Japanse Werkvisa: Procedures en Strategische Punten per Wervingsvorm voor Buitenlandse Werknemers

In de hedendaagse zakelijke omgeving, waar globalisering in een stroomversnelling raakt, is het werven van hooggekwalificeerd buitenlands talent met diverse achtergronden een cruciale managementstrategie geworden voor Japanse bedrijven om hun internationale concurrentievermogen te behouden en nieuwe innovaties te stimuleren. Het proces van het in dienst nemen van buitenlanders eindigt echter niet bij het wervingsproces alleen. De Japanse Immigratiecontrole en Vluchtelingenwet (hierna te noemen ‘Immigratiewet’) en andere gerelateerde wetgeving stellen strikte eisen en procedures vast voor buitenlanders om in Japan te werken, en het is essentieel om deze juridische procedures nauwkeurig te begrijpen en na te leven. Onvolkomenheden in de procedure of misverstanden kunnen leiden tot aanzienlijke vertragingen in het wervingsplan of, in het ergste geval, tot ernstige compliance-risico’s. Dit artikel richt zich op de drie belangrijkste wervingsvormen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het in dienst nemen van buitenlands talent in Japan: ‘het aannemen van internationale studenten als nieuwe afgestudeerden’, ‘het werven van in Japan wonende buitenlanders voor een carrièreswitch’ en ‘het aannemen van buitenlanders die in het buitenland wonen’. We zullen de juridische procedures, benodigde documenten en praktische aandachtspunten voor elk scenario uitgebreid en concreet bespreken op basis van de meest recente wetgeving. Hiermee bieden we bedrijfsleiders en professionals op het gebied van juridische zaken en personeelszaken een leidraad om elk wervingsproces strategisch en soepel te laten verlopen.

Basiskennis van het Japanse werkvisumsysteem

Om de procedures voor het in dienst nemen van buitenlanders te begrijpen, is het essentieel om eerst de fundamentele structuur van het Japanse verblijfskwalificatiesysteem te doorgronden.

Arbeidsgerelateerde Verblijfsstatussen Onder Japans Recht

De Japanse Immigratiewetgeving bepaalt de ‘verblijfsstatus’ als de juridische status waaronder buitenlanders in Japan mogen verblijven en activiteiten ondernemen. De activiteiten die in Japan uitgevoerd mogen worden, zijn strikt gedefinieerd per verblijfsstatus, en of werkzaamheden die inkomsten genereren zijn toegestaan, hangt af van het type verblijfsstatus dat men bezit.

Verblijfsstatussen kunnen grofweg worden ingedeeld in drie groepen, afhankelijk van de toelaatbaarheid van werkactiviteiten. Ten eerste zijn er verblijfsstatussen zoals ‘permanente bewoner’ en ‘echtgenoot van een Japanner etc.’, die geen beperkingen hebben op activiteiten en in principe in elk beroep kunnen werken. Ten tweede zijn er verblijfsstatussen waarbij de activiteiten beperkt zijn tot specifieke gebieden. Dit omvat de ‘Specialist in Humanities/International Services’, die vaak wordt gebruikt wanneer bedrijven buitenlandse professionals in dienst nemen. Buitenlanders met deze verblijfsstatus mogen alleen werkzaamheden uitvoeren binnen de toegestane reikwijdte. Ten derde zijn er verblijfsstatussen zoals ‘student’ en ‘kort verblijf’, waarbij werk in principe niet is toegestaan.

