Emprego de Estrangeiros no Japão: Guia Jurídico sobre Vistos de Trabalho e Status de Residência que as Empresas Devem Cumprir

Num mercado global cada vez mais competitivo, é essencial para as empresas japonesas assegurar talentos de excelência, independentemente da nacionalidade, como estratégia de gestão para alcançar crescimento sustentável e inovação. No entanto, o processo de empregar estrangeiros não se limita à atividade de recrutamento. Trata-se também de um procedimento legal que exige a compreensão e o cumprimento rigoroso de regulamentos complexos, incluindo a “Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados” do Japão (doravante denominada “Lei de Imigração Japonesa”). Em particular, o conceito comumente referido como “visto” é legalmente composto por dois sistemas distintos: o “visto” emitido por embaixadas japonesas no exterior e o “status de residência” concedido pela Agência de Serviços de Imigração no Japão. Compreender esta distinção é o primeiro passo. Este artigo visa fornecer informações confiáveis para que os responsáveis pelas empresas no Japão possam compreender o panorama geral dos procedimentos e evitar potenciais riscos legais ao empregar estrangeiros. Especificamente, começaremos com a classificação básica dos status de residência, seguida pelos procedimentos para solicitar o “Certificado de Elegibilidade para Status de Residência” para empregar talentos que estão no exterior, os requisitos de documentação que variam de acordo com o tamanho da empresa e, finalmente, as severas penalidades que as empresas podem enfrentar por não cumprirem as normas, explicando tudo isso com base na legislação japonesa, de forma progressiva e abrangente.

Fundamentos dos Vistos e do Estatuto de Residência: A Base Legal para o Trabalho em Japão

Ao empregar estrangeiros, é essencial compreender a diferença legal entre “visto” e “estatuto de residência”. Um visto é como uma “carta de recomendação” emitida pelas embaixadas ou consulados japoneses no estrangeiro, confirmando que o passaporte do estrangeiro é válido e não há impedimentos para a entrada no Japão. Por outro lado, o estatuto de residência é a qualificação legal necessária para um estrangeiro desembarcar e permanecer no Japão, definindo que tipo de atividades podem ser realizadas e por quanto tempo se pode ficar. Este estatuto é gerido pela Agência de Serviços de Imigração, um órgão externo do Ministério da Justiça do Japão, e é fundamental para as atividades dentro do país.

Do ponto de vista dos recrutadores das empresas, o estatuto de residência pode ser amplamente classificado em três grupos, dependendo da permissão para realizar atividades laborais.

Primeiro, há o “estatuto de residência sem restrições de atividade laboral”. Estes são concedidos com base no status ou posição, como residentes permanentes, cônjuges de japoneses, cônjuges de residentes permanentes e residentes de longa duração. Estrangeiros com estes estatutos podem ser empregados em qualquer tipo de trabalho, sem restrições legais, tal como os cidadãos japoneses.

Em segundo lugar, existe o “estatuto de residência que permite o trabalho dentro de um escopo definido”. Esta é a categoria mais comum para empregar estrangeiros em campos profissionais e técnicos. Por exemplo, engenheiros de ciências exatas, profissionais de planejamento e marketing de ciências humanas, intérpretes, entre outros, enquadram-se no estatuto de “Atividades de Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais”, enquanto os transferidos de empresas-mãe ou filiais no exterior enquadram-se no estatuto de “Transferência Interna de Empresa”, e cozinheiros de culinária estrangeira enquadram-se no estatuto de “Habilidades”. Um ponto importante desta categoria é a restrição rigorosa de que apenas as atividades dentro do escopo do estatuto de residência concedido são permitidas.

Terceiro, há o “estatuto de residência que, em princípio, não permite o trabalho”. Isto inclui estatutos como “Estudante”, “Família Permanente” e “Atividades Culturais”. No entanto, mesmo aqueles com estes estatutos podem ser autorizados a trabalhar excecionalmente se obtiverem uma “Permissão para Atividades fora do Estatuto” da Agência de Serviços de Imigração. Com base no Artigo 19, Parágrafo 2, da Lei de Imigração do Japão, por exemplo, um estudante com o estatuto de “Estudante” pode trabalhar até 28 horas por semana se obtiver esta permissão. Quando as empresas empregam estrangeiros desta categoria, devem sempre verificar a existência e o escopo das horas de atividade permitidas na carteira de residência.

