Het juridische kader voor de afsluitingsprocedures in de Japanse vennootschapswet

Wanneer een Japanse kabushiki kaisha (株式会社) haar bedrijfsactiviteiten uitvoert, is de “jaarrekening” die na afloop van elk boekjaar wordt opgesteld, meer dan alleen een boekhoudkundige taak. Het is een reeks juridische procedures die strikt zijn vastgelegd door de Japanse vennootschapswet. Deze procedures vormen de kern van corporate governance en zijn bedoeld om een nauwkeurig beeld te krijgen van de activa en de winst- en verliespositie van het bedrijf, en om transparantie in het management te waarborgen voor belanghebbenden zoals aandeelhouders en schuldeisers. In dit artikel geven we een systematische uitleg van het volledige juridische proces rondom de jaarrekening, gebaseerd op specifieke artikelen van de Japanse vennootschapswet. We volgen de reeks stappen vanaf de verplichting tot het opstellen van financiële documenten, de audits door de toezichthoudende commissarissen en accountants, de goedkeuring door de raad van bestuur en de algemene vergadering van aandeelhouders, tot aan de uiteindelijke openbaarmaking van informatie aan de belanghebbenden. Het correct begrijpen en naleven van de juridische vereisten in elk van deze fasen is essentieel voor het handhaven van de compliance van het bedrijf en het verminderen van de juridische risico’s voor individuele bestuurders.

Het Overzicht van de Jaarrekeningprocedure

De jaarrekeningprocedure zoals vastgelegd in de Japanse vennootschapswet (Japanse Corporate Law) is een jaarlijkse reeks processen die wordt afgerond met de afsluiting van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering, die doorgaans binnen drie maanden na het einde van het boekjaar plaatsvindt. Deze procedure bestaat uit de volgende vier belangrijke juridische stappen.

1. Opstellen: Een naamloze vennootschap moet elk boekjaar documenten opstellen die de financiële situatie en bedrijfsresultaten weergeven. Dit is een fundamentele verplichting zoals bepaald in artikel 435 van de Japanse vennootschapswet.
2. Controle: De opgestelde documenten worden gecontroleerd door auditorganen zoals de commissarissen of accountants, afhankelijk van de organisatiestructuur van het bedrijf. Deze controle is een cruciaal proces om de betrouwbaarheid van de documenten te waarborgen en is gebaseerd op artikel 436 van de Japanse vennootschapswet.
3. Goedkeuring: De gecontroleerde documenten worden eerst goedgekeurd door de raad van bestuur en vervolgens definitief goedgekeurd door de aandeelhouders tijdens de gewone algemene aandeelhoudersvergadering, of aan de aandeelhouders gerapporteerd. Dit goedkeuringsproces wordt gereguleerd door artikel 436 en artikel 438 van de Japanse vennootschapswet.
4. Openbaarmaking: De vastgestelde jaarrekeninginhoud wordt op de wettelijk voorgeschreven wijze openbaar gemaakt en ter inzage gelegd op het hoofdkantoor, zodat aandeelhouders en schuldeisers deze kunnen inzien. Dit is een verplichting op basis van artikel 440 en artikel 442 van de Japanse vennootschapswet.

Het dagelijks vastleggen van transacties in de boeken en het uitvoeren van afsluitende boekingen zijn praktische boekhoudkundige werkzaamheden die als basis dienen voor het uitvoeren van deze juridische procedures. Echter, in dit artikel richten we ons niet op de specifieke methoden van deze boekhoudkundige verwerking, maar op de juridische procedures die de Japanse vennootschapswet vereist.

Verplichte Opstelling van Rekeningdocumenten, enz.

Artikel 435, lid 2 van de Japanse vennootschapswet verplicht een kabushiki kaisha (naamloze vennootschap) om documenten met betrekking tot specifieke berekeningen en bedrijfsrapporten voor elk boekjaar op te stellen, samen met bijbehorende gedetailleerde bijlagen. Deze documenten worden gezamenlijk aangeduid als “rekeningdocumenten, enz.” en vormen de basis om de financiële situatie en bedrijfsactiviteiten van het bedrijf aan belanghebbenden te tonen.

