Jakie klauzule powinny być zawarte w umowie o utrzymanie systemu? Wyjaśniamy punkty, na które należy zwrócić uwagę

Staje się normą, że działalność firmy opiera się na systemach opracowanych przez inne firmy. Jednakże, system nie kończy się na jego wdrożeniu. Konieczne jest utrzymanie, aby radzić sobie z problemami i błędami, które mogą wystąpić po wdrożeniu. Takie prace konserwacyjne są zazwyczaj zlecanie na zewnątrz.

W tym artykule, skierowanym do osób z firm rozważających zawarcie umowy o utrzymanie systemu oraz do inżynierów, wyjaśniamy klauzule, które warto uwzględnić w umowie o utrzymanie systemu, oraz punkty, na które należy zwrócić uwagę.

Co to jest umowa o utrzymanie systemu

Umowa o utrzymanie systemu to umowa dotycząca utrzymania systemu.

Utrzymanie systemu oznacza naprawę wszelkich błędów lub usterek, które mogą wystąpić w systemie, i przywrócenie go do normalnego stanu.

Termin “utrzymanie systemu” jest często używany razem z terminem “eksploatacja systemu”. Eksploatacja systemu oznacza utrzymanie systemu w normalnym stanie i zapobieganie występowaniu błędów lub usterek.

Ze względu na swoją naturę, systemy często doświadczają błędów i usterek, a utrzymanie systemu jest ważnym zadaniem w celu zapewnienia jego prawidłowego działania.

https://monolith.law/corporate/dataloss-risk-and-measures[ja]

https://monolith.law/corporate/laws-concerning-disputes-and-troubles-at-the-system-operation-stage[ja]

Przykłady konkretnych zadań związanych z utrzymaniem systemu

Do konkretnych zadań związanych z utrzymaniem systemu należą tworzenie kopii zapasowych systemu i naprawa problemów, które mogą wystąpić.

Tworzenie kopii zapasowych systemu to proces duplikacji danych w systemie i zapisywania ich na innym nośniku pamięci w celu zabezpieczenia przed utratą danych spowodowaną błędami lub usterekami systemu.

Naprawa problemów, które mogą wystąpić, oznacza rozwiązanie problemu i przywrócenie normalnego działania systemu, gdy wystąpi problem.

Uwagi dotyczące tworzenia i rozważania umowy o utrzymaniu systemu

Awaria systemu lub błąd może spowodować, że system przestanie działać, co może poważnie zakłócić działanie firmy. Utrzymanie systemu jest więc bardzo ważnym zadaniem.

Aby prace konserwacyjne systemu były prawidłowo przeprowadzane, ważne jest zawarcie solidnej umowy o utrzymaniu systemu.

Poniżej wyjaśniamy, na co należy zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy o utrzymaniu systemu.

Jasno określ zakres

Mówiąc ogólnie o systemie, istnieje wiele różnych typów systemów, a ich zakres jest również różny.

Jeśli zakres systemu nie jest jasno określony, może dojść do nieporozumień między zleceniodawcą a zleceniobiorcą, co może prowadzić do problemów.

Dlatego ważne jest, aby w umowie o utrzymaniu systemu jasno określić zakres utrzymania.

Można rozważyć ustanowienie takich klauzul dotyczących zakresu, jak na przykład:

Artykuł ● (Cel)
Zleceniodawca zleca zleceniobiorcy utrzymanie systemu ●●●● (zwany dalej “Systemem”), który jest używany dla klientów zleceniodawcy (zwane dalej “Zadaniem”). Zleceniobiorca przyjmuje to zlecenie.

Jasno określ zakres prac

Jak wspomniano wcześniej, utrzymanie obejmuje wiele różnych rodzajów prac.

Dlatego ważne jest, aby w umowie o utrzymaniu systemu jasno określić zakres prac konserwacyjnych.

Można rozważyć ustanowienie takich klauzul dotyczących zakresu prac, jak na przykład:

Artykuł ● (Zakres prac)
1. Zleceniobiorca wykonuje Zadanie zgodnie z instrukcjami zleceniodawcy, a zakres Zadania obejmuje następujące punkty:
(1) Badanie i analiza przyczyn awarii Systemu
(2) Prace naprawcze związane z awariami Systemu
(3) Odpowiadanie na pytania dotyczące sposobu obsługi i eksploatacji Systemu
(4) Wsparcie związane z powyższymi punktami
2. Zleceniobiorca i zleceniodawca potwierdzają, że prace nieokreślone w powyższych punktach (w tym prace wymienione poniżej, ale nie tylko) nie są zawarte w Zadaniu. Zleceniodawca może zlecić zleceniobiorcy wykonanie prac nieokreślonych w powyższych punktach za dodatkową opłatą po konsultacji między stronami.
(1) Zmiana specyfikacji Systemu i inne prace rozwojowe
(2) Prace ●●

Jasno określ godziny i metody obsługi prac konserwacyjnych

W przypadku systemów, błędy i awarie mogą wystąpić w najmniej oczekiwanym momencie.

