Explicação Detalhada dos Procedimentos de Visto para Recrutamento de Funcionários Estrangeiros no Japão por Tipo de Contratação

Para as empresas modernas no Japão, a aquisição de talentos globais é uma estratégia de gestão crucial para alcançar o crescimento dos negócios. No entanto, o processo de recrutamento de talentos estrangeiros de excelência é regulado por procedimentos legais complexos estabelecidos pela “Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados” do Japão (doravante referida como “Lei de Imigração”). Esta lei é a espinha dorsal que gere todas as atividades de estrangeiros que entram e permanecem no Japão, e compreender e cumprir as suas disposições com precisão é um dever legal essencial para as empresas. Erros nos procedimentos podem levar não apenas a atrasos nos planos de contratação, mas também a riscos legais graves. Este artigo tem como objetivo fornecer uma explicação abrangente dos procedimentos e pontos de atenção para os gestores empresariais, bem como para os profissionais de direito e recursos humanos, em relação a três formas típicas de recrutamento de estrangeiros na prática de emprego no Japão. Especificamente, abordaremos três cenários: a contratação de estrangeiros com visto de “residência familiar” como funcionários permanentes, a contratação de estrangeiros com “vistos baseados em status” e a oferta de emprego a estrangeiros que estão no Japão com um visto de “curta duração”. Compreender e implementar estes procedimentos corretamente não é apenas uma tarefa administrativa, mas uma parte extremamente importante do trabalho para construir um sistema de conformidade empresarial e gerir riscos legais.

Princípios Básicos do Emprego de Estrangeiros e a Responsabilidade Legal das Empresas no Japão

Quando as empresas contratam talentos, independentemente da nacionalidade, são impostas certas obrigações legais. No caso do emprego de estrangeiros, existe uma obrigação de verificação particularmente rigorosa com base na Lei de Imigração japonesa. Todas as empresas devem verificar o cartão de residência ou passaporte do estrangeiro em questão antes de celebrar um contrato de trabalho e iniciar as atividades laborais, para assegurar que possuem o estatuto de residência que permite o trabalho e que o período de residência é válido. Se uma empresa falhar nesta obrigação de verificação e empregar um estrangeiro sem permissão de trabalho, poderá enfrentar sérias responsabilidades legais.

O Artigo 73-2 da Lei de Imigração do Japão estabelece o crime de “promoção do trabalho ilegal”. Este artigo pune aqueles que, no âmbito das suas atividades empresariais, permitem ou facilitam o trabalho ilegal, ou colocam alguém sob o seu controlo para esse fim. Em caso de violação, o indivíduo pode ser sujeito a uma pena de detenção de até três anos ou uma multa de até 3 milhões de ienes, ou ambas, enquanto uma pessoa jurídica pode ser multada até 3 milhões de ienes. O ponto mais importante desta lei é que, em princípio, a alegação de “não saber” por parte da empresa não é aceitável. Mesmo um “descuido”, como a falha na verificação do cartão de residência, pode resultar em punição. Ou seja, a lei exige que as empresas estabeleçam um sistema de verificação ativo e seguro. Portanto, seguir os procedimentos adequados de acordo com cada forma de recrutamento que será explicada a seguir é o único meio de evitar o risco do crime de promoção do trabalho ilegal e de provar que a empresa cumpre com as suas obrigações legais.

Pontos-chave por Tipo de Recrutamento ①: Contratar um Estrangeiro com Visto de 【Estadia Familiar】 como Funcionário Efetivo no Japão

O estatuto de residência de “Estadia Familiar” no Japão é concedido ao cônjuge ou filho que depende do suporte financeiro de um estrangeiro que trabalha no país, e o seu principal objetivo é permitir a estadia no Japão como família. Portanto, este estatuto de residência não é originalmente destinado a permitir atividades de trabalho. No entanto, é possível trabalhar de forma excepcional ao obter uma “Permissão para Atividades fora das Qualificações” com base no Artigo 19 da Lei de Imigração japonesa. Contudo, esta permissão é geralmente limitada a um trabalho de até 28 horas por semana, prevendo formas de emprego como trabalho a tempo parcial ou part-time. Assim, empregar um estrangeiro com visto de “Estadia Familiar” como funcionário efetivo, ultrapassando o âmbito da permissão para atividades fora das qualificações, é legalmente impossível sem alterações.

