Czym jest cyfrowa wypłata wynagrodzenia (cyfrowe wynagrodzenie)? Przykłady wdrożeń i procedury wprowadzania.

W kontekście celu rządu, który zakłada osiągnięcie do roku Reiwa 7 (2025) 40% udziału płatności bezgotówkowych, w roku Reiwa 5 (2023) odsetek ten osiągnął rekordową wartość 39,3% (126,7 biliona jenów). W odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na płatności bezgotówkowe w ostatnich latach, Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej Japonii zezwoliło w kwietniu roku Reiwa 5 (2023) na wprowadzenie “cyfrowych wypłat wynagrodzeń” (cyfrowe pensje).

Jak więc w praktyce można wykorzystać cyfrowe wypłaty wynagrodzeń? Niniejszy artykuł przedstawi ogólny zarys cyfrowych wypłat wynagrodzeń (cyfrowych pensji), ich zalety i wady, a także procedurę wdrażania tego systemu.

Czym jest cyfrowa wypłata wynagrodzenia (cyfrowe wynagrodzenie)?

Cyfrowa wypłata wynagrodzenia (cyfrowe wynagrodzenie) to mechanizm, który po uzyskaniu zgody pracownika, pozwala na wykorzystanie elektronicznych metod płatności (aplikacje do płatności mobilnych, karty przedpłacone, cyfrowe waluty itp.) zamiast tradycyjnych wypłat gotówką czy przelewów bankowych, do przesyłania środków na konta operatorów usług płatniczych.

Operatorzy usług płatniczych to zarejestrowani przedsiębiorcy, którzy oferują usługi przekazu środków poza systemem bankowym. W sierpniu 2024 roku zarejestrowanych jest 82 takich firm. Znane są takie usługi jak ‘PayPay’ związane z SoftBankiem czy ‘LINE Pay’ od LINE, które oferują funkcje płatności w aplikacjach na smartfony. Użytkownicy mogą powiązać aplikacje operatorów usług płatniczych z kontami bankowymi, aby doładować środki i używać ich do przekazów pieniężnych czy zakupów.

Aby prowadzić działalność w zakresie usług płatniczych, konieczna jest wcześniejsza rejestracja u Premiera Japonii na podstawie ‘Japońskiej Ustawy o Rozliczeniach Pieniężnych’. Niezarejestrowane prowadzenie działalności w zakresie usług płatniczych (transakcje walutowe) stanowi naruszenie artykułu 4 ustęp 1 ‘Japońskiej Ustawy Bankowej’ i podlega sankcjom przewidzianym w tej ustawie.

Źródło: Japońskie Stowarzyszenie Usług Płatniczych ‘Przegląd działalności w zakresie przekazu środków'[ja]

Wśród zarejestrowanych operatorów usług płatniczych, tylko konta tych, którzy zostali wyznaczeni przez Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej mogą być wykorzystywane do cyfrowych wypłat wynagrodzeń (na chwilę pisania tego tekstu, jedynym wyznaczonym operatorem usług płatniczych jest PayPay Corporation).

Cyfrowa wypłata wynagrodzenia jest jedną z opcji. Pracodawca nie może zmuszać pracowników, którzy nie wyrażają na to zgody, do korzystania z cyfrowych wypłat. Ponadto, pracownicy mogą otrzymywać część wynagrodzenia na wyznaczone konto operatora usług płatniczych.

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej｜O wypłacie wynagrodzenia na konto operatora usług płatniczych (cyfrowa wypłata wynagrodzenia)[ja]

Tło uznania cyfrowych wypłat wynagrodzeń

Możliwość cyfrowej wypłaty wynagrodzeń wynika z postępującej cyfryzacji i zmian w sposobach płatności wynagrodzeń w ostatnich latach.

