De plicht van bestuurders om concurrentie te vermijden en de regulering van belangenconflicten in het Japanse vennootschapsrecht

In het beheer van Japanse ondernemingen beschikken bestuurders over uitgebreide bevoegdheden om de bedrijfsvoering te bevorderen. Deze aanzienlijke macht wordt echter in evenwicht gehouden door strikte verplichtingen die de belangen van de onderneming en haar aandeelhouders beschermen. Om te voorkomen dat bestuurders hun eigen belangen boven die van de onderneming stellen, heeft het Japanse vennootschapsrecht verschillende regels ingesteld. Twee bijzonder belangrijke regelgevingen waar bestuurders van ondernemingen die in Japan actief zijn zich altijd bewust van moeten zijn, zijn de regels omtrent ‘het vermijden van concurrentie’ en ‘belangenconflicten bij transacties’. Deze regelgevingen zijn niet bedoeld om de legitieme economische activiteiten van bestuurders onredelijk te beperken. Ze zijn er eerder om te voorkomen dat waardevolle bedrijfsmiddelen zoals zakelijke kansen, klantinformatie en knowhow, en eigendommen onrechtmatig worden gebruikt of beschadigd door het management zelf. Het correct begrijpen en naleven van deze regels is essentieel om een gezonde corporate governance te waarborgen, het vertrouwen van aandeelhouders te behouden en de duurzame groei van de onderneming te ondersteunen. In dit artikel zullen we, met verwijzing naar daadwerkelijke rechtszaken, vanuit een professioneel perspectief gedetailleerd ingaan op deze twee belangrijke verplichtingen onder het Japanse vennootschapsrecht, de specifieke inhoud ervan, de noodzakelijke procedures voor naleving en de ernstige juridische consequenties bij overtreding.

De concurrentieverbodsplicht van bestuurders onder Japans recht

De concurrentieverbodsplicht van bestuurders is een regelgeving die voorkomt dat bestuurders handelingen verrichten die concurreren met de bedrijfsactiviteiten van de onderneming en daarmee onrechtmatig de belangen van de onderneming schaden.

De basis en inhoud van de plicht tot het vermijden van concurrentie onder Japans recht

De directe grondslag voor deze verplichting is te vinden in artikel 356, lid 1, nummer 1 van het Japanse Vennootschapsrecht (Companies Act). Deze bepaling stelt dat bestuurders, wanneer zij “transacties willen aangaan die behoren tot de categorie van de bedrijfsactiviteiten van de naamloze vennootschap, voor zichzelf of voor een derde”, voorafgaande goedkeuring van de vennootschap moeten verkrijgen. Deze verplichting geldt voor alle bestuurders, niet alleen voor de uitvoerende bestuurders, maar ook voor niet-uitvoerende bestuurders die niet betrokken zijn bij de dagelijkse bedrijfsvoering.

Met “transacties die behoren tot de categorie van de bedrijfsactiviteiten van de vennootschap” wordt bedoeld transacties die concurreren met de activiteiten die de vennootschap uitvoert en die in de statuten als doel zijn opgenomen. De interpretatie hiervan is breed; bijvoorbeeld, als een vennootschap actief is in de productiesector, omvat dit niet alleen de verkoop van haar producten, maar ook de aankoop van essentiële grondstoffen die nodig zijn voor de bedrijfsvoering, zoals geïnterpreteerd in rechtspraak.

Verder beschermt deze verplichting ook de toekomstige bedrijfskansen van de vennootschap. In rechtspraak is bepaald dat zelfs als de vennootschap nog niet actief is in een bepaalde bedrijfstak, maar wel concrete plannen en voorbereidingen treft om daarin te treden, deze activiteiten ook worden beschouwd als “behorend tot de categorie van de bedrijfsactiviteiten van de vennootschap”. Dit is bedoeld om te voorkomen dat bestuurders hun positie gebruiken om strategische bedrijfsplannen van de vennootschap, waarvan zij kennis hebben genomen, voor te zijn en de winst (de kansen van de vennootschap) die de vennootschap normaal gesproken zou hebben verkregen, weg te nemen. Deze gedachtegang laat zien dat de verplichtingen van bestuurders niet alleen gericht zijn op het beschermen van de huidige bedrijfsactiviteiten, maar ook op het beschermen van de toekomstige groeimogelijkheden van de vennootschap, wat een strategisch aspect benadrukt.

