System kwalifikacji pobytowej w Japonii: Prawna struktura kwalifikacji pobytowej opartej na działalności, statusie lub pozycji oraz jej wpływ na praktykę korporacyjną

W Japonii, zatrudnianie osób o obcej narodowości stało się niezbędną strategią zarządzania dla firm rozwijających działalność na terenie kraju. Jednakże, aby cudzoziemcy mogli przebywać w Japonii i podejmować jakiekolwiek działania, zawsze wymagane jest prawne pozwolenie znane jako “status pobytu”. Całość tego systemu jest regulowana przez japońską “Ustawę o kontroli imigracji i uznawaniu uchodźców” (dalej nazywaną “Ustawą o imigracji”). Prawo to ustanawia rygorystyczny system zarządzania dla wszystkich cudzoziemców wchodzących do Japonii i przebywających w niej, regulując ich działania i czas pobytu. Zrozumienie tego systemu nie jest tylko kwestią procedur administracyjnych, ale stanowi kluczowy element systemu zgodności i strategii personalnej firmy. Szczególnie istotne jest, że Ustawa o imigracji klasyfikuje wszystkie statusy pobytu na podstawie załącznika do ustawy na dwie główne kategorie. Pierwsza to “statusy pobytu wymienione w załączniku pierwszym”, które są przyznawane dla określonych działań, a druga to “statusy pobytu wymienione w załączniku drugim”, przyznawane na podstawie osobistego statusu lub pozycji. Ta klasyfikacja decyduje o zakresie dozwolonych działań, dlatego dla menedżerów i specjalistów ds. prawnych firm jest niezwykle ważne, aby dokładnie rozumieć te różnice. W niniejszym artykule wyjaśniamy prawne podstawy tych dwóch kategorii statusów pobytu, ich konkretne treści oraz prawne obowiązki, które spoczywają na przedsiębiorstwach, opierając się na przepisach prawnych i orzecznictwie.

Prawna podstawa japońskiego systemu kwalifikacji pobytowych

Japoński system kwalifikacji pobytowych opiera się w całości na ustawie o kontroli imigracji i uchodźców. Artykuł 1 tej ustawy określa jego cel jako “zapewnienie sprawiedliwego zarządzania wjazdem i wyjazdem wszystkich osób wchodzących lub opuszczających kraj oraz pobytu wszystkich obcokrajowców w kraju”. Centralnym pojęciem służącym realizacji tego “sprawiedliwego zarządzania” jest “kwalifikacja pobytowa”. Artykuł 2 ustęp 2 punkt 1 ustawy o kontroli imigracji i uchodźców definiuje “kwalifikację pobytową” jako klasyfikację rodzajów działalności, które obcokrajowiec może prowadzić po wjeździe i pobycie w Japonii. Zasadniczo, bez posiadania jednej z kwalifikacji pobytowych określonych w tej ustawie, obcokrajowiec nie może przebywać w Japonii.

Najbardziej podstawowa struktura tego systemu polega na podziale kwalifikacji pobytowych na dwa główne typy, zgodnie z załącznikami do ustawy o kontroli imigracji i uchodźców. Pierwszy typ, wymieniony w “Załączniku nr 1”, dotyczy kwalifikacji pobytowych przyznawanych na podstawie określonych aktywności zawodowych lub akademickich prowadzonych w Japonii. Drugi typ, wymieniony w “Załączniku nr 2”, dotyczy kwalifikacji pobytowych przyznawanych na podstawie “statusu osobistego lub pozycji”, takich jak małżeństwo z obywatelem Japonii lub status osoby stale zamieszkałej. Ta klasyfikacja wprowadza zasadnicze różnice w zakresie aktywności, które obcokrajowiec może prowadzić w Japonii, szczególnie w odniesieniu do pracy zarobkowej. Kiedy przedsiębiorstwa zatrudniają obcokrajowców lub powołują ich na stanowiska kierownicze, pierwszym krokiem w zarządzaniu ryzykiem prawnym jest sprawdzenie, którą kategorię kwalifikacji pobytowych posiada dana osoba lub ma szansę uzyskać. Zarządzanie tymi kwalifikacjami pobytowymi obejmuje szereg procedur administracyjnych, takich jak składanie wniosków o wydanie “Certyfikatu Kwalifikacji Pobytowej” przy nowym wjeździe do kraju, wniosków o “Zmianę Kwalifikacji Pobytowej” przy zmianie rodzaju aktywności oraz wniosków o “Przedłużenie Okresu Pobytu” w celu przedłużenia pobytu. Przedsiębiorstwa muszą ciągle zarządzać tymi procesami.

