Omówienie umów indemnifikacyjnych i ubezpieczeń D&O w japońskim prawie spółek

Jednym z najważniejszych postępów w japońskim prawie spółek w ostatnich latach jest wprowadzenie nowego systemu zarządzania osobistym ryzykiem odpowiedzialności odszkodowawczej, z którym mierzą się członkowie zarządów, w wyniku nowelizacji prawa z 2019 roku (Heisei 31). Ta zmiana ma na celu wspieranie bardziej aktywnego i strategicznego zarządzania, znanego jako “zarządzanie ofensywne”, przez japońskie przedsiębiorstwa w globalnym środowisku konkurencyjnym. Takie decyzje zarządcze nieodłącznie wiążą się z ryzykiem, ale obawa przed nadmierną odpowiedzialnością odszkodowawczą może prowadzić do ostrożności w podejmowaniu decyzji, co z kolei może hamować rozwój firmy. Aby sprostać temu wyzwaniu, japońskie prawo spółek ustanowiło jasne ramy prawne, które mają na celu odpowiednie zmniejszenie ryzyka osobistego oraz stworzenie środowiska, w którym utalentowane osoby mogą bez obaw wykorzystywać swoje umiejętności. Kluczowymi elementami tego systemu są nowe regulacje dotyczące “umów o odszkodowanie” oraz “ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i dyrektorów (D&O)”. Te systemy wprowadzają jasne zasady w obszarach, które wcześniej były prawnie niejasne, odgrywając kluczową rolę w zwiększaniu przejrzystości i efektywności zarządzania korporacyjnego. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy treść, procedury oraz praktyczne znaczenie tych dwóch kluczowych systemów zarządzania ryzykiem na podstawie japońskiego prawa spółek.  

Utworzenie Nowego Systemu Zarządzania Ryzykiem w Zmienionym Japońskim Prawie Spółek

Przed nowelizacją japońskiego Prawa Spółek w 2019 roku (Heisei 31), nie istniały jasne podstawy prawne dotyczące ponoszenia przez przedsiębiorstwa kosztów związanych z odpowiedzialnością odszkodowawczą zarządu. W praktyce podejmowano próby oparcia się na przepisach dotyczących umów zlecenia w japońskim Kodeksie Cywilnym (na przykład, artykuł 650, ustęp 3 japońskiego Kodeksu Cywilnego), jednak zakres i procedury związane z kompensacją były niejasne, co prowadziło do braku stabilności prawnej.

Szczególnym wyzwaniem był problem “konfliktu interesów”. Pokrywanie przez przedsiębiorstwo kosztów na rzecz konkretnej osoby mogło być uznane za “transakcję konfliktu interesów”, w której interesy przedsiębiorstwa i tej osoby były sprzeczne. W przypadku, gdy transakcja ta była regulowana przez artykuł 356, ustęp 1 japońskiego Prawa Spółek, wymagane były surowe procedury, takie jak zatwierdzenie przez zarząd, co prowadziło do komplikacji proceduralnych i prawnej niepewności.

Aby rozwiązać te problemy, w nowelizacji japońskiego Prawa Spółek z 2019 roku (Heisei 31) wprowadzono nowe przepisy: artykuł 430-2 dotyczący “umowy kompensacyjnej” oraz artykuł 430-3 dotyczący “umowy ubezpieczenia odpowiedzialności odszkodowawczej członków zarządu”. Celem tej zmiany prawnej nie jest jedynie ochrona jednostek przed ryzykiem prawnym. Zawiera ona również szersze intencje polityki gospodarczej. Zapewniając jasne i stabilne ramy prawne, przedsiębiorstwa mogą łatwiej pozyskiwać utalentowane osoby zarówno z kraju, jak i z zagranicy. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie mogą podejmować decyzje związane z odpowiednim podejmowaniem ryzyka, nie obawiając się nadmiernie nieuzasadnionych pozwów, co jest niezbędne dla trwałego wzrostu przedsiębiorstwa. W związku z tym, te systemy prawne są postrzegane jako strategiczne narzędzie do przekształcenia kultury zarządzania japońskimi przedsiębiorstwami w bardziej dynamiczną i konkurencyjną, co w konsekwencji promuje wzrost całej gospodarki.

