecht verplicht worden om wetten, statuten en besluiten van de algemene vergadering van aandeelhouders na te leven en trouw hun taken voor de naamloze vennootschap uit te voeren.  

Uit deze belangrijkste verplichtingen vloeien specifieke verplichtingen voort, zoals het verbod op belangenconflicten. Bestuurders mogen in principe geen transacties aangaan met het bedrijf die in strijd zijn met hun persoonlijke belangen, tenzij deze zijn goedgekeurd door de raad van bestuur of de algemene vergadering van aandeelhouders. Daarnaast is er de verplichting om concurrentie te vermijden, waarbij bestuurders zonder voorafgaande goedkeuring van de raad van bestuur of de algemene vergadering van aandeelhouders geen concurrerende activiteiten mogen ontplooien of transacties mogen uitvoeren die behoren tot de bedrijfsactiviteiten van de vennootschap, hetzij voor zichzelf of voor een derde partij.  

Verantwoordelijkheid en Juridische Aansprakelijkheid Onder Japans Recht

Als het gaat om nalatigheid in de uitvoering van hun taken, dragen bestuurders verantwoordelijkheid voor schade die zij aan het bedrijf toebrengen door het schenden van hun zorgplicht of loyaliteitsplicht. Deze verantwoordelijkheid kan door het bedrijf zelf worden nagestreefd, of door gekwalificeerde aandeelhouders via een aandeelhoudersderivaatzaak. Wat betreft aansprakelijkheid jegens derden, kunnen bestuurders ook verantwoordelijk zijn voor schade die zij aan derden (zoals crediteuren of aandeelhouders) toebrengen door kwaadwilligheid of grove nalatigheid in de uitvoering van hun taken. Wat betreft het beperken van aansprakelijkheid en D&O-verzekeringen, staat het Japanse vennootschapsrecht specifieke bepalingen toe die de aansprakelijkheid van bestuurders beperken, zoals vrijstelling van aansprakelijkheid door een speciale resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders of een aansprakelijkheidsbeperkingsovereenkomst met niet-uitvoerende bestuurders. In de praktijk wordt bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering vaak gebruikt als een algemene maatregel om potentiële compensatieclaims te dekken.

Toepassing van het principe van managementbeoordeling onder Japans recht

Wanneer Japanse rechtbanken de aanwezigheid van een schending van de zorgvuldigheidsplicht door bestuurders in managementbeslissingen evalueren, passen zij het ‘principe van managementbeoordeling’ toe. Dit principe erkent de inherente risico’s en onzekerheden in zakelijke besluitvorming en verleent bestuurders een aanzienlijke mate van discretie. De handelingen van een bestuurder worden gewoonlijk niet als een schending van de plicht beschouwd, tenzij er ‘een belangrijke en onachtzame fout was in de erkenning van de feiten die ten grondslag lagen aan de beslissing’, of ‘het proces en de inhoud van de besluitvorming bijzonder onredelijk of ongepast waren voor een bedrijfsmanager’.

In de rechtszaak van de aandeelhoudersvertegenwoordiging van Apaman Shop (Hooggerechtshof van Japan, 15 juli 2010 (2010)), vernietigde het Hooggerechtshof een beslissing van het hooggerechtshof die de verantwoordelijkheid van bestuurders erkende voor het verwerven van dochteronderneming aandelen tegen een prijs die aanzienlijk hoger was dan de externe evaluatie. Het Hooggerechtshof benadrukte dat de formulering van een bedrijfsherstructureringsplan, in het bijzonder de bepaling van de aankoopprijs van de aandelen, werd overgelaten aan de gespecialiseerde managementbeoordeling die toekomstige voorspellingen omvat. Rekening houdend met de noodzaak van een soepele overname, het onderhouden van goede relaties met franchisenemers en de brede waardering van niet-openbare aandelen, oordeelde het hof dat de beslissing van de bestuurders ‘niet aanzienlijk onredelijk’ was. Deze zaak toont de subtiele benadering van de rechtbanken ten aanzien van de balans tussen gerechtelijk toezicht en de discretie van managers.

