Środki administracyjne wobec przedsiębiorców opieki długoterminowej i strategie reagowania: Wzmocnienie zgodności działania dla zdrowego kontynuowania działalności

W Japonii postępuje proces starzenia się społeczeństwa i malejącej liczby urodzeń, co skutkuje rosnącym zapotrzebowaniem na usługi opiekuńcze dla osób starszych. Placówki świadczące usługi opiekuńcze są zobowiązane do prowadzenia działalności zgodnie z japońską Ustawą o Ubezpieczeniach Pielęgnacyjnych. W przypadku naruszenia przepisów, mogą one zostać poddane sankcjom administracyjnym, co nie tylko utrudnia kontynuację działalności opiekuńczej, ale również wywiera znaczący wpływ na życie użytkowników i pracowników tych placówek.

W niniejszym artykule wyjaśniamy rodzaje i treść sankcji administracyjnych nakładanych na przedsiębiorców świadczących usługi opiekuńcze. Ponadto szczegółowo omawiamy kluczowe aspekty przestrzegania przepisów prawnych, aby uniknąć takich sankcji.

Podstawy administracyjnych sankcji w branży opiekuńczej w Japonii

W przypadku podejrzenia nieprawidłowego prowadzenia działalności opiekuńczej, podmioty mogą otrzymać od administracji wskazówki lub sankcje. Wyjaśniamy treść sankcji administracyjnych oraz różnicę między nimi a wskazówkami administracyjnymi.

Czym są administracyjne sankcje dla placówek opiekuńczych

Administracyjne sankcje dla placówek opiekuńczych to prawne środki nakładane przez organy administracyjne na podstawie przepisów Ustawy o Ubezpieczeniach Opiekuńczych (Japanese Long-Term Care Insurance Act). Celem tych sankcji jest zapewnienie jakości usług opiekuńczych oraz ochrona praw użytkowników.

Dla placówek świadczących usługi opiekuńcze, sankcje administracyjne mogą obejmować odwołanie lub zawieszenie wyznaczenia na mocy Ustawy o Ubezpieczeniach Opiekuńczych.

Różnica między wskazówkami a sankcjami administracyjnymi

Wskazówki administracyjne to rady i wskazówki udzielane przez organy administracyjne przedsiębiorcom w przypadku podejrzenia naruszenia przepisów. Z kolei sankcje administracyjne mają moc prawną i nakładają na przedsiębiorców konkretne obowiązki lub ograniczają ich prawa.

Wskazówki administracyjne są definiowane zgodnie z artykułem 32 i artykułem 32 ustęp 2 Ustawy o Procedurach Administracyjnych (Japanese Administrative Procedure Act) w następujący sposób:

W przypadku wskazówek administracyjnych, osoby udzielające wskazówek muszą zwracać uwagę, aby nie wykraczać poza zakres obowiązków lub spraw administracyjnych danej instytucji oraz że treść wskazówek realizowana jest wyłącznie dzięki dobrowolnej współpracy strony odbierającej.
2. Osoby udzielające wskazówek administracyjnych nie mogą traktować niekorzystnie strony, która nie przestrzega wskazówek, jako powodu do takiego traktowania.

Cytat:e-Gov Prawo – Wyszukiwanie przepisów｜Ustawa o Procedurach Administracyjnych[ja]

Jeśli po otrzymaniu wskazówek administracyjnych nie nastąpi poprawa, istnieje ryzyko otrzymania sankcji administracyjnych o mocy prawnej. Po otrzymaniu wskazówek administracyjnych ważne jest, aby szybko przeanalizować i poprawić problematyczne kwestie, aby uniknąć sankcji administracyjnych.

Rodzaje i treść decyzji administracyjnych w Japonii

Rozróżniając między wskazówkami administracyjnymi a decyzjami administracyjnymi, w tym miejscu szczegółowo wyjaśniamy konkretne rodzaje i treść decyzji administracyjnych.

Anulowanie wyznaczenia

Najcięższą formą decyzji administracyjnej wobec podmiotów prowadzących działalność opiekuńczą jest “anulowanie wyznaczenia”. Placówki opiekuńcze działają na podstawie wyznaczenia przez organy administracyjne i prowadzą działalność zgodnie z japońską Ustawą o Ubezpieczeniach Opiekuńczych. Jeśli wyznaczenie zostanie anulowane przez administrację, placówka opiekuńcza nie będzie mogła otrzymywać wynagrodzenia za opiekę i nie będzie mogła kontynuować działalności.

