Sistema de Gestão de Residência do Japão: Perspetivas de Compliance e Gestão de Riscos para Empresas

Com a globalização e as mudanças demográficas internas, para muitas empresas japonesas, a aquisição de talentos estrangeiros tornou-se uma estratégia de gestão essencial para o crescimento dos negócios. No entanto, para empregar talentos estrangeiros e maximizar as suas capacidades, é necessária uma compreensão especializada que vai além da simples gestão de recursos humanos e trabalho. Em particular, um entendimento profundo do sistema de gestão de residência baseado na “Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão” (doravante referida como “Lei de Imigração”), que é a lei fundamental que regula as atividades de estrangeiros no Japão, é um elemento extremamente importante na governança corporativa moderna e na gestão de riscos. Este sistema determina o estatuto legal de todos os estrangeiros residentes no Japão e define estritamente o âmbito das suas atividades. Portanto, a conformidade e a aplicação adequada deste sistema legal pelas empresas não só evita responsabilidades legais, mas também cria um ambiente onde os funcionários estrangeiros podem trabalhar com confiança e desempenhar as suas capacidades, formando a base para o crescimento sustentável da empresa. Este artigo explica, do ponto de vista especializado, o núcleo do sistema de gestão de residência no Japão que os gestores empresariais e os profissionais jurídicos devem compreender, ou seja, o sistema de permissão de residência, os procedimentos de saída e reentrada no país, e os riscos legais relacionados, juntamente com legislação específica e pontos práticos a ter em conta.

Fundamentos da Gestão de Residência: O Sistema de Status de Residência no Japão

Para que estrangeiros residam e atuem legalmente no Japão, é absolutamente essencial obter e manter algum dos “status de residência” definidos pela Lei de Imigração japonesa. Este sistema de status de residência é a espinha dorsal da administração de residência no Japão e compreender sua estrutura é o primeiro passo para a conformidade.

Princípios Básicos do Sistema de Status de Residência

O sistema de status de residência no Japão baseia-se no princípio de “permissão”, que autoriza individualmente certas atividades. Em vez de listar atividades proibidas, a lei define de forma restritiva o escopo das atividades permitidas para cada status de residência. Sob este quadro, atividades fora do escopo permitido, especialmente aquelas que geram renda, são proibidas, a menos que uma permissão especial seja obtida. Esta estrutura de “não permissão por padrão” é um princípio fundamental que as empresas devem estar sempre cientes ao gerenciar o conteúdo do trabalho de seus funcionários estrangeiros.

Os status de residência são classificados em duas grandes categorias, com base em sua fundamentação.

Uma é o “status de atividade”, que se concentra no conteúdo da atividade realizada no Japão. Por exemplo, “Atividades Técnicas, Conhecimento Humano, Negócios Internacionais” e “Gestão/Administração” se enquadram nesta categoria, e apenas o envolvimento em atividades profissionais e técnicas específicas permitidas é reconhecido.

A outra é o “status de residência”, que se concentra no status ou posição pessoal do indivíduo. Isso inclui “Residente Permanente” e “Cônjuge de Japonês, etc.”, e aqueles com esses status de residência são, em princípio, livres para trabalhar sem restrições nas atividades.

Do ponto de vista da conformidade e gestão de riscos corporativos, há uma diferença significativa entre essas duas categorias. Ao empregar funcionários com status de atividade, as empresas têm a responsabilidade de gerenciar continuamente para garantir que o conteúdo do trabalho do funcionário não exceda o escopo permitido pelo status de residência. Por outro lado, para funcionários com status de residência, não há restrições de atividades de trabalho sob a Lei de Imigração, o que reduz significativamente o ônus da gestão para a empresa. Essa diferença pode ser um elemento importante a ser considerado na formulação de estratégias de recrutamento de talentos.

Cartão de Residência: Prova de Status e Permissão de Trabalho

Para estrangeiros que residem no Japão a médio e longo prazo, um “Cartão de Residência” é emitido pelo Ministro da Justiça. Este cartão não é apenas um documento de identidade, mas um documento oficial que consolida informações importantes para a gestão de residência. Além das informações básicas como nome, nacionalidade e data de nascimento, o cartão também detalha o tipo de status de residência, a data de expiração do período de residência e, o mais importante, a presença ou ausência de restrições de trabalho.