Statusy pobytowe oparte na działalności: Załącznik nr 1 (Appendix No. 1) w prawie japońskim

Statusy pobytowe określone w Załączniku nr 1 są przyznawane w Japonii obcokrajowcom, aby umożliwić im wykonywanie określonych profesjonalnych, technicznych lub biznesowych aktywności. Najważniejszą cechą tej kategorii jest to, że działania, które może wykonywać cudzoziemiec przebywający w Japonii, są ściśle ograniczone do zakresu działań dozwolonych przez przyznany status pobytowy. Odzwierciedla to aspekt polityki gospodarczej Japonii, który ma na celu precyzyjne przyjmowanie osób z określonymi umiejętnościami specjalistycznymi w danej dziedzinie. Gdy firma zatrudnia obcokrajowca z takim statusem pobytowym, ponosi ona odpowiedzialność za udowodnienie, że specjalność osoby zatrudnionej oraz zawartość pracy, którą firma oferuje, są zgodne z prawnie określoną kategorią. Poniżej wyjaśniamy główne statusy pobytowe, które są ściśle związane z zarządzaniem przedsiębiorstwem.

Zarządzanie i administracja

Ten status pobytu jest ustanowiony w Japonii dla osób prowadzących działalność gospodarczą, taką jak handel lub inne przedsiębiorstwa, oraz dla osób zajmujących się zarządzaniem taką działalnością. Dotyczy to konkretnie stanowisk takich jak reprezentujący dyrektor spółki akcyjnej, dyrektor, kierownik oddziału czy kierownik fabryki. Wymagania do uzyskania tego statusu pobytu są rygorystyczne. Po pierwsze, konieczne jest fizyczne zabezpieczenie biura dla prowadzenia działalności na terenie Japonii. W ostatnich latach zasada ta nie akceptuje wirtualnych biur. Po drugie, wymagana jest odpowiednia skala działalności, co oznacza, że kapitał zakładowy lub całkowita kwota inwestycji musi wynosić co najmniej 5 milionów jenów, lub firma musi zatrudniać co najmniej dwóch stałych pracowników mieszkających w Japonii. W przypadku zajmowania stanowiska kierowniczego, wymagane jest ponadto co najmniej trzyletnie doświadczenie w zarządzaniu lub administracji przedsiębiorstwem oraz otrzymywanie wynagrodzenia równego lub wyższego niż wynagrodzenie, które otrzymywałby Japończyk na tym samym stanowisku. Szczególnie przy odnawianiu statusu pobytu, ciągłość i stabilność działalności są surowo oceniane. Na przykład, jeśli w sprawozdaniu finansowym przedsiębiorstwa ciągle pojawiają się straty lub przewyższenie zobowiązań nad aktywami, może być wymagane przedstawienie dodatkowych dokumentów, takich jak plan biznesowy czy informacje o pozyskiwaniu funduszy, co wskazuje, że Urząd ds. Imigracji i Kontroli Pobytu w Japonii ocenia nie tylko formalne spełnienie wymagań, ale także rzeczywistą solidność przedsiębiorstwa.

