Zasady dotyczące czasu pracy i dni wolnych w japońskim prawie pracy oraz praca w godzinach nadliczbowych i w dni wolne

Zarządzanie zasobami ludzkimi, będącymi podstawą działalności przedsiębiorstwa, wymaga szczególnej uwagi na regulacje dotyczące czasu pracy i dni wolnych od pracy, które stanowią jedne z najbardziej podstawowych i istotnych elementów. Japońskie prawo pracy, a w szczególności Japońska Ustawa o Standardach Pracy, ustanawia rygorystyczne zasady dotyczące czasu pracy i dni wolnych w celu ochrony zdrowia i dobrobytu pracowników. Regulacje te nie mogą być swobodnie ustalane przez wewnętrzne przepisy firmy czy umowy między stronami, lecz muszą podlegać prawu określającemu maksymalne limity i procedury, których przestrzeganie jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw. Zasadniczo, praca powyżej ustawowego czasu pracy oraz praca w ustawowe dni wolne jest zabroniona przez prawo, a naruszenie tych zasad może skutkować nałożeniem sankcji karnych. Aby wyjątkowo zezwolić na pracę w godzinach nadliczbowych lub w dni wolne, konieczne jest zawarcie specyficznej umowy między pracodawcą a pracownikami, znanej jako “porozumienie 36”, oraz zgłoszenie tego do odpowiednich organów administracyjnych. W niniejszym artykule najpierw wyjaśnimy definicję “czasu pracy” w japońskim prawie na podstawie orzecznictwa, a następnie omówimy podstawowe zasady dotyczące czasu pracy i dni wolnych. Następnie szczegółowo opiszemy ramy pracy w godzinach nadliczbowych i w dni wolne na podstawie porozumienia 36 oraz obowiązek wypłaty dodatkowego wynagrodzenia z tego tytułu. Na koniec przyjrzymy się ważnemu wyjątkowi od tych zasad, jakim jest status “kierownika nadzorującego”, analizując jego rygorystyczne wymogi wraz z przykładami z praktyki sądowej. Dokładne zrozumienie i przestrzeganie tych regulacji jest niezbędne do zapewnienia zgodności z prawem i budowania zdrowych relacji pracowniczych.  

Definicja „czasu pracy” w japońskim prawie pracy

Zrozumienie definicji „czasu pracy” w kontekście japońskiego prawa pracy jest niezwykle ważne, ponieważ to, czy dany okres jest uznawany za czas pracy, wpływa na obowiązek wypłaty wynagrodzenia, a w szczególności na obliczanie wynagrodzenia za nadgodziny. Orzecznictwo Sądu Najwyższego Japonii wskazuje, że „czas pracy” nie jest określany przez postanowienia umowy o pracę czy regulamin pracy, lecz jest obiektywnie oceniany jako czas, w którym pracownik podlega poleceniom pracodawcy . „Podleganie poleceniom” obejmuje nie tylko wyraźne instrukcje, ale także domniemane polecenia lub sytuacje, w których pracownik jest zmuszony do określonych działań, co oznacza, że zakres uznawany za czas pracy może być szerszy niż zakłada to przedsiębiorstwo.  

Istnieją dwa ważne precedensy, które konkretyzują ten kryterium. Pierwszy dotyczy przygotowań do pracy w sprawie Mitsubishi Heavy Industries Nagasaki Shipyard (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 marca 2000 roku) . W tej sprawie spór dotyczył, czy czas spędzony przez pracowników stoczni na zakładanie wyznaczonego ubrania roboczego i środków ochrony osobistej w szatni przed rozpoczęciem pracy oraz czas przejścia do miejsca pracy należy uznać za czas pracy. Sąd Najwyższy orzekł, że skoro firma zobowiązała z przyczyn bezpieczeństwa i higieny pracy do noszenia ubrania roboczego i wykonywania tej czynności w wyznaczonym miejscu w obrębie zakładu pracy, to takie działania można uznać za czas pracy podlegający poleceniom pracodawcy . Oznacza to, że nawet jeśli nie są to czynności bezpośrednio związane z pracą, ale są niezbędne do jej wykonania i pracownik jest przestrzennie i czasowo ograniczony przez instrukcje firmy, to taki czas jest uznawany za czas pracy w rozumieniu prawa.  

Drugi przypadek dotyczy czasu oczekiwania w sprawie zarządzania budynkiem Daiboshi (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 lutego 2002 roku) . W tej sprawie kwestionowano, czy czas odpoczynku w trakcie 24-godzinnej zmiany pracowników zajmujących się zarządzaniem urządzeniami budynku jest uznawany za czas pracy. Pracownicy byli zobowiązani do pozostawania w gotowości w pokoju odpoczynkowym i natychmiastowej reakcji w przypadku alarmu lub nagłego wezwania . Sąd Najwyższy uznał, że w takich okolicznościach, nawet jeśli w rzeczywistości nic się nie wydarzyło i pracownik spał, to nie jest on „w pełni zwolniony z pracy”, a zatem znajduje się pod poleceniami pracodawcy . Innymi słowy, czas oczekiwania w gotowości do pracy, nawet jeśli jest określany jako „przerwa” czy „drzemka”, jest prawnie uznawany za czas pracy.  

Jak wynika z tych precedensów, uznawanie czasu za czas pracy nie opiera się na formalnej nazwie czy treści umowy, lecz na obiektywnej ocenie, czy pracownik znajduje się pod zarządem pracodawcy i czy jego wolność działania jest ograniczona. Wskazuje to na ryzyko niezamierzonego generowania „ukrytego czasu pracy” przez przedsiębiorstwa, co może prowadzić do roszczeń o niezapłacone wynagrodzenie.

Zasady dotyczące czasu pracy i dni wolnych w Japonii

Japońska Ustawa o Standardach Pracy ustanawia dwa główne zasady jako minimalne standardy dotyczące czasu pracy i dni wolnych, które mają zastosowanie do wszystkich miejsc pracy, niezależnie od wielkości firmy czy branży.

Po pierwsze, chodzi o maksymalny czas pracy. Artykuł 32 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy stanowi, że pracodawca nie może zobowiązywać pracownika do pracy powyżej 40 godzin tygodniowo, nie licząc czasu przerw, oraz nie więcej niż 8 godzin dziennie. Jest to tzw. “ustawowy czas pracy”, a jego przekroczenie jest zasadniczo nielegalne. Podwójny limit “8 godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo” jest surowy i nie można przekroczyć ani jednego z tych ograniczeń.

Po drugie, istnieje obowiązek zapewnienia dni wolnych. Artykuł 35 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikowi co najmniej jednego dnia wolnego w tygodniu. Jest to zasada “tygodniowego dnia wolnego”. Jako wyjątek, ustęp 2 tego artykułu dopuszcza udzielenie “co najmniej czterech dni wolnych w ciągu czterech tygodni”, ale jest to przewidziane dla nieregularnych form pracy i zasada tygodniowego dnia wolnego pozostaje standardem. “Dzień wolny” oznacza tutaj 24-godzinny okres kalendarzowy (od północy do północy), w którym pracownik jest całkowicie zwolniony z obowiązku pracy na mocy umowy o pracę.

Zasady dotyczące ustawowego czasu pracy i ustawowych dni wolnych mają ważne konsekwencje w praktyce. Na przykład, w firmie, która ustaliła standardowy czas pracy na 8 godzin dziennie, praca przez 5 dni w tygodniu oznacza 40 godzin pracy tygodniowo (8 godzin x 5 dni), co osiąga limit ustawowego czasu pracy. Praca w szóstym dniu tygodnia naruszałaby regulację dotyczącą 40 godzin tygodniowo. Dlatego firmy stosujące 8-godzinny dzień pracy muszą faktycznie zapewnić dwa dni wolne w tygodniu, aby przestrzegać zarówno zasady tygodniowego dnia wolnego, jak i limitu 40 godzin tygodniowo.

Te dwa dni wolne różnią się pod względem prawnym. Jeden dzień jest “ustawowym dniem wolnym” wymaganym przez artykuł 35 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, a drugi to “ustalony dzień wolny” (dzień wolny poza ustawowym), który firma może ustalić według własnego uznania. To rozróżnienie jest niezwykle ważne przy obliczaniu wynagrodzenia za nadgodziny. Praca w ustawowy dzień wolny jest traktowana jako “praca w dni wolne” i wymaga wypłaty dodatkowego wynagrodzenia w wysokości co najmniej 35%. Z kolei praca w ustalony dzień wolny, jeśli powoduje przekroczenie 40-godzinnego tygodniowego limitu czasu pracy, jest traktowana jako “nadgodziny” i wymaga wypłaty dodatkowego wynagrodzenia w wysokości co najmniej 25%. Dlatego jasne określenie w regulaminie pracy, który dzień tygodnia jest ustawowym dniem wolnym, jest niezbędne z punktu widzenia zarządzania pracą i kosztami.

Praca powyżej limitu: Nadgodziny i praca w dni wolne zgodnie z japońską umową o elastyczny czas pracy (Saburoku kyotei)

W Japonii, zasady dotyczące maksymalnego czasu pracy określone przez japońską Ustawę o Standardach Pracy (8 godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo) oraz zasady dotyczące dni wolnych od pracy nie są absolutne. Istnieją wyjątki, które pozwalają na pracę powyżej tych limitów po przeprowadzeniu określonych procedur prawnych. Podstawą dla nadgodzin i pracy w dni wolne jest umowa między pracodawcą a pracownikami, znana jako umowa o elastyczny czas pracy (Saburoku kyotei), zgodnie z artykułem 36 Ustawy o Standardach Pracy. Jednakże w przypadku nadzwyczajnych sytuacji, takich jak katastrofy (zgodnie z artykułem 33 tej samej ustawy), praca powyżej limitów może być dozwolona na podstawie wyjątkowego zezwolenia lub zgłoszenia po fakcie.

Praca powyżej ustawowych limitów czasu pracy lub w dni wolne bez zawarcia umowy o elastyczny czas pracy jest nielegalna, nawet jeśli pracownicy wyrazili na to zgodę, i podlega sankcjom karnym. Aby umowa o elastyczny czas pracy była ważna, konieczne jest zawarcie pisemnej umowy między pracodawcą a związkiem zawodowym reprezentującym większość pracowników w miejscu pracy, lub, w przypadku braku takiego związku, z osobą reprezentującą większość pracowników. Najważniejszym krokiem jest zgłoszenie zawartej umowy do właściwego inspektora pracy. Zgłoszenie to jest wymogiem dla umowy o elastyczny czas pracy, aby nabrała ona mocy prawnej, i dopiero po jego złożeniu możliwe jest legalne zatrudnienie pracowników w nadgodzinach lub w dni wolne.

Nawet po zawarciu umowy o elastyczny czas pracy, nadgodziny nie są dozwolone bez ograniczeń. Prawo nakłada surowe limity na pracę w nadgodzinach. Zasadniczo, limit nadgodzin wynosi 45 godzin miesięcznie i 360 godzin rocznie.  

W przypadku nieprzewidzianego i nagłego wzrostu ilości pracy lub innych tymczasowych i wyjątkowych okoliczności, możliwe jest zawarcie umowy o elastyczny czas pracy z “specjalnymi klauzulami”, które pozwalają na przekroczenie tych limitów. “Tymczasowe i wyjątkowe okoliczności” nie mogą być oparte na ogólnych przesłankach, takich jak “potrzeby biznesowe”, lecz muszą być konkretne i tymczasowe, na przykład nagła zmiana specyfikacji lub odpowiedź na dużą reklamację.  

Nawet w przypadku zastosowania specjalnych klauzul, prawo określa absolutne limity, których nie można przekroczyć (z sankcjami karnymi):

1. Nadgodziny nie mogą przekraczać 720 godzin rocznie.  
2. Suma nadgodzin i pracy w dni wolne nie może przekraczać 100 godzin miesięcznie.  
3. Średnia miesięczna suma nadgodzin i pracy w dni wolne, obliczona za okresy 2, 3, 4, 5 lub 6 miesięcy, nie może przekraczać 80 godzin.  
4. Nadgodziny mogą przekraczać 45 godzin miesięcznie tylko przez 6 miesięcy w roku.  

Szczególnie trzeci punkt, dotyczący średniej 80 godzin w ciągu kilku miesięcy, jest silnym mechanizmem mającym na celu ograniczenie ciągłej pracy w nadgodzinach przez przedsiębiorstwa. Na przykład, jeśli w jednym miesiącu suma nadgodzin i pracy w dni wolne osiągnie 99 godzin (tuż poniżej miesięcznego limitu 100 godzin), to w następnym miesiącu łączna liczba godzin pracy nie może przekroczyć 61 godzin ((99 godzin + 61 godzin) ÷ 2 miesiące = 80 godzin). W ten sposób, jeśli w jednym miesiącu nastąpi wzrost czasu pracy, w kolejnych miesiącach konieczne będzie znaczne zmniejszenie liczby godzin pracy, co wymaga od przedsiębiorstw nie tylko rejestrowania czasu pracy, ale także planowania przyszłego czasu pracy pracowników.

Koszty finansowe: Dodatkowe wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach

Przedsiębiorstwa w Japonii są zobowiązane do wypłacania pracownikom dodatkowego wynagrodzenia (premii) za pracę przekraczającą ustawowy czas pracy, pracę w ustawowe dni wolne od pracy oraz pracę w godzinach nocnych, powyżej stawki określonej przez prawo. Obowiązek ten jest określony w artykule 37 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy i ma bezpośredni wpływ na finanse przedsiębiorstw.

Stawka dodatkowego wynagrodzenia różni się w zależności od rodzaju pracy:

• Praca w nadgodzinach: Za pracę przekraczającą ustawowy czas pracy (8 godzin dziennie lub 40 godzin tygodniowo) należy wypłacić dodatkowe wynagrodzenie w wysokości co najmniej 25% zwykłego wynagrodzenia.
• Praca w nadgodzinach powyżej 60 godzin miesięcznie: Jeśli miesięczna liczba nadgodzin przekracza 60 godzin, stawka dodatkowa wzrasta do co najmniej 50%. Regulacja ta obowiązuje wszystkie przedsiębiorstwa, w tym małe i średnie, od 1 kwietnia 2023 roku.
• Praca w dni wolne: Za pracę w dni wolne określone w artykule 35 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy wymagane jest dodatkowe wynagrodzenie w wysokości co najmniej 35%. Jest to odrębne od pracy w dni wolne nieobjęte ustawą.
• Praca w godzinach nocnych: Za pracę w godzinach od 22:00 do 5:00 rano należy wypłacić dodatkowe wynagrodzenie w wysokości co najmniej 25%.

Stawki te mogą być stosowane łącznie. Na przykład, jeśli pracownik pracuje w godzinach nadliczbowych w nocy, należy zastosować zarówno stawkę za pracę w nadgodzinach 25%, jak i za pracę nocną 25%, co łącznie daje co najmniej 50% dodatkowego wynagrodzenia. Podobnie, praca w dni wolne w godzinach nocnych wymaga dodatkowego wynagrodzenia w wysokości co najmniej 60% (35%+25%).

Podstawą do obliczenia tych dodatkowych wynagrodzeń jest zwykłe wynagrodzenie pracownika za normalny czas pracy lub dzień pracy. Jednakże, zgodnie z artykułem 21 rozporządzenia wykonawczego do japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, pewne rodzaje wynagrodzeń mogą być wyłączone z tej podstawy. Wyłączone wynagrodzenia są ograniczone do tych, które są wypłacane na podstawie indywidualnych okoliczności pracownika, a do konkretnych przykładów należą:

• Dodatek rodzinny
• Dodatek na dojazdy
• Dodatek za rozłąkę
• Dodatek na edukację dzieci
• Dodatek mieszkaniowy
• Wynagrodzenie wypłacane jednorazowo
• Wynagrodzenie wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc (takie jak premie)

Jednakże, czy te dodatki mogą być wyłączone z podstawy wynagrodzenia, zależy nie od ich nazwy, ale od ich rzeczywistej treści. Na przykład, nawet jeśli dodatek nosi nazwę “dodatek mieszkaniowy”, ale jest wypłacany wszystkim pracownikom w jednakowej kwocie, uznaje się go za niezwiązany z indywidualnymi okolicznościami pracownika i nie może być wyłączony z podstawy wynagrodzenia.

Poniżej przedstawiamy podsumowanie stawek dodatkowego wynagrodzenia:

To dodatkowe wynagrodzenie, zwłaszcza wysoka stawka 50% za pracę przekraczającą 60 godzin miesięcznie, nie jest tylko zasadą obliczania wynagrodzeń, ale odzwierciedla silne polityczne intencje mające na celu ekonomiczne ograniczenie nadmiernych godzin pracy przez przedsiębiorstwa i ochronę zdrowia pracowników.

Istotny wyjątek: „Kierownicy i Nadzorcy” w Japonii

Wcześniej wspomniane ścisłe regulacje dotyczące czasu pracy, przerw i dni wolnych w Japonii mają istotny wyjątek określony w artykule 41 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy. Zgodnie z tym przepisem, osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych lub nadzorczych (zwane dalej „kierownikami i nadzorcam”) nie podlegają przepisom dotyczącym czasu pracy, przerw oraz dni wolnych. Dzięki temu pracodawcy nie są zobowiązani do wypłacania dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub w dni wolne pracownikom na takich stanowiskach.

Jednakże, kwalifikacja pracownika jako „kierownika lub nadzorcy” nie jest ustalana formalnie na podstawie nazwy stanowiska przyznanej przez firmę (takiej jak „kierownik działu” czy „szef sekcji”), lecz na podstawie rzeczywistych obowiązków, odpowiedzialności, uprawnień oraz sposobu wykonywania pracy. Japońskie sądy nie akceptują łatwego stosowania tego wyjątku i tendencja jest taka, że interpretują go bardzo restrykcyjnie. Zgodnie z interpretacją administracyjną i licznymi orzeczeniami sądowymi, aby uznać pracownika za „kierownika lub nadzorcę”, musi on spełniać wszystkie trzy poniższe kryteria:

1. Znaczące obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia związane z pozycją jedności z zarządem: pracownik musi posiadać istotne uprawnienia w zakresie zarządzania pracą, takie jak zatrudnianie, zwalnianie, ocena personelu czy ustalanie warunków pracy, i być głęboko zaangażowany w podejmowanie decyzji zarządczych. Sam fakt posiadania podwładnych nie jest wystarczający – wymagana jest zdolność do samodzielnego podejmowania decyzji dotyczących polityki działu, na tyle, aby można było ocenić, że posiada on uprawnienia porównywalne z zarządem.
2. Praca niepodlegająca ścisłemu zarządzaniu czasem pracy: pracownik musi mieć znaczną swobodę w ustalaniu własnych godzin pracy i metod wykonywania zadań. Jeśli firma ściśle kontroluje godziny przyjścia i wyjścia pracownika lub obniża wynagrodzenie za spóźnienia czy wcześniejsze wyjścia, to nie można uznać go za „kierownika lub nadzorcę”. Niezbędne jest, aby pracownik mógł elastycznie dostosować swoje godziny pracy w zależności od potrzeb zarządu.
3. Wynagrodzenie i inne świadczenia odpowiednie do zajmowanego stanowiska: wynagrodzenie, w tym podstawowe i dodatki za stanowisko, powinno być korzystniejsze w porównaniu do zwykłych pracowników i adekwatne do znaczenia pełnionych obowiązków. Jeśli faktyczne godziny pracy są brane pod uwagę i wynagrodzenie za godzinę jest niższe niż u zwykłych pracowników czy pracowników tymczasowych, to może to być kluczowy czynnik przeciwko uznaniu za „kierownika lub nadzorcę”.

Jako przykład ścisłych kryteriów służy sprawa Japońskiego McDonald’s (wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 28 stycznia 2008 roku). W tej sprawie sąd uznał, że mimo pewnych uprawnień związanych z zarządzaniem sklepem, menedżer nie był zaangażowany w decyzje dotyczące ogólnej polityki firmy, a w przypadku braku personelu musiał sam wypełniać zmiany, co ograniczało jego swobodę w zarządzaniu czasem pracy. Ponadto, wynagrodzenie nie było uznane za wystarczające dla stanowiska kierowniczego, dlatego sąd orzekł, że nie spełnia on kryteriów „kierownika lub nadzorcy”.

Tak więc, wyjątek dla „kierowników i nadzorców” jest jednym z najbardziej spornych obszarów w japońskim prawie pracy. Tzw. „kierownicy tylko z nazwy”, którym przyznaje się tytuły menedżerskie jedynie w celu uniknięcia wypłaty dodatków za nadgodziny, nie są prawnie uznawani, co może prowadzić do ryzyka późniejszego nakazu wypłaty znacznych kwot zaległego wynagrodzenia.

Nawet jeśli pracownik zostanie uznany za prawowitego „kierownika lub nadzorcę”, obowiązek wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nocnych (od 22:00 do 5:00) nie jest zniesiony. Ponadto, prawo do corocznego płatnego urlopu jest gwarantowane na takich samych zasadach jak dla zwykłych pracowników.

Podsumowanie

Jak wyjaśniono w niniejszym artykule, regulacje dotyczące czasu pracy i dni wolnych w japońskim prawie pracy są kluczowe dla zarządzania pracownikami w firmach i charakteryzują się wyjątkową rygorystycznością. “Czas pracy” jest określany nie na podstawie umowy, lecz obiektywnych faktów, a zasadniczo obowiązuje górny limit “8 godzin dziennie, 40 godzin tygodniowo”. Praca w godzinach nadliczbowych lub w dni wolne jest możliwa tylko wtedy, gdy istnieje odpowiednio zawarta i zgłoszona umowa o elastyczny czas pracy (tzw. umowa 36), nawet w takim przypadku nie można przekroczyć absolutnego limitu czasu pracy określonego przez prawo. Ponadto, za te godziny pracy przewidziane są dodatkowe stawki wynagrodzenia określone przez prawo. Istnieje wyjątek dla “osób zarządzających i nadzorujących”, ale jego zakres stosowania jest bardzo wąski i interpretowany przez orzecznictwo, a lekkomyślne stosowanie może wiązać się z dużym ryzykiem prawnym. Dokładne zrozumienie i przestrzeganie tych regulacji jest podstawowym obowiązkiem dla prowadzenia działalności w Japonii i jest niezbędne z punktu widzenia zarządzania zgodnego z prawem (compliance).

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w doradztwie prawnym i obsłudze sporów związanych z czasem pracy i dniami wolnymi dla wielu klientów w Japonii. W naszej kancelarii pracują nie tylko eksperci z japońskimi kwalifikacjami prawniczymi, ale również specjaliści mówiący po angielsku z kwalifikacjami prawnymi z innych krajów, co pozwala na obsługę unikalnych wyzwań, przed którymi stoją firmy rozwijające działalność międzynarodową. Oferujemy precyzyjne i praktyczne wsparcie we wszystkich kwestiach związanych ze skomplikowanymi regulacjami japońskiego prawa pracy, takich jak budowanie systemów zarządzania czasem pracy, właściwe stosowanie umów o elastyczny czas pracy oraz ocena zasadności zastosowania wyjątków dla osób zarządzających i nadzorujących.