Zasadą jest, że wynagrodzenie powinno być wypłacane w gotówce (japońska Ustawa o Standardach Pracy, art. 24). Jednakże, jeśli pracownik wyrazi zgodę, dozwolone są wyjątki, takie jak: 1. przelew na konto bankowe oraz 2. przelew na zintegrowane konto papierów wartościowych (japońskie Rozporządzenie wykonawcze do Ustawy o Standardach Pracy, art. 7 ust. 2).

Artykuł 24. Wynagrodzenie powinno być wypłacane bezpośrednio pracownikowi, w całości i w gotówce. Jednakże, w przypadkach określonych przez prawo lub układ zbiorowy pracy, lub gdy metoda płatności jest określona przez rozporządzenie Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej jako pewna, można dokonać płatności innymi środkami niż gotówka. Ponadto, w przypadkach określonych przez prawo lub gdy istnieje związek zawodowy reprezentujący większość pracowników w danym miejscu pracy, lub gdy nie ma takiego związku, ale istnieje pisemna umowa z przedstawicielem większości pracowników, część wynagrodzenia może być potrącana.

Japońska Ustawa o Standardach Pracy

Artykuł 7 ust. 2. Pracodawca, uzyskawszy zgodę pracownika, może dokonać płatności wynagrodzenia w następujący sposób. Jednakże, w przypadku wyboru metody określonej w punkcie trzecim, pracownik musi mieć możliwość wyboru płatności wynagrodzenia zgodnie z metodami określonymi w punktach pierwszym lub drugim, a także pracodawca musi wyjaśnić pracownikowi wymagania określone w punktach od (i) do (viii) punktu trzeciego i uzyskać jego zgodę.
Pierwszy: Przelew na konto bankowe lub oszczędnościowe wskazane przez pracownika w banku lub innej instytucji finansowej
Drugi: Wpłata na rachunek depozytowy pracownika u operatora usług finansowych (zgodnie z japońską Ustawą o Transakcjach Instrumentami Finansowymi (Ustawa z roku 1948 nr 25), określonego w art. 2 ust. 9, z wyłączeniem operatorów określonych w art. 28 ust. 1 i art. 29-4 ust. 9, którzy prowadzą działalność w zakresie małych elektronicznych usług zbierania funduszy).

Japońskie Rozporządzenie wykonawcze do Ustawy o Standardach Pracy, art. 7 ust. 2[ja]

Jednakże, w obliczu rozpowszechnienia bankowości internetowej i mobilnej oraz rozwoju technologii blockchain, waluty cyfrowe stały się nieodzownym elementem naszego życia.

W związku z tym, jako nową opcję wypłaty wynagrodzeń, rozważono możliwość wypłaty na konta operatorów usług przekazu środków zarządzających walutami cyfrowymi, co wymagało zmiany japońskiego Rozporządzenia wykonawczego do Ustawy o Standardach Pracy.

Regulacje dotyczące cyfrowych wypłat wynagrodzeń

Regulacje dotyczące cyfrowych wypłat wynagrodzeń można podzielić na dwa główne obszary: „regulacje po stronie pracodawcy” oraz „regulacje dla podmiotów zajmujących się przekazem środków”.

Regulacje po stronie pracodawcy

Jak wspomniano wcześniej, gdy pracodawca zamierza dokonać wypłaty wynagrodzenia w formie cyfrowej, musi uzyskać na to zgodę pracownika.

W tym przypadku pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikowi następujących informacji:

• Że saldo konta jest ustawione na maksymalną kwotę 1 milion jenów lub że w przypadku przekroczenia tej kwoty, zostaną podjęte środki w celu szybkiego zmniejszenia salda do kwoty nieprzekraczającej 1 milion jenów.
• Że w przypadku niewypłacalności usługodawcy z powodu upadłości lub innych przyczyn, istnieje mechanizm szybkiego gwarantowania przez pracodawcę zobowiązań wobec pracowników.
• Że w przypadku strat poniesionych przez pracownika z powodu nieautoryzowanych transakcji walutowych lub innych działań, za które pracownik nie ponosi odpowiedzialności, pracodawca posiada mechanizm rekompensaty tych strat.
• Że saldo konta pozostaje ważne przez co najmniej 10 lat od daty ostatniej zmiany.
• Że pracownik może otrzymywać środki na konto (w jednostkach jednego jena) za pośrednictwem bankomatu (ATM) i co najmniej raz w miesiącu może to zrobić bez ponoszenia opłat. Ponadto, że przekazywanie środków na konto jest możliwe w jednostkach jednego jena.
• Że pracodawca posiada system umożliwiający terminowe raportowanie Ministerstwu Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej o stanie realizacji wypłat wynagrodzeń oraz o sytuacji finansowej.

Regulacje dla podmiotów zajmujących się przekazem środków

Wstępnie, podmioty zajmujące się przekazem środków są regulowane przez prawo dotyczące rozliczeń finansowych i inne przepisy, na podstawie których Agencja Usług Finansowych (FSA) wprowadza takie wymogi jak „depozyt gwarancyjny” czy „zarządzanie ryzykiem systemowym”.

Jednakże, dostawcy usług wypłaty wynagrodzeń, ze względu na specyfikę problemów pracowniczych, podlegają dodatkowym wymogom nałożonym przez Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej, które na podstawie przepisów wykonawczych do ustawy o standardach pracy, określają wymagania dotyczące „pewności wypłaty wynagrodzeń” zgodnie z obowiązkami informacyjnymi pracodawcy wymienionymi powyżej.

Dodatkowo, oprócz wymienionych wyżej, podmioty zajmujące się przekazem środków muszą spełniać następujące wymagania:

• Posiadanie technicznej zdolności do prawidłowego i pewnego przeprowadzania operacji związanych z wypłatą wynagrodzeń oraz posiadanie wystarczającego zaufania społecznego.

Spełnienie tych wymagań umożliwia Ministerstwu Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej wyznaczenie podmiotów, które na podstawie złożonego wniosku, kwalifikują się do przeprowadzania operacji związanych z wypłatą wynagrodzeń.

Zalety cyfrowych wypłat

Zalety płacenia wynagrodzeń w formie cyfrowej obejmują następujące aspekty.

Zalety dla pracowników

Po pierwsze, pracownicy mogą otrzymywać wynagrodzenie bezpośrednio, bez konieczności korzystania z konta bankowego.

Ponadto otrzymane wynagrodzenie można wypłacić co najmniej raz w miesiącu z bankomatu bez żadnych opłat, nawet w jednozłotowych nominałach, a także w formie gotówki. Maksymalny limit salda konta, na które wpłacane jest wynagrodzenie, został ustalony na 1 milion jenów (PLN), a w przypadku przekroczenia tego limitu, nadwyżka jest przekazywana na wcześniej zarejestrowane przez pracownika konto bankowe.

Jeśli pracownik sobie tego życzy, część wynagrodzenia może być otrzymana na konto operatora usług transferu środków, a reszta na konto bankowe. Na przykład, jeśli pracownik chce otrzymać 200 tysięcy jenów (PLN) na konto bankowe z wynagrodzenia netto wynoszącego 300 tysięcy jenów (PLN), a pozostałe 100 tysięcy jenów (PLN) w formie cyfrowej wypłaty, jest to możliwe.

Zalety dla pracodawców

Z punktu widzenia pracodawcy, nie ma potrzeby pośrednictwa kont bankowych, co eliminuje konieczność ponoszenia opłat transakcyjnych, co jest korzystne ekonomicznie.

Ponadto, pracodawcy mogą promować swoje zaangażowanie w tworzenie lepszego środowiska pracy poprzez wprowadzenie cyfrowych wypłat wynagrodzeń. Jeśli firma zyska wizerunek przedsiębiorstwa, które aktywnie angażuje się w reformę sposobu pracy i zadowolenie pracowników, poprzez dostosowanie się do nowych systemów związanych z szeroko pojętymi świadczeniami pracowniczymi, które cieszą się dużym zainteresowaniem społecznym i wśród pracowników, można oczekiwać rozwiązania problemu niedoboru pracowników.

