Co to jest umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dyrektorów i innych osób zarządzających? Wyjaśnienie procedur po nowelizacji japońskiej 'Ustawy o spółkach' oraz różnic między odszkodowaniem a rekompensatą spółki

W wyniku nowelizacji 日本会社法 (japońskiej Ustawy o Spółkach Akcyjnych) z pierwszego roku ery Reiwa (2019), wprowadzono nowe przepisy dotyczące “umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób”. Mimo że nazwa tych przepisów może brzmieć nieco obco, w uproszczeniu chodzi o system, który pozwala na pokrycie roszczeń odszkodowawczych wobec członków zarządu spółki akcyjnej, powstałych w wyniku wykonywania przez nich obowiązków, za pomocą ubezpieczenia.

Jednakże, procedury związane z tym są skomplikowane, a wiele osób może nie mieć pełnego zrozumienia ich treści. Co więcej, istnieje podobny system zwany odszkodowaniem spółki, który ma na celu pokrycie ekonomicznych obciążeń członków zarządu, co może prowadzić do niejasności co do różnic między oboma systemami.

Zmiany wprowadzone nowelizacją określiły również procedury, które należy przeprowadzić, dlatego ważne jest, aby pogłębić swoje zrozumienie umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób.

W tym artykule wyjaśniamy ogólne zasady dotyczące umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób oraz różnice między nimi a odszkodowaniem spółki.

Czym jest umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu?

Znaczenie umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób

„Umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób” odnosi się do umowy ubezpieczeniowej, która zapewnia wypłatę odszkodowania w przypadku, gdy członkowie zarządu i inne osoby otrzymają roszczenia odszkodowawcze w związku z wykonywaniem swoich obowiązków.

Jest to treść przepisana w artykule 430, punkt 3 japońskiej Ustawy o Spółkach (改正会社法 Reiwa 1 (2019) roku).

(Umowa ubezpieczenia zawierana na rzecz członków zarządu i innych osób)

Artykuł 430, punkt 3. Spółka akcyjna musi podjąć decyzję o zawarciu umowy ubezpieczenia z ubezpieczycielem, która obejmuje odszkodowanie za szkody, które mogą powstać w wyniku ponoszenia odpowiedzialności przez członków zarządu i innych osób związanych z wykonywaniem ich obowiązków lub w wyniku roszczeń związanych z dochodzeniem tej odpowiedzialności, i która ustanawia członków zarządu i innych osób jako ubezpieczonych (z wyjątkiem przypadków określonych przez rozporządzenie Ministerstwa Sprawiedliwości, w których zawarcie takiej umowy ubezpieczeniowej nie wpływa znacząco na prawidłowość wykonywania obowiązków przez ubezpieczonych członków zarządu i innych osób. W trzecim punkcie, w zastrzeżeniu, nazywane są „umowami ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób”). Decyzję o zawarciu takiej umowy musi podjąć walne zgromadzenie akcjonariuszy (w przypadku spółek z zarządem, decyzję podejmuje zarząd).

Ustawa o Spółkach | e-Gov wyszukiwanie przepisów[ja]

Przepis ten dotyczy głównie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu (D&O Insurance).

Umowie ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób przypisuje się następujące znaczenie:

1. Zachęcanie do zatrudniania w firmie wykwalifikowanych osób na stanowiska członków zarządu i innych osób.
2. Zapewnienie odpowiednich zachęt dla członków zarządu i innych osób, aby obawa przed ponoszeniem odpowiedzialności za szkody nie powodowała nadmiernej ostrożności i nie hamowała wykonywania ich obowiązków.

Biorąc pod uwagę te korzyści, umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób są powszechnie stosowane w praktyce, zwłaszcza w spółkach publicznych.

Tło uregulowania umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu w zmienionej Ustawie o Spółkach Handlowych

Przepisy dotyczące umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu zostały ustanowione w celu zapewnienia odpowiednich procedur i zachowania właściwości treści umów.