O Artigo 23 da Lei de Imigração obriga os residentes de médio e longo prazo a portar sempre o Cartão de Residência. Para as empresas, o Cartão de Residência é a única e absoluta fonte de informação para verificar a qualificação de trabalho do estrangeiro a ser empregado. Declarações verbais ou autopromoção do candidato a emprego são insuficientes, e é legalmente exigido que se confirme o original do Cartão de Residência antes de firmar um contrato de trabalho, para entender precisamente se o trabalho é permitido e, se for, qual é o escopo permitido. Se essa verificação for negligenciada, a empresa pode ser considerada como tendo facilitado o trabalho ilegal, o que constitui uma falha grave de conformidade.

Principais Tipos de Visto para Atividades Empresariais no Japão

Existem diversos tipos de visto diretamente relacionados com atividades empresariais, mas dois deles são especialmente cruciais para a gestão e para profissionais especializados, exigindo um entendimento preciso dos seus requisitos e da sua operacionalização.

Gestão e Administração

O visto de “Gestão e Administração” destina-se a estrangeiros que realizam atividades de gestão ou administração de negócios no Japão. Isso inclui representantes legais de empresas, diretores e gerentes de filiais. Na avaliação deste visto, não só a carreira do candidato é rigorosamente examinada, mas também a substancialidade, estabilidade e continuidade do negócio em si.

Entre os requisitos específicos, é necessário que o negócio tenha um escritório estabelecido no Japão, que o tamanho do negócio atenda a certos padrões (por exemplo, empregar pelo menos dois funcionários em tempo integral ou ter um capital social ou montante total de investimento de pelo menos 5 milhões de ienes), e que o plano de negócios seja concreto e viável. Em particular, a continuidade do negócio é rigorosamente avaliada, com situações como endividamento excessivo nos últimos balanços financeiros sendo escrutinadas.

Uma tendência recente é o endurecimento dos requisitos para este visto. Por exemplo, está sendo ajustada a introdução de um sistema que exige um certo nível de proficiência em japonês por parte do candidato ou dos funcionários em tempo integral, o que reflete a ênfase das autoridades não apenas no cumprimento formal dos requisitos, mas também na capacidade e intenção de operar um negócio substancial dentro do Japão. Quando uma empresa convida um estrangeiro sob este visto, é necessário provar com documentos objetivos não apenas a criação da empresa, mas também que o negócio é substancial e sustentável.

Tecnologia, Conhecimento Humanístico e Negócios Internacionais

O visto de “Tecnologia, Conhecimento Humanístico e Negócios Internacionais” é um dos mais representativos entre os vistos de trabalho. Abrange atividades que requerem conhecimentos técnicos ou conhecimentos nas áreas de ciências naturais, como ciências físicas e engenharia (Tecnologia), conhecimentos nas áreas de ciências humanas, como direito, economia e sociologia (Conhecimento Humanístico), ou atividades que requerem pensamento ou sensibilidade baseados em culturas estrangeiras (Negócios Internacionais). Exemplos incluem engenheiros de TI, designers de máquinas, profissionais de contabilidade e finanças, consultores, intérpretes e tradutores, professores de línguas e designers.

O requisito mais importante para obter este visto é a existência de uma relação direta e razoável entre a formação acadêmica ou experiência profissional do candidato e o conteúdo do trabalho a ser realizado no Japão. Por exemplo, nas áreas de “Tecnologia” e “Conhecimento Humanístico”, geralmente é necessário ter concluído um curso universitário em uma área relacionada ao trabalho ou ter mais de 10 anos de experiência prática. Na área de “Negócios Internacionais”, exceto para tradução e ensino de línguas, geralmente é necessária uma experiência prática de pelo menos três anos.

Um ponto importante é que este visto não permite o envolvimento em atividades consideradas trabalho não especializado. A discrepância entre a formação acadêmica ou experiência profissional e o conteúdo do trabalho é uma das razões mais comuns para a recusa do visto. Portanto, as empresas devem verificar cuidadosamente, no momento da contratação, se a especialização do candidato corresponde ao trabalho atribuído e descrever claramente essa relação nos documentos de aplicação. Além disso, após a contratação, é essencial gerir continuamente se as atividades do funcionário não se desviam do escopo do trabalho aplicado e não se estendem a atividades consideradas trabalho não especializado, para cumprimento das normas de compliance.

Procedimentos Legais Durante a Residência no Japão

Enquanto estrangeiros residem no Japão, torna-se necessário realizar uma variedade de procedimentos legais em resposta a mudanças nas suas circunstâncias. Realizar corretamente estes procedimentos é fundamental para manter uma residência estável no país.