Technologia, Wiedza Humanistyczna i Międzynarodowe Działania Biznesowe

Ten status pobytu jest przeznaczony dla szerokiego zakresu profesjonalistów i jest jednym z najczęściej wykorzystywanych kwalifikacji do pracy w Japonii. Kwalifikacja ta dzieli się na trzy główne obszary. Pierwszy to obszar “technologii”, który obejmuje prace wymagające wiedzy lub umiejętności z zakresu nauk przyrodniczych, takich jak fizyka, inżynieria i inne, typowymi przykładami są tutaj inżynierowie IT czy projektanci maszyn. Drugi obszar to “wiedza humanistyczna”, odnosząca się do pracy wymagającej wiedzy z dziedziny nauk humanistycznych, takich jak prawo, ekonomia, socjologia itp., w tym planowanie, marketing, księgowość. Trzeci obszar to “międzynarodowe działania biznesowe”, który wymaga umiejętności myślenia lub wrażliwości opartej na kulturze obcej, w tym tłumaczenie, interpretacja, nauczanie języków, transakcje zagraniczne. Najważniejszym aspektem oceny tego statusu pobytu jest bezpośredni i racjonalny związek między wykształceniem lub doświadczeniem zawodowym wnioskodawcy a rodzajem pracy, którą zamierza wykonywać w Japonii. Zasadniczo wymagane jest ukończenie uniwersytetu lub japońskiej szkoły specjalistycznej z tytułem zawodowym. Nawet jeśli te wymagania nie są spełnione, dziesięcioletnie doświadczenie zawodowe w obszarze “technologii” lub “wiedzy humanistycznej” oraz trzyletnie doświadczenie w obszarze “międzynarodowych działań biznesowych” są uznawane za spełnienie wymagań dotyczących doświadczenia zawodowego. Reforma prawna z 2015 roku połączyła wcześniej oddzielne statusy pobytu dla “technologii” oraz “wiedzy humanistycznej i międzynarodowych działań biznesowych”, co umożliwiło elastyczne dostosowanie się do współczesnych ścieżek kariery łączących wiedzę z dziedziny nauk ścisłych i humanistycznych, na przykład gdy inżynier awansuje na stanowisko kierownicze w dziale sprzedaży.

Przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa w Japonii

Ten status pobytu został stworzony dla pracowników przenoszonych z zagranicznych oddziałów do oddziałów w Japonii na określony czas. Działania objęte tym statusem pobytu odpowiadają pracom, które w Japonii kwalifikują się do statusu pobytu związanego z “umiejętnościami technicznymi, wiedzą humanistyczną i międzynarodowymi usługami biznesowymi”. Formy przeniesienia obejmują nie tylko ruch między główną siedzibą a filiami tej samej firmy, ale także między firmami macierzystymi, córkami i spółkami powiązanymi. Najważniejszym wymogiem tego statusu pobytu jest to, że wnioskodawca musi być zatrudniony w sposób ciągły przez co najmniej jeden rok bezpośrednio przed przeniesieniem do Japonii w głównej siedzibie, filii lub innym oddziale firmy za granicą. Strategiczne znaczenie tego statusu pobytu polega na tym, że nie jest wymagane wykształcenie wyższe. Na przykład, wybitni menedżerowie czy inżynierowie z długim doświadczeniem zawodowym, ale bez stopnia uniwersyteckiego, nie mogą spełnić wymogów edukacyjnych dla statusu pobytu związanego z “umiejętnościami technicznymi, wiedzą humanistyczną i międzynarodowymi usługami biznesowymi”, ale mogą zostać przeniesieni do Japonii na podstawie statusu “przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa”, jeśli spełniają wymóg co najmniej rocznego zatrudnienia. Jednakże, ten status pobytu zakłada przeniesienie wyłącznie w ramach tej samej grupy przedsiębiorstwa, więc nie można w jego ramach zmienić pracy na stanowisko w innej firmie bez zmiany statusu pobytu. W przypadku zmiany pracy konieczne jest złożenie nowego wniosku o zmianę statusu pobytu na inny, taki jak “umiejętności techniczne, wiedza humanistyczna i międzynarodowe usługi biznesowe”.

