Ochrona wynagrodzeń w japońskim prawie pracy: Wyjaśnienie podstawowych zasad, których powinni przestrzegać przedsiębiorcy

Płatność wynagrodzenia jest jednym z najbardziej podstawowych obowiązków pracodawcy i stanowi kluczowy element w relacjach umownych dotyczących pracy w Japonii. Przestrzeganie rygorystycznego prawnych ram dotyczących płatności wynagrodzeń jest niezwykle ważne dla zarządzania ryzykiem podczas prowadzenia działalności w Japonii. Obszar ten regulowany jest głównie przez dwa prawa. Pierwsze z nich to “japońskie prawo cywilne”, które na zasadzie wolności umów określa relację między pracą a “wynagrodzeniem”. Drugie to specjalne prawo, “japońska ustawa o standardach pracy”, które zakłada nierówność sił negocjacyjnych między pracodawcą a pracownikiem i nakłada obowiązkowe regulacje w celu ochrony pracowników. Szczególnie przepisy dotyczące “wynagrodzenia” określone w ustawie o standardach pracy mają pierwszeństwo przed ogólnymi zasadami prawa cywilnego i bezpośrednio wpływają na działalność przedsiębiorstw. W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy prawne zasady ochrony wynagrodzeń w japońskiej ustawie o standardach pracy, ze szczególnym uwzględnieniem “pięciu zasad płatności wynagrodzenia” określonych w artykule 24 tej ustawy, wraz z konkretnymi przepisami i ważnymi orzeczeniami sądowymi. Celem jest pomoc kadrom zarządzającym firm, akcjonariuszom oraz osobom odpowiedzialnym za prawne aspekty działalności w dokładnym zrozumieniu tych złożonych regulacji, zapewnieniu zgodności z prawem oraz skutecznym zmniejszeniu ryzyka prawnego.

Wynagrodzenia w japońskim prawie: Przecięcie się Kodeksu Cywilnego i Prawa Pracy

W systemie prawodawstwa Japonii, wynagrodzenie za pracę jest regulowane z dwóch różnych perspektyw: “japońskiego Kodeksu Cywilnego” oraz “japońskiego Prawa Pracy”, a zrozumienie tej różnicy jest niezwykle ważne.

Perspektywa japońskiego Kodeksu Cywilnego: “Wynagrodzenie” w umowie o pracę

Artykuł 623 japońskiego Kodeksu Cywilnego definiuje umowę o pracę jako “umowę, w której jedna strona zobowiązuje się do wykonywania pracy dla drugiej strony, która z kolei zobowiązuje się do wypłacenia za to wynagrodzenia” . “Wynagrodzenie” tutaj jest traktowane jako przedmiot prywatnego stosunku zobowiązaniowego, ustalanego na podstawie porozumienia między stronami, czyli zasady swobody umów. Kodeks Cywilny nie określa szczegółowo sposobu wypłaty wynagrodzenia i zasadniczo stanowi, że pracownik może domagać się wynagrodzenia dopiero po wykonaniu obiecanej pracy (japoński Kodeks Cywilny, artykuł 624, ustęp 1) . Oznacza to, że w świecie bez Prawa Pracy, moment i sposób płatności są całkowicie zależne od porozumienia stron.  

Perspektywa japońskiego Prawa Pracy: “Wynagrodzenie” jako chronione prawo

Z kolei japońskie Prawo Pracy, jako prawo publiczne, określa minimalne standardy warunków pracy. Artykuł 11 tego prawa definiuje “wynagrodzenie” bardzo szeroko jako “wszystko, co pracodawca wypłaca pracownikowi jako rekompensatę za pracę, niezależnie od nazwy, w tym pensje, dodatki, premie i inne” . Jako specjalne prawo w stosunku do Kodeksu Cywilnego, przepisy Prawa Pracy mają moc bezwzględną. Oznacza to, że każde porozumienie w umowie o pracę, które nie spełnia standardów określonych przez Prawo Pracy, jest nieważne na mocy artykułu 13 japońskiego Prawa Pracy, a standardy ustawowe są automatycznie stosowane .  