Stało się to na tle następujących problemów związanych z umowami ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu:

• W zależności od treści ubezpieczenia D&O istnieje ryzyko, że prawidłowość wykonywania obowiązków przez członków zarządu może zostać naruszona,
• W przypadku ubezpieczenia członków zarządu lub osób wykonujących czynności zarządcze jako ubezpieczonych, istnieje ryzyko konfliktu interesów między spółką akcyjną a jej członkami zarządu, co może odpowiadać sytuacji konfliktu interesów opisanej w artykule 356, punkt 1, podpunkt 3 japońskiej Ustawy o Spółkach Handlowych,

W świetle takiej sytuacji zwrócono uwagę na potrzebę wyjaśnienia procedur, które musi przeprowadzić strona spółki przy zawieraniu umów ubezpieczenia D&O i innych. W związku z tym, w nowelizacji Ustawy o Spółkach Handlowych z pierwszego roku ery Reiwa (2019), wprowadzono nowe regulacje. Przepisy dotyczące umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu można uznać za nowo ustanowione zasady mające na celu odpowiednie stosowanie ubezpieczenia.

Rodzaje ubezpieczeń objętych ochroną

W ramach umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób zarządzających istnieją ubezpieczenia, które są objęte ochroną i takie, które nie są objęte. Klasyfikacja ta opiera się na artykule 430(3) ustęp 1 Japanese Companies Act (jap. 会社法).

Ubezpieczenia objęte umową ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu to ubezpieczenia D&O oraz ubezpieczenia pokrewne. Można je zdefiniować jako umowy odpowiadające definicji określonej w artykule 430(3) ustęp 1 Japanese Companies Act.

Z kolei ubezpieczenia, które nie są objęte umową ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu, są określone w przepisach zawartych w nawiasach artykułu 430(3) ustęp 1 Japanese Companies Act. Ubezpieczenia określone przez rozporządzenie Ministerstwa Sprawiedliwości wymienione są w artykule 115(2) Japanese Companies Act Enforcement Regulations, a przykłady ubezpieczeń, które nie są objęte umową ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu, to:

• Ubezpieczenia, których głównym celem jest rekompensata szkód poniesionych przez spółkę (np. ubezpieczenie PL, ubezpieczenie CGL).
• Ubezpieczenia niezwiązane z naruszeniem obowiązków służbowych przez członków zarządu i innych osób zarządzających (np. ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu posiadania pojazdów mechanicznych, ubezpieczenie podróży zagranicznych).

Należy zwrócić uwagę, że nie wszystkie ubezpieczenia, w których członkowie zarządu są ubezpieczonymi, kwalifikują się jako umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób zarządzających.

Procedura ustalania treści umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób

Zgodnie z artykułem 430(3) ustęp 1 japońskiej Ustawy o Spółkach Akcyjnych (会社法), określono procedurę ustalania treści nowej umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób.

Na mocy artykułu 430(3) ustęp 1 japońskiej Ustawy o Spółkach Akcyjnych (会社法), aby spółka akcyjna mogła ustalić treść umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób, wymagana jest uchwała walnego zgromadzenia akcjonariuszy (lub rady dyrektorów w przypadku spółek z ustanowioną radą dyrektorów). Jest to dyscyplina analogiczna do transakcji konfliktu interesów określona w artykule 356 tej samej ustawy.

(Ograniczenia dotyczące konkurencji i transakcji konfliktu interesów)

Artykuł 356. Dyrektorzy muszą, w przypadkach wymienionych poniżej, ujawnić istotne fakty dotyczące danej transakcji na walnym zgromadzeniu akcjonariuszy i uzyskać jego zatwierdzenie.

(Tekst pominięty)

3. Gdy spółka akcyjna zamierza zagwarantować zobowiązania dyrektora lub przeprowadzić inną transakcję, w której interesy spółki i danego dyrektora są sprzeczne, z osobą inną niż dyrektor.

Ustawa o Spółkach Akcyjnych | e-Gov wyszukiwanie przepisów[ja]

Umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób może, w zależności od treści, charakteryzować się wysokim stopniem konfliktu interesów. Ponadto, treść umowy może wpłynąć na prawidłowość wykonywania obowiązków przez członków zarządu i innych osób, dlatego ustanowiono takie regulacje.

Przy ustalaniu lub zmianie treści umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób, konieczna jest uchwała walnego zgromadzenia akcjonariuszy lub rady dyrektorów. Pamiętajmy o tym wymogu.

Należy jednak zauważyć, że w przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia, w której ubezpieczonymi są dyrektorzy lub wykonawcy, nie stosuje się przepisów dotyczących transakcji konfliktu interesów określonych w artykule 356 i innych (zgodnie z artykułem 430(3) ustęp 2 japońskiej Ustawy o Spółkach Akcyjnych (会社法)).