Goedkeuringsprocedures Onder Japans Recht

Wanneer een bestuurder in Japan concurrerende transacties wil uitvoeren, moet hij de juiste goedkeuringsprocedures doorlopen. Het goedkeuringsorgaan verschilt afhankelijk van of het bedrijf een raad van bestuur heeft ingesteld. Voor bedrijven met een raad van bestuur is goedkeuring van de raad van bestuur vereist, terwijl voor bedrijven zonder raad van bestuur goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders nodig is. Artikel 365, lid 1, van de Japanse Vennootschapswet regelt dit.

Om goedkeuring te verkrijgen, moet de betreffende bestuurder de ‘belangrijke feiten’ met betrekking tot de transactie onthullen. Deze openbaarmaking heeft als belangrijk doel het verstrekken van informatie zodat het goedkeuringsorgaan op een redelijke manier kan beoordelen of de concurrerende transactie al dan niet toegestaan moet worden. Hoewel de wet geen specifieke definitie geeft van ‘belangrijke feiten’, wordt over het algemeen aangenomen dat dit informatie omvat die essentieel is om een volledig beeld van de transactie te krijgen, zoals het type transactie, de tegenpartij, het voorwerp, de prijs, de hoeveelheid en de duur. Goedkeuring die is verkregen op basis van onvoldoende informatie kan later worden betwist wat betreft de geldigheid ervan.

Daarnaast heeft een bestuurder in een bedrijf met een raad van bestuur, die goedkeuring heeft gekregen om een concurrerende transactie uit te voeren, ook de plicht om na de transactie zonder vertraging de belangrijke feiten met betrekking tot de transactie te rapporteren aan de raad van bestuur (Artikel 365, lid 2, van de Japanse Vennootschapswet). Hierdoor kan de raad van bestuur de uitvoering van de transactie superviseren en continu monitoren of de belangen van het bedrijf niet worden geschaad.

De gevolgen van plichtsverzuim onder Japans recht

Wanneer een bestuurder zonder goedkeuring concurrerende transacties uitvoert, draagt hij een ernstige verantwoordelijkheid jegens de onderneming. Als de onderneming schade lijdt door de concurrerende transacties, dan is de bestuurder aansprakelijk voor schadevergoeding wegens verzuim van zijn plichten, volgens artikel 423, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht .  

Vooral belangrijk is de bepaling in artikel 423, lid 2 van het Japanse Vennootschapsrecht. Dit artikel bepaalt dat het bedrag van de winst die de bestuurder of een derde heeft verkregen door de concurrerende transacties, ‘vermoed’ wordt gelijk te zijn aan het bedrag van de schade die de onderneming heeft geleden . Normaal gesproken is het voor de onderneming zeer moeilijk om de exacte schade te bewijzen, maar dankzij deze vermoedensregel hoeft de onderneming alleen de winst die de bestuurder heeft verkregen te claimen. De bewijslast verschuift naar de bestuurder, die moet bewijzen dat de schade van de onderneming minder is dan het bedrag van de winst. Deze bepaling vergemakkelijkt de verantwoordingsplicht van de onderneming en fungeert als een krachtige afschrikmiddel tegen concurrerende activiteiten. Deze regel voor het vermoeden van schade is geïntroduceerd ter vervanging van het ‘recht van interventie’ (het recht van de onderneming om transacties van de bestuurder als eigen transacties te beschouwen) dat in het voormalige Japanse Handelsrecht bestond, en wordt gewaardeerd als een meer praktische en effectieve remedie .  

Aan de andere kant, wat betreft de geldigheid van de concurrerende transacties die zonder goedkeuring zijn uitgevoerd, deze worden in principe als geldig beschouwd in de relatie met de derde partij, de tegenpartij van de transactie . De plicht om concurrentie te vermijden is immers een interne regel tussen de onderneming en de bestuurder, en het wordt niet passend geacht om externe transacties ongeldig te maken ten koste van de veiligheid van de transactie.  