Umowa o Odszkodowanie: Wyjaśnienie na podstawie Artykułu 430-2 Japońskiego Prawa Spółek

Umowa o odszkodowanie to kontrakt zawierany bezpośrednio między spółką a osobą fizyczną, w którym spółka zobowiązuje się do pokrycia określonych kosztów lub strat związanych z wykonywaniem obowiązków przez tę osobę. Szczegóły tego systemu są określone w artykule 430-2 Japońskiego Prawa Spółek (2005 r.).

Aby zawrzeć taką umowę, zasadniczo wymagana jest uchwała walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Jednak w spółkach, które posiadają radę dyrektorów, decyzję o jej zawarciu można podjąć uchwałą rady dyrektorów. W takim przypadku osoba, która ma być objęta odszkodowaniem, nie może uczestniczyć w głosowaniu, ponieważ ma szczególny interes w tej decyzji (dyrektor z szczególnym interesem).

Zakres objęty odszkodowaniem jest jasno określony w prawie. Konkretne przypadki można podzielić na dwie główne kategorie:

1. Koszty obrony: Są to koszty, takie jak honoraria adwokackie, ponoszone w celu obrony przed podejrzeniami o naruszenie prawa lub w przypadku roszczeń o odpowiedzialność (artykuł 430-2 ustęp 1 punkt 1 Japońskiego Prawa Spółek). Mogą one obejmować również koszty poniesione na etapie dochodzenia przed formalnym wniesieniem pozwu.
2. Odszkodowania i ugody wobec osób trzecich: Są to kwoty wypłacane w ramach odszkodowań lub ugód, gdy osoba ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z wykonywaniem obowiązków (artykuł 430-2 ustęp 1 punkt 2 Japońskiego Prawa Spółek).

Aby zapobiec nadużyciom tego systemu i utrzymać dyscyplinę osobistą, na odszkodowania nałożono surowe ograniczenia. Zgodnie z artykułem 430-2 ustęp 2 Japońskiego Prawa Spółek, spółka nie może pokrywać następujących kosztów lub strat:

• Koszty obrony, gdy osoba działała w celu uzyskania nieuczciwych korzyści dla siebie lub osób trzecich, lub w celu wyrządzenia szkody spółce (celowe działanie na szkodę).
• Całość odszkodowań i ugód wobec osób trzecich, gdy osoba działała z zamiarem lub rażącym niedbalstwem (artykuł 430-2 ustęp 2 punkt 3 Japońskiego Prawa Spółek).
• Kwoty, które należy zapłacić w celu wypełnienia odpowiedzialności wobec samej spółki (odpowiedzialność za zaniedbanie obowiązków na podstawie artykułu 423 ustęp 1 Japońskiego Prawa Spółek).

Przepisy te odzwierciedlają kluczowe zasady leżące u podstaw Japońskiego Prawa Spółek. System odszkodowań ma na celu ochronę osób przed nieuniknionymi ryzykami biznesowymi związanymi z uczciwymi decyzjami zarządczymi, ale nie zwalnia z odpowiedzialności za celowe działania niezgodne z prawem lub rażące naruszenia obowiązków.

Co więcej, umowa o odszkodowanie, ze względu na szczególne regulacje dotyczące procedur i zakresu w artykule 430-2, nie podlega ogólnym przepisom dotyczącym transakcji z konfliktem interesów (takim jak artykuł 356 Japońskiego Prawa Spółek). Dzięki temu procedury prawne są uproszczone, co sprzyja korzystaniu z tego systemu.

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej członków zarządu (D&O Insurance): Wyjaśnienie na podstawie artykułu 430-3 Japońskiego Prawa Spółek (2005)

Umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu jest systemem regulowanym przez artykuł 430-3 Japońskiego Prawa Spółek (2005) i ogólnie znana jest jako “D&O Insurance” (Directors and Officers Liability Insurance). Jest to umowa ubezpieczeniowa, w której spółka występuje jako ubezpieczający, a ubezpieczycielem jest zewnętrzna firma ubezpieczeniowa, przy czym członkowie zarządu spółki są ubezpieczonymi.  

Aby spółka mogła zawrzeć umowę D&O Insurance i ponosić koszty składki ubezpieczeniowej, wymagane są prawnie określone procedury. Konkretnie, treść umowy ubezpieczeniowej musi zostać zatwierdzona uchwałą walnego zgromadzenia akcjonariuszy lub, w przypadku spółek z radą dyrektorów, uchwałą rady dyrektorów (artykuł 430-3, ustęp 1 Japońskiego Prawa Spółek (2005)). Dzięki temu przepisowi, prawnie uzasadniono ponoszenie kosztów składki przez spółkę, co rozwiązało wcześniejszy stan niejasności.  