Jest to spowodowane tym, że nowe regulacje dotyczące transakcji konfliktu interesów zostały wprowadzone w artykule 430(3) ustęp 1, aby uniknąć dublowania zasad.

Informacja o ujawnianiu danych dotyczących umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób

W wyniku zmian w japońskiej Ustawie o Spółkach Akcyjnych (会社法), wprowadzono dwa nowe wymogi dotyczące ujawniania informacji o umowach ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób.

• Ujawnianie informacji w raporcie rocznym spółek publicznych
• Ujawnianie informacji w dokumentach referencyjnych dla walnego zgromadzenia akcjonariuszy dotyczących wyboru członków zarządu

Przyjrzyjmy się każdemu z nich bardziej szczegółowo.

W raporcie rocznym spółek publicznych

W przypadku spółek akcyjnych, które są spółkami publicznymi na koniec roku obrotowego, konieczne jest określenie w raporcie rocznym następujących informacji dotyczących umów ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób (zgodnie z artykułem 121-2 Rozporządzenia wykonawczego do Ustawy o Spółkach Akcyjnych):

1. Zakres osób ubezpieczonych (wymienienie nazwisk nie jest wymagane)
2. Ogólny zarys treści umowy ubezpieczeniowej

Jeśli chodzi o drugi punkt, ogólny zarys treści umowy ubezpieczeniowej, obejmuje on konkretnie następujące kwestie:

• Rzeczywisty udział w kosztach składki ubezpieczeniowej przez osoby ubezpieczone
• Ogólny zarys zdarzeń ubezpieczeniowych, które są przedmiotem rekompensaty
• Jeśli podjęto środki, aby zapewnić, że wykonanie obowiązków przez członków zarządu i innych osób nie zostanie naruszone przez umowę ubezpieczeniową, należy opisać te środki

Jeśli Twoja firma jest spółką publiczną, upewnij się, że nie brakuje żadnych elementów ujawniania informacji.

W dokumentach referencyjnych dla walnego zgromadzenia akcjonariuszy dotyczących wyboru członków zarządu

Podczas walnego zgromadzenia akcjonariuszy dotyczącego wyboru członków zarządu, jeśli istnieje umowa ubezpieczeniowa dotycząca kandydatów lub planuje się jej zawarcie, informacje te muszą być ujawnione.

W dokumentach referencyjnych dla walnego zgromadzenia akcjonariuszy dotyczących wyboru członków zarządu należy zawrzeć ogólny zarys treści umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i innych osób.

Różnice między umową ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu a odszkodowaniem spółki

Na mocy nowelizacji Japanese Companies Act (jap. 改正会社法) art. 430, paragraf 2, wprowadzono nowe regulacje dotyczące odszkodowania spółki.

Umowa ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu i odszkodowanie spółki mają następujące wspólne cechy, co pozwala uznać je za podobne systemy:

• Są systemami mającymi na celu pokrycie ekonomicznych obciążeń członków zarządu
• Tworzą systemy, w których strukturalnie pojawia się konflikt interesów między spółką a jej członkami zarządu

Na pierwszy rzut oka oba systemy mogą wydawać się mało różniące, jednak istnieje między nimi kilka różnic. Uporządkujmy te różnice, aby móc je odpowiednio stosować.

Strony umowy

Strony umowy ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu i odszkodowania spółki różnią się.

W przypadku umowy ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu stronami są spółka akcyjna i towarzystwo ubezpieczeniowe. Składki ubezpieczeniowe pokrywa spółka akcyjna.

Z kolei w przypadku odszkodowania spółki stronami są spółka akcyjna i jej członkowie zarządu.

Warto uporządkować, kto jest stroną umowy z perspektywy spółki.

Podmiot dokonujący wyrównania

Podmiot odpowiedzialny za pokrycie kosztów lub wyrównanie szkód różni się w obu systemach.

W przypadku umowy ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu, podmiotem dokonującym wyrównania jest towarzystwo ubezpieczeniowe. Spółka płaci składki ubezpieczeniowe, a w przypadku wystąpienia ekonomicznego obciążenia członka zarządu, towarzystwo ubezpieczeniowe wypłaca mu odszkodowanie.

Z kolei w przypadku odszkodowania spółki, podmiotem dokonującym wyrównania jest sama spółka. Spółka pokrywa wszelkie szkody wyrządzone członkom zarządu, co tworzy bardziej bezpośrednią strukturę konfliktu interesów między członkami zarządu a spółką.

