Uitleg over het systeem van bedrijven met een benoemingscommissie in het Japanse vennootschapsrecht

De Japanse vennootschapswet biedt meerdere opties voor de governancestructuur van naamloze vennootschappen, oftewel corporate governance. Een van deze opties, de ‘bedrijven met een benoemingscomité’, is specifiek ontworpen om de transparantie van het management en de versterking van de toezichtfunctie te bevorderen en vertegenwoordigt een geavanceerd institutioneel ontwerp. Dit systeem vindt zijn oorsprong in de ‘bedrijven met een comité’-regeling, die werd geïntroduceerd met de wijziging van de Speciale Handelswet in 2002 (Heisei 14) en werd overgenomen in de Japanse vennootschapswet die in 2005 (Heisei 17) werd vastgesteld. Bedrijven met een benoemingscomité verschillen van de traditionele Japanse bedrijven met een auditcomité, doordat ze een duidelijke scheiding aanbrengen tussen de toezichthoudende functie en de uitvoerende bedrijfsfuncties. Concreet betekent dit dat de raad van bestuur zich concentreert op het bepalen van de basisrichtlijnen voor het management en het toezicht, terwijl de dagelijkse bedrijfsvoering wordt overgelaten aan een functie genaamd ‘uitvoerend functionaris’. Binnen de raad van bestuur is het verplicht om drie comités op te richten: een benoemingscomité, een auditcomité en een beloningscomité. Deze comités hebben de taak om vanuit een onafhankelijk en objectief standpunt beslissingen te nemen over respectievelijk de benoeming van bestuurders, de audit van bedrijfsvoering en de vaststelling van de beloning van bestuurders, wat allemaal bijzonder belangrijke zaken zijn binnen corporate governance. Een essentieel mechanisme om de objectiviteit van dit systeem te waarborgen, is de vereiste dat de meerderheid van de leden van elk comité bestaat uit externe bestuurders die onafhankelijk zijn van het management. In dit artikel zullen we de structuur en rol van bedrijven met een benoemingscomité gedetailleerd bespreken, gebaseerd op de bepalingen van de Japanse vennootschapswet. We zullen specifiek ingaan op de functies van de bestuurders en de raad van bestuur binnen dit systeem, en de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de drie comités: het benoemingscomité, het auditcomité en het beloningscomité.

Wat is een Japanse Vennootschap met Nominatiecomité?

Een Japanse Vennootschap met Nominatiecomité is een type organisatiestructuur voor aandelenvennootschappen, gedefinieerd in artikel 2, lid 12 van het Japanse Vennootschapsrecht. Bedrijven die dit systeem adopteren, zijn wettelijk verplicht om drie comités op te richten: een nominatiecomité, een auditcomité en een beloningscomité. Het primaire doel van dit systeem is om ‘toezicht’ en ‘bedrijfsvoering’ binnen het management van een bedrijf te scheiden. Hierdoor kan de raad van bestuur zich distantiëren van de dagelijkse bedrijfsvoering en zich concentreren op de rol van objectief toezicht op het management. De daadwerkelijke bedrijfsvoering wordt vervolgens uitgevoerd door ‘uitvoerende functionarissen’ die door de raad van bestuur zijn benoemd. Deze duidelijke scheiding tussen toezicht en uitvoering leidt tot een grotere transparantie in besluitvorming en versterkt de verantwoordingsplicht tegenover stakeholders, waaronder aandeelhouders. Vooral bij buitenlandse investeerders wordt deze governancestructuur vaak gewaardeerd als zijnde dicht bij internationale standaarden. In een Japanse Vennootschap met Nominatiecomité hebben de eerdergenoemde drie comités aanzienlijke bevoegdheden met betrekking tot de kernzaken van het management: personeelszaken, audit en beloning. Bovendien moet volgens artikel 400, lid 3 van het Japanse Vennootschapsrecht de meerderheid van de leden (commissarissen) van elk comité bestaan uit ‘externe bestuurders’ die onafhankelijk zijn van het management van het bedrijf. Deze vereiste is bedoeld om beslissingen over personeel en beloning die enkel in het belang zijn van het management te voorkomen en streeft naar het realiseren van een objectieve en eerlijke governance.

De Rol van de Raad van Bestuur en Directeuren in Japanse Bedrijven met een Nominatiecomité

De rol van de raad van bestuur in Japanse bedrijven met een nominatiecomité verschilt aanzienlijk van die in bedrijven met een andere organisatiestructuur. Het belangrijkste verschil is dat de raad van bestuur in principe niet direct verantwoordelijk is voor de uitvoering van bedrijfsactiviteiten.

