Jakie elementy powinni projektować menedżerowie w ramach zarządzania rodziną? Szczegółowe wyjaśnienie metod budowy i zarządzania operacyjnego.

W ostatnich latach wielu przedsiębiorców z pewnością zainteresowało się korzyściami płynącymi z “Family Governance” i rozważa jego pełne wdrożenie i konstrukcję.

Family Governance to ogólne określenie wszystkich zasad ustalonych w celu zapewnienia dobrobytu rodziny. Szczególnie dla przedsiębiorców, Family Governance może być uznane za kluczowy element ściśle związany z przyszłością firmy. O skuteczności Family Governance dla przedsiębiorców piszemy bardziej szczegółowo w niniejszym artykule.

Powiązany artykuł: Rosnące zainteresowanie Family Governance wśród przedsiębiorców – szczegółowe wyjaśnienie skuteczności biznesowej według typu[ja]

Jeśli odczuwasz potrzebę zbudowania Governance, następnym krokiem jest zrozumienie, jakie konkretne zasady należy zaprojektować.

W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy procedury projektowania Family Governance oraz zawartość zasad, które należy opracować. Omawiamy również punkty, na które należy zwrócić uwagę podczas projektowania oraz zarządzanie po wdrożeniu, więc prosimy o zapoznanie się z tym materiałem.

Zarys projektowania zarządzania rodziną

Wiele osób może nie wiedzieć, od czego zacząć i co należy stworzyć, aby zbudować skuteczne zarządzanie rodziną. W tym miejscu wyjaśniamy ogólny zarys procesu projektowania i tworzenia zarządzania rodziną.

Cel i aktualny stan zarządzania rodziną

Tworzenie zarządzania rodzinnego ma na celu wyjaśnienie wartości i kierunków działania rodziny oraz ich przyswojenie i przestrzeganie przez wszystkich jej członków.

Sam proces tworzenia zarządzania nie jest celem samym w sobie, lecz środkiem do ochrony majątku i dążenia do długotrwałego dobrobytu rodziny. Na początku należy jak najbardziej konkretnie określić cele i zamierzenia, które rodzina pragnie osiągnąć.

Następnie sprawdzamy istniejące w rodzinie niepisane zasady i mechanizmy. Dzięki takiej analizie aktualnego stanu możemy zidentyfikować różnice między obecną sytuacją a pożądanymi celami i zamierzeniami.

Wreszcie, na podstawie zidentyfikowanych mocnych stron rodziny, przystępujemy do budowania zarządzania, które ma na celu rozwijanie tych atutów i uzupełnianie brakujących elementów.

Realizacja komunikacji

Aby skutecznie wdrożyć zarządzanie rodzinne, niezwykle ważne jest stworzenie środowiska, które umożliwia płynną komunikację. Jeśli wartości i perspektywy, które powinny być ujednolicone w rodzinie, staną się rozproszone, nawet dobrze skonstruowane zarządzanie rodzinne nie będzie funkcjonować prawidłowo.

Ponadto, brak komunikacji może prowadzić do osłabienia relacji, co samo w sobie może stać się ryzykiem zarządczym.

Aby zbudowane zarządzanie rodzinne mogło być wykorzystywane wspólnie i efektywnie, już na etapie przygotowania należy dokładnie dopasować i uzgodnić oczekiwania.

Tworzenie pisemnych zasad

Przy tworzeniu “zasad”, które staną się podstawą zarządzania rodziną, przygotowujemy następujące dokumenty:

• Karta Rodzinna
• Regulamin Rodzinny
• Umowy majątkowe małżeńskie, intercyzy
• Umowy opieki ustanowionej dobrowolnie, umowy powiernicze, umowy o zarządzanie majątkiem itp.
• Testamenty, umowy darowizny z powodu śmierci itp.
• Umowy między akcjonariuszami

Dokumenty rodzinne często podlegają dyskusji pod względem ich prawnej ważności, dlatego proces ich tworzenia musi być przeprowadzony z należytą starannością. Przy tworzeniu dokumentów należy zaangażować specjalistów i upewnić się, że strony umowy właściwie rozumieją ich treść.

Ponadto, ważne dokumenty powinny być poświadczone notarialnie. Można oczekiwać, że taki krok wzmocni ich ważność prawną oraz zapobiegnie ryzyku utraty lub sfałszowania dokumentów.