Relacja między tymi dwoma prawami nie ogranicza się tylko do różnicy definicji. Odzwierciedla ona filozoficzne przesunięcie w regulacji stosunków pracy z prywatnej autonomii umów do publicznej regulacji, gdzie państwo interweniuje, aby zapewnić minimalną ochronę. Kodeks Cywilny zakłada “porozumienie” między równorzędnymi stronami, podczas gdy Prawo Pracy zakłada nierówność strukturalną w relacji sił między pracodawcą a pracownikiem i interweniuje, aby chronić życie pracownika. Dlatego nawet jeśli pracownik indywidualnie zgodził się na sposób wypłaty wynagrodzenia, jeśli ta zgoda jest sprzeczna ze standardami określonymi przez Prawo Pracy, jest ona uznawana za prawnie nieważną. Niezrozumienie tego aspektu może prowadzić do poważnych błędów w zakresie zgodności z prawem.

Poniższa tabela podsumowuje konceptualne różnice między “wynagrodzeniem” w japońskim Kodeksie Cywilnym a “wynagrodzeniem” w japońskim Prawie Pracy.

Pięć zasad wypłaty wynagrodzeń: Kluczowe przepisy japońskiej Ustawy o Standardach Pracy

Artykuł 24 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy stanowi istotne rdzeniowe przepisy dotyczące ochrony wynagrodzeń, znane jako “pięć zasad wypłaty wynagrodzeń”. Przepisy te określają, że “wynagrodzenie musi być wypłacane w gotówce, bezpośrednio pracownikowi, w pełnej kwocie”. “Wypłata musi nastąpić co najmniej raz w miesiącu, w ustalonym terminie”. Te pięć zasad nie funkcjonuje izolowanie, lecz współdziała ze sobą, tworząc kompleksowy system, którego celem jest stabilizacja podstaw życiowych pracowników. “Wypłata w gotówce” i “bezpośrednia wypłata” gwarantują, że pracownik otrzyma wynagrodzenie w bezpiecznej i dostępnej formie, “wypłata pełnej kwoty” chroni jego wartość, a “wypłata co najmniej raz w miesiącu” i “wypłata w ustalonym terminie” zapewniają przewidywalność dochodów. Zrozumienie tego ogólnego celu jest niezbędne do interpretacji wyjątków od każdej z zasad.  

Zasada płatności w walucie

Zasadniczo, wynagrodzenie w Japonii musi być wypłacane w walucie posiadającej przymusowy kurs, czyli w gotówce japońskiego jena . Płatności w obcej walucie, czekach lub w naturze, takie jak towary, są zasadniczo zakazane w celu ochrony pracowników przed niedogodnościami związanymi z wymianą walut i niestabilnością wartości .  

Do tej zasady istnieją ważne wyjątki, dostosowane do realiów współczesnej aktywności gospodarczej. Najbardziej powszechnym wyjątkiem jest przelew na wskazane przez pracownika konto bankowe, dokonywany za jego wyraźną zgodą . W tym przypadku, sama zgoda pracownika jest niewystarczająca i często wymagane jest również zawarcie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem dotyczącego realizacji przelewów bankowych . W ostatnich latach, dzięki zmianom w przepisach wykonawczych do Ustawy o Standardach Pracy, możliwe stało się również wypłacanie wynagrodzenia na konto w instytucji finansowej wskazanej przez Ministra Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej (tzw. płatność cyfrowa), pod warunkiem zgody pracownika . Ponadto, za zgodą pracownika, możliwe jest wypłacenie odprawy w formie czeku, a w przypadku istnienia odpowiednich postanowień w układzie zbiorowym pracy, dopuszczalne jest również wypłacanie dodatku na dojazdy w formie biletu okresowego .  

Kluczowe jest to, że zgoda na stosowanie tych wyjątków nie jest jednorazowa i nieodwołalna. Wyrok Sądu Okręgowego w Kochi z dnia 18 marca 1981 roku (sprawa Go-Koku Taxi) wyraźnie to podkreślił . W tej sprawie pracownik początkowo wyraził zgodę na przelew bankowy, ale później zażądał wypłaty w gotówce, na co pracodawca odmówił. Sąd uznał, że takie postępowanie pracodawcy narusza zasadę płatności w walucie. Orzeczenie to sugeruje, że zasada płatności w walucie jest podstawowym prawem pracownika i wyjątki dla wygody (przelewy bankowe) nie mogą prowadzić do trwałego zrzeczenia się tego prawa. Dlatego firmy muszą utrzymywać praktyczne procedury umożliwiające wypłatę wynagrodzenia gotówką pracownikom, którzy nie wyrażają zgody na przelew bankowy lub wycofują taką zgodę.  