Het ‘principe van managementbeoordeling’ is een uiterst belangrijk concept voor het begrijpen van de verantwoordelijkheid van bestuurders in Japan. Het Apaman Shop-geval illustreert de daadwerkelijke toepassing van dit principe en de inherente spanningen die ermee gepaard gaan. Terwijl de rechtbanken een breed scala aan discretie toekennen aan bestuurders, onderzoeken zij streng of het ‘proces en de inhoud’ van de besluitvorming ‘aanzienlijk onredelijk’ zijn. Dat deze zaak verschillende oordelen heeft gekregen van de districtsrechtbank, het hooggerechtshof en het Hooggerechtshof, benadrukt de subjectieve aard van deze evaluatie. Dit betekent dat bestuurders niet simpelweg ‘managementbeoordeling’ als excuus kunnen gebruiken en zelfs als het resultaat niet gunstig is, moeten zij een ‘redelijk en ijverig proces’ in het verzamelen van informatie, analyse en besluitvorming aantonen. Voor buitenlandse bedrijven suggereert dit dat, terwijl de Japanse wetgeving redelijke managementbeslissingen beschermt, een grondige documentatie van het besluitvormingsproces van cruciaal belang is.

Audit- en Toezichtorganen: Het Waarborgen van de Integriteit van Bedrijven in Japan

De Auditcommissaris en de Auditcommissie onder Japans Recht

Rol en Auditbereik

De auditcommissaris, aangesteld door de algemene aandeelhoudersvergadering, is een wettelijk orgaan met de taak om toezicht te houden op de uitvoering van taken door de directeuren. De primaire rol is om te verzekeren dat directeuren hun taken adequaat uitvoeren en te functioneren als een onafhankelijke controle op het management. De auditcommissaris neemt niet deel aan de uitvoering van bedrijfsactiviteiten.

Het auditbereik van de auditcommissaris omvat doorgaans zowel operationele als financiële audits. In het geval van een besloten vennootschap kan het auditbereik van de auditcommissaris beperkt worden tot alleen financiële audits, afhankelijk van de bepalingen in de statuten.

De auditcommissaris is verantwoordelijk voor het opstellen van een auditrapport dat de resultaten van de jaarlijkse audit samenvat.

Bevoegdheden, Verplichtingen en Verantwoordelijkheden

Om effectief toezicht te waarborgen, zijn de volgende belangrijke bevoegdheden aan de auditcommissaris toegekend: het recht om de uitvoering van taken door directeuren te auditen, het recht om zakelijke rapporten van directeuren op te vragen, het recht om onderzoek te doen naar de bedrijfsvoering en de financiële situatie van de onderneming, het recht om onderzoek te doen naar dochterondernemingen, de plicht en het recht om deel te nemen aan en meningen te uiten tijdens directievergaderingen, het recht om een bijeenroeping van de directievergadering te verzoeken en te bewerkstelligen, het recht om een staking van onwettige handelingen door directeuren te eisen, het recht om de onderneming te vertegenwoordigen in rechtszaken tegen directeuren, het recht om in te stemmen met voorstellen met betrekking tot de gedeeltelijke vrijstelling van aansprakelijkheid van directeuren, het recht om de inhoud van voorstellen met betrekking tot de benoeming, het ontslag of de herbenoeming van accountants te bepalen, en het recht om in te stemmen met de beslissing over de vergoeding van accountants.

De belangrijkste verplichtingen omvatten het bijwonen van directievergaderingen, het onderzoeken en rapporteren van voorstellen aan de algemene aandeelhoudersvergadering en het rapporteren aan de directievergadering.

De auditcommissaris kan aansprakelijk zijn voor schadevergoeding aan de onderneming als hij zijn taken niet naar behoren vervult.

Kwalificatievereisten en Onafhankelijkheid

Personen met een bepaalde criminele achtergrond, of die tegelijkertijd directeur, manager, ander personeel, accountant of uitvoerend functionaris van de betreffende onderneming of haar dochterondernemingen zijn, komen niet in aanmerking als auditcommissaris. Dit is om onafhankelijkheid van het management te waarborgen.

Een onderneming met een auditcommissie moet ten minste drie auditcommissarissen hebben, waarvan de meerderheid moet bestaan uit externe auditcommissarissen die aan bepaalde onafhankelijkheidscriteria voldoen.

Jurisprudentie Focus: Belangrijke Uitspraken over de Verantwoordelijkheid van de Auditcommissaris

In de jurisprudentie heeft het Tokyo High Court in een uitspraak van 25 juli 2012 (Heisei 24) erkend dat een auditcommissaris die op verzoek van aandeelhouders een aansprakelijkheidsactie tegen directeuren heeft ingesteld, het recht heeft om vergoeding van de noodzakelijke kosten te eisen van de onderneming. Zelfs als de rechtszaak de verantwoordelijkheid van de directeuren niet kon bewijzen, zolang de acties van de auditcommissaris in het algemeen in het belang van de onderneming waren, kan de onderneming de claim niet afwijzen tenzij zij kan bewijzen dat de kosten ‘niet noodzakelijk waren voor de uitvoering van de taken van de auditcommissaris’.

