Uitleg over schadeloosstellingsovereenkomsten en D&O-verzekeringen volgens de Japanse vennootschapswet

Een van de belangrijkste ontwikkelingen in de recente Japanse vennootschapswetgeving is de introductie van een nieuw systeem in 2019 (Heisei 31) om de persoonlijke aansprakelijkheidsrisico’s van het management van bedrijven te beheersen. Deze wetswijziging heeft als doel Japanse bedrijven te ondersteunen bij het bevorderen van een proactieve en strategische bedrijfsvoering, ook wel bekend als ‘aanvallend management’, binnen een mondiale concurrentieomgeving. Dergelijke managementbeslissingen brengen onvermijdelijk risico’s met zich mee, maar als individuen in leidinggevende posities te veel vrezen voor persoonlijke aansprakelijkheid, kan dit leiden tot terughoudendheid in hun besluitvorming, wat de groei van het bedrijf kan belemmeren. Om dit probleem aan te pakken, heeft de Japanse vennootschapswet een duidelijk juridisch kader gecreëerd om de risico’s voor individuen adequaat te verminderen en een omgeving te creëren waarin getalenteerde personen hun capaciteiten zonder zorgen kunnen benutten. De kern hiervan wordt gevormd door de nieuwe regels met betrekking tot ‘compensatieovereenkomsten’ en ‘bestuurders- en functionarissen aansprakelijkheidsverzekering (D&O-verzekering)’. Deze systemen brengen duidelijke regels in een voorheen juridisch onduidelijk gebied en spelen een cruciale rol in het verbeteren van de transparantie en effectiviteit van corporate governance. In dit artikel wordt, op basis van de Japanse vennootschapswet, een gedetailleerde uitleg gegeven over de inhoud, procedures en praktische betekenis van deze twee belangrijke risicobeheersystemen.
De Creatie van een Nieuw Risicobeheersysteem Onder de Gewijzigde Japanse Vennootschapswet
Voor de wijziging van de Japanse Vennootschapswet in 2019 (Heisei 31), bestond er geen duidelijke wettelijke basis voor bedrijven om de kosten te dragen die verband houden met de aansprakelijkheid van het management. In de praktijk werd geprobeerd om dit te benaderen op basis van bepalingen in het Japanse Burgerlijk Wetboek met betrekking tot opdrachtcontracten (bijvoorbeeld artikel 650, lid 3 van het Japanse Burgerlijk Wetboek), maar de reikwijdte en procedures voor compensatie waren onduidelijk, wat leidde tot een gebrek aan juridische stabiliteit.
Een bijzonder groot probleem was het vraagstuk van “belangenconflicten.” Wanneer een bedrijf kosten dekt voor een specifiek individu, kan dit worden beschouwd als een “belangenconflicttransactie” waarbij de belangen van het bedrijf en het individu conflicteren. In gevallen die onder artikel 356, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet vallen, zijn strikte procedures zoals goedkeuring door de raad van bestuur vereist, wat leidt tot complexiteit en juridische onzekerheid.
Om deze situatie op te lossen, introduceerde de wijziging van de Japanse Vennootschapswet in 2019 nieuwe bepalingen: artikel 430-2 voor “compensatieovereenkomsten” en artikel 430-3 voor “verzekeringscontracten voor aansprakelijkheid van bestuurders, enz.” Het doel van deze wetswijziging is niet alleen om individuen te beschermen tegen juridische risico’s. Het omvat ook bredere economische beleidsdoelen. Door een duidelijk en stabiel juridisch beschermingskader te bieden, kunnen bedrijven gemakkelijker getalenteerde individuen uit binnen- en buitenland aantrekken. Bovendien kunnen individuen die verantwoordelijk zijn voor het management, zonder overdreven angst voor onterechte rechtszaken, beslissingen nemen die gepaard gaan met het nemen van gepaste risico’s, noodzakelijk voor de duurzame groei van het bedrijf. Deze wettelijke systemen zijn dus strategische middelen om de managementcultuur van Japanse bedrijven dynamischer en competitiever te maken, en uiteindelijk de groei van de economie als geheel te bevorderen.
Compensatieovereenkomst: Uitleg op basis van Artikel 430-2 van de Japanse Vennootschapswet
Een compensatieovereenkomst is een contract dat direct tussen een bedrijf en een individu wordt gesloten, waarbij het bedrijf belooft bepaalde kosten of verliezen te vergoeden die verband houden met de uitvoering van hun taken. Dit systeem is gedetailleerd vastgelegd in Artikel 430-2 van de Japanse Vennootschapswet (2005).