Concurrentiebeding na het aftreden in Japan

Wanneer een bestuurder zijn functie neerlegt, vervalt de wettelijke plicht om concurrentie te vermijden volgens het Japanse vennootschapsrecht in principe. Dit betekent echter niet dat de afgetreden bestuurder zonder enige beperking vrij is om concurrerende activiteiten te ondernemen.  

Een bedrijf kan met een bestuurder een overeenkomst sluiten waarin wordt afgesproken dat de bestuurder voor een bepaalde periode na aftreden geen concurrerende activiteiten mag ondernemen (een concurrentiebeding). Dergelijke overeenkomsten beperken echter de vrijheid van beroepskeuze, die wordt gewaarborgd door artikel 22, lid 1 van de Japanse grondwet, en hun geldigheid wordt daarom strikt getoetst door de rechtbanken. In de rechtspraak worden de volgende elementen in overweging genomen bij het beoordelen van de geldigheid van een contract:

• De duur van de periode waarin concurrentie wordt verboden (gewoonlijk wordt een periode van meer dan twee jaar als ongeldig beschouwd)  
• De geografische en professionele reikwijdte van het verbod
• De legitieme belangen van het bedrijf die bescherming verdienen (zoals het bestaan van bedrijfsgeheimen die beschermd moeten worden)
• Of er voldoende compensatie is voor de beperking (zoals een verhoging van de ontslagvergoeding)  

Zelfs als er geen concurrentiebeding is, kan een bestuurder die zijn positie misbruikt om zich voor te bereiden op concurrerende activiteiten na zijn aftreden, aansprakelijk worden gesteld voor schending van zijn plicht tot loyaliteit tijdens zijn ambtstermijn. Bijvoorbeeld, als een bestuurder tijdens zijn ambtstermijn systematisch ondergeschikten rekruteert om een nieuw bedrijf op te zetten, kan dit leiden tot aansprakelijkheid voor schadevergoeding aan het bedrijf, zelfs als de activiteiten plaatsvinden na het aftreden. In een uitspraak van de rechtbank van Tokio op 27 april 2007 (de Realgate-zaak) werd een bestuurder die ondergeschikten had gerekruteerd om een nieuw bedrijf op te richten, schuldig bevonden aan schending van de plicht tot loyaliteit en veroordeeld tot schadevergoeding.  

Belangenconflicten bij Bestuurders van Japanse Ondernemingen

De regulering van belangenconflicten is een systeem dat transacties beheert waarbij de belangen van bestuurders en de onderneming mogelijk botsen, om te voorkomen dat bestuurders de belangen van de onderneming opofferen voor hun eigen gewin.

Typen van belangenconflicten transacties onder Japans recht

Belangenconflicten transacties worden gereguleerd door artikel 356, lid 1, nummers 2 en 3 van de Japanse Vennootschapswet en kunnen grofweg in twee typen worden verdeeld.  

Het eerste type is de ‘directe transactie’ (hetzelfde artikel, nummer 2). Dit verwijst naar gevallen waarin een bestuurder direct handelt met het bedrijf, hetzij voor zichzelf of voor een derde partij. Typische voorbeelden zijn situaties waarin een bestuurder onroerend goed dat hij bezit verkoopt aan het bedrijf, of wanneer het bedrijf geld leent van een bestuurder. Ook wanneer een bestuurder als vertegenwoordiger van een ander bedrijf handelt met het bedrijf waar hij bestuurder is, valt dit onder directe transacties.  

Het tweede type is de ‘indirecte transactie’ (hetzelfde artikel, nummer 3). Dit betreft transacties tussen het bedrijf en een derde partij die geen bestuurder is, maar waarbij de belangen van het bedrijf en de bestuurder in werkelijkheid tegenstrijdig zijn. Het meest duidelijke voorbeeld is wanneer een bedrijf een schuldgarantie verstrekt voor een persoonlijke lening van een bestuurder bij een bank. In dit geval neemt het bedrijf als garantsteller een risico, terwijl de bestuurder profiteert van een vergemakkelijkte lening, waardoor de belangen van beide partijen conflicteren.  

Goedkeuringsprocedures en uitzonderingen onder Japans recht

Bij het uitvoeren van transacties met belangenconflicten is, net als bij concurrerende transacties, voorafgaande goedkeuring van de raad van bestuur nodig bij bedrijven met een raad van bestuur, en van de algemene vergadering van aandeelhouders bij bedrijven zonder raad van bestuur.  