Zasada bezpośrednich wypłat wynagrodzenia

Wynagrodzenie musi być wypłacane bezpośrednio pracownikowi, aby wyeliminować pośrednictwo i zapewnić, że zapłata za pracę trafia pewnie w ręce samego pracownika.  

Na mocy tej zasady, nawet jeśli pracownik wyznaczy zastępcę, wypłata wynagrodzenia tej osobie (zastępcy dobrowolnemu) jest nielegalna. W przypadku pracowników nieletnich, wypłata ich opiekunom prawnym, takim jak rodzice, jest wyraźnie zabroniona przez artykuł 59 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy (Labor Standards Act). Ponadto, nawet jeśli pracownik ma długi finansowe, pracodawca nie może wypłacić wynagrodzenia bezpośrednio wierzycielowi pracownika.  

Wyjątkiem, który jest dozwolony, jest płatność na rzecz ‘posłańca’ pracownika. Posłaniec to osoba, która jedynie przekazuje lub wykonuje decyzje pracownika, nie mając własnych uprawnień do podejmowania decyzji. Przykładem może być sytuacja, gdy członek rodziny odbiera zapieczętowaną kopertę z wynagrodzeniem w imieniu pracownika, który jest chory i przebywa w szpitalu. Jednakże rozróżnienie między zastępcą a posłańcem bywa niejednoznaczne i może wiązać się z ryzykiem prawnym, dlatego w praktyce najbezpieczniejszą metodą jest bezpośrednia wypłata pracownikowi lub przelew na konto wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez niego.  

Znaczenie tej zasady podkreśla przełomowy wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 marca 1968 roku (1968). W tej sprawie pracownik przekazał swoje prawo do otrzymania odprawy (wierzytelność wynagrodzeniową) osobie trzeciej. Sąd Najwyższy orzekł, że chociaż umowa cesji wierzytelności między stronami (pracownikiem i cesjonariuszem) może być ważna na mocy prawa cywilnego, nie wpływa to na obowiązki pracodawcy wynikające z japońskiej Ustawy o Standardach Pracy. Innymi słowy, pracodawca nadal ma obowiązek bezpośredniej wypłaty wynagrodzenia (w tym przypadku odprawy) pracownikowi, a cesjonariusz nie może żądać bezpośredniej wypłaty od pracodawcy. Wyrok ten pokazuje, że publiczna polityka ochrony pracowników może interweniować nawet w skutki prawne prywatnych transakcji na mocy prawa cywilnego, ograniczając ich skuteczność, co jest symbolem imperatywnego charakteru Ustawy o Standardach Pracy. Dlatego przedsiębiorstwa, nawet po otrzymaniu powiadomienia o cesji wierzytelności wynagrodzeniowej od wierzyciela pracownika, muszą kontynuować wypłatę bezpośrednio pracownikowi.  

Zasada pełnej wypłaty wynagrodzenia

Wynagrodzenie musi być wypłacane w pełnej kwocie, a pracodawca nie może jednostronnie dokonywać potrąceń z wynagrodzenia (potrącenia na poczet innych zobowiązań) – jest to zasada ogólna, zakazana w Japonii . Celem tego jest zapewnienie pracownikom otrzymania pełnej kwoty wynagrodzenia, które im obiecano, oraz stabilizacja ich życia ekonomicznego.  

Do tej zasady istnieją jednak wyjątki. Po pierwsze, można dokonywać potrąceń z wynagrodzenia bez specjalnej umowy w przypadku takich pozycji jak podatek dochodowy, podatek od mieszkańców czy składki na ubezpieczenie społeczne, które są obowiązkowe zgodnie z prawem . Po drugie, aby potrącić pozycje nieoparte na przepisach prawa, takie jak czynsz za mieszkanie służbowe czy składki związkowe, konieczne jest zawarcie pisemnej umowy (umowy zbiorowej) z organizacją związkową pracowników, która reprezentuje większość pracowników w miejscu pracy (lub, w przypadku jej braku, z przedstawicielem reprezentującym większość pracowników) .  

