Participarea Contabilă în Dreptul Societăților din Japonia: O Analiză Aprofundată a Rolului și Responsabilităților

Legea companiilor din Japonia stabilește diverse instituții pentru a asigura o conducere sănătoasă și transparentă a întreprinderilor. Printre acestea, “contabilul participant” este o poziție relativ nouă, introdusă prin reforma Legii companiilor din 2006 (Heisei 18), dar extrem de importantă. Contabilul participant ocupă o poziție unică, fiind în interiorul companiei ca ofițer, dar având perspectiva externă a unui expert în contabilitate. Scopul principal al acestuia este de a crește fiabilitatea și acuratețea documentelor contabile, în special în companiile de dimensiuni mici și mijlocii, unde nu este obligatorie numirea unui consiliu de audit sau a unui auditor contabil. Contabilul participant colaborează direct cu directorii în procesul de creare a documentelor contabile, asigurând astfel calitatea raportărilor financiare din interior. Acest sistem este un mecanism important pentru a crește fiabilitatea informațiilor financiare ale întreprinderilor și pentru a întări încrederea creditorilor, cum ar fi instituțiile financiare și partenerii comerciali. În acest articol, vom explica în detaliu cadrul legal al contabilului participant sub Legea companiilor din Japonia, adică semnificația și scopul său, metoda de numire și cerințele de calificare, responsabilitățile și autoritatea specifică, precum și obligațiile și responsabilitățile legale, bazându-ne pe prevederile legale.  

Semnificația și scopul sistemului de participare contabilă sub legislația japoneză

Sistemul de participare contabilă este un mecanism inovator introdus odată cu punerea în aplicare a Legii Companiilor din Japonia în anul 2006 (Heisei 18), destinat să îmbunătățească fiabilitatea raportărilor financiare ale companiilor. Crearea acestui sistem a fost motivată de necesitatea de a asigura acuratețea documentelor contabile, o provocare de lungă durată în special pentru întreprinderile mici și mijlocii. În trecut, s-au luat în considerare introducerea unor sisteme precum “auditul limitat” sau “auditul simplificat” efectuat de contabili, dar acestea nu au fost implementate din cauza divergențelor de opinii privind structura și responsabilii auditului.

Sistemul de participare contabilă a abordat această problemă istorică printr-o metodă diferită. În locul unui “audit” extern, a introdus un concept complet nou: experții contabili acționează ca o “entitate internă” a companiei și colaborează cu directorii pentru a elabora documentele contabile. Acest mecanism de “creare comună” nu se concentrează pe verificarea documentelor finalizate, ci implică experții încă din etapa de elaborare, cu scopul de a preveni erorile și de a asigura proactiv acuratețea. Această abordare preventivă poate fi considerată un model mai eficient și colaborativ decât auditul extern tradițional, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii.

Prin adoptarea acestui sistem, companiile pot obține numeroase beneficii practice. Cel mai important este că încrederea externă în documentele contabile crește semnificativ. Informațiile financiare la elaborarea cărora au participat experți contabili transmit un mesaj puternic către stakeholderi, cum ar fi instituțiile financiare, partenerii comerciali și creditorii, că situația financiară a companiei este raportată corect. De fapt, multe instituții financiare din Japonia oferă condiții preferențiale de creditare și produse de finanțare speciale companiilor care au implementat sistemul de participare contabilă. Aceasta demonstrează că prezența participării contabile poate spori direct credibilitatea unei companii. În plus, colaborarea cu experții poate întări sistemul de management financiar intern al companiei și poate crește disciplina managerială ca efect secundar.

Numirea și Calificările Contabilului-Consilier Sub Legislația Japoneză

Numirea și calificările contabilului-consilier sunt strict reglementate de legea companiilor din Japonia pentru a asigura profesionalismul și independența acestui rol.

Contabilul-consilier este numit prin rezoluție ordinară a adunării generale a acționarilor, similar altor ofițeri ai companiei. Mandatul său se încheie, de regulă, la sfârșitul exercițiului financiar care se termină în termen de doi ani de la numire, până la încheierea adunării generale ordinare a acționarilor, dar în cazul anumitor tipuri de companii, cum ar fi cele cu transfer restricționat de acțiuni, statutul poate prevedea un mandat de până la zece ani.