In dit artikel richten we ons voornamelijk op de verblijfsstatus ‘Specialist in Humanities/International Services’, die het meest relevant is voor de tewerkstelling van witteboordprofessionals. Deze verblijfsstatus omvat de volgende drie werkgebieden:

• Technologie: Werkzaamheden die technische of kennisvaardigheden vereisen in de velden van natuurwetenschappen, zoals wetenschap, engineering en andere. Voorbeelden hiervan zijn IT-engineers, programmeurs, machineontwerptechnici, onderzoekers en ontwikkelaars.
• Humanities: Werkzaamheden die kennis vereisen in de velden van de geesteswetenschappen, zoals rechten, economie, sociologie en andere. Beroepen zoals marketing, financiën, juridische zaken en managementconsultancy vallen hieronder.
• Internationale diensten: Werkzaamheden die denkprocessen of gevoeligheid vereisen die geworteld zijn in een buitenlandse cultuur. Dit omvat vertalers, tolken, taalinstructeurs, internationale handelsactiviteiten en ontwerpers.

Algemene Voorwaarden voor het Verkrijgen van een Verblijfsstatus in Japan

Om de verblijfsstatus ‘Techniek, Menselijke Kennis, Internationale Diensten’ te verkrijgen, moeten zowel de buitenlandse aanvrager als de werkgevende onderneming voldoen aan de criteria vastgesteld door de Japanse Ministeriële Verordening van het Ministerie van Justitie.

Allereerst wordt van de aanvrager zelf verwacht dat hij of zij een academische achtergrond of praktijkervaring heeft die relevant is voor de beoogde werkzaamheden. Dit betekent in de regel dat de aanvrager een universitaire opleiding in een gerelateerd vakgebied heeft afgerond of meer dan tien jaar relevante werkervaring heeft. Echter, voor ‘Internationale Diensten’ buiten vertaling, interpretatie en taalonderwijs, wordt drie jaar relevante werkervaring als voldoende beschouwd om aan de eisen te voldoen. De Immigratiedienst van Japan beoordeelt streng of er een verband is tussen het studiegebied en de werkervaring van de aanvrager en de taken die hij of zij na indiensttreding zal uitvoeren.

Daarnaast is een belangrijke vereiste voor de onderneming de hoogte van de beloning en de stabiliteit van het bedrijfsbeheer. Wat betreft de beloning, is het vereist dat het salaris dat de buitenlander ontvangt gelijk of hoger is dan dat van Japanse werknemers die dezelfde werkzaamheden verrichten. Dit is een belangrijke standaard om de tewerkstelling van buitenlandse werknemers tegen onrechtvaardig lage lonen te voorkomen. Artikel 3 van de Japanse Arbeidsnormenwet verbiedt ook discriminatie op basis van nationaliteit in loon en andere arbeidsvoorwaarden, en dit principe wordt ook in acht genomen bij de beoordeling van de verblijfsstatus. Bovendien moet de onderneming die de buitenlander in dienst neemt, de stabiliteit en continuïteit van het bedrijf kunnen aantonen. Dit toont aan dat de onderneming in staat is om de buitenlandse werknemer continu in dienst te houden en een stabiel salaris te betalen.

Het Categorisatiesysteem voor Bedrijven bij Aanvragen in Japan

Bij het aanvragen van verblijfsstatussen classificeert de Japanse Immigratiedienst werkgevers in vier categorieën op basis van hun omvang en betrouwbaarheid, om het aanvraagproces te versnellen. Afhankelijk van de categorie waarin een bedrijf valt, varieert de hoeveelheid documentatie die bij de aanvraag moet worden ingediend aanzienlijk.

• Categorie 1: Bedrijven die genoteerd staan aan de Japanse effectenbeurs, door de staat erkende publieke organisaties, en dergelijke.
• Categorie 2: Organisaties of individuen waarvan het totaalbedrag aan bronbelasting op looninkomsten, zoals vermeld in de jaarlijkse wettelijke inkomstenverklaring, meer dan 10 miljoen yen bedraagt.
• Categorie 3: Organisaties of individuen die de jaarlijkse wettelijke inkomstenverklaring hebben ingediend (met uitzondering van categorie 2).
• Categorie 4: Organisaties of individuen die niet onder de bovengenoemde categorieën vallen (zoals nieuw opgerichte bedrijven).