Artikel 416, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht bepaalt de bevoegdheden van de raad van bestuur in bedrijven met een nominatiecomité. Volgens dit artikel zijn de hoofdtaken van de raad van bestuur als volgt samengevat:

1. Het bepalen van de fundamentele beleidslijnen voor het management
2. Het nemen van beslissingen over zaken die nodig zijn voor de uitvoering van de taken van de auditcommissie
3. Het toezicht houden op de uitvoering van taken door de uitvoerende bestuurders

Ten eerste beslist de raad van bestuur over de fundamentele beleidslijnen voor het management van het bedrijf, zoals het opstellen van middellangetermijnmanagementplannen en het nemen van beslissingen over grootschalige investeringen, die de kern van het bedrijf raken. Echter, de uitvoering van de specifieke bedrijfsactiviteiten op basis van deze vastgestelde beleidslijnen wordt niet door de raad van bestuur zelf gedaan, maar wordt overgelaten aan de uitvoerende bestuurders.

Vervolgens heeft de raad van bestuur de verantwoordelijkheid om een systeem op te zetten dat nodig is om ervoor te zorgen dat de activiteiten van de auditcommissie, die toezicht houdt op de uitvoering van taken door de uitvoerende bestuurders en directeuren, effectief worden uitgevoerd.

De belangrijkste rol is het toezicht op de uitvoerende bestuurders. De raad van bestuur houdt toezicht op of de uitvoerende bestuurders de bedrijfsactiviteiten correct uitvoeren volgens de fundamentele beleidslijnen en evalueert hun prestaties. Om deze toezichtfunctie effectief te maken, heeft de raad van bestuur ook de bevoegdheid om uitvoerende bestuurders en directeuren te benoemen en te ontslaan (volgens artikel 416, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht). Echter, voorstellen voor de benoeming en het ontslag van directeuren die aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd, worden bepaald door het nominatiecomité, zoals later zal worden besproken.

Zo vervullen de directeuren in Japanse bedrijven met een nominatiecomité een rol als toezichthouders op het management, in plaats van als uitvoerders van bedrijfsactiviteiten. Dit is een fundamenteel verschil met directeuren in bedrijven met een andere organisatiestructuur, die vaak ook zelf de bedrijfsactiviteiten uitvoeren. Bovendien kan de raad van bestuur, op basis van artikel 415 van het Japanse vennootschapsrecht, de besluitvorming over bedrijfsactiviteiten in grote mate delegeren aan de uitvoerende bestuurders, voor zaken die niet door de raad van bestuur zelf zijn vastgesteld in de wet of de statuten. Hierdoor wordt de scheiding tussen toezicht op en uitvoering van het management ook juridisch duidelijk gewaarborgd.

Drie Comités en Hun Gemeenschappelijke Organisatorische Eisen Onder Japans Recht

De kern van de governance van een bedrijf met een nominatiecomité in Japan wordt gevormd door drie comités: het nominatiecomité, het auditcomité en het beloningscomité. Deze comités zijn organen binnen de raad van bestuur en oefenen elk onafhankelijk belangrijke bevoegdheden uit.

De drie comités hebben gemeenschappelijke organisatorische eisen, zoals vastgelegd in artikel 400 van de Japanse Vennootschapswet. Ten eerste moet elk comité bestaan uit ten minste drie bestuursleden (lid 1 van hetzelfde artikel). Ten tweede, en dit is het belangrijkste punt, moet de meerderheid van de leden van elk comité bestaan uit externe bestuurders (lid 3 van hetzelfde artikel). Externe bestuurders zijn bestuurders die geen uitvoerende taken of werknemersfuncties vervullen bij de betreffende vennootschap of haar dochterondernemingen en die een onafhankelijke positie ten opzichte van het management hebben (artikel 2, lid 15 van de Japanse Vennootschapswet). Door deze eis wordt de objectiviteit en eerlijkheid van de beraadslagingen en beslissingen binnen elk comité gewaarborgd.

De Nominatiecommissie onder Japans Ondernemingsrecht

De Nominatiecommissie heeft de bevoegdheid om de inhoud van voorstellen voor de benoeming en het ontslag van bestuurders, die aan de algemene vergadering van aandeelhouders worden voorgelegd, te bepalen (Artikel 404, lid 1 van het Japanse Ondernemingsrecht). Dit betekent dat niet de CEO of de president, maar de Nominatiecommissie beslist wie als kandidaat-bestuurder wordt voorgesteld en welke bestuurders moeten worden ontslagen. Doordat een meerderheid van de Nominatiecommissie uit externe bestuurders bestaat, kan worden voorkomen dat de top van het management personen benoemt die hen goed uitkomen, een praktijk die bekend staat als ‘hand-picked staffing’. Hierdoor wordt de objectiviteit en diversiteit van de samenstelling van de raad van bestuur gewaarborgd, wat leidt tot een versterking van de toezichthoudende functie.