Szczególnie skomplikowaną kwestią prawną jest możliwość kompensowania przez pracodawcę wierzytelności wobec pracownika (na przykład roszczenia o odszkodowanie lub zwrot pożyczki) z wierzytelnościami wynagrodzeniowymi. Zasadniczo, takie jednostronne kompensaty są zabronione, jako naruszające zasadę pełnej wypłaty wynagrodzenia. Wyraźnie wskazał na to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 2 listopada 1956 roku (sprawa Kansai Seiki) , gdzie sąd nie uznał roszczenia pracodawcy o kompensatę wynagrodzenia z tytułu odszkodowania.  

Jednakże, orzecznictwo dopuszcza dwa ograniczone wyjątki. Pierwszy to tzw. “kompensata regulacyjna”, która odnosi się do rozliczenia nadpłaty wynagrodzenia powstałej na skutek błędu w obliczeniach, przy kolejnych wypłatach wynagrodzenia. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 grudnia 1969 roku (sprawa Fukushima Kenkyo) stwierdził, że taka regulacja jest dozwolona tylko wtedy, gdy nadpłata i rozliczenie są rozsądnie powiązane czasowo, a kwota kompensaty nie zagraża stabilności ekonomicznej pracownika . Jednakże, w przypadkach takich jak potrącenie połowy premii bez wcześniejszego uprzedzenia, taka kompensata regulacyjna została uznana za nielegalną (wyrok Sądu Apelacyjnego w Tokio z dnia 9 kwietnia 2008 roku) .  

Drugi wyjątek dotyczy kompensaty opartej na “wolnej woli pracownika”. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 listopada 1990 roku (sprawa Nisshin Steel) przedstawił wiodący przypadek w tej kwestii . W tej sprawie pracownik dobrowolnie poprosił pracodawcę o spłatę pożyczki z odprawy emerytalnej, a proces podejmowania decyzji nie wykazywał żadnych oznak przymusu ze strony pracodawcy, co sprawiło, że kompensata między odprawą a pożyczką została uznana za ważną. Orzeczenie to pokazuje, że samo istnienie podpisu na dokumencie zgody nie jest wystarczające; konieczne jest rygorystyczne zbadanie, czy zgoda ta została wyrażona bez wpływu nierównego stosunku sił charakterystycznego dla relacji pracowniczych i czy opiera się na prawdziwie wolnej woli. Biorąc pod uwagę wysokie wymagania dotyczące “jakości zgody”, dla przedsiębiorstw najbezpieczniejszym wyborem będzie zasada, że zasadniczo nie dokonuje się kompensaty z wynagrodzeniem.  

Zasada miesięcznych wypłat i zasada wypłat w określonym terminie według prawa japońskiego

Te dwie zasady współdziałają, aby zapewnić regularność i przewidywalność dochodów pracowników.  

Zasada miesięcznych wypłat nakazuje ustalenie co najmniej jednego dnia wypłaty wynagrodzenia w ciągu kalendarzowego miesiąca (od pierwszego do ostatniego dnia). Dotyczy to również systemu wynagrodzeń rocznych, gdzie roczną pensję należy podzielić co najmniej na 12 części i wypłacać miesięcznie. Na przykład, wypłacenie pracownikowi, który rozpoczął pracę pod koniec miesiąca, wynagrodzenia za kilka dni razem z pensją za następny miesiąc w kolejnym miesiącu, narusza tę zasadę.  

Zasada wypłat w określonym terminie wymaga konkretnego określenia dnia wypłaty. Legalne jest ustalenie takich dni jak “25. każdego miesiąca” czy “ostatni dzień miesiąca”, ale określenie terminu wypłaty jako “między 20. a 25. dniem każdego miesiąca” lub “trzeci piątek miesiąca”, gdzie data zmienia się w zależności od miesiąca, jest nielegalne, ponieważ termin nie jest dokładnie określony.  

