MONOLITH LAW OFFICE+81-3-6262-3248Dni powszednie 10:00-18:00 JST [English Only]

MONOLITH LAW MAGAZINE

General Corporate

Ramowa struktura prawna dotycząca wypłaty wynagrodzeń w japońskim prawie pracy: Perspektywa zgodności i zarządzania ryzykiem

General Corporate

Ramowa struktura prawna dotycząca wypłaty wynagrodzeń w japońskim prawie pracy: Perspektywa zgodności i zarządzania ryzykiem

W Japonii prowadzenie działalności gospodarczej wymaga nie tylko przestrzegania przepisów dotyczących wypłaty wynagrodzeń jako zobowiązania z zakresu zarządzania pracą, ale jest to również kluczowy element corporate governance, który stanowi podstawę dla trwałego wzrostu i utrzymania społecznego zaufania do przedsiębiorstwa. Naruszenie zasad compliance w zakresie wynagrodzeń może prowadzić nie tylko do bezpośrednich zobowiązań finansowych, takich jak obowiązek wypłaty zaległych wynagrodzeń, ale także do możliwości przeprowadzenia inspekcji i zaleceń korygujących przez Inspekcję Pracy (jap. 労働基準監督署). Co więcej, w dzisiejszych czasach, informacje publikowane przez pracowników lub byłych pracowników w mediach społecznościowych mogą poważnie zaszkodzić wizerunkowi firmy, utrudniając pozyskiwanie i utrzymanie wykwalifikowanych pracowników, co może mieć znaczący wpływ na prowadzenie działalności. Japoński system prawny chroni wierzytelności wynagrodzeniowe pracowników na wielu poziomach, za pomocą różnych ustaw. Konkretnie, obejmuje to ustanowienie minimalnych standardów wynagrodzeń przez “Japońską Ustawę o Minimalnym Wynagrodzeniu”, regulowanie podstawowych zasad płatności przez “Japońską Ustawę o Standardach Pracy”, zabezpieczanie priorytetu wierzytelności przez “Japoński Kodeks Cywilny” oraz zapewnienie wypłaty wynagrodzeń przy zakończeniu stosunku pracy przez “Japońską Ustawę o Zapewnieniu Płatności Wynagrodzeń itp.”. Te ustawy nie działają izolowanie, lecz współpracują ze sobą, tworząc kompleksowy system ochrony. Dlatego niezwykle ważne jest pełne zrozumienie, że naruszenie jednej ustawy może niezamierzenie prowadzić do naruszeń innych przepisów, zwiększając prawne i finansowe ryzyko dla przedsiębiorstwa. W niniejszym artykule omówimy te główne ustawy, prawne ramy płatności wynagrodzeń w Japonii oraz obowiązki, które pracodawcy muszą przestrzegać, w oparciu o konkretne przepisy i przykłady z orzecznictwa.  

Prawne ramy japońskiego systemu płacy minimalnej

Japońska ustawa o płacy minimalnej ma na celu zapewnienie stabilności życiowej pracowników poprzez określenie minimalnej kwoty wynagrodzenia, którą pracodawca musi wypłacić pracownikowi . Kwota minimalnego wynagrodzenia określona przez tę ustawę ma moc obowiązującą i nie może być obniżona przez porozumienie stron.  

Artykuł 4 ustęp 1 japońskiej ustawy o płacy minimalnej stanowi, że pracodawca musi wypłacić pracownikowi objętemu tą ustawą wynagrodzenie nie niższe niż określona kwota minimalna . Ponadto, ustęp 2 tego samego artykułu stanowi, że nawet jeśli pracownik i pracodawca uzgodnili wynagrodzenie poniżej minimalnej kwoty, taka część umowy jest nieważna i traktowana jest tak, jakby ustalono w niej płacę minimalną . Oznacza to, że minimalne standardy określone przez prawo są stosowane przymusowo, niezależnie od zgody pracownika.  

W systemie płacy minimalnej istnieją dwa rodzaje: “minimalna płaca regionalna”, która dotyczy wszystkich pracowników bez względu na branżę czy zawód, oraz “minimalna płaca specyficzna (dla danej branży)”, która dotyczy pracowników zatrudnionych w określonych sektorach . Jeśli pracownik podlega obu tym kategoriom, stosuje się wyższą z dwóch kwot minimalnych .  