Permissão de Alteração do Estatuto de Residência no Japão

Os estrangeiros que possuem um estatuto de residência no Japão e pretendem realizar atividades que ultrapassam o âmbito permitido pelo seu atual estatuto de residência devem, previamente, solicitar e obter uma “Permissão de Alteração do Estatuto de Residência”. Este procedimento está estabelecido no artigo 20 da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados. Por exemplo, um estudante que possui o estatuto de residência “Estudante” e que, após a graduação, deseja trabalhar numa empresa japonesa como profissional especializado, necessitará de alterar o seu estatuto de residência para “Engenharia, Conhecimentos Especializados em Humanidades ou Serviços Internacionais”.

A solicitação de alteração do estatuto de residência não é um mero procedimento de atualização de informações registadas. Trata-se de uma avaliação rigorosa, equivalente a uma nova solicitação de estatuto de residência, que determina se o requerente cumpre todos os requisitos do novo estatuto de residência. As autoridades de revisão julgam de forma abrangente com base nos documentos apresentados pelo requerente, considerando a validade das novas atividades propostas, a elegibilidade do requerente e o seu comportamento durante a estadia no Japão, incluindo a situação de residência passada.

Permissão de Renovação do Período de Residência no Japão

Cada status de residência no Japão tem um período de residência definido por ordem do Ministério da Justiça. Se desejar permanecer no Japão após a data de expiração do período de residência indicado no cartão de residência, deve-se solicitar a “Permissão de Renovação do Período de Residência” antes da data de expiração do período. Este procedimento baseia-se no Artigo 21 da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados. Normalmente, pode-se aplicar para a renovação cerca de 3 meses antes da data de expiração do período de residência.

A solicitação de renovação também serve como uma auditoria de conformidade regular sobre o status de residência. As autoridades avaliadoras reavaliarão se o requerente continua a realizar de forma honesta as atividades correspondentes ao status de residência permitido e se não há problemas de conduta. Por exemplo, para aqueles com o status de residência de “Gestão/Administração”, será verificado se a gestão da empresa está sendo mantida de forma saudável, e para “Tecnologia/Conhecimentos Humanísticos/Negócios Internacionais”, será questionado se continuam a exercer suas funções profissionais especializadas.

Caso não haja uma decisão sobre a solicitação até a data de expiração do período de residência, se a aplicação de renovação for aceita antes dessa data, um “período especial” é estabelecido, permitindo a residência legal por até dois meses após a data de expiração original do período de residência. Este é um sistema importante para prevenir a situação de permanência ilegal devido a atrasos na revisão.

Permissão para Atividades Fora das Qualificações em Japão

Os estrangeiros que possuem um estatuto de residência no Japão e desejam envolver-se em atividades remuneradas que não são permitidas pelo seu atual estatuto de residência, sem prejudicar as suas atividades principais, precisam obter previamente uma “Permissão para Atividades Fora das Qualificações”. Esta permissão é concedida com base no parágrafo 2 do artigo 19 da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão.

Existem principalmente dois tipos de permissão. Um é a “Permissão Abrangente”, destinada principalmente a pessoas com estatuto de residência de “Estudante” ou “Família”. Esta permissão permite, em princípio, o trabalho até 28 horas por semana, excluindo algumas indústrias, como as de entretenimento adulto. O outro tipo é a “Permissão Individual”, que é concedida a profissionais com qualificações de trabalho, que desejam realizar palestras ou consultoria como atividades secundárias, utilizando a sua especialização, e onde as atividades e os contratantes são especificados individualmente.

Quando as empresas empregam estudantes como trabalhadores a tempo parcial, não é suficiente verificar a existência de permissão para atividades fora das qualificações no cartão de residência. O limite de 28 horas semanais deve ser calculado somando-se as horas de trabalho sob outros empregadores. Portanto, as empresas devem estabelecer um sistema que garanta que a soma das horas de trabalho não exceda as 28 horas semanais (incluindo declarações pessoais, compromissos, processos de aplicação de trabalho secundário, etc.) e tomar medidas corretivas se houver sinais de excesso. Se uma empresa negligenciar esta gestão e, como resultado, um empregado trabalhar além do limite, a empresa corre o risco de ser considerada como tendo promovido o trabalho ilegal.

Permissão de Residência Permanente no Japão

A “Permissão de Residência Permanente” no Japão é uma autorização para alterar o estatuto de residência para “residente permanente”, conforme estabelecido no artigo 22 da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados (Lei de Imigração). O estatuto de residente permanente não impõe restrições às atividades de residência e tem um período de residência indefinido, o que significa que a gestão da residência é significativamente mais flexível em comparação com outros estatutos de residência, estabilizando assim consideravelmente a base de vida no Japão.