Doskonalenie

W zarządzaniu rodziną (Family Governance) kluczowe jest tworzenie struktur, które nie wymagają częstego doskonalenia. Zazwyczaj, w biznesie, procedury są ulepszane poprzez stosowanie cyklu PDCA (Plan-Do-Check-Act), który pozwala na dostosowywanie się do zmieniających się okoliczności.

Jednakże w przypadku zarządzania rodziną, stosowanie cyklu PDCA do doskonalenia może nie być zawsze odpowiednie. Na przykład, umowy majątkowe małżeńskie są zawierane przed ślubem, więc nawet jeśli po złożeniu aktu małżeństwa znajdzie się punkty wymagające poprawy, ich modyfikacja jest zazwyczaj niemożliwa.

Ponadto, relacje rodzinne mają charakter emocjonalny i nie ograniczają się tylko do aspektów ekonomicznych, jak to ma miejsce w biznesie. Wprowadzanie dyscypliny wśród członków rodziny, którzy i tak trudno poddają się regułom, staje się jeszcze trudniejsze, jeśli zasady te są często i nieregularnie zmieniane, co utrudnia wdrożenie skutecznego zarządzania.

Aby uniknąć konieczności częstych i nieplanowanych zmian po wdrożeniu, istotne jest, aby już na początku starannie opracować rodzinne zasady postępowania.

Dokumenty, które powinien przygotować przedsiębiorca podczas projektowania zarządzania rodziną

Przy projektowaniu zarządzania rodziną należy stworzyć wiele różnorodnych regulacji. W tym miejscu wyjaśniamy dokumenty, które są szczególnie ważne i które każdy przedsiębiorca powinien bezwzględnie przygotować.

Karta Rodzinna

Karta Rodzinna to dokument, który określa filozofię, wartości oraz wytyczne i kryteria decyzyjne rodziny, stanowiąc jej najwyższe normy. Znana również jako rodzinne zasady czy konstytucja, określa takie elementy jak:

• Wartości, które są priorytetowe
• Standardy zachowań
• Odpowiedzialny za rodzinę
• Członkowie rady zarządzającej rodziną
• System i wytyczne zarządzania przedsiębiorstwem
• System i wytyczne zarządzania majątkiem i jego sukcesją
• Podstawowe zasady funkcjonowania rodziny
• Metody rozwiązywania sporów
• Edukacja

Raz ustanowiona Karta Rodzinna zasadniczo nie ulega zmianom. Powinna jasno określać uniwersalne treści dla rodziny i pomagać w kształtowaniu wspólnego zrozumienia kierunku, którym rodzina powinna podążać.

Chociaż Karta Rodzinna sama w sobie nie posiada mocy prawnej, jako najwyższa norma rodzinna, może wpływać na dokumenty mające moc prawną. Może również wywierać faktyczną siłę przymusu, na przykład poprzez wzajemny nadzór. Przy jej tworzeniu ważne jest, aby postępować w porozumieniu z członkami rodziny i uzyskać ich akceptację poprzez dokładne konsultacje.

Zasady Rodzinne

Zasady Rodzinne są szczegółowym ujęciem treści Karty Rodzinnej. Aby reguły zawarte w Karcie Rodzinnej były akceptowane przez kolejne pokolenia, zaleca się uwzględnienie w treści historii rozwoju rodziny oraz przemyśleń osób odpowiedzialnych.

Zasady Rodzinne konkretyzują dyscyplinę w obrębie rodziny, dlatego w miarę zmian czasu i okoliczności mogą wymagać aktualizacji. Z tego powodu warto ustalić okresy, w których przeprowadzana będzie rewizja treści.

Podobnie jak Karta Rodzinna, Zasady Rodzinne nie posiadają mocy prawnej. Jednakże, na podstawie ustaleń zawartych w Zasadach Rodzinnych i Karcie Rodzinnej, kształtowane są konkretne relacje prawne.

Umowy majątkowe małżeńskie i intercyzy

Umowa majątkowa małżeńska to kontrakt zawierany przez przyszłych małżonków przed ślubem. Określa ona zasady podziału obowiązków domowych i wychowawczych, zarządzanie majątkiem oraz podział majątku w przypadku rozwodu.

Konkretne wyjaśnienia dotyczące umów majątkowych małżeńskich w kontekście zarządzania rodziną znajdą Państwo w powiązanym artykule poniżej.

