Jak napisać list ostrzegawczy w przypadku wykrycia naruszenia praw do znaku towarowego

Jeśli istnieją produkty lub usługi naruszające prawa do znaku towarowego Twojej firmy, jako właściciel masz prawo do żądania zaprzestania ich używania oraz do roszczeń odszkodowawczych na podstawie praw do znaku towarowego. Możliwe jest rozwiązanie problemu poprzez proces sądowy w sądzie ds. naruszeń praw do znaku towarowego lub poprzez środki tymczasowe, ale najpierw zazwyczaj wysyła się “list ostrzegawczy” poza sądem.

Ten list ostrzegawczy można stworzyć i wysłać samodzielnie, lub zlecić jego stworzenie i wysyłkę specjalistom. W szczególności w ostatnich latach naruszenia praw do znaku towarowego w reklamach listingowych stają się poważnym problemem, ale podstawowe środki zaradcze są takie same.

Zbieranie informacji w celu wysłania ostrzeżenia

Nawet jeśli używasz zarejestrowanego znaku towarowego, nie oznacza to automatycznie naruszenia praw do znaku towarowego. Przed wysłaniem ostrzeżenia, musisz starannie rozważyć, czy faktycznie dochodzi do naruszenia praw do znaku towarowego. W tym artykule pomijamy szczegóły, ale prawo do znaku towarowego nie jest prawem do zakazania ogólnego użycia znaku towarowego, który zarejestrowałeś. Można zakazać tylko “użycie jako znak towarowy”, które spełnia określone warunki. Szczegółowe wyjaśnienie na ten temat znajduje się w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/trademark-infringement-cases-illegalityjudgment[ja]

Aby ocenić, czy faktycznie dochodzi do naruszenia praw do znaku towarowego, najpierw zbierz i uporządkuj informacje na temat praw do znaku towarowego Twojej firmy oraz produktów i usług drugiej strony.

Na temat praw do znaku towarowego Twojej firmy

Nawet jeśli produkt lub usługa używa tej samej nazwy, jeśli kategoria jest inna, nie jest to naruszenie praw do znaku towarowego. Zanim zaczniesz tworzyć ostrzeżenie, zbierz informacje na temat praw do znaku towarowego Twojej firmy i dokładnie sprawdź zakres praw do zarejestrowanego znaku towarowego.

• Numer rejestracji
• Data wygaśnięcia okresu ważności praw
• Znak towarowy
• Treść wyznaczonych towarów/usług

Chociaż jest to rzadki przypadek, możliwe jest, że prawa do znaku towarowego wygasły, ponieważ zapomniano zapłacić opłatę za odnowienie rejestracji. Dlatego zawsze sprawdzaj datę wygaśnięcia okresu ważności praw. Ponadto, musisz zrozumieć, jak Twoja firma faktycznie korzysta ze swojego znaku towarowego. Dlatego, że nie można zarejestrować znaku towarowego, który nie jest faktycznie używany w biznesie, a znak towarowy, który już został zarejestrowany, ale nie jest faktycznie używany, nie jest chroniony.

Każdy może złożyć wniosek o anulowanie znaku towarowego, który nie jest faktycznie używany, a nie można wykluczyć możliwości, że wysłanie ostrzeżenia spowoduje, że druga strona zarzuci niewykorzystanie znaku towarowego i złoży wniosek o rozstrzygnięcie. Na etapie zbierania informacji, upewnij się, że Twoja firma faktycznie posiada prawa do zarejestrowanego znaku towarowego.

Informacje na temat produktów/usług drugiej strony

Aby ocenić, czy faktycznie jest to naruszenie praw, musisz również zbierać informacje na temat produktów, które są podejrzane o naruszenie praw do znaku towarowego. Musisz dokładnie sprawdzić, co i jak jest sprzedawane, na podstawie informacji o samym produkcie, opakowaniu produktu, katalogu, materiałach reklamowych, informacjach na stronie internetowej itp. Ponadto, na wypadek, gdyby nie udało się rozwiązać problemu za pomocą ostrzeżenia i konieczne byłoby podjęcie działań prawnych, zachowaj dowody na informacje na temat zakresu działalności i zysków drugiej strony. Metodę zachowania dowodów na informacje w Internecie można znaleźć poniżej.

https://monolith.law/reputation/identifying-contributors-after-deletion[ja]

Identyfikacja naruszyciela

Aby wysłać ostrzeżenie, musisz znać adresata. Przed stworzeniem ostrzeżenia, sprawdź, czy znasz dane kontaktowe drugiej strony.
W szczególności, w przypadku produktów sprzedawanych w Internecie, może się zdarzyć, że nie można zidentyfikować sprzedawcy produktu naruszającego prawa do znaku towarowego. Sprzedawcy produktów w Internecie są zobowiązani do wyświetlania swojego imienia i nazwiska, nazwy, adresu i danych kontaktowych na podstawie Prawa o Określonych Transakcjach Towarowych, ale nie jest rzadkością, że wyświetlają fałszywe informacje lub nie wyświetlają ich wcale.