Przy ocenie, czy wypłacane wynagrodzenie przekracza kwotę minimalną, konieczne jest wyłączenie z obliczeń pewnych rodzajów wynagrodzeń. Zgodnie z japońskim rozporządzeniem wykonawczym do ustawy o płacy minimalnej, wynagrodzenia wypłacane jednorazowo (takie jak dodatek ślubny) lub wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (takie jak premie) nie są wliczane do podstawy obliczania płacy minimalnej . W przypadku wynagrodzenia miesięcznego lub dziennego, odpowiednie kwoty są dzielone przez liczbę godzin pracy, aby przeliczyć je na stawkę godzinową i porównać z obowiązującą minimalną stawką godzinową .  

Jeśli pracodawca nie wypłaci wynagrodzenia przekraczającego regionalną płacę minimalną, może zostać nałożona kara grzywny do 500 tysięcy jenów, zgodnie z artykułem 40 japońskiej ustawy o płacy minimalnej .  

Przykładem sprawy sądowej dotyczącej zakresu stosowania ustawy o płacy minimalnej jest sprawa NHK (Nagoya Broadcasting Network) (wyrok Sądu Najwyższego w Nagoyi z dnia 26 czerwca 2018 roku) . W tej sprawie sporny był fakt, że “próba pracy” przeprowadzana przez pracownika na zwolnieniu lekarskim z powodu zaburzeń psychicznych, mająca na celu ocenę możliwości powrotu do pracy, była nieodpłatna. Sąd zwrócił uwagę na fakt, że próba pracy odbywała się pod nadzorem pracodawcy i że wyniki pracy (materiały do wiadomości, w których uczestniczył) były faktycznie emitowane, co oznaczało, że pracodawca korzystał z jej korzyści . Sąd orzekł, że nawet jeśli praca miała aspekt rehabilitacyjny, to w rzeczywistości była to “praca” pod nadzorem pracodawcy i nakazał firmie wypłatę wynagrodzenia nie niższego niż minimalne . Ten wyrok sugeruje, że jeśli rzeczywista praca jest wykonywana pod nadzorem pracodawcy, niezależnie od nazwy umowy czy intencji stron, podlega ona ustawie o płacy minimalnej. Wskazuje to na możliwość powstania obowiązku wypłaty wynagrodzenia w przypadku działań takich jak staże, szkolenia czy okresy próbne, w zależności od ich rzeczywistego charakteru, co wymaga od firm ostrożnego rozważenia przy projektowaniu tych systemów.  

Podstawowe zasady płatności wynagrodzeń według japońskiej Ustawy o Standardach Pracy

Japońska Ustawa o Standardach Pracy określa podstawowe zasady dotyczące konkretnych metod i terminów płatności wynagrodzeń, mające na celu ochronę życia pracowników. Zasady te, znane jako “Pięć Zasad Płatności Wynagrodzeń”, określone w artykule 24 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, stanowią jedną z najbardziej podstawowych norm w zarządzaniu pracą w Japonii. Naruszenie tych zasad może skutkować nałożeniem grzywny do 300 tysięcy jenów, zgodnie z artykułem 120 tej ustawy.

Po pierwsze, zasada “płatności gotówkowej”. Wynagrodzenie powinno być wypłacane zasadniczo w japońskiej walucie (gotówce). Wypłata w naturze, takie jak produkty własne firmy czy bony towarowe, jest zasadniczo zabroniona. Jednakże, z wyjątkiem przypadków, gdy pracownik wyrazi zgodę, dopuszczalne jest przelewanie wynagrodzenia na wskazane przez pracownika konto bankowe lub na konto operatora usług transferu środków spełniającego określone wymagania (tzw. płatność cyfrowa).

Po drugie, zasada “bezpośredniej płatności”. Wynagrodzenie musi być wypłacane bezpośrednio pracownikowi, aby zapobiec wyzyskowi przez pośredników. Płatności na rzecz ustawowych przedstawicieli, takich jak rodzice lub dobrowolnych przedstawicieli na podstawie pełnomocnictwa, nie są dozwolone. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik jest chory i wypłata może być dokonana na rzecz “posłańca”, który społecznie jest uznawany za równoważnego pracownikowi, takiego jak małżonek, lub w przypadku zajęcia wynagrodzenia przez wierzyciela na podstawie decyzji sądu.