Powiązany artykuł: Publikacja wkrótce

Osoby, które nie są głowami rodziny i wchodzą w związek małżeński, powinny podejmować decyzje z szczególną ostrożnością. Ważne jest, aby nowy małżonek nie przyniósł nieoczekiwanych problemów dla rodziny, dlatego należy starannie ustalić warunki umowy. Zawartość i kluczowe punkty umowy majątkowej małżeńskiej mogą się różnić w zależności od pozycji osoby wchodzącej w związek małżeński w ramach rodzinnego biznesu.

Umowy dotyczące opieki ustanowionej przez sąd (任意後見契約), umowy powiernicze (信託契約) oraz umowy o zarządzanie majątkiem (財産管理委任契約)

Aby przygotować się na sytuację, w której zdolność do podejmowania decyzji może się obniżyć, istotne jest zawarcie umów takich jak umowy dotyczące opieki ustanowionej przez sąd czy umowy powiernicze. Ponadto, konieczne jest rozważenie skorzystania z umów o zarządzanie majątkiem na wypadek, gdybyśmy stracili możliwość swobodnego poruszania się.

Jeśli przedsiębiorca straci zdolność do dokonywania czynności prawnych, może to mieć znaczący wpływ na interesariuszy firmy oraz rodzinę. Niezbędne jest zatem wcześniejsze ustalenie, jakie kroki zostaną podjęte w przypadku obniżenia się naszej zdolności do podejmowania decyzji.

Dodatkowo, nie tylko osoby odpowiedzialne za rodzinę, ale także te posiadające znaczne aktywa lub głęboko zaangażowane w biznes, powinny zabezpieczyć się na wypadek utraty zdolności decyzyjnych, korzystając z wyżej wymienionych umów.

Testament

Aby zapobiec problemom związanym z dziedziczeniem majątku, niezbędne jest sporządzenie testamentu. W przypadku przedsiębiorców kwestia sukcesji biznesowej staje się jeszcze bardziej istotna, co podnosi znaczenie testamentu.

Konkretne wyjaśnienia dotyczące testamentów w kontekście zarządzania rodziną znajdą Państwo w poniższym powiązanym artykule.

Powiązany artykuł: Publikacja wkrótce

Testament powinien być sporządzony nie tylko przez osoby odpowiedzialne za rodzinę, ale przez wszystkich jej członków. Można go w każdej chwili zmienić, dlatego warto, aby wszyscy najpierw wspólnie sporządzili testament, a następnie regularnie przeglądali sytuację i dokonywali niezbędnych aktualizacji. W zależności od roli, jaką pełni się w rodzinnej firmie, zawartość testamentu i punkty, na które należy zwrócić uwagę, mogą się różnić.

Co więcej, dzieci mogą sporządzić testament, jeśli mają co najmniej 15 lat. Testament musi być zawsze sporządzony osobiście, więc warto, aby przygotowały go, gdy tylko osiągną ten wiek.

Umowy między akcjonariuszami, akcje uprzywilejowane i postanowienia personalistyczne

Jeśli prowadzisz rodzinny biznes, zazwyczaj korzystasz z umów między akcjonariuszami, aby ustalić zasady obrotu akcjami. Rola takiej umowy polega na zapobieganiu rozproszeniu akcji i niekontrolowanemu zarządzaniu, gdy w biznesie rodzinnym uczestniczy wielu akcjonariuszy.

Umowa taka może zawierać postanowienia dotyczące przymusowego wykupu akcji, ograniczeń w ich zbywaniu, czy ograniczeń w zakresie praw głosu między akcjonariuszami, regulując zarządzanie i dysponowanie akcjami.

Nie tylko umowy między akcjonariuszami, ale również akcje uprzywilejowane i personalistyczne postanowienia statutu mogą być wykorzystane do wprowadzenia dyscypliny w zarządzaniu.

Cechy i uwagi dotyczące umów między akcjonariuszami w zarządzaniu rodziną

W biznesie rodzinnym często zdarza się, że akcje są w posiadaniu członków rodziny lub krewnych, a kluczowym punktem w ochronie majątku jest zaprojektowanie umowy między akcjonariuszami. Dlatego, gdy przedsiębiorca projektuje zarządzanie rodziną, ważne jest, aby dobrze zrozumieć umowy między akcjonariuszami.

Tutaj wyjaśniamy cechy umów między akcjonariuszami oraz na co zwrócić uwagę podczas ich tworzenia.