Om deze overeenkomst te sluiten, is in principe een besluit van de aandeelhoudersvergadering vereist. Echter, in bedrijven met een raad van bestuur kan de inhoud worden bepaald door een besluit van de raad van bestuur. In dit geval kan de persoon die onder de compensatie valt, niet deelnemen aan de stemming, omdat zij een bijzonder belang hebben bij het besluit (bijzonder belanghebbende bestuurder).
De reikwijdte van de compensatie is duidelijk gedefinieerd in de wet. Concreet zijn er twee hoofdcategorieën:
- Verdedigingskosten: Dit zijn kosten zoals advocaatkosten die worden gemaakt om te reageren op verdenkingen van wetsovertredingen of claims voor aansprakelijkheid (Artikel 430-2, lid 1, punt 1 van de Japanse Vennootschapswet). Kosten die ontstaan in de onderzoeksfase voordat een formele rechtszaak wordt aangespannen, kunnen ook worden inbegrepen.
- Schadevergoedingen en schikkingsbedragen aan derden: Dit betreft geld dat wordt betaald als schadevergoeding of schikking wanneer men aansprakelijk is voor schade aan derden in verband met de uitvoering van taken (Artikel 430-2, lid 1, punt 2 van de Japanse Vennootschapswet).
Aan de andere kant zijn er strikte beperkingen opgelegd aan de compensatie om misbruik van dit systeem te voorkomen en de discipline van individuen te handhaven. Volgens Artikel 430-2, lid 2 van de Japanse Vennootschapswet kan een bedrijf de volgende kosten of verliezen niet vergoeden:
- Verdedigingskosten wanneer de persoon handelde met de bedoeling om onrechtmatig voordeel voor zichzelf of een derde te behalen, of om schade aan het bedrijf toe te brengen (doel van winstbejag of schade).
- Het volledige bedrag van schadevergoedingen en schikkingsbedragen aan derden wanneer de persoon met opzet of door grove nalatigheid handelde (Artikel 430-2, lid 2, punt 3 van de Japanse Vennootschapswet).
- Bedragen die moeten worden betaald om te voldoen aan de aansprakelijkheid jegens het bedrijf zelf (aansprakelijkheid voor plichtsverzuim op basis van Artikel 423, lid 1 van de Japanse Vennootschapswet).
Deze bepaling toont een belangrijk principe dat ten grondslag ligt aan de Japanse Vennootschapswet. Namelijk, dat het compensatiesysteem bedoeld is om individuen te beschermen tegen onvermijdelijke zakelijke risico’s die gepaard gaan met oprechte managementbeslissingen, en niet om hen vrij te stellen van de gevolgen van opzettelijk wangedrag of ernstige schendingen van de zorgplicht.
Bovendien, omdat de procedures en reikwijdte van de compensatieovereenkomst specifiek worden geregeld door Artikel 430-2, zijn de algemene bepalingen over belangenconflicten (zoals Artikel 356 van de Japanse Vennootschapswet) niet van toepassing (Artikel 430-2, lid 6 van de Japanse Vennootschapswet). Hierdoor worden de juridische procedures vereenvoudigd en wordt het gebruik van het systeem bevorderd.
Aansprakelijkheidsverzekering voor Bestuurders en Functionarissen (D&O-verzekering): Uitleg op basis van Artikel 430-3 van de Japanse Vennootschapswet
De aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders en functionarissen wordt gereguleerd door artikel 430-3 van de Japanse Vennootschapswet en staat algemeen bekend als de “D&O-verzekering” (Directors and Officers Liability Insurance). Dit is een verzekeringscontract waarbij het bedrijf als verzekeringnemer optreedt en een overeenkomst sluit met een verzekeringsmaatschappij, waarbij de leidinggevenden van het bedrijf als verzekerden worden opgenomen.
Om een D&O-verzekeringscontract te sluiten en de premie te betalen, zijn er wettelijk duidelijke procedures vereist. Concreet moet de inhoud van het verzekeringscontract worden vastgesteld door een besluit van de aandeelhoudersvergadering, of in het geval van een vennootschap met een raad van bestuur, door een besluit van de raad van bestuur (Japanse Vennootschapswet artikel 430-3, lid 1). Deze bepaling biedt een wettelijke basis voor de rechtmatigheid van het dragen van de verzekeringspremie door het bedrijf, waardoor de eerdere onduidelijke situatie is opgelost.
Net als bij compensatieovereenkomsten, valt het sluiten van een D&O-verzekeringscontract niet onder de algemene regels voor tegenstrijdige belangen (Japanse Vennootschapswet artikel 356) (Japanse Vennootschapswet artikel 430-3, lid 2). Dit is om dubbele regelgeving te vermijden, aangezien er specifieke gedetailleerde procedurele voorschriften zijn opgenomen in artikel 430-3.