Podobnie jak w przypadku umów o odszkodowanie, zawarcie umowy D&O Insurance nie podlega ogólnym przepisom dotyczącym transakcji z konfliktem interesów (artykuł 356 Japońskiego Prawa Spółek (2005)) (artykuł 430-3, ustęp 2 Japońskiego Prawa Spółek (2005)). Jest to spowodowane wprowadzeniem szczegółowych przepisów proceduralnych w artykule 430-3, aby uniknąć podwójnej regulacji.  

Zakres ochrony D&O Insurance zależy od treści indywidualnej umowy ubezpieczeniowej, ale zazwyczaj obejmuje zarówno odszkodowania, jak i koszty procesowe związane z postępowaniami sądowymi. Jednak nie wszystkie rodzaje odpowiedzialności są objęte ochroną, ponieważ istnieją istotne wyłączenia. Na przykład, poniższe przypadki zazwyczaj nie są objęte wypłatą odszkodowania.  

• Działania przestępcze lub działania świadomie naruszające przepisy prawa.  
• Działania mające na celu uzyskanie nieuczciwych korzyści osobistych.  
• Szkody na ciele lub mieniu, które powinny być objęte innymi ubezpieczeniami odpowiedzialności cywilnej.  

W przypadku, gdy spółka publiczna zawiera umowę D&O Insurance, jest zobowiązana do ujawnienia w raporcie rocznym ogólnego zarysu jej treści. Dzięki temu zapewnia się przejrzystość wobec akcjonariuszy i inwestorów.  

Analiza porównawcza umów odszkodowawczych i ubezpieczeń D&O w Japonii

Umowy odszkodowawcze oraz ubezpieczenia D&O (Directors and Officers) mają wspólny cel, jakim jest zmniejszenie ryzyka odpowiedzialności cywilnej osób fizycznych, jednak ich funkcje i cechy różnią się istotnie. Oba te rozwiązania nie są alternatywnymi opcjami, lecz raczej wzajemnie się uzupełniają, co pozwala na stworzenie bardziej solidnego systemu zarządzania ryzykiem.

Jedną z najbardziej zauważalnych różnic jest szybkość dostarczania środków finansowych. Umowy odszkodowawcze umożliwiają firmie bezpośrednie pokrycie kosztów, co pozwala na szybkie zapewnienie środków na obronę, takich jak koszty prawnicze, szczególnie na wczesnym etapie postępowania sądowego. Firma może również dokonać przedpłaty, co stanowi dużą zaletę dla płynności finansowej osoby fizycznej. Z drugiej strony, ubezpieczenia D&O wymagają przeprowadzenia procedury zgłoszenia roszczenia do firmy ubezpieczeniowej, co może zająć pewien czas, zanim płatność zostanie zrealizowana.

Pod względem zakresu ochrony, ubezpieczenia D&O zazwyczaj oferują szerszy zakres. W przypadku umów odszkodowawczych, prawo japońskie zabrania pokrywania strat wynikających z działania w złej wierze lub rażącego niedbalstwa, podczas gdy ubezpieczenia D&O mogą obejmować takie przypadki, w zależności od warunków polisy. Ponadto, ubezpieczenia D&O pozwalają na ustalenie wysokich sum ubezpieczenia, które mogą pokryć bardzo wysokie roszczenia odszkodowawcze.

Źródło finansowania jest również istotnym punktem porównania. Źródłem finansowania umów odszkodowawczych są własne środki firmy, co w przypadku trudnej sytuacji finansowej firmy może utrudnić zapewnienie odpowiedniego odszkodowania. W przeciwieństwie do tego, ubezpieczenia D&O zapewniają stabilne źródło finansowania, niezależne od sytuacji finansowej firmy, ponieważ ostateczną płatność realizuje zewnętrzna firma ubezpieczeniowa.

Biorąc pod uwagę te cechy, można dostrzec optymalne sposoby wykorzystania obu systemów. Postępowania sądowe i inne spory prawne generują dla osoby fizycznej dwa różne obciążenia finansowe. Pierwsze to bieżący “problem płynności finansowej” związany z koniecznością pokrycia kosztów prawniczych, a drugie to przyszły “problem zdolności płatniczej” w przypadku konieczności zapłaty wysokiego odszkodowania po przegranej sprawie. Umowy odszkodowawcze skutecznie rozwiązują pierwszy “problem płynności finansowej” dzięki swojej szybkości. Natomiast ubezpieczenia D&O działają jako ostateczna siatka bezpieczeństwa dla drugiego “problemu zdolności płatniczej”. Dlatego wiele nowoczesnych firm łączy oba rozwiązania, traktując umowy odszkodowawcze jako “pierwszą linię obrony” dla szybkiej reakcji początkowej, a ubezpieczenia D&O jako “ostateczną linię obrony” na wypadek katastrofalnych strat.

