Rolul și responsabilitățile directorilor în dreptul societăților comerciale japonez

Pentru a asigura succesul operațiunilor de afaceri în Japonia, este esențial să înțelegem profund cadrul legal, în special rolul și responsabilitățile directorilor stabiliți de Legea Companiilor din Japonia. Aceasta este deosebit de importantă pentru directorii de alte naționalități, asigurând o conducere sănătoasă a companiei și, în același timp, gestionând eficient riscurile legale personale. Legea Companiilor din Japonia impune directorilor obligații clare și stabilește responsabilități stricte în cazul neglijării acestor obligații.

Sistemul legal japonez poate fi dificil de înțeles din cauza convențiilor sale unice și a barierelor lingvistice. Nu este suficient să răspundem doar la problemele legale pe măsură ce apar, ci este crucial să înțelegem cerințele legale în avans și să construim un sistem solid de conformitate. Aceasta este cheia pentru a evita riscurile neașteptate și pentru a susține creșterea durabilă a afacerii.

Acest articol explică în detaliu rolurile și responsabilitățile principale ale directorilor sub Legea Companiilor din Japonia, referindu-se la prevederile specifice ale legii și la exemple din jurisprudența japoneză.

Obligațiile fundamentale ale directorilor sub legislația japoneză

Legea companiilor din Japonia stabilește două obligații fundamentale pe care directorii le au față de companie: “datoria de diligență” și “datoria de loialitate”. Acestea sunt principiile cele mai importante pe care directorii trebuie să le respecte în exercitarea funcțiilor lor.

Datoria de diligență

Datoria de diligență se referă la obligația directorilor de a-și exercita funcțiile cu atenția unui administrator prudent. Baza legală a acestei obligații se găsește în articolul 644 din Codul Civil japonez (datoria de diligență a mandatarului), iar articolul 330 din Legea companiilor din Japonia clarifică faptul că relația dintre o societate pe acțiuni, ofițerii săi și auditorii contabili se supune prevederilor referitoare la mandat.  

“Atenția unui administrator prudent” înseamnă nivelul de atenție și capacitatea de a acționa pe care le-ar avea o persoană într-o anumită poziție profesională, în acest caz, un manager, așa cum este de obicei așteptat. Nivelul acestei atenții variază în funcție de dimensiunea și domeniul de activitate al companiei, poziția și specializarea specifică a directorului, precum și situația în care se află compania. De exemplu, directorii marilor corporații sau instituțiilor financiare pot fi supuși unor obligații de diligență mai ridicate. Aceasta reflectă diferitele niveluri de sisteme de control intern necesare în funcție de dimensiunea și domeniul de activitate al companiei, așa cum a fost evidențiat în decizia Curții Supreme din 9 iulie 2009 (anul 21 al erei Heisei). Responsabilitatea directorilor nu se limitează doar la executarea individuală a sarcinilor, ci include și construirea și menținerea unui sistem de control intern adecvat pentru a preveni activitățile inadecvate ale companiei. Aceasta face parte din datoria fundamentală de diligență a directorilor în exercitarea funcțiilor lor.  

Principiul deciziei de management

Deciziile de management ale directorilor implică întotdeauna riscuri. Este posibil ca deciziile luate în interesul cel mai bun al companiei să aducă în final prejudicii acesteia. Dacă directorii ar fi întotdeauna responsabili în astfel de cazuri, acțiunile lor ar putea deveni excesiv de precaute, ceea ce ar putea inhiba dezvoltarea companiei.  

Prin urmare, în cadrul Legii companiilor din Japonia se aplică uneori “principiul deciziei de management”. Acest principiu stipulează că, dacă directorii au acționat pe baza unui proces de colectare și examinare rațională a informațiilor în condițiile de la acel moment și au crezut că decizia lor nu este flagrant irațională, atunci chiar dacă decizia a cauzat prejudicii companiei, nu se consideră că au încălcat datoria de diligență. Aplicarea acestui principiu se concentrează nu pe rezultatul deciziei în sine, ci pe raționalitatea procesului prin care s-a ajuns la acea decizie. De exemplu, în decizia Curții Supreme din 15 iulie 2010 (anul 22 al erei Heisei), s-a stabilit că, atât timp cât procesul de decizie și conținutul acestuia nu sunt flagrant iraționale, nu se încalcă datoria de diligență a directorilor în stabilirea prețului de răscumpărare a acțiunilor. Această decizie a evaluat faptul că directorii au discutat în mod corespunzător în cadrul întâlnirii de management și au luat în considerare opinia avocaților, urmând un proces adecvat. Acest lucru subliniază importanța de a documenta clar procesul decizional și de a asigura raționalitatea acestuia.  

