Uittreding van leden en terugbetaling van hun aandelen in een Japanse 'Godo Kaisha' (vennootschap met beperkte aansprakelijkheid) onder het Japanse vennootschapsrecht

De Godo Kaisha (合同会社), een populaire bedrijfsvorm in Japan vanwege de eenvoud van de oprichtingsprocedures en de uitgebreide vrijheid in het opstellen van de statuten, wordt vaak gebruikt door buitenlandse bedrijven die een Japanse rechtspersoon willen oprichten, naast de Kabushiki Kaisha (株式会社). Echter, de flexibele structuur van de Godo Kaisha brengt unieke juridische vraagstukken met zich mee met betrekking tot de toetreding en het vertrek van leden (vergelijkbaar met aandeelhouders in een Kabushiki Kaisha). Het vertrek van een lid heeft directe gevolgen voor het voortbestaan van het bedrijf, de relatie met andere leden en de verdeling van de vermogenswaarde. Daarom is het voor bestuurders en juridische medewerkers van een Godo Kaisha essentieel om de bepalingen van het Japanse vennootschapsrecht met betrekking tot het vertrek van leden nauwkeurig te begrijpen.

In dit artikel zullen we uitgebreid en gedetailleerd de regelingen uitleggen voor het vertrek van leden uit een Godo Kaisha onder het Japanse vennootschapsrecht. Het vertrek van leden kan hoofdzakelijk worden onderverdeeld in ‘vrijwillig vertrek’, gebaseerd op de wil van het lid zelf, en ‘wettelijk vertrek’, dat plaatsvindt wanneer bepaalde door de wet vastgestelde omstandigheden zich voordoen. Deze regelingen zijn ontworpen om een balans te vinden tussen de vrijheid van leden om hun geïnvesteerde kapitaal terug te krijgen en de bescherming van de continuïteit van het bedrijf en de belangen van de schuldeisers. Dit artikel zal de vereisten en procedures van elk vertrekregime ontrafelen op basis van specifieke wetsartikelen en zal ook dieper ingaan op de berekeningsmethode en juridische procedures voor de ‘uitbetaling van het aandeel’, het meest belangrijke recht dat ontstaat bij vertrek. We zullen ook Japanse rechtszaken bespreken om de praktische aspecten van dit complexe juridische systeem te verhelderen.

Vrijwillig ontslag op basis van werknemersintentie onder Japans recht

Vrijwillig ontslag is een systeem waarbij een werknemer besluit om uit een Japanse vennootschap onder firma te stappen op basis van eigen besluitvorming, en de fundamentele regels hiervoor zijn vastgelegd in Artikel 606 van het Japanse Vennootschapsrecht (2005). Dit is een belangrijke bepaling die werknemers de vrijheid geeft om zich terug te trekken uit een vennootschap onder firma, die gebaseerd is op persoonlijke vertrouwensrelaties tussen de werknemers.

Artikel 606, lid 1 van het Japanse Vennootschapsrecht stelt de basisregel vast. Als er in de statuten geen duur voor het voortbestaan van de vennootschap is vastgelegd, of als is bepaald dat de vennootschap zal blijven bestaan voor de levensduur van een bepaalde werknemer, dan kan elke werknemer aan het einde van het fiscale jaar ontslag nemen. Echter, om dit recht uit te oefenen, moet de werknemer die wenst te vertrekken de vennootschap ten minste zes maanden van tevoren op de hoogte stellen. Deze periode van zes maanden is bedoeld om de vennootschap de tijd te geven om maatregelen te treffen, zoals het selecteren van een opvolger of het voorbereiden van de financiën voor de uitbetaling van de aandelen, om zo verstoring van het management door onverwachte terugtrekking van werknemers te voorkomen.

Desalniettemin is de vennootschap onder firma een organisatievorm waarbij een grote mate van autonomie door de statuten wordt toegestaan. Artikel 606, lid 2 van het Japanse Vennootschapsrecht past dit principe toe op de regels voor vrijwillig ontslag en staat toe dat de vennootschap in haar statuten andere bepalingen opneemt. Bijvoorbeeld, door in de statuten op te nemen dat ‘een werknemer door de vennootschap drie maanden van tevoren op de hoogte te stellen, aan het einde van het fiscale jaar kan ontslag nemen’, kan een kortere opzegtermijn dan de wettelijke norm worden vastgesteld. Op deze manier kunnen vennootschappen flexibele ontslagregels opstellen die aansluiten bij hun specifieke situatie door de statuten strategisch te ontwerpen.