Wady cyfrowych wynagrodzeń

Wśród wad wynagrodzeń w formie cyfrowej można wymienić następujące:

Wady dla pracowników

Choć cyfrowe wypłaty wynagrodzeń są opcją dostępną dla pracowników, dla osób nieprzyzwyczajonych do korzystania z elektronicznych środków płatności, ich wdrożenie może być trudne. Szczególnie osoby starsze, które rzadziej korzystają z elektronicznych pieniędzy, mogą napotkać problemy takie jak konieczność otwarcia nowego konta bankowego specjalnie dla cyfrowych wynagrodzeń.

Jak wspomniano wcześniej, ustalono, że maksymalna kwota na koncie nie może przekraczać 1 miliona jenów. W przypadku cyfrowych wynagrodzeń, jeśli saldo przekroczy 1 milion jenów, nadwyżka jest automatycznie przelewana na wcześniej wyznaczone konto bankowe.

Dodatkowo, istnieje ryzyko opóźnienia lub niepowodzenia wypłaty wynagrodzenia z powodu awarii systemu lub ataków cybernetycznych.

Wady dla pracodawców

W przypadku globalnych przedsiębiorstw konieczne jest dostosowanie się do różnych regulacji i praw obowiązujących w poszczególnych krajach i regionach, co wymaga szczególnej uwagi.

Ponadto, ze względu na powiązanie informacji o zatrudnieniu pracowników z wypłatami, istnieje ryzyko hakerstwa i wycieku danych wynagrodzeń, niezależnie od używanej cyfrowej waluty, co wymaga zastosowania solidnych środków bezpieczeństwa.

Wprowadzenie cyfrowych wynagrodzeń może również wymagać początkowej inwestycji w infrastrukturę wewnętrznego systemu firmy.

Przykłady wdrożenia cyfrowych wypłat wynagrodzeń

W Japonii od sierpnia 2024 roku, 10 firm z Grupy SoftBank ogłosiło rozpoczęcie korzystania z usługi „PayPay do odbioru wynagrodzeń” w ramach obsługi cyfrowych płatności wynagrodzeń.

Źródło: 10 firm z Grupy SoftBank rozpoczyna korzystanie z usługi „PayPay do odbioru wynagrodzeń” w odpowiedzi na cyfrowe płatności wynagrodzeń[ja]

Decyzję o wdrożeniu usługi „PayPay do odbioru wynagrodzeń” podjęło 10 firm: SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corporation, PayPay Corporation, SB C&S Corporation, SB At Work Corporation, SB Technology Corporation, SB Payment Service Corp., PayPay Card Corporation oraz PayPay Securities Corporation.

Pracownicy tych grup będą otrzymywać płatności cyfrowe wynagrodzeń za pośrednictwem PayPay Corporation, jednakże obecnie jedynym licencjonowanym operatorem transferu środków w Japonii jest PayPay Corporation, co czyni ten przypadek pierwszym tego rodzaju w kraju i skupia na nim uwagę.

Źródło: PayPay Corporation „Otrzymanie wyznaczenia od Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej w celu cyfrowych płatności wynagrodzeń”

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej „Ogólny zarys usług PayPay Corporation”

Procedura wprowadzania cyfrowych wypłat wynagrodzeń

Jakie kroki musi podjąć pracodawca, aby wprowadzić system cyfrowych wypłat wynagrodzeń? Poniżej wyjaśniamy proces i kluczowe punkty tej procedury.

