De juridische kaders voor werknemers met een tijdelijk contract in Japan: Een gids voor managers

De tijdelijke arbeidsovereenkomst is een belangrijke strategische keuze voor veel bedrijven om in te spelen op specifieke projecten of seizoensgebonden vraag, of om een proefperiode in te stellen. Deze contractvorm biedt grote voordelen voor het flexibel verzekeren van de benodigde arbeidskrachten. Echter, onder Japans arbeidsrecht zijn er strikte wettelijke regels ingesteld om de werkzekerheid van werknemers met een tijdelijk contract te waarborgen. Vooral het juridische systeem rondom de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet stelt belangrijke regels vast die bedrijven moeten volgen met betrekking tot de duur van contracten, de overgang naar contracten voor onbepaalde tijd en de procedures bij het beëindigen van contracten. Het uitvoeren van tijdelijke arbeidsovereenkomsten zonder deze regelgeving te begrijpen, kan leiden tot onvoorziene juridische geschillen en financiële risico’s. Een kenmerkend aspect van het Japanse rechtssysteem is de neiging om tijdelijke arbeidsovereenkomsten niet als een reeks van losstaande contracten te zien, maar als een voortdurende arbeidsrelatie die juridisch van aard kan veranderen naarmate contracten worden vernieuwd. Bij elke vernieuwing van het contract neemt de wettelijke bescherming van de verwachting van de werknemer op voortzetting van de werkgelegenheid toe, en daarmee verkleint de discretionaire ruimte van de werkgever met betrekking tot het beëindigen van het contract. Daarom is het erkennen van de eerste contractsluiting niet als een statische overeenkomst, maar als het begin van een relatie met de potentie om juridisch te evolueren, de eerste stap in risicobeheer. Dit artikel zal de belangrijkste wettelijke kaders met betrekking tot werknemers met een tijdelijk contract onder Japans arbeidsrecht gedetailleerd uitleggen, om zo bedrijfsleiders en juridische medewerkers te helpen deze te begrijpen en adequaat te reageren.

De Duur van Tijdelijke Arbeidsovereenkomsten Onder Japans Recht

Wanneer u een tijdelijke arbeidsovereenkomst aangaat, is het allereerst belangrijk om de maximale duur van een enkele overeenkomst te begrijpen. Artikel 14, lid 1 van de Japanse Arbeidsnormenwet stelt dat, om te voorkomen dat werknemers onrechtmatig lang aan een contract gebonden zijn, de maximale duur van een arbeidsovereenkomst in principe drie jaar is . Deze bepaling stelt slechts een maximum voor één contract en beperkt niet het aantal keren dat een contract vernieuwd kan worden .  

Echter, er zijn enkele belangrijke uitzonderingen op dit principe. Ten eerste kan de maximale duur worden verlengd tot vijf jaar voor contracten met werknemers die ‘geavanceerde professionele kennis, techniek of ervaring’ bezitten . Of iemand onder deze ‘geavanceerde professionele kennis, etc.’ valt, wordt niet bepaald door de subjectieve beoordeling van de werkgever, maar door objectieve criteria vastgesteld in de wetgeving. Concreet gaat het hierbij om personen met een doctoraat, artsen of advocaten, personen met bepaalde nationale kwalificaties zoals eerste klas architecten, of systeemingenieurs en ontwerpers met een bepaalde praktijkervaring en een jaarinkomen (bijvoorbeeld meer dan 10,75 miljoen yen) . Een tweede uitzondering is dat de maximale duur ook vijf jaar is voor contracten met werknemers die op het moment van contractsluiting 60 jaar of ouder zijn . Bovendien worden contracten die de voor de voltooiing van een bepaald project, zoals de bouw van een dam, noodzakelijke periode vaststellen, toegestaan voor de duur van de voltooiing van dat project .  

