Wat is een 'Japanese Directors and Officers Liability Insurance' contract? Uitleg over de procedures na de herziening van de 'Japanese Companies Act' en het verschil met bedrijfscompensatie

In de herziening van de Japanse Bedrijfswet (Kaisha-hō) in het eerste jaar van de Reiwa-periode (2019), zijn er nieuwe bepalingen gecreëerd met betrekking tot ‘Directors and Officers Liability Insurance’ (D&O-verzekering). Hoewel dit een wat onbekende term kan zijn, komt het er in feite op neer dat het een systeem is dat toestaat dat schadeclaims, veroorzaakt door bestuurders van een naamloze vennootschap tijdens de uitoefening van hun functie, door een verzekering worden gedekt.

Echter, de procedure is complex en veel mensen hebben wellicht geen diepgaand begrip van de inhoud ervan. Bovendien bestaat er een vergelijkbaar systeem genaamd bedrijfscompensatie, dat ook bedoeld is om de financiële lasten van bestuurders en dergelijke te dekken, en sommigen zullen misschien niet het verschil tussen beide clausules begrijpen.

Door de herziening zijn er ook specifieke procedures vastgesteld die uitgevoerd moeten worden, dus het is noodzakelijk om een goed begrip te hebben van de D&O-verzekering.

In dit artikel zullen we de hoofdlijnen van de D&O-verzekering en de verschillen met bedrijfscompensatie uitleggen.

Wat is een Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering?

De betekenis van de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

Een ‘bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering’ is een verzekeringscontract dat uitkeert wanneer bestuurders en dergelijke aansprakelijk worden gesteld voor schade die zij veroorzaken in de uitoefening van hun functie.

Dit is vastgelegd in artikel 430, lid 3 van de Japanse Wet op de Vennootschappen (改正会社法, Kaishahō) van het eerste jaar van de Reiwa-periode (2019).

(Verzekeringscontracten afgesloten ten behoeve van bestuurders en dergelijke)

Artikel 430, lid 3: Een naamloze vennootschap moet, voor het besluit tot het aangaan van een verzekeringscontract met een verzekeraar waarbij de verzekeraar zich verbindt tot het vergoeden van schade die kan ontstaan doordat bestuurders en dergelijke verantwoordelijk zijn of worden gesteld voor de uitvoering van hun taken, goedkeuring verkrijgen door middel van een resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders (of de raad van bestuur in het geval van een vennootschap met een raad van bestuur). Dit wordt uitgezonderd door een ministeriële verordening van het Ministerie van Justitie, voor zover de uitvoering van de taken van de verzekerde bestuurders en dergelijke niet ernstig wordt ondermijnd door het aangaan van het verzekeringscontract (in lid 3, voorbehoud, wordt dit aangeduid als ‘bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering’).

Japanse Wet op de Vennootschappen | e-Gov Wetten Zoeken[ja]

Deze bepaling is voornamelijk van toepassing op de zogenaamde Directors & Officers (D&O) verzekering.

Aan de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering worden de volgende betekenissen toegekend:

1. Het zekerstellen van uitstekend personeel voor de functie van bestuurder en dergelijke binnen de onderneming.
2. Het bieden van een passende stimulans aan bestuurders en dergelijke, zodat zij hun taken niet terughoudend uitvoeren uit angst voor de verantwoordelijkheid om schade te vergoeden.

Gezien deze voordelen is de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering wijdverbreid in de praktijk, vooral bij beursgenoteerde bedrijven.

Achtergrond van de gereguleerde bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringsovereenkomsten onder de herziene Japanse Wet op Vennootschappen

De bepalingen met betrekking tot bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringsovereenkomsten zijn vastgesteld met het doel om de juistheid van de contractinhoud te waarborgen door procedures en dergelijke te regelen.

Dit is ingegeven door de volgende problemen die geassocieerd worden met bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringsovereenkomsten:

• De inhoud van D&O-verzekeringen kan de juistheid van de uitvoering van taken door bestuurders en dergelijke in gevaar brengen;
• Voor verzekeringsovereenkomsten waarbij directeuren of uitvoerende functionarissen als verzekerden optreden, kan er een belangenconflict ontstaan met de vennootschap, wat kan leiden tot een belangenconflicttransactie zoals bedoeld in artikel 356, lid 1, punt 3 van de Japanse Wet op Vennootschappen;

Gezien deze situatie is de noodzaak benadrukt om de procedures die een vennootschap moet volgen bij het aangaan van D&O-verzekeringen en dergelijke te verduidelijken. Dit is nieuw geregeld in de herziene Japanse Wet op Vennootschappen van het eerste jaar van Reiwa (2019). De bepalingen met betrekking tot bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringsovereenkomsten kunnen worden beschouwd als nieuw ingestelde regels om ervoor te zorgen dat de verzekeringen op een passende manier worden gebruikt.