Główne kwestie określane w umowie między akcjonariuszami

Projektując umowę między akcjonariuszami w ramach zarządzania rodziną (family governance), ustalamy zasady dotyczące takich kwestii jak:

• Zakaz przenoszenia
• Udostępnianie informacji
• Określenie spraw podlegających uchwale zarządu
• Prawo weta
• Prawo do nominacji i odwoływania członków zarządu
• Polityka dywidendowa
• Przymusowy wykup akcji
• Zakaz konkurencji
• Ustalenie wysokości odszkodowania
• Postanowienia dotyczące dziedziczenia
• Przyczyny rozwiązania umowy

W przypadku prowadzenia rodzinnego biznesu, kwestie dziedziczenia i zarządzania akcjami wiążą się zwykle z bardziej złożonymi ryzykami niż zazwyczaj. Dlatego też, konieczne jest przewidywanie wszelkich problemów i ustalanie reguł dostosowanych do potrzeb własnej rodziny.

Cechy projektowania i operacji

Jedną z charakterystycznych cech umowy między akcjonariuszami jest jej wysoka elastyczność w zakresie treści umowy i procedur zmian w porównaniu z akcjami preferencyjnymi czy postanowieniami personalistycznymi. Na przykład, akcje preferencyjne mogą być emitowane tylko zgodnie z treścią określoną przez prawo. Ograniczenia wynikające z postanowień statutu spółki również są ograniczone do określonych kwestii.

Z drugiej strony, umowa między akcjonariuszami jest wynikiem wolnych negocjacji między równorzędnymi stronami. Jeśli jej treść nie narusza prawa bezwzględnie obowiązującego ani nie jest wyraźnie niesprawiedliwa, jest uznawana za ważną.

Ponadto, zmiany w treści statutu spółki czy w treści dotyczącej akcji preferencyjnych wymagają postępowania zgodnie z procedurami określonymi w prawie spółek. W przeciwieństwie do tego, zmiany w umowie między akcjonariuszami mogą być dokonane bez żadnych szczególnych procedur, pod warunkiem uzyskania zgody wszystkich stron umowy.

W ten sposób, umowa między akcjonariuszami jest systemem łatwym w użyciu ze względu na elastyczność w projektowaniu i operacji.

Charakterystyka skuteczności w przypadku naruszenia

Jedną z wad umów między akcjonariuszami jest to, że w przypadku naruszenia ustaleń, siła przymusu w egzekwowaniu odpowiedzialności jest słabsza w porównaniu do akcji preferencyjnych czy postanowień personalistycznych.

Działania spółki, które naruszają statut lub procedury zgromadzenia akcjonariuszy preferencyjnych, wywołują wątpliwości co do ich skuteczności. Naruszający obowiązki członkowie zarządu mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za naruszenie obowiązku należytej staranności, a w niektórych przypadkach możliwe jest zablokowanie takich działań.

Z drugiej strony, umowa między akcjonariuszami jest tylko zwykłą umową, dlatego nie można kwestionować ważności ani odpowiedzialności działań spółki. Można dochodzić odpowiedzialności za naruszenie zobowiązań umownych w postaci odszkodowania, ale niemożliwe jest domaganie się dalszej odpowiedzialności czy zastosowania środków zabezpieczających. Dlatego z punktu widzenia ochrony stron, które doświadczyły naruszenia umowy lub w celu zapobiegania szkodom, bardziej efektywne może być zastosowanie statutu lub akcji preferencyjnych.

Jednakże, możliwe jest zaplanowanie środków zaradczych w przypadku naruszenia umowy poprzez wcześniejsze ustalenie w umowie kar za takie działania.

Uwagi dotyczące wyznaczania nieletniego dziecka na spadkobiercę

Jeśli nieletnie dziecko ma zostać spadkobiercą i zawrzeć umowę między akcjonariuszami jako strona, należy zwrócić uwagę na prawo do odwołania umowy związane z czynnościami prawnymi nieletnich (Artykuł 5 Kodeksu cywilnego (民法5条) (2002)).

Przekazanie akcji nieletniemu dziecku samo w sobie nie stanowi problemu. Jednakże, zawarcie umowy między akcjonariuszami pociąga za sobą powstanie obowiązków prawnych, więc jeśli umowa zostanie zawarta bez odpowiednich uprawnień, istnieje ryzyko, że zostanie ona odwołana.

Oczywiście, jeśli umowę zawiera prawny opiekun, czyli osoba sprawująca władzę rodzicielską, umowa ta będzie skuteczna i nie podlega odwołaniu w stosunku do nieletniego. Jednakże, jeśli osoba sprawująca władzę rodzicielską, która pasuje do roli strony w umowie między akcjonariuszami, zawrze umowę, może to skutkować działaniem bez umocowania. W takim przypadku konieczne jest uzyskanie mianowania specjalnego przedstawiciela przez sąd rodzinny.