Datoria de loialitate

Datoria de loialitate este prevăzută în articolul 355 din Legea companiilor din Japonia și stabilește că directorii au obligația de a respecta legile și statutul companiei, precum și rezoluțiile adunării generale a acționarilor, și de a-și exercita funcțiile cu loialitate în interesul societății pe acțiuni.  

În ceea ce privește relația dintre datoria de diligență și datoria de loialitate, există dezbateri în literatura de specialitate dacă cele două sunt concepte diferite sau identice. Cu toate acestea, în rezolvarea cazurilor practice, cele două sunt adesea considerate interconectate și, în multe cazuri, tratate ca obligații de aceeași natură. De exemplu, efectuarea de tranzacții concurente care aduc prejudicii companiei poate fi evaluată atât ca o încălcare a datoriei de diligență, cât și a datoriei de loialitate. Acest lucru indică faptul că acțiunile directorilor în interesul suprem al companiei și exercitarea unei atenții adecvate sunt esențiale pentru îndeplinirea ambelor obligații. Atâta timp cât directorii prioritizează interesele companiei și își exercită funcțiile în acest sens, aceste obligații pot fi înțelese ca fiind unificate.  

Responsabilitatea directorilor față de companie sub legislația japoneză

Când un director își neglijează obligațiile, poate fi răspunzător pentru daunele cauzate companiei. Aceasta este consecința legală a neîndeplinirii corespunzătoare a îndatoririlor sale profesionale.

Responsabilitatea pentru neglijență în îndeplinirea sarcinilor sub Legea Japoneză a Companiilor

Articolul 423, alineatul (1) din Legea Japoneză a Companiilor stabilește că “directorii, contabilii, auditorii, directorii executivi sau auditorii contabili (denumiți în continuare în acest capitol ‘oficialii etc.’) sunt responsabili să despăgubească societatea pe acțiuni pentru daunele rezultate din neglijarea îndeplinirii sarcinilor lor”. Termenul “neglijarea îndeplinirii sarcinilor” se referă la acțiunile care încalcă obligațiile de diligență și loialitate menționate anterior. Concret, aceasta include acte care încalcă legile, judecăți manageriale inadecvate și încălcarea obligațiilor de supraveghere datorate deficiențelor sistemului de control intern.

Responsabilitatea directorilor pentru neglijența în îndeplinirea sarcinilor poate ajunge la sume foarte mari, în funcție de dimensiunea companiei și natura daunelor. De exemplu, într-un caz în care s-a ascuns utilizarea unor aditivi neautorizați, Curtea Superioară de Justiție din Osaka a decis la data de 9 iunie 2006 (Heisei 18) ca directorii și auditorii să plătească despăgubiri de câteva sute de milioane de yeni, o decizie confirmată de Curtea Supremă. Într-un alt caz de falsificare a bilanțurilor pentru a ascunde pierderile, Curtea Superioară de Justiție din Tokyo a ordonat la data de 16 mai 2019 (Reiwa 1) ca mai mulți oficiali să plătească despăgubiri totale de aproximativ 59,4 miliarde de yeni, o decizie de asemenea confirmată de Curtea Supremă. Aceste cazuri juridice demonstrează clar că nu doar eșecurile în judecățile manageriale, ci și actele grave de fraudă, neglijențele semnificative sau deficiențele sistemice ale conformității pot impune directorilor o responsabilitate financiară substanțială. Aceasta subliniază puternic importanța ca directorii să acționeze cu integritate și să exercite o supraveghere adecvată.

