Beëindiging van tijdelijke arbeidsovereenkomsten in het Japanse arbeidsrecht: Een uitleg van de stopzetting van de werkgelegenheid jurisprudentie

De tijdelijke arbeidsovereenkomst is een belangrijke vorm van werkgelegenheid die veel bedrijven in staat stelt flexibel personeel in te zetten, bijvoorbeeld voor specifieke projecten, seizoensgebonden behoeften of om een bepaalde proefperiode in te stellen. De aard van deze overeenkomsten, waarbij de arbeidsrelatie automatisch eindigt bij het verstrijken van de contractperiode, lijkt op het eerste gezicht een duidelijk en gemakkelijk te beheren systeem voor werkgevers. Echter, onder het Japanse arbeidsrecht is deze ‘beëindiging door het verstrijken van de termijn’ niet altijd automatisch en onvoorwaardelijk toegestaan. Vooral wanneer een contract herhaaldelijk wordt verlengd of wanneer er redelijke gronden zijn voor de werknemer om een verlenging van het contract te verwachten, kan een eenzijdige weigering van verlenging door de werkgever – een ‘stopzetting van de werkgelegenheid’ – juridisch ongeldig worden geacht. Deze juridische doctrine staat bekend als de ‘stopzetting van de werkgelegenheid’-rechtsleer en is gevormd door een opeenstapeling van rechtspraak over vele jaren, en is nu expliciet opgenomen in de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet.

Het bestaan van deze rechtsleer wijst op een significant juridisch risico dat bedrijven moeten erkennen bij het hanteren van tijdelijke arbeidsovereenkomsten. Het feit dat een contract een duidelijk gedefinieerde termijn heeft, is op zichzelf niet altijd voldoende om de beëindiging van de werkgelegenheid te rechtvaardigen. Rechtbanken geven meer gewicht aan de daadwerkelijke uitvoering van het contract, de acties en uitspraken van de betrokken partijen, en de aard van het werk, dan aan de formele aspecten van het contract bij het beoordelen van de geldigheid van een stopzetting van de werkgelegenheid. Daarom is het essentieel dat bedrijfsleiders en juridische medewerkers een nauwkeurig begrip hebben van de specifieke inhoud van deze rechtsleer, in het bijzonder in welke gevallen de ‘verwachting van verlenging’ van de werknemer juridisch beschermd wordt, en welke redenen vereist zijn om een stopzetting van de werkgelegenheid effectief uit te voeren, mocht deze beperkt worden. Dit artikel biedt een uitgebreide uitleg over de overzicht van de ‘stopzetting van de werkgelegenheid’-rechtsleer, de belangrijke rechtszaken die als beoordelingscriteria hebben gediend, en de praktische risicobeheersmaatregelen die bedrijven moeten nemen, met artikel 19 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet als uitgangspunt.

De Basisprincipes van Bepaalde Tijd Arbeidsovereenkomsten en Beëindiging van Dienstverband Onder Japans Arbeidsrecht

In het Japanse arbeidsrecht worden arbeidsovereenkomsten hoofdzakelijk onderverdeeld in ‘bepaalde tijd arbeidsovereenkomsten’, waarbij een periode is vastgesteld, en ‘onbepaalde tijd arbeidsovereenkomsten’, waarbij geen periode is vastgesteld. Zoals de naam al aangeeft, eindigt bij bepaalde tijd arbeidsovereenkomsten de arbeidsrelatie principieel automatisch wanneer de contractperiode afloopt, zonder dat er een speciale verklaring van intentie tussen de partijen nodig is. Het handelen van een werkgever om bij het verstrijken van deze contractperiode de vernieuwing van het contract te weigeren, wordt ‘beëindiging van dienstverband’ genoemd.