Aan de andere kant is er geen wettelijke bepaling voor een minimale contractduur . Desalniettemin legt artikel 17, lid 2 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet werkgevers de plicht op om te voorkomen dat contracten voor een onnodig korte periode herhaaldelijk worden vernieuwd, gezien het doel van het contract (de zorgplicht) . Deze zorgplicht is meer dan een inspanningsverplichting. Bijvoorbeeld, de praktijk van het herhaaldelijk vernieuwen van extreem korte contracten, zoals een maand, voor wat in wezen een permanente taak is, kan bij een geschil over de geldigheid van een ‘ontslag’ als een factor worden beschouwd die de ‘redelijke verwachting van de werknemer op contractverlenging’ onderbouwt. Met andere woorden, een contractstrategie die korte termijn flexibiliteit nastreeft, kan uiteindelijk het juridische risico bij het beëindigen van het contract verhogen, iets wat als een managementbeslissing moet worden erkend.  

Overgang naar een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst (de “5-jaarregel”) in Japan

Een van de belangrijkste regelgevingen in de toepassing van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd is het systeem dat bekend staat als de “5-jaarregel”, wat de overgang naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd in Japan mogelijk maakt. Artikel 18 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt dat, wanneer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met dezelfde werkgever herhaaldelijk wordt verlengd en de totale contractduur meer dan vijf jaar overschrijdt, de werknemer het recht heeft om een overgang naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst) aan te vragen.

De voorwaarden voor het ontstaan van dit recht zijn ten eerste dat de totale duur van de arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd meer dan vijf jaar bedraagt, ten tweede dat er ten minste één contractverlenging heeft plaatsgevonden in die periode, en ten derde dat de berekening van deze totale periode begint met contracten die zijn gestart op of na 1 april 2013. Als een werknemer dit recht uitoefent en een overgang naar een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst aanvraagt na meer dan vijf jaar contractduur, wordt de werkgever geacht deze aanvraag te hebben geaccepteerd en kan deze niet weigeren. De arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd gaat in op de dag na het verstrijken van de laatste arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

De arbeidsvoorwaarden na de overgang zijn in principe dezelfde als die van de laatste arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (functie, werklocatie, loon, etc.), met uitzondering van de bepalingen met betrekking tot de contractduur. Het is echter mogelijk om de voorwaarden te wijzigen door aparte bepalingen op te nemen in bijvoorbeeld het arbeidsreglement. Het is belangrijk om te begrijpen dat de overgang naar een “onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst” niet noodzakelijkerwijs betekent dat men als een zogenaamde “vaste werknemer” wordt aangenomen. Bedrijven kunnen een nieuwe categorie van werkgelegenheid creëren voor werknemers die overgaan naar een onbepaalde tijd contract. In dat geval, als er een verschil in behandeling is tussen vaste werknemers en degenen met een onbepaalde tijd contract, zonder een redelijke basis gebaseerd op factoren zoals de inhoud van het werk, de reikwijdte van de verantwoordelijkheden, en de mogelijkheid van overplaatsing, dan bestaat het risico dat dit wordt gezien als een onredelijk verschil in arbeidsvoorwaarden, wat verboden is onder artikel 8 van de Japanse Wet op de Verbetering van de Werkgelegenheidsbeheer van Deeltijd- en Tijdelijke Werknemers. Daarom is een zorgvuldige systeemontwerp vereist.

Daarnaast is er een regel voor een onderbrekingsperiode, bekend als “cooling-off”, bij de berekening van de totale contractduur. Volgens artikel 18, lid 2, van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, als de duur van de laatste arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd minder dan een jaar is, wordt een onderbrekingsperiode die langer is dan de helft van die contractduur en die voldoet aan de door het Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn vastgestelde periode, als een reset van de telling beschouwd. Als de duur van de laatste overeenkomst een jaar of langer is, wordt een onderbrekingsperiode van zes maanden of langer tussen het einde van de laatste overeenkomst en het begin van de nieuwe overeenkomst als een reset beschouwd.