Daarnaast heeft het Supreme Court in een uitspraak van 19 juli 2021 (Reiwa 3) de verantwoordelijkheid van de auditcommissaris die zich beperkt tot financiële audits verduidelijkt. Het Supreme Court vernietigde een uitspraak van het High Court die de verantwoordelijkheid van een auditcommissaris die verduistering over het hoofd had gezien, ontkende, en stelde dat zelfs een auditcommissaris die zich beperkt tot financiële audits niet automatisch mag uitgaan van de juistheid van de boekhoudkundige boeken. Zij moeten maatregelen nemen zoals het opvragen van rapporten van directeuren en het verifiëren van onderliggende documenten om te bevestigen dat de financiële documenten de financiële situatie en winst en verlies van de onderneming correct weergeven. Dit suggereert dat er een hogere standaard van zorgvuldigheid wordt verwacht van auditcommissarissen, zelfs als hun auditbereik beperkt is.

Accountantsdeelname: Gespecialiseerde ondersteuning bij het opstellen van financiële documenten onder Japans recht

Rol, kwalificaties en gezamenlijke verantwoordelijkheid

De accountantsdeelname is een instantie die wordt opgericht om de betrouwbaarheid van de financiële documenten van een bedrijf te verhogen. Zij onderscheiden zich van andere instanties doordat zij samen met de directeuren verantwoordelijk zijn voor het opstellen van financiële documenten, bijlagen en geconsolideerde financiële documenten.

Om professionele kennis te waarborgen, moet de accountantsdeelname bestaan uit een gecertificeerde accountant, een auditfirma, een belastingadviseur of een belastingadviesfirma.

Het instellen van een accountantsdeelname kan vrijwillig worden bepaald door de statuten van het bedrijf.

Bevoegdheden, verplichtingen en verantwoordelijkheden

Accountantsdeelname heeft als bevoegdheid het recht om boekhoudkundige documenten en gerelateerd materiaal in te zien en te kopiëren, en kan van directeuren, accountantsdeelname, managers en andere werknemers rapporten eisen met betrekking tot de boekhouding.

Als verplichting moeten zij rapporten opstellen voor aandeelhouders en schuldeisers. Daarnaast moeten zij, indien zij tijdens de uitvoering van hun taken een ernstige overtreding van wetten of statuten door directeuren ontdekken, dit onverwijld rapporteren aan de aandeelhouders (of aan de auditcommissie in het geval van een bedrijf met een dergelijke commissie). Verder zijn zij verplicht om deel te nemen aan de directievergadering die de financiële documenten goedkeurt en indien nodig hun mening te geven, om uitleg te geven tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders wanneer daarom wordt gevraagd over de financiële documenten, en om de financiële documenten en de rapporten van de accountantsdeelname vijf jaar lang te bewaren.

Wat betreft verantwoordelijkheid, draagt de accountantsdeelname een aanzienlijke juridische verantwoordelijkheid. Indien zij nalatig zijn in het opstellen van financiële documenten of andere taken en daardoor schade toebrengen aan het bedrijf, aandeelhouders, investeerders of schuldeisers, kunnen zij aansprakelijk worden gesteld voor schadevergoeding. Hun relatie met het bedrijf is gebaseerd op een opdrachtovereenkomst en zij hebben een plicht tot zorgvuldig beheer.

De vereiste dat de accountantsdeelname tegelijkertijd een externe expert is en ‘samen met’ de directeuren financiële documenten opstelt, creëert een unieke dynamiek. Dit ontwerp is bedoeld om externe professionele kennis direct in het financiële rapportageproces te integreren, niet alleen door externe audits uit te voeren, maar ook door de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van financiële informatie vanaf het creatiestadium te verhogen. Deze structuur biedt een extra laag van financiële transparantie en betrouwbaarheid, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen waarvoor de installatie van een accountant niet verplicht is, en is een belangrijk element voor buitenlandse bedrijven om de gezondheid van de financiële rapportage in Japan te begrijpen.

Accountantscontroleur: Externe Financiële Toetsing in Japan

Rol en Verplichte Aanstelling

De accountantscontroleur is een onafhankelijke externe professional, zoals een gecertificeerde accountant of een auditfirma, wiens primaire rol het is om de financiële documenten en bijbehorende gedetailleerde verklaringen van een bedrijf te auditen.  