Verder heeft het Japanse Vennootschapsrecht ook voorzieningen voor werknemers die zich in onvoorziene omstandigheden bevinden. Artikel 606, lid 3 van het Japanse Vennootschapsrecht bepaalt dat een werknemer, ‘in geval van onvermijdelijke omstandigheden’, op elk moment kan ontslag nemen, ongeacht de bepalingen van de statuten of de opzegtermijn. De woorden ‘niettegenstaande de bepalingen van de voorgaande twee leden’ in dit artikel geven aan dat dit recht niet beperkt kan worden door de statuten en fungeert als een dwingende bepaling. Dit dient als een veiligheidsnet om te voorkomen dat werknemers permanent gebonden zijn aan het management van de vennootschap. Voorbeelden van ‘onvermijdelijke omstandigheden’ zijn situaties waarin een werknemer een langdurige medische behandeling nodig heeft of wanneer de werknemer naar een afgelegen locatie verhuist waardoor het uitvoeren van de bedrijfsactiviteiten moeilijk wordt. Deze bepaling zorgt voor een juridisch evenwicht tussen de stabiliteit van de vennootschap, zoals gewaarborgd door de statuten, en de ernstige persoonlijke omstandigheden van individuele werknemers.

Wettelijk bepaalde uittreding op basis van de Japanse wetgeving

Wettelijk bepaalde uittreding is een systeem in Japan waarbij een lid van een bedrijf automatisch uittreedt op grond van specifieke redenen die zijn opgesomd in artikel 607, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht, ongeacht de persoonlijke wil van het lid. Dit systeem is bedoeld om de organisatie van het bedrijf te herstructureren en een stabiele bedrijfsvoering te waarborgen wanneer er een significante verandering optreedt in de status van een lid of wanneer de basis van vertrouwen tussen de leden verloren gaat.

De redenen voor wettelijk bepaalde uittreding zoals vastgesteld in artikel 607, lid 1, van het Japanse Vennootschapsrecht zijn divers. De belangrijkste redenen zijn als volgt:

• Het optreden van in de statuten vastgestelde redenen
• Instemming van alle leden
• Overlijden van een lid
• Ontbinding van een lid-rechtspersoon door fusie
• Een lid heeft een besluit tot faillissementsprocedure ontvangen
• Een lid-rechtspersoon is ontbonden
• Een lid heeft een besluit tot ondercuratelestelling ontvangen
• Uitsluiting

Deze redenen zijn van toepassing afhankelijk van of het lid een individu of een rechtspersoon is. Bijvoorbeeld, ‘overlijden’ is van toepassing op individuele leden, terwijl ‘ontbinding door fusie’ en ‘ontbinding’ typische redenen zijn die van toepassing zijn op rechtspersonen als leden.

Hier speelt ook het principe van statutaire autonomie van de Japanse vennootschap een bepaalde rol. Artikel 607, lid 2, van het Japanse Vennootschapsrecht staat een bedrijf toe om door middel van de statuten bepaalde redenen voor wettelijk bepaalde uittreding uit te sluiten. Specifiek kan worden bepaald in de statuten dat leden niet uittreden ondanks het optreden van ‘een besluit tot faillissementsprocedure’, ‘ontbinding’ of ‘een besluit tot ondercuratelestelling’. Deze bepaling is strategisch van groot belang, vooral wanneer een vennootschap wordt gebruikt als een joint venture tussen rechtspersonen. Bijvoorbeeld, zelfs als een partnerbedrijf financiële moeilijkheden (faillissement) of een organisatorische herstructurering (ontbinding) ondergaat, kan het zo worden ontworpen dat dit niet onmiddellijk leidt tot uittreding uit de joint venture, waardoor de continuïteit van het bedrijf wordt verhoogd. Op deze manier kunnen de statuten dienen als een strategisch hulpmiddel, niet slechts een formeel document, om toekomstige risico’s te beheren.

Daarnaast erkent artikel 609 van het Japanse Vennootschapsrecht afzonderlijk het recht van een schuldeiser die een aandeel van een lid in beslag heeft genomen, om dat lid aan het einde van het fiscale jaar te laten uittreden. Dit is een speciaal uittredingssysteem dat is ingesteld als middel voor schuldeisers om hun geïnvesteerd kapitaal terug te vorderen.