Po trzecie, zasada “pełnej płatności”. Wynagrodzenie musi być wypłacane w pełnej wysokości. Jednostronne potrącanie przez pracodawcę długów pracownika, takich jak pożyczki, jest zasadniczo zabronione. Wyjątki od tej zasady są ściśle określone i obejmują potrącenia na podstawie przepisów prawa (takie jak podatek dochodowy czy składki na ubezpieczenie społeczne) oraz w przypadku zawarcia pisemnej umowy (umowy zbiorowej) z związkiem zawodowym reprezentującym większość pracowników lub z przedstawicielem większości pracowników, co pozwala na potrącanie kosztów mieszkania służbowego z wynagrodzenia. Indywidualna zgoda pracownika nie jest wystarczająca; wymagana jest zbiorowa zgoda, co odzwierciedla silną wolę ustawodawcy w ochronie wynagrodzenia pracownika jako środków do życia przed łatwymi potrąceniami.

Po czwarte, zasada “co najmniej jednej płatności miesięcznie”. Dla zapewnienia stabilności życia pracowników, wynagrodzenie musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu. Nawet w przypadku stosowania systemu rocznego wynagrodzenia, kwota roczna musi być podzielona i wypłacana co miesiąc. Jednakże, wynagrodzenie wypłacane doraźnie, premie oraz inne podobne świadczenia określone przez rozporządzenie Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej są wyłączone z tej zasady.

Po piąte, zasada “płatności w określonym terminie”. Obowiązkiem jest również określenie z góry daty wypłaty wynagrodzenia. Należy konkretnie ustalić termin płatności, tak jak “25. dnia każdego miesiąca” lub “ostatniego dnia miesiąca”. Nie jest dozwolone ustalanie daty płatności, która zmienia się w zależności od miesiąca, jak “trzeci piątek każdego miesiąca”, ani określanie okresu płatności, jak “między 15. a 25. dniem miesiąca”. Jest to również ważne przepisy mające na celu umożliwienie pracownikom stabilnego planowania życia.

Priorytetowe stanowisko wierzytelności z tytułu wynagrodzenia: Ochrona według prawa cywilnego w Japonii

Nie tylko przepisy prawa pracy, ale również japońskie prawo cywilne zawierają silne postanowienia chroniące wierzytelności z tytułu wynagrodzenia. Chodzi o system zwanym “przywilejem pierwszeństwa”. Przywilej pierwszeństwa to prawo, które pozwala osobie posiadającej określone wierzytelności, ustanowione przez prawo, na otrzymanie spłaty z majątku dłużnika z pierwszeństwem przed innymi wierzycielami.

Artykuł 306, punkt 2 japońskiego kodeksu cywilnego stanowi, że wierzytelności wynikające z “stosunku pracy” mają “ogólny przywilej pierwszeństwa” na całym majątku dłużnika (pracodawcy). Wierzytelności wynikające ze stosunku pracy obejmują oczywiście wierzytelności pracownicze z tytułu wynagrodzenia. Natomiast artykuł 308 japońskiego kodeksu cywilnego wyraźnie wskazuje, że przywilej pierwszeństwa istnieje w odniesieniu do wynagrodzeń.

Skuteczność tego ogólnego przywileju pierwszeństwa jest niezwykle silna. W przypadku konkurencji między ogólnymi przywilejami pierwszeństwa, priorytet określa artykuł 329, punkt 1 japońskiego kodeksu cywilnego, który przyznaje przywilejowi pierwszeństwa wynikającemu ze stosunku pracy bardzo wysoką pozycję, drugą po przywileju pierwszeństwa dla “wspólnych kosztów”.

Oznacza to, że nawet jeśli sytuacja finansowa pracodawcy ulegnie pogorszeniu i nie będzie w stanie w pełni zaspokoić wszystkich wierzycieli, zaległe wynagrodzenia pracowników muszą być wypłacone z pierwszeństwem z całego majątku firmy, przed innymi zobowiązaniami, takimi jak pożyczki z instytucji finansowych czy zobowiązania handlowe wobec dostawców. Dzięki temu postanowieniu, wierzytelności z tytułu wynagrodzenia są podniesione z poziomu zwykłych wierzytelności kontraktowych do wierzytelności zabezpieczonych całym majątkiem firmy, co w praktyce nadaje im status priorytetowego zabezpieczenia. Z punktu widzenia menedżerów i akcjonariuszy, niezapłacone wynagrodzenia nie są tylko kwestią pracowniczą czy ryzykiem regulacyjnym, ale finansowym zobowiązaniem, które należy traktować z najwyższym priorytetem i które wpływa na cały majątek firmy.