Restricții și responsabilități în tranzacțiile concurențiale sub legislația japoneză

Directorii sunt restricționați să efectueze anumite tranzacții pentru a evita conflictele de interese cu compania. Una dintre aceste restricții se referă la tranzacțiile concurențiale. Articolul 356, alineatul (1), punctul 1 al Legii Companiilor din Japonia (Japanese Companies Act) stabilește că, atunci când un director intenționează să efectueze o tranzacție care aparține domeniului de activitate al companiei, pentru sine sau pentru o terță parte, trebuie să obțină aprobarea consiliului de administrație în cazul companiilor cu consiliu de administrație, sau aprobarea adunării generale a acționarilor în cazul companiilor fără consiliu de administrație. Această reglementare are scopul de a preveni riscul ca directorii să folosească informațiile clienților sau know-how-ul companiei pentru a-și urmări interesele personale, prejudiciind astfel interesele companiei.

Dacă un director efectuează o tranzacție concurențială fără aprobarea companiei și cauzează daune acesteia, directorul va fi responsabil pentru despăgubirea daunelor suferite de companie. Mai mult, articolul 423, alineatul (2) al Legii Companiilor din Japonia prevede că, în cazul în care un director efectuează o tranzacție concurențială fără aprobare, profitul obținut de director sau de o terță parte din acea tranzacție este prezumat a fi egal cu suma daunelor suferite de companie. Aceasta este o prevedere menită să ușureze povara companiei de a dovedi suma exactă a daunelor și să faciliteze urmărirea responsabilității directorului. De exemplu, în decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 26 martie 1981 (cazul Yamazaki Baking), s-a demonstrat o încălcare a obligației de a evita concurența. Această prevedere de prezumție a sumei daunelor indică faptul că tranzacțiile concurențiale fără aprobare implică un risc extrem de mare pentru directori.

Restricții și Responsabilități în Tranzacțiile cu Conflict de Interese Sub Legea Japoneză a Companiilor

La fel ca în cazul tranzacțiilor concurențiale, tranzacțiile cu conflict de interese reprezintă o restricție importantă pentru directorii unei companii. Articolul 356, alineatele (1) și (2) din Legea Japoneză a Companiilor stabilește că, atunci când un director efectuează o tranzacție cu compania în nume propriu sau pentru un terț (tranzacție directă), sau când compania efectuează o tranzacție care intră în conflict cu interesele directorului cu o parte terță (tranzacție indirectă), este necesară aprobarea consiliului de administrație sau a adunării generale a acționarilor.

Dacă procedura de aprobare este neglijată, tranzacția devine în principiu invalidă în relația cu compania (teoria invalidității relative). Cu toate acestea, anumite tranzacții care nu sunt considerate a prejudicia interesele companiei pot fi scutite de la necesitatea aprobării. Acest principiu reflectă abordarea pragmatică a Legii Japoneze a Companiilor, care nu necesită aprobare formală atunci când nu există un prejudiciu substanțial pentru companie, deoarece scopul reglementării este protecția intereselor companiei.

Concret, următoarele sunt exemple de tranzacții care nu necesită aprobare:

• Când un director împrumută companiei bani fără dobândă și fără garanții: Decizia Curții Supreme din 6 decembrie 1963 (Showa 38).
• Când compania îndeplinește o obligație a directorului: Decizia Curții Supreme de Justiție din 20 februarie 1924 (Taisho 13).
• Tranzacții efectuate pe baza unor termeni și condiții standard de tranzacționare: Decizia Tribunalului Districtual Tokyo din 24 februarie 1982 (Showa 57).
• Tranzacții între companie și un acționar care deține toate acțiunile: Decizia Curții Supreme din 20 august 1970 (Showa 45).
• Tranzacții cu acordul tuturor acționarilor: Decizia Curții Supreme din 26 septembrie 1974 (Showa 49).

Aceste excepții se bazează pe ideea că, atunci când o tranzacție nu prezintă riscul de a prejudicia interesele companiei sau când toți acționarii, care sunt în cele din urmă proprietarii companiei, sunt de acord cu tranzacția, scopul reglementării conflictului de interese nu este afectat.

Responsabilitatea directorilor față de terți sub legislația japoneză

Directorii nu numai că poartă responsabilitate față de companie, dar pot fi de asemenea răspunzători pentru daunele cauzate terților în exercitarea atribuțiilor lor. Aceasta se datorează faptului că acțiunile directorilor pot afecta nu doar compania, ci și un spectru larg de părți interesate.