Ponadto, jeśli podmiot otrzyma decyzję administracyjną o anulowaniu wyznaczenia, przez 5 lat od dnia anulowania nie będzie mógł uzyskać nowego wyznaczenia (zgodnie z art. 70 ust. 6 Ustawy o Ubezpieczeniach Opiekuńczych[ja]). Dodatkowo, jeśli podmiotem jest osoba prawna, jej członkowie zarządu lub kierownicy placówek również nie będą mogli otrzymać wyznaczenia (zgodnie z tym samym artykułem ust. 6-2[ja]).

Zawieszenie skuteczności wyznaczenia

Podobnie jak w przypadku anulowania wyznaczenia, zawieszenie skuteczności wyznaczenia to decyzja administracyjna mająca przymusowy wpływ na prowadzenie działalności opiekuńczej. Jednak w przeciwieństwie do anulowania, ograniczenia wynikające ze zawieszenia obowiązują tylko przez określony czas i mogą obejmować takie środki jak wstrzymanie przyjmowania nowych klientów czy obniżenie wynagrodzenia za opiekę. Mimo zawieszenia, działalność opiekuńcza może być kontynuowana.

Nakaz poprawy

Nakaz poprawy to decyzja administracyjna, w której organ administracyjny, na podstawie przepisów prawnych, nakazuje placówce opiekuńczej wprowadzenie poprawek. Po otrzymaniu nakazu poprawy, placówka opiekuńcza jest zobowiązana do przedstawienia organowi administracyjnemu raportu o poprawie i podjęcia działań naprawczych w wyznaczonym terminie.

Chociaż nakaz poprawy jest najlżejszą formą decyzji administracyjnej, posiada on mocy prawne i w przypadku niezastosowania się do niego, placówka może zostać poddana dalszym, bardziej surowym decyzjom, takim jak zawieszenie skuteczności wyznaczenia lub jego anulowanie.

Podobnym środkiem do nakazu poprawy jest zalecenie poprawy, które jednak stanowi formę wskazówki administracyjnej i nie posiada mocy prawnych. Niemniej jednak, wymóg przedstawienia raportu o poprawie jest taki sam jak w przypadku nakazu poprawy, a niezastosowanie się do zalecenia może skutkować wydaniem nakazu poprawy, będącego decyzją administracyjną.

Główne naruszenia podlegające sankcjom administracyjnym w Japonii

Rodzaje sankcji administracyjnych o mocy prawnej obejmują odwołanie wyznaczenia, zawieszenie skutków wyznaczenia oraz nakaz poprawy. Poniżej szczegółowo wyjaśniamy główne naruszenia, które mogą być przedmiotem tych trzech rodzajów sankcji administracyjnych w Japonii.

Naruszenie norm zatrudnienia

W japońskim sektorze opieki, liczba wymaganego personelu jest określona dla każdego rodzaju usług według określonych standardów. Jeśli placówka opiekuńcza lub przedsiębiorstwo nie zapewnia i nie rozmieszcza wymaganej liczby personelu, stanowi to naruszenie norm zatrudnienia i podlega sankcjom administracyjnym.

Na przykład, jeśli dzienna opieka lokalna (usługi dzienne) ma mniej niż 10 miejsc, musi być tam zawsze obecny co najmniej jeden pracownik pielęgniarski lub opiekuńczy. Ponadto, w przypadku opieki domowej, wymagane jest zatrudnienie co najmniej 2,5 pełnoetatowych pracowników opieki domowej spełniających wymogi kwalifikacyjne.

Metody prowadzenia działalności z mniejszą liczbą personelu niż wymagane standardy lub zatrudnianie personelu niespełniającego wymogów kwalifikacyjnych to działania, które stanowią naruszenie norm zatrudnienia i podlegają sankcjom administracyjnym.

Naruszenie standardów operacyjnych

Naruszenie standardów operacyjnych to działania sprzeczne ze standardami operacyjnymi określonymi dla każdego rodzaju działalności, takimi jak prowadzenie i przechowywanie dokumentacji czy metody zarządzania.

Na przykład, naruszeniem jest posiadanie braków w dokumentach takich jak plany usług, czy też niedostateczne wyjaśnienie i zrozumienie przez użytkowników liczby i częstotliwości wizyt w ramach usług opieki domowej.

Nieprawidłowe żądania opłat za opiekę w Japonii

Nieprawidłowe żądanie opłat za usługi opiekuńcze, które są źródłem dochodu w działalności opiekuńczej, również stanowi naruszenie i podlega sankcjom administracyjnym. W przypadku wykrycia nieprawidłowego żądania opłat za opiekę, zgodnie z artykułem 22, ustęp 3 ustawy o ubezpieczeniach opiekuńczych[ja], oprócz zwrotu kwoty nieprawidłowo żądanej, pobierana jest dodatkowa opłata w wysokości 40% tej kwoty.