Ontslag van een werknemer door de wil van andere werknemers: Uitsluiting onder Japans recht

Onder de wettelijke redenen voor ontslag is ‘uitsluiting’ een van de meest ernstige en conflictgevoelige. Uitsluiting is een systeem waarbij een werknemer, in geval van ernstig wangedrag, gedwongen kan worden uitgesloten van het bedrijf door de wil van de andere werknemers. Omdat dit een zeer krachtige maatregel is die de positie van een werknemer tegen zijn wil ontneemt, stelt het Japanse vennootschapsrecht strikte procedures en substantiële vereisten vast.

De procedure voor uitsluiting is vastgelegd in artikel 859 van het Japanse vennootschapsrecht. Om een uitsluiting uit te voeren, is eerst een resolutie vereist die wordt aangenomen door een meerderheid van de werknemers, met uitzondering van de werknemer die het onderwerp is van de uitsluiting. Vervolgens moet het bedrijf, als eiser, een rechtszaak aanspannen bij de rechtbank om de uitsluiting van de werknemer te eisen. Uitsluiting kan niet alleen op basis van overeenstemming tussen de werknemers plaatsvinden; het vereist altijd een gerechtelijke beslissing.

Artikel 859 noemt de volgende juridische gronden (redenen voor uitsluiting):

• Het niet nakomen van de verplichting tot inbreng
• Schending van de non-concurrentieverplichting
• Oneerlijke handelingen bij de uitvoering van bedrijfsactiviteiten
• Het niet nakomen van andere belangrijke verplichtingen

Echter, Japanse rechtbanken staan uitsluiting niet gemakkelijk toe, enkel omdat er handelingen zijn die formeel onder deze redenen vallen. Jurisprudentie stelt dat voor rechtvaardiging van uitsluiting, de handelingen van de betreffende werknemer de vertrouwensrelatie tussen de werknemers onherstelbaar moeten hebben beschadigd en dat het aanhouden van deze werknemer binnen het bedrijf een aanzienlijke belemmering zou vormen voor de voortzetting van het bedrijf en de bedrijfsactiviteiten.

Deze juridische beoordelingskaders worden duidelijk geïllustreerd door twee contrasterende rechterlijke uitspraken. Een daarvan is de uitspraak van de Tokyo District Court van 29 november 2021 (Reiwa 3). In deze zaak had de vertegenwoordiger van een rechtspersoon-werknemer fondsen van een limited liability company onrechtmatig voor eigen gewin aangewend. De rechtbank oordeelde dat deze handelingen onder ‘oneerlijke handelingen bij de uitvoering van bedrijfsactiviteiten’ vielen, zoals bepaald in artikel 859, lid 3, van het Japanse vennootschapsrecht. De rechtbank oordeelde dat dergelijk ernstig verraad de vertrouwensrelatie met andere werknemers fundamenteel vernietigde en de normale bedrijfsvoering onmogelijk maakte, en oordeelde dat uitsluiting gerechtvaardigd was. In dit geval werd erkend dat het uitsluiten van de werknemer noodzakelijk was voor het voortbestaan van het bedrijf.

De andere zaak is de uitspraak van de Tokyo District Court van 26 september 2019 (Reiwa 1), waarin uitsluiting niet werd toegestaan. In deze zaak werd beweerd dat een werknemer zich schuldig had gemaakt aan ongepaste praktijken, zoals belastingontduiking. De rechtbank richtte zich echter op het feit dat deze werknemer een centrale figuur was in de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf en bijna alle inkomsten zelf genereerde. Als gevolg daarvan oordeelde de rechtbank dat, zelfs als de werknemer wangedrag had vertoond, het uitsluiten van deze werknemer de voortzetting van de bedrijfsactiviteiten onmogelijk zou maken en het bedrijf zou ophouden te bestaan. De rechtbank concludeerde dat uitsluiting in deze situatie niet toegestaan was, omdat het de doelstelling van het voortbestaan van het bedrijf zelf zou schaden.

Wat uit deze rechtszaken kan worden afgeleid, is dat Japanse rechtbanken uitsluiting zien als een laatste redmiddel om het bedrijf in stand te houden, en niet als een straf voor werknemers die zich misdragen. De centrale kwestie in de rechtszaak is of het uitsluiten van de werknemer echt essentieel is voor de voortzetting van de bedrijfsactiviteiten, een afweging vanuit een managementperspectief. Daarom is het voor bedrijven die uitsluiting overwegen van cruciaal belang om niet alleen de ernstige plichtsverzuim van de betreffende werknemer aan te tonen, maar ook een concreet plan te presenteren dat het bedrijf in staat stelt om de bedrijfsactiviteiten voort te zetten na het vertrek van de werknemer, om de rechtszaak succesvol te kunnen voeren.