Er zijn uitzonderingen op deze 5-jaarregel. Voor werknemers die onder een door de overheid erkend plan voor adequaat werkgelegenheidsbeheer werken, zoals hooggespecialiseerde professionals die betrokken zijn bij specifieke projecten of ouderen die na hun pensioenleeftijd blijven werken, kan er voor een bepaalde periode geen recht op onbepaalde tijd contractaanvraag ontstaan.

Als managementaandachtspunt is het belangrijk om te beseffen dat het enkel vermijden van het ontstaan van het recht op een onbepaalde tijd contractaanvraag door het contract niet te vernieuwen vlak voor de vijf jaar verstreken is (een zogenaamde ‘stopzetting van de werkgelegenheid’), kan leiden tot juridische geschillen. Voor een dergelijke stopzetting van de werkgelegenheid om rechtsgeldig te zijn, is het niet voldoende om alleen ‘het vermijden van de overgang’ als reden te hebben; er moet een objectief redelijke basis zijn, zoals de noodzaak voor het bedrijf. Daarom kan gezegd worden dat de 5-jaarregel bedrijven in wezen aanspoort om vroegtijdig na te denken over de langetermijnrol van werknemers met een contract voor bepaalde tijd en om een gepland personeelsbeleid te voeren.

Beëindiging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten: Ontslag tijdens de contractperiode en het niet verlengen bij afloop van het contract onder Japans arbeidsrecht

Er zijn twee hoofdmethoden om een tijdelijke arbeidsovereenkomst te beëindigen: ‘ontslag’, wat het beëindigen van de overeenkomst tijdens de contractperiode inhoudt, en ‘het niet verlengen’ aan het einde van de contractperiode. Deze twee zijn juridisch volledig verschillende concepten, en de vereisten voor hun rechtsgeldigheid verschillen aanzienlijk.

Ontslag Tijdens de Contractperiode Onder Japans Arbeidsrecht

Artikel 17, lid 1 van de Japanse Wet op de Arbeidsovereenkomsten bepaalt dat een werkgever een werknemer met een tijdelijk arbeidscontract niet mag ontslaan tijdens de contractperiode, tenzij er sprake is van onvermijdelijke omstandigheden. Deze ‘onvermijdelijke omstandigheden’ worden veel strikter geïnterpreteerd dan de criteria voor het ontslaan van werknemers met een contract voor onbepaalde tijd, die ‘objectief redelijk en maatschappelijk aanvaardbaar’ moeten zijn. Rechtbanken hechten veel waarde aan het feit dat een contract met een bepaalde duur een belofte van werkgelegenheid voor die periode inhoudt en beschouwen dat een dergelijke belofte eenzijdig verbreken alleen gerechtvaardigd is als er sprake is van ernstige omstandigheden die het voortzetten van het contract onmogelijk maken.

Concreet kunnen onweerstaanbare krachten zoals het faillissement van een bedrijf of de verwoesting van een bedrijfslocatie door een natuurramp, of zeer ernstige problemen aan de kant van de werknemer, zoals het plegen van een ernstig misdrijf of het langdurig volledig onvermogen om te werken, als ‘onvermijdelijke omstandigheden’ worden beschouwd. Aan de andere kant wordt ontslag tijdens de contractperiode zelden toegestaan op gronden zoals louter slechte bedrijfsprestaties, onvoldoende bekwaamheid van de werknemer of kleine overtredingen van de dienstvoorschriften.