Jednakże, jeśli nie wiadomo, kto i gdzie narusza prawa do znaku towarowego, nie można wysłać ostrzeżenia. Ponadto, jeśli nie zna się imienia i nazwiska lub adresu drugiej strony, trudno jest podjąć działania prawne, takie jak wniosek o środki tymczasowe lub wszczęcie procesu sądowego przeciwko sprzedawcy. W takim przypadku, na podstawie Prawa o Ograniczeniu Odpowiedzialności Dostawców Usług Internetowych, można również zażądać ujawnienia informacji o nadawcy od operatora strony internetowej sklepu, który sprzedaje produkty naruszające prawa do znaku towarowego, lub od serwera wynajmowanego przez stronę sprzedaży.

https://monolith.law/reputation/disclosure-of-the-senders-information[ja]

Ponadto, jeśli druga strona korzysta z własnej domeny, możliwe jest zidentyfikowanie drugiej strony na podstawie informacji whois.

https://monolith.law/reputation/whois[ja]

https://monolith.law/reputation/ansi-whois-howto[ja]

Format i sposób pisania ostrzeżenia

Ostrzeżenie zwykle wysyła się za pomocą poczty z potwierdzeniem odbioru lub zwykłej poczty. Metodę wysyłki i tytuł dokumentu należy wybrać w zależności od charakteru naruszenia praw do znaku towarowego. Jeśli naruszenie jest poważne, zaleca się wysłanie “ostrzeżenia” za pomocą poczty z potwierdzeniem odbioru. Jeśli natomiast naruszenie nie było celowe i można oczekiwać pokojowego rozwiązania, można wysłać “kontakt” lub “powiadomienie” w formie listu biznesowego za pomocą zwykłej poczty.

Warto jednak pamiętać, że niektórzy nieuczciwi sprzedawcy w internecie mogą podawać fałszywe adresy. Nawet przy korzystaniu z zwykłej poczty, zaleca się korzystanie z metod wysyłki umożliwiających śledzenie, takich jak list polecony lub poczta z potwierdzeniem doręczenia, aby upewnić się, że ostrzeżenie zostało odebrane.
W niektórych przypadkach, gdy nie jest to sprawa o dużą wagę i wystarczy, że osoba przestanie korzystać z znaku towarowego, ostrzeżenie może być wysłane e-mailem. Jednakże, w porównaniu do sytuacji, gdy ostrzeżenie jest wysyłane przez specjalistę jako pełnomocnika, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostanie zignorowane. Dlatego, jeśli chcesz, aby Twoje ostrzeżenie było na pewno uwzględnione, powinieneś wysłać je w formie pisemnej.

Treść, która powinna znaleźć się w ostrzeżeniu

Nie ma szczególnych wymagań co do formatu ostrzeżenia. Jednakże, powinniśmy przynajmniej zawrzeć poniższe informacje.

Informacje identyfikujące nasz zarejestrowany znak towarowy

• Numer rejestracji
• Treść znaku towarowego
• Określone towary, określone usługi

Które działania drugiej strony stanowią naruszenie praw do znaku towarowego

W tej sekcji, na podstawie wyników badania zebranych wcześniej materiałów, piszemy głównie o “podobieństwie znaku towarowego używanego przez drugą stronę do naszego zarejestrowanego znaku towarowego” i “identyczności lub podobieństwie branży drugiej strony do naszych określonych towarów/usług”. Starajmy się opisać jak najbardziej konkretnie, dlaczego to stanowi naruszenie praw do znaku towarowego, tak aby druga strona mogła to zrozumieć.

Wymagania wobec drugiej strony

W tym miejscu opisujemy, jakiej reakcji oczekujemy od drugiej strony w związku z naruszeniem praw do znaku towarowego.

Zasadniczo, będziemy domagać się zaprzestania używania znaku towarowego.

Jeśli szkoda wynikająca z naruszenia praw do znaku towarowego jest duża, możemy rozważyć żądanie odszkodowania za szkody poniesione w wyniku użycia tego znaku towarowego, żądanie zwrotu zysków uzyskanych przez nielegalne użycie tego znaku towarowego, lub żądanie publicznego przeproszenia i naprawienia reputacji za szkody wyrządzone marce przez nieautoryzowane użycie znaku towarowego. Jeśli planujemy zezwolić na użycie znaku towarowego w zamian za odpowiednie wynagrodzenie, możemy wskazać, że mamy przygotowaną umowę licencyjną i skierować drugą stronę do negocjacji w sprawie umowy licencyjnej.