Compreender estas classificações é fundamental para determinar se um candidato a emprego pode trabalhar legalmente ou não. Abaixo está uma tabela comparativa desses conceitos.

Contratação de Talentos Internacionais: Procedimentos para a Emissão do Certificado de Elegibilidade em Japão

Quando se pretende contratar um estrangeiro residente no exterior para trabalhar no Japão, o procedimento padrão envolve a “solicitação de emissão do Certificado de Elegibilidade”. Este certificado é estabelecido pelo Artigo 7-2 da Lei de Controle de Imigração do Japão e serve para que o Ministro da Justiça certifique antecipadamente que as atividades planeadas pelo estrangeiro estão em conformidade com os requisitos de um determinado status de residência, antes da entrada no Japão. O sistema visa facilitar o processo de solicitação de visto nas embaixadas e consulados japoneses no exterior e a inspeção de entrada nos aeroportos do Japão.

O procedimento segue os seguintes 5 passos:

1. Aplicação dentro do Japão: Primeiro, a empresa anfitriã atua como representante e aplica para a emissão do Certificado de Elegibilidade junto ao escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre o local onde a empresa está situada. Geralmente, a aplicação é feita não pelo próprio estrangeiro, mas por um representante da empresa no Japão ou por um advogado/administrativo legal contratado.
2. Avaliação pela Agência de Serviços de Imigração: Uma vez que a aplicação é aceite, um oficial de imigração avalia os documentos submetidos com base na estabilidade e continuidade da empresa, na formação académica e histórico profissional do indivíduo, e se o trabalho planeado está de acordo com os critérios do status de residência. O período de avaliação pode variar dependendo do conteúdo da aplicação e da época, mas normalmente leva de 1 a 3 meses.
3. Emissão e envio do certificado: Se for determinado que os requisitos são cumpridos, o Certificado de Elegibilidade é emitido (por e-mail se a aplicação for online ou se o requerente estiver registado online) e a empresa envia o certificado original ao estrangeiro no exterior por correio internacional ou encaminha o e-mail recebido ao estrangeiro.
4. Aplicação de visto na embaixada/consulado: O estrangeiro que recebe o Certificado de Elegibilidade aplica para um visto na embaixada ou consulado japonês no país de residência. Ao apresentar o certificado ou mostrar o e-mail encaminhado pela empresa, considera-se que a avaliação substancial já foi concluída no Japão, e o visto é normalmente emitido rapidamente, dentro de cerca de 5 dias úteis.
5. Entrada no Japão e emissão do cartão de residência: Após a emissão do visto, o estrangeiro viaja para o Japão. É importante notar que o Certificado de Elegibilidade é válido apenas por 3 meses a partir da data de emissão, e o estrangeiro deve entrar no Japão dentro desse período. Ao passar pela inspeção de entrada no aeroporto japonês e apresentar o passaporte, o visto e o Certificado de Elegibilidade, um “Cartão de Residência” é emitido no local nos aeroportos de Haneda, Narita, Chubu, Kansai, New Chitose, Hiroshima e Fukuoka. Em outros aeroportos ou portos, o cartão é enviado pelo correio para o endereço residencial declarado após a entrada. Este Cartão de Residência serve como um documento de identificação oficial no Japão.

Este processo de duas etapas baseia-se num design racional que centraliza a avaliação substancial na Agência de Serviços de Imigração no Japão, reduzindo a carga de trabalho das embaixadas e consulados no exterior e aumentando a previsibilidade para ambos, empregadores e estrangeiros. Isso previne a situação em que um estrangeiro, após gastar muito tempo e dinheiro viajando, é negada a entrada no ponto de entrada do Japão.

Quatro Categorias de Empresas e suas Definições no Contexto Japonês

Ao solicitar o visto de trabalho, a Agência de Serviços de Imigração do Japão classifica as empresas (ou instituições afiliadas) em quatro categorias, com base no seu tamanho e confiabilidade. Esta classificação é um mecanismo administrativo que determina o grau de simplificação do processo de aplicação, e a quantidade de documentos exigidos varia significativamente dependendo da categoria a que a empresa pertence. Compreender a qual categoria a própria empresa pertence é crucial para preparar uma aplicação eficiente.