In de praktijk zijn de gevallen waarin ontslag tijdens de contractperiode als rechtsgeldig wordt beschouwd zeer beperkt en illustreren ze de uitzonderlijkheid ervan. Voorbeelden zijn een geval waarin een werknemer zijn leeftijd aanzienlijk had vervalst bij aanwerving voor een baan die fysieke kracht vereist (uitspraak van de rechtbank van Tokio, 28 maart 2008), een geval waarin een werknemer zonder geldige reden een overplaatsingsbevel weigerde en ongeoorloofd afwezig bleef (zaak Kyoei Security Services, uitspraak van de rechtbank van Tokio, 28 mei 2019), en een geval waarin een werknemer ongeoorloofde afwezigheid verborg en tegelijkertijd een bijbaan had bij een concurrerend bedrijf (uitspraak van de rechtbank van Tokio, 26 februari 2018). Daarom is het vanuit managementperspectief van cruciaal belang om te erkennen dat eenmaal gesloten tijdelijke arbeidscontracten tijdens de contractperiode vrijwel onherroepelijk zijn, tenzij er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden, en dat zorgvuldige selectie bij aanwerving en het juist instellen van de initiële contractduur de belangrijkste risicobeheersmaatregelen zijn.

Beëindiging van Tijdelijke Arbeidsovereenkomsten onder Japans Recht

“Beëindiging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten” verwijst naar het niet verlengen van een tijdelijke arbeidsovereenkomst bij het verstrijken van de contractperiode. Hoewel het beëindigen van een contract bij het verstrijken van de termijn in principe vrij uitgevoerd kan worden, beperkt artikel 19 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet de vrijheid van de werkgever om een contract te beëindigen onder bepaalde omstandigheden, door de rechtsleer van ‘beëindiging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten’ te codificeren die in de jurisprudentie is vastgesteld.

Deze rechtsleer is voornamelijk van toepassing in de volgende twee gevallen:

1. Wanneer tijdelijke arbeidsovereenkomsten herhaaldelijk zijn verlengd en de beëindiging daarvan in de maatschappelijke opvattingen gelijkgesteld kan worden met het ontslaan van een werknemer met een contract voor onbepaalde tijd (het type van een substantieel contract voor onbepaalde tijd).
2. Wanneer er een redelijke grond is om aan te nemen dat de werknemer verwacht dat zijn tijdelijke arbeidsovereenkomst bij het verstrijken van de contractperiode zal worden verlengd (het type van bescherming van verwachtingen).

In deze gevallen is de beëindiging van een contract door de werkgever ongeldig als deze “objectief gezien een redelijke grond mist en niet als passend wordt beschouwd volgens maatschappelijke normen”. Of een werknemer een “redelijke verwachting van verlenging” heeft, wordt beoordeeld door een algehele overweging van factoren zoals de permanente aard van het werk, het aantal verlengingen en de totale duur van de tewerkstelling, of de verlengingsprocedures slechts een formaliteit waren, en of er aanwijzingen waren van leidinggevenden die wijzen op een voortzetting van de tewerkstelling.

Enkele belangrijke rechtszaken zijn nuttig voor het begrijpen van deze rechtsleer. De zaak van de Toshiba Yanagicho-fabriek (Hooggerechtshof van Japan, 22 juli 1974) oordeelde dat de beëindiging van een tijdelijke werknemer die kortlopende contracten had die formeel herhaaldelijk werden verlengd en die betrokken was bij permanente werkzaamheden, ongeldig was omdat het in wezen gelijkgesteld kon worden met het ontslag van een werknemer met een contract voor onbepaalde tijd, waarmee de basis voor de rechtsleer van beëindiging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten werd gelegd. In de zaak Hitachi Medico (Hooggerechtshof van Japan, 4 december 1986) werd geoordeeld dat, hoewel de verwachting van de werknemer op verlenging redelijk was, de beëindiging van het contract geldig was vanwege de hoge noodzaak van bedrijfsvoering, zoals de sluiting van een fabriek, en de onvermijdelijke personeelsreductie in die situatie. Dit toont aan dat zelfs als er een redelijke verwachting is, de beëindiging van een contract kan worden toegestaan als er een overtreffende objectieve en redelijke grond voor is.