Przykłady nieprawidłowych żądań to:

• Żądanie opłat za usługi, które w rzeczywistości nie zostały świadczone (fikcyjne żądania)
• Żądanie opłat za więcej godzin świadczenia usług niż faktycznie wykonano (nadmierne żądania)
• Żądanie dodatkowych opłat, pomimo że nie spełniono wymogów dotyczących zatrudnienia personelu (nieprawidłowe żądania dodatków)

Fałszywe aplikacje

Podczas składania wniosku o wyznaczenie lub podczas audytu odnowienia, przedstawianie fałszywych wyjaśnień lub raportów odpowiedzialnym urzędnikom administracyjnym stanowi fałszywą aplikację i podlega sankcjom administracyjnym. Fałszywe aplikacje często wiążą się z ukrywaniem faktów, takich jak naruszenia norm zatrudnienia czy standardów operacyjnych, o których wspomniano wcześniej.

Wpływ otrzymania decyzji administracyjnej przez placówkę opiekuńczą w Japonii

Kiedy placówka opiekuńcza zostaje ukarana decyzją administracyjną za naruszenie przepisów, wpływa to nie tylko na działalność samej firmy, ale również na jej pracowników i klientów. W tym miejscu szczegółowo wyjaśniamy konsekwencje otrzymania takiej decyzji.

Wpływ na kontynuację działalności

Jeśli placówka opiekuńcza otrzyma decyzję administracyjną, kontynuacja prowadzenia działalności opiekuńczej może stać się problematyczna. W szczególności, odwołanie wyznaczenia oznacza, że placówka nie może już działać na podstawie Ustawy o Ubezpieczeniach Opiekuńczych w Japonii, a także traci możliwość otrzymywania płatności za opiekę. Co więcej, od dnia odwołania przez okres pięciu lat nie można uzyskać nowego wyznaczenia.

W przypadku zawieszenia wyznaczenia, placówka nie może świadczyć usług przez określony czas, co ma duży wpływ na działalność. Nawet jeśli chodzi o nakaz poprawy, nazwa placówki zostaje opublikowana, co niesie ryzyko negatywnego wpływu na działalność.

Wpływ na pracowników

Placówka opiekuńcza, która otrzymała decyzję administracyjną, może napotkać trudności w kontynuacji zatrudnienia pracowników z powodu wpływu na działalność. Dla kierownictwa również fakt publicznego ujawnienia otrzymania decyzji administracyjnej może wpłynąć na możliwości zatrudnienia w innych placówkach opiekuńczych.

Wpływ na użytkowników

Oprócz wpływu na działalność opiekuńczą i jej pracowników, duże znaczenie ma również wpływ na użytkowników usług placówki. Jeśli w wyniku decyzji administracyjnej placówka straci wyznaczenie, użytkownicy tracą możliwość korzystania z ubezpieczenia i muszą pokryć pełny koszt usług z własnej kieszeni, co może sprawić, że płatności staną się dla nich problematyczne.

Jeśli użytkownicy nie będą w stanie pokryć kosztów, a placówka nie będzie mogła świadczyć usług opiekuńczych, może to doprowadzić do sytuacji, w której użytkownicy nie otrzymają odpowiedniej opieki, co z kolei może całkowicie zmienić ich życie.

Strategie unikania sankcji administracyjnych w japońskich placówkach opiekuńczych

Aby stabilnie prowadzić działalność opiekuńczą w Japonii, konieczne jest unikanie sankcji administracyjnych. W tym artykule wyjaśniamy kluczowe punkty, które pomogą uniknąć takich sankcji.

Budowanie systemu zgodności (compliance)

Aby uniknąć sankcji administracyjnych, ważne jest, aby japońskie placówki opiekuńcze jasno określiły zasady compliance i stworzyły system, który podkreśla znaczenie zgodności w całej organizacji. Compliance oznacza, że przedsiębiorstwo przestrzega prawa i społecznych reguł, prowadząc działalność w odpowiedni sposób.

Na podstawie compliance należy scentralizować i wyjaśnić zasady oraz przepisy, co pozwoli pracownikom na podejmowanie odpowiednich działań.

Dokładne szkolenie pracowników

Aby uniknąć sankcji administracyjnych, ważne jest podniesienie świadomości compliance wśród wszystkich pracowników. Regularne szkolenia z zakresu compliance pozwalają pracownikom zwiększyć świadomość przestrzegania przepisów i etyki, a także zdobyć właściwą wiedzę i umiejętności reagowania.

Odpowiednie zarządzanie dokumentacją

W kontekście ciągłego prowadzenia działalności opiekuńczej w Japonii, istotne jest odpowiednie zarządzanie dokumentacją dotyczącą świadczenia usług opiekuńczych oraz dokumentami stanowiącymi podstawę do wystawiania rachunków za opiekę. Dokładne zarządzanie dokumentacją pozwala uniknąć niedociągnięć w dokumentach i zapobiega naruszeniom wynikającym z niedbalstwa.