Bedrijven in categorie 1 en 2 worden beschouwd als sociaal betrouwbaar en financieel stabiel, waardoor de vereiste documentatie aanzienlijk wordt vereenvoudigd. Daarentegen moeten bedrijven in categorie 3 en 4, vooral nieuw opgerichte bedrijven, meer documenten indienen (zoals bedrijfsplannen en financiële overzichten) om de stabiliteit van hun bedrijf aan te tonen. Dit categorisatiesysteem is meer dan een verschil in administratieve procedures. Het is van cruciaal belang om te weten tot welke categorie uw bedrijf behoort voor het plannen van wervingschema’s en het voorbereiden van de benodigde documenten. Bijvoorbeeld, startups die onder categorie 4 vallen, moeten rekening houden met een langere beoordelingsperiode voor hun verblijfsstatus en een gedetailleerder onderzoek dan beursgenoteerde bedrijven in categorie 1. Dit heeft een directe invloed op de strategische verdeling van tijd en menselijke middelen in wervingsactiviteiten.

Wervingsvormen: Het aannemen van internationale studenten als starters in Japan

Het aannemen van getalenteerde buitenlandse studenten die afstuderen aan Japanse universiteiten of vakscholen als starters is voor veel bedrijven een belangrijke kans om waardevol talent te werven.

Procedureoverzicht: ‘Aanvraag tot wijziging van de verblijfsstatus’

De verblijfsstatus ‘Student’ die internationale studenten bezitten, is bedoeld voor studie en staat in principe geen voltijds werk toe. Daarom is het noodzakelijk om de verblijfsstatus te wijzigen naar een status die werk toestaat, meestal ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’, voordat zij na hun afstuderen volledig aan de slag kunnen bij een bedrijf. Deze procedure staat bekend als de ‘Aanvraag tot wijziging van de verblijfsstatus’ en wordt door de persoon zelf uitgevoerd bij het regionale immigratiebureau.

Aanvraagproces en benodigde documenten

Hoewel de aanvraag door de internationale student zelf wordt gedaan, is het bedrijf dat de student in dienst neemt verplicht om de vele benodigde certificerende documenten voor te bereiden en aan de student te verstrekken. De benodigde documenten kunnen grofweg worden verdeeld in documenten die door de aanvrager (internationale student) en door het bedrijf worden voorbereid.  

De belangrijkste documenten die door de aanvrager (internationale student) moeten worden voorbereid, zijn als volgt:

• Aanvraagformulier voor wijziging van de verblijfsstatus
• Identiteitsfoto (4 cm hoog x 3 cm breed)
• Paspoort en verblijfskaart (te tonen aan het loket)
• Diploma of certificaat van verwachte afstuderen
• Curriculum vitae

De belangrijkste documenten die door het ontvangende bedrijf moeten worden voorbereid, zijn als volgt:

• Documenten die de categorie van het bedrijf bewijzen (bijvoorbeeld een kopie van het ‘Shikiho’ voor categorie 1, een kopie van de wettelijke verklaring van de totale inkomstenbelasting van het voorgaande jaar voor categorieën 2 en 3)  
• Certificaat van bedrijfsregistratie
• Documenten die de bedrijfsactiviteiten verduidelijken (zoals bedrijfsbrochures, folders, etc.)
• Kopie van de financiële verklaringen van het meest recente boekjaar (vooral voor categorieën 3 en 4)
• Kopie van de arbeidsovereenkomst of kennisgeving van arbeidsvoorwaarden (met duidelijke vermelding van functieomschrijving, salaris, arbeidsduur, etc.)

Het officiële aanvraagformulier, ‘Aanvraagformulier voor wijziging van de verblijfsstatus’, kan worden gedownload van de website van het Immigratiebureau.