Een recente zaak die aandacht verdient, is de zaak van Hakuhodo (Fukuoka District Court, 17 maart 2020). In deze zaak werd een werknemer, wiens contract ongeveer 30 jaar lang was verlengd, geconfronteerd met een contractbeëindiging ondanks een clausule in het contract die aangaf dat “de maximale verlenging 5 jaar is”. De rechtbank legde de nadruk op de lange geschiedenis van verlengingen en oordeelde dat er een redelijke grond was voor de verwachting van de werknemer op verlenging, waardoor de beëindiging ongeldig werd verklaard. Deze uitspraak maakt duidelijk dat men niet alleen op de tekst van het contract kan vertrouwen, maar dat de daadwerkelijke praktijk en het gedrag van leidinggevenden onbedoeld een wettelijk beschermde verwachting bij de werknemer kunnen creëren. Daarom is het voor het beheersen van juridische risico’s met betrekking tot de beëindiging van contracten essentieel om niet alleen contracten goed op te stellen, maar ook om de procedures voor verlenging en beoordeling te verstrakken en om leidinggevenden adequaat te onderwijzen over communicatie.

Juridische Vergelijking van Ontslag en Niet-verlenging van Contracten Gedurende de Contractperiode in Japan

Het duidelijk begrijpen van de juridische verschillen tussen ‘ontslag tijdens de contractperiode’ en ‘niet-verlenging van contracten’ bij het beëindigen van tijdelijke arbeidsovereenkomsten vormt de basis voor adequaat personeelsbeheer. De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen tussen beide samen.

Zoals duidelijk wordt uit deze vergelijking, is ontslag tijdens de contractperiode een uitzonderlijk maatregel, terwijl bij niet-verlenging van contracten de geldigheid strikt wordt beoordeeld op basis van de realiteit van contractvernieuwingen. Het herkennen van deze verschillen en het nauwkeurig begrijpen van de vereiste juridische voorwaarden in elke situatie is de sleutel tot het voorkomen van geschillen.

Samenvatting

Wanneer u onder het Japanse arbeidsrechtstelsel werknemers met een bepaalde tijdsduur contracteert, is het essentieel om de strikte regelgeving die achter deze flexibiliteit schuilt grondig te begrijpen. Zoals in dit artikel uiteengezet, zijn de maximale contractduur, de regel voor omzetting naar een contract voor onbepaalde tijd na meer dan vijf jaar, en de zeer verschillende wettelijke disciplines van ‘ontslag tijdens de contractperiode’ en ‘niet verlengen van het contract’ bij beëindiging, kernpunten die bedrijven moeten naleven. Vooral het feit dat ontslag tijdens de contractperiode bijna onmogelijk is door de hoge drempels en dat herhaalde gemakkelijke contractvernieuwingen onbedoeld de juridische situatie kunnen creëren die ‘niet verlengen van het contract’ bemoeilijkt, vormt een belangrijk risico voor het bedrijfsbeheer. Effectief gebruik van werknemers met een tijdelijk contract gaat niet alleen over het ondertekenen van een goed opgesteld arbeidscontract. Het vereist continu management dat bestaat uit strategische personeelsplanning met een langetermijnvisie, het opzetten van duidelijke en consistente interne processen voor vernieuwing en beëindiging, en adequate training voor het management.

Monolith Law Office heeft een track record van het bieden van uitgebreid advies over het algemene Japanse arbeidsrecht, inclusief de kwesties met betrekking tot tijdelijke arbeidscontracten die in dit artikel worden behandeld, aan een divers binnenlands en internationaal cliënteel. Onze kracht ligt in de diepgaande expertise in het Japanse rechtssysteem, versterkt door de aanwezigheid van advocaten die Engels spreken, inclusief degenen met buitenlandse juridische kwalificaties. Dit stelt ons in staat om de unieke zorgen en achtergronden van cliënten in een internationale zakelijke omgeving nauwkeurig te begrijpen en taalbarrières te overwinnen om duidelijke en praktische juridische ondersteuning te bieden. Of het nu gaat om het beheer van werknemers met een tijdelijk contract, het opstellen van arbeidsreglementen of het omgaan met arbeidsgeschillen, wij bieden krachtige juridische ondersteuning voor uw bedrijf in elke fase.