Uwagi dotyczące współmałżonka

Przy przekazywaniu akcji współmałżonkowi należy zwrócić uwagę, aby nie doszło do wykorzystania prawa do unieważnienia umowy między małżonkami (art. 754 Kodeksu cywilnego) w odniesieniu do zawartej umowy akcjonariuszy.

Jeśli przed zawarciem małżeństwa przewiduje się zaangażowanie w rodzinny biznes, szczegóły tego zaangażowania powinny być określone w umowie majątkowej małżeńskiej (umowie przedślubnej). Jeżeli ustalenia dokonywane są po zawarciu małżeństwa, należy dokładnie uporządkować, że umowa dotycząca akcji nie jest umową między małżonkami.

Metody zarządzania operacyjnego w zakresie Family Governance dla przedsiębiorców

Aby zapewnić skuteczność zbudowanego systemu Family Governance, niezbędne jest płynne zarządzanie operacyjne. Poniżej przedstawiamy ogólny zarys metod zarządzania operacyjnego w zakresie Family Governance.

Zarządzanie organami decyzyjnymi

Aby wdrożyć zbudowany system Family Governance, kluczowa jest komunikacja między członkami rodziny. Skutecznym sposobem na świadome budowanie komunikacji jest organizacja i zarządzanie organami decyzyjnymi. W zależności od wielkości rodziny i obecności rodzinnego biznesu, należy rozważyć następujące formy organów decyzyjnych:

• Wybór członków składu czy pozostawienie otwartego składu
• Organ decyzyjny
• Organ konsultacyjny, przedstawiający opinie bez wiążącej mocy decyzyjnej

Na początek wystarczy wykorzystać spotkania rodzinne, takie jak noworoczne zgromadzenia, jako okazje do przeprowadzenia spotkań w ramach Family Governance. Następnie stopniowo warto wprowadzać elementy podkreślające wagę tych spotkań i budujące odpowiednią atmosferę.

Family Office

Aby zbudowany system Family Governance oraz organy decyzyjne rodziny funkcjonowały efektywnie, skutecznym rozwiązaniem jest zorganizowanie Family Office. Od Family Office oczekuje się pełnienia następujących funkcji:

• Zarządzanie, inwestowanie i sukcesja majątku
• Strategie podatkowe
• Strategie inwestycyjne
• Prewencja konfliktów i ich rozwiązywanie

Włączenie do zespołu profesjonalistów z wymienionych obszarów pozwala na kompleksowe rozwiązywanie wszelkich problemów otaczających przedsiębiorcę. Jest to niezwykle skuteczny sposób na pewne zarządzanie operacyjne Family Governance.

Podsumowanie: W razie problemów z zarządzaniem rodzinnym, skonsultuj się z adwokatem

Projektowanie zarządzania rodzinnego zaczyna się od określenia celów rodziny, a następnie budowania konkretnych rozwiązań, które pozwolą te cele osiągnąć. Częste zmiany po zakończeniu konstrukcji mogą utrudnić wdrożenie zarządzania w życie rodziny. Dlatego ważne jest, aby już na etapie projektowania dokładnie opracować strukturę, komunikując się i konsultując z wszystkimi zainteresowanymi stronami.

Jednakże, projektowanie zarządzania rodzinnego wymaga ustalenia wielu konkretnych porozumień, przewidując przyszłe scenariusze. Ponadto, wymagane jest, aby wszystkie ustalenia były jasno i kompletnie zdefiniowane w kontekście dokumentacji.

Aby zapewnić, że zarządzanie rodzinne będzie skuteczne i funkcjonalne, zalecamy konsultacje z adwokatami, którzy mają szeroką wiedzę w różnych dziedzinach prawa.

Zapoznaj się z działaniami naszej kancelarii

Kancelaria Prawna Monolith specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym i prawnych aspektach technologii. W procesie wdrażania zarządzania rodzinnego często konieczne jest sporządzenie umów. Nasza kancelaria zajmuje się tworzeniem i przeglądem umów dla szerokiego spektrum klientów, od spółek notowanych na Tokyo Stock Exchange Prime do przedsiębiorstw typu startup. Jeśli potrzebujesz pomocy w sprawach związanych z umowami, zapoznaj się z poniższym artykułem.

Obszary działalności Kancelarii Prawnej Monolith: Tworzenie i przegląd umów itp.[ja]