Echter, er zijn belangrijke uitzonderingen op dit principe. Het Japanse arbeidsrechtssysteem plaatst de stabiliteit van de werkgelegenheid als een belangrijke waarde en deze bescherming strekt zich ook uit tot werknemers met een bepaalde tijd contract. De vrijheid van een werkgever om het dienstverband te beëindigen is niet absoluut en wordt aanzienlijk beperkt onder bepaalde omstandigheden. De kern van deze beperkingen wordt gevormd door de ‘beëindiging van dienstverband rechtsleer’, die als jurisprudentie is vastgesteld en later expliciet is opgenomen in de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Deze rechtsleer heeft als doel werknemers te beschermen tegen willekeurige beëindiging van dienstverband door de werkgever, vooral die werknemers die in wezen op dezelfde basis als een onbepaalde tijd contract zijn tewerkgesteld of die een redelijke verwachting hebben dat hun contract zal worden verlengd. De centrale wet die deze regels vaststelt, is de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, en in het bijzonder artikel 19 daarvan, dat specifieke regels bepaalt met betrekking tot de geldigheid van de beëindiging van dienstverband.

De Wettelijke Vastlegging van het Ontslagbeleid: Artikel 19 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet

In 2012 werd, door een wetswijziging, de tot dan toe door het Japanse Hooggerechtshof in jurisprudentie vastgestelde ontslagdoctrine geformaliseerd in Artikel 19 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Deze formalisering heeft geen nieuwe regels gecreëerd, maar heeft de inhoud en de reikwijdte van de bestaande jurisprudentie ongewijzigd gelaten en de status ervan als wetsartikel verduidelijkt.

Artikel 19 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt dat een door de werkgever uitgevoerd ontslag ongeldig is als het aan bepaalde voorwaarden voldoet. Specifiek kan de werkgever niet overgaan tot ontslag, tenzij er objectief gezien een redelijke grond is en het ontslag als passend wordt beschouwd volgens de maatschappelijke normen, in de volgende twee gevallen:

Ten eerste, in het geval van herhaaldelijk vernieuwde tijdelijke arbeidscontracten, waarbij het ontslag gelijkgesteld kan worden met het ontslaan van een werknemer met een vast contract volgens maatschappelijke normen (lid 1 van hetzelfde artikel). Dit verwijst naar situaties waarin de vernieuwing van het contract meerdere keren is herhaald en de arbeidsrelatie in wezen niet verschilt van een contract voor onbepaalde tijd. Deze bepaling is een directe codificatie van de rechtspraak die werd vastgesteld in de uitspraak van de Toshiba Yanagicho-fabriekszaak.

Ten tweede, in het geval dat de werknemer redelijke gronden heeft om te verwachten dat zijn tijdelijke arbeidscontract bij het verstrijken van de contractperiode zal worden vernieuwd (lid 2 van hetzelfde artikel). Dit omvat situaties waarin, zelfs zonder langdurige herhaalde vernieuwingen zoals in lid 1, het vanwege de aard van het werk of het gedrag van de werkgever redelijk is voor de werknemer om te verwachten dat de werkgelegenheid zal voortduren. Door het bestaan van dit tweede lid is de reikwijdte van de ontslagdoctrine aanzienlijk uitgebreid, wat van werkgevers vereist dat zij nog zorgvuldiger handelen.

Als voorwaarde voor de toepassing van deze artikelen is het noodzakelijk dat de werknemer vóór het verstrijken van de contractperiode, of onmiddellijk daarna, een aanvraag doet voor vernieuwing of sluiting van het contract. Echter, deze ‘aanvraag’ hoeft niet noodzakelijkerwijs een formeel schriftelijk verzoek te zijn. Het wordt voldoende geacht als de werknemer op enige wijze zijn bezwaar tegen het ontslag aan de werkgever kenbaar maakt, bijvoorbeeld door het aanspannen van een rechtszaak of door mondeling bezwaar te maken. Omdat de drempel voor deze procedurele vereiste zeer laag is, is het voor werkgevers meestal moeilijk om de rechtmatigheid van een ontslag te beargumenteren op basis van het feit dat er geen formele aanvraag voor contractvernieuwing door de werknemer is ingediend.