Proces wprowadzania

Pracodawca, który chce wprowadzić cyfrowe wypłaty wynagrodzeń, musi przejść przez następujące sześć kroków:

1. Sprawdzenie operatora usług płatniczych wyznaczonego przez Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej
2. Ocena usług wyznaczonego operatora usług płatniczych, który ma być wprowadzony
3. Zawarcie porozumienia pracodawców i pracowników oraz inne podobne działania
4. Informowanie pracowników
5. Uzyskanie indywidualnej zgody pracowników
6. Sprawdzenie i realizacja procedur związanych z wypłatą wynagrodzeń

Kluczowe punkty wyboru wyznaczonego operatora usług płatniczych

Wybierając wyznaczonego operatora usług płatniczych, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Ustalenie maksymalnego limitu salda na koncie
• Ustalenie maksymalnej kwoty wypłaty na dzień
• Obecność i wysokość opłat transakcyjnych
• Wymóg zawarcia umowy z wyznaczonym operatorem usług płatniczych

Możliwy jest wybór kilku wyznaczonych operatorów usług płatniczych.

Jednakże, w momencie pisania tego tekstu, jedynym wyznaczonym operatorem usług płatniczych jest firma PayPay Corporation.

Źródło: Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej | Procedury niezbędne do wprowadzenia cyfrowych wypłat wynagrodzeń[ja]

Zawarcie porozumienia pracodawców i pracowników

Wprowadzając cyfrowe wypłaty wynagrodzeń, konieczne jest zawarcie porozumienia między pracodawcą a związkiem zawodowym reprezentującym większość pracowników, lub w przypadku jego braku, z przedstawicielem reprezentującym większość pracowników.

Porozumienie powinno zawierać następujące informacje:

• Zakres pracowników objętych porozumieniem
• Zakres i kwota wynagrodzeń objętych porozumieniem
• Zakres wyznaczonych operatorów usług płatniczych
• Data rozpoczęcia wdrożenia

Na stronie Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej[ja] dostępny jest przykładowy wzór porozumienia.

Informowanie pracowników i uzyskiwanie indywidualnej zgody

Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wyżej wymienionych kwestiach. Informacje te mogą być również przekazane przez wyznaczonego operatora usług płatniczych.

Indywidualna zgoda pracowników może być uzyskana nie tylko na piśmie, ale również w formie elektronicznej. Przykładowe wzory zgód są dostępne na stronie Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej[ja].

Podsumowanie: Perspektywy cyfrowych wynagrodzeń

Jak wyjaśniliśmy do tej pory, cyfrowe wynagrodzenia nie tylko zwiększają gamę opcji odbioru płatności dla pracowników, ale również stanowią środek w zakresie świadczeń pracowniczych oferowanych przez firmy.

Chociaż system płatności cyfrowych wynagrodzeń jest stosunkowo nowy, zapotrzebowanie na płatności bezgotówkowe będzie nadal rosło. We wrześniu 2024 roku (Reiwa 6), jedyną firmą wyznaczoną przez Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej jako operatora usług transferu środków jest PayPay Corporation, ale obecnie trzy inne firmy ubiegają się o takie wyznaczenie i są w trakcie oceny.

Jeśli te firmy zostaną wyznaczone przez Ministerstwo Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej, możliwe będzie wypłacanie cyfrowych wynagrodzeń przy użyciu innych walut cyfrowych niż PayPay. W związku z tym można oczekiwać, że w przyszłości liczba firm oferujących płatności cyfrowych wynagrodzeń wzrośnie.

Zapoznaj się z naszymi działaniami

Kancelaria Prawna Monolith to firma specjalizująca się w IT, a w szczególności w prawie internetowym i prawnych aspektach technologii. Nasza kancelaria wspiera przedsiębiorstwa na różnych etapach rozwoju – od spółek notowanych na Tokijskiej Giełdzie Papierów Wartościowych po startupy – w rozwiązywaniu skomplikowanych wyzwań zarządczych z perspektywy prawniczej. Szczegółowe informacje znajdują się w poniższym artykule.

Obszary działalności Kancelarii Prawnej Monolith: Prawo korporacyjne IT i startupów[ja]