Cel mai caracteristic este setul de cerințe de calificare. Articolul 333, alineatul (1) din legea companiilor japoneze limitează persoanele care pot deveni contabili-consilieri la experți în contabilitate, cum ar fi contabilii publici autorizați, firmele de audit, consultanții fiscali și firmele de consultanță fiscală. Aceasta este o condiție esențială pentru îndeplinirea sarcinilor care necesită cunoștințe avansate de specialitate în pregătirea documentelor financiare.

Mai mult, pentru a garanta independența contabilului-consilier, alineatul (3) al aceluiași articol stabilește criterii stricte de incompatibilitate. Astfel, următoarele persoane nu pot deveni contabili-consilieri:

• Directorii, auditorii, executivii, managerii sau alți angajați ai respectivei societăți pe acțiuni sau ai filialelor sale.
• Persoanele care au primit o suspendare a activității conform legii contabililor publici autorizați sau legii consultanților fiscali și care încă se află în perioada de suspendare.
• Persoanele care, conform legii consultanților fiscali, nu sunt autorizate să practice ca consultanți fiscali.

Aceste reglementări asigură legal că contabilul-consilier își exercită funcțiile în mod independent de conducerea companiei. Deși contabilul-consilier ocupă o poziție internă ca „oficial” al companiei, cerințele de calificare și independență se bazează pe standardele unui expert extern. Această „independență încorporată” este esența sistemului contabilului-consilier. În timp ce colaborează strâns cu directorii în îndeplinirea sarcinilor, se așteaptă ca acesta să mențină obiectivitatea și scepticismul profesional și, dacă este necesar, să își exprime opinia față de conducerea companiei. Tensiunea intrinsecă care există în acest rol este ceea ce face funcția de contabil-consilier dificilă și, în același timp, sursa valorii sale.

Rolul și autoritatea contabilului în Japonia

Rolul și autoritatea contabilului sunt clar definite în Legea Companiilor din Japonia, având ca scop central asigurarea fiabilității documentelor contabile.

Cea mai importantă sarcină a contabilului, conform articolului 374, alineatul (1) din Legea Companiilor japoneze, este să colaboreze cu directorii pentru a elabora documentele contabile ale companiei (bilanțul contabil, contul de profit și pierdere etc.). Această “colaborare” nu înseamnă doar verificarea documentelor create de directori, ci implicarea profundă în procesul de creare a acestora ca expert. În acest proces, contabilul are responsabilitatea de a asigura validitatea tratamentelor contabile și acuratețea prezentării, bazându-se pe expertiza sa profesională. În paralel, contabilul are și obligația de a elabora un “raport al contabilului” care să rezume starea îndeplinirii sarcinilor sale.

Pentru a îndeplini aceste sarcini în mod eficient, contabilului i se acordă drepturi extinse de acces la informații și autoritate de investigație. Conform articolului 374, alineatul (2) din Legea Companiilor japoneze, contabilul poate oricând să examineze și să copieze cărțile de contabilitate și materialele conexe ale companiei, și poate solicita rapoarte legate de contabilitate de la directori sau angajați. Aceste drepturi includ, de obicei, registrele generale și cărțile auxiliare, dar se înțelege că nu includ în mod general minutele ședințelor consiliului director.

În plus, dacă este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor sale, contabilul poate solicita rapoarte legate de contabilitate de la filiale și poate investiga situația afacerilor și a proprietății filialelor. Totuși, filialele pot refuza această investigație dacă există “motive întemeiate”, cum ar fi protecția secretelor comerciale (conform articolului 374, alineatele (3) și (4) din Legea Companiilor japoneze).

Contabilul nu este doar un creator de documente contabile, ci joacă și un rol important de supraveghere în guvernanța companiei. Conform articolului 375 din Legea Companiilor japoneze, contabilul are obligația de a raporta imediat acționarilor (sau auditorilor, în cazul companiilor cu auditori) dacă, în timpul îndeplinirii sarcinilor sale, descoperă acte de fraudă comise de directori sau fapte grave care încalcă legile sau statutul companiei. De asemenea, este obligat să participe la ședințele consiliului directorilor unde se aprobă documentele contabile și să își exprime opinia dacă este necesar (conform articolului 376 din Legea Companiilor japoneze). Aceste autorități și obligații constituie baza legală care permite contabilului să susțină în mod multidimensional soliditatea financiară a companiei.

Obligațiile și Responsabilitățile Contabilului-Șef în Japonia

Contabilul-șef, având în vedere importanța funcției și autorității sale, poartă o grea responsabilitate legală. Această responsabilitate se împarte în două categorii principale: responsabilitatea față de companie și responsabilitatea față de terțe părți, cum ar fi acționarii și creditorii.