Relevante Verzekeringen

Er zijn verzekeringen die wel en niet onder de dekking van de bestuurders- en officiersaansprakelijkheidsverzekering vallen. Deze classificatie is gebaseerd op artikel 430, lid 3, sub 1 van de Japanse Companies Act (Heisei 15 (2003)).

Verzekeringen die onder de bestuurders- en officiersaansprakelijkheidsverzekering vallen, zijn de D&O-verzekering en daarmee vergelijkbare verzekeringen. Deze kunnen worden beschouwd als contracten die voldoen aan de volgende definitie, vastgesteld in artikel 430, lid 3, sub 1 van de Japanse Companies Act.

Aan de andere kant zijn er verzekeringen die niet onder de bestuurders- en officiersaansprakelijkheidsverzekering vallen, zoals gedefinieerd in de tussen haakjes geplaatste tekst van artikel 430, lid 3, sub 1 van de Japanse Companies Act. De verzekeringen die worden geregeld door de ministeriële verordeningen van het Ministerie van Justitie worden opgesomd in artikel 115-2 van de uitvoeringsregels van de Japanse Companies Act. Bijvoorbeeld, de volgende verzekeringen vallen niet onder de bestuurders- en officiersaansprakelijkheidsverzekering:

• Verzekeringen waarvan het hoofddoel is om schade aan de onderneming te compenseren (bijvoorbeeld: Productaansprakelijkheidsverzekering, Algemene Aansprakelijkheidsverzekering).
• Verzekeringen die niet gerelateerd zijn aan de plichtsverzuim van bestuurders en officieren (bijvoorbeeld: Autoverzekering, Reisverzekering).

Let op dat niet alle verzekeringen die bestuurders en officieren als verzekerden hebben, onder de bestuurders- en officiersaansprakelijkheidsverzekering vallen.

Procedures for Determining the Contents of Directors and Officers Liability Insurance Contracts

Volgens artikel 430, lid 3, sub 1 van de Japanse Companies Act (会社法) zijn de procedures vastgesteld voor het bepalen van de inhoud van nieuwe directors and officers liability insurance contracts.

Artikel 430, lid 3, sub 1 van de Japanse Companies Act stelt dat een naamloze vennootschap de inhoud van een directors and officers liability insurance contract moet vaststellen met een resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders (of de raad van bestuur in het geval van een bedrijf met een raad van bestuur). Dit is een discipline die overeenkomt met de regels voor belangenconflicten in artikel 356 van de Japanse Companies Act.

(Beperkingen op concurrentie en belangenconflicten)

Artikel 356: Een directeur moet, in de volgende gevallen, belangrijke feiten met betrekking tot de transactie onthullen in de algemene vergadering van aandeelhouders en goedkeuring verkrijgen.

(Overslaan)

Sub 3: Wanneer een naamloze vennootschap een transactie wil aangaan die een belangenconflict met een directeur inhoudt, zoals het garanderen van de schulden van een directeur of andere transacties waarbij de belangen van de naamloze vennootschap en die van de directeur conflicteren.

Japanse Companies Act | e-Gov Wetgevingszoekmachine[ja]

Directors and officers liability insurance contracts kunnen, afhankelijk van de inhoud, een hoge mate van belangenconflicten hebben. Bovendien is er een risico dat de inhoud van dergelijke contracten de juistheid van de uitvoering van de taken door de directeuren en officieren kan beïnvloeden, vandaar dat deze regels zijn ingesteld.

Wanneer u de inhoud van een directors and officers liability insurance contract bepaalt of wijzigt, zorg er dan voor dat u zich bewust bent van de noodzaak van een resolutie van de algemene vergadering van aandeelhouders of de raad van bestuur.

Let op, de bepalingen met betrekking tot belangenconflicten in artikel 356 van de Japanse Companies Act zijn niet van toepassing op de sluiting van een verzekeringscontract waarbij directeuren of uitvoerende functionarissen de verzekerden zijn. (Artikel 430, lid 3, sub 2 van de Japanse Companies Act)

Dit is om overlapping van regels te voorkomen, aangezien een nieuwe discipline met betrekking tot belangenconflicten is ingesteld in artikel 430, lid 3, sub 1 van de Japanse Companies Act.