Para obter a Permissão de Residência Permanente, é necessário cumprir três requisitos rigorosos definidos no parágrafo 2 do artigo 22 da Lei de Imigração. Primeiro, “ter um comportamento exemplar” (requisito de bom comportamento), segundo, “possuir ativos ou habilidades suficientes para manter uma vida independente” (requisito de subsistência independente), e terceiro, “reconhecer-se que a residência permanente do indivíduo é benéfica para o Japão” (requisito de conformidade com o interesse nacional). O requisito de conformidade com o interesse nacional geralmente inclui condições como residir continuamente no Japão por mais de 10 anos, cumprir adequadamente as obrigações públicas, como o pagamento de impostos e contribuições para a segurança social, entre outros.

A avaliação da Permissão de Residência Permanente é realizada com extrema cautela, e o período padrão de processamento é de 4 meses, embora na prática possa levar de 6 a 10 meses ou até mais. A conformidade com as leis ao longo de todo o período de residência no Japão é examinada em detalhe, e até mesmo pequenas violações ou inconsistências passadas podem resultar na negação da permissão.

Saída Temporária e Reentrada no Japão

Os estrangeiros residentes no Japão que precisam sair do país temporariamente por motivos de trabalho ou pessoais e pretendem reentrar com o mesmo estatuto de residência devem seguir os procedimentos adequados antes de sair. Se negligenciarem estes procedimentos, o seu estatuto de residência pode expirar, e para regressarem ao Japão terão de iniciar o processo de obtenção do certificado de elegibilidade para residência desde o início.

Visão Geral do Sistema de Permissão de Reentrada

Existem dois sistemas para facilitar a reentrada após a saída do país: a “Permissão de Reentrada” e a “Permissão de Reentrada Presumida”. A escolha entre um e outro deve ser feita com cuidado, considerando a duração e o propósito da saída.

A “Permissão de Reentrada” é um sistema baseado no Artigo 26 da Lei de Imigração japonesa, que requer um pedido prévio e a obtenção de permissão na agência regional de imigração antes de sair do país. Esta permissão é utilizada quando se prevê uma ausência prolongada, superior a um ano. Existem permissões de uma única utilização e permissões múltiplas, que podem ser usadas várias vezes dentro do período de validade, que pode ser de até cinco anos, dentro do limite do período de residência atual.

Por outro lado, a “Permissão de Reentrada Presumida” é um sistema simplificado baseado no Artigo 26-2 da Lei de Imigração japonesa. Este sistema permite que residentes de médio e longo prazo, que possuem um passaporte válido e um cartão de residência, reentrem no Japão dentro de um ano após a saída, sem a necessidade de um pedido prévio de permissão, simplesmente expressando a intenção de reentrada ao oficial de imigração no aeroporto através do cartão de saída (ED Card).

Escolha do Sistema a partir de uma Perspectiva de Gestão de Riscos

A “Permissão de Reentrada Presumida” é amplamente utilizada para viagens de negócios ou turismo de curto prazo, pois o processo é simples e não há taxas. No entanto, este sistema tem riscos significativos. A sua maior desvantagem é que o período de validade de um ano (ou a data de expiração do período de residência, o que ocorrer primeiro) não pode ser estendido de fora do Japão. Se, por qualquer motivo, como doença inesperada, instabilidade política local ou extensão do trabalho, não for possível reentrar no Japão dentro de um ano, o estatuto de residência expira automaticamente. Se o estatuto de residência expirar, o período de residência contínuo acumulado para o pedido de permissão de residência permanente também será reiniciado.

Do ponto de vista da gestão de crises empresariais, se houver a possibilidade de a viagem de negócios de um funcionário se estender, ou se a viagem for de longa duração, próxima de um ano, é mais prudente orientar a obtenção da “Permissão de Reentrada” normal antes da saída, mesmo que isso implique mais esforço e custos. Esta é uma medida de segurança importante para manter o estatuto de residência estável do funcionário e prevenir interrupções inesperadas nos negócios.

A seguir, resumimos as principais diferenças entre os dois sistemas.

Responsabilidade Corporativa e Riscos Legais: A Perspetiva do Gestor sob a Lei Japonesa

Gerir adequadamente a permanência de funcionários estrangeiros é uma responsabilidade social da empresa e, ao mesmo tempo, um desafio de gestão para evitar riscos legais significativos. Em particular, os problemas relacionados com o trabalho ilegal podem prejudicar seriamente a reputação da empresa e levar a severas penalidades criminais.