Specjaliści Wysokiej Klasy

„Specjaliści Wysokiej Klasy” to nie konkretna kategoria wizowa, lecz system preferencyjny stworzony w celu przyciągnięcia do Japonii cudzoziemców o wysokich kwalifikacjach. System ten opiera się na punktacji, gdzie brane są pod uwagę takie kryteria jak wykształcenie, doświadczenie zawodowe, roczne dochody oraz osiągnięcia naukowe aplikanta. Jeśli suma punktów osiągnie co najmniej 70, przyznawany jest status pobytu „Specjalista Wysokiej Klasy 1”. Status ten dzieli się na kategorie w zależności od podstawowej działalności: „Specjalista Wysokiej Klasy 1-i (działalność badawcza itp.)”, „Specjalista Wysokiej Klasy 1-ro (działalność specjalistyczna/techniczna)” oraz „Specjalista Wysokiej Klasy 1-ha (działalność zarządcza)”. Posiadacze tego statusu pobytu otrzymują liczne przywileje, takie jak zezwolenie na działalność w ramach wielu kategorii wizowych, przyznanie jednolitego okresu pobytu na 5 lat oraz znaczne skrócenie wymaganego okresu pobytu do złożenia wniosku o pozwolenie na stały pobyt (zazwyczaj wymagane jest 10 lat, a możliwe staje się już po 1-3 latach). Ponadto, cudzoziemcy, którzy prowadzili działalność jako „Specjalista Wysokiej Klasy 1” przez co najmniej 3 lata, mogą ubiegać się o zmianę statusu na „Specjalista Wysokiej Klasy 2”, co wiąże się z nieograniczonym okresem pobytu i niemal całkowitym zniesieniem ograniczeń działalności. Ten system odzwierciedla wyraźne intencje polityczne Japonii w zakresie przyciągania i utrzymywania wyjątkowo utalentowanych pracowników w kontekście globalnej konkurencji o talenty, stanowiąc dla firm potężne narzędzie do zabezpieczenia wykwalifikowanych pracowników o obcym obywatelstwie i ich długoterminowego zaangażowania.

Status lub pozycja jako podstawa kwalifikacji pobytowej: Załącznik nr 2

W przeciwieństwie do kwalifikacji pobytowej określonej w Załączniku nr 1, która zezwala na określone „działania”, kwalifikacje pobytowe określone w Załączniku nr 2 przyznawane są na podstawie „statusu lub pozycji” osoby ubiegającej się. Na przykład, bycie małżonkiem obywatela Japonii lub posiadanie statusu stałego rezydenta może stanowić podstawę do uzyskania takiego statusu. Najbardziej decydującą i istotną cechą kwalifikacji pobytowych z tej kategorii jest brak zasadniczych ograniczeń w zakresie działalności na terytorium Japonii. Dotyczy to również działalności zarobkowej, gdzie w ramach prawa możliwe jest legalne podejmowanie każdego rodzaju pracy, od specjalistycznych zadań po prostą pracę fizyczną.

Z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem, cudzoziemcy posiadający kwalifikację pobytową z Załącznika nr 2 są najbardziej elastycznymi i nisko ryzykownymi prawnie kandydatami do zatrudnienia. Strona przedsiębiorstwa nie musi pełnić roli sponsora w celu uzyskania przez nich kwalifikacji pobytowej, ani stale monitorować, czy zakres obowiązków danej osoby mieści się w ramach określonej kwalifikacji pobytowej. Ponieważ utrzymanie statusu pobytowego nie zależy od stosunku pracy, proces rekrutacji może przebiegać niemal identycznie jak w przypadku zatrudniania obywateli Japonii. Dlatego, gdy istnieje kilku kandydatów o równoważnych kwalifikacjach, posiadacze kwalifikacji pobytowej z Załącznika nr 2 stają się dla przedsiębiorstw bardzo atrakcyjnymi kandydatami ze względu na prostotę procedur rekrutacyjnych i stabilność prawną.