Para contratar como funcionário efetivo, é essencial proceder à alteração do atual estatuto de “Estadia Familiar” para um estatuto de residência que permita o trabalho, de acordo com o conteúdo das funções a desempenhar, como por exemplo “Engenharia, Conhecimentos Especializados em Humanidades ou Serviços Internacionais”. Este procedimento é a “Solicitação de Permissão para Mudança de Estatuto de Residência” estabelecida no Artigo 20 da Lei de Imigração japonesa. Esta solicitação não é apenas uma atualização do tipo de estatuto de residência, mas sim uma avaliação rigorosa equivalente a uma nova aplicação para um visto de trabalho. A Agência de Serviços de Imigração do Japão examina do zero se o requerente cumpre os requisitos do novo estatuto de residência. Em particular, é extremamente importante que haja uma relação entre a formação acadêmica e a experiência profissional do requerente e o conteúdo do trabalho que a empresa pretende atribuir-lhe. Por exemplo, se uma empresa pretende contratar um indivíduo com formação em engenharia para uma posição de marketing, será difícil obter a permissão sem uma explicação razoável da relação entre o conteúdo do trabalho e a sua área de estudo. As empresas devem estar cientes de que esta aplicação não é meramente formal, mas sim uma avaliação que questiona a validade da contratação em si, e devem preparar-se devidamente para ela.

A solicitação de permissão para mudança de estatuto de residência deve ser feita no escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre o local de residência do requerente. O procedimento normalmente requer um período de avaliação de um a dois meses. Se a solicitação for aprovada, é necessário pagar uma taxa de 6.000 ienes no balcão ou 5.500 ienes online.

Os documentos necessários para o procedimento devem ser preparados tanto pelo requerente quanto pela empresa que o recebe. Os principais documentos são os seguintes:

• Documentos preparados pelo requerente
  • Formulário de Solicitação de Permissão para Mudança de Estatuto de Residência
  • Fotografia (4cm de altura x 3cm de largura)
  • Passaporte e cartão de residência (para apresentação)
  • Documentos que comprovem a formação acadêmica e a experiência profissional (certificado de conclusão, certificado de emprego atual, etc.)
• Documentos preparados pela empresa
  • Certificado de registro de comércio e corporação da empresa
  • Cópia dos documentos financeiros do último ano fiscal
  • Tabela de resumo dos documentos legais de retenção na fonte de salários dos funcionários do ano anterior
  • Cópia do contrato de trabalho (especificando conteúdo do trabalho, salário, período, etc.)
  • Documento de justificação de emprego (documento explicando a necessidade da contratação)

Existe um sistema de categorias que simplifica os documentos a serem submetidos dependendo do tamanho da empresa (empresas listadas, pequenas e médias empresas, etc.), portanto, é importante verificar a qual categoria a sua empresa pertence. Os formulários de aplicação e os detalhes dos documentos necessários podem ser verificados no site da Agência de Serviços de Imigração do Japão.

Referência: Solicitação de Permissão para Mudança de Estatuto de Residência | Agência de Serviços de Imigração do Japão[ja]

Referência: Estatuto de Residência “Engenharia, Conhecimentos Especializados em Humanidades ou Serviços Internacionais” | Agência de Serviços de Imigração do Japão[ja]

Pontos-chave por Tipo de Recrutamento ②: Contratar um Estrangeiro com Visto da Categoria 【Status】 no Japão

Os status de residência como “Residente Permanente”, “Cônjuge de Japonês, etc.”, “Cônjuge de Residente Permanente, etc.” e “Residente de Longa Duração” são concedidos com base no status ou posição da pessoa, e não em atividades específicas. Por isso, são conhecidos como “status de residência baseados em status/posição” ou “vistos de status”. Estrangeiros que possuem esses status de residência não têm restrições legais em relação a atividades de trabalho, assim como os cidadãos japoneses. Portanto, as empresas podem empregar esses estrangeiros com os mesmos procedimentos aplicados aos funcionários japoneses, independentemente do tipo de trabalho ou horas de trabalho. Não é necessário realizar procedimentos como a mudança de status de residência no Escritório de Imigração, tornando o processo de contratação extremamente simples.