A Categoria 1 aplica-se a entidades consideradas de alta confiabilidade. Especificamente, inclui empresas listadas nas bolsas de valores do Japão, companhias de seguros mútuas, entidades governamentais nacionais e locais, e outras corporações públicas equivalentes. Estas instituições são consideradas de alta credibilidade social e possuem uma base de gestão estável, o que resulta numa significativa redução dos documentos necessários no momento da aplicação.

A Categoria 2 refere-se principalmente a grandes empresas não listadas que são estáveis. Os critérios para esta categoria baseiam-se no montante do imposto retido na fonte indicado na “Tabela de Resumo de Declarações Legais de Rendimentos de Salários” do ano anterior, que deve ser de 10 milhões de ienes ou mais. Mesmo que o montante do imposto retido na fonte não atinja este critério, as instituições que receberam aprovação para usar o “Sistema Online de Aplicação de Visto” da Agência de Serviços de Imigração são tratadas como Categoria 2.

A Categoria 3 é composta principalmente por pequenas e médias empresas. Especificamente, são entidades ou indivíduos que submeteram a “Tabela de Resumo de Declarações Legais” do ano anterior à autoridade fiscal e cujo montante do imposto retido na fonte é inferior a 10 milhões de ienes. A maioria das empresas japonesas enquadra-se nesta categoria.

A Categoria 4 inclui entidades ou indivíduos que não se enquadram em nenhuma das categorias anteriores. O exemplo mais típico é o de uma nova corporação recém-estabelecida. Estas empresas ainda não completaram um ano fiscal e não submeteram a “Tabela de Resumo de Declarações Legais”, portanto, precisam provar a estabilidade e continuidade dos negócios através de outros documentos.

Este sistema de categorias visa a eficiência na revisão dos processos. Empresas das Categorias 1 e 2, cuja estabilidade dos negócios já foi comprovada por indicadores públicos ou objetivos, têm o foco da revisão principalmente na elegibilidade do estrangeiro em si. Por outro lado, para as empresas das Categorias 3 e, especialmente, 4, não apenas a elegibilidade do estrangeiro, mas também o conteúdo dos negócios e a situação financeira da própria empresa receptora são objeto de revisão, exigindo assim mais documentos comprobatórios.

A seguir, apresentamos uma tabela com as definições e exemplos concretos de cada categoria.

Documentos Necessários por Categoria para Empresas no Japão

Os documentos que uma empresa deve preparar ao solicitar o Certificado de Elegibilidade para Status de Residência variam de acordo com as quatro categorias mencionadas anteriormente. Aqui, explicaremos especificamente os documentos necessários, usando como exemplo o status de residência “Engenharia, Conhecimentos Especializados em Humanidades ou Serviços Internacionais”, que muitas empresas utilizam.

Primeiramente, existem documentos que são comuns a todas as categorias e que devem ser submetidos. Estes são a base da aplicação.

• Formulário de Pedido de Emissão do Certificado de Elegibilidade para Status de Residência: Use o formulário mais recente disponível no site da Agência de Serviços de Imigração do Japão. (Agência de Serviços de Imigração do Japão “Status de Residência ‘Engenharia, Conhecimentos Especializados em Humanidades ou Serviços Internacionais'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html[ja])
• Fotografia: Uma foto do requerente que atenda às especificações exigidas para ser anexada ao formulário de inscrição.
• Envelope para resposta: Para notificar o resultado da avaliação, é necessário um envelope endereçado com selo postal para correio registado simples.
• Cópia da Notificação de Condições de Trabalho ou do Contrato de Trabalho: Documento que detalha as condições de trabalho específicas, como descrição do trabalho, salário e horário de trabalho.
• Documentos comprovativos da formação académica e experiência profissional do requerente: Certificados de conclusão de estudos universitários e currículos que detalham a experiência profissional anterior são exemplos disso.