Poniżej wymieniono główne kwalifikacje pobytowe z Załącznika nr 2:

• Stały rezydent: Okres pobytu jest nieograniczony, a działalność nie podlega żadnym ograniczeniom. Zasadniczo wymagane jest ciągłe przebywanie w Japonii przez co najmniej 10 lat, dobre postępowanie, możliwość samodzielnego utrzymania się itp.
• Małżonek obywatela Japonii itp.: Dotyczy małżonków obywateli Japonii, osób urodzonych jako dzieci obywateli Japonii lub osób przyjętych na specjalne wychowanie przez obywateli Japonii. Działalność zarobkowa nie jest ograniczona.
• Małżonek stałego rezydenta itp.: Dotyczy małżonków „stałych rezydentów” lub „specjalnych stałych rezydentów” oraz dzieci urodzonych w Japonii. Ta kwalifikacja pobytowa również nie nakłada ograniczeń na działalność zarobkową.
• Rezydent stały: Kwalifikacja pobytowa przeznaczona głównie dla osób pochodzenia japońskiego oraz innych, którym z powodów specjalnych zezwolono na pobyt w Japonii. Ministerstwo Sprawiedliwości udziela zezwolenia po uwzględnieniu indywidualnych okoliczności, a ta kwalifikacja pobytowa również nie ogranicza działalności zarobkowej.

Różnice między Załącznikiem 1 a Załącznikiem 2

Jak już szczegółowo opisaliśmy, japoński system kwalifikacji pobytowych dzieli się na dwa podstawowe kategorie: Załącznik 1 i Załącznik 2. To rozróżnienie decyduje o stopniu swobody działania obcokrajowców w Japonii i bezpośrednio wpływa na prawne obowiązki firm zatrudniających i zarządzających cudzoziemcami. Kwalifikacje pobytowe z Załącznika 1 są przyznawane pod warunkiem wykonywania określonych specjalistycznych działań, dlatego zakres tych działań jest ściśle określony. Pracodawca ma obowiązek upewnić się, że zatrudniony cudzoziemiec angażuje się wyłącznie w działania dozwolone w ramach jego kwalifikacji. Z kolei kwalifikacje pobytowe z Załącznika 2 opierają się na osobistych relacjach statusowych i nie nakładają ograniczeń na działalność. W związku z tym pracodawca może swobodnie decydować o treści obowiązków pracowniczych, a obciążenie związane z utrzymaniem kwalifikacji pobytowej jest znacznie zmniejszone. Zrozumienie tych fundamentalnych różnic jest niezbędne do opracowania odpowiedniej strategii personalnej i uniknięcia ryzyka prawnych.

Podsumowując różnice między nimi, przedstawiają się one następująco:

Zarządzanie kwalifikacjami pobytowymi i odpowiedzialność prawna firm w Japonii

Kiedy przedsiębiorstwa zatrudniają cudzoziemców, są prawnie zobowiązane do zapewnienia, że zatrudnione osoby przestrzegają zakresu działalności dozwolonej przez ich status pobytowy. Angażowanie ich w działalność, zwłaszcza pracę, która nie jest dozwolona przez ich status, jest uznawane za “działalność poza kwalifikacjami” i stanowi naruszenie japońskiej ustawy o kontroli imigracji. Jeśli firma naruszy te regulacje, może zostać pociągnięta do poważnej odpowiedzialności prawnej.