De Auditcommissie onder Japans Ondernemingsrecht

De auditcommissie heeft de bevoegdheid om de uitvoering van taken door uitvoerende functionarissen en bestuurders te controleren en auditrapporten op te stellen (Artikel 404, lid 2, nummer 1 van het Japanse Vennootschapswet). Dit omvat een uitgebreide bevoegdheid om de bedrijfsvoering en de staat van het vermogen van de onderneming te onderzoeken. De auditcommissie kan op elk moment rapporten over de bedrijfsvoering eisen van uitvoerende functionarissen of werknemers en de staat van het vermogen van de onderneming onderzoeken (Artikel 405, lid 1 van het Japanse Vennootschapswet). Bovendien, als de commissie illegale activiteiten of aanzienlijk ongepaste feiten ontdekt, is zij verplicht dit te rapporteren aan de raad van bestuur (hetzelfde artikel, lid 2). Verder heeft de auditcommissie ook de bevoegdheid om de inhoud van voorstellen met betrekking tot de benoeming, ontslag of niet-herbenoeming van accountants die de financiële audit van de onderneming uitvoeren, te bepalen (Artikel 404, lid 2, nummer 2 van het Japanse Vennootschapswet). Dit waarborgt ook de onafhankelijkheid van de financiële audit. In vergelijking met de auditraad van een onderneming met een auditraad, heeft de auditcommissie sterkere bevoegdheden en is het kenmerkend dat zij als intern orgaan binnen de raad van bestuur directer betrokken is bij het toezicht op het management.

Beloningscommissie onder Japans Ondernemingsrecht

De beloningscommissie heeft de bevoegdheid om de inhoud van de individuele beloningen en andere compensaties voor uitvoerende functionarissen en bestuurders te bepalen (Artikel 404, lid 3 van het Japanse Ondernemingsrecht). Onder het Japanse Ondernemingsrecht omvat ‘beloningen en andere compensaties’ de beloning, bonussen en andere financiële voordelen die men ontvangt van de onderneming als tegenprestatie voor de uitvoering van taken. De beloningscommissie bepaalt de specifieke beloningsbedragen voor individuele bestuurders op basis van objectieve criteria, rekening houdend met de prestaties van de onderneming en de bijdrage van elke bestuurder. Door een meerderheid van externe bestuurders in de beloningscommissie te hebben, wordt voorkomen dat de beloningen van bestuurders ongerechtvaardigd hoog zijn en dat het besluitvormingsproces ondoorzichtig is. Transparantie en eerlijkheid in het besluitvormingsproces van bestuurdersbeloningen zijn van cruciaal belang om vertrouwen van aandeelhouders te winnen, en de beloningscommissie speelt een institutionele rol in het waarborgen hiervan.

Vergelijking met andere institutionele ontwerpen

Om een beter begrip te krijgen van bedrijven met een benoemingscomité en dergelijke, vergelijken we deze met de ‘bedrijven met een auditcomité’, wat het meest voorkomende institutionele ontwerp is in Japanse bedrijven. De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen tussen de twee samen.

Zoals de tabel laat zien, scheiden bedrijven met een benoemingscomité etc. de toezichtfunctie en de uitvoerende functie organisatorisch en betrekken externe bestuurders sterk bij de besluitvorming over belangrijke zaken zoals personeel en beloningen. Dit streeft naar een meer objectieve en transparante governance, wat een fundamenteel verschil is met bedrijven die een auditcomité hebben.

Samenvatting

In dit artikel hebben we de institutionele kaders, de rollen van verschillende organen en de vergelijking met andere systemen uitgelegd met betrekking tot bedrijven met een nominatiecomité, zoals bepaald door het Japanse vennootschapsrecht. Bedrijven met een nominatiecomité hebben als doel de governancestructuur te verbeteren door de toezichthoudende functie van de raad van bestuur en de uitvoerende functie van de uitvoerende functionarissen duidelijk te scheiden, en door middel van drie comités – benoeming, audit en beloning – die binnen de raad van bestuur zijn opgericht, de objectiviteit en transparantie van het management te verhogen. Vooral het feit dat meer dan de helft van de leden van elk comité uit externe bestuurders moet bestaan, is een belangrijk element om vertrouwen te winnen van internationale investeerders. Voor bedrijven die zaken doen in Japan of overwegen te handelen met of te investeren in Japanse bedrijven, is het essentieel om het governance-systeem van de tegenpartij te begrijpen.

Monolith Law Office heeft uitgebreide ervaring en een bewezen staat van dienst in alle aspecten van zakelijke juridische dienstverlening, inclusief het Japanse vennootschapsrecht. Ons kantoor heeft meerdere specialisten in dienst die niet alleen gekwalificeerd zijn als Japanse advocaten, maar ook buitenlandse juridische kwalificaties hebben en vloeiend zijn in zowel Japans als Engels. We hebben praktisch en concreet juridisch advies verstrekt aan binnen- en buitenlandse cliënten over de overgang naar bedrijven met een nominatiecomité, de benoeming van externe bestuurders, het beheer van comités en andere complexe kwesties met betrekking tot het Japanse vennootschapsrecht. Wanneer u een robuust governance-systeem in Japan moet opzetten of moet omgaan met gerelateerde juridische uitdagingen, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor.