Szczegółowe wyjaśnienie procedur wizowych dla rekrutacji zagranicznych pracowników w Japonii według różnych form zatrudnienia

Dla współczesnych japońskich firm, zapewnienie globalnych talentów jest kluczową strategią zarządzania, która umożliwia osiągnięcie wzrostu biznesowego. Jednak proces rekrutacji wykwalifikowanych zagranicznych pracowników jest regulowany przez skomplikowane procedury prawne określone w japońskiej “Ustawie o kontroli imigracji i uznawaniu uchodźców” (dalej nazywanej “Ustawą o imigracji”). To prawo stanowi fundament zarządzania działalnością wszystkich cudzoziemców wchodzących i przebywających w Japonii, a jego dokładne zrozumienie i przestrzeganie jest niezbędnym obowiązkiem prawnym dla firm. Błędy proceduralne mogą prowadzić nie tylko do opóźnień w planach rekrutacyjnych, ale także do poważnych ryzyk prawnych. Celem tego artykułu jest wszechstronne wyjaśnienie procedur i kwestii, z którymi kadra zarządzająca firmy oraz pracownicy działów prawnych i HR mogą się spotkać w praktyce zatrudniania cudzoziemców, w trzech typowych formach rekrutacji. Konkretnie omówimy scenariusze zatrudnienia cudzoziemców posiadających wizę “pobytu rodzinnego” jako stałych pracowników, zatrudnienia osób posiadających “wizę statusową” oraz oferowania pracy cudzoziemcom przebywającym w Japonii na “krótkoterminowym pobycie”. Dokładne zrozumienie i wykonanie tych procedur to nie tylko zwykła praca biurowa, ale także kluczowe zadanie w budowaniu systemu zgodności z przepisami i zarządzania ryzykiem prawnym w firmie.

Podstawowe zasady zatrudniania cudzoziemców i odpowiedzialność prawna firm w Japonii

Podczas zatrudniania pracowników bez względu na ich narodowość, firmy są zobowiązane do spełnienia określonych obowiązków prawnych. W przypadku zatrudniania cudzoziemców, istnieją szczególnie rygorystyczne obowiązki weryfikacyjne wynikające z japońskiej ustawy o kontroli imigracji. Każda firma musi przed zawarciem umowy o pracę i rozpoczęciem pracy przez pracownika sprawdzić jego kartę pobytu lub paszport, aby upewnić się, że posiada on odpowiedni status pobytowy uprawniający do pracy oraz że okres jego ważności jest aktualny. Zaniedbanie tego obowiązku weryfikacji i zatrudnienie cudzoziemca nieuprawnionego do pracy może skutkować poważną odpowiedzialnością prawną dla firmy.

Artykuł 73-2 japońskiej ustawy o kontroli imigracji definiuje przestępstwo wspierania nielegalnej pracy. Przepis ten karze osoby, które w ramach działalności gospodarczej zatrudniają nielegalnych pracowników lub umieszczają ich pod swoją kontrolą w celu pracy. W przypadku naruszenia tego przepisu, osobie fizycznej grozi kara pozbawienia wolności do 3 lat lub grzywna do 3 milionów jenów, lub obie te kary, natomiast osobie prawnej może zostać nałożona grzywna do 3 milionów jenów. Najważniejszym aspektem tego prawa jest to, że zasadniczo nie akceptuje się twierdzenia firmy, że “nie wiedziała”. Nawet “nieumyślne” zaniedbanie, takie jak nieprzeprowadzenie kontroli karty pobytu, może podlegać karze. Innymi słowy, prawo wymaga od firm aktywnego i pewnego systemu weryfikacji. Dlatego stosowanie się do odpowiednich procedur zgodnie z opisanymi poniżej formami rekrutacji jest jedynym sposobem na uniknięcie ryzyka wspierania nielegalnej pracy i udowodnienie, że firma spełnia swoje obowiązki prawne.

Punkt kluczowy nr 1 dotyczący rekrutacji: Zatrudnianie cudzoziemców z wizą na pobyt rodzinny jako stałych pracowników w Japonii

Status pobytu “pobyt rodzinny” w Japonii jest przyznawany małżonkom i dzieciom cudzoziemców pracujących w Japonii i ich głównym celem jest umożliwienie pobytu w Japonii jako rodziny. Zatem ten status pobytu nie zezwala pierwotnie na podejmowanie pracy. Jednakże, na podstawie artykułu 19 japońskiej ustawy o kontroli imigracji, możliwe jest uzyskanie wyjątkowego zezwolenia na “działalność poza zakresem statusu”, co pozwala na pracę. Niemniej jednak, to zezwolenie jest zasadniczo ograniczone do pracy do 28 godzin tygodniowo i przewiduje formy zatrudnienia takie jak praca na część etatu lub praca dorywcza. Dlatego zatrudnienie cudzoziemca z wizą na pobyt rodzinny jako stałego pracownika, wykraczające poza zakres tego zezwolenia, jest prawnie niemożliwe bez odpowiednich zmian.

Aby zatrudnić kogoś jako stałego pracownika, konieczne jest zmienienie obecnego statusu “pobyt rodzinny” na status pozwalający na pracę zgodnie z rodzajem wykonywanych zadań, na przykład na “technologie, wiedzę humanistyczną i międzynarodowe usługi”. Procedura ta jest określona w artykule 20 japońskiej ustawy o kontroli imigracji jako “wniosek o zmianę statusu pobytu”. Wniosek ten nie jest tylko aktualizacją rodzaju statusu pobytu, ale równoznaczny z rygorystyczną oceną w celu uzyskania zupełnie nowej wizy pracowniczej. Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji w Japonii dokonuje oceny od podstaw, czy wnioskodawca spełnia wymagania nowego statusu pobytu. Szczególnie ważne jest, czy istnieje związek między wykształceniem i doświadczeniem zawodowym wnioskodawcy a zawodem, który ma być wykonywany w firmie. Na przykład, zatrudnienie absolwenta inżynierii na stanowisku w dziale marketingu może być trudne, jeśli nie można racjonalnie wyjaśnić związku między zawodem a specjalizacją. Firmy muszą zdawać sobie sprawę, że ten wniosek nie jest formalnością, ale oceną samej zasadności zatrudnienia i muszą przygotować się do niego w sposób kompleksowy.

Wniosek o zmianę statusu pobytu składa się w lokalnym urzędzie ds. imigracji i naturalizacji, właściwym dla miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Procedura ta zwykle wymaga od jednego do dwóch miesięcy na rozpatrzenie. W przypadku przyznania zezwolenia, opłata wynosi 6,000 jenów przy płatności bezpośredniej lub 5,500 jenów przy płatności online.

Dokumenty wymagane do procedury są przygotowywane zarówno przez wnioskodawcę, jak i przyjmującą firmę. Główne dokumenty to:

• Dokumenty przygotowane przez wnioskodawcę
  • Wniosek o zmianę statusu pobytu
  • Zdjęcie (wymiary: 4 cm wysokości na 3 cm szerokości)
  • Paszport i karta pobytu (do wglądu)
  • Dokumenty potwierdzające wykształcenie i doświadczenie zawodowe (dyplomy, zaświadczenia o zatrudnieniu itp.)
• Dokumenty przygotowane przez firmę
  • Zaświadczenie o rejestracji handlowej lub korporacyjnej firmy
  • Kopia dokumentów finansowych z ostatniego roku obrotowego
  • Kopia rocznego zestawienia podatkowego pracowników firmy
  • Kopia umowy o pracę (zawierająca opis stanowiska, wynagrodzenie, okres zatrudnienia itp.)
  • Uzasadnienie zatrudnienia (dokument wyjaśniający potrzebę zatrudnienia)

W zależności od wielkości firmy (np. spółka giełdowa, małe i średnie przedsiębiorstwo) istnieje system kategoryzacji, który upraszcza wymagane dokumenty, dlatego ważne jest, aby sprawdzić, do której kategorii należy Twoja firma. Wzory wniosków i szczegółowe informacje o wymaganych dokumentach można znaleźć na stronie internetowej Urzędu ds. Imigracji i Naturalizacji.

Źródło: Wniosek o zmianę statusu pobytu | Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji

Źródło: Status pobytu “Technologie, wiedza humanistyczna i międzynarodowe usługi” | Urząd ds. Imigracji i Naturalizacji

Punkty kluczowe dotyczące rekrutacji według typu wizy: Przypadki zatrudnienia cudzoziemców z wizą opartą na statusie osobistym w Japonii

Wizy takie jak “stały rezydent”, “małżonek obywatela Japonii i inne podobne przypadki”, “małżonek stałego rezydenta i inne podobne przypadki” oraz “osiedleniec” są przyznawane na podstawie statusu osobistego lub pozycji społecznej, a nie konkretnych rodzajów aktywności. Dlatego też nazywane są “wizami opartymi na statusie” lub “wizami statusowymi”. Cudzoziemcy posiadający takie wizy nie podlegają żadnym ograniczeniom prawnych w zakresie pracy, podobnie jak obywatele Japonii. W związku z tym firmy mogą zatrudniać ich na takich samych zasadach jak obywateli Japonii, bez względu na rodzaj pracy czy godziny pracy. Nie ma potrzeby zmiany statusu pobytu w Urzędzie ds. Imigracji, co sprawia, że proces rekrutacji jest bardzo prosty.

Jednakże ta prostota procedur może prowadzić do przeoczenia pewnych obowiązków prawnych, dlatego wymagana jest ostrożność. Nawet w przypadku zatrudnienia cudzoziemców z wizą statusową, firmy w Japonii są zobowiązane do zgłoszenia w Urzędzie Pracy (Hello Work) zgodnie z artykułem 28 “Prawa o kompleksowym promowaniu polityki pracy, stabilności zatrudnienia pracowników oraz wzbogacaniu ich życia zawodowego”. Zgłoszenie to, znane jako “zgłoszenie sytuacji zatrudnienia cudzoziemców”, jest obowiązkowe dla wszystkich pracodawców. Niezłożenie takiego zgłoszenia lub złożenie fałszywego zgłoszenia może skutkować grzywną do 300 tysięcy jenów.

Ze względu na brak konieczności składania wniosków do Urzędu ds. Imigracji, istnieje ryzyko pominięcia tego obowiązku zgłoszeniowego w standardowym procesie rekrutacji w firmie. Aby zapobiec takim naruszeniom zgodności z prawem, skuteczne jest włączenie do procesu onboardingowego przy zatrudnianiu mechanizmu sprawdzającego obywatelstwo i automatycznie inicjującego proces zgłoszeniowy do Urzędu Pracy w przypadku osób o obcej narodowości (z wyjątkiem specjalnych stałych rezydentów).

Metoda zgłoszenia różni się w zależności od tego, czy dana osoba zostanie objęta ubezpieczeniem społecznym.

1. W przypadku osób objętych ubezpieczeniem społecznym:
   • Procedura: Zgłoszenie jest uzupełniane o informacje dotyczące statusu pobytu, okresu pobytu, narodowości itp. podczas składania standardowego “Zgłoszenia nabycia kwalifikacji ubezpieczonych” (Formularz nr 2).
   • Miejsce składania: Urząd Pracy właściwy dla lokalizacji firmy.
   • Termin składania: Do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu zatrudnienia.
2. W przypadku osób nieobjętych ubezpieczeniem społecznym:
   • Procedura: Konieczne jest oddzielne złożenie “Zgłoszenia sytuacji zatrudnienia cudzoziemców” (Formularz nr 3).
   • Miejsce składania: Urząd Pracy właściwy dla lokalizacji firmy, w której pracuje cudzoziemiec.
   • Termin składania: Do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu zatrudnienia.

Podobnie przy rozwiązaniu stosunku pracy, obowiązkowe jest złożenie zgłoszenia utraty kwalifikacji ubezpieczonych lub zgłoszenia sytuacji zatrudnienia cudzoziemców (w przypadku rozwiązania stosunku pracy). Formularze zgłoszeniowe można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej.

Źródło: Informacje o zgłaszaniu sytuacji zatrudnienia cudzoziemców | Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii[ja]

Kluczowe punkty dotyczące rekrutacji według formy pobytu③: Przyjęcie do pracy cudzoziemca na 【krótkoterminowy pobyt】 w Japonii

Status pobytowy “krótkoterminowy pobyt” jest przeznaczony dla osób, które przyjeżdżają do Japonii w celach turystycznych, rodzinnych wizyt czy krótkoterminowych celów biznesowych (takich jak konferencje, negocjacje itp.), i nie obejmuje działalności zarobkowej. Dlatego zatrudnianie cudzoziemców posiadających ten status pobytowy do pracy w Japonii jest surowo zabronione. Nawet jeśli firma przeprowadzi rozmowę kwalifikacyjną z wybitnym kandydatem przebywającym w Japonii na “krótkoterminowym pobycie” i zaoferuje mu pracę, zasadniczo nie jest dozwolone natychmiastowe zatrudnienie tej osoby w Japonii i zmiana jej statusu pobytowego na wizę pracowniczą.

Zgodnie z artykułem 20, ustęp 3, wyjątek ustawy o kontroli imigracji i uchodźców w Japonii, zmiana statusu pobytowego z “krótkoterminowego pobytu” jest dozwolona tylko w przypadku “nieuniknionych szczególnych okoliczności”. “Nieuniknione szczególne okoliczności” odnoszą się do przypadków wymagających ludzkiego współczucia (na przykład: zawarcie małżeństwa z obywatelem Japonii, poważna choroba uniemożliwiająca powrót do kraju), a sam fakt “otrzymania oferty pracy od japońskiej firmy” nie kwalifikuje się do nich. Surowe stosowanie tych zasad ma na celu zapobieganie omijaniu rygorystycznej kontroli wizowej, która powinna odbywać się w ambasadach i konsulatach Japonii za granicą, i uzyskiwaniu uprawnień do pracy w kraju poprzez proste procedury po wjeździe.

W związku z tym, gdy firma zamierza zatrudnić cudzoziemca na “krótkoterminowy pobyt”, musi przestrzegać poniższych dwóch etapów formalnego postępowania. Procedura ta jest ściśle określona prawnie i jej zignorowanie w celu rozpoczęcia pracy jest poważnym naruszeniem prawa.

Pierwszy etap: Wniosek o wydanie certyfikatu kwalifikacji do pobytu

Pierwszym krokiem jest złożenie przez przyjmującą firmę wniosku o wydanie “Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu (COE)” w imieniu cudzoziemca w Japonii. Jest to procedura oparta na artykule 7, punkt 2 ustawy o kontroli imigracji i uchodźców w Japonii, która pozwala ministrowi sprawiedliwości na wstępną ocenę, czy planowana działalność cudzoziemca jest zgodna z kryteriami statusu pobytowego. Posiadanie tego certyfikatu przyspiesza późniejsze wydanie wizy. Wnioski należy składać w lokalnym urzędzie zarządzania imigracją i pobytami, który ma jurysdykcję nad miejscem działalności firmy. Proces oceny zwykle trwa od jednego do trzech miesięcy, więc firmy muszą wziąć ten czas pod uwagę w swoich planach rekrutacyjnych.

Drugi etap: Wniosek o wizę i wjazd do Japonii

Po wydaniu Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu, firma wysyła go do osoby za granicą. W tym momencie osoba ta zasadniczo musi opuścić Japonię. Następnie składa ona certyfikat w ambasadzie lub konsulacie Japonii w swoim kraju i otrzymuje oficjalną wizę pracowniczą. Dopiero po wjeździe do Japonii z nową wizą i otrzymaniu karty pobytu na lotnisku, może legalnie rozpocząć pracę. Cały ten proces od momentu otrzymania oferty pracy do faktycznego rozpoczęcia pracy zajmuje co najmniej trzy do czterech miesięcy.

Dokumenty wymagane do wniosku o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu są podobne do tych potrzebnych przy wniosku o zmianę statusu pobytowego i podlegają rygorystycznej ocenie w zakresie treści działalności firmy, jej stabilności oraz związku kwalifikacji i doświadczenia zawodowego osoby z planowanymi obowiązkami.

Źródło: Wniosek o wydanie Certyfikatu Kwalifikacji do Pobytu | Zarządzanie Imigracją i Pobytem

Porównanie poszczególnych procedur

Trzy formy rekrutacji, które dotychczas omówiliśmy, są ścieżkami do legalnego zatrudnienia cudzoziemców, jednak różnią się one pod względem podejścia prawnego, podmiotów prowadzących procedury, wymaganego czasu oraz uwag, na które powinny zwrócić uwagę firmy. Kluczem do płynnego procesu rekrutacji i przestrzegania zasad compliance jest początkowe dokładne zrozumienie rodzaju wizy rezydenta, którą posiada kandydat, i wybranie odpowiedniej procedury prawnej. Poniższa tabela podsumowuje główne różnice w procedurach w trzech scenariuszach.

Podsumowanie

Dla japońskich firm kluczowe jest, aby proces rekrutacji zagranicznych talentów był zgodny z przepisami prawa. Jak szczegółowo opisano w niniejszym artykule, rodzaj wizy rezydenta, którą posiada kandydat, determinuje konkretne procedury prawne, które firma musi zastosować. Dokładne zidentyfikowanie statusu prawnego kandydata i przestrzeganie określonych procedur bez żadnych braków lub nadmiarów jest jedyną drogą do zarządzania ryzykiem prawnym firmy i zapewnienia płynnego pozyskiwania talentów. Błędny wybór procedur może prowadzić nie tylko do opóźnień w planach rekrutacyjnych, ale także do poważnych naruszeń zgodności z przepisami, takich jak wspieranie nielegalnego zatrudnienia.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w świadczeniu usług prawnych związanych z aplikacjami o wizę pracowniczą i złożonymi procedurami imigracyjnymi w Japonii dla licznych krajowych klientów. W naszej kancelarii pracuje wielu prawników posiadających kwalifikacje zagraniczne i mówiących w języku angielskim, co umożliwia skuteczną komunikację i rozwiązywanie problemów prawnych zarówno dla międzynarodowych menedżerów, jak i zagranicznych interesariuszy. Jeśli napotykają Państwo trudności związane z procedurami prawnymi dotyczącymi zatrudniania zagranicznych talentów, prosimy o kontakt z naszą kancelarią.