În primul rând, în ceea ce privește responsabilitatea față de companie, Articolul 423, Paragraful 1 din Legea Companiilor din Japonia stabilește că contabilul-șef, alături de alți ofițeri, are datoria de a compensa orice daune provocate companiei prin neglijarea îndatoririlor sale. Neglijarea îndatoririlor de către contabilul-șef poate include, de exemplu, trecerea cu vederea a erorilor semnificative în documentele contabile, acceptarea unor tratamente contabile inadecvate care nu respectă standardele contabile sau nedeclararea unor acte de fraudă descoperite ale directorilor. Această responsabilitate poate fi parțial scutită sau limitată doar sub anumite condiții, cum ar fi consimțământul tuturor acționarilor sau o rezoluție specială a adunării generale a acționarilor, conform statutului companiei.

În al doilea rând, responsabilitatea față de terțe părți este de asemenea extrem de importantă. Articolul 429, Paragraful 1 din Legea Companiilor din Japonia prevede că ofițerii, inclusiv contabilul-șef, care acționează cu rea intenție sau neglijență gravă în îndeplinirea îndatoririlor lor, sunt responsabili pentru compensarea oricăror daune suferite de terțe părți. Un exemplu ar fi cazul în care o instituție financiară care a acordat un împrumut companiei pe baza unor bilanțuri măsluite la care contabilul-șef a contribuit, suferă pierderi din cauza falimentului companiei.

Mai mult, Paragraful 2 al aceluiași articol impune o regulă particular de strictă pentru contabilul-șef. Conform acestei prevederi, dacă documentele contabile sau raportul contabilului-șef la care acesta a contribuit conțin declarații false privind aspecte importante, contabilul-șef este responsabil pentru compensarea daunelor suferite de terțe părți, cu excepția cazului în care poate dovedi că nu a fost neglijent în acțiunile sale. Aceasta înseamnă că sarcina probei se transferă pe contabilul-șef, facilitând astfel ca terțele părți să urmărească responsabilitatea. Acest lucru indică un nivel foarte înalt de datorie de diligență impus contabilului-șef.

Pe lângă aceste responsabilități civile, nerespectarea obligației de a păstra documentele contabile sau prezentarea de informații false, care constituie încălcări ale Legii Companiilor din Japonia, poate duce și la sancțiuni administrative, cum ar fi amenzi de până la 1 milion de yeni.

Decizii judiciare privind obligația de diligență a contabililor în Japonia

Există decizii judiciare care oferă un ghid extrem de important pentru înțelegerea nivelului de diligență pe care contabilii ar trebui să-l îndeplinească. Acestea includ o hotărâre emisă de Curtea Supremă a Japoniei la data de 19 iulie 2021 (Reiwa 3). Deși cazul în discuție se referă direct la responsabilitățile unui “auditor care se limitează la auditarea contabilității în conformitate cu prevederile statutare ale unei societăți pe acțiuni” (auditor cu responsabilități limitate la contabilitate), logica juridică aplicată este profund relevantă pentru rolul contabililor.  

În acest caz, problema a fost că un auditor cu responsabilități limitate la contabilitate nu a reușit să detecteze activități de delapidare desfășurate pe o perioadă lungă de timp de către un angajat responsabil cu contabilitatea companiei. Angajatul a falsificat certificatele de sold bancar, iar auditorul nu a observat acest lucru, emițând un raport de audit care atesta corectitudinea documentelor contabile. Curtea de Apel a decis că, “în absența unor circumstanțe speciale, cum ar fi posibilitatea ușoară de a constata lipsa de fiabilitate a registrelor contabile, este suficient ca auditorul să se bazeze pe înregistrările contabile ale companiei pentru a efectua auditul”, negând astfel responsabilitatea auditorului.  

Cu toate acestea, Curtea Supremă a Japoniei a răsturnat această decizie. Curtea Supremă a statuat că în companiile unde nu există un auditor contabil, ofițerii responsabili cu auditul contabilității nu ar trebui să presupună că înregistrările contabile sunt corecte și să se bazeze pe această premisă atunci când auditează documentele financiare. Curtea a subliniat că există situații în care este necesar să se solicite rapoarte privind modul de întocmire a registrelor contabile și să se verifice materialele de bază pentru a confirma dacă documentele financiare reflectă în mod adecvat situația patrimonială a companiei.  