Zabezpieczenie wypłaty wynagrodzenia przy rezygnacji z pracy w Japonii

W Japonii istnieje specjalne prawo mające na celu zapewnienie pewności wypłaty wynagrodzenia pracownikom rezygnującym z pracy. Jest to “Japońska Ustawa o Zapewnieniu Wypłaty Wynagrodzeń” (dalej jako “Ustawa o Zapewnieniu Wypłaty Wynagrodzeń”). Celem tego prawa jest przede wszystkim zapewnienie odpowiedniego postępowania w zakresie wypłaty wynagrodzeń w przypadku, gdy pracownik opuszcza przedsiębiorstwo.

Wśród przepisów Ustawy o Zapewnieniu Wypłaty Wynagrodzeń szczególnie istotne są regulacje dotyczące “odsetek za zwłokę” określone w artykule 6. Zgodnie z ustępem pierwszym tego artykułu, pracodawca, który nie wypłacił pracownikowi, który zrezygnował z pracy, całości lub części wynagrodzenia (z wyłączeniem odprawy) do ustalonego terminu płatności, musi zapłacić temu pracownikowi odsetki za zwłokę obliczone przez pomnożenie rocznej stopy procentowej w wysokości 14,6% od kwoty zaległego wynagrodzenia. Stopa procentowa w wysokości 14,6% rocznie jest ustalona przez Rozporządzenie wykonawcze do Japońskiej Ustawy o Zapewnieniu Wypłaty Wynagrodzeń, artykuł 1.

Stopa procentowa w wysokości 14,6% rocznie jest znacząco wyższa w porównaniu do standardowych stóp procentowych w prawie handlowym czy maksymalnych odsetek za zwłokę w umowach konsumenckich. Ustanowienie tak wysokiej stopy ma na celu nie tylko rekompensatę dla pracownika za nieotrzymane wynagrodzenie, ale również pełni funkcję silnego środka dyscyplinującego dla pracodawców, aby nie opóźniali wypłaty wynagrodzeń przy rezygnacji z pracy. Innymi słowy, ustawodawca nałożył wysokie kary, aby zniechęcić pracodawców do opóźniania wypłat wynagrodzeń i wykorzystywania tych środków jako faktycznego krótkoterminowego finansowania bez odsetek, czyniąc takie działanie ekonomicznie nieopłacalnym.

Przepis ten wysyła jasny komunikat do menedżerów, że wypłata ostatniego wynagrodzenia pracownikom, którzy rezygnują z pracy, powinna być traktowana jako priorytet. Nawet krótkotrwałe opóźnienia w płatnościach mogą, ze względu na wysoką stopę procentową, szybko zwiększyć odsetki za zwłokę, stając się nieoczekiwanym obciążeniem finansowym dla przedsiębiorstwa. Jest to koszt, którego można całkowicie uniknąć, a jego wystąpienie może wskazywać na braki w zarządzaniu finansami firmy oraz w systemie zgodności z przepisami prawnymi.

Tabela porównawcza: Przegląd systemów ochrony wierzytelności wynagrodzeniowych w ramach japońskiego prawodawstwa

Jak wyjaśniliśmy wcześniej, japoński system prawny chroni wierzytelności wynagrodzeniowe za pomocą wielu ustaw, takich jak Ustawa o Minimalnym Wynagrodzeniu, Ustawa o Standardach Pracy, Kodeks Cywilny oraz Ustawa o Zapewnieniu Płatności Wynagrodzeń. Te ustawy, każda z własnym celem i środkami, wspólnie tworzą system, który ma na celu zapewnienie, że wynagrodzenia pracowników są wypłacane pewnie i właściwie. Poniższa tabela porównuje role i cechy każdej z tych ustaw, przedstawiając ich zarys.