Metoda odpowiedzi i termin odpowiedzi

Upewnijmy się, że nie zapomnimy ustawić terminu odpowiedzi. Druga strona również potrzebuje czasu na rozważenie, czy rzeczywiście jest to naruszenie praw do znaku towarowego, i może nie być w stanie natychmiast odpowiedzieć. Jeśli ustalimy termin z góry, powinniśmy otrzymać odpowiedź, jeśli odpowiedź jest trudna do uzyskania w tym terminie. Ustalenie terminu odpowiedzi jest bardzo ważne, zarówno z punktu widzenia wymagania jak najszybszej reakcji, jak i ustalenia, czy druga strona ma zamiar odpowiedzieć, czy po prostu ignoruje ostrzeżenie. Zazwyczaj, wraz z terminem odpowiedzi, zaznaczamy, że jeśli nie otrzymamy odpowiedzi w wyznaczonym terminie, rozważymy podjęcie działań prawnych lub złożenie skargi kryminalnej.

Negocjacje po wysłaniu ostrzeżenia

Po wysłaniu ostrzeżenia, sposób reagowania zależy od reakcji drugiej strony. Dlatego, w zależności od odpowiedzi lub jej braku, musimy rozważyć dalsze negocjacje.

W przypadku otrzymania odpowiedzi

Druga strona przeczyta ostrzeżenie i po zastanowieniu, czy faktycznie doszło do naruszenia praw do znaku towarowego, wyśle odpowiedź.

W przypadku, gdy ktoś nieświadomie korzystał z zarejestrowanego znaku towarowego, często szybko spełnia nasze żądania.

Z drugiej strony, jeśli druga strona zaprzecza naruszeniu praw do znaku towarowego, musimy ponownie sprawdzić, czy nasze twierdzenia o naruszeniu praw są niepodważalne. Jeśli obie strony mają sprzeczne twierdzenia, powinniśmy rozważyć możliwość wszczęcia postępowania cywilnego lub karnego. Podejmowanie działań prawnych wiąże się z kosztami i wysiłkiem, dlatego decyzja o przejściu do środków prawnych wymaga ostrożnego osądu, biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo wygranej, zasoby drugiej strony, konieczność procesu itp. Negocjacje dotyczące odszkodowania lub licencji są również skomplikowanym problemem, który musi być rozważany w każdym przypadku, w zależności od odpowiedzi drugiej strony. Jeśli druga strona nie wykazuje gotowości do spełnienia żądań i problem nie jest łatwo rozwiązany, zaleca się skorzystanie z pomocy specjalisty.

W przypadku braku odpowiedzi

Jeśli pomimo wysłania ostrzeżenia, nie otrzymasz odpowiedzi w wyznaczonym terminie, na wszelki wypadek wyślij ostrzeżenie ponownie.

W praktyce, jeśli ostrzeżenie zostało sporządzone przez radcę patentowego lub adwokata, druga strona często nie może go zignorować. Jeśli druga strona ignoruje ostrzeżenie, zaleca się zlecenie jego sporządzenia specjaliście i ponowne wysłanie, co zwiększa prawdopodobieństwo jakiejkolwiek reakcji.

Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na ponownie wysłane ostrzeżenie, będziesz musiał rozważyć podjęcie działań sądowych.

Te procedury i konkretne metody wniesienia pozwu różnią się w zależności od charakteru i kontekstu naruszenia praw do znaku towarowego. Na przykład, w przypadku naruszenia praw do znaku towarowego w reklamach listingowych, szczegółowo omawiamy to w poniższym artykule.

Podsumowanie

Może być, że niektórzy z nas wahają się z wysłaniem listu ostrzegawczego, chcąc uniknąć konfliktów. Jednak w rzeczywistości, większość przypadków naruszenia praw do znaku towarowego wynika nie z celowego działania, ale z nieświadomości. Dlatego, jeśli wydamy ostrzeżenie na wczesnym etapie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zostanie ono łatwo zaakceptowane. Jeśli jednak pozwolimy na naruszenie praw do znaku towarowego bez podjęcia działań, istnieje duże ryzyko, że druga strona nie zrezygnuje łatwo z używania znaku towarowego. Dlatego, gdy stwierdzimy naruszenie praw do znaku towarowego, zaleca się jak najszybsze wysłanie listu ostrzegawczego.

Jednakże, nie powinniśmy zaniedbywać oceny, czy rzeczywiście doszło do naruszenia praw do znaku towarowego, tylko dlatego, że chcemy szybko rozwiązać problem. Jeśli w naszym liście ostrzegawczym znajdują się luki, istnieje ryzyko konfliktu z drugą stroną. Dlatego powinniśmy dokonać ostrożnej oceny. Jeśli chcesz wysłać list ostrzegawczy dotyczący naruszenia praw do znaku towarowego, zalecamy rozważenie skorzystania z pomocy prawnika, nie tylko w przypadku, gdy konieczne są negocjacje lub proces sądowy, ale także w celu szybkiego i pewnego rozwiązania problemu.