• Websitenaam: Immigratiebureau
• Paginatitel: Aanvraag tot wijziging van de verblijfsstatus
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Aanvraagloket, termijn en aandachtspunten

De aanvraag wordt ingediend bij het loket van het regionale immigratiebureau dat verantwoordelijk is voor de woonplaats van de aanvrager. De standaardverwerkingstijd die door het Immigratiebureau wordt gepubliceerd, is één tot twee maanden, maar tijdens de afstudeerperiode van maart tot april, wanneer aanvragen zich opstapelen, kan de beoordelingstijd langer zijn dan normaal. Daarom is het verstandig voor bedrijven om een schema te plannen met een marge van twee tot drie maanden.

Het tijdstip van de aanvraag is ook belangrijk. Voor studenten die in maart afstuderen, begint de ontvangst van aanvragen meestal rond december van het voorgaande jaar (dit kan variëren afhankelijk van het rechtsgebied). Zodra de student een baanaanbieding heeft, is het belangrijk om zo snel mogelijk met de voorbereidingen te beginnen om de goedkeuring te krijgen voor de startdatum van de baan. Bovendien is het belangrijk om de verblijfsperiode goed te beheren, zodat de huidige ‘Student’ verblijfsstatus niet verloopt tijdens de aanvraag.

Wervingsvormen: Het aannemen van buitenlandse werknemers die al in Japan verblijven

Het aannemen van buitenlanders die al in Japan werken als ervaren professionals is iets wat veel bedrijven actief doen, omdat er direct van hun vaardigheden gebruik kan worden gemaakt. De procedure verschilt afhankelijk van de huidige verblijfsstatus van de buitenlandse werknemer en de aard van de nieuwe functie.

Voorwaardecontrole: Overeenstemming tussen functie-inhoud en verblijfsstatus

De eerste en belangrijkste stap bij het aannemen van ervaren professionals is om te controleren of de activiteiten die zijn toegestaan onder de huidige verblijfsstatus van de kandidaat overeenkomen met de functie-inhoud die zij bij uw bedrijf zullen hebben. Bijvoorbeeld, als een IT-engineer met een ‘Engineer/Specialist in Humanities/International Services’ verblijfsstatus wordt aangenomen als IT-engineer bij een ander bedrijf, is de kans groot dat de activiteiten binnen dezelfde reikwijdte vallen. Echter, als dezelfde IT-engineer wordt aangenomen voor een marketingfunctie, kan worden beoordeeld dat de activiteiten buiten de reikwijdte vallen. Het negeren van deze controle kan later tot problemen leiden in het proces.

Procedure wanneer de functie-inhoud binnen dezelfde reikwijdte valt

Als de functie-inhoud na de carrièreswitch binnen de reikwijdte van de huidige verblijfsstatus valt, is het niet nodig om de verblijfsstatus zelf te wijzigen. Echter, wettelijk gezien is de buitenlandse werknemer verplicht om de verandering van werkgever te melden.

Deze procedure staat bekend als ‘Notification of a Contracting Organization’ en is verplicht voor de buitenlandse werknemer onder artikel 19-16 van de Japanse Immigratiewet. Specifiek moet binnen 14 dagen na het verlaten van het vorige bedrijf een melding worden gedaan dat het contract met de contracterende organisatie is beëindigd, en binnen 14 dagen na het aantreden bij het nieuwe bedrijf moet een melding worden gedaan dat een contract met een nieuwe contracterende organisatie is gesloten. Deze melding kan online worden gedaan via het elektronische meldingssysteem van het Immigration Bureau, door persoonlijke overhandiging bij een regionaal immigratiebureau, of per post naar het Tokyo Regional Immigration Bureau.