In Japan is de aanstelling van een accountantscontroleur verplicht voor de volgende bedrijven: grote ondernemingen waarvan het kapitaal in de balans van het laatste boekjaar 500 miljoen yen (ongeveer 3,8 miljoen euro) of meer bedraagt, of waarvan het totaal van de schulden 20 miljard yen (ongeveer 152 miljoen euro) of meer is. Bedrijven met een geavanceerde governancestructuur, zoals bedrijven met een auditcommissie of een nominatiecommissie, zijn ook verplicht om een accountantscontroleur aan te stellen. Bovendien, als bedrijven vrijwillig besluiten om een accountantscontroleur in hun statuten op te nemen, wordt deze audit een wettelijke verplichting zodra ze er eenmaal voor kiezen om deze in te stellen.  

Bevoegdheden, Verplichtingen en Kwalificaties

De accountantscontroleur heeft de bevoegdheid om op elk moment de boekhouding en gerelateerde documenten in te zien en te kopiëren, en kan van bestuurders, accountants, managers en andere werknemers rapporten eisen met betrekking tot de boekhouding. Het is ook mogelijk om dochterondernemingen te onderzoeken.  

De belangrijkste verplichting is het uitvoeren van een audit van de financiële documenten van het bedrijf en het opstellen van een accountantscontroleverslag.  

Wat kwalificaties betreft, kan men alleen accountantscontroleur worden als men een gecertificeerde accountant of een auditfirma is.  

Wat betreft de beloning, de vergoeding van de accountantscontroleur wordt bepaald door de bestuurders, maar vereist de instemming van de auditcommissie of de raad van commissarissen. Dit mechanisme is bedoeld om de onafhankelijkheid van de accountantscontroleur ten opzichte van het management te waarborgen.  

De verplichting om een accountantscontroleur aan te stellen bij grote ondernemingen en bedrijven met een commissiestructuur in Japan benadrukt het belang dat Japan hecht aan onafhankelijke externe financiële toetsing. Terwijl de accountant samen met het management de documenten opstelt, biedt de accountantscontroleur een externe controlefunctie die de betrouwbaarheid voor investeerders en schuldeisers verhoogt. Vooral het mechanisme waarbij de goedkeuring van de auditcommissie vereist is voor de beslissing over de beloning van de accountantscontroleur, is een subtiele maar belangrijke maatregel om hun onafhankelijkheid te beschermen, zodat zij onafhankelijk van het management, dat zij auditen, hun taken kunnen uitvoeren. Deze structuur weerspiegelt een sterke toewijding aan solide financiële rapportage en transparantie, essentieel om buitenlandse investeerders aan te trekken en te behouden.

Geavanceerde Governance Structuur: Commissie-ingerichte Bedrijven in Japan

Bedrijven met een Nominatiecomité in Japan

Structuur en Filosofie

Deze governancestructuur, geïnspireerd door het Westerse model, heeft als doel de toezichthoudende functie van de raad van bestuur en de uitvoerende functie van de directie duidelijk te scheiden. In Japan is het verplicht om binnen de raad van bestuur de volgende drie wettelijke comités op te richten: het nominatiecomité, het auditcomité en het beloningscomité. Het nominatiecomité bepaalt de inhoud van de voorstellen voor de benoeming en het ontslag van bestuurders en accountants die aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd. Het auditcomité voert de audit uit op de taakuitvoering van de directie en de bestuurders. Het beloningscomité beslist over de individuele beloningen van de directie en de bestuurders.

Een belangrijk kenmerk van deze structuur is dat de aanstelling van een accountant verplicht is. Bedrijven die deze structuur aannemen, kunnen geen auditcommissaris of auditcommissie hebben, omdat hun functies worden geabsorbeerd door het auditcomité.

De Rol en Bevoegdheden van Elk Comité

Het nominatiecomité bepaalt de inhoud van de voorstellen voor de benoeming en het ontslag van bestuurders en accountants die aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd. Het auditcomité voert de audit uit op de taakuitvoering van de directie en de bestuurders en beslist over de benoeming, het ontslag of de niet-herbenoeming van de accountant. Een meerderheid van de leden van het auditcomité moet uit externe bestuurders bestaan. In tegenstelling tot de auditcommissie, heeft het auditcomité stemrecht in de raad van bestuur en kunnen zijn leden direct deelnemen aan de besluitvorming. Het comité is verantwoordelijk voor het opstellen van de auditrapporten en leunt sterk op het interne controlesysteem van het bedrijf voor een effectieve audit.

Het beloningscomité beslist over de individuele beloningen van de directie en de bestuurders.