Een belangrijk punt in deze goedkeuringsresolutie is dat bestuurders met een ‘speciaal belang’ in de transactie niet mogen deelnemen aan de stemming (Artikel 369, lid 2 van het Japanse Vennootschapsrecht). Dit voorkomt dat bestuurders die partij zijn bij de transactie met belangenconflicten, een transactie goedkeuren die in hun eigen voordeel is.  

Er zijn echter uitzonderingen op transacties die formeel als belangenconflicten kunnen worden beschouwd, maar die in werkelijkheid geen risico vormen voor de belangen van het bedrijf. De reden voor deze uitzondering is dat het doel van de regelgeving is om de belangen van het bedrijf te beschermen, en het zou onredelijk zijn om procedures te eisen in gevallen waar geen risico bestaat. Bijvoorbeeld, een transactie waarbij een bestuurder geld leent aan het bedrijf zonder rente en zonder zekerheid, wordt niet als schadelijk beschouwd voor het bedrijf en vereist daarom geen goedkeuring (Hooggerechtshof van Japan, 6 december 1963). Evenzo worden transacties tussen een bedrijf met slechts één aandeelhouder en die aandeelhouder-bestuurder, of transacties tussen een 100% moeder- en dochteronderneming, in principe niet als schadelijk voor de belangen van de aandeelhouders beschouwd en vereisen daarom meestal geen goedkeuring.  

De gevolgen van plichtsverzuim onder Japans recht

Wanneer een belangenconflicttransactie wordt uitgevoerd zonder goedkeuring, verschillen de juridische gevolgen aanzienlijk van die bij concurrentietransacties.

Allereerst, met betrekking tot de geldigheid van de transactie zelf, neemt het Japanse Hooggerechtshof het standpunt in van ‘relatieve ongeldigheid’ (Hooggerechtshof van Japan, 13 oktober 1971 (1971)). Dit betekent dat een belangenconflicttransactie zonder goedkeuring ongeldig is tussen de vennootschap en de betrokken bestuurder, maar dat de vennootschap de ongeldigheid niet kan claimen tegenover te goeder trouw zijnde derden die niet op de hoogte waren van het ontbreken van goedkeuring. Deze theorie streeft naar een balans tussen het beschermen van de belangen van de vennootschap en het beschermen van het vertrouwen van derden die onwetend transacties met de vennootschap hebben aangegaan, om zo de veiligheid van transacties te waarborgen.

Vervolgens, wat betreft de verantwoordelijkheid van de bestuurder jegens de vennootschap, zijn hier ook speciale bepalingen voor ingesteld die verschillen van concurrentietransacties. Artikel 423, lid 3, van het Japanse Vennootschapsrecht stelt dat verondersteld wordt dat een bestuurder die betrokken is bij een belangenconflicttransactie zijn plichten heeft verzaakt (plichtsverzuim). Degenen die onder deze veronderstelling vallen, zijn onder meer: ① bestuurders die direct voor eigen gewin transacties hebben uitgevoerd, ② bestuurders wiens belangen indirect conflicteren met die van de vennootschap, ③ bestuurders die voor de goedkeuringsresolutie hebben gestemd.

In het bijzonder is de verantwoordelijkheid van bestuurders die direct voor eigen gewin transacties hebben uitgevoerd zeer zwaar; zelfs als zij kunnen bewijzen dat zij geen fout hebben gemaakt, kunnen zij niet aan hun verantwoordelijkheid ontsnappen (aansprakelijkheid zonder schuld). Aan de andere kant kunnen bestuurders die alleen voor de goedkeuringsresolutie hebben gestemd, aan hun verantwoordelijkheid ontsnappen als zij kunnen bewijzen dat zij geen fout hebben gemaakt. Op deze manier is het verantwoordelijkheidssysteem voor belangenconflicttransacties fijner afgestemd, waarbij de mate van verantwoordelijkheid varieert afhankelijk van de mate van betrokkenheid.