Daarnaast is er een procedure die niet wettelijk verplicht is, maar sterk aanbevolen wordt vanuit het oogpunt van risicobeheer van het bedrijf. Dit is de aanvraag voor een ‘Certificate of Eligibility for Employment’. Dit certificaat is een officiële bevestiging van het Immigration Bureau dat de nieuwe functie-inhoud binnen de reikwijdte van de huidige verblijfsstatus valt. Hoewel deze procedure optioneel is, biedt het grote voordelen. De verblijfsstatus moet om de paar jaar worden vernieuwd, en tijdens deze beoordeling zal de activiteit bij het nieuwe bedrijf opnieuw worden beoordeeld. Als bij de vernieuwing wordt beoordeeld dat de functie-inhoud buiten de reikwijdte van de verblijfsstatus valt, kan de vernieuwing worden geweigerd, wat een ernstig risico met zich meebrengt dat de werknemer niet kan blijven werken. Door het ‘Certificate of Eligibility for Employment’ te verkrijgen op het moment van de carrièreswitch, kan dit risico vooraf worden vermeden. Met andere woorden, het is een zeer effectieve strategische maatregel om de onzekerheid bij toekomstige vernieuwingsaanvragen te elimineren en de stabiliteit van de werkgelegenheid te waarborgen.

Procedure wanneer de functie-inhoud buiten de reikwijdte valt

Als de functie-inhoud na de carrièreswitch buiten de reikwijdte van de huidige verblijfsstatus valt (bijvoorbeeld als iemand met een ‘Education’ verblijfsstatus wordt aangenomen voor een bedrijfsplanningsfunctie), is de eerder genoemde ‘Change of Status of Residence Application’ vereist. Totdat deze aanvraag is goedgekeurd, kan de nieuwe functie niet worden uitgeoefend. De procedure en vereiste documenten zijn bijna identiek aan die voor het aannemen van internationale studenten als nieuwe afgestudeerden.

Aandachtspunten bij het aannemen

Er zijn enkele aandachtspunten bij het aannemen van ervaren professionals, vooral als de kandidaat werkloos is. De Immigratiewet bepaalt dat als iemand zonder geldige reden gedurende meer dan drie maanden geen activiteiten heeft ondernomen die zijn toegestaan onder de verblijfsstatus, deze status kan worden ingetrokken. Dit betekent dat kandidaten die langer dan drie maanden werkloos zijn tijdens hun zoektocht naar een baan, het risico lopen dat hun verblijfsstatus wordt ingetrokken. Bij het aannemen van dergelijke kandidaten moet men zich bewust zijn van de mogelijkheid dat de beoordeling bij toekomstige aanvragen voor vernieuwing of wijziging van de verblijfsstatus strenger kan zijn dan normaal.

Wervingsvormen: Het aannemen van in het buitenland woonachtige buitenlanders in Japan

Wanneer u gespecialiseerd personeel dat in het buitenland woont naar Japan wilt halen voor een aanstelling, zijn er andere procedures nodig dan bij binnenlandse werving.

Procedureoverzicht: ‘Aanvraag voor afgifte van een Certificate of Eligibility (COE)’

In dit geval dient het Japanse ontvangende bedrijf eerst als vertegenwoordiger een aanvraag in bij het regionale immigratiebureau voor de afgifte van een ‘Certificate of Eligibility (COE)’. De COE is een document waarin de minister van Justitie vooraf bevestigt dat de buitenlandse aanvrager voldoet aan de voorwaarden voor toegang en verblijf in Japan. Nadat de COE is afgegeven, dient de buitenlandse werknemer deze in bij de Japanse ambassade of het consulaat in zijn eigen land om een officieel visum te verkrijgen. Vervolgens betreedt de werknemer Japan met dit visum, een proces dat uit twee stappen bestaat.

Aanvraagproces en benodigde documenten

De COE kan worden aangevraagd door de aanvrager zelf of door een vertegenwoordiger van de ontvangende organisatie.

De benodigde documenten variëren afhankelijk van de categorie van het bedrijf, maar net als bij de aanvraag voor wijziging van de verblijfsstatus, zijn documenten met betrekking tot zowel de aanvrager als het ontvangende bedrijf vereist.

De belangrijkste documenten die door het ontvangende bedrijf moeten worden voorbereid, zijn als volgt:

• Aanvraagformulier voor de afgifte van een Certificate of Eligibility
• Pasfoto (van de aanvrager)
• Retourenvelop
• Documenten verzonden door de aanvrager (diploma, cv, werkervaring, certificaten, etc.)
• Documenten die de categorie van het bedrijf bewijzen, een uittreksel uit het handelsregister, kopie van de meest recente financiële verklaringen, kopie van de arbeidsovereenkomst, etc.