De wettelijk vereiste documenten zijn als volgt:

Rekeningdocumenten

Volgens artikel 59, lid 1 van de Japanse bedrijfsrekenregels worden deze gedefinieerd als bestaande uit de volgende vier documenten:

• Balans: Een document dat de staat van activa, passiva en eigen vermogen van het bedrijf aan het einde van het boekjaar toont, en de financiële toestand verduidelijkt.
• Winst- en verliesrekening: Een document dat de opbrengsten en kosten van een boekjaar vergelijkt om de winst of het verlies aan te tonen, en de bedrijfsresultaten verduidelijkt.
• Verklaring van wijzigingen in het eigen vermogen: Een document dat toont hoe het eigen vermogen in de balans gedurende een boekjaar is veranderd.
• Individuele toelichtingen: Een document dat belangrijke boekhoudkundige beleidslijnen en toelichtingen bevat om de inhoud van de bovenstaande rekeningdocumenten aan te vullen.

Bedrijfsrapport

Terwijl de rekeningdocumenten voornamelijk financiële informatie bieden, is het bedrijfsrapport een verslag dat belangrijke zaken met betrekking tot de huidige situatie van het bedrijf beschrijft, zoals de bedrijfsactiviteiten, de situatie van de bestuurders en de aandelenstatus.

Bijbehorende Gedetailleerde Bijlagen

Dit zijn documenten die meer gedetailleerde informatie bieden over belangrijke zaken ter aanvulling van de inhoud van de rekeningdocumenten en het bedrijfsrapport.

Hoewel de Japanse vennootschapswet niet expliciet de verantwoordelijke voor de opstelling van deze documenten specificeert, wordt algemeen aangenomen dat de vertegenwoordiger van de directie, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de bedrijfsactiviteiten, deze verantwoordelijkheid draagt.

Audit van Rekeningdocumenten en Andere Onderwerpen onder de Japanse Wet

Artikel 436 van de Japanse vennootschapswet bepaalt dat de opgestelde rekeningdocumenten en andere relevante documenten een audit moeten ondergaan door een toezichthouder of een externe accountant, voordat ze worden goedgekeurd door de raad van bestuur of de algemene aandeelhoudersvergadering. Deze audit is een uiterst belangrijk proces dat de juistheid van de documenten vanuit een onafhankelijk perspectief van het management controleert. De Japanse vennootschapswet voorziet in twee soorten auditorganen, afhankelijk van de omvang en de aard van het bedrijf.

Toezichthouder

De toezichthouder is een intern orgaan van het bedrijf, en zijn voornaamste taak is het controleren of de uitvoering van de taken door de bestuurders in overeenstemming is met de wet- en regelgeving en de statuten. Tijdens de afsluitingsprocedures voert de toezichthouder audits uit vanuit het perspectief van “rechtmatigheid”, met name of het bedrijfsverslag en de bijbehorende bijlagen de situatie van het bedrijf correct weergeven.

Externe Accountant

Aan de andere kant moet de externe accountant een gecertificeerde accountant of een accountantskantoor zijn en fungeert als een onafhankelijke externe expert van het bedrijf. Het is verplicht om een externe accountant aan te stellen bij grote bedrijven (bedrijven met een kapitaal van 500 miljoen yen of meer, of een totale schuld van 20 miljard yen of meer). Hun taak is specifiek gericht op het auditen van de rekeningdocumenten en de bijbehorende bijlagen op “juistheid” volgens professionele boekhoudnormen.

Relatie tussen de Twee Soorten Auditorganen

Deze twee audits overlappen niet, maar vervullen een complementaire rol. Terwijl de toezichthouder toezicht houdt op de algehele rechtmatigheid van de uitvoering van de taken door de bestuurders, controleert de externe accountant de betrouwbaarheid van de financiële cijfers vanuit een professioneel standpunt. Dit dubbele controlesysteem is een van de belangrijke kenmerken van de Japanse corporate governance. Na het voltooien van de audit, stellen de toezichthouder en de externe accountant een auditrapport op (voor de externe accountant een accountantsrapport) waarin de resultaten en meningen worden vermeld, en informeren zij de bestuurders. Dit auditrapport vormt de voorwaarde voor de volgende goedkeuringsprocedures.