Contudo, a simplicidade deste procedimento pode levar à negligência de obrigações legais, o que exige atenção. Mesmo ao empregar estrangeiros com vistos de status, as empresas estão sujeitas à obrigação de notificação ao Hello Work (Escritório Público de Emprego) de acordo com o Artigo 28 da “Lei de Promoção Abrangente das Políticas de Trabalho e Estabilidade do Emprego e Enriquecimento da Vida Profissional dos Trabalhadores” do Japão. Esta notificação é conhecida como “Notificação da Situação de Emprego de Estrangeiros” e é obrigatória para todos os empregadores. O não cumprimento desta notificação, ou a apresentação de uma notificação falsa, pode resultar em uma multa de até 300.000 ienes.

Como a aplicação ao Escritório de Imigração não é necessária, há um risco de que esta notificação ao Hello Work seja esquecida no fluxo padrão de contratação da empresa. Para prevenir tais violações de conformidade, é extremamente eficaz incorporar um mecanismo de verificação no processo de integração no momento da contratação, que confirma a nacionalidade e, se for um estrangeiro (exceto residentes permanentes especiais), inicia automaticamente o processo de notificação ao Hello Work.

O método de notificação varia dependendo se o estrangeiro se tornará um segurado do seguro de emprego ou não.

1. Se o estrangeiro se tornar um segurado do seguro de emprego
   • Procedimento: Ao submeter o “Aviso de Aquisição de Qualificação de Segurado do Seguro de Emprego” (Formulário Nº 2), adicione informações sobre o status de residência, período de residência, nacionalidade, etc., para completar a notificação.
   • Local de submissão: Hello Work que supervisiona o local onde a empresa está localizada.
   • Prazo de submissão: Até o dia 10 do mês seguinte ao da contratação.
2. Se o estrangeiro não se tornar um segurado do seguro de emprego
   • Procedimento: É necessário submeter separadamente o “Formulário de Notificação da Situação de Emprego de Estrangeiros” (Formulário Nº 3).
   • Local de submissão: Hello Work que supervisiona o local onde a empresa está localizada.
   • Prazo de submissão: Até o final do mês seguinte ao da contratação.

Da mesma forma, no momento da rescisão do contrato de trabalho, também é obrigatória a submissão do aviso de perda de qualificação do seguro de emprego ou do formulário de notificação da situação de emprego de estrangeiros (rescisão). Os formulários de notificação podem ser baixados do site do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão.

Referência: Sobre a Notificação da Situação de Emprego de Estrangeiros | Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão[ja]

Pontos-chave para a contratação por tipo de visto ③: Oferecendo um emprego a estrangeiros com visto de 【curta duração】

O estatuto de residência de “curta duração” no Japão destina-se a estadias temporárias que não envolvem atividades remuneradas, como turismo, visitas a familiares ou negócios de curto prazo (reuniões, negociações, etc.). Portanto, é estritamente proibido que estrangeiros com este estatuto de residência trabalhem dentro do território japonês. Mesmo que uma empresa entreviste um talento estrangeiro que esteja no Japão com um visto de “curta duração” e lhe ofereça um emprego, não é permitido, em princípio, empregar essa pessoa imediatamente no Japão e alterar seu estatuto de residência para um visto de trabalho.