Redelijke Verwachting van Verlenging: Wanneer Wordt ‘Verwachting’ Juridisch Beschermd Onder Japans Arbeidsrecht?

De beoordeling of er “redelijke gronden zijn om te verwachten dat een arbeidsovereenkomst zal worden verlengd”, zoals bepaald in artikel 19, lid 2 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, is een van de meest cruciale geschilpunten in conflicten over beëindiging van de arbeid. Deze beoordeling is niet gebaseerd op een enkele factor, maar houdt rekening met verschillende omstandigheden met betrekking tot de werkgelegenheid en wordt op individuele basis uitgevoerd. De volgende factoren worden door de rechtbanken in het bijzonder in overweging genomen.

1. De objectieve inhoud van het werk: Er wordt overwogen of het werk permanent of tijdelijk van aard is. Als een werknemer betrokken is bij de kernactiviteiten van een bedrijf en het werk niet verschilt van dat van een vaste werknemer, neigt de verwachting van verlenging sterker te zijn.
2. Aantal verlengingen en totale duur van de werkgelegenheid: Hoe meer de overeenkomst is verlengd en hoe langer de totale duur van de werkgelegenheid, des te sterker wordt de continuïteit van de werkgelegenheid verondersteld en wordt de verwachting van de werknemer op verlenging steviger.
3. Beheer van de contractduur: Er wordt gevraagd hoe strikt de procedures voor contractverlenging zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld, als bij elke verlenging een nieuw interview wordt gehouden en de verlenging zorgvuldig wordt beoordeeld op basis van prestaties, dan wordt de verwachting van de werknemer zwakker. Aan de andere kant, als contracten automatisch worden verlengd zonder speciale procedures, dan wordt de verwachting sterker.
4. Gedrag van de werkgever: Als tijdens het sollicitatiegesprek of gedurende de contractperiode leidinggevenden of HR-medewerkers uitspraken hebben gedaan die wijzen op langdurige werkgelegenheid (bijvoorbeeld: “We rekenen volgend jaar ook op je” of “Als je serieus werkt, kun je altijd blijven”), dan vormt dit een belangrijke basis om de verwachting van de werknemer te beschermen.
5. De verlengingsstatus van andere werknemers: Als andere werknemers met een vergelijkbare status in het verleden niet zijn ontslagen en hun contracten in de meeste gevallen zijn verlengd, dan wordt aangenomen dat de betreffende werknemer een soortgelijke verwachting heeft.

Bij de algehele beoordeling van deze factoren is de realiteit belangrijker dan de vorm. Bijvoorbeeld, zelfs als de werkgever de verlengingsprocedures formeel strikt heeft uitgevoerd, als de werkelijkheid is dat de werknemer jarenlang betrokken is geweest bij kernactiviteiten, kan de verwachting van verlenging niet worden ontkend op basis van alleen de formaliteit van de procedures. Procedures worden pas een effectieve risicobeheersmaatregel als ze de werkelijkheid van de tijdelijkheid van de werkgelegenheid nauwkeurig weerspiegelen. Daarom ligt het meest effectieve risicobeheer niet alleen in het opstellen van contracten en procedures, maar ook in het daadwerkelijk waarborgen dat de rol en de werkzaamheden van werknemers met een tijdelijk contract overeenkomen met hun juridische status als ‘tijdelijk’.

De onderstaande tabel vat deze beoordelingsfactoren samen.

Leren van jurisprudentie: De Toshiba Yanashicho-fabriekszaak en de Hitachi Medico-zaak onder Japans recht

De twee typologieën van het beëindigen van arbeidsrelaties in Japan zijn vastgesteld door twee baanbrekende uitspraken van het Japanse Hooggerechtshof. Het begrijpen van deze uitspraken is essentieel om de reikwijdte van de juridische principes te bevatten.