Do tych zasad istnieją wyjątki oparte na artykule 24, paragrafie 2, punkcie wyjątkowym japońskiej Ustawy o Standardach Pracy. Wyjątki dotyczą wynagrodzeń wypłacanych doraźnie (takich jak dodatek ślubny), premii oraz innych dodatków, które są wypłacane w zależności od wyników pracy za okres dłuższy niż jeden miesiąc i które z natury są trudne lub nieodpowiednie do wypłaty w regularnym, miesięcznym terminie.  

Ryzyko zarządcze wynikające z naruszenia przepisów prawa

W przypadku naruszenia któregokolwiek z pięciu zasad wypłaty wynagrodzenia określonych w artykule 24 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, na podstawie artykułu 120 tej ustawy, może zostać nałożona kara grzywny w wysokości do 300 tysięcy jenów. W japońskim prawie pracy często stosuje się przepisy dotyczące podwójnego karania, które obejmują nie tylko indywidualnych pracowników odpowiedzialnych za naruszenie, ale również same przedsiębiorstwa jako osoby prawne, co oznacza, że firmy nie mogą uniknąć odpowiedzialności.  

Na pierwszy rzut oka kara w wysokości 300 tysięcy jenów może wydawać się niewielka, zwłaszcza dla dużych korporacji. Jednakże, ta bezpośrednia sankcja często jest tylko początkiem znacznie większego ryzyka zarządczego. Inspekcje przeprowadzane przez Japoński Urząd Nadzoru Standardów Pracy mogą wyjść poza pojedynczy przypadek naruszenia i rozwinąć się w kompleksową kontrolę zarządzania pracą w całej firmie. W rezultacie mogą zostać wydane zalecenia dotyczące poprawy, co może wymusić zmiany w prowadzeniu działalności. Ponadto, ujawnienie naruszeń przepisów może poważnie zaszkodzić społecznemu zaufaniu do firmy, wpływając negatywnie na rekrutację, transakcje z klientami, a nawet na pozyskiwanie funduszy. Dlatego przestrzeganie zasad wypłaty wynagrodzenia powinno być postrzegane nie tylko jako sposób na uniknięcie grzywny, ale jako kluczowe zagadnienie w zakresie zarządzania korporacyjnego, mające na celu wspieranie trwałego wzrostu i stabilności przedsiębiorstwa.  

Podsumowanie

Pięć zasadniczych zasad płatności wynagrodzeń określonych przez Japońską Ustawę o Standardach Pracy, a mianowicie “płatność gotówką”, “płatność bezpośrednia”, “płatność pełnej kwoty”, “płatność co najmniej raz w miesiącu” oraz “płatność w ustalonym terminie”, nie są jedynie biurokratycznymi wytycznymi, lecz stanowią surowe i bezwzględne wymogi prawne oparte na silnej polityce publicznej ochrony pracowników. Zasady te nie mogą być zmieniane ani uchylane przez prywatne porozumienia z pracownikami. Dla wszystkich firm prowadzących działalność w Japonii, głębokie zrozumienie tych reguł i wdrożenie odpowiednich procedur wewnętrznych w celu ich przestrzegania jest niezbędnym obowiązkiem, aby zbudować stabilne relacje pracownicze i uniknąć ryzyka prawnych konsekwencji. Kancelaria Prawna Monolith posiada doświadczenie w doradztwie dla szerokiego spektrum krajowych i międzynarodowych klientów w złożonych kwestiach związanych z japońskim prawem pracy, szczególnie w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi wynagrodzeń i ich kalkulacji. W naszej kancelarii pracują osoby biegle władające językiem angielskim, posiadające kwalifikacje prawnicze z różnych jurysdykcji, co w połączeniu z ich wiedzą prawniczą na temat wielu systemów prawnych, stanowi niezrównane wsparcie, szczególnie dla firm zagranicznych i międzynarodowych, które dostosowują swoje globalne strategie personalne do japońskich regulacji prawnych. Od przeglądu i oceny systemu zarządzania pracownikami w Państwa firmie, po reprezentację w przypadku ewentualnych sporów, oferujemy specjalistyczne usługi prawne. Zapraszamy do kontaktu w celu konsultacji. Źródła użyte w raporcie