Crime de Promoção do Trabalho Ilegal

O Artigo 73-2 da Lei de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão (Immigration Control and Refugee Recognition Act) estabelece o “crime de promoção do trabalho ilegal”. Este crime pune ações como empregar estrangeiros sem qualificação para trabalhar ou permitir que eles realizem atividades além do escopo permitido pelo seu status de residência. Também são puníveis atos de colocar estrangeiros sob controle para realizar atividades de trabalho ilegal ou intermediar tais atividades como um negócio. As penalidades legais são severas, incluindo até três anos de prisão ou multa de até três milhões de ienes, ou ambas.

O ponto mais crítico deste crime é a disposição do parágrafo 2 do mesmo artigo. Este parágrafo estipula que mesmo se o empregador “não sabia” que o estrangeiro era um trabalhador ilegal, ele será punido se houver “negligência”. Isso impõe aos empregadores uma obrigação rigorosa de verificar o status de residência e a permissão de trabalho dos funcionários estrangeiros. Desculpas como “eu não sabia” não serão aceites se o empregador falhar em cumprir com as obrigações básicas de verificação, como a confirmação do cartão de residência. De facto, empresas de diversos setores, incluindo agências de emprego temporário, construtoras, restaurantes e escolas de língua japonesa, têm sido alvo de ações penais por este crime, mostrando que as autoridades estão ativamente a aplicar a lei.

Da Penalidade Criminal à Responsabilidade Civil: Decisão do Tribunal Superior de Hiroshima de 26 de Março de 2021

Os riscos decorrentes de falhas na gestão da permanência não se limitam a penalidades criminais ou administrativas. Recentemente, decisões judiciais têm reconhecido a responsabilidade civil direta das empresas por danos, uma tendência que os gestores devem levar muito a sério.

Um exemplo emblemático é a decisão do Tribunal Superior de Hiroshima de 26 de março de 2021. Neste caso, um estrangeiro empregado como estagiário de habilidades em “fabricação de pão” foi ordenado pela empresa a trabalhar fora do plano de estágio, realizando tarefas como lavar pratos e atender em um restaurante. Como resultado, o estagiário foi preso e detido por suspeita de atividades fora de sua qualificação.

Neste caso, o tribunal ordenou que a empresa e seu diretor representante compensassem o estagiário pelos danos. A fundamentação da decisão é extremamente reveladora para a gestão de riscos corporativos.

Primeiro, o tribunal reconheceu que ordenar tarefas fora do plano de estágio constitui um incumprimento contratual. Em segundo lugar, e mais importante, a empresa tem o dever legal de não emitir ordens de trabalho que levem os funcionários a violar a Lei de Imigração, e foi considerada em violação desse dever. A empresa alegou que tinha consultado uma organização supervisora, mas o tribunal rejeitou essa alegação, afirmando que a responsabilidade final pelo cumprimento da lei recai sobre o próprio empregador. Além disso, o tribunal considerou que era inevitável que o funcionário estrangeiro confiasse nas instruções da empresa e, portanto, não atribuiu responsabilidade ao funcionário.

O significado desta decisão é profundo. Mostra que uma violação da Lei de Imigração, um problema de direito público, pode levar diretamente a uma reivindicação de compensação por danos de um funcionário contra a empresa, um problema de direito privado. Ou seja, se uma empresa gerir inadequadamente o status de residência de um funcionário e ordenar tarefas que excedam o escopo permitido, ela não só corre o risco de penalidades administrativas, mas também pode ser responsabilizada por danos civis, como perda de lucros e compensação por angústia. Isso aumentou a importância da gestão da permanência de ser uma questão de conformidade regulatória para se tornar um desafio de gestão central relacionado com as relações laborais, seguros de responsabilidade corporativa e governança corporativa abrangente.

Conclusão

O sistema de gestão de residência no Japão é construído com base num quadro rigoroso de permissões individuais e a sua operação é complexa. Para as empresas, compreender e cumprir corretamente este sistema não é mais apenas uma parte das tarefas administrativas. É uma atividade de compliance fundamental para proteger o valioso recurso de gestão que é o talento estrangeiro e apoiar o crescimento da empresa. Os riscos associados à negligência na verificação cuidadosa da qualificação de residência, na gestão contínua do âmbito das atividades e na execução adequada dos vários procedimentos são extremamente graves, variando desde penalidades criminais até responsabilidades por danos civis.

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