Goedkeuring door de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders

De financiële documenten die zijn gecontroleerd, worden officieel vastgesteld als de jaarrekening van het bedrijf na een tweestaps goedkeuringsproces door de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders.

Allereerst moeten de bestuurders, na ontvangst van het auditrapport, de financiële documenten voorleggen aan de Raad van Bestuur en goedkeuring verkrijgen. Dit is een vereiste volgens artikel 436, lid 3 van de Japanse vennootschapswet.

Na goedkeuring door de Raad van Bestuur moeten de bestuurders de goedgekeurde financiële documenten indienen of verstrekken aan de jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders (artikel 438, lid 1 van de Japanse vennootschapswet). De procedure hier is onderverdeeld in twee patronen: de hoofdregel en de uitzondering.

In principe moeten de financiële documenten, volgens artikel 438, lid 2 van de Japanse vennootschapswet, worden goedgekeurd door een besluit van de jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Voor het bedrijfsverslag volstaat het om de inhoud ervan aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders te rapporteren.

Echter, voor bedrijven die een accountant hebben aangesteld, is er een belangrijke uitzonderingsbepaling in artikel 439 van de Japanse vennootschapswet. Als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan, is een goedkeuringsbesluit van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders over de financiële documenten niet nodig en volstaat een rapportage door de bestuurders.

1. Het accountantsrapport van de accountant moet een goedkeurende verklaring zonder voorbehoud zijn.
2. In het auditrapport van de toezichthouder (of de raad van commissarissen) mag geen bezwaar zijn tegen de methode of het resultaat van de audit door de accountant.

Deze uitzonderingsbepaling toont aan dat de Japanse vennootschapswet veel vertrouwen stelt in de “goedkeuring” door onafhankelijke externe deskundigen, zoals accountants. Wanneer er een hoogwaardige externe audit is uitgevoerd en de juistheid van de financiële overzichten is gewaarborgd, wordt de complexe goedkeuringsprocedure door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders overgeslagen om de efficiëntie van de corporate governance te verbeteren.

De term “goedkeurende verklaring zonder voorbehoud” verwijst naar een type auditopinie die door accountants wordt gegeven. Er zijn voornamelijk vier soorten auditopinies, en hun inhoud is direct gerelateerd aan de betrouwbaarheid van het bedrijf.

• Goedkeurende verklaring zonder voorbehoud: Dit is de beste beoordeling en wordt gegeven wanneer de financiële overzichten in alle materiële opzichten correct zijn weergegeven.
• Beperkte goedkeurende verklaring: Dit wordt gegeven wanneer er enkele onjuiste zaken zijn, maar de impact beperkt is en de algehele juistheid niet wordt aangetast.
• Afkeurende verklaring: Dit wordt gegeven wanneer de financiële overzichten als geheel niet correct zijn weergegeven en er sprake is van een materiële onjuiste voorstelling van zaken.
• Geen verklaring: Dit wordt gegeven wanneer belangrijke auditprocedures niet konden worden uitgevoerd en er onvoldoende bewijs is verkregen om een oordeel te vormen.

De relatie tussen de hoofdregel en de uitzondering wordt samengevat in de onderstaande tabel.

Informatieverschaffing aan Belanghebbenden

De financiële resultaten die tijdens de algemene aandeelhoudersvergadering worden goedgekeurd of gerapporteerd, blijven niet binnen het bedrijf. De Japanse vennootschapswet (Japanse Corporate Law) stelt twee belangrijke informatieverschaffingsverplichtingen vast om aandeelhouders, schuldeisers en andere belanghebbenden te beschermen.