De dekking van de D&O-verzekering varieert afhankelijk van de inhoud van het individuele verzekeringscontract, maar omvat over het algemeen zowel schadevergoedingen als de kosten voor juridische procedures. Echter, niet alle aansprakelijkheden worden gedekt, en er zijn belangrijke uitsluitingsgronden. Bijvoorbeeld, de volgende gevallen vallen doorgaans buiten de dekking van de verzekering:
- Handelingen die bewust in strijd zijn met de wet of criminele handelingen van individuen.
- Handelingen die zijn verricht om op frauduleuze wijze persoonlijk voordeel te behalen.
- Schade aan het lichaam van personen of schade aan eigendommen die door andere aansprakelijkheidsverzekeringen gedekt zouden moeten worden.
Bovendien is een beursgenoteerd bedrijf verplicht om een samenvatting van de inhoud van de D&O-verzekering openbaar te maken in het bedrijfsverslag. Dit zorgt voor transparantie ten opzichte van aandeelhouders en investeerders.
Vergelijkende Analyse van Vergoedingscontracten en D&O Verzekeringen onder Japans Recht
Vergoedingscontracten en D&O-verzekeringen delen het gemeenschappelijke doel om het risico van persoonlijke aansprakelijkheid te verminderen, maar er zijn belangrijke verschillen in hun functies en kenmerken. In plaats van elkaar uit te sluiten, vullen ze elkaar aan, waardoor een sterkere risicobeheersingsstructuur kan worden opgebouwd door ze te combineren.
Een van de meest opvallende verschillen is de snelheid van financiering. Vergoedingscontracten maken het mogelijk dat een bedrijf direct kosten betaalt, waardoor het snel kan voorzien in verdedigingskosten zoals advocaatkosten die vooral in de beginfase van een rechtszaak nodig zijn. Het bedrijf kan ook vooruitbetalingen doen, wat een groot voordeel is voor de persoonlijke cashflow. Aan de andere kant vereist D&O-verzekering een claimprocedure bij de verzekeringsmaatschappij, wat enige tijd kan vergen voordat de betaling wordt uitgevoerd.
Wat betreft de reikwijdte van de dekking, is D&O-verzekering over het algemeen superieur. Bij vergoedingscontracten is compensatie voor verliezen door opzet of grove nalatigheid wettelijk verboden, terwijl D&O-verzekering, afhankelijk van de voorwaarden van de polis, ook gevallen van grove nalatigheid kan dekken. Bovendien kan D&O-verzekering een verzekerde som instellen die in staat is om zeer hoge schadeclaims te dekken.
De bron van financiering is ook een belangrijk vergelijkingspunt. De financieringsbron voor vergoedingscontracten is het eigen kapitaal van het bedrijf, wat het risico met zich meebrengt dat voldoende compensatie moeilijk kan zijn als de financiële situatie van het bedrijf niet stabiel is. Daarentegen biedt D&O-verzekering een stabiele financieringsbron die losstaat van de financiële toestand van het bedrijf, aangezien een derde partij, de verzekeringsmaatschappij, de uiteindelijke betaling op zich neemt.
Rekening houdend met deze kenmerken, wordt de optimale manier om beide systemen te gebruiken duidelijk. Juridische geschillen zoals rechtszaken brengen twee verschillende financiële lasten met zich mee voor individuen. De eerste is het onmiddellijke “cashflowprobleem” om advocaatkosten te betalen, en de tweede is het toekomstige “betalingscapaciteitsprobleem” om grote schadevergoedingen te betalen in geval van verlies. Vergoedingscontracten zijn effectief in het aanpakken van het eerste “cashflowprobleem” vanwege hun snelheid. Aan de andere kant fungeert D&O-verzekering als het ultieme vangnet voor het tweede “betalingscapaciteitsprobleem”. Daarom combineren veel vooruitstrevende bedrijven beide, waarbij vergoedingscontracten dienen als de “eerste verdedigingslinie” voor snelle initiële reacties en D&O-verzekering als de “laatste verdedigingslinie” ter voorbereiding op verwoestende schade.
De onderstaande tabel vat de belangrijkste kenmerken van beide systemen samen.