Em seguida, além dos documentos comuns acima, as empresas devem submeter os seguintes documentos para comprovar a categoria da empresa.

Empresas da Categoria 1 devem submeter um dos seguintes documentos para comprovar sua posição:

• Cópia do relatório sazonal ou documentos que comprovem a listagem na bolsa de valores do Japão.
• Cópia do documento que comprova a autorização de estabelecimento concedida pela agência governamental principal.

Empresas das Categorias 2 e 3 devem submeter documentos que demonstrem a escala do negócio:

• Cópia da tabela de resumo dos documentos legais de retenção na fonte de salários dos funcionários do ano anterior (com o carimbo de recebimento da autoridade fiscal).

Empresas da Categoria 4, por ainda não terem um histórico de pagamento de impostos, precisam demonstrar objetivamente a estabilidade e continuidade do negócio. Portanto, são exigidos mais documentos do que para as empresas até a Categoria 3. Geralmente, os seguintes documentos são submetidos:

• Plano de negócios: Documento que explica de forma racional o conteúdo específico do negócio, as previsões de receita e por que é necessário empregar essa pessoa estrangeira.
• Certificado de Registo Comercial da empresa: Documento oficial emitido pelo Registro Comercial que comprova as informações básicas da empresa.
• Cópia dos documentos financeiros do último exercício fiscal: Submetidos se a empresa já tiver passado por um período de encerramento de contas após a sua fundação. Se for uma nova corporação sem demonstrações financeiras, é necessário explicar essa situação.

Estas diferenças nos requisitos documentais refletem a lógica da avaliação de risco realizada pela Agência de Serviços de Imigração do Japão. Para empresas das Categorias 1 e 2, a confiabilidade do negócio já está assegurada, portanto, a avaliação se concentra principalmente nas qualidades individuais do requerente. No entanto, para empresas das Categorias 3 e, especialmente, 4, o examinador julga cuidadosamente não apenas o requerente, mas também se a própria empresa tem a capacidade de empregar estrangeiros de forma estável e contínua, e se o negócio em si é legal e substancial. Portanto, para empresas da Categoria 4, que são novas, a aplicação para o status de residência não é apenas um procedimento de emprego, mas também uma oportunidade de provar a legitimidade e o potencial futuro do negócio para as autoridades.

As Penalidades que as Empresas Enfrentam: O Risco do Crime de Promoção de Trabalho Ilegal no Japão

As empresas que empregam estrangeiros no Japão têm a responsabilidade não só de compreender corretamente o sistema de status de residência e seguir os procedimentos adequados, mas também de cumprir continuamente as leis durante o período de emprego. Se falharem nessa obrigação, enfrentarão um risco legal significativo conhecido como “crime de promoção de trabalho ilegal”, estipulado no Artigo 73-2 da Lei de Imigração Japonesa, que impõe severas penalidades àqueles que permitem atividades de trabalho ilegal.

As ações que tipicamente constituem o crime de promoção de trabalho ilegal são classificadas em três categorias principais. A primeira é empregar estrangeiros que estão ilegalmente no Japão ou que possuem um status de residência que não permite trabalho (por exemplo, estadia de curto prazo). A segunda é fazer com que estrangeiros trabalhem além do escopo das atividades permitidas pelo seu status de residência. Por exemplo, fazer com que um engenheiro com status de residência em “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais” se envolva principalmente em trabalho simples de fábrica que não requer conhecimento especializado. A terceira é fazer com que estrangeiros trabalhem além do tempo permitido por uma autorização de atividade fora das qualificações. Um exemplo disso seria fazer com que um estudante estrangeiro, que tem um limite de 28 horas semanais, trabalhe 40 horas por semana.

Se essas violações forem cometidas, o empregador pode ser sujeito a “até três anos de prisão ou uma multa de até três milhões de ienes, ou ambos”. Além disso, sob as leis japonesas, muitas vezes há disposições que sujeitam tanto o indivíduo diretamente responsável pela infração quanto a própria corporação a multas, o que significa que a responsabilidade recai sobre a empresa como um todo.