Beschikbaarstelling en Inzage

Artikel 442 van de Japanse vennootschapswet verplicht een naamloze vennootschap om de vastgestelde financiële documenten, het bedrijfsverslag en het auditrapport, enzovoort, vanaf een bepaalde periode voor de jaarlijkse algemene aandeelhoudersvergadering gedurende vijf jaar op het hoofdkantoor beschikbaar te stellen. Aandeelhouders en schuldeisers kunnen tijdens de kantooruren van het bedrijf op elk moment inzage in deze documenten vragen of een kopie ervan opvragen.

Dit recht op inzage is niet slechts een formele waarborg voor transparantie. Het is een actief hulpmiddel voor belanghebbenden om hun rechten te beschermen. Schuldeisers kunnen bijvoorbeeld dit recht uitoefenen om de financiële situatie van hun zakenpartners te onderzoeken en strategieën voor schuldinning te ontwikkelen. Voor aandeelhouders is het een belangrijk middel om toezicht te houden op de bedrijfsvoering van het management en om onderzoek te doen bij vermoedens van wangedrag.

Een belangrijk punt is dat aandeelhouders en schuldeisers geen reden hoeven op te geven bij het verzoek om inzage in deze financiële documenten. Dit staat in contrast met het verzoek om inzage in de hoofdboekhouding, waarin dagelijkse transacties worden vastgelegd, waarvoor een gerechtvaardigde reden, zoals onderzoek voor rechtshandhaving, vereist is. Als een bedrijf zonder gerechtvaardigde reden een dergelijk verzoek om inzage weigert, kunnen de bestuurders op grond van artikel 976, lid 4 van de Japanse vennootschapswet, worden beboet met een administratieve boete van maximaal 1 miljoen yen.

Publicatie van de Jaarrekening

Een andere openbaarmakingsverplichting is de publicatie van de jaarrekening. Artikel 440 van de Japanse vennootschapswet bepaalt dat een naamloze vennootschap na afloop van de jaarlijkse algemene aandeelhoudersvergadering onverwijld de balans (en voor grote bedrijven zowel de balans als de winst- en verliesrekening) moet publiceren. Publicatie betekent dat de informatie breed bekend wordt gemaakt.

Het bedrijf kan, zoals bepaald in de statuten, op een van de volgende manieren publiceren:

1. Officiële Staatscourant: Dit is het officiële publicatieblad van de Japanse overheid. De publicatiekosten zijn relatief laag en het is voldoende om een “samenvatting” van de balans enzovoort te publiceren.
2. Dagblad: Dit is een dagblad dat actuele zaken publiceert. Net als bij de officiële staatscourant is een “samenvatting” voldoende, maar de publicatiekosten zijn zeer hoog.
3. Elektronische Publicatie: Dit is de methode waarbij de publicatie op de eigen website van het bedrijf wordt geplaatst. De kosten kunnen laag worden gehouden, maar de inhoud moet de “volledige tekst” zijn en de informatie moet gedurende vijf jaar na de afsluiting van de jaarlijkse algemene aandeelhoudersvergadering continu beschikbaar blijven.

Als de publicatie van de jaarrekening wordt nagelaten, kunnen de bestuurders op grond van artikel 976, lid 2 van de Japanse vennootschapswet, worden beboet met een administratieve boete van maximaal 1 miljoen yen.

De kenmerken van elke publicatiemethode zijn als volgt weergegeven in de onderstaande tabel.

Juridische Gevolgen van Procedurefouten: Lessen uit de Aandeelhoudersrechtszaak van Daiwa Bank in Japan

Wanneer men de bepalingen van de Japanse vennootschapswetgeving met betrekking tot de jaarrekeningprocedures overtreedt, kunnen bestuurders een administratieve boete krijgen. Echter, de juridische gevolgen beperken zich daar niet toe. Als de procedurele tekortkomingen een teken zijn van ernstigere managementproblemen, lopen bestuurders het risico persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden voor aanzienlijke schadevergoedingen.