Kenmerken | Vergoedingscontract | Verzekering voor Aansprakelijkheid van Bestuurders en Functionarissen (D&O-verzekering) |
Juridische basis | Artikel 430-2 van de Japanse Vennootschapswet | Artikel 430-3 van de Japanse Vennootschapswet |
Hoofddoel | Snelle verstrekking van verdedigingskosten en compensatie voor derden bij lichte nalatigheid | Compensatie voor schadevergoedingen en verdedigingskosten bij uitgebreide claims |
Snelheid van financiering | Hoog. Directe betaling door het bedrijf, vooruitbetaling mogelijk | Laag. Vereist claimprocedure bij verzekeringsmaatschappij, kan tijd kosten |
Grove nalatigheid | Compensatie voor verlies is wettelijk verboden | Kan onder bepaalde voorwaarden van de verzekering worden gedekt |
Financieringsbron | Eigen kapitaal van het bedrijf | Derde partij, de verzekeringsmaatschappij |
Praktische Belang: Uit Recente Japanse Rechtspraak
De aansprakelijkheidsrisico’s waarmee het management wordt geconfronteerd, zijn zeker niet louter theoretisch. Japanse rechtbanken hebben in het verleden in rechtszaken met betrekking tot bedrijfsbeheer individuen veroordeeld tot zeer hoge schadevergoedingen. De in dit deel gepresenteerde rechtszaken zijn niet bedoeld om de inhoud van de aansprakelijkheid gedetailleerd te analyseren, maar om de omvang van de economische risico’s die individuen mogelijk dragen, concreet te illustreren.
Zo heeft de Osaka District Court in 2000 in een aandeelhoudersderivatenzaak over verliezen als gevolg van frauduleuze transacties bij een grote bank, een voormalig filiaalmanager veroordeeld tot meer dan 5,3 miljard Amerikaanse dollar aan schadevergoeding.
Daarnaast heeft het Japanse Hooggerechtshof in 2008 in een zaak over het gebruik van niet-goedgekeurde voedseladditieven door een grote voedingsmiddelenfabrikant, een uitspraak bevestigd waarbij twee voormalige directeuren werden veroordeeld tot een totale schadevergoeding van meer dan 5,3 miljard yen.
Verder heeft het Tokyo Hooggerechtshof in een zaak waarin voormalige bestuurders werden aangeklaagd door aandeelhouders wegens betrokkenheid bij het verbergen van verliezen (bekend als “tobashi”) bij een grote fabrikant, vijf voormalige directeuren veroordeeld tot een totale schadevergoeding van ongeveer 58,3 miljard yen, en deze uitspraak is bevestigd door het Hooggerechtshof.
Deze gevallen tonen duidelijk aan dat de schadevergoedingen die individuen als gevolg van managementbeslissingen kunnen oplopen, een niveau kunnen bereiken dat onmogelijk door persoonlijke bezittingen kan worden gedekt. Gezien deze realiteit is het adequaat inrichten van risicobeheersystemen zoals compensatieovereenkomsten en D&O-verzekeringen niet langer een keuze, maar een essentiële vereiste in het moderne bedrijfsbeheer.
Samenvatting
De herziening van de Japanse vennootschapswet in 2019 (Heisei 31) heeft de regels met betrekking tot schadeloosstellingsovereenkomsten en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekeringen (D&O-verzekeringen) verduidelijkt, waardoor een einde is gekomen aan jarenlange juridische onzekerheid. Hierdoor kunnen bedrijven nu duidelijkere en stabielere bescherming bieden aan hun leidinggevend personeel, wat een belangrijke basis vormt voor gezonde corporate governance en duurzame groei van de onderneming. Het is essentieel voor modern bedrijfsbeheer om deze systemen correct te begrijpen en effectief te implementeren en beheren, afgestemd op de specifieke situatie van het bedrijf.
Ons kantoor, Monolith Advocatenkantoor, heeft uitgebreide ervaring in het bieden van juridische diensten met betrekking tot de in dit artikel besproken schadeloosstellingsovereenkomsten en D&O-verzekeringen aan tal van cliënten binnen Japan. Wij bieden een breed scala aan juridische diensten, van het opstellen en beoordelen van contracten, advies over de juiste procedures voor bestuursbesluiten, tot ondersteuning bij de selectie en claimprocessen van complexe D&O-verzekeringen. Ons kantoor beschikt over meerdere advocaten met buitenlandse advocatenkwalificaties die Engels spreken, waardoor we internationale expertise kunnen combineren met diepgaande kennis van de Japanse wetgeving. Dit stelt ons in staat om zowel binnenlandse als buitenlandse cliënten die in Japan actief zijn, soepel en van hoge kwaliteit te ondersteunen. Vertrouw op ons kantoor voor het opbouwen van een robuust risicobeheer voor uw onderneming.
Category: General Corporate