Influența acestei hotărâri a Curții Supreme asupra contabililor este imensă. Dacă nici măcar un auditor cu responsabilități limitate la contabilitate nu este permis să se bazeze necondiționat pe registrele contabile, atunci este logic să interpretăm că contabilii, care nu doar revizuiesc documentele financiare, ci le “creează împreună” cu directorii, au o responsabilitate de a exercita un nivel de diligență egal sau chiar mai mare. Această decizie sugerează clar că contabilii au responsabilitatea de a verifica în mod activ și independent validitatea materialelor de bază, nu doar să accepte informațiile furnizate de management, ci să aplice un scepticism profesional ca experți în domeniu.

Compararea cu alte instituții

În cadrul Legii Societăților Comerciale din Japonia, pe lângă funcția de contabil participativ, sunt stabilite și instituțiile de „auditor” și „auditor contabil”, care se ocupă de supravegherea financiară și managerială a companiei. Deși rolurile acestora pot fi ușor confundate, autoritatea, calificările și poziția lor în cadrul companiei sunt fundamental diferite. Pentru a înțelege unicitatea contabilului participativ, este esențială compararea acestuia cu celelalte instituții.

Cea mai remarcabilă caracteristică a contabilului participativ este că, în calitate de organ intern al companiei (oficial), colaborează „împreună” cu directorii pentru a elabora documentele contabile. Scopul este de a construi proactiv acuratețea informațiilor financiare prin implicarea experților încă din etapa de creare.

Pe de altă parte, auditorul este de asemenea un organ intern al companiei (oficial), dar principala sa sarcină nu este crearea documentelor contabile, ci „auditarea (supervizarea)” executării sarcinilor directorilor. Deși domeniul de audit al auditorului poate fi limitat la aspecte contabile prin statut, rolul său fundamental este supravegherea managementului și nu implicarea în procesul de creare. Spre deosebire de contabilul participativ, auditorul nu necesită în principiu calificări profesionale precum cele de contabil public autorizat sau consultant fiscal.

În schimb, auditorul contabil este un expert „extern” complet independent de companie. Auditorul contabil trebuie să fie un contabil public autorizat sau o firmă de audit și sarcina sa este de a „audita contabilitatea” documentelor contabile create de companie dintr-o poziție independentă și de a exprima opinii prin intermediul raportului de audit. Instalarea unui auditor contabil este obligatorie pentru anumite companii, cum ar fi cele mari. Spre deosebire de contabilul participativ, care ajută la crearea internă, auditorul contabil verifică produsul finit din exterior, poziția și funcția lor fiind clar diferențiate.

Sumarizând aceste diferențe, tabelul de mai jos arată astfel:

Astfel, contabilul participativ deține un rol unic și important în cadrul Legii Societăților Comerciale din Japonia, fiind un oficial intern care posedă expertiză externă și se implică în procesul de creare înainte de supervizare sau auditul post-factum.

Concluzii

Așa cum am detaliat în acest articol, funcția de contabil participativ este un sistem inovator stabilit de Legea Companiilor din Japonia pentru a crește fiabilitatea documentelor contabile din interiorul companiilor. Contabilul participativ, ca expert în contabilitate și membru al conducerii companiei, colaborează cu directorii pentru a elabora documentele contabile, asigurând astfel proactiv acuratețea raportărilor financiare. Acest rol aduce beneficii semnificative în practică, cum ar fi îmbunătățirea creditului corporativ și facilitarea finanțării. Cu toate acestea, autoritatea sa importantă implică responsabilități legale semnificative față de companie și terțe părți. Deciziile recente ale Curții Supreme din Japonia arată că nivelul de atenție cerut contabilului participativ este extrem de ridicat și că îndeplinirea responsabilităților sale necesită un înalt grad de specializare profesională și etică.

Firma de avocatură Monolith are o experiență vastă în oferirea de servicii juridice legate de guvernanța corporativă, inclusiv implementarea și gestionarea funcției de contabil participativ, pentru o gamă variată de clienți din Japonia. Firma noastră dispune de experți vorbitori de engleză cu calificări juridice internaționale, capabili să ofere suport specializat companiilor care desfășoară activități internaționale pentru a se conforma cerințelor complexe ale Legii Companiilor din Japonia și pentru a construi un sistem de guvernanță eficient și conform normelor de conformitate.