Strategie reagowania na działania administracyjne w japońskich placówkach opiekuńczych

Unikanie działań administracyjnych jest koniecznością, jednak nawet przy stosowaniu wymienionych środków zapobiegawczych, ryzyko nieprzewidzianych zaniedbań lub nieoczekiwanych sytuacji nigdy nie spada do zera. W przypadku, gdy zostanie wskazane podejrzenie naruszenia, które może skutkować działaniem administracyjnym, konieczne jest szybkie i odpowiednie podjęcie działań.

Stosowanie właściwych strategii reagowania w odpowiednim czasie jest kluczowe dla zarządzania działalnością opiekuńczą. Poniżej wyjaśniamy, jakie kroki należy podjąć, gdy japońska placówka opiekuńcza zostanie oskarżona o naruszenia mogące prowadzić do działań administracyjnych.

Konsultacja z adwokatem

W przypadku wskazania naruszeń przez placówkę opiekuńczą, należy szybko rozważyć konsultację z adwokatem specjalizującym się w japońskim prawie opieki zdrowotnej. Przepisy stanowiące podstawę działań administracyjnych są często skomplikowane i trudne do zrozumienia, co może prowadzić do przeprowadzenia procedur bez jasnego zrozumienia przyczyn działań administracyjnych.

Adwokat, jako ekspert prawny, może dokładnie zidentyfikować przyczyny wskazanych działań administracyjnych i doradzić odpowiednie strategie reagowania. Ważne jest, aby podjąć niezbędne kroki i procedury we właściwym czasie, dlatego zaleca się jak najszybszą konsultację z adwokatem.

Opracowanie i wdrożenie planu poprawy

Po wyjaśnieniu treści i przyczyn naruszeń, które mogą prowadzić do działań administracyjnych, konieczne jest opracowanie i wdrożenie planu poprawy. Stworzenie konkretnego planu poprawy i zgłoszenie go organom administracyjnym, a następnie jego pewne wdrożenie, może zapobiec nieoczekiwanym niekorzystnym decyzjom.

Konsultacja z adwokatem może pomóc w przygotowaniu dokumentacji planu poprawy, oferując specjalistyczne porady dotyczące formatu i treści, a także ułatwić procedury składania dokumentów do organów administracyjnych.

Ustanowienie środków zapobiegających powtórzeniu się naruszeń

Opracowanie i wdrożenie planu poprawy powinno iść w parze z rozwiązaniem problemu u jego źródła i podjęciem działań zapobiegających jego powtórzeniu. Aby zapobiec ponownym naruszeniom, niezwykle ważne jest wzmocnienie świadomości i etyki wszystkich pracowników oraz ustanowienie skutecznego systemu zgodności (compliance).

Konsultacja z adwokatem może dostarczyć specjalistycznych porad dotyczących ustanowienia systemu zgodności i zapobiegania powtórzeniu się naruszeń. Opinie i porady ekspertów są nieocenione w dążeniu do zapobiegania powtórzeniu się naruszeń.

Podsumowanie: Zdrowe prowadzenie działalności opiekuńczej dzięki wsparciu prawników

Działalność opiekuńcza w Japonii powinna być prowadzona zgodnie z japońską Ustawą o Ubezpieczeniach Opiekuńczych, a kontynuowanie zdrowego zarządzania bez otrzymywania administracyjnych kar jest kluczowe. Wzmacnianie systemu zgodności z przepisami i etyki w całej organizacji jest niezbędne przy świadczeniu usług opiekuńczych.

Znając rodzaje i treść administracyjnych kar, można przygotować odpowiednie środki zaradcze i system zgodności, co pozwoli uniknąć kar i kontynuować zdrowe prowadzenie działalności opiekuńczej. Ponadto, w przypadku wskazania podejrzenia naruszenia, możliwe jest szybkie i właściwe reagowanie.

Informacje o środkach zaradczych oferowanych przez naszą kancelarię

Branża opieki długoterminowej w Japonii podlega różnorodnym przepisom prawnym, takim jak Japońska Ustawa o Ubezpieczeniach Pielęgnacyjnych, Ustawa o Dobrobycie Osób Starszych oraz Ustawa o Spółkach. Kancelaria Prawna Monolith pełni funkcję doradcy prawnego dla Ogólnokrajowego Związku Przedsiębiorców Opieki Długoterminowej oraz dla przedsiębiorców opieki długoterminowej w różnych prefekturach Japonii, dysponując bogatym know-how w zakresie prawa dotyczącego opieki długoterminowej.

Obszary praktyki Kancelarii Prawnej Monolith: Prawo korporacyjne IT i startupów[ja]