UstawaGłówny celGłówne obowiązki pracodawcyŚrodki zabezpieczające wykonanie / sankcje
Japońska Ustawa o Minimalnym WynagrodzeniuZapewnienie minimalnej kwoty wynagrodzeniaWypłata wynagrodzenia nie niższego niż ustalona minimalna stawka godzinowaKara grzywny (do 500 000 jenów)
Japońska Ustawa o Standardach PracyUstalenie podstawowych zasad dotyczących sposobu i terminu wypłaty wynagrodzeniaPrzestrzeganie pięciu zasad wypłaty wynagrodzenia (płatność gotówkowa, bezpośrednia płatność, pełna płatność, płatność co najmniej raz w miesiącu, płatność w ustalonym terminie)Kara grzywny (do 300 000 jenów)
Japoński Kodeks CywilnyZapewnienie priorytetowego statusu wierzytelności wynagrodzeniowych w stosunku do innych ogólnych wierzytelności(jako domniemany obowiązek) Spłata długów wynagrodzeniowych przed innymi wierzycielami niezabezpieczonymiOgólne prawo pierwokupu (prawo do pierwszeństwa w spłacie z całego majątku)
Japońska Ustawa o Zapewnieniu Płatności WynagrodzeńBezzwłoczne wykonanie płatności wynagrodzenia dla pracowników odchodzącychWypłata końcowego wynagrodzenia dla pracownika odchodzącego do dnia wypłatyOdsetki za zwłokę (14,6% rocznie)

Jak pokazuje powyższa tabela, Ustawa o Minimalnym Wynagrodzeniu ustala minimalne „kwoty” wynagrodzenia, które powinny być wypłacane, podczas gdy Ustawa o Standardach Pracy reguluje „sposób wypłaty” tego wynagrodzenia. Z kolei Kodeks Cywilny gwarantuje „priorytet” wierzytelności wynagrodzeniowych w przypadku opóźnień w płatnościach, a Ustawa o Zapewnieniu Płatności Wynagrodzeń nakłada surowe kary za opóźnienia w płatnościach, szczególnie w przypadku „zakończenia stosunku pracy”. W ten sposób, każda z ustaw chroni wierzytelności wynagrodzeniowe z różnych perspektyw, tworząc kompleksowy system zapewniający bezlukową ochronę.

Podsumowanie

Jak przedstawiono w niniejszym artykule, zgodność z przepisami dotyczącymi wypłaty wynagrodzeń w Japonii nie kończy się na przestrzeganiu pojedynczego prawa, lecz wymaga głębokiego zrozumienia skomplikowanego systemu, który tworzą liczne regulacje prawne. Pewne wykonanie podstawowych obowiązków, takich jak przestrzeganie minimalnej stawki wynagrodzenia, rygorystyczne stosowanie się do pięciu zasad płatności określonych w Japońskiej Ustawie o Standardach Pracy oraz szybka wypłata ostatecznego wynagrodzenia przy zakończeniu stosunku pracy, jest niezbędne dla uniknięcia sankcji prawnych, strat finansowych oraz trudnych do odzyskania ryzyk reputacyjnych. Firmy muszą nieustannie aktualizować swoje systemy płacowe, treść umów o pracę oraz wewnętrzne regulaminy, aby były zgodne z najnowszymi przepisami prawnymi i regularnie je przeglądać, aby sprostać tym wymogom prawnym.

Nasza kancelaria prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu prawa pracy dla licznych klientów w Japonii, w tym w tematach omówionych w tym artykule. W naszym zespole znajdują się prawnicy z kwalifikacjami zagranicznymi, w tym anglojęzyczni, którzy są dobrze zorientowani w specyficznych wyzwaniach, z jakimi mogą się spotkać firmy rozwijające działalność na arenie międzynarodowej. Jesteśmy w stanie zapewnić kompleksowe wsparcie prawne, od budowania systemów zgodności z japońskimi regulacjami prawa pracy, przez ocenę ryzyka związanego z kwestiami pracowniczymi, aż po konkretne działania w odpowiedzi na poszczególne przypadki.

Managing Attorney: Toki Kawase

The Editor in Chief: Managing Attorney: Toki Kawase

An expert in IT-related legal affairs in Japan who established MONOLITH LAW OFFICE and serves as its managing attorney. Formerly an IT engineer, he has been involved in the management of IT companies. Served as legal counsel to more than 100 companies, ranging from top-tier organizations to seed-stage Startups.

Wróć do góry