Explicația articolului 429 din Legea Companiilor din Japonia

Articolul 429, alineatul (1) din Legea Companiilor din Japonia stipulează că “dacă directorii sau alte persoane echivalente acționează cu rea intenție sau cu o neglijență gravă în îndeplinirea atribuțiilor lor, aceștia sunt responsabili pentru compensarea daunelor cauzate terților prin aceste acțiuni”. Termenul “terți” include acționari, creditori, parteneri comerciali etc. Directorii sunt responsabili nu doar pentru daunele directe suferite de terți ca urmare a neglijenței în îndeplinirea atribuțiilor (daune directe), dar și pentru daunele suferite de terți ca rezultat al deteriorării proprietății companiei (daune indirecte). Faptul că responsabilitatea directorilor se extinde dincolo de interiorul companiei, afectând și părțile externe interesate, este un aspect pe care directorii trebuie să-l trateze cu o atenție deosebită.

Mai mult, alineatul (2) al articolului 429 din Legea Companiilor din Japonia definește responsabilitatea pentru anumite acțiuni. Acestea includ notificări false în cadrul solicitării de acțiuni sau de drepturi de subscriere pentru acțiuni noi, declarații false în documentele contabile sau în rapoartele de afaceri, înregistrări false și anunțuri publice false. Responsabilitatea pentru aceste acțiuni poate exista chiar și în absența rea intenție sau neglijenței grave a directorilor, fiind o “responsabilitate pentru neglijență”. Totuși, dacă directorii pot demonstra că nu au fost neglijenți în efectuarea acestor acțiuni, nu vor fi răspunzători. Această prevedere subliniază în mod special obligațiile directorilor în ceea ce privește anumite informații importante de divulgare și înregistrare, evidențiind importanța datoriei de diligență a directorilor în aceste domenii.

Cerințele pentru rea intenție sau neglijență gravă

“Rea intenție”, așa cum este definită în alineatul (1) al articolului 429 din Legea Companiilor din Japonia, se referă la situația în care directorii sunt conștienți că acțiunile pe care le întreprind constituie neglijență în îndeplinirea atribuțiilor. Pe de altă parte, “neglijența gravă” se referă la cazurile în care neglijența semnificativă duce la neglijență în îndeplinirea atribuțiilor. În cadrul responsabilității prevăzute de alineatul (1) al articolului 429, terții care au suferit daune trebuie să demonstreze rea intenție sau neglijență gravă din partea directorilor.

Domeniul de aplicare al responsabilității față de terți este de asemenea ilustrat prin jurisprudență. De exemplu, într-o decizie a Curții de Apel Osaka din 28 decembrie 1977 (1977), s-a recunoscut responsabilitatea pentru daunele cauzate terților chiar și pentru directorii numiți doar nominal, dacă aceștia au fost implicați în înregistrări false. În plus, într-o decizie a Tribunalului Districtual Tokyo din 3 septembrie 1990 (1990), s-a afirmat responsabilitatea față de terți și pentru persoanele care, deși nu sunt oficial directori, dețin autoritatea de a decide asupra aspectelor importante ale companiei (directorii de facto). Aceste decizii subliniază că nu doar titlul de director, ci și autoritatea efectivă și implicarea sunt elemente esențiale în stabilirea responsabilității, oferind directorilor o referință valoroasă pentru înțelegerea poziției lor în cadrul companiilor din Japonia.

Exonerarea și limitarea responsabilității directorilor sub legislația japoneză

Legea companiilor din Japonia prevede sisteme care să permită exonerarea sau limitarea responsabilităților ce pot fi atribuite directorilor, cu scopul de a atrage talente competente în aceste poziții și de a preveni ca aceștia să ia decizii de management inhibate de frica riscurilor excesive.

Mijloace de exonerare a responsabilității

Există mai multe metode prin care se poate exonera responsabilitatea directorilor pentru daunele aduse companiei.