Het officiële aanvraagformulier ‘Aanvraagformulier voor de afgifte van een Certificate of Eligibility’ kan worden gedownload van de website van het immigratiebureau.

• Website naam: Immigratiebureau
• Paginatitel: Aanvraag voor afgifte van een Certificate of Eligibility
• URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Aanvraagloket, termijn en aandachtspunten

De aanvraag wordt ingediend bij het regionale immigratiebureau dat verantwoordelijk is voor de locatie van het ontvangende bedrijf. De standaard verwerkingstijd is tussen de één en drie maanden, wat de langste levertijd is van de drie wervingsvormen. Daarom is het belangrijk om deze beoordelingsperiode in overweging te nemen bij het plannen van de werving vanuit het buitenland.

Een bijzonder aandachtspunt is de geldigheidsduur van de afgegeven COE. De COE wordt ongeldig als de persoon niet binnen drie maanden na uitgifte naar Japan komt. Binnen deze periode moet de persoon een visum verkrijgen in zijn eigen land en de reis naar Japan voltooien.

Het vergelijken van de benodigde tijd voor deze verschillende procedures is van cruciaal belang bij het opstellen van een wervingsstrategie. Bijvoorbeeld, als er een dringende behoefte is om binnen twee maanden personeel te beveiligen voor een positie, is werving vanuit het buitenland, waarbij het verkrijgen van een COE één tot drie maanden kan duren, niet realistisch. In dat geval is het sneller om een binnenlandse werkzoekende aan te nemen. Echter, zelfs in dat geval is een snelle administratieve afhandeling vereist, omdat er binnen 14 dagen na indiensttreding een meldingsplicht ontstaat. Zo is het van essentieel belang om de juridische vereisten en tijdlijnen van elk proces te begrijpen en de meest geschikte wervingskanalen voor uw bedrijf te selecteren om succes te garanderen.

Vergelijking en Samenvatting van de Verschillende Procedures

Hieronder vindt u een tabel die de belangrijkste verschillen in de verblijfsstatusprocedures voor de drie wervingsvormen die we hebben besproken, samenvat. Deze tabel zal bedrijfsvertegenwoordigers helpen om snel de kernpunten van elk scenario te begrijpen en een passend wervingsplan op te stellen.

Samenvatting

In Japan worden buitenlandse professionals met gespecialiseerde technische kennis en vaardigheden actief verwelkomd, maar het juridische systeem dat hun tewerkstelling reguleert is uiterst verfijnd en laat geen ruimte voor procedurele fouten. Om de aanwerving van buitenlands talent succesvol te maken, is het essentieel om deze complexe juridische procedures nauwkeurig te begrijpen en planmatig te beheren. Het verkrijgen van ondersteuning van experts en het proactief doorlopen van deze processen kan worden gezien als een strategische investering, niet slechts een kostenpost, om essentiële bedrijfsmiddelen te waarborgen en juridische risico’s te vermijden.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het leveren van juridische diensten gerelateerd aan dit thema aan een divers scala van cliënten binnen Japan. Onze kracht ligt in de diepgaande expertise met betrekking tot de procedures van buitenlandse tewerkstelling, versterkt door de aanwezigheid van meerdere advocaten die zowel de Engelse taal als buitenlandse advocatenkwalificaties bezitten. Dit stelt ons in staat om fijngevoelige en soepele ondersteuning te bieden die taal- en juridische cultuurbarrières overstijgt, zelfs voor bedrijven die wereldwijd opereren. Mocht u problemen ondervinden met de aanvraagprocedures voor verblijfskwalificaties zoals besproken in dit artikel, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor. Wij bieden krachtige ondersteuning vanuit juridisch oogpunt voor de soepele integratie van uw waardevolle buitenlandse medewerkers.