Jednakże, osoba wykonująca prace konserwacyjne może nie być w stanie ich wykonać w pewnych godzinach z powodu zapewnienia personelu lub związku z innymi pracami.

Ponadto, ze względu na konieczność jak najszybszego przywrócenia systemu, ważne jest również, aby z góry jasno określić sposób komunikacji.

Można rozważyć ustanowienie takich klauzul dotyczących godzin i metod obsługi prac konserwacyjnych, jak na przykład:

Artykuł ● (Metoda i godziny obsługi)
1. Metoda obsługi Zadania to telefon lub e-mail.
2. Jeśli konieczne jest skierowanie pracownika zleceniobiorcy do wykonania Zadania, zleceniodawca pokrywa koszty związane z delegacją pracownika przez zleceniobiorcę.
3. Oprócz powyższego, jeśli konieczne jest skierowanie pracownika zleceniobiorcy lub osoby trzeciej do wykonania Zadania, lub jeśli zleceniodawca życzy sobie skierowania, zleceniodawca pokrywa koszty związane z delegacją pracownika lub osoby trzeciej przez zleceniobiorcę.
4. Godziny obsługi Zadania to od ● do ● w dni robocze. Jednakże, jeśli konieczna jest obsługa poza tymi godzinami, zleceniodawca może zlecić zleceniobiorcy wykonanie Zadania poza godzinami obsługi za dodatkową opłatę ustaloną przez zleceniobiorcę.

Główne postanowienia umowy o utrzymanie systemu i ich wyjaśnienie

Wcześniej omówiliśmy szczególnie ważne postanowienia w umowie o utrzymanie systemu. Poniżej wyjaśnimy inne kluczowe postanowienia tej umowy.

Postanowienia dotyczące wynagrodzenia

Postanowienia dotyczące pieniędzy są najbardziej narażone na konflikty, dlatego ważne jest, aby postanowienia dotyczące wynagrodzenia były jasno określone.

W przypadku postanowień dotyczących wynagrodzenia, oprócz określenia kwoty wynagrodzenia i konkretnego sposobu jego obliczania, warto również określić termin płatności.

Postanowienia dotyczące zachowania poufności

Podczas wykonywania prac konserwacyjnych systemu, wykonawca może mieć dostęp do poufnych informacji klienta.

Dlatego warto rozważyć wprowadzenie postanowień dotyczących zachowania poufności w celu ochrony poufnych informacji klienta.

Postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych

Podczas wykonywania prac konserwacyjnych systemu, jeśli system jest używany do zarządzania klientami, wykonawca może mieć dostęp do danych osobowych klientów przechowywanych przez klienta.

Dlatego warto rozważyć wprowadzenie postanowień dotyczących ochrony danych osobowych w celu ochrony danych osobowych klientów przechowywanych przez klienta.

Postanowienia dotyczące miejsca pracy

W zależności od charakteru prac konserwacyjnych systemu, wykonawca może być zobowiązany do pracy w biurze klienta.

Dlatego warto określić postanowienia dotyczące miejsca pracy, aby umożliwić wykonawcy sprawną realizację prac konserwacyjnych.

Postanowienia dotyczące odszkodowań

W przypadku prac konserwacyjnych systemu, można przewidzieć sytuacje, w których prace konserwacyjne wykonane przez wykonawcę nie przebiegają pomyślnie, co prowadzi do strat dla klienta.

W przypadku systemów, szkody mogą znacznie się zwiększyć, dlatego warto rozważyć jasne określenie zakresu szkód w postanowieniach dotyczących odszkodowań.

Można również rozważyć wprowadzenie ograniczeń do kwoty odszkodowania, na przykład ograniczając ją do kwoty wynagrodzenia.

Podsumowanie

Wyżej przedstawiliśmy punkty, na które należy zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy o utrzymanie systemu, skierowane do osób z firm rozważających zawarcie takiej umowy oraz inżynierów.

W przypadku umów o utrzymanie systemu, ważne jest, aby zrozumieć ogólne zadania związane z utrzymaniem systemu i zidentyfikować punkty, które należy sprawdzić w umowie o utrzymanie systemu, zanim zostanie ona sporządzona i zawarta.

Osobom rozważającym sporządzenie umowy o utrzymanie systemu lub planującym jej zawarcie, zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem posiadającym specjalistyczną wiedzę.

Informacje o środkach zaradczych w naszej kancelarii

Kancelaria prawna Monolis specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym. W przypadku bezpiecznego korzystania z usług pośrednictwa w uzyskiwaniu dotacji niezbędne jest sporządzenie umowy. W naszej kancelarii tworzymy i przeglądamy umowy dla różnorodnych spraw, od firm notowanych na głównej giełdzie w Tokio (Tokyo Stock Exchange Prime) do startupów. Jeśli masz problemy z umową, zapoznaj się z poniższym artykułem.