Informatieverschaffing over de Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering

Door de herziening van de Japanse Wet op Vennootschappen zijn er twee nieuwe vereisten voor de openbaarmaking van informatie met betrekking tot de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen ingevoerd.

• Informatieverschaffing in het jaarverslag van beursgenoteerde bedrijven
• Informatieverschaffing in de referentiedocumenten voor de algemene vergadering van aandeelhouders betreffende de benoeming van bestuurders

Laten we deze eens nader bekijken.

In het jaarverslag van beursgenoteerde bedrijven

Voor beursgenoteerde vennootschappen moet aan het einde van het boekjaar de volgende informatie in het jaarverslag worden opgenomen met betrekking tot de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (Artikel 121-2 van de Uitvoeringsregels van de Japanse Wet op Vennootschappen):

1. De reikwijdte van de verzekerden (vermelding van namen is niet nodig)
2. Een overzicht van de inhoud van de verzekeringspolis

Wat betreft het tweede punt, het overzicht van de inhoud van de verzekeringspolis, omvat dit concreet de volgende subpunten:

• De feitelijke premielastverdeling van de verzekerden
• Een overzicht van de verzekerde gebeurtenissen die voor compensatie in aanmerking komen
• Indien er maatregelen zijn genomen om te waarborgen dat de uitvoering van de taken door de bestuurders niet wordt ondermijnd door de verzekeringspolis, dan de inhoud van deze maatregelen

Als uw bedrijf een beursgenoteerd bedrijf is, zorg er dan voor dat u alle vereiste informatie hebt verstrekt.

In de referentiedocumenten voor de algemene vergadering van aandeelhouders betreffende de benoeming van bestuurders

Tijdens de algemene vergadering van aandeelhouders waarin over de benoeming van bestuurders wordt besloten, moet informatie worden verstrekt als er een verzekeringspolis is afgesloten of zal worden afgesloten voor de kandidaten.

In de referentiedocumenten voor de algemene vergadering van aandeelhouders betreffende de benoeming van bestuurders moet een overzicht van de inhoud van de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering worden opgenomen.

Het verschil tussen bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen en bedrijfscompensatie

In artikel 430, lid 2, van de herziene Japanse Wet op Vennootschappen (改正会社法430条の2) (2005) zijn nieuwe regels vastgesteld met betrekking tot bedrijfscompensatie.

Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen en bedrijfscompensatie hebben de volgende overeenkomsten en kunnen als vergelijkbare systemen worden beschouwd:

• Het zijn beide systemen die bedoeld zijn om de financiële lasten van bestuurders en dergelijke te dekken
• Het zijn beide systemen waarbij de vennootschap en de bestuurders en dergelijke structureel in een belangenconflict kunnen komen

Op het eerste gezicht lijken beide systemen niet veel van elkaar te verschillen, maar er zijn enkele belangrijke verschillen. Laten we de verschillen tussen beide systemen op een rijtje zetten, zodat we ze correct kunnen gebruiken.

De partijen bij de overeenkomst

Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen en bedrijfscompensatie verschillen in de partijen die bij de overeenkomst betrokken zijn.

Bij een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering zijn de partijen bij de ‘verzekeringscontract’ de betreffende naamloze vennootschap en de verzekeringsmaatschappij. De naamloze vennootschap is verantwoordelijk voor het betalen van de verzekeringspremie aan de verzekeringsmaatschappij.

Daarentegen zijn bij bedrijfscompensatie de partijen de betreffende naamloze vennootschap en de bestuurders en dergelijke.

Het is belangrijk om duidelijk te hebben wie de contractpartij is vanuit het perspectief van de vennootschap.

De entiteit die de compensatie verzorgt

De entiteit die verantwoordelijk is voor het dragen van de kosten en het verstrekken van compensatie bij daadwerkelijke schade verschilt tussen de twee systemen.

Bij een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is de verzekeringsmaatschappij de entiteit die de compensatie verzorgt. De vennootschap betaalt de verzekeringspremie en als de bestuurder financiële lasten ondervindt, wordt de compensatie in de vorm van verzekeringsgeld door de verzekeringsmaatschappij aan de bestuurder betaald.