Najbardziej bezpośrednim ryzykiem, z którym może się zmierzyć firma, jest przestępstwo wspomagania nielegalnej pracy, określone w artykule 73-2 japońskiej ustawy o kontroli imigracji. Przepis ten nakłada karę do trzech lat pozbawienia wolności lub grzywnę do 3 milionów jenów, lub obie te kary, na osoby, które zatrudniają cudzoziemców do nielegalnej pracy lub pośredniczą w takiej działalności. Ważne jest, że odpowiedzialność ta może dotyczyć nie tylko bezpośredniego pracodawcy, ale również firm korzystających z pracowników tymczasowych. W przeszłości zdarzały się przypadki, gdy firma korzystająca z usług pracownika tymczasowego została objęta śledztwem w związku z podejrzeniem o wspomaganie nielegalnej pracy, ponieważ zatrudniony cudzoziemiec wykonywał prace niedozwolone przez jego status pobytowy. Wskazuje to na konieczność weryfikacji przez przedsiębiorstwa, czy status pobytowy wszystkich cudzoziemców pracujących na ich terenie jest zgodny z wykonywanymi przez nich obowiązkami.

Odpowiedzialność przedsiębiorstw nie ogranicza się do sankcji karnych. Możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności cywilnej za szkody została wykazana w orzecznictwie. Wyrok Sądu Najwyższego w Hiroszimie z dnia 26 marca 2021 roku stanowi ważny przypadek w tej kwestii. W omawianym przypadku cudzoziemiec przebywający w Japonii na statusie “stażysty technicznego” został zatrudniony do pracy poza zakresem zatwierdzonego planu stażu, co skutkowało jego aresztowaniem z powodu działalności poza kwalifikacjami. Sąd uznał, że nie tylko bezpośredni pracodawca, czyli instytucja prowadząca staż, ale również organizacja nadzorująca tę instytucję, ponosi odpowiedzialność za szkody na podstawie czynu niedozwolonego, ponieważ zaniedbała obowiązek zapobiegania działalności poza kwalifikacjami. Orzeczenie to jasno wskazuje, że nawet jeśli firma powierzyła przyjęcie cudzoziemców zewnętrznej organizacji, nie może uniknąć ostatecznej odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów. Przedsiębiorstwa przyjmujące pracowników mają obowiązek nadzorować, czy działalność cudzoziemców pracujących pod ich zarządem jest zgodna z prawem, a zaniedbanie tego obowiązku może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności cywilnej.

Podsumowanie

System kwalifikacji pobytowej w Japonii (Japanese Residence Qualification System) rygorystycznie określa status prawny cudzoziemców w zależności od rodzaju działalności, którą prowadzą w Japonii. Jego podstawę stanowi fundamentalne rozróżnienie między “kwalifikacjami pobytowymi z Załącznika 1”, które są przyznawane na podstawie określonej działalności, a “kwalifikacjami pobytowymi z Załącznika 2”, które są przyznawane na podstawie statusu osobistego i nie nakładają ograniczeń na działalność. Dla menedżerów i specjalistów ds. prawnych w firmach, dokładne zrozumienie różnic między tymi dwoma kategoriami jest niezbędne do strategicznego wykorzystania talentów o obcym obywatelstwie, budowania systemów zgodności (compliance) oraz unikania poważnych ryzyk prawnych, takich jak przestępstwo wspomagania nielegalnego zatrudnienia. Zarządzanie kwalifikacjami pobytowymi nie jest jednorazowym zadaniem, lecz wymaga ciągłej uwagi i specjalistycznej wiedzy.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w obsłudze skomplikowanych kwestii prawnych związanych z japońską ustawą o kontroli imigracji (Japanese Immigration Control Act), obsługując licznych klientów w kraju. W naszym zespole, oprócz biegłych w języku japońskim i angielskim japońskich adwokatów (Japanese attorneys), znajdują się również eksperci posiadający kwalifikacje prawnicze z innych krajów, co pozwala nam skutecznie wspierać firmy rozwijające działalność na arenie międzynarodowej. Od nowych wniosków o uzyskanie kwalifikacji pobytowej, przez budowanie systemów zgodności, aż po reagowanie w przypadku wystąpienia problemów, jesteśmy w stanie zapewnić optymalne usługi prawne oparte na specjalistycznej wiedzy. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące omawianego tematu, prosimy o kontakt z naszą kancelarią.