De Toshiba Yanashicho-fabriekszaak (Japanse Hooggerechtshof, 22 juli 1974 (Showa 49)) betrof tijdelijke werknemers die voor een periode van twee maanden waren aangenomen en na vijf tot drieëntwintig keer verlenging van hun contract werden ontslagen. Zij waren betrokken bij de kernactiviteiten van de fabriek en hun werk was niet te onderscheiden van dat van vaste werknemers. Het Hooggerechtshof oordeelde dat, gezien de realiteit van herhaalde verlengingen, het betreffende arbeidscontract ‘in wezen niet verschilde van een contract voor onbepaalde tijd’. Daarom zou het beëindigen van een dergelijk contract moeten worden beoordeeld als het ontslag van een werknemer met een contract voor onbepaalde tijd, en zou de misbruik van ontslagrecht-rechtsleer bij analogie moeten worden toegepast. Met andere woorden, het beëindigen van het dienstverband vereist objectief redelijke gronden en maatschappelijke billijkheid. Deze uitspraak legde de basis voor het ‘substantieel contract voor onbepaalde tijd’-type in artikel 19, lid 1 van de huidige Japanse Arbeidsovereenkomstenwet.

De Hitachi Medico-zaak (Japanse Hooggerechtshof, 4 december 1986 (Showa 61)) betrof een tijdelijke werknemer met een contract van twee maanden die na vijf verlengingen werd ontslagen vanwege personeelsreductie als gevolg van de slechte financiële situatie van het bedrijf. Het Hooggerechtshof oordeelde dat de arbeidsrelatie in dit geval niet hetzelfde was als in de Toshiba Yanashicho-fabriekszaak en niet als een contract voor onbepaalde tijd kon worden beschouwd. Echter, het Hof eindigde zijn beoordeling daar niet. Zelfs als het contract niet als een contract voor onbepaalde tijd kon worden beschouwd, als de werknemer op basis van de realiteit van herhaalde verlengingen een redelijke verwachting had van verlenging, dan zou die verwachting juridisch beschermd moeten worden, en het beëindigen van het dienstverband dat deze verwachting schendt, zou ongeldig kunnen zijn als misbruik van recht, tenzij er bijzondere omstandigheden zijn. Dit vestigde het ‘bescherming van de verwachting van verlenging’-type, dat de basis vormt voor artikel 19, lid 2 van de Arbeidsovereenkomstenwet. In dit geval werd het ontslag zelf als geldig beschouwd vanwege de duidelijke noodzaak van personeelsreductie door financiële problemen, maar de juridische betekenis van deze uitspraak is zeer significant. Bovendien suggereert deze uitspraak dat er een redelijk verschil bestaat tussen vaste werknemers en werknemers met een tijdelijk contract bij personeelsreducties, en biedt het een basis voor de rationaliteit van het eerst richten op werknemers met een tijdelijk contract voor personeelsreducties.

Hieronder volgt een vergelijking van deze twee uitspraken in de tabel.

De Geldigheid van Beëindiging van Tijdelijke Arbeidscontracten: Objectieve Redelijkheid en Maatschappelijke Aanvaardbaarheid Onder Japans Arbeidsrecht

Wanneer een Japanse rechtbank oordeelt dat een geval valt onder artikel 19, lid 1 of 2, van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, met andere woorden, wanneer de arbeidsrelatie in wezen wordt beschouwd als een contract voor onbepaalde tijd of wanneer de werknemer een redelijke verwachting heeft van verlenging, betekent dit niet dat de beëindiging van het contract onmiddellijk ongeldig is. Op dit punt verschuift de focus van de beoordeling naar de vraag of er een legitieme reden is voor de beëindiging. De bewijslast ligt bij de werkgever, die moet aantonen dat de beëindiging is gebaseerd op ‘objectief redelijke gronden’ en ‘maatschappelijk aanvaardbaar’ is. Deze criteria zijn exact dezelfde als die in artikel 16 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, die de regels voor het ontslag van werknemers met een contract voor onbepaalde tijd (misbruik van ontslagrecht) vaststelt en zijn uiterst strikt.