Bij bedrijfscompensatie is de betreffende vennootschap de entiteit die de compensatie verzorgt. De vennootschap compenseert de schadevergoeding en andere kosten die de bestuurder heeft opgelopen, wat een meer directe belangenconflictstructuur tussen bestuurder en vennootschap impliceert.

Het object van compensatie

Er zijn ook verschillen in wat elk systeem kan compenseren.

Bij een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is het object van compensatie datgene wat in de verzekeringspolis is vastgelegd.

Bij bedrijfscompensatie is het object van compensatie alleen datgene wat binnen de reikwijdte van artikel 430, lid 2, paragraaf 2, van de Japanse Wet op Vennootschappen (会社法430条の2第2項) (2005) is vastgesteld.

Het is belangrijk om de regels van elk systeem te controleren.

De omvang van compensatie

De omvang van wat elk systeem kan compenseren verschilt ook.

Bij een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is het niet altijd mogelijk om de volledige schade of kosten te compenseren vanwege vrijstellingen, eigen risico’s, en betalingslimieten die door verzekeringswetgeving of contractuele beperkingen worden opgelegd.

Bij bedrijfscompensatie is het in theorie mogelijk om de volledige schade of kosten te compenseren, zolang dit niet in strijd is met artikel 430, lid 2, van de Japanse Wet op Vennootschappen (会社法430条の2) (2005).

Zorg ervoor dat u de omvang van de compensatie duidelijk hebt voordat u een contract aangaat.

Vooruitbetaling van kosten

Of vooruitbetaling van kosten mogelijk is, verschilt per systeem. Bij een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is vooruitbetaling van kosten doorgaans niet mogelijk. Bij bedrijfscompensatie is het echter wel mogelijk om kosten vooruit te betalen.

Gebruik van Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering of Bedrijfscompensatie?

Overweeg de toepasselijke situaties zorgvuldig bij het kiezen tussen een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en bedrijfscompensatie.

Beide regelingen dienen in principe hetzelfde doel en de hierboven genoemde verschillen zijn bedoeld om elkaar aan te vullen.

Zo kan zelfs als er een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is afgesloten, bedrijfscompensatie worden gebruikt om verliezen te dekken die niet door de verzekering worden gedekt.

Daarnaast kan een bedrijf ervoor kiezen om hogere verzekeringspremies te betalen om de dekkingslimiet van de D&O-verzekering te verhogen. Echter, door gebruik te maken van bedrijfscompensatie kan een bedrijf deze last van verzekeringspremies vermijden en toch de verliezen dekken.

Zoals u ziet, gaat het bij het kiezen tussen een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en bedrijfscompensatie niet om het kiezen van de een of de ander. Overweeg de voordelen van beide opties afhankelijk van de situatie.

Samenvatting: Controle en begrip van de bepalingen omtrent de verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid zijn essentieel

Door de herziening van de Japanse Bedrijfswet (会社法, Kaisha-hō) in het eerste jaar van de Reiwa-periode (2019), zijn er nieuwe bepalingen gecreëerd met betrekking tot de verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid, waardoor de procedures rond deze verzekeringen verduidelijkt zijn. Dit heeft het makkelijker gemaakt om de juistheid van de taakuitvoering door bestuurders en dergelijke te waarborgen.

Evenzo moet het systeem van bedrijfscompensatie, dat ook nieuw gereguleerd is, onderscheiden worden van de verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid, ondanks enkele verschillen. Het is belangrijk om de toepasselijke situaties te overwegen en deze systemen dienovereenkomstig te gebruiken.

Organiseer de regels die zijn vastgesteld in de Japanse Bedrijfswet en overweeg contracten af te sluiten die de voordelen van elk systeem benutten.

Bij het afsluiten van een verzekeringscontract kunt u niet om de complexe regels en de bevestiging van procedures heen. Voor een gestage voortgang van het contracteren, raden wij aan advies in te winnen bij een specialist.

Dienstverlening door ons kantoor

Monolith Advocatenkantoor is een juridisch kantoor met een hoge mate van specialisatie in IT, en in het bijzonder internetrecht. Wij verzorgen de opmaak en beoordeling van contracten voor een breed scala aan cliënten, van beursgenoteerde bedrijven tot startende ondernemingen. Voor meer informatie over het opstellen en beoordelen van contracten, zie het onderstaande artikel.

Expertisegebieden van Monolith Advocatenkantoor: Contractopmaak en -beoordeling[ja]