O parágrafo 3 do artigo 20 da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão estipula que a mudança do estatuto de residência de “curta duração” só é permitida em “circunstâncias especiais inevitáveis”. Essas “circunstâncias especiais inevitáveis” referem-se a casos que necessitam de consideração humanitária (por exemplo: casamento com um cidadão japonês, doença grave que impede o retorno ao país de origem), e simplesmente “ter recebido uma oferta de emprego de uma empresa japonesa” não se enquadra nessa categoria. Esta operação rigorosa visa prevenir atos que possam abalar o fundamento do sistema, como obter qualificação para trabalhar no país após entrar no Japão com procedimentos simplificados, evitando assim a rigorosa inspeção de vistos que normalmente ocorre nas embaixadas e consulados japoneses no exterior.

Portanto, quando uma empresa deseja contratar um estrangeiro com visto de “curta duração”, é necessário seguir dois procedimentos regulares e rigorosos. Ignorar esta ordem estabelecida por lei e iniciar o emprego pode resultar em uma grave violação legal.

Primeira fase: Pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade para Estatuto de Residência

Primeiramente, a empresa anfitriã deve solicitar a emissão do “Certificado de Elegibilidade para Estatuto de Residência (COE)” em nome do estrangeiro dentro do Japão. Este é um procedimento baseado no parágrafo 2 do artigo 7 da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão, onde o Ministro da Justiça examina previamente se as atividades planejadas pelo estrangeiro estão de acordo com os critérios do estatuto de residência e emite um certificado. Com este certificado, a emissão subsequente do visto pode ser realizada rapidamente. O pedido deve ser feito no escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre o local onde a empresa está situada. A revisão geralmente leva de um a três meses, portanto, a empresa deve considerar este período ao planejar a contratação.

Segunda fase: Pedido de visto e entrada no Japão

Uma vez que o Certificado de Elegibilidade para Estatuto de Residência tenha sido emitido, a empresa deve enviá-lo ao indivíduo que está no exterior. Neste ponto, geralmente é necessário que a pessoa tenha saído do Japão. O indivíduo deve então apresentar este certificado na embaixada ou consulado geral do Japão em seu país para receber o visto de trabalho oficial. Somente após entrar no Japão com o novo visto e receber o cartão de residência no aeroporto é que a pessoa pode começar a trabalhar legalmente. É realista esperar um período de pelo menos três a quatro meses desde a oferta de emprego até o início efetivo do trabalho.

Os documentos necessários para o pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade para Estatuto de Residência são semelhantes aos necessários para um pedido de mudança do estatuto de residência, e a relação entre a formação acadêmica e a experiência profissional do indivíduo com as funções do trabalho é rigorosamente avaliada, assim como a estabilidade e o conteúdo do negócio da empresa.

Referência: Pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade para Estatuto de Residência | Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados[ja]

Comparação dos Procedimentos

As três modalidades de recrutamento que explicámos até agora são todas vias legais para empregar estrangeiros no Japão, mas diferem significativamente em termos de abordagem legal, entidades responsáveis pelos procedimentos, tempo necessário e pontos de atenção que as empresas devem ter. É crucial identificar corretamente a categoria de visto de residência do candidato a emprego desde o início e escolher o procedimento legal adequado para garantir uma contratação eficiente e o cumprimento das normas de compliance. A tabela abaixo resume as principais diferenças nos procedimentos para cada um dos três cenários.

Conclusão

Para as empresas japonesas que procuram assegurar talento estrangeiro, é uma condição prévia absoluta que o seu processo de recrutamento esteja em conformidade com a legislação. Como detalhado neste artigo, os procedimentos legais que uma empresa deve seguir variam fundamentalmente de acordo com o tipo de visto de residência que o candidato possui. Identificar corretamente o estatuto legal do candidato e executar meticulosamente os procedimentos estabelecidos é o único caminho para gerir o risco legal da empresa e alcançar uma aquisição de talentos eficaz. Erros na escolha dos procedimentos podem levar não só a atrasos no plano de contratação, mas também a violações graves de compliance, como o incentivo ao trabalho ilegal.

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