De raad van bestuur binnen deze structuur heeft als hoofdfunctie het bepalen van de basisrichtlijnen voor het management en het toezicht houden op de taakuitvoering van de directie en de bestuurders. Het is niet mogelijk om bepaalde belangrijke strategische beslissingen te delegeren aan de directie. Het model van bedrijven met een nominatiecomité markeert een belangrijke verschuiving van het traditionele systeem dat gericht is op de auditcommissaris. De kernfilosofie is de scheiding van toezicht- en uitvoerende functies, met een sterke nadruk op onafhankelijk toezicht van buitenaf door een meerderheid van externe bestuurders in het auditcomité. Bovendien suggereert het stemrecht van het auditcomité in de raad van bestuur een meer directe en actieve rol in governance, in tegenstelling tot de auditcommissie zonder stemrecht. Dit model is ontworpen om de transparantie, verantwoordingsplicht en het vermogen om te voldoen aan wereldwijde governancestandaarden van bedrijven te verhogen, waardoor het een bijzonder aantrekkelijke optie is voor buitenlandse investeerders.

Bedrijven met een Audit- en Nominatiecomité in Japan

Structuur en Doel

Deze structuur, geïntroduceerd in de Japanse bedrijfswetgeving van 2014 (Heisei 26), wordt gepositioneerd als een tussenmodel van het traditionele audit-systeem en het volledige comité-systeem. Het wordt vooral steeds vaker aangenomen door bedrijven die een beursgang (IPO) nastreven.  

Het kenmerk van deze structuur is de oprichting van een audit- en nominatiecomité binnen de raad van bestuur.  

Net als bij andere comité-structuren, kunnen bedrijven met een audit- en nominatiecomité geen auditoren aanstellen.  

De Rol en Bevoegdheden van het Audit- en Nominatiecomité

Het audit- en nominatiecomité bestaat uit ten minste drie directeuren die als audit- en nominatiecommissarissen fungeren, waarbij de meerderheid uit externe directeuren moet bestaan.  

Hun bevoegdheden omvatten het auditen van de taakuitvoering van directeuren en accountants, het opstellen van auditrapporten en het hebben van stemrecht in de raad van bestuur. Dit is een belangrijk verschil met de auditoren, aangezien de commissarissen direct kunnen deelnemen aan de besluitvorming van de raad van bestuur. Hun auditbereik strekt zich niet alleen uit tot de wettigheid, maar ook tot de redelijkheid van de bedrijfsvoering. Tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders kunnen zij hun mening geven over de benoeming van andere directeuren en over vergoedingen. Ongeacht de grootte van het bedrijf, is het verplicht om een intern controlesysteem op te zetten.  

Het audit- en nominatiecomitémodel wordt gepositioneerd als een strategisch compromispunt. Door de auditfunctie direct in de raad van bestuur te integreren en stemrecht aan de commissarissen te geven, wordt een actievere en effectievere supervisie dan bij traditionele auditoren gerealiseerd, terwijl een minder radicale structuur dan het complexere nominatiecomitémodel behouden blijft. De uitbreiding van het auditbereik tot ‘redelijkheid’ duidt op een verschuiving naar het beoordelen van de gezondheid van managementbeslissingen, voorbij louter wettelijke naleving. Deze structuur is met name aantrekkelijk voor bedrijven die hun corporate governance willen versterken zonder een volledig Westers comitésysteem te adopteren, en biedt een balans tussen flexibiliteit en versterkte supervisie.

Samenvatting

De Japanse vennootschapswet biedt een flexibel maar complex kader voor de organen van een bedrijf, waarbij een balans wordt gezocht tussen toezicht door aandeelhouders en de efficiëntie van het management. Het is van cruciaal belang om de specifieke rollen, bevoegdheden, verplichtingen en verantwoordelijkheden van elk orgaan te begrijpen, van de basis algemene vergadering van aandeelhouders en bestuurders tot gespecialiseerde auditorganen en bedrijven met een commissiestructuur.

Monolith Law Office heeft een aanzienlijke staat van dienst op het gebied van de Japanse vennootschapswet en corporate governance. Met diepgaande expertise en meertalige vaardigheden bieden wij op maat gemaakte adviezen om juridische en culturele kloven te overbruggen. Onze diensten omvatten strategisch advies over institutioneel ontwerp en bedrijfsherstructurering, het opstellen en beoordelen van statuten en interne regelgeving, begeleiding met betrekking tot de plichten, verantwoordelijkheden en verantwoordingsvermindering van bestuurders en functionarissen, ondersteuning bij aandeelhoudersvergaderingen en investeerdersrelaties, uitgebreide juridische due diligence bij fusies en overnames (M&A) en andere transacties, en vertegenwoordiging in bedrijfsgeschillen.