Vergelijking tussen de plicht tot het vermijden van concurrentie en belangenconflicten in transacties onder Japans recht

De plicht van bestuurders om concurrentie te vermijden en de regulering van belangenconflicten in transacties, zoals vastgesteld door het Japanse vennootschapsrecht, zijn beide essentiële systemen om te voorkomen dat bestuurders hun positie misbruiken en de belangen van de onderneming schaden. Er zijn echter belangrijke verschillen in de beschermde belangen, de betrokken handelingen en de juridische gevolgen bij overtreding.

De plicht tot het vermijden van concurrentie is voornamelijk bedoeld om de ‘zakelijke kansen’ van een onderneming en immateriële bedrijfsmiddelen zoals klantinformatie en knowhow te beschermen. Als een bestuurder een bedrijf start dat concurreert met de onderneming, kan dit ertoe leiden dat de onderneming toekomstige winsten misloopt, en daarom wordt dit gereguleerd. Aan de andere kant is de regulering van belangenconflicten in transacties meer direct gericht op de bescherming van het ‘vermogen’ van de onderneming. Als een bestuurder bij transacties met de onderneming zijn eigen belangen vooropstelt, kan dit leiden tot contracten onder ongunstige voorwaarden voor de onderneming en een onrechtmatige uitstroom van bedrijfsvermogen.

Dit verschil in doelstelling komt ook tot uiting in de mechanismen voor het aansprakelijk stellen bij overtredingen. Bij overtreding van de plicht tot het vermijden van concurrentie is het vaak moeilijk om de door de onderneming geleden schade te bewijzen, daarom bepaalt artikel 423, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht dat het bedrag van de winst die de bestuurder heeft behaald, wordt ‘verondersteld’ de schade van de onderneming te zijn. Dit verlicht de bewijslast voor de onderneming. Aan de andere kant wordt bij overtreding van belangenconflicten in transacties volgens artikel 423, lid 3, van het Japanse vennootschapsrecht ‘nalatigheid in de taakuitoefening’ van de betrokken bestuurder verondersteld. Bestuurders die direct voor eigen gewin transacties uitvoeren, dragen een strengere verantwoordelijkheid en kunnen niet aan aansprakelijkheid ontsnappen, zelfs niet als ze kunnen bewijzen dat ze geen fout hebben gemaakt.

Ook verschilt de geldigheid van transacties die zonder goedkeuring zijn uitgevoerd. Concurrentietransacties zijn in principe geldig in relatie tot de derde partij, de tegenpartij in de transactie. De regulering wordt strikt gezien als een intern probleem tussen de onderneming en de bestuurder. Echter, bij belangenconflicten in transacties kan de onderneming de ongeldigheid van de transactie claimen als er geen goedkeuring van de onderneming is. Maar om de veiligheid van transacties te waarborgen, kan de ongeldigheid niet worden geclaimd tegenover te goeder trouw zijnde derden die niet wisten dat de goedkeuring van de onderneming ontbrak. Dit wordt het concept van ‘relatieve ongeldigheid’ genoemd en is gevestigd door jurisprudentie van het Japanse Hooggerechtshof.

Samenvatting

De verplichting van bestuurders om concurrentie te vermijden en de regelgeving omtrent belangenconflicten vormen de ruggengraat van het Japanse corporate governance systeem. Deze regels leggen duidelijke verplichtingen op aan bestuurders om te handelen met de belangen van de onderneming voorop en brengen zeer zware persoonlijke en juridische risico’s met zich mee bij overtreding. Een diepgaand begrip van de inhoud van deze regels, de procedures om goedkeuring te verkrijgen, en de belangrijkste punten van interpretatie gevormd door jurisprudentie, is essentieel niet alleen voor naleving van de wetgeving, maar ook voor effectief risicobeheer en de duurzame groei van bedrijven die in Japan opereren.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het bieden van juridisch advies aan een groot aantal binnen- en buitenlandse cliënten over de complexe kwesties met betrekking tot de verplichtingen van bestuurders zoals vastgesteld in de Japanse vennootschapswet. Ons kantoor heeft meerdere experts in dienst die gekwalificeerd zijn als buitenlandse advocaten en die Engels spreken, waardoor we nauwkeurige en praktische ondersteuning kunnen bieden bij concurrentie- en belangenconflicten die zich voordoen in een internationale zakelijke context. Neem voor advies over dit thema of voor het opbouwen en herzien van uw governance structuur, alstublieft contact op met ons.