Uitbetaling van aandelen bij vertrek uit een bedrijf onder Japans recht

Wanneer een werknemer vrijwillig of door wettelijke bepalingen het bedrijf verlaat, heeft deze werknemer het recht om van het bedrijf de uitbetaling van zijn of haar aandeel te eisen. Dit is een fundamenteel vermogensrecht voor vertrekkende werknemers, vastgelegd in artikel 611, lid 1, van het Japanse vennootschapsrecht .

De berekening van het uit te betalen bedrag van het aandeel moet plaatsvinden volgens de ‘toestand van het vermogen van de vennootschap op het moment van vertrek’, zoals bepaald in artikel 611, lid 2, van het Japanse vennootschapsrecht . Dit betekent in de praktijk dat de nettovermogenswaarde van het bedrijf op het moment van vertrek wordt berekend en dat dit bedrag wordt vermenigvuldigd met het aandeelpercentage van de vertrekkende werknemer. De uitbetaling kan in geld plaatsvinden, ongeacht of de inbreng in geld of in natura was (lid 3 van hetzelfde artikel) .

Er zijn belangrijke rechterlijke beslissingen die richtlijnen geven over het tijdstip en de objectiviteit van deze aandelenwaardering. In een belastingrechtszaak (een uitspraak van de rechtbank van Nagoya) werd de waardering van het recht op uitbetaling van aandelen betwist toen een werknemer overleed (een van de redenen voor wettelijk vertrek) . De rechtbank oordeelde dat de waarde van het recht op uitbetaling gebaseerd moet zijn op de nettovermogenswaarde van het bedrijf op het moment van overlijden van de werknemer en dat een latere overeenkomst tussen de overblijvende werknemers en de erfgenamen om ‘het uit te betalen bedrag op nul te stellen’, geen invloed heeft op de objectieve waarde van het recht dat op het moment van vertrek is vastgesteld. Deze uitspraak benadrukt dat het uit te betalen bedrag van het aandeel moet worden berekend op basis van objectieve feiten over de vermogenstoestand van het bedrijf op het moment van vertrek, en niet op basis van willekeurige overeenkomsten tussen partijen.

Omdat de uitbetaling van aandelen een uitstroom van bedrijfsvermogen naar buiten het bedrijf betekent, zijn er strikte procedures vastgesteld om de schuldeisers van het bedrijf te beschermen. Als het uit te betalen bedrag hoger is dan het bedrag van de reserves van het bedrijf, moet het bedrijf een procedure voor schuldeisersbescherming volgen. Als het nodig is om het kapitaal te verminderen voor de uitbetaling, zijn de procedures van artikel 627 van het Japanse vennootschapsrecht vereist (zoals officiële bekendmakingen en individuele aanmaningen) . Zelfs als het kapitaal niet wordt verminderd, zijn de procedures voor schuldeisersbezwaren volgens artikel 635 van het Japanse vennootschapsrecht nodig als het uit te betalen bedrag de reserves overschrijdt . Deze procedures bieden schuldeisers de kans om bezwaar te maken en verplichten het bedrijf om indien nodig betalingen te doen of zekerheid te bieden.

Als er in strijd met deze regelgeving onrechtmatige uitbetalingen worden gedaan, kunnen de werknemers die deze handelingen hebben uitgevoerd, verantwoordelijk worden gehouden om het uitbetaalde bedrag aan het bedrijf te vergoeden (artikel 636 van het Japanse vennootschapsrecht) . Dit toont aan dat de wetgeving reikt tot de interne gebeurtenissen van een werknemer die het bedrijf verlaat, om te waarborgen dat de belangen van externe belanghebbenden, zoals de schuldeisers, niet worden geschaad.