Przedmiot wyrównania

Oba systemy różnią się również w zakresie tego, co może być przedmiotem wyrównania.

W przypadku umowy ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu, przedmiot wyrównania jest określony w umowie ubezpieczeniowej.

Z kolei w przypadku odszkodowania spółki, przedmiot wyrównania jest określony w zakresie dozwolonym przez art. 430, paragraf 2 Japanese Companies Act.

Warto zapoznać się z zasadami każdego z systemów.

Zakres wyrównania

Zakres wyrównania również różni się w obu systemach.

W przypadku umowy ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu, nie zawsze możliwe jest pokrycie pełnych kosztów lub szkód. Wynika to z ograniczeń prawnych lub umownych, takich jak przyczyny wyłączenia odpowiedzialności, kwoty wolne od odpowiedzialności czy maksymalne sumy wypłat.

Z kolei w przypadku odszkodowania spółki, teoretycznie możliwe jest pokrycie pełnych kosztów lub szkód, o ile nie narusza to art. 430, paragraf 2 Japanese Companies Act.

Przed zawarciem umowy warto dokładnie uporządkować zakres wyrównania.

Zaliczki na koszty

Możliwość wypłaty zaliczek na koszty różni się w zależności od systemu. W przypadku umowy ubezpieczenia odpowiedzialności członków zarządu, zaliczki na koszty zazwyczaj nie są możliwe. Natomiast w przypadku odszkodowania spółki, zaliczki na koszty są dopuszczalne.

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej członków zarządu a odszkodowanie spółki – które wybrać?

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej członków zarządu oraz odszkodowanie spółki powinny być stosowane po rozważeniu okoliczności, w których będą wykorzystywane.

Oba systemy są zasadniczo wykorzystywane w tym samym celu, a wspomniane różnice istnieją, aby mogły się wzajemnie uzupełniać.

Na przykład, nawet jeśli spółka zawarła umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej członków zarządu, może również korzystać z odszkodowania spółki, aby pokryć straty, które nie są objęte ubezpieczeniem.

Ponadto, aby zwiększyć maksymalną kwotę wypłaty z ubezpieczenia D&O, spółka musiałaby zapłacić wyższą składkę ubezpieczeniową. Jednak korzystając z odszkodowania spółki, można uniknąć takiego obciążenia składką, jednocześnie zapewniając pokrycie strat.

W ten sposób, ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej członków zarządu i odszkodowanie spółki nie są opcjami, które należy wybierać wyłącznie jedną z nich. Proszę rozważyć wdrożenie każdego z nich w zależności od sytuacji, wykorzystując ich indywidualne zalety.

Podsumowanie: Konieczność sprawdzenia i zrozumienia przepisów dotyczących ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dyrektorów i innych osób zarządzających

W wyniku nowelizacji japońskiej Ustawy o Spółkach (K.K.) z pierwszego roku ery Reiwa (2019), wprowadzono nowe przepisy dotyczące ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dyrektorów i innych osób zarządzających, co przyczyniło się do wyjaśnienia procedur związanych z tym ubezpieczeniem. Można powiedzieć, że ułatwiło to zapewnienie większej poprawności w wykonywaniu obowiązków przez osoby zarządzające.

Również system rekompensat dla spółek, który został uregulowany w tym samym czasie, choć różni się od ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej dyrektorów i innych osób zarządzających w kilku aspektach, powinien być stosowany po rozważeniu odpowiednich sytuacji.

Uporządkuj przepisy określone w Ustawie o Spółkach i rozważ zawarcie umów, które wykorzystują zalety każdego systemu.

Przy zawieraniu umowy ubezpieczeniowej nie można uniknąć zrozumienia skomplikowanych zasad i sprawdzenia procedur. Aby umowa została zawarta skutecznie, zalecamy skorzystanie z porady specjalistów.

Zakres usług świadczonych przez naszą kancelarię

Kancelaria Prawna Monolith specjalizuje się w IT, a w szczególności w prawie internetowym i prawnych aspektach technologii. Nasza kancelaria oferuje tworzenie i przeglądanie umów dla szerokiego spektrum klientów, od spółek notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Tokio po przedsiębiorstwa typu startup. Szczegółowe informacje na temat tworzenia i przeglądania umów znajdą Państwo w poniższym artykule.

Obszary działalności Kancelarii Prawnej Monolith: Tworzenie i przeglądanie umów[ja]