Wat voor redenen worden dan als ‘objectief redelijk’ en ‘maatschappelijk aanvaardbaar’ beschouwd? De volgende twee zijn de belangrijkste:

Ten eerste, onvoldoende capaciteiten of een slechte werkhouding van de werknemer. Echter, louter subjectieve ontevredenheid van de werkgever is niet voldoende als reden. Er moet concreet bewijs worden aangevoerd en bewezen, gebaseerd op objectieve gegevens (zoals personeelsbeoordelingsverslagen, begeleidingsverslagen, disciplinaire actierecords), voor zaken zoals slechte werkprestaties, ernstige disciplinaire overtredingen, of het niet naleven van werkopdrachten. Bovendien beoordeelt de rechtbank streng of de werkgever de werknemer adequate begeleiding en kansen voor verbetering heeft geboden.

Ten tweede, de noodzaak vanuit bedrijfsvoering, ook wel bekend als herstructureringsontslag. Wanneer personeelsreductie wordt uitgevoerd vanwege bedrijfsmoeilijkheden, is het van essentieel belang dat er een echte noodzaak voor bestaat. In de rechtspraktijk wordt de geldigheid van herstructureringsontslag strikt beoordeeld op basis van een combinatie van vier elementen: de noodzaak van personeelsreductie, inspanningen om ontslag te voorkomen, de redelijkheid van de selectie van wie wordt ontslagen, en de adequaatheid van de procedure. Voor de beëindiging van tijdelijke arbeidscontracten geldt ook een strenge beoordeling. Zoals de zaak Hitachi Medico aantoont, kan er een zekere redelijkheid worden erkend in het eerst beëindigen van tijdelijke contracten om vaste werknemers te behouden, maar dit is alleen aanvaardbaar als de noodzaak voor bedrijfsvoering zelf objectief bestaat.

Deze juridische structuur bevat belangrijke implicaties voor werkgevers. Zodra een werknemer een redelijke verwachting van verlenging heeft, wordt de lat voor latere beëindiging bijna net zo hoog gelegd als bij het ontslag van vaste werknemers. Daarom is het vanuit het oogpunt van juridisch risicobeheer uiterst belangrijk om preventieve maatregelen te nemen in de vroege stadia van een geschil, namelijk om te voorkomen dat er een ‘redelijke verwachting’ wordt gevormd.

Praktische Maatregelen en Risicobeheer die Bedrijven in Japan Moeten Nemen

Om de risico’s van het beëindigen van tijdelijke arbeidsovereenkomsten adequaat te beheren en geschillen te voorkomen, wordt bedrijven aangeraden de volgende praktische maatregelen grondig uit te voeren:

1. Verduidelijking in de arbeidsovereenkomst In de arbeidsovereenkomst moet niet alleen de contractduur duidelijk worden vermeld, maar ook of er een mogelijkheid tot verlenging is. Als verlenging mogelijk is, moet u specifieke criteria vastleggen, zoals “De beslissing over verlenging van het contract zal worden genomen op basis van de hoeveelheid werk bij het einde van de contractperiode, de prestaties en capaciteiten van de werknemer en de bedrijfssituatie.” Als besloten is dat er geen verlenging zal plaatsvinden, kan het waardevol zijn om een ‘niet-verlengingsclausule’ op te nemen. Echter, zelfs met een niet-verlengingsclausule moet men er rekening mee houden dat als de latere praktijk in strijd is met deze clausule (bijvoorbeeld als er gedrag is dat verwachtingen van verlenging wekt), de geldigheid van de clausule kan worden ontkend.
2. Strikte beheer van de arbeidsduur Het is essentieel om een systeem op te zetten dat de einddatum van de contractperiode van alle tijdelijke werknemers nauwkeurig bijhoudt en beheert. Volgens de normen van het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn moet, als een werknemer meer dan drie keer een contractverlenging heeft gehad of langer dan een jaar heeft gewerkt, de werknemer ten minste 30 dagen voor het einde van de contractperiode op de hoogte worden gesteld van de beëindiging. Deze kennisgeving is een wettelijke verplichting, maar het feit dat de kennisgeving is gedaan, vormt op zichzelf geen basis voor de geldigheid van de beëindiging.
3. Vermijden van gedrag dat verwachtingen van verlenging wekt Het is belangrijk om leidinggevenden en HR-medewerkers grondig te onderwijzen over de principes van beëindiging van dienstverband en hen te instrueren om geen beloftes te doen over langdurige werkgelegenheid of gedrag te vertonen dat verwachtingen van verlenging wekt. Het is noodzakelijk om te erkennen dat dagelijkse communicatie later onbedoeld als bewijs in een geschil kan dienen.
4. Uitvoeren van een substantiële verlengingsprocedure Als in de arbeidsovereenkomst staat dat verlenging mogelijk is, mag de verlengingsprocedure niet slechts een formaliteit zijn. Wanneer het einde van de contractperiode nadert, moet men daadwerkelijk de noodzaak van het werk en de prestaties van de werknemer evalueren en op basis van die resultaten beslissen over de verlenging. Dit substantiële proces moet worden gevolgd en gedocumenteerd.
5. Grondige documentatie Het bijhouden van documentatie van alle processen is de sterkste verdediging in geval van een geschil. Het is uiterst belangrijk om objectief bewijsmateriaal te verzamelen, zoals personeelsbeoordelingen, verslagen van verbeteringsinstructies, notulen van vergaderingen en de uiteindelijke kennisgeving met duidelijke redenen voor de beëindiging.

Samenvatting

Het beheer van tijdelijke arbeidsovereenkomsten onder Japans arbeidsrecht vereist meer dan alleen het opstellen van een contract met de juiste formuleringen; het vereist geavanceerd risicobeheer dat rekening houdt met de ‘werkelijkheid’ van de arbeidsrelatie. Artikel 19 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet stelt aanzienlijke beperkingen aan het recht van een werkgever om eenzijdig een dienstverband te beëindigen bij het verstrijken van de contractperiode. Vooral wanneer de aard van het werk, het aantal verlengingen en het gedrag van het management bij de werknemer een ‘redelijke verwachting van verlenging’ hebben gecreëerd, kan een dergelijke beëindiging niet als geldig worden beschouwd zonder objectieve en redelijke gronden en maatschappelijke billijkheid, vergelijkbaar met de ontslagcriteria voor werknemers met een onbepaalde tijd contract. Deze juridische drempel is zeer hoog en kan een aanzienlijk managementrisico vormen voor bedrijven.

Monolith Law Office heeft een diepgaand begrip van de nuances van het Japanse arbeidsrecht en heeft een rijke ervaring in het ondersteunen van vele internationale cliënten. Ons kantoor heeft meerdere advocaten in dienst met buitenlandse juridische kwalificaties en Engels als moedertaal, waardoor we duidelijk en praktisch advies kunnen bieden dat een brug slaat tussen verschillende juridische systemen en bedrijfsculturen. Wij bieden een uitgebreide reeks juridische diensten om ervoor te zorgen dat de arbeidspraktijken van onze cliënten robuust zijn onder het Japanse rechtssysteem, van het opstellen van arbeidsovereenkomsten die voldoen aan het toepasselijke recht, tot training voor management en vertegenwoordiging in arbeidsgeschillen. Voor gespecialiseerde ondersteuning om uw personeelsstrategie in Japan te versterken, nodigen wij u uit om contact op te nemen met ons kantoor.