Vergelijking tussen vrijwillig en wettelijk ontslag in Japan

Hoewel vrijwillig ontslag en wettelijk ontslag, zoals tot nu toe in detail beschreven, gemeen hebben dat een werknemer het bedrijf verlaat, zijn er fundamentele verschillen in de oorzaken van het ontstaan en de juridische aard ervan. Vrijwillig ontslag is een actief proces dat begint met de vrijwillige intentieverklaring van de werknemer, terwijl wettelijk ontslag een passief proces is dat ontstaat door het optreden van objectieve omstandigheden zoals bepaald door de wet of de statuten. De statuten spelen een verschillende rol in beide situaties: bij vrijwillig ontslag kunnen ze bijvoorbeeld de procedurele aspecten zoals de wijziging van de opzegtermijn aanpassen, terwijl ze bij wettelijk ontslag de materiële aspecten kunnen aanpassen door bepaalde omstandigheden überhaupt uit te sluiten als reden voor ontslag. Het begrijpen van deze verschillen is essentieel voor het adequaat beheren van de governance van een Japanse vennootschap met beperkte aansprakelijkheid.

Juridische gevolgen na het verlaten van een bedrijf in Japan

Het vertrek van een werknemer brengt, naast de terugbetaling van aandelen, verschillende juridische gevolgen met zich mee.

Ten eerste, wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, worden de gegevens van die werknemer in de statuten (zoals naam en adres) automatisch als nietig beschouwd, zonder dat er een apart besluit tot wijziging van de statuten nodig is. Dit is vastgelegd in artikel 610 van het Japanse vennootschapsrecht en draagt bij aan de vereenvoudiging van procedures.

Vervolgens zijn er bepalingen met betrekking tot de verantwoordelijkheden van de vertrokken werknemer. Volgens artikel 612 van het Japanse vennootschapsrecht blijft een werknemer die het bedrijf heeft verlaten, verantwoordelijk voor de schulden die het bedrijf heeft gemaakt voordat het vertrek werd geregistreerd. Deze verantwoordelijkheid vervalt twee jaar na de registratie van het vertrek. Dit is een bepaling om de crediteuren die transacties met het bedrijf hebben uitgevoerd te beschermen.

Ten slotte, als meest significante impact, is er het risico op ontbinding van het bedrijf. Als door het vertrek van een werknemer er geen enkele vennoot meer over is in een gezamenlijke onderneming, wordt het bedrijf automatisch ontbonden volgens artikel 641, lid 4 van het Japanse vennootschapsrecht. Als men de continuïteit van het bedrijf wenst, moet men situaties vermijden waarin er geen vennoten meer zijn.

Samenvatting

Het vertrek van een lid van een Japanse ‘Godo Kaisha’ (合同会社, vergelijkbaar met een besloten vennootschap) is niet slechts een kwestie van personeelsverloop, maar een complex juridisch proces dat invloed heeft op de organisatie, het vermogen en zelfs het voortbestaan van het bedrijf. Het Japanse vennootschapsrecht biedt twee kaders voor het vertrek van leden: ‘vrijwillig vertrek’, dat de wil van het lid respecteert, en ‘wettelijk vertrek’, dat gebaseerd is op objectieve redenen. Voor beide zijn gedetailleerde regels vastgesteld. In het bijzonder vereisen ‘uitsluiting’, waarbij andere leden gedwongen worden uitgesloten, en ‘uitbetaling van aandelen’ bij vertrek, strikte juridische vereisten en procedures, waarbij voorzichtigheid geboden is. Deze systemen zijn ontworpen met de intentie om meerdere waarden te balanceren: de rechten van de leden, de continuïteit van het bedrijf en de bescherming van de belangen van de schuldeisers. Daarom is de meest effectieve risicobeheersing het strategisch ontwerpen van de statuten bij de oprichting van het bedrijf, rekening houdend met verschillende situaties die in de toekomst kunnen ontstaan en aangepast aan de werkelijke omstandigheden van het bedrijf.

Monolith Law Office beschikt over uitgebreide expertise en praktijkervaring in het Japanse vennootschapsrecht en heeft juridische diensten verleend met betrekking tot de oprichting, het beheer en het vertrek van leden van ‘Godo Kaisha’ aan talrijke binnen- en buitenlandse cliënten. Ons kantoor heeft meerdere advocaten in dienst die ook gekwalificeerd zijn in het buitenland en Engels spreken, waardoor zij een diep begrip hebben van de unieke uitdagingen en behoeften in een internationale zakelijke omgeving. Van het opstellen van statuten tot het uitvoeren van complexe vertrekprocedures en het oplossen van gerelateerde geschillen, wij kunnen uw bedrijf voorzien van uitgebreide juridische ondersteuning die is geoptimaliseerd voor uw specifieke situatie. Als u vragen heeft over dit onderwerp, neem dan gerust contact op met ons kantoor.