De meest emblematische les hiervan is te vinden in de uitspraak van de Osaka District Court op 20 september 2000 (Heisei 12) met betrekking tot de aandeelhoudersrechtszaak van Daiwa Bank. In deze zaak veroorzaakte een medewerker van de New Yorkse vestiging van Daiwa Bank (destijds) een verlies van ongeveer 1,1 miljard dollar door off-balance transacties. Wat de situatie verder verergerde, was dat het management, nadat zij op de hoogte waren van deze feiten, naliet om de Amerikaanse financiële autoriteiten te informeren en een systematische doofpotoperatie uitvoerde. Als gevolg hiervan werd Daiwa Bank strafrechtelijk vervolgd in de Verenigde Staten, kreeg het een boete van 340 miljoen dollar opgelegd en werd het uit de Amerikaanse markt verbannen.

De uitspraak van de rechtbank in deze zaak was baanbrekend in de geschiedenis van de Japanse corporate governance. De uitspraak maakte duidelijk dat bestuurders, als onderdeel van hun zorgplicht als goede beheerders, verplicht zijn om een intern controlesysteem op te zetten en te beheren om risico’s binnen het bedrijf te beheersen en naleving van de wet te waarborgen.

De reeks jaarrekeningprocedures die in dit artikel zijn besproken, namelijk het opstellen van correcte financiële documenten, onafhankelijke audits en strikte goedkeuringsprocessen door de raad van bestuur, vormen de kern van dit interne controlesysteem. De bestuurders van Daiwa Bank werden niet alleen veroordeeld voor het nalaten van het opzetten van een intern controlesysteem om frauduleuze transacties te voorkomen en te ontdekken, maar ook voor hun illegale handelingen van verdoezeling na het ontdekken van de problemen. Het resultaat was niet slechts een administratieve boete, maar een uiterst strenge veroordeling waarbij de bestuurders persoonlijk werden verplicht om meer dan 800 miljoen dollar aan schadevergoedingen te betalen.

Deze jurisprudentie toont aan dat jaarrekeningprocedures niet louter administratieve taken zijn. Ze dienen als een lakmoesproef om te beoordelen of bestuurders het bedrijf op een juiste manier besturen. Kleine procedurele fouten kunnen bewijs zijn van een schending van de zorgplicht van bestuurders, wat kan leiden tot verwoestende persoonlijke aansprakelijkheid.

Samenvatting

De door de Japanse vennootschapswetgeving vastgestelde procedures voor de jaarrekening, van het opstellen van financiële documenten tot aan de audit, goedkeuring en openbaarmaking, vormen een zorgvuldig ontworpen juridisch kader dat de financiële gezondheid en transparantie van het bedrijfsbeheer waarborgt. Dit is een verplichting die alle naamloze vennootschappen moeten naleven en is een essentieel onderdeel van het interne controlesysteem van een onderneming. Het nauwgezet uitvoeren van elke procedure volgens de wetgeving is de basis voor het verkrijgen van vertrouwen van stakeholders zoals aandeelhouders, schuldeisers en zakenpartners, en ondersteunt duurzame bedrijfsontwikkeling. Zoals het geval van de Daiwa Bank aantoont, is naleving van deze procedures ook de minimale verdedigingslinie voor bestuurders om hun wettelijke verantwoordelijkheden te vermijden en zichzelf te beschermen tegen ernstige bedrijfsrisico’s.

Monolith Advocatenkantoor heeft in Japan uitgebreide ervaring met het verlenen van diensten met betrekking tot de Japanse vennootschapswetgeving, inclusief de in dit artikel besproken jaarrekeningprocedures, aan tal van cliënten. Ons kantoor beschikt over meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse advocatenkwalificaties, waardoor wij in staat zijn om internationale bedrijven die in Japan actief zijn, uitgebreid te ondersteunen bij het naleven van de complexe regelgeving en het adequaat beheren van juridische risico’s. Indien u behoefte heeft aan ondersteuning bij het opzetten van een compliance-systeem voor jaarrekeningprocedures of advies over de wettelijke verplichtingen van bestuurders, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.