Um ponto de especial atenção para as empresas é o tratamento da “negligência” sob a Lei de Imigração do Japão. A lei estabelece que, em princípio, a alegação de “não saber que a atividade constituía trabalho ilegal” não é uma razão para isenção de culpa. No entanto, se não houver “negligência” no desconhecimento, a punição pode ser evitada. Isso implica que as empresas têm a obrigação proativa de verificar cuidadosamente o status de residência e a elegibilidade para o trabalho do estrangeiro que pretendem empregar, por exemplo, verificando o original do cartão de residência. Se um trabalho ilegal for permitido como resultado de apenas verificar uma cópia do cartão de residência ou aceitar a declaração verbal do próprio indivíduo, a empresa pode ser considerada negligente e, portanto, sujeita a punição.

Uma condenação pelo crime de promoção de trabalho ilegal pode ter um impacto sério nas atividades comerciais da empresa, além das penalidades diretas, como multas e prisão. Por exemplo, empresas que são punidas por este crime podem se tornar inelegíveis para utilizar sistemas importantes para certos setores industriais, como o programa de treinamento técnico ou o sistema de habilidades específicas, que são essenciais para a força de trabalho. Isso mostra que violações de compliance podem evoluir de meras questões legais para riscos de gestão que ameaçam a continuidade dos negócios.

Procedimentos Pós-Emprego: Notificação da Situação de Emprego de Estrangeiros no Japão

O processo de emprego de estrangeiros não se conclui simplesmente com a obtenção da autorização de residência e a confirmação da entrada na empresa. Após o início do emprego, existem obrigações legais que a empresa deve cumprir. Uma delas é a submissão da “Notificação da Situação de Emprego de Estrangeiros”, um procedimento obrigatório para todos os empregadores, baseado na lei japonesa “Lei de Promoção Abrangente de Políticas de Trabalho, Estabilidade de Emprego dos Trabalhadores e Enriquecimento da Vida Profissional”.

Esta notificação deve ser feita ao escritório público de emprego local (Hello Work) quando um estrangeiro é recém-contratado ou quando um estrangeiro empregado deixa a empresa. O objetivo deste sistema é permitir que o governo compreenda com precisão a realidade do emprego de trabalhadores estrangeiros e promova uma gestão adequada do emprego e apoio à recolocação profissional.

O método de notificação varia dependendo se o estrangeiro é ou não um segurado do seguro de emprego. Se o estrangeiro se tornar um segurado do seguro de emprego, a submissão do “Aviso de Aquisição de Qualificação de Segurado do Seguro de Emprego” também servirá como notificação da situação de emprego do estrangeiro, portanto, não é necessário submeter documentos adicionais.

Por outro lado, se um estrangeiro que não se qualifica como segurado do seguro de emprego devido a condições como horas de trabalho for contratado, será necessário submeter a “Notificação da Situação de Emprego de Estrangeiros (Formulário Nº 3)”. Este formulário pode ser baixado do site do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão (Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar, “Sobre a Notificação da Situação de Emprego de Estrangeiros” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html[ja]).

O prazo para a submissão é até o último dia do mês seguinte ao da contratação ou desligamento. Se a notificação for negligenciada ou se for feita uma notificação falsa, pode haver uma multa de até 300.000 ienes, portanto, é necessário ter cuidado. Este procedimento é realizado sob um propósito administrativo diferente do controle de imigração gerido pelo Ministério da Justiça (Agência de Serviços de Imigração e Residência), sendo uma gestão do mercado de trabalho sob a jurisdição do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar, e as empresas precisam cumprir ambas as regulamentações.

Conclusão

Empregar especialistas estrangeiros é um meio poderoso para as empresas japonesas aumentarem a sua competitividade global. No entanto, para que isso se concretize, é absolutamente essencial cumprir com as complexas e rigorosas regulamentações legais centradas na Lei de Imigração do Japão. Como detalhado neste artigo, a compreensão precisa do estatuto de residência, a preparação adequada de documentos de acordo com o tamanho da empresa e a evasão de riscos legais graves, como o crime de promoção de trabalho ilegal, são responsabilidades impostas a todas as empresas. Estes procedimentos requerem conhecimento especializado e atenção meticulosa, pois a falta de preparação pode levar a perdas de tempo inesperadas e sanções legais.

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