• Exonerarea prin consensul tuturor acționarilor: Conform articolului 424 din Legea companiilor din Japonia, responsabilitatea directorilor față de companie poate fi complet exonerată cu acordul tuturor acționarilor. Totuși, în cazul companiilor listate, cu un număr mare de acționari, este dificil să se obțină consensul tuturor.
• Exonerarea parțială prin rezoluția adunării generale a acționarilor: Articolul 425 din Legea companiilor din Japonia stabilește că, dacă directorii acționează cu bună-credință și fără neglijență gravă, o parte din responsabilitatea lor poate fi exonerată printr-o rezoluție specială a adunării generale a acționarilor.
• Exonerarea parțială prin rezoluția consiliului de administrație: Articolul 426 din Legea companiilor din Japonia prevede că, dacă există o prevedere în statut, companiile cu consiliu de administrație pot exonera parțial responsabilitatea directorilor prin rezoluția consiliului de administrație.

Contractul de limitare a responsabilității

Contractul de limitare a responsabilității este un instrument important pentru limitarea responsabilității directorilor care nu execută activități de management, adică directorilor non-executivi. Conform articolului 427 din Legea companiilor din Japonia, o societate pe acțiuni poate încheia un contract de limitare a responsabilității cu directorii non-executivi (care sunt un exemplu tipic) dacă statutul companiei prevede acest lucru.

Acest contract permite stabilirea unui plafon pentru suma de răspundere, cu condiția ca directorul să acționeze cu bună-credință și fără neglijență gravă. Suma maximă de răspundere nu poate fi mai mică decât limita minimă de responsabilitate stabilită de Legea companiilor din Japonia (de exemplu, pentru directorii non-executivi, suma este calculată ca totalul remunerației din ultimii doi ani și profitul obținut din opțiunile pe acțiuni).

Este important de notat că contractul de limitare a responsabilității se aplică doar responsabilității pentru neglijența în îndeplinirea datoriilor față de companie și nu include responsabilitatea față de daunele cauzate terților. De asemenea, dacă un director non-executiv care a încheiat un astfel de contract devine ulterior un director executiv, contractul își pierde efectul pentru viitor.

Sistemele de exonerare și limitare a responsabilității sunt considerate măsuri politice pentru a atrage directori non-executivi competenți și pentru a le permite să își îndeplinească funcțiile de supraveghere a companiei fără a risca responsabilități personale excesive. În contextul reformelor guvernanței corporative din Japonia, unde se pune accent pe rolul directorilor non-executivi cu un grad înalt de independență, aceste sisteme sunt deosebit de semnificative. Când directorii iau în considerare ocuparea unui post în cadrul unei companii japoneze, aceste mecanisme de limitare a responsabilității sunt elemente importante din perspectiva gestionării riscurilor personale.

Concluzii

Înțelegerea profundă a rolului și responsabilităților directorilor conform Legii Companiilor din Japonia este extrem de importantă pentru desfășurarea afacerilor în Japonia. Este necesar să înțelegem precis aspectele legale variate, de la obligațiile fundamentale precum datoria de diligență și loialitate, până la responsabilitatea pentru neglijență în îndeplinirea sarcinilor, restricțiile privind tranzacțiile concurente și cele de conflict de interese, și chiar responsabilitatea față de terți. Această înțelegere bazată pe legislație și jurisprudență constituie fundamentul pentru evitarea riscurilor legale neașteptate și contribuie la creșterea durabilă a companiei și la crearea de valoare corporativă pe termen lung. Conformitatea legală nu ar trebui văzută ca o povară, ci ca o investiție în stabilitatea și continuitatea afacerii.

Cabinetul de Avocatură Monolis are o bogată experiență în servirea numeroșilor clienți din Japonia, în special în domeniul Legii Companiilor din Japonia și al rolului și responsabilităților directorilor. Avem în echipa noastră avocați vorbitori de engleză cu calificări juridice străine, capabili să ofere un suport puternic pentru a naviga cu ușurință prin complexul mediu legal japonez, depășind barierele lingvistice și culturale cu care se confruntă clienții străini.

Cu expertiza noastră în dreptul japonez și înțelegerea practicilor de afaceri internaționale, cabinetul nostru oferă sfaturi legale precise și practice pentru investitorii străini și companiile care se confruntă cu provocări pe piața japoneză. Dacă sunteți interesat de consultanță pe tema prezentată sau de suport juridic cuprinzător pentru desfășurarea afacerilor în Japonia, vă invităm să contactați Cabinetul de Avocatură Monolis.