Poniższa tabela podsumowuje główne cechy obu systemów.

Znaczenie praktyczne: Na podstawie niedawnych orzeczeń sądowych w Japonii

Ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej, z którym mierzą się członkowie zarządu, nie jest jedynie teoretyczne. Japońskie sądy w przeszłości nakładały na osoby fizyczne bardzo wysokie odszkodowania w sprawach związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwami. Przykłady orzeczeń sądowych przedstawione w tej sekcji nie mają na celu szczegółowej analizy treści odpowiedzialności, lecz konkretnie ukazują skalę potencjalnego ryzyka finansowego, które może obciążyć jednostki.

Na przykład, w sprawie dotyczącej strat wynikających z nielegalnych transakcji w dużym banku, Sąd Okręgowy w Osace w 2000 roku (Heisei 12) nakazał byłemu dyrektorowi oddziału zapłatę odszkodowania przekraczającego 5,3 miliarda dolarów amerykańskich.

W innym przypadku, dotyczącym użycia niezatwierdzonych dodatków do żywności przez dużego producenta żywności, japoński Sąd Najwyższy w 2008 roku (Heisei 20) potwierdził wyrok nakazujący dwóm byłym dyrektorom zapłatę odszkodowania w łącznej wysokości przekraczającej 5,3 miliarda jenów.

Dodatkowo, w sprawie dotyczącej ukrywania strat (tzw. “sokaiya”) przez dużego producenta, byli członkowie zarządu zostali pozwani przez akcjonariuszy, a Sąd Apelacyjny w Tokio nakazał pięciu byłym dyrektorom zapłatę odszkodowania w łącznej wysokości około 58,3 miliarda jenów, co zostało potwierdzone przez Sąd Najwyższy.

Te przypadki jasno pokazują, że kwoty odszkodowań, które mogą obciążyć jednostki w wyniku decyzji zarządczych, mogą osiągnąć poziom, z którym nie można sobie poradzić przy użyciu osobistych aktywów. W obliczu takiej rzeczywistości, odpowiednie przygotowanie systemów zarządzania ryzykiem, takich jak umowy odszkodowawcze czy ubezpieczenia D&O, nie jest już opcją, lecz niezbędnym wymogiem współczesnego zarządzania przedsiębiorstwem.

Podsumowanie

Nowelizacja japońskiego prawa spółek z 2019 roku (Heisei 31) uporządkowała przepisy dotyczące umów odszkodowawczych oraz ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej członków zarządu (D&O) w Japonii, eliminując wieloletnią niepewność prawną. Dzięki temu firmy mogą teraz oferować bardziej przejrzystą i stabilną ochronę osobom odpowiedzialnym za zarządzanie, co stanowi istotną podstawę dla zdrowego ładu korporacyjnego oraz trwałego wzrostu przedsiębiorstw. Prawidłowe zrozumienie tych systemów oraz ich efektywne wdrożenie i zarządzanie w kontekście własnej firmy jest niezbędne w nowoczesnym zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Nasza kancelaria prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w świadczeniu usług prawnych związanych z umowami odszkodowawczymi i ubezpieczeniami D&O dla licznych klientów w Japonii. Oferujemy kompleksowe usługi prawne, w tym tworzenie i przegląd umów, doradztwo w zakresie odpowiednich uchwał zarządu, a także wsparcie w wyborze i procesie roszczeń związanych z złożonymi umowami ubezpieczeniowymi D&O. W naszej kancelarii pracuje kilku prawników z kwalifikacjami zagranicznymi, biegle posługujących się językiem angielskim, którzy łączą międzynarodową wiedzę z głęboką znajomością japońskiego prawa, co pozwala nam na zapewnienie płynnego i wysokiej jakości wsparcia dla klientów krajowych i zagranicznych prowadzących działalność w Japonii. Powierzcie nam budowę kluczowego systemu zarządzania ryzykiem w Waszym przedsiębiorstwie.